Probenahmehandbuch Rev. Nr. 4. Inhaltsverzeichnis. 1 Hinweise zu Abnahme und Transport von Untersuchungsmaterialien Materialgewinnung...

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1 Inhaltsverzeichnis Blatt 1 von 16 1 Hinweise zu Abnahme und Transport von Untersuchungsmaterialien Materialgewinnung Probentransport Rückweisekriterien Probenannahmezeiten Adresse Überweisungsschein und Begleitschein Der Überweisungsschein (allgemein) Der Überweisungsschein (Landeskrankenhaus Innsbruck) Der Begleitschein Material, Transport und Lagerbedingungen Besonderheiten bezüglich Probenahme und Beschriftung Sedimentationsplatten Objektabklatschplatten Handabklatschplatten FO-Sterilisator Waschmaschinen Endoskopspülflüssigkeiten Besonderheiten bezüglich Lagerung und Transport Erstellt Geprüft Freigabe Freigabedatum Weiss/Hinterberger BL QMB

2 Blatt 2 von 16 1 Hinweise zu Abnahme und Transport von Untersuchungsmaterialien Die Qualität mikrobiologischer Befunde hängt neben der exakten Laboranalytik ganz entscheidend auch von der Qualität des Untersuchungsmaterials ab. Die technisch einwandfreie Gewinnung des Untersuchungsmaterials, der Zeitpunkt der Materialgewinnung und optimale Bedingungen bei Lagerung und Transport in das mikrobiologische Labor sind eine unverzichtbare Grundlage einer exakten Diagnostik. Bedenken Sie, dass ein Labor nur das analysieren kann, was ihm als Probe übermittelt wurde. Es beeinflussen jedoch alle Bedingungen, die während der Probenahme herrschen, das Ergebnis. Insofern kann sich das Ergebnis einer Untersuchung nur auf die übermittelte Probe selbst, inklusive aller möglichen Verfälschungen, beziehen. Eine Aussage über korrektes Vorgehen bei der Entnahme des Probenmaterials kann nicht getroffen werden. Das vorliegende Handbuch für mikrobiologisches bzw. chemisch/physikalisches Untersuchungsmaterial soll Sie als Einsender unterstützen, damit das Untersuchungsmaterial in einem optimalen Zustand das mikrobiologische Labor erreicht und dort mit der bestmöglichen Qualität bearbeitet werden kann. Für einige Untersuchungen müssen besondere Hinweise zur Gewinnung, Transport und Lagerung beachtet werden. Siehe hierzu Kap. 2 Material, Transport und Lagerbedingungen. 1.1 Materialgewinnung Einige Kriterien sind bei der Materialgewinnung (Probengewinnung) von eminenter Bedeutung: Bei Entnahme von Untersuchungsmaterial ist eine Kontamination mit Umgebungsmikroorganismen soweit als möglich zu vermeiden. Probengebinde und deren Verschlüsse nur außen berühren und darauf achten, dass bei der Probenahme keine Fremdkörper, welche nicht Bestandteil der Probe sind, in die Gebinde gelangen können. Untersuchungsmaterial in ausreichender Menge entnehmen. Die Probenahmegebinde für die Aufnahme von Wasser sollten sofern möglich randvoll (bis knapp unter die Ausgießöffnung der Flasche) gefüllt werden. Probengebinde mit Konservierungsmittel sollten nicht bis zum Überlaufen gefüllt werden. Spezielle Anforderungen an die Menge an Untersuchungsmaterial sind bei den betroffenen Parametern angegeben. Exakte Beschriftung sowohl von Proben als auch von Überweisungs- bzw. Begleitschein (vergl.). Die Probe muss der Begleitscheinliste entsprechend zuordenbar sein!

