Migration von HR-Software

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1 Migration von HR-Software Dieser Fachlehrgang behandelt die Problematiken eines Softwarewechsels im Bereich Human Resources (HR) und vermittelt Erfahrungen, Hilfestellungen und Anregungen in Bezug auf die Projektierung und Umsetzung. Durch den nationalen und internationalen Wettbewerb stehen die Unternehmen unter einem hohen Zeit- und Kostendruck. Dies macht es notwendig, eine HR-Software einzusetzen, die den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Dieser Fachlehrgang zeigt Wege auf, wie von der Fehlerbehandlung bis zur Revisionssicherheit und externen Prüfungen die HR-Software schrittweise optimiert werden kann. Gerade bei Unternehmensneuund -ausgründungen ist es zwingend erforderlich, dass ein System eingesetzt wird, das in Größe, Funktionalität und Kosten auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Eine wesentliche Voraussetzung für einen erfolgreichen Systemwechsel ist die sorgfältig durchgeführte Projektplanung vor Beginn des Projektes sowie die sich anschließende Konzeptphase. Projektmanagement, -kontrolle und -steuerung werden im Detail erläutert. Zu beachten ist die frühzeitige Einbindung aller betroffenen Unternehmensbereiche. Dieser Fachlehrgang soll allen Personalleitern und Mitarbeitern der Personalabteilung Hilfestellung leisten bei der umfassenden Prüfung der aktuell eingesetzten HR-Software, der Vorbereitung und Durchführung des Projektes und der anschließenden Produktivsetzung. Neben den Möglichkeiten zur Optimierung der HR-Software soll der Leser mit der Thematik Entgeltabrechnung vertraut gemacht und für diesen speziellen Bereich sensibilisiert werden. Das Verbesserungspotenzial ist hier besonders groß, welches bei Nutzung nicht nur die Kosten reduziert, sondern, was noch wichtiger ist, mehr Zeit für die eigentliche Personalbetreuung freisetzt. Der Bereich der Entgeltabrechnung und Personalbetreuung zählt heute in vielen Branchen wieder zu den Kernkompetenzen und sorgt mit seinen Ausprägungen dafür, dass alle anderen Unternehmensbereiche sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Dieser Fachlehrgang erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ist so aufgebaut, dass er als Leitfaden durch das geplante Projekt führt. Darüber hinaus werden wertvolle Praxistipps vermittelt. Mit den Kontrollfragen zu jedem Kapitel kann geprüft werden, ob alle wesentlichen Projektpunkte bearbeitet wurden. Welche Software darf es sein? Das Personalmanagementsystem entwickelte sich von einer einfachen Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft bis hin zum Mitarbeiter- und Führungskräfteportal und dient heute insbesondere zur Steuerung und Optimierung der Personalarbeit eines Unternehmens. Integrierbare Personalmanagementlösungen im Trend Personal managen ist eine komplexe Führungsaufgabe, der man mit minimaler IT-Ausstattung nicht mehr gerecht wird. Je wichtiger die Mitarbeiter für den Unternehmenserfolg werden, desto höher ist der Bedarf an Personalmanagementsystemen, die Informationen schnell zugänglich machen und alle Prozesse rund um das Personal durchgängig digital unterstützen. Als Ergebnis aus der in 2004 durchgeführten HR-Studie werden die Unternehmen zukünftig Insellösungen wie beispielsweise selbst entwickelte Tools für Bewerbermanagement, Stellenverwaltung oder Personalentwicklung aufgrund der fehlenden Integration der Daten und Prozesse ablösen. Der Trend geht hin zu Lösungen, mit denen personalwirtschaftliche Abläufe automatisiert mittels Workflow bearbeitet werden können. Die Entwicklung wird deshalb weiter in Richtung integrierter, webfähiger Lösungen gehen, die modular aufgebaut und weltweit einsetzbar sind. Softwarelösungen für KMU KMU setzen verstärkt auf integrierte HR-Lösungen. Eine gute und transparente Datenbasis erleichtert die Migration und führt schon nach wenigen Monaten zu einem messbaren Nutzeneffekt. Insbesondere die Datenverwaltung wird vereinfacht, weil die Datensätze nur noch einmal gepflegt werden müssen. Mit der Datenintegrität eng verbunden ist die Einbindung der Funktionalitäten. Unternehmen sollten eine Software

