Damit Know-how nicht in Rente geht sollte explizites Wissen gespeichert werden.

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1 Damit Know-how nicht in Rente geht sollte explizites Wissen gespeichert werden. Herbstkonferenz Nova.PE Bochum, 17. Oktober 2007 Teilprojekt IT-gestütztes Wissensmanagement Dr. Gila Brandt-Herrmann (Universität Dortmund, ZfW) 1

2 Kernaussagen Wissen bewahren heißt Wissen erarbeiten Wissen erarbeiten heißt in die Arbeitsprozesse eintauchen Benefit: Organisiertes Miteinander endlich sich mal Zeit nehmen Austausch zwischen erfahrenen und weniger erfahrenen Mitarbeitern den am Gesamt-Arbeitsprozess Beteiligten (Blick über den Tellerrand) Entdecken stiller Mitarbeiter als Ressourcen 2

3 Herausforderungen a) Über die eigene Arbeit zu sprechen ist ungewohnt und wird kaum durch eigene Unterlagen unterstützt b) Mitarbeiter haben wenig Routine mit dem Dokumentieren ihrer Erfahrungen und ihres Wissens c) Beschreibungen zur Informationsaufnahme und -verarbeitung sind eher unüblich Auf der anderen Seite Hohe Mitteilungs- und Mitwirkungsbereitschaft insbesondere bei langjährigen Mitarbeitern Informationsüberflutung für die Moderatoren 3

4 Wissensmanagement startet in den teilnehmenden Unternehmen Mit einem konkreten Arbeitsprozess, der verbessert werden soll nicht mit einer Strategie Eher mit einem Blick zurück seltener mit einer globalen Zukunftsvision Mit einer Analyse von Arbeitsprozessen nicht mit dem Identifizieren und Sammeln von Wissensbausteinen Indem man versucht, die Arbeit der Beschäftigten zu verstehen und ihr Wertschätzung entgegenbringt 4

5 Anlässe zur Einführung von Wissensmanagement Konkreter Anlass Mitarbeiterwechsel etc., Dokumentation der Arbeitsprozesse, Qualität von Produkten und Dienstleistungen, Kundenbeziehung, Kommunikation zwischen unterschiedlichen Bereichen, Zusätzlicher Benefit Erhöhte Motivation der Mitarbeiter, Reflexion der Arbeitsprozesse, Permanente Innovationsprozesse, Verfügbarkeit von Technologie, 5

6 Die Vorgehensweise (Zentrum für Weiterbildung) + => Moderierte Workshops Arbeitsprozesse im Mittelpunkt Darstellung der Arbeitsprozesse mit Hilfe einer semistrukturierten Modellierungs-Notation ( Wissensbasis Nutzungsvereinbarung Nutzerschulung 6

7 Wissen bewahren heißt Wissen erarbeiten die wesentlichen Schritte Vorbereiten der Workshops Workshop 1 Workshop 2 Entwicklung, Analyse und Diskussion des Arbeitsprozesses anhand graphischer Darstellungen Schritt für Schritt Aufgabe des Moderators Vorbereitete Fragen stellen, auf Besonderheiten eingehen Bezug zum Arbeitsprozesmodell herstellen Probleme, Kommentare Entwürfe, Dokumente sammeln Visualisierung der Erläuterungen, Modellierung Workshop n Ergebnisse: graphische Beschreibungen, Anmerkungen, Audio- Aufnahmen, Fotos, Arbeitsunterlagen Ideen zur Optimierung der Arbeitsaufgaben 7

8 Moderator Wesentliche Aktivitäten zwischen den Workshops (Zentrum für Weiterbildung) Transkription der Audio-Aufnahme Analyse der gesammelten Arbeitsdokumente Extrahieren von Dokumenten als Entwurf für das WM-System Überarbeiten der Diagramme Teilnehmende Firmen Hinzufügen von Dokumenten zur Wissensbasis Prüfen und Verbessern der Dokumente Strukturierung und Füllen des Glossars (mit Moderator) Erste organisatorische Veränderungen 8

9 Wissen erarbeiten heißt, in den Arbeitsprozess eintauchen Mit welchen Aktivitäten startet der Arbeitsprozess? Welche Aktivitäten folgen darauf oder werden durch andere Aktivitäten vorbereitet? Durch welche Rolle werden diese Aktivitäten ausgeführt? Welche Hilfsmittel und Dokumente werden benötigt? Welche Informationen werden durch welche Aktivitäten erzeugt? Aufgrund welcher Bedingungen erfolgen die Aktivitäten? Welche Vereinbarungen sind dazu notwendig? Weitere Gesichtspunkte: Was sind die administrativen bzw. koordinierenden Tätigkeiten? Normal- vs. Ausnahmefall 9

10 Eine Herausforderung (Zentrum für Weiterbildung) für alle Beteiligten vom Konkreten zum Abstrakten und umgekehrt 10

11 Einige Ergebnisse im Einzelnen 11

12 Wissensmanagementsystem (Zentrum für Weiterbildung) Knowledge Café: Glossar 12

13 Darstellung der Arbeitsprozesse Rollen Aktivitäten und Prozesse Informationen und Dokumente 13

14 Darstellung eines einzelnen Aufgabenbereiches 14

15 Wissensmanagementsystem (Zentrum für Weiterbildung) Knowledge Café: Glossar 15

16 Wissensmanagement- Zusammenfassung (Zentrum für Weiterbildung) Wissen zu erarbeiten bedeutet in die Arbeitsprozesse einzutauchen. Das ist der Motor der Wissensexplizierung Wenn Beschäftige es erleben, dass sie ihre eigene Arbeit von mal zu mal besser verstehen, dann ist dies ein Beitrag zur dauerhaften Etablierung von Wissensmanagement Dauerhafte Etablierung von Wissensmanagement heißt: Die Arbeit der Projektgruppen ernst nehmen, darauf aufbauen und die Erarbeitung von Wissen fortsetzen Weitere Arbeitsprozesse und Mitarbeiter einbeziehen Vom Piloten zur unternehmensweiten Wissensbasis Für uns ist alles so normal - war schön, zu sehen, 16 wie kompliziert das an sich ist (O-Ton aus einer Projektgruppe)