3 Blatt 3 von 16 Probengebinde nicht auf den Verschlüssen beschriften und keine Etiketten auf den Gebinden anbringen. Darauf achten, dass vorgelegte Konservierungsmittel nicht ausgeleert werden oder Personen und Materialien gefährden. Derartige Gebinde sind gesondert gekennzeichnet. Bei Entnahme von Wasserproben: Sollte dem Wasser Chlor oder Chlordioxid zugesetzt sein, dies bei Anforderung der Probenahmegebinde unbedingt angeben. In diesem Fall werden Gebinde mit Natriumthiosulfat verwendet. Bei Sonderproben, welche nicht in den Standarduntersuchungsumfang lt. Leistungsverzeichnis fallen, vorher mit dem Labor Kontakt aufnehmen. 1.2 Probentransport Veränderungen der Probe, welche im Rahmen des Probentransports stattfinden, können das Analysenergebnis signifikant beeinflussen. Beachten Sie, dass die Verantwortung für einen korrekten Probentransport beim Einsender/Auftraggeber liegt. Deshalb sind die nachfolgenden Punkte unbedingt zu beachten: Probengebinde unmittelbar vor Verwendung anfordern Probengebinde, die nicht innerhalb eines Monats (auch leer) retourniert werden, müssen verrechnet werden. Verwendung eines geeigneten Materialbehälters bzw. Transportmediums Sicherstellung eines kontaminationsfreien und sicheren Transports Möglichst raschen sachgerechten Transport in das mikrobiologische Labor sicherstellen 1.3 Rückweisekriterien Die Annahme von Proben kann vom Labor aus folgenden Gründen verweigert werden: Kein Material eingelangt Zuordnung der Probe(n) nicht möglich (Rücksprache) Ungeeignetes Probenmaterial (Rücksprache) Leeres (unbeimpftes, unbenutztes) Transportgefäß Transportgefäß zerbrochen oder offensichtlich kontaminiert Kein Überweisungs- bzw. Begleitschein beigelegt Überweisungsschein und Begleitschein unzureichend bzw. unvollständig ausgefüllt

4 Blatt 4 von Probenannahmezeiten Probenannahmezeiten (allgemeine Einsender) Montag bis Donnerstag: 7:30 14:30 Uhr Freitag: 7:30 12:00 Uhr Probenannahmezeiten (Landeskrankenhaus Innsbruck) Montag bis Donnerstag: 7:30 14:30 Uhr Freitag: 7:30 12:00 Uhr 1.5 Adresse Schöpfstrasse 41, 2. Stock 6020 Innsbruck Bei technischen Fragen zu Proben und Probennahme stehen Ihnen unsere Mitarbeiter unter der Telefonnummer zur Verfügung. Bestellungen von Probengebinden oder Probenahmematerialien werden per entgegengenommen. Bei speziellen Anfragen bitte diese unter der Telefonnummer an die Zuständigen richten.

5 Blatt 5 von 16 Homepage: Überweisungsschein und Begleitschein Damit Rückweisungen von Aufträgen und Proben vermieden werden können, ist es unabdingbar, Überweisungs- und Begleitschein umfassend, vollständig und eindeutig auszufüllen. Unbedingt notwendige Angaben am Überweisungsschein (Abb. 1 bis 4): Name, Adresse und Telefonnummer des Einsenders Name und Adresse des Rechnungsempfängers Datum und Uhrzeit der Probenahme Landeskrankenhaus Innsbruck (Angaben zum Patienten wie Pat.-ID., I-Zahl, Fallnummer, Aufnahme ambulant/stationär, Kostenstelle, Klinik, Station) Unterschrift des Probenehmers Auf der Rückseite Art und Anzahl der gewünschten Untersuchungen Unbedingt notwendige Angaben am Begleitschein (Abb. 5): Probennummer (die eingesandten Proben müssen, je Probenart beginnend bei 1 eindeutige Nummern tragen, sind mehrere Transportgefäße pro Probe vorhanden, müssen alle zusammengehörigen Transportgefäße dieselbe Nummer tragen!) Probenahmestelle/Bezeichnung der Probe Art der Überprüfung (Untersuchungsparameter) Die nachstehenden Abbildungen sollen als Ausfüllhilfe dienen. Die mit gelb gekennzeichneten Angabefelder müssen ausgefüllt werden!

