TOPITEC DokuManager Update-Version 7.3.1

Transkript

1 Inhalt der Power-Point-Präsentation Teil 1: NEU! Aktivierung Teil 2: NEU! Filialverbund Teil 3: Vorstellung der neuen Menüleiste Teil 4: Systemverwaltung Teil 5: NEU! Fernwartung Teil 6: NEU! Herstellungsanweisung und Herstellung für/von Defekturen als Bulk und Defektur-Arzneimittel (unterverpackt) Teil 7: NEU! Herstellungsanweisung für Abfüllungen und Abfüllungen (Herstellung) Teil 8: NEU! Etiketten-Layouts Folie 1 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

6 Teil 2: NEU! im Filialverbund Lizenz hinzufügen NEU! Unter dem Menüpunkt > Datei > Lizenz> können Lizenzen (bis zu 3 Filial-Apotheken) hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Folie 6 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

8 Teil 2: NEU! im Filialverbund Lizenz hinzufügen NEU! Eingabemaske der Apothekendaten (Lizenz) Wichtig: geben Sie hier Ihre WEPA- Kundennummer ein Folie 8 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

9 Teil 2: NEU! im Filialverbund Lizenz hinzufügen NEU! Wichtig: Nach Eingabe der Lizenzdaten haben Sie 14 Tage Zeit diese, wie unter Teil 1 beschrieben, zu aktivieren. Folie 9 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

10 Teil 3: Neue Symbole (Icon) und deren Funktionen NEU! Retest-Überwachung NEU! Herstellung von Abfüllungen NEU! Herstellung von Defekturen Folie 10 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

12 Teil 4: Systemverwaltung - Einstellungen Durch Auswahl der >Einstellungen< gelangen wir zu den Programm- Grundeinstellungen Folie 12 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

13 Teil 4: Systemverwaltung Einstellungen - Service NEU! Karteikarte Service NEU! Hier können u. a. die anzuzeigenden Etiketten ausgewählt und der Lagerort des Hygieneplans angegeben werden. Die Standarderinnerung legt den Zeitraum für die Überwachung des Retest- Datums fest. Folie 13 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

14 Teil 4: Systemverwaltung Einstellungen - Service NEU! Karteikarte Mischgeräte NEU! Hier können die Geräte selektiert werden, die in der Apotheke vorhanden sind, so dass bei der Erstellung von Herstellungsanweisungen nur diese zur Auswahl angezeigt werden. Die Auswahl Andere Geräte ist nicht änderbar. Folie 14 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

16 Teil 4: Systemverwaltung Einstellungen - Stammdaten NEU! In der Zeile Name wird der Name festgelegt, der auf dem Etikett erscheinen soll. NEU! Hier können die in der Ausgangsstoffliste anzuzeigenden Synonyme festgelegt werden. Folie 16 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

17 Teil 4: Systemverwaltung Einstellungen - Stammdaten Hier kann der Stoff-Typ und seine Beschaffenheit festgelegt werden, zur Steuerung der Einwaage-Toleranzen bzw. bei Abfüllungen. Folie 17 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

18 Teil 4: Systemverwaltung Einstellungen - Stammdaten NEU! Verwendungszweck Notwendige Angaben zur Defekturherstellung Folie 18 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

20 Teil 5: NEU! Fernwartung NEU! Integriertes Fernwartungsmodul welches bei vorhandener Internetverbindung eine optimale Vor-Ort Betreuung ermöglicht. Folie 20 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

22 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen erstellen Auswahl: Herstellungsanweisung Es geht ein neues Fenster auf, bitte wählen Sie: z. Bsp. Defektur NEU! NEU! Folie 22 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

23 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen Auswahlmöglichkeiten analog dem Bereich der Rezepturen. Bitte wählen Sie aus, was Sie tun wollen NEU: zur Freigabe bereitgestellt. Hier werden geparkte Anweisungen angezeigt und können freigegeben werden. Folie 23 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

24 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Bitte wählen Sie durch Anklicken aus, ob die Anweisung zur Herstellung für Bulk oder Defektur-Arzneimittel (unterverpackt) erstellt werden soll. Optional können auch beide Varianten ausgewählt werden. Folie 24 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

25 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Unser Beispiel: Bulk-Ware NEU! Bei der Herstellung von Defekturen muss der Verwendungszweck angegeben werden. Dieser wird hier ausgewählt oder neu angelegt! Folie 25 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

