Neues in DocuWare Version 6.9

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1 Neues in DocuWare Version 6.9

2 Copyright 2016 DocuWare GmbH Alle Rechte vorbehalten Die Software enthält Proprietary-Information von DocuWare. Sie wird unter Lizenz bereitgestellt und ist darüber hinaus durch das Copyright geschützt. Im Lizenzvertrag sind Einschränkungen bezüglich der Nutzung und Offenlegung enthalten. Rekonstruktion der Software ist untersagt. Da dieses Produkt laufend weiterentwickelt wird, können die hier enthaltenen Informationen ohne Vorankündigung geändert werden. Die hier enthaltenen Rechte am geistigen Eigentum und Informationen sind vertrauliche Informationen, die nur der DocuWare GmbH und dem Kunden zugänglich sind, und bleiben das ausschließliche Eigentum von DocuWare. Falls Sie in der Dokumentation auf Probleme stoßen, weisen Sie uns bitte in schriftlicher Form darauf hin. DocuWare übernimmt keine Garantie dafür, dass dieses Dokument frei von Fehlern ist. Kein Teil dieser Veröffentlichung darf ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von DocuWare in irgendeiner Form oder mithilfe welcher Verfahren auch immer (elektronisch, mechanisch, Fotokopie, Aufzeichnung oder auf andere Weise) vervielfältigt, in einem Retrievalsystem abgelegt oder übertragen werden. Dieses Dokument wurde erstellt mit AuthorIT, Total Document Creation ( Disclaimer Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt zusammengestellt und die Informationen darin sind Quellen entnommen, die als zuverlässig gelten. Dennoch kann keine Haftung übernommen werden für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen. Aus den in diesem Dokument aufgenommenen Informationen können keine Ansprüche hergeleitet werden. Die DocuWare GmbH behält sich das Recht vor, jegliche Informationen, die in diesem Dokument enthalten sind, ohne vorherige Ankündigung zu verändern. DocuWare GmbH Therese-Giehse-Platz Germering (

3 Inhalt 1 Dokumente ablegen Scannen und ablegen Import-Konfigurationen: Identifizierung Dokumenten-Vorschau Gefilterte externe Auswahllisten beim Ablegen verwenden Management Eingebettete Anhänge von der Archivierung ausnehmen Dokumente finden und anzeigen Link auf Dokument oder Ergebnisliste abrufen Zoomfaktor bei Dokument-Ansicht beibehalten Funktionen bei Dokument-Historie Alle Briefkörbe im Windows Explorer anzeigen lassen Öffnen-mit-Befehl im Windows Explorer Client Workflow: Geschäftsabläufe professionell steuern Webservice: Mehrere Parameter auf einmal zurückerhalten Stichwortfeld für Formulare Formularfelder mit Leseberechtigung Neue Variablen Standardentscheidung für Workflows Aufgabenlisten in DocuWare Mobile bearbeiten Teamwork Webformulare für externe Benutzer Dateien an Webformulare anhängen Neue Felder für Webformulare

4 5 Weitere Neuerungen und Verbesserungen DocuWare verwalten Geänderte Systemvoraussetzungen Änderungen bei Installation und Upgrade Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit Neue Feldtypen und Erweiterungen von Feldern Mehr Funktionen für die Archivadministration Benutzerverwaltung in der DocuWare Konfiguration Vereinfachte Funktionen in der DocuWare Administration Usability-Verbesserungen Tutorial Erste Schritte für neue Anwender Neuer Hilfe-Link im Hauptmenü Verbessertes Einloggen in Konfigurationen Optimierte Verarbeitung von fehlerhaften Aufträgen Automatische Aktivitäten mit Fehlerausgang Workflow Designer: Kein Login mehr nötig

5 Dokumente ablegen 1 Dokumente ablegen 1.1 Scannen und ablegen Import-Konfigurationen: Identifizierung Komponente: Import-Konfigurationen Ähnlich wie bei DocuWare Printer können Sie jetzt auch bei den Import-Konfigurationen automatisch identifizieren lassen, welche Import-Konfiguration ausgeführt werden soll. Die Regeln dafür legen Sie auf der neuen Seite Identifizierung fest: Die Erkennung erfolgt über Textkriterien, die Sie festlegen, den Dateinamen und/oder das Verzeichnis, in dem das betreffende Dokument liegt. Bei Bedarf können Sie die Merkmale auch kombinieren. Anwendung Ihr ERP-System erzeugt unterschiedliche Dokumentarten und legt diese als PDF-Dateien in einem Verzeichnis ab. Sie haben für jede Dokumentart eine Konfiguration angelegt, die die Dokumentart über Textkriterien wie Rechnung, Gutschrift oder Lieferschein erkennt. DocuWare Import kann nun alle diese Dateien automatisch importieren, denn es wird gleich erkannt, welche Import-Konfiguration für jedes einzelne Dokument ausgeführt werden soll. Es genügt ein einziger Import-Ordner Schnelleres und bequemeres Arbeiten Wie Sie die Funktion verwenden Schritt 1: Sie aktivieren auf der Seite "Import" die automatische Auswahl der Konfiguration. 5