6 Blatt 6 von Der Überweisungsschein (allgemein) Abb. 1: Ausfüllhilfe Überweisungsschein allgemein, Vorderseite

7 Blatt 7 von 16 Abb. 2: Ausfüllhilfe Überweisungsschein allgemein, Rückseite

8 Blatt 8 von Der Überweisungsschein (Landeskrankenhaus Innsbruck) Abb. 3: Ausfüllhilfe Überweisungsschein LKI, Vorderseite

9 Blatt 9 von 16 Abb. 4: Ausfüllhilfe Überweisungsschein LKI, Rückseite

10 Blatt 10 von Der Begleitschein Abb. 5: Ausfüllhilfe Begleitschein

11 Blatt 11 von 16 2 Material, Transport und Lagerbedingungen Gebinde Beschreibung Untersuchung Probenahme/ Lagerung/ Probentransport FO-Sterilisator siehe auch Chemoindikatoren 11 Bioindikatoren Waschschleuder, Waschstraße, Matratzendesinfektor siehe auch Baumwollsäckchen 1 Bioindikator Kunststoffröhrchen 50 ml (steril) Dialysierflüssigkeit (Endotoxine) Fango Endoskopspülflüssigkeit Babynahrung Kühlen, siehe auch 2.2 Gebinde 250 ml (steril) Legionellen Pseudomonas aeruginosa Dialysierflüssigkeit (Mikrobiologie) Kühlen, siehe auch 2.2

12 Blatt 12 von 16 Gebinde Beschreibung Untersuchung Probenahme/ Lagerung/ Probentransport Gebinde 500 ml (steril) Rohwasser VE-Wasser Osmosewasser Dialysierflüssigkeit Kühlen, siehe auch 2.2 Desinfiziertes Wasser (Chlor, UV) Kühlen, siehe auch 2.2 Glasgebinde 1000 ml (steril) Luftuntersuchung In Folie verpackt dunkel transportieren siehe auch Kap Sedimentationsplatte

13 Blatt 13 von 16 Gebinde Beschreibung Untersuchung Oberflächenabklatsch Probenahme/ Lagerung/ Probentransport In Folie verpackt dunkel transportieren Siehe auch Kap Oberflächenabklatschplatte Handabklatsch In Folie verpackt dunkel transportieren Siehe auch Kap Handabklatschplatte Abstrichtupfer MRSA-Personalscreening Abstrichuntersuchung

14 Blatt 14 von Besonderheiten bezüglich Probenahme und Beschriftung Sedimentationsplatten Die am Boden beschrifteten Sedimentationsplatten werden an den definierten Stellen geöffnet und falls nichts anderes vereinbart wurde über eine Zeit von 4 Stunden exponiert. Nach Ablauf der Expositionszeit werden die Platten verschlossen und umgehend in das Labor gebracht Objektabklatschplatten Nach dem Öffnen der Platte wird die Abklatschplatte auf die zu untersuchende Oberfläche bzw. den zu untersuchenden Gegenstand für ca. 5 Sekunden leicht angedrückt. Die Platten werden hernach mit dem Deckel verschlossen, am Boden beschriftet und umgehend in das Labor gebracht Handabklatschplatten Nach dem Öffnen der Platte werden auf die Oberfläche des festen Nährbodens alle 5 Fingerkuppen mit oder ohne Handschuh einer Hand unter leichtem Druck auf die Fläche aufgelegt und für ca. 5 Sekunden leicht angedrückt. Die Platten werden hernach mit dem Deckel verschlossen, am Boden beschriftet und umgehend in das Labor gebracht FO-Sterilisator Ein Prüfset besteht aus folgenden Bestandteilen: 1. Bioindikatoren: Bioindikatoren in den Prüfkörpern (Helixmodell) bereits enthalten 2. Chemoindikatoren: Papierstreifen - CrossCheck Anwendung: Jeweils einen der bereits mit Bioindikatoren bestückten Prüfkörper ohne weitere Manipulation und jeweils einen Chemoindikator in für FO-Sterilisation geeignete Sterilbeutel doppelt verpacken (Prüfset). Entsprechend dem Beladungsmuster den Sterilisationsprozess mit 10 Testpaketen durchführen.

