ZEUS. Benutzerhandbuch

Transkript

1 ZEUS Benutzerhandbuch

2 Benutzerhandbuch Erste Schritte ZEUS

3 Copyright 2005 ISGUS J.Schlenker-Grusen GmbH - Alle Rechte vorbehalten. Für diese Dokumentation besteht Urheberrechtschutz. Diese Dokumentation darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung weder abgeändert, erweitert oder vervielfältigt, noch sonst im Widerspruch zu anderen berechtigten Interessen verwendet werden. Die teilweise in Abbildungen enthaltenen Optionen und Zusatzmodule wurden nicht immer gesondert gekennzeichnet. Der Inhalt dieser Dokumentation kann jederzeit ohne Ankündigung geändert werden. Die Firma ISGUS übernimmt keine Haftung für fehlerhafte Abbildungen und Beschreibungen. Wenn nicht besonders darauf hingewiesen, sind Firmenbezeichnungen, Namen und Daten in Abbildungen und Beispielen frei erfunden. Hard- und Softwareänderungen aufgrund des technischen Fortschritts vorbehalten. Warenzeichen ZEUS und das ISGUS Logo sind durch registrierte Marken der ISGUS J.Schlenker-Grusen GmbH geschützt. Die in dieser Dokumentation verwendete Schriftart Arial stammt von Monotype Corporation PLC, Copyright Alle Rechte vorbehalten. Die Schriftarten Dutch 801 und Humanist 777 stammen von Bitstream Inc. Alle Rechte vorbehalten. Alle übrigen in dieser Dokumentation nicht gesondert gekennzeichneten Namen und Zeichen sind Eigentum der betreffenden Hersteller. Kopierschutz Das ausschließlich von ISGUS erhältliche Programm ZEUS ist nicht kopiergeschützt. Dies berechtigt jedoch nicht, daß Sie beliebig viele Kopien davon anfertigen dürfen. ZEUS ist durch das Urheberrecht zum Schutz von Computersoftware geschützt. Deshalb ist jegliches Kopieren der Software ohne die schriftliche Genehmigung von ISGUS zu anderen Zwecken als dem Anfertigen von Sicherheitskopien für den ausschließlichen Gebrauch durch den rechtmäßigen Besitzer streng untersagt. Insbesondere ist die Weitergabe an Dritte verboten. Einsatzbedingungen Sie sollten ZEUS als einzige Anwendung auf dem hierzu bestimmten Computer ausführen und nicht gemeinsam mit anderen Windows-Applikationen. Dies gilt besonders für Einzelplatz-Installationen und Netzwerkanwendungen, bei denen der ZEUS-Rechner als Controller definiert ist. Die Firma ISGUS J.Schlenker-Grusen GmbH übernimmt keine Garantie für Störungen im Funktionsablauf und den Verlust von Datenbeständen in ZEUS, die durch fremde Computeranwendungen verursacht werden. Die Firma ISGUS J.Schlenker-Grusen GmbH kann auch keine Garantie übernehmen für Störungen oder Beeinträchtigungen in fremden Computeranwendungen, die durch ZEUS verursacht werden. Dieses Handbuch enthält Beschreibungen und Abbildungen, in denen teilweise kostenpflichtige Optionen und Zusatzmodule aufgeführt sind, auf die jedoch nicht immer gesondert hingewiesen bzw. die nicht immer gesondert gekennzeichnet wurden. Drucklegende Ausgabe:WHi 005D BH 4R Printed in Federal Republic of Germany Artikel-Nr.:75.852

4 i Inhalt Kapitel - 1 Willkommen in ZEUS Kapitel - 2 Die ersten Schritte Kapitel - 3 ZEUS Grundlagen Kapitel - 4 ZEUS einrichten Kapitel - 5 Mit ZEUS arbeiten Anhang - A Datensicherung