26 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Bei Defekturen ist keine erneute Plausibilitätsprüfung notwendig, hier reicht der Bezug zu einem bereits vorhandenen Dokument oder entsprechender NRF-Nummer Folie 26 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

27 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Neu: Angaben zum Pkt. Hygieneplan kommen aus den Stammdaten und werden automatisch eingefügt Neu Neu: Der empfohlene Standard kann übernommen oder ein anderer ausgewählt werden. Folie 27 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

28 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Neue Funktion: doppeltes Sandwich (für 1000g- Defekturen empfohlen) Folie 28 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

29 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk NEU! Andere Geräte > Neue Option zur Auswahl anderer Herstellungsvarianten und Mischparameter Folie 29 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

30 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk NEU! Für Andere Geräte : Zur Beschreibung bitte hier Freitexte oder per Kopieren und Einfügen Texte aus aus anderen Quellen einfügen. Folie 30 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

31 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk NEU!: Risikobewertung 1.) Zur Ermittlung der Risikoklasse bitte alle Felder füllen, Auswahl mittels Dropdown Liste. Infobutton (DAC/NRF, Anlage J) 2 a) Bezugnahme auf bereits bestehende, externe Prüfanweisung möglich > Dokumentenpfad eintragen 2 b) Alternativ: Eingabe eigener Vorgaben und Texte möglich. Folie 31 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

32 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Der Gesamtrisikoscore (unser Bsp. 2/niedrig ) wird automatisch nach Ihren Eingaben berechnet und angezeigt (niedrig/mittel/hoch) Folie 32 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

33 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk NEU! Die Möglichkeit zur Erstellung von Prüfanweisungen für Defekturen bzw. der Verweis auf externe Dokumente. Folie 33 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

34 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Festlegung des Standgefäßes sowie der Laufzeit, ggf. eines Retest-Datums, sowie der Haltbarkeit nach der Abfüllung Folie 34 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

35 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Legen Sie bitte selber fest, welche Beschriftung das Standgefäß bekommen soll (Etikett) bzw. welche Gefahrstoffsymbole Sie aufkleben möchten. Über die Button Bearbeiten öffnen sich Auswahl- Felder zur schnellen Bearbeitung der Texte Folie 35 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

36 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Neue Optionen zur Freigabe: - Anweisung Zur späteren Freigabe bereitstellen - Direktfreigabe zum sofortigen Ausdrucken bzw. digitalen Signieren Folie 36 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

37 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Vorherige Auswahl: Zur späteren Freigabe bereitstellen ; durch Anklicken der Zeile kann die Anweisung zur Freigabe aufgerufen und angesehen oder noch bearbeitet werden (siehe nächste Seite). Folie 37 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

38 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Wichtig: die Prüfanweisung muss zuerst freigegeben werden, erst dann erfolgt die Freigabe der Herstellungsanweisung. Die Button sind entsprechend aktiv oder nicht aktiv (inaktive können nicht angeklickt werden) Folie 38 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

39 Teil 6: Herstellungsanweisung für Defekturen unser Beispiel: Bulk Abschluss und Wechsel ins Startbild. Die Herstellungsanweisung und Prüfanweisung sind freigegeben, das Programm springt ins Startbild zurück. Folie 39 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

40 Teil 6: Herstellungsanweisung Defektur / Beispiel: Defektur-Arzneimittel Button: Herstellungsanweisung Unser Beispiel: Defektur-Arzneimittel (Herstellung gemäß 100 er Regelung) Zur Erstellung der neuen Herstellungsanweisung wird eine freigegebene Herstellungsanweisung als Vorlage verwendet und aufgerufen (Menthol-Paraffinnasensalbe 0,6% NRF 8.9., 100g). Folie 40 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

41 Teil 6: Herstellungsanweisung Defektur / Beispiel: Defektur-Arzneimittel Wir verwenden hier eine freigegebene Herstellungsanweisung für Bulkware als Vorlage Folie 41 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

42 Teil 6: Herstellungsanweisung Defektur / Beispiel: Defektur-Arzneimittel Auswahl der Option Defektur-Arzneimittel Folie 42 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

43 Teil 6: Herstellungsanweisung Defektur / Beispiel: Defektur-Arzneimittel..Die Vorgehensweise bis zu diesem Punkt ist analog zur Anweisung von Bulkware und wird nicht extra dargestellt. Bitte legen Sie hier das Packmittel, die Applikationshilfe und Aufbrauchsfrist für die spätere Konfektionierung fest. Folie 43 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

