Anforderungen an die Belege bei wiederkehrenden Zahlungen aufgrund eines Vertrages ohne erneute Rechnungsstellung

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1 Merkblatt Nr. 09 Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV Administration fédérale des contributions AFC Amministrazione federale delle contribuzioni AFC Administraziun federala da taglia AFT Hauptabteilung Mehrwertsteuer Anforderungen an die Belege bei wiederkehrenden Zahlungen aufgrund eines Vertrages ohne erneute Rechnungsstellung Gültig mit Einführung des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) per Im Text verwendete Abkürzungen HRegV Handelsregisterverordnung (SR ) MWST Mehrwertsteuer OR Obligationenrecht SR Systematische Sammlung des Bundesrechts Z Randziffer in der Wegleitung 2001 zur Mehrwertsteuer 1. Ausgangslage Aufgrund eines schriftlichen Vertrages verpflichten sich Leistungsempfänger, das Entgelt (z. B. aus Lieferung, Gebrauch oder Nutzung) in zum Voraus vereinbarten Zeitabständen mittels meist gleich hohen Beträgen zu bezahlen. In der Praxis finden sich solche Vertragsverhältnisse besonders häufig bei - Leasinggeschäften (Autos, Maschinen, Flugzeugen, Einrichtungen), - der Miete beweglicher Sachen (z. B. in der Radio- und Fernsehbranche), - der Miete unbeweglicher Sachen (z. B. Gebäudevermietung, für die optiert wurde) / d 1

2 2. Vorsteuerabzug: Rechtliche Grundlage Sofern ein steuerpflichtiger Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist (Z 821 ff.), darf er in seiner Steuerabrechnung dann einen Vorsteuerabzug vornehmen, wenn ihm der Leistungserbringer eine Rechnung ausstellt, die folgende Angaben enthält: a) Name und Adresse des Lieferers oder des Dienstleistenden, unter welcher er im Register der Steuerpflichtigen eingetragen ist oder welche er im Geschäftsverkehr nach Artikel 944 ff. OR sowie Artikel 47 f. der HRegV zulässigerweise verwendet sowie die Nummer, unter welcher er im Register der Steuerpflichtigen eingetragen ist (abgekürzt: MWST-Nr.); b) Name und Adresse des Empfängers der Lieferung oder Dienstleistung, wie er im Geschäftsverkehr nach OR sowie der HRegV zulässigerweise auftritt; c) Datum oder Zeitraum der Lieferung oder Dienstleistung; d) Art, Gegenstand und Umfang der Lieferung oder Dienstleistung; e) das Entgelt für die Lieferung oder Dienstleistung; f) den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. Dieser ist ausdrücklich als Mehrwertsteuer (MWST) zu bezeichnen und mit dem Steuersatz zu versehen; wird zu Preisen einschliesslich MWST fakturiert, so genügt die Bezeichnung inklusive MWST mit der Angabe des Prozentsatzes, zu welchem sie im Entgelt enthalten ist (z. B. inkl. 7,6 % MWST ). 3. Wiederkehrende Zahlungen: Vereinfachtes Vorgehen nach Z 800 Bei wiederkehrenden Zahlungen aufgrund eines Vertrages geben die Leistungserbringer - anstelle periodischer Rechnungsstellung für die einzelnen Teilleistungen - in der Regel nur Einzahlungsscheine ab. Solche Einzahlungsscheine gelten dann als zum Vorsteuerabzug berechtigende Belege, wenn - der Leistung eine Urkunde (z. B. Vertrag) zugrunde liegt, welche sämtliche Angaben laut Ziffer 2 enthält, und - auf dem Abschnitt Empfangsschein des Einzahlungsscheins (s. Ziffer 4) durch den Leistungserbringer mindestens folgende Angaben angebracht werden (s. Muster auf der letzten Seite): 2

