Kapitel 6 Löhne und Gehälter

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1 Kapitel 6 Löhne und Gehälter Die Lohnabrechnung Die Verbuchung der Lohnabrechnung * Spezialfälle * Aufgaben

2 In diesem Kapitel lernen Sie eine Lohnabrechnung zu erstellen. Versicherungsabzüge zu berechnen. Personalkosten zu ermitteln. eine Lohnabrechnung zu verbuchen. Spezialfälle zu erfassen und zu buchen.

3 139 Kapitel 6 Löhne und Gehälter 6.1 Die Lohnabrechnung EINFÜHRUNGSBEISPIEL Nachfolgend ist die Lohnabrechnung von Peter Schwarz, kaufmännischer Angestellter und ledig, wiedergegeben. Personal-Nr Aarau/Olten / 55 LOHNABRECHNUNG Persönlich Herr Schwarz Peter Tramstrasse Suhr Bezeichnung Basis/Anzahl Anzahl Betrag 1 Montasgehalt BRUTTO AHV, IV, EO-Betrag 2 ALV-Beitrag 3 PK-Beitrag 4 Nichtberufsunfall 5 Sozialabzüge ,125% 1,10% 6,50% 0,50% Anzahlungsbetrag PC Aarau Gesamt Erklärungen zur Lohnabrechnung (Stand ) 1 Bruttolohn gemäss Arbeitsvertrag (evtl. plus Kinder- und Ausbildungszulagen) 2 5 Sozialversicherungsabzüge Auf Lohn- und Gehaltszahlungen1 sind Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten, wobei diese zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt werden. Es sind folgende Sozial versicherungsbeiträge zu berücksichtigen: 2 Die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), die Invalidenversicherung (IV) und die Erwerbsersatzordnung (EO) Die obligatorische Beitragspflicht beginnt mit dem Jahr nach Vollendung des 17. Alters jahres und dauert so lange, wie die Erwerbstätigkeit ausgeübt wird (Ausnahmeregelung für pensionierte unselbstständig Erwerbende). Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Beiträge von 10,25 % der Lohnsumme hälftig. 3 Die Arbeitslosenversicherung (ALV) Auf dem Lohn bis CHF je Arbeitsverhältnis sind 2,2 % ALV-Beitrag zu entrichten. Arbeitnehmer und Arbeitgeber teilen sich den ALV-Beitrag hälftig. 1 Der Begriff «Löhne» wird v. a. für in der Produktion tätige Arbeitnehmende (= Arbeiter und Arbeiterinnen) verwendet, der Ausdruck «Gehälter» für in der Administration tätiges Personal.

4 140 Löhne und Gehälter Kapitel 6 4 Die Pensionskasse (BVG, PK) Die berufliche Vorsorge ist für alle Mitarbeitenden mit einem Jahreslohn von mindestens CHF obligatorisch (Stand ). Die Finanzierung erfolgt durch Arbeitnehmerund Arbeitgeberbeiträge, wobei der Arbeitgeber mindestens die Hälfte übernehmen muss. Die Pensionskassenbeiträge belaufen sich auf ca. 14 % bis 20 % des versicherten Lohnes, was ca. 10 % bis 15 % des Bruttolohnes entspricht. 5 Die Unfallversicherung Alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind obligatorisch gegen Berufsunfälle (= Unfälle bei der Arbeit) und Nichtberufsunfälle (= Unfälle in der Freizeit) zu versichern. Über Schweizer Betriebe sind bei der SUVA (= Schweizerische Unfallversicherungsanstalt, Luzern) versichert. Es sind Betriebe mit erhöhter Unfallgefahr (alle Industrieunternehmen, die meisten Handwerks- und Gewerbebetriebe) sowie die öffentliche Verwaltung einschliesslich Post und SBB. Andere Unter nehmungen (z. B. Banken, Reisebüros usw.) können ihre Mitarbeitenden auch bei einer privaten Ver siche rungsgesellschaft oder einer Krankenkasse ver sichern. a) Die Berufsunfallversicherung (BU) Die Versicherungsprämien für Berufsunfall gehen zu Lasten des Arbeitgebers. Der Ansatz ist je nach Branche unterschiedlich und schwankt zwischen 0,02 % für Betriebe mit kleiner Unfallgefahr (z. B. kaufmännische Büros 1,877 %) und 28,72 % für Betriebe mit erheblicher Unfallgefahr (z. B. auf Grossbaustellen 8,48 %). Das dabei angewandte BonusMalus-System fördert die Arbeitsplatzsicherheit und das kostenbewusste Verhalten. b) Die Nichtberufsunfallversicherung (NBU) Die Versicherungsprämien für den Nichtberufsunfall können ganz oder teilweise dem Arbeitnehmer belastet werden. Ausbezahlter Lohn (Nettolohn) Der ausbezahlte Lohn (Nettolohn) entspricht dem Bruttolohn abzüglich der Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers. Dieser Betrag wird durch den Arbeitgeber auf das Konto des Arbeitnehmers überwiesen. 6

