AB PER GESETZ. zara gbs Ihre znet-einfache gelangensbestätigung. z wie die vom zoll.

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Norbert Bruhn
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1 AB PER GESETZ zara gbs Ihre znet-einfache gelangensbestätigung. z wie die vom zoll.

2 Post anschr ift Ber lin: Bundesminist erium der Finanzen, Berlin Post anschr ift Ber lin: Bundesminist erium der Finanzen, Berlin zara gelangensbestätigung GBS OFFICE zara gelangensbestätigung kurz: zara gbs. Ihre vollautomatisierte, betriebsprüfungssichere Gelangensbestätigung. Immer alle wichtigen Dokumentendaten und Rückmeldungen maximal komfortabel im Blick. Als perfekter, zeit- und kostensparender Workflow mit der bewährten znet Flatrate ab 99 EUR pro Monat. 1 Was ist eine Gelangensbestätigung? Wann immer deutsche Unternehmen Waren an Firmen im EU-Ausland liefern, muss per Gesetz nachgewiesen werden, dass diese auch tatsächlich zum Zielland gelangt sind. Dadurch wird die Umsatzsteuerfreiheit Ihrer Lieferung letztendlich sichergestellt. Die so genannte Gelangensbestätigung ist also die Bestätigung des Abnehmers/Empfängers über den Erhalt der Ware zum entsprechenden Zeitpunkt an einem bestimmten Ort Sendungs-Nr Lieferschein-Nr , Versanddatum Bestätigung über das Gelangen des Gegenstands einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat (Gelangensbestätigung) Shipment-No Delivery Note , Shipment Date Certification of the entry of the object of an intra-community supply into another EU Member State (Entry Certificate) Habosit Austria, Schmenger Gasse 4, 1010 Wien, mayer@habosit.com (Name und Anschrift des Abnehmers der innergemeinschaftlichen Lieferung, ggf. -Adresse) Hiermit bestätige ich als Abnehmer, dass ich folgenden Gegenstand/dass folgender Gegenstand einer innergemeinschaftlichen Lieferung 25 Stück (Menge des Gegenstands der Lieferung) Stahlträger (handelsübliche Bezeichnung, bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer) am Water Ltd., Westminster Bridge Road, London, SE1 7PB smith@water.com (Name and address of the customer of the intra-community supply, if applicable, -address) I as the customer hereby certify my receipt/the entry1) of the following object of an intra- Community supply 25 pcs. (Quantity of the object of the supply) Steel beams (Standard commercial description in the case of vehicles, including vehicle identification number) on Die offizielle Gelangensbestätigung. DE, ENG und in weiteren Sprachen (Datum des Erhalts des Liefergegenstands im Mitgliedstaat, in den der Liefergegenstand gelangt ist, wenn der liefernde Unternehmer den Liefergegenstand befördert oder versendet hat oder wenn der Abnehmer den Liefergegenstand versendet hat) (Datum des Endes der Beförderung, wenn der Abnehmer den Liefergegenstand selbst befördert hat) in / nach1) Österreich, Wien (Mitgliedstaat und Ort, wohin der Liefergegenstand im Rahmen einer Beförderung oder Versendung gelangt ist) erhalten habe / gelangt ist1). (Datum der Ausstellung der Bestätigung) (Unterschrift des Abnehmers oder seines Vertretungsberechtigten sowie Name des Unterzeichnenden in Druckschrift) 1) Nichtzutreffendes (Date the object of the supply was received in the Member State of entry if the supplying trader transported or dispatched the object of the supply or if the customer dispatched the object of the supply) (Date the transportation ended if the customer transported the object of the supply himself or herself) in / at1) London, UK (Member State and place of entry as part of the transport or dispatch of the object) (Date of issue of the certificate) (Signature of the customer or of the authorised representative as well as the signatory s name in capitals) 1) Delete as appropriate. 2

3 Wer hat dabei welche Pflichten? Beteiligte sind der Versender, gegebenenfalls der Spediteur und der Empfänger im EU-Ausland. Der Versender muss die Warenankunft also beim Empfänger nachweisen. Dies kann durch direkten Kontakt zwischen Versender und Empfänger am Übergabeort oder durch einen Alternativnachweis* des Spediteurs erfolgen. 2 Folgende Nachweiskategorien sind hier möglich: Lieferung durch den Versender Gelangensbestätigung bei Warenankunft beim Empfänger Abholung durch den Empfänger Gelangensbestätigung bei Warenankunft beim Empfänger Versendung durch Dritte/Spediteure Gelangensbestätigung oder per Alternativnachweis* *Der Alternativnachweis ist bei Einsatz von zara gbs nicht mehr erforderlich, wenn alle notwendigen Daten im System ordnungsgemäß archiviert wurden. Falls jener dennoch klassisch als unterschriebenes Papierdokument benutzt wird, kann der Nachweis in zara gbs gescannt und hinterlegt werden für Betriebsprüfungssicherheit im Rahmen der GdPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Wie erfolgt das Dokumentenhandling genau? Die Ausstellung erfolgt pro Sendung oder als Sammelbestätigung pro Quartal, jedoch mit genauem Transportende des entsprechenden Monats. Entweder elektronisch direkt im System oder per Ausdruck mit Unterschrift. Wie vereinfacht znet diesen Workflow jetzt? Mit dem neuen zara gbs wird die gesetzlich vorgeschriebene Gelangensbestätigung sicher und zeiteffizient vereinfacht. Entweder per Portal-Eingabe von Rechnungs- oder Lieferscheindaten des Vorsystems oder direkt per Webinterface aus zara export

registriert. Darauf folgt eine Bestätigungs-E-Mail mit Registrierungslink.

