Anleitung für SiteAudit verwaltete Druckeranalyse

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1 NETAPHOR SOFTWARE, INC Rockfield Boulevard Irvine, CA USA Tel Fax Anleitung für SiteAudit verwaltete Druckeranalyse Zur Verwendung von Netaphor Channel Partnern Datum: September 2008 Netaphor Verwaltung von Druckanlagen

2 Inhaltsverzeichnis Leistung Őberblick: Datensammlung... 4 Schritt 1: Datenbankreinigung... 4 Inventaranpassung...4 Kostenanpassung...5 Zeitraum...6 Vornehmen der Analyse - Ablauf... 8 Őberblick... 8 Schritt 2: Inventaranalyse... 8 Inventar in Kurzfassung...8 Schritt 3: Volumenanalyse Schätzung des jährlichen Gesamtvolumens...10 Schritt 4: Gebrauchsanalyse Benutzung nach Hersteller...11 Benutzungserfassung...11 Őberbenutzung...12 Unterbenutzte MFD Drucker:...12 MFD Benutzung...13 Schritt 6: Lifecycleanalyse Anzeigen des Flottenalters: Drucker >7 Jahre...15 Einstellen des Lifecycles um die Flottenrotation anzuzeigen...16 Schritt 5: Service Analyse Ausfallzeit...17 Probleme mit kritischen Vorfällen...18 Vorfallsanalyse Filter...18 Verläßlichkeit...19 Schritt 7: Nachschub Optimierung der Nachschubkosten...20 Just In Time Nachschubbestellung...20 Schritt 8: Benutzertracking Arbeitnehmer/Drucker Verhältnis...21 Verwendete Applikationen...21 Hostanalyse...21 Warteschleifenanalyse...22 Treiberanalyse...22 Berichte erstellen Benutzerdefinierter Bericht erstellen...23 Benutzerdefinierter Bericht exportieren oder drucken...24 Referenzmaterial Netaphor Knowledge Base Artikel...25 Netaphor Software Inc. 2

3 Netaphor Software Inc. 3

4 Őberblick: Datensammlung Schritt 1: Datenbankreinigung Es wird empfohlen, vor Beginn der Analyse die Datenbank auf Inventar- und/oder Kostenänderungen zu prüfen. Inventaranpassung 1- İffnen der 'Inventar' Ansicht a- Hersteller und Typ zuordnen b- Rechts klicken auf einer Reihe damit die IP Adressenspalte erscheint Zählung auswählen c- Hersteller auswählen: Das stellt sicher, dass 'Typen' und 'Hersteller' richtig zugeordnet werden. d- Zum Bearbeiten von Bestandsinformationen den entsprechenden Drucker auswählen auf 'Detail' Feld rechts klicken e- Feld für 'Bestandsinformation' auswählen und erwünschte Anpassung vornehmen Netaphor Software Inc. 4

5 2- Eingabe von Bestandsinformationen in diesem Feld. Kostenanpassung SiteAudit bietet automatische Kostenschätzung für S/W, Farbdruckutensilien und Service. Zur Anpassung dieser Schätzungen und/oder um Hardwarepreise hinzuzufügen, bitte folgende Schritte vornehmen: 1- Bewertungsfunktion auswählen a- Rechts klicken um einzelnen Drucker oder Druckergruppe auszuwählen Netaphor Software Inc. 5

6 2- Kostkonfiguration einstellen a- Gewünschte Kosten eingeben b- 'OK' klicken zur Bestätigung Zeitraum 'Zeitdauer' Zeile ansteuern und gewünschte Dauer auswählen. Normalerweise sind 30 Tage empfehlenswert. Netaphor Software Inc. 6