5 ii Inhalt Kapitel - 1 Willkommen in ZEUS Die ZEUS Systembausteine Die ZEUS Dokumentation ZEUS Benutzerhandbuch Verwendete Begriffe und Ausdrucksweisen Konventionen in diesem Handbuch ZEUS Online-Hilfe Feldbezogene Hilfe Maskenbezogene Hilfe Globale Hilfe Der Notizzettel Das Hilfefenster Systemanforderungen Lieferumfang und Installation Technische Unterstützung Kapitel - 2 Die ersten Schritte ZEUS starten Der Initialisierungs- und Ladevorgang Benutzer anmelden Benutzer abmelden und Benutzerwechsel ZEUS beenden Info über ZEUS Kapitel - 3 ZEUS Grundlagen Die ZEUS Anwendungsoberfläche ZEUS Grundmaske Titelleiste Menüleiste Werkzeugleiste / Symbolleisten Funktionsleiste Programmarbeitsfläche Statusleiste ZEUS Formulare Aufbau von Formularen Arbeiten mit Formularen ZEUS Dialogmasken ZEUS Auswahlmasken Individuelle Einstellungen in ZEUS Möglichkeiten der Funktionsleiste Möglichkeiten der Fensterleiste Möglichkeiten der Kontextleiste Möglichkeiten der Auswahlliste Wichtige Hilfsfunktionen in ZEUS

6 Inhalt iii Eingabeunterstützung durch Plausibilitätsprüfung Tastaturfunktionen Kopierfunktion ZEUS Benutzerkonfiguration Benutzereinstellungen Daten der Benutzeranmeldung ändern ZEUS nach der Anmeldung Spracheinstellung Die Funktionsweise der Enter-Taste Funktionsleiste Kapitel - 4 ZEUS einrichten Bevor Sie mit ZEUS arbeiten Grundlagen und Zusammenhänge Der Aufbau von ZEUS Grundsätzliche Einrichtungsreihenfolge Personaldaten Vorüberlegungen/Vorbereitung Die Funktion Stammdaten ZEUS Module Modul Zeit - wie ZEUS mit der Zeit umgeht Tagesmodelle Variable Modelle Wochenmodelle Schichtmodelle Abschlussmodelle Fehlzeiten Sonderzeiten Zulagegruppen Zusammenfassung Modul Zeit Modul-Parameter Parameter Zeit Zusammenfassung Parameter Zeit Kapitel - 5 Mit ZEUS arbeiten Buchungskorrekturen Das Buchungsjournal Inhalte und Darstellungsmöglichkeiten Die Funktion Buchungsfilter Die Buchungskorrekturfunktionen Übersicht der Buchungskorrekturfunktionen Buchungskorrekturabläufe Summenkorrektur-Vorlagen Summenkorrektur-Vorlage erstellen Wissenswertes zum Thema Nachrechnen

7 iv Inhalt Selbständiges periodisches Nachrechnen Nachrechnen durch den Benutzer Dauer des Nachrechenvorgangs Kalender in ZEUS Die Kalenderarten Persönliche Kalender Aufbau und Handhabung der Kalender Steuerungselemente im Kalender Arbeiten mit dem Kalender Auswertungen Wissenswertes zum Thema Listen Listenformate Liste bearbeiten Listen erstellen Personenfilter Personenfilter aufrufen Aufbau und Handhabung Anhang - A Datensicherung Datensicherung mit ZEUS Möglichkeiten der Datensicherung Datensicherung über externes Dienstprogramm Interne Datensicherung

8 Willkommen in ZEUS 1 1 Die kostbare Ressource Zeit - ob Arbeitszeit oder Fehlzeit - zu erfassen, zu ordnen und gleichzeitig nach den Bedürfnissen eines Unternehmens und deren Mitarbeiter effizient zu strukturieren, ist eine der größten Herausforderungen für das Personalmanagement. Diesen Herausforderungen stellt sich das Produkt ZEUS in Form eines modularen Steuerungssystems für die Zeit- und Unternehmensdatenerfassung. ZEUS ist branchenunabhängig einsetzbar. Durch anwendungsspezifische Bausteine individuell konfigurierbar. Für nahezu jede Betriebsgröße geeignet. ZEUS, in seiner nunmehr 3. Generation, vereint alle anwendungsspezifischen Systembausteine unter einer gemeinsamen Anwendungsoberfläche und einer gemeinsamen Datenhaltung, ohne auf die Aspekte Modularität und Flexibilität verzichten zu müssen. Für Sie als Anwender bedeutet dies z.b.: eine einheitliche Anwendungsoberfläche bei allen Systembausteinen einfacher und übergangsloser Wechsel zwischen den einzelnen Systembausteinen kein mehrfaches Anlegen und Pflegen von Datenstämmen schneller und einfacher Datenzugriff ZEUS ist durch eine Vielzahl von Systembausteinen an Ihre anwendungsbedingten Wünsche und Anforderungen anpassbar. Ob Sie eine einfache Zeitwirtschaftslösung benötigen oder komplexe Anforderungen aus der Zeitwirtschaft, der Zutrittssteuerung und der Personalplanung zusammen realisieren müssen - ZEUS unterstützt Sie auf allen Ebenen des Zeitmanagements.

