JoLetter 6.7. JoLauterbach Software GmbH. Serienbriefe mit QuarkXPress. JoLauterbach Software GmbH. Stolzingstraße 4a Bayreuth

Transkript

1 JoLetter 6.7 Seriebriefe mit QuarkXPress Stolzigstraße 4a Bayreuth Telefo: Iteret:

2 Ihalt 1. Übersicht Systemvoraussetzuge Istallatio Mac Widows Die JoLetter-Palette Aktivierug Persoalisierte Date erstelle Datequelle Platzhalter eifüge Itelligetes Leerzeiche Rahmeummer Persoalisierug Disclaimer of Quark, Ic JoLetter 6.7 2

3 1. Übersicht JoLetter ist XTesios-Software für die eifache Erstellug vo Seriebriefe mit QuarkXPress. Als Datebasis diet JoLetter eie Textdatei mit tabulatorgetretem Text oder Text im CSV-Format (getret mit ; oder, ). Der Export eier tabulatorgetrete Textdatei oder CSV-Datei ist aus alle gägige Datebake ud Tabellekalkulatiosprogramme möglich. Auch die Zwischeablage ka als Datequelle verwedet werde, we sie tabulatorgetrete Text ethält. JoLetter (Stadard) bietet folgedede Fuktioe: Eilese vo Datesätze (tabulatorgetreter Text oder Text im CSV-Format) Aufbau der beötigte Seite (maximal 2000) Mehrere Nutze auf eier Seite Itelligete Leerzeiche-Hizufügug Import vo Bilder Versioe für QuarkXPress 2017 / 2016 / 2015 (XPress 2018 ach Erscheie) JoLetter gibt es für macos auch i eier Pro-Versio mit folgede zusätzliche Fuktioe: Eilese vo Excel-Dateie (xlsx. xls), erfordert Excel Erzeugug mehrerer Dokumete für größere Datemege (> 2000 Seite) Treug ud Zusammeführug vo statische ud variable Date Erzeugug eier Zahlefolge (z. B. Los-Nummer oder Ticket-Nummer) Erstellug eier Pfadliste für de Import vo Bilder JoLetter 6.7 3

4 2. Systemvoraussetzuge Die Systemvorraussetzuge werde durch die jeweilige Versio vo QuarkXPress bestimmt. 3. Istallatio 3.1 QuarkXPress 2015/16, macos - QuarkXPress 2015/16/17, Widows Zum Istalliere kopiere Sie die Datei JoLetter.xt i de XTesios-Order vo QuarkXPress. Nach eiem Neustart vo QuarkXPress ist JoLetter betriebsbereit. 3.2 QuarkXPress 2017, macos Für QuarkXPress 2017, macos, gibt es zwei mögliche Order für XTesios-Software (aktueller Beutzer/alle Beutzer). Bitte ur eie dieser beide verwede! ~/Library/Applicatio Support/Quark/QuarkXPress 2017/XTesios /Library/Applicatio Support/Quark/QuarkXPress 2017/XTesios Die etsprechede Order sid evetuell och icht vorhade ud müsse da agelegt werde JoLetter 6.7 4

5 4. Die JoLetter-Palette JoLetter fügt dem Meü Fester eie zusätzliche Eitrag JoLetter hizu. Nach Awahl dieses Meüpuktes erscheit die JoLetter-Palette auf der Bildschirm-Arbeitsfläche. Über die JoLetter-Palette werde zetral alle otwedige Eigabe ud Steueruge vorgeomme. Ob Oa Oc Od Og Of Oe Die JoLetter-Palette Die JoLetter-Palette der Stadardversio verfügt über 5 Futiosbereiche a Zusatzfuktioe b Steuerdialog zur Datequelle c Platzhalter-Liste der eigelesee Datequelle d Vergabe der Steuerugsummer der Datesätze e Aufruf des Persoalisere-Dialogs Die JoLetter-Palette der Pro-Versio verfügt über 2 weitere Futiosbereiche f Itelligetes Dupliziere der Rahmeummer g Erweiterte Regelwerke zur Persoalisierug JoLetter 6.7 5