6 Dokumente ablegen Schritt 2: Auf der Seite "Identifizierung" treffen Sie die Einstellungen für die Auswahl der Konfiguration Dokumenten-Vorschau Komponente: DocuWare Scan Noch bevor Sie Ihre gescannten Dokumente hochladen, können Sie diese in einer großen Vorschau anzeigen lassen. Darin lassen sich auch mehrere Seiten über den eingeblendeten Button Hier teilen voneinander trennen. Bei dieser Vorschau stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, die bisher nur für die "kleine" Dokumentanzeige vorhanden waren, z.b. das Drehen oder Löschen von Seiten. Anwendung Beim Scannen Ihrer Rechnungen möchten Sie sicherstellen, dass wirklich alle Seiten korrekt gescannt wurden. Mit einem Blick auf die Vorschauseiten überzeugen Sie sich davon und können beispielsweise Seiten, die nicht korrekt eingezogen wurden, nochmals richtig nachscannen. Einfachere Korrektur von Scanfehlern Schnelleres Arbeiten 6

7 Dokumente ablegen Wie Sie die Funktion verwenden Zur Vorschau gelangen Sie auf zwei Arten: Entweder Sie klicken doppelt auf die jeweilige Seite oder Sie öffnen per Rechtsklick auf die Seite das Kontextmenü und wählen "Vorschau" aus. Dort können Sie auch Dokumente teilen sowie Seiten drehen oder löschen Gefilterte externe Auswahllisten beim Ablegen verwenden Komponente: Web Client Auswahllisten von lokalen Dateien oder externen Datenbanken können nun gefiltert werden. Dabei wird die Auswahlliste eines Feldes im Ablagedialog auf die Einträge von weiteren Feldern abgestimmt. Anwendung In Ihrem Unternehmen werden die Daten Ihrer Geschäftspartner in einem CRM-System gepflegt. Ein Mitarbeiter archiviert nun die Rechnung eines Lieferanten und gibt den Namen "Flying Tom Deutschland KG" in das Feld Firma ein. Für das Feld Kontakt werden dem Mitarbeiter die Kontakte aus dem CRM als Auswahlliste angeboten. Da die Auswahlliste gefiltert ist, sieht er nur den Kontakt, der zu "Flying Tom Deutschland KG" gespeichert ist. 7

8 Dokumente ablegen Beispiel für eine Filterung: Die Auswahlliste bietet für das Feld "Kontakt" Einträge abhängig vom Feld "Firma" an. Mit gefilterten Auswahllisten werden Tippfehler und doppelte Schreibweisen von Indexbegriffen reduziert und der Datenbestand im Unternehmen bleibt konsistent. Die CRM- Daten zu dem Lieferanten stehen zudem für die Indexierung auch dann zur Verfügung, wenn noch kein Dokument mit diesen Indexdaten abgelegt worden ist. Schnelles Indexieren Konsistenter Datenbestand im gesamten Unternehmen Bereits im Unternehmen vorhandene Datensätze können genutzt werden Indexbegriffe und Filterung schon bei der Ablage des ersten Dokuments im Archiv verwenden Wie Sie eine externe Auswahlliste filtern Der Filter für eine externe Auswahlliste wird in der DocuWare Konfiguration im Bereich Archive eingerichtet. 8

9 Dokumente ablegen Um die Auswahlliste für ein Feld zu filtern, rufen Sie unter "Ablage" die Eigenschaften des gewünschten Feldes auf und konfigurieren hier den Filter. Damit eine externe Auswahlliste gefiltert werden kann, muss sie auf einer mehrspaltigen Tabelle oder Liste im CSV- oder TXT-Format basieren. Oder Sie nutzen eine Datenbankverbindung, um die Auswahlliste zu importieren. DocuWare unterstützt MSSQL, MySQL,Oracle und ODBC. Sie haben nun drei Möglichkeiten, externe Auswahllisten zu erstellen: in der DocuWare Administration, im Archivbereich der DocuWare Konfiguration sowie im neuen Modul Auswahllisten in der DocuWare Konfiguration. Die Funktionen sind gleich bis auf eine Ausnahme: Externe Auswahllisten lassen sich nur im Archivbereich der DocuWare Konfiguration filtern. 9