9 2 Kapitel 1 Willkommen in ZEUS Die ZEUS Systembausteine Die ZEUS Systembausteine sind in Form von Modulen und Optionen organisiert. Unter den Systembausteinen bilden die Module in ZEUS die oberste Ebene. Jedes Modul wiederum kann verschiedene Optionen enthalten. Die Module in ZEUS: ZEUS (Basismodul) ZEUS WebWorkflow ZEUS picture ZEUS Lohnexport ZEUS dienstplan ZEUS Access ZEUS BDE ZEUS Anwesenheitsinfo In den nachfolgenden Abschnitten stellen wir Ihnen die einzelnen Module kurz vor. Hinweis Durch die flexible Konfiguration von ZEUS ist es möglich, daß Ihr ZEUS- Paket nicht über alle nachfolgend beschriebenen Module und Optionen verfügt. ZEUS (Basismodul) ZEUS WebWorkflow Das Basismodul in ZEUS beinhaltet die gesamten Funktionen rund um die Zeiterfassung und -verrechnung. Dieser Zeit-Teil stellt den eigentlichen Kernbereich in ZEUS dar. Auch das Basismodul ist in seinem Funktionsumfang flexibel ausbaubar. Dabei verfügt bereits ZEUS in seiner Grundausbaustufe über Funktionsbausteine, die bis in die Endausbaustufe in gleicher Weise zum Einsatz kommen. Ein bedeutender Funktionsbaustein ist z.b. die Personalzentrale. Alle personenbezogenen Daten und Informationen sind in dieser Personalzentrale zusammengefaßt, übergreifend über alle Module von ZEUS. Nähere Informationen zum ZEUS Basismodul erhalten Sie in Kapitel 4. Ist eine Anwendung zur Administration von Abläufen der ZEUS Zeitwirtschaft. Über das integrierte Workflow-Management kann jede Person von ihrem Arbeitsplatz/ ihrem PC aus ihre persönlichen Fehlzeit- und Korrekturanträge erstellen und verwalten, sowie ihre eigenen Zeitjournale und Ergebnisse abrufen. Zusätzlich haben Sie über die Funktion Online-Buchung