3 a) Hinweis auf die entsprechende Urkunde (z. B. Mietvertrag vom 16. Januar 2001 ) b) Hinweis auf die MWST und angewandter Steuersatz (z. B. inkl. 7,6 % MWST ) Kommt bei wiederkehrenden Zahlungen aufgrund desselben Vertrages mehr als ein Steuersatz zur Anwendung, so sind beim Vorgehen nach Z 800 auch dementsprechend separate Einzahlungsscheine zu erstellen. Fehlen auf den Empfangsscheinen die vorstehend erwähnten Minimalangaben, ist die Vorsteuer nicht abziehbar. Können diese Minimalangaben auf den Empfangsscheinen aus irgendwelchen Gründen nicht angebracht werden, hat der Leistungserbringer einem steuerpflichtigen Leistungsempfänger für jede Teilleistung eine Rechnung mit den Angaben gemäss Ziffer 2 auszustellen. 4. Beschriften von Einzahlungsscheinen Die Beschriftung hat auf dem Abschnitt Empfangsschein zu erfolgen, denn nur dieser Abschnitt verbleibt in jedem Fall beim Einzahler. Der Empfangsschein darf bei herkömmlichen Einzahlungsscheinen (ES) oder Einzahlungsscheinen mit Referenznummer (ESR) im Querformat, d.h. ohne speziellen Beschriftungsteil, nicht beliebig beschriftet werden. Vor der Beschriftung (oder EDV-Programmierung) ist deshalb der zuständigen Stelle (Post 1) / Bank) ein Muster zur Genehmigung vorzulegen. Genügend Platz für Hinweise findet sich auf den erweiterten ES oder ESR mit Beschriftungsteil. Im vorgesehenen Beschriftungsteil ist ausreichend Platz vorhanden, um dem Schuldner wichtige Mitteilungen zu übermitteln. Es ist zweckmässig, diese Formulare zur vollwertigen Rechnung gemäss Ziffer 2 auszugestalten. Mögliche Varianten für erweiterte ES und ESR mit den Mindestangaben nach Ziffer 3 siehe letzte Seite dieses Merkblattes. 5. Lastschriftverfahren Beim Lastschriftverfahren wird der Leistungserbringer ermächtigt (schriftliche Belastungsermächtigung), den vom Leistungsempfänger geschuldeten Betrag von dessen Konto abzubuchen. Der Leistungserbringer (Zah- 1) Die Schweizerische Post Postfinance Kundendienst ESR 3002 Bern 3

4 lungsempfänger) erstellt einen entsprechenden Datenträger und übergibt ihn der Bank zur Auswertung. Dabei hat er die Möglichkeit, für die Belastungsanzeigen an seinen Kunden einen Zahlungsvermerk mitzugeben. Erfüllt dieser die Voraussetzungen gemäss Ziffer 3, so wird die Belastungsanzeige ebenfalls als zum Vorsteuerabzug berechtigender Beleg betrachtet. Der Leistungsempfänger darf also der Bank keine Verzichtserklärung auf eine Belastungsanzeige unterzeichnen. 6. Dauerauftrag Erteilt der Leistungsempfänger (Schuldner) seiner Bank den Auftrag, periodisch seinem Konto einen bestimmten Betrag zu belasten (z. B. Leasingrate Auto), berechtigt die Belastungsanzeige der Bank selbst dann nicht zum allfälligen Vorsteuerabzug, wenn darauf ein Vermerk wie z. B. Leasingvertrag Nr / MWST 7,6 % angebracht wird. Unabdingbare Voraussetzung für die Zulässigkeit des Vorsteuerabzuges ist auch in einem solchen Fall eine vom Leistungserbringer selbst erstellte Rechnung oder das Vorliegen von (vom Leistungserbringer ausgestellten) Belegen gemäss Ziffer Aufbewahrung (Z 943) Da die Empfangsscheine nach Ziffer 3 und die Belastungsanzeigen nach Ziffer 5 als zum Vorsteuerabzug berechtigende Belege gelten, sind sie vom Leistungsempfänger bis zum Ablauf der Verjährungsfrist geordnet aufzubewahren, und zwar selbst dann, wenn der Bank ein Dauerauftrag erteilt wird und die Einzahlungsscheine für die Ausführung der Zahlung selber nicht gebraucht werden. 8. Feste Abtretung einer Forderung (Z 267 ff. / Z 801) 4 Tritt der Leistungserbringer (z. B. Verkäufer) seine Forderung fest einem Finanzierungsinstitut (z. B. Leasing-Gesellschaft) ab, so gelangt grundsätzlich Z 268 zur Anwendung, wobei Folgendes zu beachten ist: - Als Rechnung gilt auch ein Vertrag, der sämtliche in Ziffer 2 genannten Anforderungen enthält. - Der steuerpflichtige Käufer oder Mieter kann die in der Rechnung oder im Vertrag ausgewiesene MWST ungeachtet seiner Abrechnungsweise bereits in der Steuerperiode der Forderungsabtretung abziehen. Da auf den darauffolgenden wiederkehrenden Zahlungen keine MWST geschuldet ist und dementsprechend keine Vorsteuer anfällt, kommt das vereinfachte Vorgehen für diese Zahlungen nicht in Betracht. Das Finanzierungsinstitut darf demzufolge auf den Einzahlungsscheinen keinen Hinweis auf die MWST anbringen.

5 - Der Verkäufer oder Vermieter hat in diesem Fall das volle vom Käufer oder Mieter dem Finanzierungsinstitut zu zahlende Entgelt (einschliesslich Vertragszinsen u.dgl., Z 268) zu versteuern, und zwar in der Steuerperiode der Forderungsabtretung (bei Abrechnung nach vereinbarten Entgelten, Z 962) bzw. in der Steuerperiode der Zahlung oder Gutschrift des Abtretungsentgelts durch das Finanzierungsinstitut (bei Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten, Z 964). 5

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