10 Dokumente ablegen Management Eingebettete Anhänge von der Archivierung ausnehmen Komponente: Connect to Outlook In Microsoft Outlook lassen sich Bilder als Datei an eine anhängen oder in den Nachrichtentext einbetten. Eingebettete Bilder kann Connect to Outlook generell von der Ablage ausnehmen. Anwendung Bei eingebetteten Bildern handelt es sich häufig um Logos aus Signaturen oder andere Grafikelemente, die der Sender gar nicht eigenhändig eingefügt hat. Um generell zu verhindern, dass diese inhaltlich unwichtigen Grafikelemente als eigene Dateien im Archiv abgelegt werden, können Sie sie für die Archivierung sperren. Nur Bilder aus dem Anhang werden archiviert Es werden keine irrelevanten Grafikelemente als eigene Datei abgelegt Wie Sie die Funktion aktivieren Sie aktivieren in der Ablagekonfiguration auf dem Tab Optionen 2 die Funktion Anhänge ausschließen - Bilder ausnehmen, die im Body der eingebettet sind. 10

11 Dokumente finden und anzeigen 2 Dokumente finden und anzeigen 2.1 Link auf Dokument oder Ergebnisliste abrufen Komponente: Web Client Der Hyperlink auf ein archiviertes Dokument oder eine Ergebnisliste lässt sich nun direkt abrufen, in die Zwischenablage kopieren und anschließend in andere Dokumente, Programme oder Wiki-Artikel einfügen. Anwendungen Sie hängen einen Link auf eine Rechnung im DocuWare-Archiv auf schnellem Weg an Buchung, Lieferschein etc. in der Warenwirtschaft an. Sie bauen in das Protokoll eines Projektteams alle Berichte per Link ein. Links auf Dokumente oder Ergebnislisten direkt verwenden Einfache Verknüpfung von DocuWare mit anderen Bereichen Wie Sie die Funktion verwenden Die Funktion "Link auf Dokument abrufen" finden Sie im Kontextmenü eines Dokuments und in der Werkzeugleiste des Viewers. In den Optionen zur Ergebnisliste (1) finden Sie die Funktion "Link auf Ergebnisliste abrufen" (2). 11

12 Dokumente finden und anzeigen Jeder Link erscheint in einem Bearbeitungsfeld, aus dem Sie ihn kopieren können. 2.2 Zoomfaktor bei Dokument-Ansicht beibehalten Komponente: Viewer Wenn Sie einen Zoomfaktor für die Ansicht eines Dokuments festlegen, wird dieser automatisch für die folgenden Dokumente gespeichert. Individuell sofort Dokumente in der richtigen Vergrößerung anzeigen Schnelleres Arbeiten 2.3 Funktionen bei Dokument-Historie Komponente: Web Client In der Administration lässt sich bekanntermaßen einstellen, dass ausgewählte Funktionen für den schnellen Zugriff direkt über einer Ergebnisliste angezeigt werden. Neu ist, dass die so aktivierten Funktionen nun auch bei der Dokument-Historie erscheinen. Vorteil Komfortableres Arbeiten durch direkten Zugriff Wie Sie die Funktion verwenden Bevorzugte Funktionen wie "Als PDF drucken" oder "Kopieren nach" können Sie nun auch beim Arbeiten mit Dokument-Versionen direkt nutzen. Alle Funktionen, die in der Administration für die Ergebnisliste aktiviert sind, gelten automatisch für die Dokument-Historie, sofern sie für diesen Bereich relevant sind. Es sind keine weiteren Einstellungen nötig. 12

13 Dokumente finden und anzeigen 2.4 Alle Briefkörbe im Windows Explorer anzeigen lassen Komponente: Windows Explorer Client Alle DocuWare-Briefkörbe werden nun auch im Windows Explorer angezeigt. Die Reihenfolge lässt sich anpassen. Vorteil Dokumente auch im Windows Explorer Client bequem zwischen den Briefkörben kopieren und verschieben Wie Sie die Funktion verwenden Mit "Ansicht anpassen" öffnet sich der Dialog, in dem sich die Briefkörbe und die Ordneransicht-Dialoge für den Windows Explorer Client einschalten lassen. 2.5 Öffnen-mit-Befehl im Windows Explorer Client Komponente: Windows Explorer Client Der aus Windows bekannte Befehl Öffnen mit für Dokumente steht Ihnen nun auch in DocuWare zur Verfügung. Damit wählen Sie das Programm für das Öffnen eines archivierten Dokuments. Anwendung Im Windows Explorer Client öffnet sich ein Bild mit Doppelklick standardmäßig in der Windows-Fotoanzeige - dies haben Sie unter Windows festgelegt. Wenn Sie nun ein Bild umfangreich editieren möchten, laden Sie über Öffnen mit das gewünschte Bildbearbeitungsprogramm. Wie Sie die Funktion verwenden Klicken Sie im Windows Explorer Client mit der rechten Maustaste auf ein archiviertes Dokument und wählen Sie aus dem Kontextmenü Öffnen mit. 13

