1. Netzplantechnik als Planungsmethode 2

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1 Thema: Projektmanagement Seite 1 von 6 Inhaltsverzeichnis: 1. Netzplantechnik als Planungsmethode Verfahren der NPT Methodisches Vorgehen Ablauf der Planung mit NPT Grundschema der Planung mit Hilfe der NPT 6

2 Thema: Projektmanagement Seite 2 von 6 1. Netzplantechnik als Planungsmethode Die NPT ist die einzige Methode, die das Instrumentarium bietet, die vielen Planungsparameter, Planungseinflussgrößen und Planungsdaten eines Projektes zu erfassen, aufzubereiten, übersichtlich darzustellen und die laufenden Änderungen bei der Projektabwicklung zu berücksichtigen. Der Planer wird bei der Projektanalyse gezwungen, das Planungsvorhaben detailliert und gründlich zu durchdenken. In dieser Planungsphase treten viele, unterschiedliche Schwierigkeiten auf, z.bsp. bei der Projektstrukturierung, bei der Vernetzung, also der Festlegung der Abhängigkeiten der Vorgänge voneinander, der Ermittlung der Vorgangsdauern etc Verfahren der NPT Netzpläne haben ihre theoretische Grundlage in der Graphentheorie (Mathematik). Die Kenntnis der Graphentheorie ist bei der Anwendung der NPT nicht erforderlich, denn es werden nur wenige Elemente aus der Graphentheorie in der NPT angewandt. Die unterschiedlichen Verfahren der NPT werden nach DlN 69900, Teil 1 in die folgenden drei Netzplanverfahren eingeteilt: Vorgangspfeil-Netzplan Ereignisknoten-Netzplan Vorgangsknoten-Netzplan Vorgangsknotenmethode Die in Deutschland bevorzugt angewandte Vorgangsknotenmethode hat gegenüber den anderen Netzplanverfahren folgende Vorteile: einfache und zweckmäßige Symbole (Knoten und Pfeile) zur graphischen Darstellung der Vorgänge und der Folgen, einfacher, klarer und leicht abänderbarer struktureller Aufbau unter Nutzung aller Folgen, keine Scheinvorgänge, Netzpläne lassen sich durch Hinzufügung oder Streichung von Vorgängen schnell und leicht anderen Gegebenheiten anpassen. Verfeinerungen in der Netzplanung sind entsprechend den tatsächlich vorliegenden Verhältnissen mit Hilfe von je vier verschiedenen Folgen und Abständen möglich. Beliebig viele Spezifikationen lassen sich im unterteilten Vorgangskästchen übersichtlich unterbringen, z.b. Beschreibung des Vorganges, Anfangs und Endzeitpunkte, Vorgangsdauer, Pufferzeiten, Zuständigkeit, Kosten, Kapazitäten etc. Die Daten lassen sich bei integrierten Planungen sehr übersichtlich im Knoten darstellen 1.2. Methodisches Vorgehen Es müssen also in der Planungsperiode wichtige Entscheidungen vorbereitet und getroffen werden. Ein großer Vorteil der NPT ist also die gedankliche Zerlegung des zu planenden Projekts (Projektanalyse) in Unterprojekte, Arbeitpakete, sowie in die durchzuführenden

