Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP)

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1 Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP) BQ_03_03 -Anwenden von Präsentationstechniken BQ_03_03_I - Aufgaben der Präsentation Folie 1 Präsentation und Kommunikation Der Unterschied zwischen dem richtigen Wort und dem beinahe richtigen ist derselbe Unterschied wie zwischen dem Blitz und einem Glühwürmchen. Mark Twain Folie 2 MIKP_BQ_03_03 1

2 Informationsfluss bei einer Präsentation Folie 3 Der Präsentator hat immer zwei Ziele Sachliche Präsentations-Ziele: die anderen sollen verstehen, welchen Nutzen seine Idee für potenzielle Interessenten und für sie selbst hat die Zuhörer sollen seine Ideen akzeptieren die Adressaten der Präsentation sollen sich für seine Idee entscheiden Folie 4 MIKP_BQ_03_03 2

3 Der Präsentator hat immer zwei Ziele Persönliche Präsentations-Ziele: der Präsentator will Anerkennung als Fachmann der Präsentator will Bestätigung als Mensch Folie 5 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Präsentation 1.) Adressatenanalyse: Wen habe ich vor mir? Auf welchem Niveau kann ich präsentieren? Welche Zeit habe ich zur Verfügung Folie 6 MIKP_BQ_03_03 3

4 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Präsentation 2.) Fachlich gut vorbereitet sein: Stichwortmanuskript o.k.? Raum und Medien vorbereitet? Funktioniert die Technik? Folie 7 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Präsentation 3.) Mental gut vorbereitet sein: ausgeschlafen positive Stimmung munter, agil, innerlich aufgeräumt Folie 8 MIKP_BQ_03_03 4

5 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Präsentation 4.) In der Präsentationstechnik geübt sein: Vorher: üben, üben, C Helfer suchen! (Kollegen, Familie) Vortragsweise, Wortwahl Folie 9 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Präsentation 5.) Visualisierungsmittel vorbereiten: Overheadprojektor/Folien, Flipchart, Wandtafel, Pinnwand, PC/Beamer Folie 10 MIKP_BQ_03_03 5

6 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Präsentation Einfachheit Kürze und Prägnanz zusätzliche Stimulanz Gliederung und Ordnung Folie 11 Rhetorisch-methodische Bedingungen Körpersprache Blick Mimik Gestik Haltung (Kleidung) Folie 12 MIKP_BQ_03_03 6

7 Rhetorisch-methodische Bedingungen Die Körpersprache sollte das gesprochene Wort unterstützen: Die Intensität der Körpersprache (Gestik, Mimik) sollte der Situation angemessen sein (kleiner/großer Teilnehmerkreis usw.) Folie 13 Rhetorisch-methodische Bedingungen Zwei amerikanische Verhaltensforscher stellten fest, dass die emotionale Akzeptanz dessen, was wir sagenc zu 55% auf Mimik und Gestik zu 38% auf der Sprachmelodie und nur zu 7% auf dem sachlichen Inhalt basiertc Folie 14 MIKP_BQ_03_03 7

8 Rhetorisch-methodische Bedingungen Sprache kurze Sätze wenig Fremdwörter Vergleiche und Beispiele bringen keine zu ausgeprägte Dialektfärbung Folie 15 Rhetorisch-methodische Bedingungen Sprache Fachbegriffe vermeiden oder erklären Konjunktiv, Mode-, Schlag-und Füllwörter vermeiden Wichtiges an den Satzanfang stellen und ggf. wiederholen Folie 16 MIKP_BQ_03_03 8

9 Rhetorisch-methodische Bedingungen rhetorische Fragen Welche Schlüsse ziehen wir daraus? Können wir nun dieser Aussage zustimmen oder nicht? Das ist unsere Ausgangssituation. Welche Nachteilesind nun zu erwarten?... Folie 17 Rhetorisch-methodische Bedingungen Sprechtechniken Schnellsprechsätze Schachtelsätze (Kleine Sammlung) Folie 18 MIKP_BQ_03_03 9

10 Arten der Aufnahme von Information Folie 19 Lernen Folie 20 MIKP_BQ_03_03 10

11 Arten der Aufnahme von Information Textelemente Überschriften Listen (Aufzählungen) Tabellen sinnvolle Gruppierung der Informationen... Folie 21 Arten der Aufnahme von Information Graphische Elemente Diagramme Mindmap Informationsgraphiken Folie 22 MIKP_BQ_03_03 11

12 Arten der Aufnahme von Information Graphische Elemente Diagramme Kreis-oder Tortendiagramme (Anteilige Verhältnisse können verständlich dargestellt werden) Folie 23 Arten der Aufnahme von Information Graphische Elemente Diagramme Balken- oder Säulendiagramme (Relative Größen können optimal aufgezeigt werden) Folie 24 MIKP_BQ_03_03 12

13 Arten der Aufnahme von Information Graphische Elemente Diagramme Kurven-oder Liniendiagramme (Veränderliche Beziehungen können visualisiert werden) Folie 25 Arten der Aufnahme von Information Graphische Elemente Mindmap (-ping) Folie 26 MIKP_BQ_03_03 13