14 Workflow: Geschäftsabläufe professionell steuern 3 Workflow: Geschäftsabläufe professionell steuern 3.1 Webservice: Mehrere Parameter auf einmal zurückerhalten Komponente: Workflow Manager Bei der Konfiguration eines Webservice können Sie gleich mehrere Parameter übergeben und zurückerhalten. Dadurch lassen sich in Ihrem Workflow wesentlich mehr Informationen auf einmal nutzen. Anwendung Sie lassen in das Formular Ihres Workflows für Eingangsrechnungen automatisch nicht nur den Rechnungsbetrag, sondern auch Rechnungsdatum und -nummer aus einer externen Datenquelle eintragen. Mehr Informationen gleichzeitig in einem Workflow nutzen Leichtere Integration in andere Anwendungen 3.2 Stichwortfeld für Formulare Komponente: Workflow Manager Es gibt ein neues Stichwortfeld, in dem sich mehrere Texteinträge listenartig darstellen lassen. Besserer Überblick über Einträge Leichteres Zuweisen von mehreren Einträgen auf einmal Bessere Unterstützung von Stichwort-Indexfeldern in einem Workflow 14

15 Workflow: Geschäftsabläufe professionell steuern Wie Sie die Funktion verwenden 3.3 Formularfelder mit Leseberechtigung Komponente: Workflow Manager In Formularen können Felder mit Schreibschutz, also nur für den lesenden Zugriff freigegeben werden. Anwendung Im Rechnungs-Workflow soll dem Benutzer angezeigt werden, welcher Betrag bei der Bearbeitung einer Rechnung bisher freigegeben wurde. Dieser Wert soll nicht verändert werden können. Daher geben Sie das Feld beim Einrichten des Workflows als schreibgeschützt frei. Benutzer kann mehr Informationen erhalten Aufgaben lassen sich schneller erledigen 15

16 Workflow: Geschäftsabläufe professionell steuern Wie Sie die Funktion verwenden Den Schreibschutz für ein Feld richten Sie in der Entscheidung unter "Formular" ein. Der Feldeintrag wird daraufhin ausgegraut dargestellt. 16

17 Workflow: Geschäftsabläufe professionell steuern 3.4 Neue Variablen Komponente: Workflow Manager Bei den Variablen gibt es folgende Neuerungen: Neue globale Variablen "Datum mit Uhrzeit" und "Dezimalzahl": Mit den neuen Feldtypen "Datum mit Uhrzeit" und "Dezimalzahl" in DocuWare können Sie in Workflows auch Variablen mit ebendiesen Bezeichnungen nutzen (mehr zu den neuen Feldtypen (auf Seite 24)). Neue Systemvariable "Benutzer der Aufgabe": Mit der neuen Systemvariable "Benutzer der Aufgabe" können Sie den Namen des Benutzers in einem Workflow hinterlegen, der aktuell im DocuWare Client an der Aufgabe arbeitet. Dadurch kann die Aufgabe später wieder an diesen Benutzer übergeben werden. Beispiel: Bei der Bearbeitung von Versicherungsfällen müssen mitunter einzelne Sachverhalte geprüft werden. Währenddessen darf der Versicherungsfall aber von keinem anderen Benutzer bearbeitet werden. Um dies sicherzustellen, markieren Sie eine Aufgabe und weisen sie sich selbst zu. Mit der Variable "Benutzer der Aufgabe" kann der eigene Benutzername bereits im Formular ausgefüllt sein. Als Benutzer müssen Sie die Aufgabe also nur öffnen und können sie mit einem Klick sich selbst zuweisen. Die neue Variable ist zu unterscheiden von der bereits existierenden Variable "Aktueller Benutzer". Diese enthält den zuletzt aktiven Benutzer, der die Aufgabe also zuletzt im DocuWare Client bearbeitet. 3.5 Standardentscheidung für Workflows Komponente: Workflow Manager In Workflows können Sie eine Entscheidung als Standardeintrag definieren, sodass der Bearbeiter der Aufgabe nicht jedes Mal neu eine Entscheidung auswählen muss. Vorteil Schnelleres Bearbeiten von Entscheidungen 17