7 [blank page] Netaphor Software Inc. 7

8 Vornehmen der Analyse - Ablauf Őberblick Im Folgenden sind Informationen zum Ablauf der Analyse und Berichterstattung der Datensammlung von SiteAudit zu finden. Die wichtigsten Ablaufschritte sind wie folgt: 1- Inventarzusammenfassung, Anzahl der vernetzten und lokalen Drucker 2- % Anteil der überbeanspruchten Drucker (was bedeutet, dass mehr als x% der Druckerflotte unterbeansprucht sind) 3- Jährliche Druckmenge 4- Zusammenfassung von Dienstzeiten der Drucker, Analyse der Alterungsrate 5- Zusammenfassung von Service Problemen 6- Zusammenfassung von Problemen bei Gebrauchsutensilien 7- Auftrags- und Gebrauchsanalyse Schritt 2: Inventaranalyse Dieser Schritt verwendet die 'Bewertung' Ansicht. Inventar in Kurzfassung Um nicht-aktive Drucker darzustellen: Menüleiste öffnen: - 'Setup' auswählen 'Konfiguration zeigen' wählen - 'Nur aktive Drucker anzeigen' deaktivieren - Zeitliche Begrenzung für Inaktivität einstellen. 30/7 ist die empfohlene und automatische Einstellung. 1- Gesamtzahl aktiver Drucker = x; Inaktive Netzwerkdrucker = 0 (über 30 Tage) Zuordnungsspalte für Hersteller und Typ - Ausschließliches Sortieren von vernetzten Druckern - İffnen der 'Verbindungsspalte' Auswählen von 'Vernetzt' oder 'Nur Lokal' Netaphor Software Inc. 8

9 - Filter: 'Vernetzt' oder 'Lokale Drucker' Vernetzte Drucker Lokale Drucker Inventar Vernetzt Lokal Gesamtzahl Gesamt% S/W % Anteil der Drucker Farbe % Anteil der Drucker Verwendung der 'Benutzungsspalte' Netaphor Software Inc. 9

10 Gesamtzahl der Anbieter = Hauptanbieter Vernetzte Geräte Lokale Geräte Gesamt % des Druckvolumens S/W Farbe S/W Farbe Gesamtleistung 1. Anbieter 100% 100% Andere Anbieter = Keine Schritt 3: Volumenanalyse Dieser Schritt benützt folgende Ansichten: 'Volumenanalyse' and 'Lifecycleanalyse'. Schätzung des jährlichen Gesamtvolumens 'Volumenanalyse' Ansicht öffnen - Gewünschte Dauer auswählen. - Summe für Gesamt, S/W, Farbe und Kopie 1- Durchschnittliches monatliches Druckvolumen pro Drucker = Seiten - S/W lokal = - S/W vernetzt = - Farbe lokal = - Farbe vernetzt = Gesamtseiten Gesamt S/W Farbe Digitale Kopie 'Lifecycle' Ansicht auswählen. - 'Spaltenwähler' öffnen und 'S/W groß' oder 'Farbe groß' ansteuern - 'Zeitdauer' ansteuern und 'Benutzerdefiniert' auswählen - Startzeit auswählen, z.b. 1. Mai bis 1. Mai - Summieren der 'S/W groß' und 'Farbe groß' Spalten - Endzeit auswählen, z.b. 30. Mai bis 30. Mai - Summieren der 'S/W groß' und 'Farbe groß' Spalten - Differenz zwischen 1. Mai und 30. Mai verwenden Leistung A4/Ltr A3/Lgr Netaphor Software Inc. 10

11 Schritt 4: Gebrauchsanalyse Dieser Schritt benutzt die Ansichten für 'Bewertungsanalyse' und 'Volumenanalyse' Benutzung nach Hersteller - Sortieren nach Hersteller - Spalten für 'Benutzung' und dann 'Leistung' ansteuern um S/W oder Farbe auszuwählen Anbieter S/W Farbe Druckertyp % Leistung Einheiten Andere Gesamtleistung Gesamt 100% Benutzungserfassung 1- Die 5 oder 10 Topdrucker erbringen X% der Gesamtleistung - Sortieren nach abnehmender Reihenfolge durch rechts Klicken auf der Spaltenüberschrift und Auswählen von 'Abnehmend' - Markieren der 10 Topdrucker; Auswählen des benutzerdefinierten Filters und Einstellen des Filters auf Größer oder Gleich wie Netaphor Software Inc. 11