3 Thema: Projektmanagement Seite 3 von 6 Arbeiten mit ihren Vernetzungen (Ablaufstruktur) und Zeiten. Unter Verwendung des für jeden Vorgang prognostizierten Zeitbedarfs kann die Vorwärtsund Rückwärtsrechnung des Netzplanes vorgenommen werden. Ein sehr wichtiges Ergebnis, das aus der Durchrechnung des Netzplanes resultiert, ist die Ermittlung der kritischen und nichtkritischen Vorgänge. Die lückenlose Folge der kritischen Vorgänge ist der kritische Weg, der die Gesamtdauer des Projekts bestimmt. Er weist aus, wo im zeitlichen Ablauf des Projekts die Engpässe auftreten, also auf welche Vorgänge bei der Abwicklung besonders geachtet werden muss. Für die nichtkritischen Vorgänge können Zeitspannen ermittelt werden, innerhalb derer eine zeitliche Verschiebung dieser Vorgänge möglich ist, d.h. es können die auftretenden Pufferzeiten eines jeden Vorganges angegeben werden. Diese Pufferzeiten der nichtkritischen Vorgänge (Zeitreserven) sind insbesondere interessant für die Überwachung des Projektablaufs, da durch die Ausnutzung von Pufferzeiten nicht geplante Terminüberschreitungen unter Umständen kompensiert werden können. Aufgrund der zeitlichen Planung des Projekts ist es möglich, die termingerechte Bereitstellung der für das Projekt erforderlichen Potential und Repetierfaktoren in die Wege zu leiten. Neben der strukturellen und zeitlichen Planung der Projekte können weitere Probleme mit Hilfe der NPT gelöst werden. So ist es denkbar, dass die zunächst ermittelten Projektzeiten durch eine Beschleunigung verändert werden können, wobei ggfls. zusätzliche, aus der Verkürzung resultierende Kosten berücksichtigt werden müssen. Andererseits wird bei der Zeitplanung häufig die Existenz von Kapazitätsbeschränkungen vernachlässigt. So kann sich nachträglich herausstellen, dass der zunächst ermittelte Netzplan aufgrund beschränkter Finanzmittel, zu geringer Anlagenkapazitäten oder unzureichenden Arbeitskräftepotentials nicht realisierbar ist. In einer derartigen Situation muss u. U. die zunächst geplante Projektdauer verlängert werden, falls die Beseitigung der Engpass-Situation nicht durch eine Verschiebung von nichtkritischen Vorgängen möglich ist. Die Einbeziehung der Kosten und Kapazitäten macht die NPT zu einem umfassenden Planungsinstrument. Die integrierte NPT ist die beste und genaueste Methode zur Zeit-, Kosten und Einsatzmittelplanung, sowie zur Überwachung und Steuerung von Projekten. Bei mittleren und größeren Projekten werden zur Planung, Steuerung und Überwachung Computer mit entsprechenden Programmen eingesetzt. Besonders schnell und wirtschaftlich können die laufend erforderlichen Änderungen der diversen Pläne, Listen etc. vorgenommen werden Ablauf der Planung mit NPT Ein Projekt ist ein größeres, einmaliges, in sich geschlossenes Vorhaben, an dessen Planung, Steuerung und Durchführung z.b. mehrere Länder, Betriebe, Bereiche etc. beteiligt sein können. Die Projekte unterscheiden sich bezüglich ihrer Größe und Struktur erheblich voneinander.

4 Thema: Projektmanagement Seite 4 von 6 Handelt es sich um ein umfangreiches Vorhaben mit einer komplexen Struktur, so sollte die NPT als ein geeignetes Hilfsmittel für die Planung und Durchführung des Projekts benutzt werden. Im folgenden soll ein kurzer Überblick über den Ablauf der Projektplanungen mit Hilfe der integrierten NPT gegeben werden. Die geistige Auseinandersetzung und Durchdringung einer neuen Aufgabe (Projekt) beginnt mit der Strukturanalyse. Die Strukturanalyse eines Projekts ist dringend erforderlich, um die Struktur eines Vorhabens zu erkennen und um die Vernetzung der Arbeiten (Vorgänge) besser zu organisieren und zu koordinieren. Als Ergebnis der Strukturanalyse erhält man die Gliederung des Projekts mit den Teilprojekten, Arbeitspaketen. Bei der weiteren Detaillierung werden die Arbeitspakete in Vorgänge zerlegt. Alle Vorgänge mit ihren Vorgangs-Nummern und dem Vorgangsklartext werden aus dem Projektstrukturplan in eine Vorgangsliste übertragen. Bei der Festlegung der Vernetzung, also der Abhängigkeiten der Vorgänge voneinander, kann unterschiedlich vorgegangen werden: Entweder wird nach den Nachfolgern oder den Vorgängern eines jeden Vorganges gesucht. Die Ermittlung der Vernetzungen aller Vorgänge (Folgen) werden in die Vorgangsliste eingetragen. Danach erfolgt die Übertragung der Vorgänge mit ihren Folgen in den Ablaufplan. Bei dem einfachen Ablaufplan handelt es sich nur um Normalfolgen, also um Ende-Anfangs-Beziehungen. Alle anderen Folgen und die Abstände kommen nicht vor. Mit der Übertragung der Vorgangsdauer der einzelnen Vorgänge aus der Vorgangsliste in den Knoten des Ablaufplanes geht der einfache Ablaufplan in den einfachen Terminplan über. Anschließend kann der Netzplan durchgerechnet werden. Beim 1. Schritt, der Vorwärtsrechnung, werden die frühesten Zeitpunkte, beim 2. Schritt, der Rückwärtsrechnung, die spätesten Zeitpunkte aller Vorgänge berechnet. Nach der Durchrechnung des Netzplanes nimmt man folgende Auswertungen vor: Bestimmung der gesamten Pufferzeit eines jeden Vorganges, Bestimmung der freien Pufferzeit eines jeden Vorganges, Ermittlung der kritischen Vorgänge, Ermittlung des kritischen Weges, Zeichnerische Darstellung. Nichtkritische Vorgänge haben unterschiedliche freie und gesamte Pufferzeiten, d.h. sie sind zeitlich verschiebbar. Bei kritischen Vorgängen ist sowohl die freie, als auch die gesamte Pufferzeit gleich Null. Der kritische Weg gibt an, wo im zeitlichen Ablauf des Projekts Engpässe vorhanden sind, d.h. welchen Vorgängen bei der Abwicklung des Projekts besondere Aufmerksamkeit zu widmen ist. Alle Zeitpunkte der Vorgänge müssen kalendriert, d. h. auf Kalenderdaten umgerechnet werden, um die Arbeiten terminlich zu fixieren. Für die verfeinerten Ablauf und Zeitnetzplanungen stehen dem Netzplaner alle Folgen (Anordnungsbeziehungen) sowie alle positiven und negativen Zeitabstände bei der Erstellung von Netzplänen zur Verfügung. Mit diesem zusätzlichen Werkzeug der Folgen und Zeitabstände hat der Netzplantechniker das notwendige Werkzeug in der Hand, um einen genauen und praxisnahen Plan für die Abwicklung eines Projektes zu erstellen. Die integrierte Netzplanung umfasst außer der Zeitplanung zusätzlich die Kapazitäts- und