18 Workflow: Geschäftsabläufe professionell steuern Wie Sie die Funktion verwenden Sie aktivieren die Funktion unter "Entscheidungen > Allgemein". 3.6 Aufgabenlisten in DocuWare Mobile bearbeiten Komponente: DocuWare Mobile Mit der neuen Version von DocuWare Mobile können Sie die Aufgaben von Workflow Manager auch auf dem Smartphone bearbeiten. Workflow-Entscheidungen lassen sich wie gewohnt mit Stempeln vollziehen. Dies gilt für alle aktuellen Geräte: DocuWare Mobile ist ab ios 8, Android 4 und Windows 8.1 erhältlich. 18

19 Workflow: Geschäftsabläufe professionell steuern In DocuWare Mobile haben Sie schnellen Zugriff auf Ihre Listen, Aufgaben und Suchdialoge. Anwendung Sie müssen oft Rechnungen mit engem Zahlungsziel freigeben. Die Rechnungen sollen den Workflow möglichst schnell durchlaufen, damit das Skonto nicht verfällt. Allerdings sind Sie viel unterwegs und haben meist nur Ihr Smartphone zur Hand. Kein Problem, denn mit DocuWare Mobile rufen Sie Ihre Aufgabenliste einfach mit diesem Gerät ab. Sie prüfen die Rechnung, geben den Betrag oder einen Teilbetrag frei und schon kann das Dokument im Workflow weitergereicht werden. Aufgabenlisten von unterwegs bearbeiten Workflow gerät auch bei Abwesenheit eines Mitarbeiters im Büro nicht ins Stocken Wie Sie die Aufgabenlisten verwenden Verbinden Sie Ihr Gerät mit DocuWare - dies geht einfach, indem Sie den QR-Code im Hauptmenü des DocuWare Client abfotografieren. Ihre Aufgabenlisten stehen Ihnen dann automatisch im mobilen Client zur Verfügung. Öffnen Sie ein Dokument aus der Aufgabenliste im Viewer, um es mit einem Stempel zu bearbeiten. 19

20 Teamwork 4 Teamwork 4.1 Webformulare für externe Benutzer Komponente: DocuWare Forms Ein Benutzer kann ein Webformular ausfüllen und an DocuWare übermitteln, ohne einen eigenen DocuWare-Zugang zu haben. Diese Funktion steht nur in DocuWare Cloud Systemen zur Verfügung. Anwendungen Die Daten für neue Mitarbeiter können bereits erfasst werden, bevor ein DocuWare- Zugang für sie eingerichtet worden ist. So stehen die Daten im Vorfeld allen zuständigen Abteilungen im Unternehmen zur Verfügung. Ein Unternehmen bietet auf seiner Karriere-Webseite ein Webformular für Bewerbungen an. Die eingehenden Bewerbungen werden direkt in DocuWare archiviert und indexiert. Bequemes Einbinden der Daten von externen Mitarbeitern, Partnern oder von Kunden Beschleunigter Informationsfluss Wie Sie die Funktion einrichten In der DocuWare Konfiguration aktivieren Sie für das Webformular die Option Öffentliches Formular. In der Konfiguration geben Sie zudem einen DocuWare-Benutzer ein, mit dessen Konto die übermittelten Formulare gespeichert werden. Es empfiehlt sich, dafür einen neuen Benutzer anzulegen. Dies ist in der DocuWare Administration oder in der DocuWare Konfiguration möglich. 20

21 Teamwork 4.2 Dateien an Webformulare anhängen Komponente: DocuWare Forms Beim Ausfüllen eines Webformulars lassen sich eine oder mehrere Dateien anhängen. Anwendungen Ein Angestellter im Außendienst füllt ein Webformular für die Kostenerstattung seiner Dienstreise aus. Die gescannten Hotel- und Taxi-Belege übermittelt er mit dem Formular, damit der Antrag zügig bearbeitet werden kann. Ein Unternehmen stellt auf seiner Karriere-Webseite ein Bewerbungsformular zur Verfügung. Die Bewerber können zu Ihrem Anschreiben weitere Dokumente wie Lebenslauf oder Referenzen übermitteln. Vorteil Belege und weitere Dokumente direkt mit einem Webformular verknüpfen Wie Sie die Funktion konfigurieren Die Option Datei anhängen fügen Sie auf dem Tab Designer einer Webformular- Konfiguration ein. In der Konfiguration können auch eine maximale Größe und Anzahl der Anhänge festgelegt werden. Zudem lässt sich definieren, welche Dateitypen hochgeladen werden dürfen. 21