6 5. Aktivierug Ohe Aktivierug arbeitet JoLetter im Demo-Modus. Sie köe u ur zeh Datesätze verarbeite. Das Feld zur Aktivierug fide Sie uter de Zusatzfuktioe a. Die weitere Zusatzoptioe h köe Sie ur i der JoLetterPro-Versio aufrufe. Oa Oh Die Fuktio Aktiviere fide Sie uter de Zusatzfuktioe Dialog zur Eigabe des Aktivierugsschlüssels Gebe Sie i das Feld Ihre 32-stellige Aktivierugsschlüssel ei ud bestätige. Ist Ihr Aktivierugsschlüssel gültig, wird die Limitierug auf 10 Datesätze aufgehobe. Im Demomodus erscheit der Aktivierugsdialog auch beim Persoalisiere. JoLetter 6.7 6

7 6. Persoalisierte Date erstelle Das Erstelle vo persoalisierte Dokumete mit JoLetter besteht aus vier Schritte 6.1. Auswähle der Datequelle 6.2. Eifüge der Platzhalter i de Text 6.3. Orgaisatio der Reihefolge, mit der die Date im Dokumet verarbeitet werde solle 6.4. Persoalisere der Dokumete 6.1. Datequelle Damit JoLetter ei Dokumet persoalisere ka, muss die XTesio de Datesatz iterpretiere. Dazu schaut JoLetter i die erste Zeile des Datesatzes ud iterpretiert die eizele Felder der erste Zeile als Spalteüberschrifte. Als Datebasis diet JoLetter eie Textdatei mit tabulatorgetretem Text oder Text im CSV-Format (;-getret). Aus de Spalteüberschrifte wird automatisch eie Liste der Platzhalter geeriert. Der Bereich Datequelle i der JoLetter-Palette Über Datei Auswähle oder über die Zwischeablage (z. B. kopierter Ihalt aus eier Tabellekalkulatio) wird die Struktur der Date ermittelt (ud die Date für die spätere Persoalisierug zugewiese). Im Dropdow-Feld (hier als Beispiel Adresse.txt) köe Sie de Ablage-Ort der Datedatei überprüfe oder die Adressdate aufrufe ud editiere. Vo de Date der Zwischeablage wird eie temporäre Datei erzeugt. JoLetter 6.7 7

8 6.2. Platzhalter eifüge JoLetter hat die Spalteköpfe der Date iterpretiert ud daraus eie Platzhalter-Liste geeriert. Sie müsse u och i Ihrem Dokumet eie Textrahme (oder Textpfad) utze, um die Platzhalter i de Text dort eizufüge. Platzhalter-Liste Das Eifüge vo Platzhalter i de Text erfolgt durch Doppelklick auf de Platzhalter- Name. Der Platzhalter wird im Text durch spitze Doppel klammer umgebe, ählich wie bei gägige Textverarbeitugsprogramme. Die jeweilige Platzhalter sollte vo vore bis hite gleich formatiert sei, de der durch JoLetter ausgefüllte Platzhalter wird später so formatiert werde, wie jetzt der Platzhalter formatiert ist. Platzhalter für Text Sie müsse icht alle Platzhalter im Text utze! Sie köe die Reihefolge gegeüber der Platzhalterliste tausche. JoLetter 6.7 8