44 Teil 6: Herstellungsanweisung Defektur / Beispiel: Defektur-Arzneimittel ACHTUNG: hier gehören keine Dosierungshinweise hinein! Texte für die richtige Anwendung, zur Aufbewahrung oder Kennzeichnung können hier [Bearbeiten] ausgewählt bzw. angelegt werden Folie 44 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

45 Teil 6: Herstellungsanweisung Defektur / Beispiel: Defektur-Arzneimittel ACHTUNG: hier gehören keine Dosierungshinweise hinein! Texte für die richtige Anwendung, zur Aufbewahrung oder Kennzeichnung können hier [Bearbeiten] ausgewählt bzw. angelegt werden Folie 45 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

46 Teil 6: Herstellungsanweisung Defektur / Beispiel: Defektur-Arzneimittel Beispiel: Es wurde Direktfreigabe gewählt, es geht ein Anmeldefenster auf, bitte eintragen, wer die Freigabe erteilt. Bitte Namen ausschreiben! Folie 46 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

47 Teil 6: Herstellungsanweisung Defektur / Beispiel: Defektur-Arzneimittel Abschluss und Wechsel ins Startbild. Die Herstellungsanweisung und Prüfanweisung sind freigegeben, das Programm springt ins Startbild zurück. Folie 47 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

48 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Bulk (Standgefäß) Zur Herstellung einer Defektur (Bulk oder als Defektur-Arzneimittel) das Icon auswählen. Folie 48 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

49 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Bulk (Standgefäß) Neu: Typenbezeichnungen Bulk oder D.-Arzneim. bzw. Bulk/D.-Arzneim. zur Unterscheidung. Unser Beispiel: Es wird die Herstellungsanweisung Nr. 5 gewählt ( Bulk. ) Folie 49 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

50 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Bulk (Standgefäß) Die Vorgehensweise beim Herstellen ist bekannt, sie erfolgt analog der Herstellung von Rezepturen und wird bis zu diesem Menüpunkt [Einwiegen] daher nicht weiter beschrieben. Neu: Zur späteren Ermittlung der Ausbeute wird als erstes das leere Herstellungs- / Stand-Gefäß mit Deckel gewogen und der Wert von der Waage übernommen, es erscheint ein entsprechender Hinweis. Der Wert wird im Feld oben (hellblau unterlegt) angezeigt. Folie 50 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

51 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Bulk (Standgefäß) Nach der Probenentnahme zur Defekturprüfung wird das Herstellungsgefäß erneut gewogen, um die Ausbeute zu ermitteln (hier: 99,50g) Folie 51 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

52 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Bulk (Standgefäß) Bitte legen Sie die Kennzeichnung des Etiketts fest, Sie können GHS-Symbole zum separaten Aufkleben oder gemäß Farbkonzept frei wählen. Neue Etikettenformate bieten Ihnen Flexibilität bei der Gestaltung des Etiketts durch WEPA Beispiel eines ausgedruckten Etiketts Folie 52 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

53 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Bulk (Standgefäß) Abschluss der Herstellung mit den bekannten Optionen: [Vorschau], [Zur Freigabe bereitstellen] und [Direktfreigabe]. Danach erfolgt der automatische Wechsel ins Startbild. Folie 53 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

55 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Defektur-Arzneimittel (unterverpackt) Zur Herstellung einer Defektur (Beispiel Defektur-Arzneimittel) das Icon auswählen. Folie 55 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

56 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Defektur-Arzneimittel (unterverpackt) Unser Beispiel: Es wird die Herstellungsanweisung Nr. 7 gewählt ( D.-Arzneim.. ) Folie 56 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

57 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Defektur-Arzneimittel (unterverpackt) Tipp: Sie können der Herstellung auch eine andere Bezeichnung geben Bitte legen Sie hier die Dosierung fest Folie 57 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

58 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Defektur-Arzneimittel (unterverpackt) Neu!: Das Packmittel und die Soll-Einwaage pro unterverpacktem Stück sowie die Stückzahl werden ausgewählt. Folie 58 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