12 2- Top 5 Drucker Hersteller Typ IP Adresse Gedruckte Seiten Gebrauch Leistung 1. Canon 12.46% Farbe 2. OKI Data 11.62% Farbe 3. Canon 8.54% S/W 4. OKI Data 6.90% Farbe 5. Canon 5.47% S/W Gesamt 45% S/W Őberbenutzung 'Bewertung' Ansicht: Sortieren von überbenutzen Druckern, sowohl lokal als auch vernetzt - 'Verbindung' Ansicht öffnen; erst nach 'Ist vernetzt' sortieren, dann nach 'Ist nicht vernetzt' sortieren - Spalte für Seitenzählung öffnen und nach Seitenzahl sortieren Beispiel: Őberbenutzte lokale Drucker: Seiten Canon ir C vernetzt Farbe 1 Vom Hersteller empfohlene monatliche Leistung Seiten* * Lt. Webseite des Herstellers Unterbenutzte MFD Drucker: Die Seitenzählung der unterbenutzten Drucker liegt bedeutend unter ihren monatlichen Leistungsempfehlungen. 'Bewertung' Ansicht öffnen: Unterbenutzung nach lokalen und vernetzten Druckern sortieren - 'Verbindung' Ansicht öffnen; erst nach 'Ist vernetzt' sortieren, dann nach 'Ist nicht vernetzt' sortieren - Spalte für Seitenzählung öffnen und nach Seitenzahl sortieren Beispiel: Unterbenutzter Arbeitsgruppendrucker: Canon ir vernetzt S/W 1 Vom Hersteller empfohlene monatliche Leistung Seiten Netaphor Software Inc. 12

13 Beispiel: Unterbenutzter Desktopdrucker: 2 - % Anteil der Drucker die weniger als 500 Seiten pro Monat drucken Spalte für Seitenzählung öffnen und nach Seitenzahl sortieren MFD Benutzung 'Volumenanalyse' Ansicht verwenden Idendifikation von Geräten mit Multifunktionsfähigkeit Nach Typ und Leistung sortieren durch Auswählen des Bearbeitungsfilters - Typen die MFP, MFD, Multi im Namen enthalten - Output kopieren Netaphor Software Inc. 13

14 1- Anzeige nach Hersteller und relativer Bedeutung für MFP Leistung - Sortieren nach Hersteller durch Bewegen der Herstellerspalte HP Canon Gesamt S/W Farbe Kopien Duplex % Leistung Gesamtleistung Gesamt % 2- % Ermitteln der MFP Benutzung Gesamtmenge 'MFD': Seiten Gesamtleistung 'MFD' als % Anteil der Gesamtkategorie 'Leistung': 57% Gesamtleistung 'MFD Farbe' als % Anteil der Gesamtkategorie 'Farbe': 26% Netaphor Software Inc. 14

15 Gesamtleistung 'MFD S/W' als % Anteil der Gesamtkategorie 'S/W': 31% Gesamtleistung 'MFD Kopie' als % Anteil der Gesamtkategorie 'Druckmenge': 99% Gesamtleistung 'MFD Duplex' als % Anteil der Gesamtkategorie 'Duplex': 0% Schritt 6: Lifecycleanalyse Dieser Schritt benutzt die Zählfunktion der Lifecycleanalyse' ('Ansicht') und der 'Inventar' Ansicht (oder 'Installationsrückblick'). Das Alter des Druckers wird mittels seiner Erstinstallation festgestellt. Diese Information wird für viele Drucker automatisch von SiteAudit gesammelt. Sie kann auch manuell unter 'Details', 'Bestandsinformation', 'Erstinstallation' eingegeben werden. Anzeigen des Flottenalters: Drucker >7 Jahre 'Installationschronik' verwenden um Flottenalter anzuzeigen. 'Berichte' öffnen 'Inventar' 'Installationschronik' auswählen - Zeitdauer = Benutzerdefiniert - "M/T/1995" als Anfangspunkt eingeben - 'Bestätigen' auswählen % Anteil der Geräte die älter als 7 Jahre sind. % Anteil der Geräte, die ersetzt werden sollten. Netaphor Software Inc. 15

