TEXTANALYSE GESCHÄFTLICHE E- MAILS. Definition und Eigenschaften

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1 Philologische Fakultät, Universität Belgrad Studentin: Biljana Ćeha Seminarleiterin: mr Maja Matić Fach: Deutsche Grammatik IV, Textlinguistik Belgrad, den TEXTANALYSE GESCHÄFTLICHE E- MAILS Definition und Eigenschaften Geschäftliche E- Mails gehören zu den Briefen, welche man Geschäftspartnern und Mitarbeitern schreibt. Obwohl E- Mails nicht ausreichen, um die ganze schriftliche Korrespondenz zu ersetzen, stellen sie einen immer größeren Teil der geschäftlichen Korrespondenz dar. Geschäftliche E- Mails stammen von der Textklasse geschäftliche Briefe und entwickelten sich mit der zunehmenden Verwendung von Computertechnik und Internet. Diese immer wichtigere Rolle der E- Mails in der geschäftlichen Korrespondenz ist leicht zu verstehen, wenn man traditionelle Briefe, Faxmitteilungen und sogar Telefonanrufe mit der elektronischen Post vergleicht. Nicht nur ist die E- Post schneller, sondern auch einfacher zu benutzen, eröffnet zahlreiche technische Möglichkeiten und kostet nichts. Ein geschäftlicher Briefwechsel läuft zwischen zwei Geschäftspartnern ab, die sowohl gleichberechtigt, als auch einander über- bzw. untergeordnet sein können. Autoren und Rezipienten von solchen E- Mails können demnach alle Personen aus dem geschäftlichen Bereich sein, und daher gibt es verschiedenste Möglichkeiten für die Intention und die gesamte kommunikative Situation. Der Form und dem Stil nach sind geschäftliche E- Mails ziemlich streng gestaltet, denn es ist sehr wichtig, was für einen Eindruck man in der geschäftlichen Korrespondenz, egal ob in der mündlichen oder schriftlichen, hinterlässt. Die Genauigkeit der Angaben in solchen Briefen ist auch außerordentlich wichtig, nicht nur wegen des Eindrucks, sondern auch aus juristischen Gründen. In Deutschland gibt es sogar gesetzliche Vorschriften für die Form der Geschäftsbriefe, wozu auch geschäftliche E- Mails gehören. Sie betreffen die Angaben der Firma, die in der E- Mail genannt werden müssen. Was den Stil einer geschäftlichen E- Mail betrifft, gleicht er mehr oder weniger dem Stil eines geschäftlichen Briefes. E- Mails haben jedoch generell die Tendenz, sprachlich lockerer und informeller zu sein. Das heißt aber nicht, dass grammatische und Tippfehler erlaubt sind, sondern nur dass die E- Mail insgesamt ein bisschen lockerer und freundlicher als ein gewöhnlicher geschäftlicher Brief sein kann. 1

2 Funktion der geschäftlichen Briefe überhaupt und daher auch der geschäftlichen E- Mails, sowie ihre Themen und ihre lexikalische Eigenschaften, hängen vom Zweck der Briefe ab, und danach unterscheiden wir z.b. Werbebriefe, Voranfragen, Anfragen, Angebote, Bestellungen, Reklamationen, Mahnungen und viele andere Briefarten. Struktur und lexikalische Eigenschaften Der Anfang der guten Struktur einer geschäftlichen E- Mail liegt im Betreff. Damit der Rezipient sofort wissen kann, worum es in der E- Mail geht, sollte der Betreff einer solchen E- Mail kurz und informativ sein, wie in folgenden Beispielen: BEISPIEL 1 - BETREFFE Ihr Auftrag vom Zahlungsbestätigung Ihre Bewerbung vom als Verkaufsrepräsentant Wie man sehen kann, hat der Betreff oft eine nominale Form, denn eine solche Form ist in der deutschen Sprache zugleich am kürzesten und informativsten. Danach folgt eine höfliche Anrede. Im geschäfltichen Bereich ist es meistens Sehr geehrte(r) Frau/Herr..., aber wenn man schon mehrmals mit dem Geschäftspartner per E- Mail kommuniziert hat, genügt auch einfach Hallo, natürlich gefolgt von Frau oder Herr. Manchmal ist der Name des Adressaten unbekannt, dann hat man zwei Möglichkeiten entweder einen höflicheren (und manchmal auch zu steifen) Ausdruck Sehr geehrte Damen und Herren oder eine lockere Variante wie z.b. Liebe... zu verwenden. Nach der Anrede kommt normalerweise ein kurzer Einleitungssatz. Dieser Satz ist entweder eine kurze Vorstellung, wenn es um den ersten Kontakt geht, oder eine Danksagung, wie in den folgenden Beispielen: 2