22 Teamwork 4.3 Neue Felder für Webformulare Komponente: DocuWare Forms Um mit einem Webformular Daten zu erfassen, stehen mit Datum, Fest eingegebener Text und Unterschrift drei weitere Feldtypen zur Verfügung: Datum: Wie im Web Client können Sie das Datum über den Datumswähler bestimmen. Vorgegebener Text: Dieser Feldtyp eignet sich beispielsweise für Anmerkungen zum Ausfüllen von Feldern oder für feststehende Texte wie die allgemeinen Geschäftsbedingungen. Unterschrift: Der Anwender bestätigt in diesem Feld mit seiner Handschrift die Echtheit der Eingaben. Das Webformular kann beispielsweise auf einem Touchscreen unterschrieben werden. Beim Übermitteln wird die Unterschrift als Bild in das PDF des Webformulars eingefügt. Vorteil Sie können die Formulare noch vielseitiger konfigurieren Wie Sie die Felder konfigurieren Die neuen Feldtypen werden in der DocuWare Konfiguration beim Einrichten eines Webformulars eingefügt. 22

23 Weitere Neuerungen und Verbesserungen 5 Weitere Neuerungen und Verbesserungen 5.1 DocuWare verwalten Geänderte Systemvoraussetzungen Der PoINT Jukebox Manager wird ab der DocuWare Version 6.9 nicht mehr unterstützt Änderungen bei Installation und Upgrade Komponente: DocuWare Setup Es gibt folgende Neuerungen: Upgrade-Simulation für Workflow Manager-Datenbank: Die Upgrade-Simulation ist jetzt auch für die Datenbank des Moduls Workflow Manager verfügbar. Dies erhöht die Sicherheit beim Upgrade. Ports einfacher zuweisen: Die neue Seite Kommunikationsendpunkte des Assistenten ersetzt acht frühere Seiten, auf denen zuvor an diversen Stellen Ports für Server festgelegt wurden Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit Komponenten: Setup, DocuWare Administration Als Ergänzung zu den regelmäßigen Umfragen, dem Forum und den Fokusgruppen erweitert DocuWare sein Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit (Customer Experience Improvement Program, CEIP). Durch Ihre Teilnahme daran können Sie als Kunde dazu beitragen, die Qualität, Zuverlässigkeit und Leistung von DocuWare weiter zu verbessern. Hierzu werden statistische Informationen zur Software-Nutzung gesammelt und in regelmäßigen Abständen anonym an DocuWare übermittelt. Alle Vorgänge erfolgen automatisch und im Hintergrund die Teilnehmer werden nie bei der Arbeit unterbrochen und es treten keine Einbußen bei der Systemleistung auf. CEIP-Berichte enthalten zum Beispiel Informationen dazu, welche Browser-Version und - Sprache in Verwendung sind, welche DocuWare-Komponenten installiert wurden, wie viele Archive, Briefkörbe, Ablagedialoge im System angelegt sind oder wie viele Dokumente im Durchschnitt abgelegt werden. Es handelt sich dabei um rein statistische Informationen. Es werden keinerlei persönlich identifizierbare Benutzerdaten oder Dokumentinhalte übermittelt. Entwicklung des Produkts unterstützen und direkt zur Software-Optimierung beitragen Software erhalten, die Kundenbedürfnisse noch besser erfüllt 23

24 Weitere Neuerungen und Verbesserungen Wie Sie am Programm teilnehmen Die Teilnahme am Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit ist selbstverständlich freiwillig: Sie können sich während des Setups dafür oder dagegen entscheiden. In der DocuWare-Administration können Sie sich unter Organisation > Allgemein jederzeit wieder abmelden Neue Feldtypen und Erweiterungen von Feldern Komponenten: DocuWare Konfiguration, DocuWare Administration Neue Feldtypen Es gibt zwei neue Feldtypen: Datum mit Uhrzeit: Der Feldtyp eignet sich z.b. zum exakten Speichern des Empfangszeitpunkts bei s. Dezimalzahl: Der Feldtyp erlaubt den Eintrag von Zahlenwerten mit bis zu 27 Stellen. Je nach Anzahl der Nachkommastellen variiert der maximale Zahlenwert. Der Feldtyp eignet sich damit für höhere Werte oder auch für Werte mit größerer Präzision, als es das numerische Feld zulässt. Letzteres ist nach wie vor limitiert auf für ganze Zahlen bzw ,47 für Zahlen mit zwei Dezimalstellen. Mit den zwei neuen System-Feldtypen können z.b. in Workflow Manager (auf Seite 17) auch gleichnamige Variablen genutzt werden. Erweiterungen bei Stichwort- und Textfeldern Die Länge von Stichwortfeldern können Sie auf eine genaue Zeichenzahl festlegen (max. 255 Zeichen). In Textfelder können jetzt bis zu 2000 Zeichen eingegeben werden, früher waren dies 255 Zeichen. Sie können längere Textfelder z.b. dazu nutzen, um Kurzzusammenfassungen von Dokumentinhalten, URLs, -Adressen oder Ähnliches zu speichern. 24