16 >7 Jahre Betriebsdauer HP LaserJet 8000 Vernetzt S/W Einstellen des Lifecycles um die Flottenrotation anzuzeigen Druckerinstallationschronik verwenden um Flotte aufzuteilen. - Zeitdauer = Benutzerdefiniert - "M/T/2006" als Anfangspunkt eingeben - 'Bestätigen' auswählen - M/T/2004 bis M/T/2006 eingeben - 'Bestätigen' auswählen Alterung <2 Jahre 2 bis 4 Jahre 5 bis 7 Jahre > 7 Jahre % der Flotte 30% 30% 30% 10% Die meisten Druckerflotten haben einen 5 bis 7-jährigen Zyklus. Alternative: 'Inventar' Ansicht verwenden 'Inventar' Ansicht auswählen und folgende Spalten hinzufügen 'Erworben' und 'Installiert' Die 'Installiert' Spalte enthält die gleichen Daten wie die Installationschronik. Die Ansicht kann kopiert oder passend für Excel oder andere Formate exportiert werden. Sortierwerkzeug verwenden um Installationspunkte nach Hersteller oder Typ einzustellen. Dies führt zu einer Alterungsanalyse nach Hersteller, Typ, Standort oder anderen Datenfeldern. Netaphor Software Inc. 16

17 Schritt 5: Service Analyse Dieser Schritt verwendet die 'Problemanalyse' und die 'Inzidenzchronik' Ansichten um Probleme anzuzeigen, die Servicekosten verursachen könnten. Ausfallzeit Ausfallzeit resultiert durch Druckerausfall. Abschalten eines Druckers führt nicht zu Ausfallzeit. 1 - Ausfallzeit nach Hersteller anzeigen - Es ist sicherzustellen, dass die Hersteller- und Typenspalten der 'Problemanalyse' Ansicht hinzugefügt werden. - Nach Hersteller sortieren 2- Statistiken: a) Durchschnittliche Ausfallszeit pro Drucker - Auf einer entsprechenden Reihe rechts klicken um Ausfallstunden anzuzeigen und 'Durchschnitt' auswählen. b) Durchschnittliche Fehlerquote - Rechts klicken auf Fehlerspalte und 'Summe' auswählen, dann 'Durchschnitt' - Ein niedriger durchschnittlicher Fehlerquotient und ein hoher Ausfallsdurchschnitt bedeutet, dass die meisten Fehler signifikanter Natur sind. c) Kritische Fehler pro Seite - Recht klicken auf einer Reihe um 'Kritische Fehler/Seiten' Spalte anzuzeigen und 'Summe' auswählen; dann 'Durchschnitt' auswählen - Ein Durchschnitt von.02 bedeutet 2% der Druckmenge ist vom kritischen Fehler betroffen Beispiel: Seiten Fehler Ausfallzeit HP LaserJet , :36:07 S/W Canon ir , :38:36 S/W Netaphor Software Inc. 17