14 Informationsgraphiken Folie 27 Informationsgraphiken Folie 28 MIKP_BQ_03_03 14

15 Arten der Aufnahme von Information Multimediale Elemente Filme Historische Tondokumente Musik Folie 29 Arten der Aufnahme von Information BILD...hafte Kommunikationsmittel Folie 30 MIKP_BQ_03_03 15

16 Arten der Aufnahme von Information Begleitmaterial Präsentation (ausgedruckt) Notizen zur Präsentation Handouts Folie 31 Zielgerichtete Informationsvermittlung Einsatz von Methoden und Medien Vorträge und Referate Belehrungen und Unterweisungen Reden zu festlichen Anlässen Moderationen Folie 32 MIKP_BQ_03_03 16

17 Zielgerichtete Informationsvermittlung Einsatz von Methoden und Medien Produktpräsentationen Betriebsversammlungen Workshops Veranstaltungen zur Ideenfindung und Diskussion Folie 33 Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP) BQ_03_03 -Anwenden von Präsentationstechniken BQ_03_03_II -Planung und Vorbereitung einer Präsentation Folie 34 MIKP_BQ_03_03 17

18 Planung und Vorbereitung einer Präsentation Folie 35 Ziele der Präsentation, Präsentationsthema Was soll das Resultat der Präsentation sein? Was sollen die Teilnehmer anschließend denken und/oder tun? Worüber soll informiert werden? Welcher Nutzen soll angeboten werden? Folie 36 MIKP_BQ_03_03 18

19 Adressatenanalyse, Zielgruppenanalyse Hilfreich ist die SIE-Formel S ituation: Wie viele Personen? Welches Alter? Welches Geschlecht? Welche Sprache? I nteresse: Was erwarten die Zuhörer? Welche Einstellungen bringen Sie mit? Gemeinsamkeiten und Interessen? E igenschaften: Bildung? Ausbildung? Beruf? Welche Medien passen? Kulturelle Besonderheiten? Folie 37 Inhaltliche Vorbereitung der Präsentation Die Stoffauswahl, die Bewertung und die Verdichtung einzelner Themenpunkte erfolgen in Verbindung mit der Zielsetzung und der Adressatenanalyse. Empfehlungen dazu: Der Stoffinhalt und umfang lässt sich über die SAGE-Formel gestalten: Folie 38 MIKP_BQ_03_03 19

20 Inhaltliche Vorbereitung der Präsentation Vorbereitung der Inhalte Stoff und Material sammeln Sortieren und Zuordnen Auswählen und Komprimieren Visualisieren der Inhalte Folie 39 Planung und Vorbereitung einer Präsentation Folie 40 MIKP_BQ_03_03 20

21 Planung und Vorbereitung einer Präsentation Agenda festlegen, Pausen während des Vortrags einkalkulieren rechtzeitiges Versenden bzw. Aussprechen der Einladung mit Agenda Reservierung der entsprechenden Besprechungsräume technische und sonstige Hilfsmittel vor der Präsentation überprüfen Folie 41 Organisatorische Aufgaben Raum mit einer angemessenen Größe möglichst ruhige und ungestörte Lage passende Lichtverhältnisse für die gewählten Medien und Methoden Belüftung / Klimatisierung möglichst U Form Anordnung Folie 42 MIKP_BQ_03_03 21

22 Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP) BQ_03_03 -Anwenden von Präsentationstechniken BQ_03_03_III -Durchführung einer Präsentation Folie 43 Aufteilung der Abschnitte Einleitung 10 15% Hauptteil 75 85% Schlussteil 5 10% Eröffnung Folie 44 MIKP_BQ_03_03 22

23 Eröffnung Selbstpräsentation Haltung, Körpersprache, Kleidung die ersten WorteC der Redner muss zu diesem Zeitpunkt sein Lampenfieber überwunden haben Folie 45 Eröffnung Begrüßung und Anrede ein origineller Anfangssatz, eine provokante oder überraschende Äußerung Formulierung des Präsentationsziels und eine schematische Inhaltsangabe Folie 46 MIKP_BQ_03_03 23

24 Hauptteil (systematische) Darstellung des Themas) 1. Interesse wecken 2. Sagen worum es geht 3. Begründen und Beispiele bringen 4. Fazit formulieren 5. Zum Handeln auffordern Folie 47 Hauptteil Sprachtempo mit angemessenen Pausen stimulierende Sprachweise (Zuhörerermüdung) Kontakt mit den Zuhörern Folie 48 MIKP_BQ_03_03 24

25 Hauptteil geeignete Beispiele, bildhalfte Darstellung keine langen Schachtelsätze sparsamer Umgang mit: Fremdworten, Fachbegriffen, Modeworten Folie 49 Hauptteil Blickkontakt Mimik und Gestik Stimme Folie 50 MIKP_BQ_03_03 25