9 Itelligetes Leerzeiche Bei ebeeiader ageordete Platzhalter, wie z. B. bei Titel, Vorame ud Name, kommt es oft zu uerwüschte Leerzeiche durch leere Datefelder. Um dieses Problem icht auftrete zu lasse, gibt es das Itelligete Leerzeiche. Hierzu gebe Sie hiter de Platzhalter- Name aber vor die edede Spitzklammer eie Leerschlag ei: <<Titelc>><<Voramec>><<Name>> r We u kei Titel oder kei Vormae vorhade ist, da wird auch kei überflüssiger Leerschlag eigefügt Rahmeummer Jeder Textrahme mit Platzhalter erhält eie Nummer für de zugehörige Datesatz, also 1 für de erste Datesatz. Der Stadardfall. Beim Eifüge eies Platzhalters wird dem Textrahme deswege stadardmäßig auch die Nummer 1 zugewiese. Über die Schaltfläche Rahmeummer ka diese Nummer agepasst werde: We Sie mehrere Nutze (z. B. Visitekarte, Adressaufkleber) auf eier Seite platziere, da wird es wichtig, sich um die weitere Nummer zu kümmer: Der Datesatz 2 sollte also die Startummer 2 besitze, usw. Rahmeummer setze Die jeweilige Datesatz-Nummer wird bei Textrahme obe rechts als Marker eigebledet, aber atürlich icht gedruckt. Es ist auch möglich, mehrere Rahme gleichzeitig mit aufsteigede Nummer zu versehe. Hierzu klicke Sie die Rahme mit dem Objektwerkzeug bei gedrückter s-taste (Umschalttaste) i der passede Reihefolge a, rufe de Rahme - ummer-dialog auf, defiiere die Startummer ud gebe das Iterval am, um das hochgezählt werde soll. Beim Hochzählwert 0 bleibt die Nummer auf dem gleiche Wert stehe. Damit wäre die Vorbereituge zum Persoalisiere abgeschlosse. JoLetter 6.7 9

10 6.4. Persoalisierug Beim Persoalisiere wird JoLetter vo Ihrer Vorlagedatei ud Ihrem Datesatz ausgehed ei eues XPress-Dokumet aufbaue, dass (ohe vo Ihe geäderte Eigabe) so viele Seite ethalte wird, wie otwedig sid. Die Limitierug vo XPress sid jedoch 2000 Seite. JoLetter wird Sie ware, we dieser Fall eitrete sollte. Das Persoalisiere starte Sie mit eiem Klick auf die Schaltfläche Persoalisiere. Es erscheit der folgede Dialog mit folgede Bereiche: i Datequelle j Datesätze k Ausgabe Oi Oj Ok Persoalisiere Der Bereich Datequelle i zeigt de Pfad zur Datequelle ud die dari gefudee Azahl vo Datesätze. JoLetter

11 Im Bereich Datesätze j zeigt Ihe JoLetter automatisch die Startummer, im Feld Hochzähle um die i der Vorlagedatei ermittelte Azahl der uterschiedliche Persoalisierugsrahme ud die Azahl der mögliche Persoalisieruge (Datesätze geteilt durch Azahl der uterschiedliche Rahme). Diese Werte köe Sie veräder. Bei sehr viele Datesätze (mehrere Taused) oder um die 2000-Seite-Limitierug zu umgehe ka es sivoll sei, mehrere Dokumete zu erzeuge. Das erfordert JoLetterPro (Azahl pro Dokumet). Drei Beispiel-Szearios: 1) Die Vorlagedatei ethält 1 Seite mit 1 Nutze, d. h. Sie habe ur die Rahmeummer 1. Bei 1160 vorhadee Datesätze müsse 1160 Kopie (Azahl) mit dem Hochzählwert vo 1 erstellt werde. Die erste Seite ethält also de Datesatz 1, die zweite Seite ethält de Datesatz 2, usw. 2) Die Vorlagedatei ethält 2 Seite mit 1 Nutze, d. h. Sie habe die Rahmeummer 1. Bei 1160 vorhadee Datesätze müsste 1160 Kopie (Azahl) mit über 2000 Seite erzeugt werde. JoLetter wird diese Vorgag jetzt erstmal icht begie Grud: Die Limitierug vo QuarkXPress. Nu köe Sie im erste Durchgag die Azahl der Persoalisieruge auf 900 begreze. JoLetter wird die Datesätze 1 bis 900 verarbeite ud 1900 Seite geeriere. Im zweite Durchgag gebe Sie die Startummer 901 sowie 260 bei Azahl Persoalisieruge ei ud JoLetter erzeugt i eier weitere Datei die letzte 320 Seite. 3) Die Vorlagedatei ethält 1 Seite mit 3 Nutze, d. h. Sie habe die Rahmeummer 1, 2 ud 3 auf der Layoutseite. Bei 1160 vorhadee Datesätze müsse 387 Kopie (Azahl) mit 387 Seite erzeugt werde um alle Datesätze verarbeite zu köe. Im Bereich Ausgabe k köe Sie verhider, dass leere Absätze etstehe (Leerzeile etfere), we Felder leer sid. Uter PDF Exportstil köe Sie eie vorhadee PDF-Exportstil auswähle. Es etsteht u direkt eie PDF-Datei ud keie eue QuarkXPress-Datei. Die Optio Bei Übersatz steuert das Verhalte, we währed des Persoalisieres Textrahme mit Übersatz etstehe. Etweder wird das Erzeuge abgebroche oder dieser Fehler wird igoriert ud JoLetter erzeugt weiter persoalisierte Dokumete, die u Übersatz ethalte. JoLetter

