Beschreibung der Kassensoftware Provendis Gastrokasse ab Version 3.9

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1 Beschreibung der Kassensoftware Provendis Gastrokasse ab Version 3.9 Zur Kassenrichtlinie 2012 zum Thema Einrichtung nach 131 BAO - E 131 in Österreich Softwarestand Provendis Gastrokasse zum Hersteller: Krocker Systemhaus/Provendis Software Rosa-Luxemburg-Straße Naumburg Deutschland Tel.: Fax: kis@krocker-systemhaus.de Internet: Kassentyp Das Kassensystem Provendis Gastrokasse 3.9 ist ein Windows-PC-basiertes Kassensystem mit zwei per Passwort geschützten MS-ACCESS-Datenbanken (Hauptdatenbank und Fiskaldatenbank) und entspricht einer Kasse Typ 3 gemäß der Kassenrichtlinie Die Datenpasswörter werden den Kassennutzern nicht mitgeteilt. Das System ist in den Varianten Basic und Professionell einzelplatzfähig und in der Variante UNL mehrplatzfähig. Die Daten werden chronologisch auf einem der vernetzten Systeme abgespeichert (Datenbank-Server in der Regel auf dem Hauptkassen-PC). Weiterhin gibt es die Möglichkeit, einen WLANbasierten PDA zur Bestellannahme und Abrechnung zu verwenden. Die solcherart erfassten Daten werden in Echtzeit ebenfalls in der Datenbank des zentralen Servers abgespeichert. 1. Erfassungen, Geschäftsfälle, Belege 1.1. Es wird in jedem abgeschlossenen Geschäftsfall ein Beleg erteilt (Rechnung oder Kassenbon), der eine fortlaufende Erfassungsnummer (Rechnungsnummer) erhält. Der Ausdruck kann während der Abrechnung vom Bedienpersonal unterdrückt werden, jedoch ist ein Nachdruck einer Rechnung jederzeit möglich. Die Speicherung der Daten erfolgt chronologisch mit gleichzeitiger Speicherung von Datum und Uhrzeit, abrechnender Kasse und Mitarbeiter. Dadurch ist es möglich, jede Transaktion einem Mitarbeiter und einer Kassenstation zuzuordnen Jede Buchung wird vom System erfasst. Die Speicherung der Eingabe zur weiteren Verarbeitung erfolgt entweder mit der Taste X- Buchen und Abmelden, Tisch schließen(esc) oder Total -F10. Eine falsche Artikelauswahl (Vertipper) kann vor dem ausführen der Bestellung, also betätigen der vorgenannten Tasten, folgenlos gelöscht werden. Diese Vertipper werden nicht erfasst. Erfolgt eine Artikellöschung nach Ausführung der Bestellung, wird dieser Vorgang detailliert als Storno erfasst und gespeichert. Buchungen aufs Haus (Eigenverbrauch) hingegen werden intern sofort gesondert gespeichert 1.3 Nachträglich stornierte oder korrigierte Rechnungen werden als eigener Einträge innerhalb der Datenbank erfasst, so das auch bei diesen eine eindeutige Zuordnung von Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und Kassenplatz gegeben ist.

2 1.4. Am Ende eines Tages (oder jeweils zum Kassenschluss) kann für eine frei wählbare Zeit ein Kassenbericht erstellt werden. Dieser enthält neben der Angabe des Zeitraums auch Datum und Uhrzeit der Erstellung dieses Kassenberichts. Die Erstellung dieses Kassenberichts ist für die Erfassung in der Buchhaltung zwingend erforderlich, da die Kassensoftware keinerlei Schnittstellen zu einer Finanzbuchhaltung hat, und daher als Grundlage dafür dieser Kassenbericht genommen werden muss. Dieser Kassenbericht enthält ebenfalls Angaben über die Anzahl und Summe der durchgeführten Stornos und Aufs-Haus-Buchungen sowie über eventuell nachträglich stornierte oder korrigierte Rechnungen (siehe untenstehendes Faksimile eines Kassenberichts). Des Weiteren sind Kassenberichte getrennt nach Stationen oder Mitarbeitern möglich. 1.5 Kassenabschluss (über Kassenmenü): Der Kassenabschluss fixiert alle bis zu diesem Zeitpunkt erstellten Abrechnungen. Somit sind keine Änderungen in Form von Rechnungs- storno, -korrektur, -zurück, -umbuchung, - zahlartänderungen mehr möglich. Alle Rechnungsdaten bleiben dabei erhalten. Der Abschluss erhält eine fortlaufende Nummer und steht in der Verwaltung zur erneuten Ansicht bzw. Ausdruck zur Verfügung.. Vor der Ausführung der Funktion erfolgt eine Mitarbeiterabfrage hinsichtlich der entsprechenden Rechte.