10 Kapitel 1 3 Willkommen in ZEUS die Möglichkeit Kommt-/Geht-Buchungen und Abfragen durchzuführen, wie Sie es an einem Hardware-Terminal mit Ausweis gewohnt sind. Mit anderen Worten: ZEUS WebWorkflow ersetzt den bisher manuellen und gebräuchlichen Weg von konventioneller Buchung, Korrekturzettel, Antragsformular und Änderungsmitteilung. ZEUS picture ZEUS Lohnexport ZEUS Access ZEUS dienstplan Ausweisgestaltung und Ausweispersonalisierung. Mit Hilfe dieses Moduls können Sie Ausweise im Scheckkartenformat gestalten, bedrucken und mittels gespeicherter Personaldaten, wie z.b. Name, Vorname, Personalnummer, Foto etc. personalisieren. Den anschließenden Druckvorgang können Sie direkt über die ZEUS Oberfläche starten. Ist ein Modul, mit dem Sie die entgeltrelevanten Zeit- und Fehlzeitdaten an ein beliebiges Lohn- und Gehaltsprogramm übergeben können. Hierzu steht Ihnen die in ZEUS integrierte Automatikfunktion zur Verfügung, über die Sie den Lohn- und Gehaltsexport völlig im Hintergrund organisieren können. ZEUS unterstützt mit Übergabeschnittstellen alle am Markt gängigen Lohnund Gehaltsprogramme. Zutrittskontrolle mit ZEUS Access ist in ZEUS direkt mit der Zeitorganisation verbunden. Somit lassen sich unterschiedliche Berechtigungsprofile definieren, unterschieden nach den Kriterien von z.b. Person, Ort und Zeit. Auch ZEUS Access ist durch Erweiterungsmodule und Optionen an Ihr individuelles Sicherheitskonzept anpassbar. In Verbindung mit Zutrittsterminals der ISGUS IT-Serie ergibt Zutrittskontrolle mit ZEUS Access ein Sicherheitskonzept aus einem Guss. Eine Beschreibung der ISGUS IT-Serie enthält die Terminal-Betriebsanleitung. Weiterführende Informationen erhalten Sie auch von Ihrem Vertriebs- und Servicepartner. Personaleinsatzplanung für Ihre effiziente und bedarfsgenaue Planung von Personal und Zeit. Mit Hilfe des im Modul dienstplan integrierten Kalenderwerkzeugs können Sie Schichten, Fehlzeiten und Bereitschaften bedarfsgerecht planen. Der Unterschied zum Kalender des ZEUS Basismoduls liegt in der Aufteilung der Darstellung nach Verantwortungsbereichen. Das heißt, die zuvor in Organisationseinheiten zusammengestellten Personen werden übersichtlich untereinander in einer Planungsmatrix dargestellt. Die bisher auf Papier geführten Pläne können Sie somit komfortabel in der Planungsoberfläche Ihres ZEUS Systems abbilden und bearbeiten.

11 4 Kapitel 1 Willkommen in ZEUS ZEUS BDE ZEUS Anwesenheitsinfo Ist ein ZEUS Modul das in unterschiedlichen Ausbaustufen einsetzbar ist. Ob als einfache Auftrags- oder Projektzeiterfassung, als umfangreiche, eigenständige Betriebsdatenerfassung oder als reine Kommunikationsschnittstelle zu namhaften Anbietern von PPS-/ERP-Systemen - ZEUS BDE liefert Ihnen aktuelle Daten über Projekte und Aufträge aus Ihrer Fertigung. In Verbindung mit ISGUS BDE-Terminals und ISGUS Clients können Sie Aufträge, Arbeitsgänge und Prozesse schnell und fehlerfrei erfassen. Ist ein Software Lampentableau zur Anwesenheitsüberwachung. Durch die grafische Darstellung der Anwesenheitsliste erhalten Sie einen einfachen und schnellen Überblick über den Anwesenheitsstatus der in ZEUS gespeicherten Personen Hinweis Welche Module Sie in Ihrem ZEUS System einsetzen, erkennen Sie an verschiedenen Einstellungen und Elementen Ihrer ZEUS Anwendungsoberfläche. Zum Beispiel über die Einträge in der Menüleiste oder die Symbole der Funktions- und Kontextleiste. Zeus Module

