Kai kann alles inventarisieren

Transkript

1 Kai kann alles inventarisieren Lösung für die Inventarisierung Die Zukunft der Verwaltung

2 Kai kann alles inventarisieren Kai ist eine Inventarisierungslösung für die öffentliche Verwaltung. Das Softwarekonzept wurde gemeinsam mit 18 Kommunen erarbeitet. Mittlerweile hat sich Kai in vielen In ven - tarisierungsprojekten bestens bewährt und als kommunaler Standard etabliert. Heute ist das durch die TÜViT GmbH zertifizierte Verfahren bereits bei mehr als 400 Städten, Gemeinden und Landkreisen unterschiedlicher Größe von 416 bis Einwohnern im Einsatz. Bundesweit haben 13 kommunale IT-Dienst - leister Kai als festen Bestandteil in ihr Lösungsportfolio aufgenommen. Aus der täglichen Praxiserfahrung entstand ein überzeugendes Softwareprodukt, das in be - sonderer Weise auf die organisatorischen Erfordernisse von Kommunen unterschiedlicher Größenordnung abgestimmt ist. Bisher war die Erfassung und Verwaltung des Inventars schon Pflicht jetzt muss ab 410 Euro alles aufgenommen werden. Inventarisierung bedeutet aber nicht nur erstmalige Bestandsaufnahme. Vielmehr gilt es, Neubeschaffungen, Abgänge und Verän - derungen der Inventare im organisatorischen Ablauf der Kommune abzubilden. Inventuren müssen zudem fachgerecht und revisionssicher geplant, durchgeführt, nachbearbeitet und nachgewiesen werden. Gut, wenn man ein leistungsfähiges Werkzeug hat. Kai zeigt im täglichen Praxiseinsatz, was eine Inventarisierungslösung an Arbeitser - leichterung und Mehrwert für die Verwaltung bringen kann. Mit der Einführung der kommunalen Doppik steht das Thema Vermögensaufnahme und Bewertung oben an. Aber auch in der Folge geht es um eine organisatorisch sinnvolle Lösung für den Nachweis und die Fort schrei - bung des Inventars.

3 Leistungsmerkmale Vor allem wegen seiner praxisgerechten Funktionen, seiner einfachen und intuitiven Bedienung und seiner Flexibilität wird Kai von Verwaltungen sehr geschätzt. Darüber hinaus verfügt die Software über eine Fülle herausragender Leistungsmerkmale: Kai bietet unbeschränkte Möglichkeiten der In - ventarbeschreibung (BGA, Maschinen und Ge rä - te, Flurstücke, Verträge und mehr). Inventartypen, Daten- und Suchfelder legt die Verwaltung selbst fest. Kai enthält Automati sie - rungs- und Plausibilisierungsmöglichkeiten für alle Arten von Wert- und Kontierungsangaben Kai stellt flexible und umfassende Auswertun gen (Bestands- und Veränderungsnachweise) als Dia logübersichten, Drucklisten und Export-Datei en zur Verfügung für Festwerte, Gruppenwerte und GWG's. Es ist auf einen Blick erkennbar, welche Inventargüter zu einem bestimmten Anlagegut gehören Kai unterstützt die sachgerechte Unterstützung der Abläufe für die Ersterfassung: z. B. Ein bin - dung von Inventarvorlagen, Aufnahme der Be - wer tungsdaten im gleichen Arbeitsgang usw. Kai besitzt leistungsfähige Im- und Export funk - tionen für die Integration von bestehenden In - ventarverzeichnissen Kai führt einen fortlaufenden Nachweis über alle Inventar-Veränderungen Kai unterstützt praxisgerechte Organisations - formen für die fortlaufende Bestandserfassung und die Fortschreibung des Anlagevermögens Kai unterstützt zur Kennzeichnung und Erfas - sung des Inventars den Einsatz von Barcode- Scannern und bietet die Möglichkeit des Bar - code-drucks Kai führt über eine Direktzugriffs-Schnittstelle die Verknüpfung zum Anlagenbuch. Viele Ver - waltungen setzen Kai in Verbindung mit dem nsk-anlagenbuch ein und führen in Kai den Ein - zelnachweis zu den Anlagen-Sammelpositionen Eine besondere Stärke von Kai ist die revisionssichere Planung, Durchführung und Nachbear - beitung von Inventuren. Die gesamte Inventur - ab wicklung vom Sach-, Zeit- und Personalplan über die Standortbegehung mit mobilen Erfas - sungs geräten bis zur Bearbeitung und revisionssicheren Dokumentation der Zählergebnisse ist mit Kai auf einfache und überschaubare Weise möglich.