59 Teil 6: Herstellung einer Defektur: NEU! Konfektionieren Bitte tragen Sie die Soll-Menge pro Abfüllung (Bsp.10,0g) und die Stückzahl ein. Die Ist-Mengen werden direkt von der Waage übernommen und in der Reihenfolge des Einwiegens in der Tabelle angezeigt, dafür bitte den Button [Übernehmen] auswählen. Die tatsächlich verfügbare Menge (Soll-Einwaage der Herstellung) wird berücksichtigt! Bei den Einheiten ml und Stck wird der Ist-Wert vorbesetzt, so dass nur der Übernahme Button gedrückt werden muss. Folie 59 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

60 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Defektur-Arzneimittel (unterverpackt) Neu: Wenn gewünscht, können Applikationshilfen oder Umverpackungen ausgewählt werden, z.b. Kartons für die Verpackung von Suppositorien etc... Folie 60 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

61 Teil 6: Herstellung einer Defektur unser Beispiel: Bulkware/Standgefäß NEU! Ausbeute Es wurden 10 Tuben befüllt, die Ausbeute (Stückzahl) und Restmenge werden angezeigt. Folie 61 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

62 Teil 6: Herstellung einer Defektur: Defektur-Arzneimittel (unterverpackt) Nach Festlegung der Kennzeichnung und Freigabe der Prüfung und Freigabe der Defekturherstellung (nächste Seite, nicht angezeigt), gelangt man automatisch zurück ins Startbild. Folie 62 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

64 Teil 7: Herstellungsanweisung für Abfüllvorgänge Neu!: Herstellungsanweisungen für Abfüllungen erstellen und Abfüllvorgänge dokumentieren Bitte wählen Sie zunächst den Bereich Herstellungsanweisung aus. Folie 64 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

65 Teil 7: Herstellungsanweisung für Abfüllvorgänge Bitte wählen Sie den Bereich [Abfüllen] Es kann wie gewohnt über [Neu] eine neue Anweisung für Abfüllungen erstellt werden Folie 65 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

66 Teil 7: Herstellungsanweisung für Abfüllvorgänge Es können Anweisungen zur Abfüllung eines konkreten Stoffes oder für eine Darreichungsform allgemein, z.b. Flüssigkeiten erstellt werden Unser Beispiel: Abfüllung von Glycerin 85% Folie 66 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

67 Teil 7: Herstellungsanweisung für Abfüllvorgänge NEU! Veränderte Abfragen und Eingabemöglichkeiten im Bereich des [Verfahrens] Folie 67 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

68 Teil 7: Herstellungsanweisung für Abfüllvorgänge Legen Sie hier die Kennzeichnung fest, Gefahrensymbole und sonstige Zusatzetiketten müssen bei der Abgabe aufgeklebt werden. Danach: Abschluss und Freigabe (nächste Seite).. Folie 68 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

70 Teil 7: Dokumentation eines Abfüllvorgangs (Beispiel: Glycerin 85%) Bitte wählen Sie das Icon Herstellung von Abfüllungen aus Folie 70 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

71 Teil 7: Dokumentation eines Abfüllvorgangs (Beispiel: Glycerin 85%) Die entsprechende Anweisung wird ausgewählt (unser Bsp., Nr. 8) Folie 71 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

72 Teil 7: Dokumentation eines Abfüllvorgangs (Beispiel: Glycerin 85%) Bei Bedarf kann ein Kundenname bei dieser Abfüllung ( Sonstige Verwendung ) ergänzt werden, es ist kein Pflichtfeld. Bei arzneilicher Verwendung oder Abgabe auf Rezept muss ein Patientenname eingetragen werden. Folie 72 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

73 Teil 7: Dokumentation eines Abfüllvorgangs (Beispiel: Glycerin 85%) Angaben zur Sollmenge und Prüf-Nr.. oder Charge eintragen bzw. auswählen. Die Ist-Menge (hier ml) wird vorbesetzt und braucht nur noch übernommen werden Nach Festlegung des Packmittels, der Kennzeichnung und Freigabe gelangt man automatisch zurück ins Startbild Folie 73 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

77 Teil 8: Neue Etiketten-Layouts Beispiel: Defektur-Arzneimittel Unterverpackt bis zu 100 / Tag ohne Patientennamen Folie 77 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015

79 Teil 8: Neue Etiketten-Layouts Hier wird eine Bezeichnung des Etiketts eingetragen Hier wird ein von der WEPA bereitgestelltes Etikettenlayout ausgewählt Folie 79 Kurzanleitung für TOPITEC DokuManager Version Stand: Oktober 2015 Copyright 2015