12 Kapitel 1 5 Willkommen in ZEUS Die ZEUS Dokumentation Die verschiedenen Formen der ZEUS Dokumentation. Zu Ihrem Softwarepaket ZEUS erhalten Sie umfangreiche Unterstützung in unterschiedlicher Dokumentationsform. Bevor Sie mit ZEUS arbeiten, werden Sie sicherlich einen ersten Blick in dieses Handbuch werfen. Es wird Ihnen Schritt für Schritt den Einstieg in ZEUS vermitteln und Ihnen die wichtigsten Handlungsschritte aufzeigen. Während der Arbeit mit ZEUS empfehlen wir Ihnen, bei Fragen als erstes die Online-Hilfe zu benutzen. Online-Hilfe steht Ihnen zu jedem Feld und zu jeder Bildschirmmaske zur Verfügung. Eine weitere Form der Unterstützung Ihrer Arbeit bieten Ihnen Infofelder, Statusfelder und Systemmeldungen direkt in Ihrer Anwendungsoberfläche. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in Kapitel 3 ZEUS Grundlagen. Bei Fragen und Problemstellungen, die Sie nicht mit Hilfe der ZEUS Dokumentation lösen können, hilft Ihnen Ihr zuständiger Vertriebs- und Servicepartner selbstverständlich gerne weiter. ZEUS Benutzerhandbuch Für wen dieses Handbuch bestimmt ist. Wenn Sie Einsteiger sind, das heißt, noch wenig oder gar keine Erfahrung mit ZEUS haben, wird Ihnen dieses Handbuch helfen, ZEUS kennen zu lernen. Es wird Ihnen die Anwendungsoberfläche und deren verschiedene Programmelemente zeigen und erklären und Sie in die ersten Schritte der Programmbenutzung einführen. Vielleicht sind Sie auch Umsteiger von einer früheren ZEUS-Version und benötigen einen Überblick oder eine kurze Einführung zur neuen Programmoberfläche. Auch in diesem Fall wird Ihnen dieses Handbuch von Nutzen sein. Kapitel 4 enthält Beschreibungen und Informationen, die insbesondere für den Personenkreis bestimmt sind, die sich mit der Planung und Organisation des ZEUS Systems beschäftigen müssen. Mit anderen Worten: Dieses Benutzerhandbuch richtet sich an alle Personen, die einen ersten grundlegenden Einblick in das Programmpaket ZEUS wünschen.

13 6 Kapitel 1 Willkommen in ZEUS Hinweis Dieses Handbuch setzt voraus, daß Sie mit Ihrem Computer und seinem Betriebssystem vertraut sind, einschließlich der Verwendung von Maus, Standardmenüs und Befehlen. Ebenso wird vorausgesetzt, daß Sie wissen, wie Dateien und Programmfenster geöffnet, gespeichert und geschlossen werden bzw. wie Bearbeitungselemente innerhalb einem Programmfenster zu handhaben sind. Bei Fragen und Problemen die diesen Themenkreis betreffen, schlagen Sie bitte in Ihrer MS-Windows-Dokumentation nach. Wie das ZEUS Benutzerhandbuch aufgebaut ist. Das Handbuch ist in mehrere Kapitel gegliedert. Kapitel 1 bis 3 enthält, neben allgemeinen Informationen rund um ZEUS, Grundlagen, die für alle ZEUS Module und Systembausteine gelten. Ab Kapitel 4 beginnt der anwendungsspezifische Teil mit Beschreibungen und schrittweiser Anleitung zu jedem einzelnen ZEUS Modul. Im Schlußteil dieses Handbuchs finden Sie verschiedene Anhänge und ein Indexverzeichnis. Ein wichtiger Punkt in Anhang A, den Sie nicht außer Acht lassen sollten: Das Thema Datensicherung. Anhang A gibt Ihnen wichtige Informationen, wie Sie ZEUS beim Thema Datensicherung unterstützt. Verwendete Begriffe und Ausdrucksweisen Die teilweise in Abbildungen und Beschreibungen eingetragenen Personen tragen fiktive Namen. Übereinstimmungen mit wirklichen Personen sind rein zufällig. Nachfolgend einige Begriffe und Ausdrücke auf die Sie im Handbuch stoßen, die aber an den auftretenden Stellen nicht mehr näher erklärt werden. Teilweise handelt es sich um Begriffe und Ausdrücke aus dem Bereich Zeitwirtschaft oder es sind anwendungs- d.h. ZEUS-spezifische Namen und Schreibweisen. Formular Buchung Der Begriff Formular wird in Verbindung mit Dialogmasken verwendet, die für Definitionen aller Art bestimmt sind, wie z.b. Tagesmodelle, Wochenmodelle, Fehlzeit- und Feiertagsmodelle, etc. Ein Formular im klassischen Sinn ist eine Vorlage mit vorgegebenen Feldern in einer bestimmten Reihenfolge. Formulare in ZEUS sind ähnlich, sie enthalten themenbezogene Eingabefelder für anwendungsbezogene Zeitvorgaben. Was heißt Buchen oder Buchung? Eine Buchung hat in ZEUS zweierlei Bedeutung: Im allgemeinen Sprachgebrauch der Zeitwirtschaft steht der Begriff Buchung für die Dokumentation der Anwesenheitszeit, in der Regel durch-

