Zeitschrift Informatik-Spektrum der deutschen Gesellschaft für Informatik

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1 Zeitschrift Informatik-Spektrum der deutschen Gesellschaft für Informatik Ursula Sury Collaboration Suite Virtueller Arbeitsplatz Der Einsatz verschiedenster Plattformen im Internet und Intranet, welche dem Austausch von Informationen, der gemeinsamen Erstellung von Dokumenten und der Bereitstellung von Diskussionsforen, etc. dient, ist immer verbreiteter. Diese dienen den Bedürfnissen des Informationszeitalters. So lassen sich Informationen beziehen und bearbeiten, unabhängig von der Zeitzone und dem geographischen Standort der beteiligten Personen. Auch die Bedürfnisse nach Wissensmanagement und dem damit verbundenen schnellen Zugriff und leichter, strukturierter Ablage von Dokumenten lässt sich mit dem Einsatz dieser Austauschplattformen handhaben. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht bringen sie zudem den Vorteil, dass den Mitarbeitenden im Rahmen von modernen Arbeitszeitmodellen grössere Freiheiten gewährt werden können. Diese grösserer Selbstbestimmung erlaubt den Mitarbeitenden auch von zu Hause ihren arbeitsvertraglichen Pflichten nachzukommen, was zu Kosteneinsparungen bei den Arbeitgebern führen kann. Unternehmensdaten sind überall auf der Welt verfügbar Die Möglichkeit des weltweiten Zugriffs auf Unternehmensdaten über solche Plattformen ist für die Zusammenarbeit ausserordentlich praktisch. Unter dem Aspekt der Informatiksicherheit und der diesbezüglichen Verantwortung der Unternehmensführung muss aber sorgfältigst abgeklärt werden, ob der angemessene Schutz von sensiblen Unternehmensdaten und auch personenbezogenen Daten überhaupt möglich ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass bei der Übertragung oder beim Zugriff auf Firmendaten auch verschiedenste mehr oder weniger sichtbare Dritte beteiligt sind oder beteiligt sein könnten. Zu denken ist dabei an die verschiedenen Provider, an mehr oder weniger legale Lauschangriffe durch staatliche Sicherheitsdienste oder die organisierte Kriminalität. Dieses Risiko kann durch den Einsatz von Verschlüsselungstechniken stark minimiert werden. 1

2 Sicherheitskultur und infrastruktur am Remote-Arbeitsplatz Der Zugang zur Collaboration Suite sollte über eine Authentifizierung erfolgen. Eine physische Zugangskontrolle gibt es remote nicht. Ebenso fehlen häufig die technischen Möglichkeiten für eine Kombination von Authentifizierungen mit biometrischen Merkmalen bei der Anmeldung am System. Daraus entstehen verschiedene Probleme. Auf jeden Fall ist die Möglichkeit für Unberechtigte, sich unerlaubt Zugriff zu verschaffen, viel leichter als am geschützten Arbeitsplatz im Unternehmen. Am Remote-Arbeitsplatz werden Daten auch technisch weiterbearbeitet und sind so für Dritte grundsätzlich einsehbar. Von der örtlichen Sicherheitsinfrastruktur und auch von der Sicherheitskultur hängt beispielsweise ab, ob der dort verwendete Drucker auch kopieren kann, wo er steht und wie mit den ausgedruckten Papieren umgegangen wird. Daraus ergeben sich Folgeprobleme, wie beispielsweise: Ist eine sichere Aufbewahrung und anschliessend eine sichere Entsorgung überhaupt technisch und organisatorisch möglich? Verfügen die verschiedenen einbezogenen Personen vor Ort über die entsprechenden Ausbildungen (explizites Wissen) und auch die entsprechende Kultur und das Verhalten (implizites Wissen) um den notwendigen Sicherheitsstandard zu gewährleisten? Personenbezogene Daten Für den Umgang mit personenbezogenen Daten gelten sowohl in der EU (und somit deren Mitgliedsländer) als auch in der Schweiz hohe Anforderungen. Der Zugriff auf personenbezogene Daten über eine Collaboration Suite aus dem Ausland gilt als Datenexport. Grundsätzlich ist dieser Datenexport nur in Ländern gewährleistet, die über ein gleich hohes Datenschutzniveau wie die Schweiz resp. die EU-Länder verfügen. Zudem muss der Übermittlungsvorgang sicher sein. Dies gilt für den Raum der USA auch für Unternehmungen, welche nach einer vorgeschriebenen definierten Selbstregulierung den Safe-Harbor-Anforderungen gerecht werden. Datenschutz ist eine Führungsaufgabe und somit ist die Überbindung und die Kontrolle der Einhaltung des Datenschutzes an die Nutzer der Collaboration Suite ein absolutes Muss. Verfügt der Staat, in welchen die Daten exportiert werden, nicht über vergleichbare Datenschutzvorschriften, muss über vertragliche Absprachen (verbunden mit ge- 2