25 Weitere Neuerungen und Verbesserungen Mehr Funktionen für die Archivadministration Komponente: DocuWare Konfiguration Der Bereich Archive in der DocuWare Konfiguration ist um zahlreiche Funktionen erweitert worden. Dazu gehören unter anderem: Listen erstellen: Volltextsuche verwenden Versionsmanagement aktivieren Neue Felder anlegen Feldmasken erstellen Indexierung vordefinieren Externe Auswahllisten filtern (auf Seite 7) Auswahllisten erstellen Externe Auswahllisten für die Indexierung können Sie zusätzlich in der DocuWare Konfiguration im Bereich "System" anlegen. Sie können die Archive nach wie vor auch in der DocuWare Administration konfigurieren. Ausnahme ist das Filtern externer Auswahllisten. Dies ist nur in der DocuWare Konfiguraton möglich. Vorteil Dialoge und Felder können noch flexiber angepasst werden 25

26 Weitere Neuerungen und Verbesserungen Benutzerverwaltung in der DocuWare Konfiguration Komponente: DocuWare Konfiguration In der DocuWare Konfiguration gibt es den neuen Bereich Benutzerverwaltung für die Einrichtung von kleinen und mittelgroßen Organisationen. Dort lassen sich bis zu 200 Benutzer anlegen, denen Rechte für bis zu 50 Rollen zugewiesen werden können. Diese Option besteht zusätzlich zu den Möglichkeiten in der DocuWare Administration. Nur darin können Sie auch weiterhin Organisationen mit mehr als 200 Benutzern und mehr als 50 Rollen verwalten. Benutzer schneller anlegen Rechte einfacher zuweisen Wie Sie die Funktion verwenden Die Benutzerverwaltung finden Sie im Bereich "Persönlich". 26

27 Weitere Neuerungen und Verbesserungen Neue Benutzer legen Sie an, indem Sie auf das Pluszeichen klicken. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie Benutzername und -Adresse eintragen. Beim Anlegen von neuen Benutzern erhalten diese eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, ihr Kennwort festzulegen. Die Einrichtung des Kennworts erfolgt wie bei Benutzern, die ihr Kennwort vergessen haben. Rollen richten Sie vor dem Zuweisen weiterhin in der DocuWare Administration ein: Organisation > Benutzerverwaltung > Rollen Vereinfachte Funktionen in der DocuWare Administration Komponente: DocuWare Administration Folgende Änderungen haben die Verwaltung von DocuWare vereinfacht: Wenn Sie Ihr System um einen Content Server erweitern, müssen Sie vorhandene Archive diesem Content Server nicht mehr manuell zuweisen. Der Content Server wird automatisch für jedes Archiv genutzt. Dies sorgt für eine ausgewogene Lastverteilung. Nachdem eine Auswahlliste erstellt wurde, können Sie diese nun direkt auf Dialogebene einem Feld zuweisen. Der Zwischenschritt über die Zuordnung auf Feldebene entfällt. 27

28 Weitere Neuerungen und Verbesserungen 5.2 Usability-Verbesserungen Tutorial Erste Schritte für neue Anwender Komponente: Web Client Wenn Sie den DocuWare Client zum ersten Mal in der neuen Version nutzen, öffnet sich ein Tutorial, mit dem Sie sich einen schnellen Überblick über die Funktionsweise von DocuWare verschaffen können. Zentrale Funktionen kennenlernen Von Beginn an optimal mit DocuWare arbeiten Wie Sie das Tutorial aufrufen Das Tutorial öffnet sich nach dem ersten Anmelden bei DocuWare automatisch. Außerdem kann es über das Hauptmenü aufgerufen werden. 28