26 Schlussteil Fazit ziehen, evtl. eine oder mehrere Aufgaben mit auf den Weg geben Zusammenfassung Wiederholung Diskussion Feedback Folie 51 Schlussteil Zusammenfassung Wiederholung Diskussion Feedback Folie 52 MIKP_BQ_03_03 26

27 Schlussteil Folie 53 Klassische Präsentationsmedien Overheadprojektor und Folien Diaprojektor und Dias Flipchart Pinnwand oder Magnettafel Tafel oder Whiteboard Modelle Folie 54 MIKP_BQ_03_03 27

28 Moderne Präsentationsmedien PC und Beamer PC, Monitor und LAN Fernsehgerät (TV, Video, DVD) Folie 55 Stichwortkarten Format und Material Ordnungsprinzip Gestaltung Inhalt Folie 56 MIKP_BQ_03_03 28

29 Durchführung einer Präsentation Stichwort- Manuskript Folie 57 Folien nach einem einheitlichen Schrift- und Farbschema gestalten Folien unter realen Bedingungen testen eindeutigen Folientitel verwenden fünf bis acht Aussagen pro Folie Folie 58 MIKP_BQ_03_03 29

30 Achten Sie auf die richtige Schriftgröße! Folie 59 Firmenlogo-/farben (Corporate Identity/Design) Corporate Identity oder kurz CI (von engl. corporation Gesellschaft, Firma und engl. identity,identität ) bezeichnet die Identität eines Unternehmens. Die Unternehmensidentität ist die Gesamtheit der kennzeichnenden und als Organisation von anderen Unternehmen unterscheidenden Merkmale. Folie 60 MIKP_BQ_03_03 30

31 Blickkurve über eine Folie Folie 61 Gestaltungsempfehlungen für Folien Folien nach einem einheitlichen Schriftund Farbschema gestalten Schriftgröße von min 16pt (???) Folien unter realen Bedingungen testen eindeutigen Folientitel verwenden fünf bist acht Aussagen pro Folie Folie 62 MIKP_BQ_03_03 31

32 Fehlerquellen zu viele Fakten in zu kurzer Zeit verteiltes Material, das von der Präsentation ablenkt zu schnelles Reden fehlender Blickkontakt Folie 63 Unterbrechungen und Störungen Störungen aus dem Kreis der Zuhörer Teilnahmslosigkeit Zwischenfragen und Einwände Folie 64 MIKP_BQ_03_03 32

33 Unterbrechungen und Störungen mögliche Methoden in den geplanten Ablauf zurück zu finden... den letzten Satz oder den letzten Punkt noch einmal wiederholen sich am Material oder Stichwortzettel orientieren mit dem nächsten Punkt der Präsentation weitermachen offen Fragen an die Zuhörer stellen Folie 65 Fragetechniken Erkundungsfragen Streitfragen Beurteilungsfragen Suggestivfragen (rhetorische Frage) Entscheidungsfragen Folie 66 MIKP_BQ_03_03 33

34 Fragetechniken offene Fragen (W-Fragen) geschlossene Fragen (Alternativfragen) Folie 67 Die -Warum?- Fragen 1. Frage: Warum steht die Maschine still? Antwort: Die Sicherung ist wegen Überlastung durchgebrannt. 2. Frage: Warum kommt es zu Überlastung? Antwort: Das Lager war nicht richtig geölt? 3. Frage: Warum war das Lager nicht richtig geölt? Antwort: Die Ölpumpe hat nicht richtig gearbeitet? 4. Frage: Warum hat die Ölpumpe nicht richtig gearbeitet? Antwort: Die Pumpenachse war verschlissen. 5. Frage: Warum war die Pumpenachse verschlissen? Antwort: Es kam Dreck ins Lager. Gegebenenfalls weiterfragen bis die eigentliche Ursache aufgedeckt ist. Erst jetzt kann man die eigentliche Ursache beseitigen anstatt z.b. die Sicherung auszuwechseln, die dann sofort wieder durchbrennt. Folie 68 MIKP_BQ_03_03 34

35 Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP) BQ_03_03 -Anwenden von Präsentationstechniken BQ_03_03_IV -Nachbereitung einer Präsentation Folie 69 Nachbereitung einer Präsentation Auswertung der Ergebnisse Was wurde gut oder schlecht Vorbereitet? Was wurde gut oder schlecht präsentiert? Was sollte verbessert oder ausgebaut werden? Folie 70 MIKP_BQ_03_03 35

36 Nachbereitung einer Präsentation Auswertung der Ergebnisse Welche Bilanz ist zum Medieneinsatz zu ziehen? Was sollte in der nächsten Präsentation weggelassen werden? Folie 71 Nachbereitung einer Präsentation Auswertung der Ergebnisse Welche Ziele wurden mit der Präsentation erreicht? Wie sind die Inhalte bei der Zielgruppe angekommen? Folie 72 MIKP_BQ_03_03 36

37 Nachbereitung einer Präsentation Folie 73 Einige Grundgedanken zur Präsentation Folie 74 MIKP_BQ_03_03 37