4 5 Wie arbeitet zara gbs im Tagesgeschäft? Zunächst wird der Benutzer mit -Account, Passwort und firmenbezogenen Angaben registriert. Darauf folgt eine Bestätigungs- mit Registrierungslink. Nun ist der Account mit eigener Kundennummer zur Dateneingabe freigeschaltet. Ihr direkter zara gbs Login Ihr übersichtliches zara gbs Cockpit 4

Der Empfänger oder Spediteur kann nun den Warenerhalt wie folgt

5 Der Empfänger oder Spediteur kann nun den Warenerhalt wie folgt bestätigen: A: als konform : Die Sendung gilt nun mit dem -Versandzeitpunkt als bestätigt. 6 B: als unstimmig : Der Absender erhält sofort eine darüber, und kann die Unstimmigkeit bearbeiten. C: klassisch per Ausdruck der Gelangensbestätigung, Scan und Upload ins System an den Warenempfänger Auch in Englisch und weiteren Sprachen 5

6 7 Wie funktioniert das gbs portal unter zara export? zara gbs wurde nahtlos auf den zara export-workflow per Automatisierung abgestimmt. Zunächst wird das gbs XML-Interface über den Empfänger- Adresscode und der Bestimmungsländergruppe EG aktiviert. Nun kann entweder die Einzel- oder Quartalsbestätigung festgelegt werden. Über ein Kennzeichen im Adressenstamm und Bestimmungsländergruppe EG erkennt zara gbs die Gelangensbestätigung und sendet diese an das zara gbs Modul. Über die gbs-verwaltung kann der Anwender den Interface-Datensatz nun an zara gbs senden. Auch Stornierungen sind einfach möglich: Erfolgt eine Stornomeldung über eine bereits gemeldete Sendung innerhalb des zara gbs portals, wird eine automatische Info- mit der Stornoinformation direkt an den Empfänger versendet. Fazit: So wird Ihr Warenworkflow einfach und betriebsprüfungssicher sowie gewohnt zara -professionell vollautomatisch erledigt. Sagen wir es in zwei Worten: Eben znet. Wir wünschen Ihnen maximalen Erfolg mit zara gbs. Ihr znet Team und Werner Tholl, CEO znet group 6

Die Highlights zara gbs fassen wir die Highlights zusammen: Automatisierter E-Mail-Versand der Gelangensbestätigung als PDF-Dokument Barcode auf der Gelangensbestätigung für datengenaues Einlesen

7 Die Highlights zara gbs fassen wir die Highlights zusammen: Automatisierter -Versand der Gelangensbestätigung als PDF-Dokument Barcode auf der Gelangensbestätigung für datengenaues Einlesen beim Rücklauf Einfachstes Empfänger-Rückmeldesystem per Klick: konform oder unstimmig Permanente Überwachung und Mahnung noch ausstehender Gelangensbestätigungen Automatisiertes Handling der elektronischen Rückmeldung inkl. Archivierung bis 10 Jahre Jederzeit mögliche Uploads von gescannten Alternativnachweisen Einfachster Dokumentendownload für die Umsatzsteuerprüfung Nahtloser Workflow mit Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystemen Alle gängigen Datenformate (XML, CSV, ASCII, SAP IDoc, etc.) s und Gelangensbestätigung per Klick auch in Englisch und Französisch Per Sprachmodul auch in weiteren Sprachen verfügbar Der zara gbs Systemworkflow: Versender: manuelle Verwaltung zara gbs cockpit Empfänger im Ausland Versender: automatisiert mit zara Interface zu allen gängigen Vorsystemen zurück an zara gbs 7

8 Konditionen (Stand: ) zara gelangensbestätigung kurz: zara gbs. Das einfache Portal für den Warenempfangs-Nachweis. zara gbs Flatrate Komplettes Organisations-Management Inkl. amtlich anerkannten Dokumenten Interface zu allen gängigen Vorsystemen möglich monatlich ab Einrichtung zara gbs Flatrate, pro concurrent User *, ab Zusätzliche Leistungen: Schulung zara gbs als Webinar oder direkt bei znet Erster User, einmalig ab Jeder weitere User, einmalig ab Vor-Ort-Schulung möglich, jedoch zuzüglich Reisekosten. Lösungs-Flatrates zara gbs zara gbs Flatrate-Support, pro concurrent User *, monatlich ab zara gbs Flatrate Interface (XML; weitere Formate möglich), monatlich ab Weitere Preismodelle auf Anfrage. Alle Preise zzgl. Mehrwertsteuer. * concurrent User = User, der gleichzeitig im System angemeldet ist. USt BESTSELLER Ein Unternehmen der znetgroup znet group GmbH unit software, Hagenauer Straße 55a, D Wiesbaden Telefon: +49 (0) , Fax: +49 (0) info@znet-software.de

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