Portfolio Tagungen, Kongresse & Meetings. büro für eventmarketing

Transkript

1 Portfolio Tagungen, Kongresse & Meetings Ihre Möglichkeiten national und international

2 Das Mit ca 80 Mitarbeiter/innen und an drei Standorten in Deutschland betreuen wir rund 600 Projekte europa- u. weltweit. Vom kleinen Meeting, Rahmenprogramm mit 10 Personen bis hin zum Großevent mit über Gästen. Wir kümmern uns bei jedem Projekt voller Leidenschaft um Ihr Anliegen und das ganze sogar Klimafreundlich, damit haben Sie die Gewissheit, neben einem erfolgreichen Projekt und zufriedenen und glücklichen Gästen auch noch etwas für die Umwelt getan zu haben. Gern erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot für Ihre Anfrage, zu unseren Kernkompetenzen zählen: Meetings, Tagungen und Kongresse Incentives Events, Messen Promotion und Roadshows Teambuilding, Teammotivation, Rahmenprogramme Gerne senden wir Ihnen zu unseren anderen Kernkompetenzen das passende Portfolio. Ich freue mich auf Ihre Anfrage und verbleibe bis dahin mit den besten Grüßen aus Kassel Andreas Becker

3 Location Portfolio Tagungen, Kongresse & Meetings Nationale Location Jede Tagung, jeder Kongress und jedes Meeting hat seine eigenen Anforderungen. Wir suchen unter Berücksichtigung Ihrer Vorgaben die passende Location für Ihren Anlass. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Ihre Veranstaltung an der Küste in Norddeutschland, in den Alpen Süddeutschlands oder in einer der vielen interessanten Großstädte planen. Internationale Location Das ist in einem großen Netzwerk eingebunden. Dadurch können wir Ihnen sehr schnell die passende Location anbieten. Der Vorteil für Sie: Sie haben einen Ansprechpartner in Deutschland und wir kümmern uns um alle Angelegenheiten vor Ort. Dafür arbeiten wir mit regionalen Projektleitern oder DMCs aus unserem Netzwerk zusammen. Selbst ausgefallene Destinationen gehören bei uns zu den täglichen Aufgaben.

4 Einladungsmanagement Portfolio Tagungen, Kongresse & Meetings Eine gute Einladung macht neugierig Der erste Kontakt mit Ihrer Zielgruppe ist der wichtigste. Bereits hier werden die Weichen für eine erfolgreiche Veranstaltung gestellt. Greifen Sie auf unser geballtes Knowhow zurück. Vom Texter über den Layouter, den Web-Designer bis zum Fotografen, beim arbeiten die richtigen Spezialisten. Dies können Sie von uns erwarten: Einfache Einladung mit Flyer, individuell gestaltete Web-Sites, personalisierte Web-Sites, qualitativ hochwertige (personalisierte) Einladungen, Versand, Follow-Up zur Einladung. Selbstverständlich auch in verschiedenen Sprachen.. Registrierung Wir machen es Ihren Gästen leicht sich bei Ihrer Veranstaltung anzumelden. Dafür stellen wir Ihnen verschieden Möglichkeiten zur Verfügung: Eine Registrierungsseite in Ihrem CI, eine App für die Smartphones Ihrer Gäste (mit aktuellen Informationen), per , Fax oder telefonisch. Alle Anmeldungen laufen zentral in unserem System zusammen und werden umgehend bearbeitet. Bei jeder Registrierung fragen wir auch nach persönlichen Wünschen, sowie nach der gewünschten Bezahlart. Nach abgeschlossener Registrierung erhält der Gast seine Rechnung. (Alle sensiblen Daten werden von einer externen Datenschutzbeauftrage überwacht)

5 Finanzcontrolling Portfolio Tagungen, Kongresse & Meetings Cash-Flow I Gute Erfahrungen haben wir mit der Einrichtung eines Treuhandkontos gemacht. Das kontrolliert den Zahlungseingang aus Überweisungen, Zahlungen mit Kreditkarte, per EC-Karte oder per Lastschrift. Diese Daten gleichen wir mit den Registrierungen ab. Sie erhalten jederzeit einen Überblick über die aktuellen Zahlungseingänge und -ausgänge. Bei Zahlungsverzug leiten wir das Mahnverfahren bis Mahnstufe 3 ein. Cash-Flow II Wir prüfen eingehende Rechnung auf Richtigkeit und weisen diese nach Ihrer Freigabe pünktlich an. In einer übersichtlichen Auflistung haben Sie laufend den Überblick über die Eingangssumme, die Ausgangssumme und die offenen Forderungen. Nach Abschluss der Veranstaltung erhalten Sie ein detaillierte Auflistung der Zu - u. Abgänge. Danach schließen wir alle Konten und übergeben Ihnen die Unterlagen.

6 Veranstaltungsumsetzung Portfolio Tagungen, Kongresse & Meetings Vor Ihrer Veranstaltung Die qualifizierten Projektleiter vom kümmern sich um alle Gewerke, die für den erfolgreichen Ablauf Ihrer Veranstaltung notwendig sind. Wir handeln den besten Preis für Sie aus, erstellen ein Technik- u. Cateringkonzept, sowie die notwendige Infrastruktur. Zu unserem Standard gehört ein minutengenauer Regieplan für alle beteiligten Gewerke. Die Projektleiter sind verantwortlich für alle Personalfragen. Begleitende Ausstellung Bei den meisten Tagungen, Kongressen oder Meetings laufen begleitende Ausstellungen. In enger Absprache zwischen Ihnen als Auftraggeber, den Locationvertretern und uns, dem als umsetzende Agentur, erstellen wir einen Ausstellungsplan mit Standgrößen und Wegeplänen. Wir setzen uns mit den Ausstellern in Verbindung und setzen die individuellen Wünsche der Aussteller um (Strom, Wasser, Mobiliar). Auf Wunsch versorgen wir die Aussteller während der Veranstaltung mit einem Catering.