14 Kapitel 1 7 Willkommen in ZEUS geführt mit einem Zeiterfassungsausweis an einem Zeiterfassungsterminal. Die Dokumentation der Anwesenheitszeit beinhaltet somit jede Art von Kommen und Gehen. Der so entstandene Buchungssatz, der mit den Buchungsdaten vom Terminal zum Datenverarbeitungssystem, in unserem Falle ZEUS, gesendet wird, kann auch als Transaktion bezeichnet werden. Im programminternen Sprachgebrauch von ZEUS ist der Begriff Buchung definiert als jede zur Zeitverrechnung relevante Information. Dies erweitert die Verwendung des Begriffs Buchung wesentlich. Denn somit gelten auch von ZEUS ausgeführte Funktionen, wie z.b. ein Periodenabschluß, eine Übertragsverrechnung oder eine Kostenstellenumsetzung, etc., als eine Buchung. Auch eine vorgeplante Fehlzeit, wie z.b. eine Dienstreise oder ein Urlaubstag, werden als Buchung gewertet. Terminal Mandant Controller und Workstation Was sind Terminals in ZEUS? Der Begriff Terminal wird in ZEUS für die Geräte verwendet, an denen Personen ihre Anwesenheitszeit dokumentieren und/oder sich für Zugang identifizieren. Statt dem Begriff Terminal werden auch die Bezeichnungen Zeiterfassungsgerät und Zutrittskontrollgerät verwendet. Ein Mandant ist in ZEUS ein eigenständiger, abgegrenzter Zeitwirtschaftsbereich. Mandantenfähigkeit bedeutet in ZEUS mehrere getrennte Datenstämme, wie z.b. getrennte Personalbereiche, erfassen und verwalten zu können. Sie haben so die Möglichkeit z.b. Ihre Niederlassungen oder Ihr Tochterunternehmen in Ihre ZEUS Anwendung einzubinden, ohne daß ein weiteres ZEUS System in diesen Häusern installiert sein muß. Diese Mandanten können Sie dann wie völlig getrennte Zeitwirtschaftsbereiche handhaben. Zum Schutz der einzelnen Datenpools können Sie über die Benutzerverwaltung die Zugriffsrechte für jeden Mandanten festlegen. Die Funktion Mandant ist in ZEUS eine Option. Eine Workstation im ZEUS Netzwerk dient zur Entlastung des oder der ZEUS Controller. Während ein Controller in erster Linie Steuerungsaufgaben der ZEUS-Hardware übernimmt, wie z.b. Verarbeiten von Transaktionen an Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollgeräten, kommt einer Workstation mehr die Aufgabe der Pflege, Korrektur und Verwaltung der ZEUS Daten zu. Durchführen von Buchungskorrekturen oder Erstellen von Monatslisten und Auswertungen sind typische Aufgaben, die an einer ZEUS Workstation ausgeführt werden. Sie können jederzeit, auch zu einem späteren Zeitpunkt, eine weitere ZEUS Workstation in Ihrem Netzwerk einrichten.

15 8 Kapitel 1 Willkommen in ZEUS Konventionen in diesem Handbuch In diesem Handbuch werden verschiedene typographische Merkmale angewendet, die als Orientierungshilfe und zur visuellen Unterscheidung von bedeutenden Textstellen dienen. Darstellung Wörter in Anführungszeichen Wörter in Kursivschrift und durch / getrennt Wörter in Fettschrift und Kursiv Wörter in Kursivschrift VERSALSCHRIFT [Glatter Schrifttyp in eckigen Klammern] [Glatter Schrifttyp fett in eckigen Klammern] Bedeutung Einfache Hervorhebung oder Begriff mit doppelter Bedeutung. Am meisten verwendet als Hervorhebung von Querverweisen. Verwendet zur Nennung von Menüs, Menübefehlen und auch zusammenhängenden Befehlssätzen. In letzterem Fall werden die einzelnen Befehle durch / getrennt. Der erste Begriff in der Kette bezeichnet immer den Menübegriff aus der Menüleiste. Bezeichnungen und Begriffe die Sie so in der ZEUS Programmoberfläche vorfinden. Zur Hervorhebung von Einträgen in Listfeldern und Listauswahlboxen der Programmoberfläche. Weisen auf den Titel in Formularen und Programmfenster hin. Steht für Tastenbezeichnungen der Computertastatur, wie z.b. Taste [Enter] oder Taste [ESC]. Wird verwendet für Bezeichnungen von Schaltflächen in der Programmoberfläche, wie z.b. [Abbruch], [OK], [Übernehmen], etc.