5 141 Kapitel 6 Löhne und Gehälter Nettolohn = Auszahlung an die Arbeitnehmenden A Arbeitnehmerbeiträge (AHV, IV, EO, ALV, Pensionskasse, NBU) Überweisung an die ent sprechende Sozialversicherung A Arbeitgeberbeiträge (AHV, IV, EO, ALV, Pensionskasse, BU) Überweisung an die ent sprechende Sozialversicherung A Verwaltungskostenbeitrag Überweisung an die entsprechende Sozialversicherung A Gesamte Belastung für den Arbeitgeber Auszahlung an die Sozialversicherung Bruttolohn Auszahlung an die Arbeitnehmenden Da die auf Lohn- und Gehaltszahlungen zu entrichtenden Sozialversicherungsbeiträge von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen werden, ergeben sich für den Arbeitgeber sog. Lohnzusatzkosten. Lohnzusatzkosten sind Sozialversicherungsbeiträge, welche vom Arbeitgeber nebst dem Bruttolohn zu entrichten sind. Sie «verteuern» den Arbeitnehmer. A = Auszahlung Der Verwaltungskostenbeitrag Der Arbeitgeber bezahlt einen Verwaltungskostenbeitrag von maximal 5 % der abzuliefernden AHV-, IV- und EO-Beiträge an die Ausgleichskasse. Dies entspricht 0,5125 % der Brutto lohn summe.2 Je grösser die zu entrichtende Beitragssumme ist, desto kleiner werden die Verwaltungs kostenansätze. Auf der nachfolgenden Seite sind die Sozialversicherungsbeiträge (ohne Beiträge an die Fami lienausgleichskasse Kinderzulagen) übersichtlich dargestellt. Beispiel: Bruttolohnsumme CHF ,0 % AHV-, IV-, EO-Beiträge total CHF ,25 % Verwaltungskostenbeitrag CHF % = 0,5125 % 2 der Bruttolohnsumme der AHV-, IV-, EO-Schuld der Bruttolohnsumme

6 142 Löhne und Gehälter Kapitel 6 S TA AT L I C H E V O R S O R G E AHV, IV, EO, ALV Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV) Invalidenversicherung (IV) Erwerbsersatzordnung (EO) Arbeitslosenversicherung (ALV) Total: 12,45 % der Bruttolohnsumme Arbeitgeberanteil AHV IV 5,125 % EO ALV 1,10 % Arbeitnehmeranteil AHV IV 5,125 % EO ALV 1,10 % Pensionskasse, BVG BERUFLICHE VORSORGE Total: i. d. R. > 15 % der versicherten Lohnsumme SOZIALVERSICHERUNGSBEITR ÄGE Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge auf Arbeitnehmer und Arbeitgeber Arbeitgeberanteil Mindestens die Hälfte Arbeitnehmeranteil Vom Arbeitgeber nicht getragener Anteil Unfallversicherung (UVG) Berufsunfallversicherung (BU) Nichtberufsunfallversicherung (NBU) Total: variiert je nach Risiko der Branche Arbeitgeberanteil Ganze BU; ganze oder teilweise Übernahme der NBU auf freiwilliger Basis Arbeitnehmeranteil Ganze NBU, sofern nicht durch den Arbeitgeber getragen

7 143 Kapitel 6 Löhne und Gehälter 6.2 Die Verbuchung der Lohnabrechnung* Nettolohn und Arbeitnehmerbeiträge stellen für den Arbeitgeber einen direkten dar und werden auf das Konto gebucht. Dem Arbeitnehmer wird aber nur die Nettolohnsumme ausbezahlt (Bruttolohn abzüglich alle Arbeitnehmerbeiträge)! Arbeitgeberbeiträge (Lohnzusatzkosten) sind nicht als, sondern als Sozialversicherungsaufwand zu buchen. Sie vermindern die Nettolohnsumme nicht, stellen aber zusätzliche Personalkosten dar. Lohnaufwendungen und Sozialversicherungsaufwendungen werden unter dem Begriff Personalaufwand zusammengefasst. Unter dem Personalaufwand versteht man die Gesamtheit aller an die arbeitsvertraglich beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ausbezahlten Entschädigungen (Lohn, Spesen, Weiterbildung) sowie die obligatorischen und freiwilligen Sozialversicherungs abgaben. Anstelle der beiden Konten und Sozialversicherungsaufwand wird in Schulbeispielen oft nur ein Konto geführt, das Konto Personalaufwand. Soll Haben Löhne Gehälter Erfolgsprämien usw. Arbeitnehmerbeiträge für AHV/IV/EO/ALV/ BVG/NBU Soll Sozialversicherungsaufwand Haben zusammengefasst unter dem Begriff bzw. im Konto Personalaufwand Arbeitgeberbeiträge AHV/IV/EO/ALV FAK-Beiträge BVG BU In der Praxis werden häufig separate Lohnkonten für die verschiedenen Bereiche geführt und für die Sozialversicherungen getrennte Konten (z. B. für AHV, BVG, Unfallversicherungen) verwendet. Die im bzw. Sozialversicherungsaufwand verbuchten AHV- / IV- / EO- und ALV-Beiträge stellen eine Schuld gegenüber der Ausgleichskasse dar und sind wie die geschuldeten Beiträge an die Pensionskasse bzw. an die Unfallversicherung im Passivkonto Verbindlichkeiten Sozialversicherungen (Kreditor Sozialversicherungen) einzutragen. Der Beitrag an die kantonale Familienausgleichskasse (FAK) ist von den Arbeitgebern zu tragen und wird für die Finanzierung der Kinderzulagen verwendet. Er ist nicht sozialversicherungspflichtig. Verbuchung des Einführungsbeispiels Wie verbucht der Arbeitgeber von Peter Schwarz die Lohnzahlung (vgl. S. 139) und die Beiträge an die Sozialversicherungen? Auf der folgenden Seite ist die Verbuchung der Lohnabrechnung von Peter Schwarz festgehalten.