7 Security-Plan Sicherheit wird bei uns sehr groß geschrieben. Daher setzen wir je nach Veranstaltungsgröße entsprechende Sicherheitskonzepte in enger Zusammenarbeit mit Behörden, Feuerwehr und Sanitäter um. Prinzipiell beachten wir die Einhaltung der Brandschutzvorschriften und verpflichten alle beteiligten Gewerke, dies ebenfalls zu tun. Wir erstellen Fluchtwegepläne, Sanitätskonzepte und sorgen dafür, dass diese entsprechend kenntlich gemacht sind. In einem Worst-Case-Szenario spielen wir den Security-Plan durch und erkennen so frühzeitig Schwachstellen. Damit haben Sie die Gewissheit, dass bei Ihrer Veranstaltung nichts dem Zufall überlassen wird. Während Ihrer Veranstaltung Schon Stunden vor dem offiziellen Beginn treffen alle Mitarbeiter bei der Location ein und bekommen ein letztes Briefing. In einem Rundgang erkennen sie, wo und wann was passiert und sind somit für alle Fragen Ihrer Gäste gut gerüstet. Verantwortlich dafür zeichnet der Projektleiter. Nachdem alle Mitarbeiter/innen Ihre Positionen besetzt haben, startet Ihr großer Tag Ihre Veranstaltung! Der Projektleiter achtet auf die Einhaltung des Regieplans, damit es zu keiner Verzögerung im Ablauf kommt.

8 Tagungsbüro als zentrale Anlaufstelle Ab einer bestimmten Größe Ihrer Veranstaltung darf ein Tagungsbüro nicht fehlen. Dies ist die zentrale Anlaufstelle für alle Gewerke (nicht für Ihre Gäste). Von hier aus wird der Ablauf der Veranstaltung koordiniert und kontrolliert. Ein Bereich wird für die Referenten frei gehalten. Hier haben sie Zugang zum eigenen Intranet. So können sie problemlos ihre Vorträge noch bis kurz vor ihrem Auftritt bearbeiten und anschließend sofort ins System stellen, von dem die Beamer gesteuert werden. Akkreditierung Die Akkreditierung ist die erste Anlaufstelle Ihrer Gäste. Hier bekommen Sie Ihre Namenschilder, Ihre Tagungsunterlagen, sowie alle wichtigen Informationen rund um die Veranstaltung. Wir achten bei der Planung der Akkreditierung darauf, dass Ihre Gäste beim Anmelden nicht zu lange warten müssen. Jeder Gast sucht sich die kürzeste Schlange, denn jeder Akkreditierungsplatz ist mit einem Kartendrucker für die Namensschilder bestückt. Bei der Akkreditierung wird von den Hostessen ebenfalls kontrolliert, ob die Bezahlung bereits erfolgt ist. Sie haben die Wahl, die Namenschilder mit einem Barcode oder mit einem RFID-Chip zu versehen. So können wir für Sie eine Besucherstromanalyse erstellen. Unsere freundlichen Hostessen sind auch die Ansprechpersonen wenn es um Reise-, Programm- und Zimmerplanung geht. An einem gesonderten Platz können spontane Registrierungen, sowie noch zu zahlende Teilnahmegebühren entgegengenommen werden.

9 Reiseplanung Hotelbuchungen Ihrer Gäste Wir kümmern uns um die An- u. Abreise Ihrer Gäste. Ganz gleich ob Sie mit dem Flugzeug, mit der Bahn oder mit dem eigenen Pkw anreisen. Für jeden Fall erstellen wir einen individuellen An- u. Abreiseplan und organisieren gerne die entsprechenden Tickets. Bereits bei der Registrierung können sich Ihre Gäste für ein Hotel entscheiden. Die spät anreisenden Teilnehmer können direkt auf Ihrer Veranstaltung in ihr Hotel einchecken. Bei großen Gruppen sorgen wir für ein Charterflugzeug oder Zug. Rahmenprogramme Das ist bekannt für außergewöhnliche Rahmenprogramme. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Destination Ihre Veranstaltung stattfindet. Wir haben für Ihre Zielgruppe den richtigen Riecher! Fordern Sie gleich unseren Gruppenkatalog an.

10 Die oben aufgeführten Positionen sind nur eine Auswahl an Möglichkeiten für Ihre Veranstaltung. Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot für genau Ihre Veranstaltung unter Berücksichtigung Ihrer Vorgaben. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage! Freuen Sie sich schon heute auf Ihre erfolgreiche Veranstaltung. Bei uns bleibt nichts dem Zufall überlassen! In Dir muss brennen, was Du in anderen entzünden willst! Augustinus Aurelius Geschäftsführer Andreas Becker Alle unsere Veranstaltungen werden zu 100 % klimafreundlich geplant und organisiert. Gerne erhalten Sie dazu weitere Informationen!