3 1.6. Die Gastrokasse enthält ebenfalls ein Berechtigungssystem, in dem den Mitarbeitern unterschiedliche Berechtigungen zugewiesen werden können. So kann z.b. das Korrigieren oder Stornieren von Rechnungen nur mit einer speziellen Berechtigung durchgeführt werden, ebenso das Ausführen eines Kassenberichts. Nähere Informationen dazu im Handbuch Die obigen Ausführungen treffen ebenfalls zu, wenn statt der PC-Eingabe der optional erhältliche WLAN-fähige PDA mit installierter Gastrokasse Mobil verwendet wird. Die einzigen Daten, die direkt auf dem PDA gespeichert werden, sind die Stammdaten wie Mitarbeiter, Artikeldaten oder Stationsdetails. Diese werden beim Programmstart vom Datenbankserver geholt, damit während des Betriebs des PDAs der Datentransfer entsprechend schnell ablaufen kann. 2. Fiskaljournal/Fiskallog, Das Fiskaljournal, im Sinne einer losgelösten Erfassung von Geschäftsfällen außerhalb der Datenbank wird in der Version 3.9 zusätzlich geführt. Die Provendis Gastrokasse verwendet auf Grund der unterschiedlichen Einsatzländer die Begriffe Fiskaljournal und Fiskallog für die absolut identische Funktion. Im Fiskaljournal der Gastrokasse werden alle gesetzlich geforderten Daten aufgezeichnet. Dabei kann der Umfang der Aufzeichnung nicht eingeschränkt oder verändert werden(ausnahme siehe Anmerkung weiter unten). Die Vollständigkeit aller Aufzeichnungen kann über fortlaufend vergebene Nummerierungen geprüft werden. Alle Vorgänge im Kassensystem werden sofort nach Ausführung in das FiskalLog eingetragen. Alle Änderungen in den Stammdaten oder der Konfiguration der Gastrokasse werden im FiskalLog vermerkt. Das FiskalLog wird parallel zur Datenbank der Gastrokasse gespeichert und besitzt als Schutz vor Veränderungen einen Passwortschutz. 2.1 Fiskallog/Fiskaljournaldaten Änderung von Konfigurationseinstellungen und Stammdaten Im FiskalLog werden ausgehend vom Anfangsbestand, alle Änderungen von Konfigurationseinstellungen und Stammdaten vermerkt. Dabei wird auch der Zeitpunkt der Änderung erfasst. Da die erforderlichen Stammdaten stets Bestandteil der aufgezeichneten Daten sind, lassen sich anhand der Protokollierung und den Log-Einträgen vor und nach dem Änderungszeitpunkt alle Abläufe nachvollziehen. Änderungen in den Konfigurationseinstellungen können den Umfang der Aufzeichnungen des FiskalLog in keiner Weise beeinflussen. Es besteht von Seiten der Software keine Möglichkeit, das FiskalLog zeitweise zu deaktivieren, im Umfang einzuschränken oder ähnliches. Bei einem Wechsel einer Datenbank (z.b. Filial- oder Schulungsmodus) werden weiterhin alle Vorgänge im gleichen FiskalLog aufgezeichnet. Im FiskalLog werden alle Daten linear hinzugefügt. Es besteht software-technisch keine Möglichkeit, unregistriertdaten nachträglich einzufügen bzw. zu löschen. Durch die fortlaufende, automatische Indizierung aller Datensätze lässt sich die Vollständigkeit einfach überprüfen.