18 Die meiste Ausfallzeit wurde für HP mit über 500 Stunden berichtet. Die schlechteste Druckleistung hatte LJ Probleme mit kritischen Vorfällen Um kritische Vorfälle zu bestimmen und festzustellen, welche Drucker am meisten Ausfallzeit verursachen, ist folgendes zu tun: 1- Inzidenzchronik öffnen 2- 'Schwierigkeit' Spalte auswählen und 'Kritisch' auswählen (Dies sind Vorfälle die Drucken zum Stillstand bringen.) 3- Die Anzahl kritischer Vorfälle wird durch rechts Klicken am unteren Ende der 'Schwierigkeit' Spalte angezeigt. Die bedeutendsten und typischsten kritischen Vorfälle sind folgende: Hauptprobleme Kritische Vorfälle Papierstau (und ähnliche Probleme) % Tür und Abdeckung offen % Kein Toner mehr % Kein Papier mehr % Networking % Fuser Anderes % % Vorfallsanalyse Filter Die Benutzung des Sortierwerkzeugs ermöglicht das Durchforsten von Daten um bestimmte Probleme zu verstehen. Für das Einstellen eines Vorfallsfilters gibt es folgende wichtigen Kriterien: - Grad = Kritisch - Training Stufe = Ausgebildet, Management or lokaler Service - Dauer = Mehr als 30 Minuten - Benachrichtigungstext = Toner, Stau, Schublade oder Fuser etc Beispiel: Netaphor Software Inc. 18

19 Verläßlichkeit Die durchschnittliche Dauer für eine Inzidenzaufklärung dient als wichtiger Maßstab zur Bestimmung der Verläßlichkeit. Durchschnittliche Aufklärungszeit für kritische Vorfälle nach Hersteller feststellen: 'Inzidenzchronik' Ansicht öffnen 1- 'Dauer' Spalte öffnen und Sortierfilter zusammenstellen 2- Nach Hersteller sortieren 3- Dauer 'Größer als 30 Min.' öffnen HP Canon OkiData Brother Sharp Xerox Toshiba Minuten Nach Standort sortieren: Durchschnittliche Reaktionszeit kann nach Gebiet oder Standort gefiltert werden. Minuten SDF Askim SDF Gunnared SDF Kortedala Lillhagen park hus1 158 Björkhöjdsgatan Xerox 18 Toshiba 22 Standortbestimmung für die größte und die geringste Verläßlichkeit feststellen Schritt 7: Nachschub Die Nachschubanalyse involviert folgendes: - Nachschub nötig 'Standard Bericht' - Nachschub nach Teilenummer 'Standard Bericht' - Instandhaltung 'Standard Bericht' - Toner Deckungsrate (HP und Lexmark Typen) 'Details' Die Benachrichtigungsschwelle kann für die Berichtsfunktion eingestellt werden. Die entsprechenden Schritte bitte der technischen Dokumentation entnehmen. Um die Netaphor Software Inc. 19

20 durchschnittliche Tonerdeckungsrate für LaserJets zu ermitteln (falls unterstützt), 'Details' öffnen. Optimierung der Nachschubkosten Nachschubkosten können durch Optimierung der Flotte reduziert werden, z.b. durch Konzentration auf weniger Druckertypen. Anzahl der verwendeten Typen feststellen: 1- 'Inventar' Ansicht öffnen 2- Nach Typ sortieren Administrative Kosten und Kosten für Druckerpatrone können so gesenkt werden. Just In Time Nachschubbestellung Um eine Just-in-Time Nachschubbestellung zu tätigen sind die 'Utensilien nach Teilenummer' und 'Nachschub nach Teilenummer' Funktionen zu verwenden. Schritt 8: Benutzertracking 'Auftragsanalyse' Ansicht öffnen um folgende Analyse vorzunehmen: Kapazitätsplanung Anwendungstracking Netaphor Software Inc. 20