15 Blatt 15 von 16 Einen Prüfkörper als Positivkontrolle kennzeichnen aber nicht im Sterilisationsprozess mitführen. Abb. 6: Prüfset Rücksendung: Die beiliegenden Formulare und den Überweisungsschein ausgefüllt (z. B. Typenbezeichnung des Sterilisators, Beladungsmuster) mit den verpackten 11 Testpaketen an die retournieren. Wichtige Informationen: Nach Erhalt die Vollständigkeit der zugesandten Prüfkörper und Chemoindikatoren überprüfen. Falls nicht alle Prüfkörper und Chemoindikatoren (jeweils 11 Stück) zugesandt wurden sofort mit uns Kontakt aufnehmen. Wir möchten darauf verweisen, dass nur bei vollständig ausgefüllten Formularen (und der Information der Voll- oder Teilbeladung) eine Auswertung möglich ist. Wir bitten außerdem zu berücksichtigen, dass die Prüfmittel Eigentum der Abteilung sind. Um die Rücksendung innerhalb einer Woche wird gebeten Waschmaschinen Der Bioindikator wird im Baumwollsäckchen bereitgestellt. Die Baumwollsäckchen in das zu überprüfende Gerät geben und das zu überprüfende Programm wie üblich durchlaufen lassen. Damit ist die Prüfung beendet! Das Baumwollsäckchen keiner maschinellen Trocknung oder anderen Aufbereitungsschritten zuführen! Die beiliegenden Formulare ausgefüllt (z.b. Typ, Programm (Temperatur), Chemie, Beladung) mit dem Baumwollsäckchen (enthält Indikator) an die Krankenhaushygiene und umgehend retournieren Endoskopspülflüssigkeiten Für die Durchführung benötigtes Material: Sterile Spülflüssigkeit (Aqua dest. oder NaCl 0,9 %) Sterile Spritzen (für jede Spülflüssigkeit eine neue Spritze verwenden) Sterile Röhrchen (siehe Abbildung Punkt 2) Allgemeines: Für die Durchführung sollte zur Durchspülung jedes Kanals 20 ml sterile Spülflüssigkeit (Aqua dest. oder NaCl 0,9 %) in einer sterilen 20-ml Spritze

16 Blatt 16 von 16 verwendet werden. Jede Kanalüberprüfung bedingt die Verwendung einer sterilen Spritze. Die Spülflüssigkeiten sollten in den dafür vorgesehenen sterilen Röhrchen kontaminationsfrei aufgefangen werden. Daten (z. B. Serien-Nr. des Endoskops, Probenehmer, Probenahmedatum) sind in das vorgesehene Formular einzutragen. Durchführung: 1. Mindestens 20 ml sterile Spülflüssigkeiten (Aqua dest. oder NaCl 0,9 %) durch den Instrumentierkanal spülen und mit einem sterilen Röhrchen kontaminationsfrei auffangen. 2. Röhrchen verschließen und beschriften (die Zuordnung des Gerätes muss bei jeder Probe gegeben sein) 3. Probe (Proben mit Formularen) anschließend an die Krankenhaushygiene und umgehend übersenden. Die geprüften flexiblen Endoskope sind anschließend wieder aufzubereiten. Es obliegt dem Probenehmer, wie viele Kanäle gespült werden! 2.2 Besonderheiten bezüglich Lagerung und Transport Zwecks besserer Reproduzierbarkeit ist es notwendig, wässrige Proben generell kühl zu lagern und zu transportieren.