5 Thema: Projektmanagement Seite 5 von 6 Kostenplanungen. Im Rahmen der Kapazitäts- bzw. Beschäftigungsplanung wird entweder eine Prognose der Kapazitätsbeanspruchung bei vorgegebenem Projektzeitplan vorgenommen oder der Projektablauf so bestimmt, dass bei Einhaltung vorgegebener Kapazitätsgrenzen eine minimale Projektdauer erreicht wird. Die Kostenplanung umfasst die Minimierung der Projektkosten bei einem vorgegebenen Kostenbudget. Die Kostenkontrolle ist neben der Erlöskontrolle Teil der Erfolgskontrolle eines Unternehmens. Die Überwachungsphase beginnt mit dem Projektstart. Bis dahin muss die Planungsphase abgeschlossen sein. Der Überwachung und Steuerung von Projekten kommt ein hoher Stellenwert zu. Es müssen nun alle Pläne in die Praxis übertragen werden. Das bedeutet, dass z.b. die geplanten Termine (Soll) mit der Realität, also mit den tatsächlich eingehaltenen Terminen (Ist) laufend verglichen werden, um die geplanten Vorgaben vor Ort umzusetzen bzw. einzuhalten. Bei Abweichungen des tatsächlichen Zustandes von dem geplanten muss durch geeignete Maßnahmen, z.bsp. durch Änderungen des Netzplanes, in den Projektablauf eingegriffen werden. Nach eingetretenen Änderungen werden alle Pläne und Arbeitslisten aktualisiert. Die Projektplanung und -steuerung sollte durch Simulationen und die Möglichkeit, Simulationsdaten in den Stammdatenbestand zu übernehmen, unterstützt werden. Für die Ausgabe der Planungsergebnisse in tabellarischer oder grafischer Form werden Standardfunktionen erwartet. Besonders Grafiken sind für ein erfolgreiches Projektmanagement wichtige Kommunikationsmittel. Bei den Planungen mit NPT kommen qualitativ unterschiedliche Arbeiten auf die Planungsfachleute zu. Die unterschiedlichen Anforderungen an das Planungspersonal müssen differenziert eingeordnet werden. Zu den anspruchsvolleren Arbeiten gehören im einzelnen die Strukturanalyse, die Ermittlung der Abhängigkeiten der Vorgänge voneinander, die Berechnung der Dauer eines jeden Vorganges und die Beurteilungen der Planungsergebnisse z.bsp. der diversen Pläne und Listen. Weniger anspruchsvolle Arbeiten sind z.b. die Durchrechnung des Netzplanes, die Kalendrierungen, das Zeichnen sämtlicher Pläne und Erstellung der Arbeitslisten nach vorher festgelegten Auswahlkriterien, die Dokumentation, die Aktualisierung aller Planungsunterlagen.

6 Thema: Projektmanagement Seite 6 von Grundschema der Planung mit Hilfe der NPT RPOJEKTANALYSE PROJEKTSTRUKTURPLAN VORGANGSLISTE Aktivitäten Dauer Abhängigkeiten NETZPLAN BALKENPLAN ABLAUFPLAN Zeitliche Ordnung des Projektes LINIENDIAGRAMM ZYKLOGRAMM KAPAZITÄTSPLAN KOSTENPLAN Optimierung der Pläne Optimierter Ablauf Optimierter Kapazitätseinsatz Kostenoptimierung AUSFÜHRUNGSPLÄNE Arbeitslisten Budgetierung Sollvorgaben PROJEKTDURCHFÜHRUNG Ist-Erfassung Plankorrektur Abrechnung CONTROLLING Soll-Ist-Vergleich Entscheidungsvorbereitung Entscheidungskontrolle