3 nauen Kontrollen), die korrekte Datenbearbeitung sichergestellt werden. Ob und in welchem Umfang die Umsetzung solcher vertraglicher Vereinbarungen realistischerweise kontrolliert werden kann, ist eine weitere Herausforderung. Auf jeden Fall wird eine Verletzung des Datenschutzes der Unternehmung angerechnet werden und ein Rückgriff auf die Datenverletzer schwierig umsetzbar sein. Urheberrecht Urheberrechtlich geschützt sind Werke der Literatur und Kunst mit individuellem Charakter. Die Urheberrechte entstehen dabei immer in der natürlichen Person, welche das Werk schafft. An die Individualität der Werkschöpfung wird keine allzu grosse Anforderung gestellt, dem Urheberrecht unterliegen auch Teile von Werken, Entwürfe, Titel, etc. Dieser Grundsatz gilt für die meisten Staaten der Welt, speziell aber für die EU, die Schweiz und die Unterzeichnerstaaten der wichtigsten Urheberrechtsabkommen, wie der revidierten Berner Übereinkunft, des Abkommens über handelsbezogene Aspekte der Rechte an geistigem Eigentum (TRIPS) oder des WIPO-Urheberrechtsvertrags. Für die EU-Mitgliedstaaten gilt ausserdem das entsprechende Gemeinschaftsrecht (z.b. die Urheberrecht-Richtlinie). Von Gesetzes wegen hat der Urheber das alleinige Recht zu bestimmen, ob, wann und wie er ein Werk erstmals veröffentlichen will und ob wann und wie ein veröffentlichtes Werk verwertet werden soll. Aus dem obigen Grundsatz ist ersichtlich, dass sehr viele der in der Collaboration Suite erstellten und ausgetauschten Dokumente urheberrechtsfähige Werke sind. Um Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden, muss also bei der Bewirtschaftung der Internetplattform sorgfältigst darauf geachtet werden, dass keine Urheberrechte verletzt werden. Mit verschiedensten Teilnehmern der Collaboration Suite, insbesondere mit den Mitarbeitenden, können diese Fragen vorgängig vertraglich geregelt werden. Werden Dokumente Dritter, wie beispielsweise ganze Bücher, Bilder, Zeichnungen oder Pläne zur Verfügung gestellt, so muss unbedingt die Werkverwendung durch die konkreten Urheber zugelassen werden. Die Digitalisierung der Werke sind dabei nicht das eigentliche Problem, dafür aber die Zugänglichmachung gegenüber einem grösseren Adressatenkreis. Dies ist nämlich durch das gesetzliche Recht auf Eigengebrauch nicht abgedeckt und somit ohne ausdrückliche Zustimmung des Urhebers nicht zulässig. Die gängigen Lizenzmodelle für Software sind weder von der Art der Benutzung (wer kann von wo aus zugreifen) noch vom Pricing (verschiedene Preise und/oder Mengen- 3

4 staffeln in veschiedenen Ländern) auf die Anforderungen der Collaboration Suite ausgelegt. Diesbezüglich müssen die Anwender-Unternehmungen individuelle Lösungen für ihre Bedürfnisse aushandeln. Geschäftsgeheimnisse und Unternehmenswerte Software, Patente, Marken, spezielle Methodologien, spezifisches Know-how, Daten und damit verbunden relevantes Wissen über Kunden, Mitbewerber und Mitarbeiter, etc. bilden heute häufig das wesentliche (wenn nicht das einzig relevante) Aktivum der Unternehmungen. Zum Schutz der Unternehmung als solcher ist es deshalb sehr wichtig, dass mit diesen immateriellen Gütern äussert sorgfältig umgegangen wird. Die Sicherstellung eines einfachen und kostengünstigen Arbeitens mittels Internetplattformen einerseits und die Bewahrung der relevanten Geschäftsgeheimnisse andererseits ist für die Unternehmensführung eine grosse Herausforderung. Die entsprechenden IT-Tools, die echtes Wissensmanagement und Umgang mit Informationen im globalisierten Umfeld ermöglichen, bergen möglicherweise existenziell bedrohliche Sicherheitsrisiken. Es ist deshalb äusserst wichtig, dass sich die Unternehmungsführung solcher Fragen bewusst annimmt und bei der Architektur des Work-Flow und der Collaboration im Hinblick auf Benutzer, Benutzergruppen und zugänglichen Dokumenten von Fall zu Fall entscheidet, welche Risiken man für welchen Mehrwert in Kauf nimmt. Zusammenfassung Collaboration Suites sind ein unumgänglicher Bestandteil des virtuellen Arbeitsplatzes. Dieser deckt ein wichtiges Bedürfnis der Unternehmungen im Informationszeitalter ab. Damit verbunden ist, dass die Unternehmung gegenüber den beteiligten Akteuren betreffend dem Umgang mit der Internetplattform ihre klassische Handlungsmacht verliert resp. neu definieren muss. Dies betrifft technische, betriebswirtschaftliche/organisatorische und rechtliche Aspekte. Es ist deshalb genau zu überlegen, welcher Mehrwert geschaffen wird und welche Personen man zu welchen Bereichen mit welchen Berechtigungen zulassen will. Dies ist eine Führungsaufgabe. Ursula Sury ist selbständige Rechtsanwältin in Luzern und Zug (CH) und leitet den Studiengang Wirtschaftsinformatik an der Hochschule für Wirtschaft (HSW) Luzern des Dachverbandes Fachhochschule Zentralschweiz (FHZ). Sie ist zudem Dozentin für Informatikrecht an verschiedenen Nachdiplomstudien, welche am Institut für Wirtschaftsinformatik der Hochschule durch- 4

5 geführt werden. Die Autorin ist hauptsächlich im Bereich Informatikrecht und Datenschutz tätig. Informieren Sie sich unter