12 Disclaimer of Quark, Ic. 2013, QUARK INC. ALL RIGHTS RESERVED. QUARK, THE QUARK LOGO, QUARKXPRESS, QUARK PUBLI- SHING SYSTEM, QPS, QUARKCOPYDESK, QUARK INTERACTIVE DESIGNER, JOB JACKETS, COMPOSITION ZONES, XTENSIONS, QUARKXTENSIONS, THE XTENSIONS LOGO, SERVICE PLUS, QUARKALLIANCE, QUARK- CONNECTS, AND QUARK PROMOTE ARE TRADEMARKS OR REGISTERED TRADEMARKS OF QUARK.. THIS SOFTWARE PACKAGE HAS NOT BEEN WRITTEN, REVIEWED, OR TESTED BY QUARK, OR THEIR LICEN- SORS. QUARK AND THEIR LICENSORS MAKE NO WARRANTIES, EITHER EXPRESS OR IMPLIED, REGARDING THE ENCLOSED SOFTWARE PACKAGE, ITS MERCHANTABILITY, OR ITS FITNESS FOR ANY PARTICULAR PUR- POSE. QUARK AND THEIR LICENSORS DISCLAIM ALL WARRANTIES AND CONDITIONS RELATING TO THE SOFTWARE PACKAGE WHETHER EXPRESS, IMPLIED, OR COLLATERAL, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, ANY WARRANTY OF NON-INFRINGEMENT, COMPATIBILITY, OR THAT THE SOFTWARE IS ERROR FREE OR THAT ERRORS CAN OR WILL BE CORRECTED. IN NO EVENT SHALL QUARK OR THEIR LICENSORS BE LIABLE FOR ANY SPECIAL, INDIRECT, INCIDENTAL, CONSEQUENTIAL, OR PUNITIVE DAMAGES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, ANY LOST PROFITS, LOST TIME, LOST SAVINGS, LOST DATA, LOST FEES, OR EXPENSES OF ANY KIND ARISING FROM INSTALLATION OR USE OF THE SOFTWARE OR ACCOMPANYING DOCUMENTATION IN ANY MANNER, HOWEVER CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY. IF, NOTWITHSTANDING THE FOREGOING, QUARK AND/OR THEIR LICENSORS ARE FOUND TO HAVE LIABILITY RELATING TO THIS SOFTWARE PACKAGE, SUCH LIABILITY SHALL BE LIMITED TO THE FEES PAID BY END USER TO QUARK, IF ANY, WITHIN THE ONE -YEAR PERIOD PRECEDING THE CLAIM, FOR THE LICENSE OF THE SPECIFIC QUARK PRODUCTS (EXCLUDING ANY THIRD-PARTY COMPONENTS ADDED BY END USER OR ANY THIRD PARTY, INCLUDING DEVELOPER OR AN DEVELOPER), OR THE LOWEST AMOUNT UNDER APPLICABLE LAW, WHICHEVER IS LESS. THESE LIMITATIONS WILL APPLY EVEN IF QUARK AND/OR THEIR LICENSORS HAVE BEEN ADVISED OF SUCH POSSIBLE DAMAGES. JoLetter