3 BEISPIEL 2 - EINLEITUNGSSÄTZE Sehr geehrte Damen und Herren, seit über 10 Jahren bin ich Kunde Ihrer Postfiliale in Heidelberg, Römerstraße 2. Bisher bin ich von Ihren Angestellten immer gut betreut worden. Am um Uhr, also kurz vor der Mittagspause... Sehr geehrte Frau Ofenkoede, herzlichen Dank für Ihre ausführliche Bewerbung. Ihre Zeugnisse und Unterlagen haben einen so guten Eindruck gemacht, dass wir Sie... Danach kommt der Hauptteil der E- Mail, dessen Inhalt, Struktur und Lexik von der Art des Briefes abhängen. Doch egal was für einen Brief man schreibt, der Autor gliedert den Hauptteil in Absätze, um den Text lesbar zu machen und dem Rezipienten das Verstehen zu erleichtern. Den Brief beendet man meistens mit der Grußformel Mit freundlichen Grüßen, aber vor der Grußformel kann noch eine kurze Danksagung stehen, wie z.b.: Vielen Dank für Ihre Bemühungen, Ich bedanke mich im Voraus oder einfach Vielne Dank. Zum Schluss kommen wir zur Signatur und zu den Angaben der Firma. Den Vorschriften nach muss jede geschäftliche E- Mail in Deutschland Folgendes beinhalten: vollständiger Name des Unternehmens wie er im Handelsregister eingetragen ist Rechtsform des Unternehmens Sitz des Unternehmens zuständiges Registergericht die Handelsregisternummer alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (gilt für GmbH) alle Mitglieder des Vorstandes mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (gilt für AG) Vorsitzender des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einemausgeschriebenen Vornamen (gilt für AG) Im folgenden Beispiel sieht man die Angaben für eine Aktiengesellschaft: 3

4 BEISPIEL 3 - ANGABEN Highlight AG Musterstraße 24 [oder Postfach] Münster Tel. 0251/ Fax 0251/ Sitz Münster Amtsgericht Registergericht Münster HRA 9999 Vorstand: Max Mustermann (Vorsitzender), Erika Mustermann, Erich Müller Aufsichtsratsvorsitzender: Günter Beispiel Textfunktion, Thema und thematische Entfaltung Nach Brinkers Klassifikation der Textfunktion (Informations-, Appell-, Obligations-, Kontakt- und Deklarationsfunktion) können alle fünf Funktionen in geschäftlichen E- Mails vorkommen. Am häufigsten ist es aber die Informationsfunktion, die in verschiedenen Bestätigungen und Antworten auf Bestellungen, Bewerbungen, Anfragen oder Reklamationen vorkommt. Das sieht man im folgenden Beispiel die Antwort auf eine Bewerbung: BEISPIEL 4 TEXTFUNKTION An: Cc: Bcc: Betreff: guenther.denkern@yahoo.de Ihre Bewerbung als Operator vom Sehr geehrter Herr Denkern, vielen Dank für Ihre ansprechende Bewerbung. Ihre Qualifikation und Berufserfahrung hat uns so überzeugt, dass Sie als einer der aussichtsreichsten Bewerber in die engere Wahl für ein Vorstellungsgespräch gekommen sind. Dass wir dennoch inzwischen einem Mitbewerber den Vorzug gegeben haben, liegt am Gehaltsgefüge unseres Unternehmens: Ihre Einkommensvorstellungen überschreiten deutlich den für diese Stelle vorgesehenen Etat. Der Abstand zu unseren Möglichkeiten ist so groß, dass wir auch in einem Gespräch mit Ihnen keine Einigung gefunden hätten. 4

5 Haben Sie deshalb bitte Verständnis für unsere Entscheidung. Gewiss werden Sie in einem größeren Unternehmen bald eine Stelle finden, in der Sie auch Ihre finanziellen Vorstellungen verwirklichen können. Mit freundlichen Grüßen, Highlight ohg Musterstraße 24] Münster Tel. 0251/ Fax 0251/ Sitz Münster Amtsgericht Registergericht Münster HRA 9999 An diesem Beispiel kann man klar die informative Funktion einer geschäftlichen E- Mail erkennen, aber es hat auch teilweise eine appellative Funktion, denn der Autor überzeugt den Rezipienten, dass seine Firma nicht in der Lage ist, ihm den Job zu geben. Das Thema der gegebenen E- Mail ist die Antwort auf eine Bewerbung. Der Autor repräsentiert das Thema explikativ und teilweise argumentativ, da er die Entscheidung der Firma erklärt, aber auch argumentiert. Nonverbale Elemente Typisch für die gesamte Internet- Korrespondenz sind die nonverbalen Elemente, wozu verschiedene Bilder gehören, aber auch die Smileys, welche durch zahlreiche Kommunikationsplatformen, Internet- Chats und soziale Netzwerke immer mehr popularisiert werden. In einer lockeren Internet- Kommunikation, was nicht immer der Fall mit den geschäftlichen E- Mails ist, ist es üblich, Smileys zu verwenden, aber meistens kommen sie in den geschäftlichen E- Mails nicht vor. Andere nonverbale Elemente sind, wie schon erwähnt, Bilder oder Grafiken, die da sind, um etwas aus der E- Mail zu illustrieren. Solche Elemente stehen im Anhang einer E- Mail. Doch im geschäftlichen Bereich wird der Anhang öfter für zusätzliche Dokumente verwendet, wie z.b. verschiedene Formulare, Bestätigungen, Rechnungen usw. 5