2 wählen, die sowohl die Entgeltabrechnung für mehrere Länder als auch Personalmanagement-Funktionen und ein Mitarbeiterportal umfasst. Um die Datenqualität sicherzustellen, sollten alle Funktionen auf die gleiche Datenbank zugreifen wie die Abrechnung. Die Softwarelösung sollte darüber hinaus eine modulare Architektur aufweisen, so dass die Unternehmen schrittweise zusätzliche Funktionen implementieren können. Das macht die Lösung zukunftsfähig, denn neue Anforderungen lassen sich nach Bedarf umsetzen. Ein hoher Standardisierungsgrad bei gleichzeitiger Flexibilisierung der Funktionen bringt den rechnerischen Nutzen und stellt eine relativ einfach Migration und dauerhafte Nutzung sicher. Alle betrieblichen Regelungen können mit Hilfe der Parametersteuerung umgesetzt werden. Im laufenden Betrieb entfallen bei einer integrierten Standardlösung außerdem Wartungskosten für verschiedene Datenbanken, für zahlreiche Schnittstellen und für Anpassungen nach einem Release-Wechsel. Nicht alles auf einmal Auf Grund der Modularität der integrierten Softwarelösungen können bei der Migration Schwerpunkte gesetzt werden. Wichtig: nicht alles auf einmal migrieren sondern mit den Modulen beginnen, die für das Kerngeschäft zwingend erforderlich sind. Dieses Vorgehen sichert das reibungslose Funktionieren der eingebundenen Fachabteilungen und schützt den einzelnen vor Überlastung. Sobald die zwingend erforderlichen Module integriert sind, können alle weiteren nachgezogen werden. Insbesondere für KMU lohnt es sich zu prüfen, welche Module überhaupt benötigt werden. Oftmals reicht es schon aus, über die Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft ein einfaches Management-Tool zu stülpen, welches u.a. ein umfassendes Reporting gewährleistet. Die meisten Auswertungen, die so generiert werden, lassen sich in EXCEL weiterverarbeiten und bedarfsorientiert aufbereiten, so dass mitunter komplizierte und teure Programmierungen entbehrlich sind. Der Vorteil liegt in der gewonnenen Flexibilität und Kostenersparnis. Worauf sollte bei einem Softwarewechsel geachtet werden? Die Qualität der Lösung spielt die entscheidende Rolle insbesondere die Benutzerfreundlichkeit der Software und die Reputation des Anbieters. Über Referenzkunden kann die Funktionalität praxisorientiert hinterfragt und eine Entscheidung mit fundierten Aussagen hinterlegt werden. Unabhängig von jeder Softwarelösung sollten die Folgekosten für die nächsten fünf Jahre betrachtet werden. Lässt man beispielsweise vom Hersteller zusätzliche Programmierungen vornehmen, muss bedacht werden, dass möglicherweise bei jedem Release-Wechsel wiederum Kosten für Anpassungen entstehen. Das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis besteht, wenn es sich um eine Standardsoftware handelt, die von den Anwendern selbstständig über Parameter-Steuerungen an unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden kann. Wenn in eine neue Software investiert wird, sollte man auch in der Lage sein, künftige Anforderungen zu erkennen und mit der implementierten Lösung abzudecken, beispielsweise Veränderungen im Zusammenhang mit Umstrukturierungen oder Expansionen ins