16 Kapitel 1 9 Willkommen in ZEUS Darstellung Bedeutung Wichtig Verfahren und Sachverhalte die Sie dringend berücksichtigen bzw. einhalten sollten. Hinweis Weißt auf wissenswerten Inhalt und Hintergrundinformation hin. Dies können Sachverhalte oder Abläufe sein, deren Beachtung empfohlen, jedoch nicht dringend erforderlich sind. Roter Rahmen mit Stift. Verwendet in Abbildungen zur Hervorhebung von Details, welche im Text näher erläutert sind. Aktionen mit der Maus. Schrittweise Anleitung für Verfahren und Abläufe. So wird s gemacht. ZEUS Online-Hilfe F1 Die Online-Hilfe in ZEUS ist ein umfassendes Informationssystem mit detaillierten Erläuterungen zu einem Feld, einer Funktion, einer Maske oder einem Thema. Wozu dient diese Einstellung oder Wofür wird dieser Eintrag, dieses Feld oder dieses Formular benötigt sind zentrale Fragen, auf die Ihnen die Online-Hilfe einfach und schnell eine Antwort gibt. Bitte haben Sie Verständnis, daß die Online-Hilfe keine Schritt-für-Schritt- Anleitung bietet, zur Frage: Wie mache ich was in ZEUS. Aufgrund der flexiblen Einrichtungsmöglichkeit und auch der vielschichtigen Anforderungen an den Einsatz von ZEUS seitens des Anwenders, ist eine umfassende und auf alle Anwendungsfälle bezogene Dokumentation sehr schwierig. Eine Beschreibung in der Form von So wird s gemacht ist deshalb nur sehr eingeschränkt möglich und beschränkt sich auf Grundlagen und Standardfälle.

17 10 Kapitel 1 Willkommen in ZEUS Wie Sie Online-Hilfe in ZEUS erhalten. Der Zugriff auf die Online-Hilfe in ZEUS ist über verschiedene Wege organisiert. Je nachdem, wie detailliert Sie zu einer Frage oder Aktion Hilfe benötigen, bietet Ihnen ZEUS einen geeigneten Hilfeweg an. Sie können in ZEUS unterscheiden nach: Feldbezogener Hilfe Maskenbezogener Hilfe Globaler Hilfe F1 Feldbezogene Hilfe Oder auch kontextsensitive Hilfe genannt, erhalten Sie immer, indem Sie in ein Feld klicken und dann die [F1-Taste] auf Ihrer Tastatur drücken. Über den feldbezogenen Hilfeweg erhalten Sie eine Erklärung zu den Fragen was dies für ein Feld ist und für was dieses Feld benötigt wird. Die Tastaturfunktion F1 im z.b. Feld Zeiterfassung gültig öffnet das zugehörige Hilfethema. In manchen Fällen öffnet ZEUS anstatt eines Formulars, ein weiteres Fenster. In der Titelleiste dieser Fenster befindet sich in der rechten oberen Ecke ein Fragezeichen. Sie können anstatt der [F1-Taste] dann auch auf dieses Fragezeichen klicken, um in den Hilfemodus zu gelangen. Sie erkennen den Hilfemodus an dem, um das Fragezeichen erweiterten, Mauszeiger. Klicken Sie nun einfach in das Feld, zu welchem Sie Hilfe benötigen. ZEUS öffnet daraufhin das dazugehörige Hilfefenster. Für einen weiteren Hilfeabruf zu einem anderen Feld müssen Sie das Fragezeichen erneut aktivieren.