4 Die Zukunft der Verwaltung Anwendungsbereiche Ein perfekter Anwendungsbereich entsteht durch optimales Zusammenwirken ein perfektes Duo hierbei ist das Bestandsverzeichnis (Kai) und das Werteverzeichnis (nsk-anlagenbuch). Im ersten doppischen Jahr stehen die Ver wal - tungen vor der Aufgabe, die Führung des Anlagen - buchs in die Buchungsabläufe und Belegflüsse des Rechnungseingangs "einzupassen". Hierbei reift in immer mehr Verwaltungen die Erkenntnis, dass es beim Thema Inventarisierung nicht nur um die erstmalige Aufnahme des Vermögens geht, sondern dass Inventarverwaltung" ein dauerhaftes Thema ist dass es ratsam ist, das Anlagenbuch durch die Bildung von Gesamtheiten (Festwerte, Gruppen - werte, Gesamtheiten) schlank zu halten und deren Zusammensetzung in einem gesonderten Inventarverzeichnis (Kai) zu führen dass es neben dem Werteverzeichnis (Anlagen- buch) eines Bestandsverzeichnisses (Kai) bedarf, das nah am Geschehen" möglichst in den Fach bereichen selbst die operativen Vorgänge (Zugänge, Abgänge, Nutzungsänderungen, In - venturen) aufzeichnet. Hier entsteht ein Mehr - wert, wenn neben den kaufmännischen Daten auch fachamtsspezifische (technische) Infor - mationen geführt und abgefragt werden können. dass der Einzelnachweis des mobilen Vermö gens nur sehr eingeschränkt und mit erheblichem Auf - wand im Anlagenbuch dargestellt werden kann

5 Die Zukunft der Verwaltung Systemmerkmale Technische Voraussetzungen zum Verfahrenseinsatz Die ekom21 bietet Kai als zentrales Verfahren im Rechenzentrum an, da sich durch die zentrale Lösung für den Anwender große Vorteile im Bereich Support, Datensicherung, Installa - tion der Versionsupdates und Schnittstellen ver - arbeitung ergeben Kai kann aber auch autonom betrieben werden Die Kai-Berichte können auf jedem üblichen Ar - beitsplatzdrucker gedruckt werden. Für den Aus druck von Barcode-Etiketten wird der Ein - satz eines Laserdruckers mit einer Auflösung von 600 dpi empfohlen Für den stationären Einsatz empfehlen wir den Handscanner LS2208 KIT (USB-Version) der Firma Symbol/motorola. Kai-Laptop (mobile Inventaraufnahme) Es werden ca. 200 MB freier Speicherplatz be - nötigt (Programm, Daten, Backup) Die Datenbank wird mitgeliefert Für den mobilen Einsatz mit Laptops empfehlen wird den Bluetooth-Scanner LS4278 KIT (USB- Version) der Firma Symbol/motorola. Kai-Mobile (mobile Inventaraufnahme mittels Bar code-terminal) Es wird ausschließlich das mobile Barcode-Ter - minal Symbol MC70 (sowie das Vorgänger modell PPT8800) unterstützt. Das Gerät verfügt über einen eingebauten Barcode-Scanner. Empfohlen wird die Gerätevariante mit alphanumerischer Tastatur Betriebssystem: Windows Mobile.

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