21 Kapazitätsplanung: Flottenoptimierung durch Ermitteln des Arbeitnehmer/Drucker Verhältnisses Maximieren der Druckerbenutzung und -platzierung durch Ermitteln der Benutzerdruckmengen. Korrelation zwischen starken Benutzern und den entsprechenden Druckern feststellen Ausgleichsbuchung: Kostenkontrolle durch Buchungsverpflichtung für Druckmengen Kostenmanagement durch Tracking des Farbdruckvolumens nach Benutzer, Abteilung & Standort. Arbeitnehmer/Drucker Verhältnis Die Anzahl der Beschäftigten pro Drucker ist ein wichtiges Kriterium für die Ermittlung der optimalen Druckerflottengröße. Die entsprechenden Daten sind für eine korrekte Druckerwahl unerläßlich. Die 'Auftagsanalyse' Ansicht kann folgendes und mehr anzeigen: Anzahl der Benutzer pro Drucker Seitenmenge pro Drucker Durchschnittliche Anzahl von Seiten pro Benutzer/Drucker Zeitdaueranalyse Verwendete Applikationen Ein Filter kann anzeigen, welche Dokumente durch welche der folgenden Anwendungen gedruckt wurden: Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Andere Anwendungen Dokumente die vom Internet heruntergeladen wurden Datenformate wie z.b. PDG, JPEG, TIFF und andere Hostanalyse Die Analyse kann Fehlverhältnisse zwischen Treiber und Drucker für die gesamte Firma anzeigen. In vielen Firmen werden über 25% der Drucker durch inkorrekte Treiber angesteuert. Reduzieren von Help Desk Anrufen aufgrund von Druckerproblemen Netaphor Software Inc. 21

22 Bessere Ausnutzung der Druckereigenschaften durch Benutzung der korrekten Treiber 1- Hostanalyse öffnen um eine Warteschleifen- und Treiberanalyse vorzunehmen Warteschleifenanalyse Nachzeichnen der Verhältnisse zwischen Warteschleifen, Host und Druckertypen. - Druckmengentracking und Leistung der Warteschleifen - Diagnose des Setups für Warteschleifen Treiberanalyse - Idendifikation des Treibernamens, der Version und des Treibertyps auf dem Host - Fehlerbehebung von Druckproblemen basierend auf Treiberinformation Beispiel: Host IP Adresse: Hostname: PO Druckername: NPIE300 Hersteller: HP Drucker: LaserJet M3035 Gedruckte Seiten: 2,509 Treiber: LaserJet 4100 PCL 5e Treiberversion: 24 Netaphor Software Inc. 22

23 Berichte erstellen Berichte können auf Bedarf erstellt oder im Voraus planmäßig automatisiert werden. Dieser Abschnitt zeigt, wie ein benutzerdefinierter Bericht auf Daten basierend erstellt werden kann. Benutzerdefinierter Bericht erstellen Benutzerdefinierte Berichte können aus jeglicher SiteAudit Ansicht erstellt werden. (NB: Daten können sowohl im Excelformat als auch in vielen anderen Formaten exportiert werden.) Ein benutzerdefinierter Bericht wird aus einer Ansicht heraus erstellt. Jegliche Ansicht kann zum Bericht werden. Um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen: Gewählte Ansicht durch Sortieren auf gewünschte Daten einstellen Sortierwerkzeug benutzen Gruppieren/Sortieren der Daten 'Druck Vorausschau' Ansicht ansteuern. Der Bericht kann aus der 'Druck Vorausschau' heraus mit Kopfzeile, Fußzeile und Logos benutzerdefiniert bearbeitet werden. Netaphor Software Inc. 23

24 Benutzerdefinierter Bericht exportieren oder drucken Benutzerdefinierte Berichte können gedruckt oder in PDF, HTML, Excel, Rich Text oder diversen graphischen Formaten exportiert werden. Sie können auch als PDF oder graphische Attachments ge ed werden. Netaphor Software Inc. 24

25 Referenzmaterial Netaphor Knowledge Base Artikel Die folgenden Artikel erklären die Benutzung von SiteAudit um Berichte zu erstellen und Datenfilter zur Bewertungsanalyse einzurichten: 1. SiteAudit erstellt benutzerdefinierte Berichte chts.pdf 2. SiteAudit sortiert Daten um sie zu analysieren 3. SiteAudit verwendet Auftragsanalysefähigkeiten 4. SiteAudit besitzt die Fähigkeit, Hosts zu analysieren Netaphor Software Inc. 25

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