29 Weitere Neuerungen und Verbesserungen Neuer Hilfe-Link im Hauptmenü Komponente: Web Client Über das Hauptmenü lässt sich nun direkt der Bereich Support & Training der DocuWare- Webseite aufrufen. Umfangreiches Hilfe-Angebot: Der Klick auf "Hilfe" im Hauptmenü führt zur neu gestalteten DocuWare Support-Seite. Direkter Weg aus der Software zu Video-Tutorials, Produktblog und Hilfeportal Umfangreiches DocuWare-Hilfeangebot zentral gebündelt 29

30 Weitere Neuerungen und Verbesserungen Verbessertes Einloggen in Konfigurationen Komponente: DocuWare Konfiguration Wenn Sie die DocuWare Konfiguration über Bookmark oder Desktop-Verknüpfung aufrufen, werden die im Web Client festgelegten Sprach- und Kultureinstellungen nun automatisch mitgegeben. Außerdem lässt sich beim Log-in Angemeldet bleiben aktivieren. Komfortableres Einloggen Einheitliches Einloggen bei Client und Konfigurationen 30

31 Weitere Neuerungen und Verbesserungen Optimierte Verarbeitung von fehlerhaften Aufträgen Komponente: DocuWare Desktop Apps Manuelles Wiederholen von Aufträgen DocuWare Desktop Apps wiederholt fehlgeschlagene Import-Aufträge automatisch, beispielsweise wenn der DocuWare Server nicht erreichbar ist. Sollte ein Dokument aber zum Beispiel über längere Zeit nicht abgelegt werden können, ist es jetzt auch möglich, den oder die Aufträge über den neuen Button... Aufträge wiederholen noch einmal manuell zu starten. So stellen Sie sicher, dass alle Dokumente korrekt gespeichert werden. Wie Sie die Funktion verwenden Mit einem Klick auf "... Aufträge wiederholen" starten Sie den Auftrag nochmals. Datei manuell exportieren Falls sich ein Dokument durch einen Fehler trotzdem nicht in DocuWare importieren lassen sollte, können Sie dieses exportieren, um es auf anderem Weg in das DocuWare-System zu importieren. Diese Funktion stellt eine Alternative zum manuellen Wiederholen eines Import- Auftrags dar. Bei einem geteilten Dokument können Sie ebenfalls alle durch die Teilung entstandenen Dokumente exportieren. Die Dokumente werden als komprimierte ZIP-Dateien exportiert, die zusätzlich Informationen zur Fehleranalyse enthalten. 31

32 Weitere Neuerungen und Verbesserungen Wie Sie die Funktion verwenden Im Fall eines Fehlers erscheint die Funktion "Exportieren". Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Namen des Ordners für den Export eingeben oder den Ordner direkt im Dateiverzeichnis suchen können Automatische Aktivitäten mit Fehlerausgang Komponente: Workflow Manager Im Workflow Designer können Sie für jede automatische Aktivität jetzt einen Fehlerausgang festlegen. Sie bestimmen also, was im Fall eines Fehlers in einer Aktivität weiter im Workflow geschehen soll. Zuvor wurde ein Fehler nur in die Log-Datei geschrieben und der Workflow wurde abgebrochen. Noch bessere Kontrolle über automatische Aktivitäten Mehr Sicherheit beim Fehlermanagement Wie Sie die Funktion verwenden Einen Fehlerausgang festlegen können Sie für folgende automatische Aktivitäten: , Daten zuweisen, Benutzer zuweisen, Bedingung und Webservice. 32

33 Weitere Neuerungen und Verbesserungen Workflow Designer: Kein Login mehr nötig Komponente: Workflow Manager Der Workflow Designer öffnet sich ohne Login-Dialog und Sie müssen sich nicht mehr anmelden, wenn Sie Workflows bearbeiten möchten. Dafür wird jetzt die aktive Verbindung von DocuWare Desktop Apps zu Ihrem DocuWare-System genutzt. Schnelleres und bequemeres Arbeiten mit Workflow Designer Eine einzige Verbindung für verschiedene DocuWare-Anwendungen Wie Sie die Funktion verwenden Wenn eine aktive Verbindung von DocuWare Desktop Apps zu Ihrem System besteht, öffnet sich der Workflow Designer einfach per Doppelklick auf dessen Icon. Falls keine aktive Verbindung besteht, öffnen Sie das Tray-Menü von DocuWare Desktop Apps, klicken auf Verbindungen bearbeiten und dann in dem neuen Dialog auf Standardverbindung herstellen. Oder Sie öffnen in Ihrem DocuWare Client das Hauptmenü und klicken auf Desktop Apps verbinden. 33