4 Buchungs- und Abrechungsdaten Tisch- bzw. Kundenbuchungen Alle Buchungsvorgänge von Artikeln werden mit ihren Details erfasst. Das erfolgt unabhängig davon, ob dieser Vorgang dann mit einer Rechnungslegung endet oder als vorläufige offene Buchung bestehen bleibt. Rechnungen Alle Rechnungsdetails, die zu Einnahmen (Bar, Karte, Debitor) führen, werden komplett aufgezeichnet. Gleiches gilt für eventuelle Stornierungen bzw. Rechnungskorrekturen. Nachträgliche Änderungen von Zahlarten zu einer Rechnung, die Umbuchung einer Rechnung von einem Tisch auf einen Kunden oder ein Zimmer wird erfasst. Ausnahme: Aufgrund der Nutzung der Provendis Gastrokasse in mehreren Ländern, mit den daraus resultierenden unterschiedlichen Fiskalanforderungen, ist das Fiskaljournal für Buchungs- und Abrechnungsdaten im Auslieferzustand der Software deaktiviert. (z.b. ist in Deutschland das Fiskaljournal erst an 2017 Pflicht) Die Aktivierung erfolgt bei der aktuellen Softwareversion ausschließlich auf Anfrage und mit Hilfe des Provendis Supports einmalig und unwiderruflich. 3. Kontrollmöglichkeiten, Datenexport 3.1. Die verwendete Datenbank ist Passwort-geschützt. Dadurch wird verhindert, daß die Daten direkt über MS-ACCESS manipuliert werden können. Durch die vom System fortlaufend vergebene Rechnungsnummer ist ein nachträgliches Löschen von Rechnungen nicht möglich, ohne das es bei einer Kontrolle auffallen würde. Dieses Passwort wird von Provendis Software nur auf ausdrückliche Anforderung und entsprechender rechtlicher Belehrung mit Unterschrift zur Verfügung gestellt. Diese Übermittlung ist bei Provendis Software dokumentiert Entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt kann zu jeder Zeit eine Übersicht über die bereits erstellten Rechnungen (einschließlich aller Rechnungsdetails) über den Menüpunkt Rechnungsübersicht erstellt werden. Ein Ausdruck dieser Rechnungsübersicht ist allerdings ist möglich - siehe Rechnungsjournal, Berichtscenter und Fiskalschnittstelle 3.3 Der Inhalt der Datenbank kann mit einer verschiedenen vorprogrammierten und frei editierbaren Abfragen innerhalb des Berichtssystems dargestellt, gedruckt und exportiert werden. Dieses Berichtssystem ist frei konfigurierbar, so dass die Daten (entsprechende MS-SQL-Kenntnisse vorausgesetzt) in jeder beliebigen Form und Verknüpfung exportiert werden können. Über das Berichtscenter können die Daten nur gelesen. Eine Änderung der Datenbestände ist ausgeschlossen. Ergänzend dazu steht in der Verwaltung der Gastrokasse eine Fiskal- Schnittstelle für den Export der Stamm- und Bewegungsdaten (Artikel, Personal, Rechnungen, Stornos und Kassenabschlüsse, allenfalls eingeschränkt auf einen wählbaren Zeitraum) im Format XML, CSV oder XLS integriert, so dass dafür keine SQL-Kenntnisse erforderlich sind.

5 ANHANG Versionshistorie Gastrokasse ( ) Neu: Anzeige einer Zweitwährung auf dem RE-Bon Änderung: Schriftformtierung auf dem RE-Bons Bugfix: Kennzeichnung der HappyHourumsätze für spezielle Auswertungen Gastrokasse ( ) Neu: weitere Optimierung der Software für die Tabletnutzung Bugfix: Speicherfehler von Sonderzeichen im Fiskaljournal Bugfix: Ausdruck des Rechnungsjounales (Druckposition) Gastrokasse 3.9 ( ) Veröffentlichung