18 Kapitel 1 11 Willkommen in ZEUS Das Fragezeichen für feldbezogene Hilfe ist nur in separaten ZEUS Fenstern verfügbar. Maskenbezogene Hilfe Maskenbezogene Hilfe bzw. themenbezogene Hilfe zu einem Formular oder Fenster rufen Sie auf, indem Sie auf das Fragezeichen in der linken unteren Ecke klicken. ZEUS öffnet daraufhin das Hilfefenster mit einer Beschreibung zum eingeblendeten Formular oder Fenster. Die Beschreibung enthält themenbezogen Grundlagen, Wissenswertes und zu Beachtendes zum gerade aktiven Formular, Register oder Fenster. Maskenbezogene Hilfe steht Ihnen in allen Formularen und auch separaten ZEUS Fenstern zur Verfügung.

19 12 Kapitel 1 Willkommen in ZEUS Globale Hilfe Wenn Sie zu einem Thema Hilfe benötigen, Ihnen jedoch der zugehörige Titel nicht bekannt ist oder Sie das entsprechende Formular oder Fenster nicht geöffnet haben oder einfach nur eine erste Einführung in ZEUS wünschen, können Sie den globalen Hilfeweg benutzen. Klicken Sie hierzu in der Menüleiste auf Hilfe und wählen Sie dann einen der Menübefehle. Wählen Sie Inhalt, wenn Sie eine einführende Hilfe wünschen zu den Themen ZEUS Oberfläche und ZEUS Online-Hilfe. Oder Sie wollen ein Thema zu einem bestimmten Ausdruck oder Fachbegriff suchen, wofür Ihnen ein alphabetisch geordnetes Glossar zur Verfügung steht. Der Menübefehl Index listet alphabetisch geordnet alle in ZEUS enthaltenen Hilfethemen auf. Durch Eingabe eines Schlüsselwortes können Sie schnell und auf einfache Weise ein Hilfethema einblenden. Über Suchen können Sie alle verfügbaren Hilfethemen auflisten, die ZEUS zu einem zuvor eingegebenen Schlüsselwort findet. Ein Doppelklick auf ein aufgelistetes Thema blendet die zugehörige Beschreibung ein. Der Notizzettel Ist eine neue Funktion in ZEUS und eine interaktive Möglichkeit eigene Notizen in ZEUS zu hinterlegen. Frühere Hilfefunktionen in ZEUS erlaubten ebenfalls eigene Anmerkungen im Programm zu hinterlegen, jedoch mit dem Nachteil, daß bei einem Programm-Update die Einträge verloren gingen und von ZEUS die Anmerkungen auch nicht benutzer- und kontextbezogen abgelegt werden konnten. Diese Nachteile wurden mit der neuen Notizzettelfunktion nun behoben. Der Notizzettel erlaubt einfache Texteinträge beliebiger Länge, ohne Formatierung und Textauszeichnung.

20 Kapitel 1 13 Willkommen in ZEUS In diesen Bereich können Sie Ihre eigenen Notizen und Anmerkungen eintragen. ZEUS speichert Einträge im Notizzettel: kontextbezogen, d.h. Sie können zu jedem Formular, zu jedem Programmfenster und auch zur Programm-Grundmaske eigene Anmerkungen verfassen. Beispiel: Im Formular STAMMDATEN soll bei Neuanlage einer Person immer die -adresse mit angegeben werden. Nach Öffnen des Stammdatenformulars rufen Sie also den Notizzettel auf und tragen z.b. die Anmerkung ein: Bei der Stammdatenerfassung -adresse immer angeben!. Wenn Sie nun zu einem späteren Zeitpunkt wieder Stammdaten neu anlegen müssen und Sie sich nicht mehr sicher sind, welche Felder immer ausgefüllt werden müssen, können Sie im Notizzettel nachsehen, ob ein Eintrag zu dieser Frage vorhanden ist. benutzerbezogen D.h. Notizzettel und Benutzeranmeldung sind beim Start von ZEUS miteinander gekoppelt. Anmerkungen wie in obigem Beispiel stehen Ihnen immer dann zur Verfügung, wenn Sie in ZEUS mit derselben Benutzerkennung angemeldet sind, wie der Verfasser der Anmerkung. Notizzettel öffnen und schließen Der Notizzettel steht Ihnen in der ZEUS Grundmaske und in allen Formularen zur Verfügung. Sie können die Notizzettelfunktion jedoch nicht anwenden in Verbindung mit separaten ZEUS Fenstern.