8 Nettolohn Arbeitgeberbeiträge 5,125 % AHV, IV, EO 1,10 % ALV Pensionskasse BU 0,5125 % VKB Schlussbilanz Bank Haben Bruttolohn CHF Lohnzusatzkosten CHF Total CHF Betrag Saldo Saldo Sozialversicherungsaufwand Berechnung der gesamten Personalkosten für den Arbeitgeber: ER ER Arbeitnehmerbeiträge 5,125 % AHV, IV, EO 1,10 % ALV Pensionskasse NBU Salden keine Buchung Bruttolohn Soll Buchungssatz LohnA Haben Soll Soll SozVA Haben Soll Verb. SozV Haben 144 Löhne und Gehälter Kapitel 6

9 145 Kapitel 6 Löhne und Gehälter Die Personalkosten umfassen den Bruttolohn sowie alle vom Arbeitgeber bezahlten Beiträge. BERECHNUNG DER PERSONALKOSTEN Bruttolöhne + Arbeitgeberbeiträge (Lohnzusatzkosten) = Personalkosten Zu den Personalkosten gehören auch noch Weiterbildungskosten und Spesen. 6.3 Spezialfälle* Vorschüsse auf dem Lohn Oft werden Arbeitnehmenden bereits vor dem Monatsende Vorschüsse auf den Monatslohn ausbezahlt. Die Lohnabrechnung sieht dann folgendermassen aus: Nettolohn Juli bereits bezogener und verbuchter Barvorschuss vom 27. Juni CHF CHF Banküberweisung Nettolohn Juli CHF Nettolohn Juli (Rest) / Bank Der Barvorschuss vom ist bereits verbucht, Buchungssatz: / Kasse Deshalb wird Ende Juli nicht der ganze Nettolohn, sondern nur noch der Rest des Nettolohns überwiesen. Die Sozialversicherungsbeiträge werden vom ganzen Monatsbruttolohn berechnet. Verrechnung von Naturallohn (Kost und Logis, vor allem im Gastgewerbe) In Hotels oder Restaurants ist es üblich, dass das Personal in Hotelzimmern wohnt und dort auch verpflegt wird. Die Zimmer- und Verpflegungskosten werden vom Lohn abgezogen. Nettolohn Juli Kosten für Verpflegung und Zimmer im Hotel CHF CHF Lohn Juli, bar ausbezahlt CHF Nettolohn Juli Verpflegung und Zimmer / Kasse Kasse / Ertrag aus Beherbergung und Verpflegung

10 146 Löhne und Gehälter Kapitel 6 Es ist sinnvoll, den Nettolohn gemäss Arbeitsvertrag und Lohnabrechnung zu verbuchen. Andere Leistungen, wie z. B. Spesen, sind nicht sozialversicherungspflichtig und werden deshalb über das Konto Übriger Personalaufwand verbucht. Verrechnung von Spesen und Warenbezügen zu reduzierten Preisen Spesen für Aussendienstmitarbeitende können bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Oft werden Spesenvorschüsse gewährt. Nach Abgabe der Spesenabrechnung wird eine Differenz dem Mitarbeiter gutgeschrieben oder belastet. Ferner können auch noch Warenbezüge berücksichtigt werden. Die Lohnabrechnung für den Mitarbeiter K. Reiser sieht folgendermassen aus: Nettolohn Juli am 2.7. ausbezahlter Spesenvorschuss bar + Spesen für Montage in Frankreich gemäss Beleg Warenbezüge zu reduziertem Verkaufspreis (MWST wird nicht berücksichtigt) CHF CHF CHF CHF 500. Banküberweisung CHF Für die Verbuchung gibt es mehrere Varianten. Wenn jedoch der Grundsatz angewendet wird, dass der Nettolohn immer ausgewiesen und verbucht werden soll, löst obige Lohnabrechnung folgende Buchungen aus: Nettolohn Juli Spesenvorschuss Abrechnung Spesen Warenbezug / Bank kein Buchungssatz, da bereits verbucht Übriger Personalaufwand / Bank Bank / Warenerlöse Das Verrechnungskonto ist das Bankkonto, das netto, d. h. nach Berücksichtigung des Warenbezugs, mit CHF belastet wird.