Ausland. Quellen für die Softwareauswahl Der Besuch einer Personalmesse ist eine Möglichkeit für Unternehmen, sich über das Angebot von HR- Softwarelösungen zu informieren. Voraussetzung für den Erfolg ist jedoch, dass die Vorbereitung des Messebesuchs einen hohen Stellenwert einnimmt. Denn erst mit dem nötigen Basiswissen aus dem Soll-Ist- Vergleich ist es möglich, verwertbare Informationen mitzunehmen. Es hat sich als vorteilhaft erwiesen, die in Frage kommenden Softwarehäuser über eine Internet-Recherche herauszufiltern und Messetermine im Vorfeld zu vereinbaren. Schon vor dem ersten Kontakt sollte ein Fragen- und Anforderungskatalog erstellt werden, der die Themen Anbieter, Leistungsfähigkeit, Integration in bestehende IT-Landschaften, Kosten, Funktionsumfang und besondere Features abdeckt. Was kann der Interessierte also von einem Messebesuch erwarten? Sicherlich einen ersten Einblick in die Systemvielfalt und persönliche Kontakte zu den in Frage kommenden Anbietern. Unterlagen und Gesprächsergebnis ergeben ein erstes Bild. Auf Grund dieser Informationen kann ein Anbieter zur Inhouse- Präsentation eingeladen oder das System als nicht in Frage kommend bewertet werden. Und schließlich gilt: Ein Messebesuch mit kurzen inhaltsreichen und auf das Wesentliche beschränkte Gespräche ersetzt oft wochenlange Recherchen via Internet, Telefon und Broschüren. Eine optimale Ergänzung bieten die virtuellen Messen, beispielsweise die Online-Messse für Personalmanagement und eleraning

3 Perspektiven und Trends Auch in der Entgeltabrechnung kommen verstärkt Mitarbeiterportale wie ERM (Employee Relationship Management) und Prozesslösungen im ASP-Modell (Application Service Providing) zum Einsatz. Gerade Business-Prozess-Lösungen bieten neue Möglichkeiten der Softwarenutzung. Dazu gehören insbesondere Personal- und Abrechnungssysteme, die andere IT-Lösungen im Unternehmen weitestgehend unbeeinflusst lassen. Folgende Fragen sollten Sie im Vorfeld für sich beantworten, bevor Sie in die Thematik HR-Softwarewechsel einsteigen: Welche Software haben Sie im Einsatz? Ist die Software auf die Belange des Unternehmens abgestimmt? Befindet sich die Software im Standard? Kennen Sie sich mit dem System aus? Finden Sie Ihre Prozesse darin wieder? Welchen Zeitaufwand verwenden Sie für die System- und Datenpflege? Welche Berechtigung haben Sie, im System zu arbeiten (lesen, pflegen)? Erfolgt der Zugriff (Datenpflege) zentral oder dezentral? Sind Sie mit dem System zufrieden? Stehen die Systemkosten in Relation zum Nutzen? Wie gehen Sie mit Problemen um? Würden Sie gerne Änderungen vornehmen (von der Lohnartenpflege bis zum Systemwechsel)? Können diese Anpassungen von Ihnen vorgenommen werden? Wenn nein, wer nimmt die Änderungen vor, mit welchem Zeit- und Kostenaufwand? Funktioniert danach alles so, wie Sie sich das vorstellen? Wie kommt die derzeitige Softwarelösung auf den Prüfstand? Wie innovativ ist Ihr Unternehmen diesbezüglich? Wie ist ihre Entgeltabrechnung in die Aufbauorganisation eingeordnet? Wie ist die Ablauforganisation geregelt? Was sagen Ihre internen (Mitarbeiter) und externen (Krankenkasse, u.a.) Kunden? Welche Unterstützung hätten Sie im Projektfalle? In den folgenden Kapiteln werden die Themen im Detail behandelt. Stellen Sie sich jedoch immer die Frage, ob Sie das, was Sie tun und wie Sie es tun, in Ihrem und im Sinne des Unternehmens richtig ist und passen Sie Ihre Arbeitsweise an bzw. begleiten Sie aktiv Veränderungsprozesse. Die Entgeltabrechnung ist ein aufregendes und spannendes Arbeitsfeld mit vielen Ausprägungen und Facetten und bildet das Herzstück jeder Personalabteilung. Geld fördert nach Herzberg zwar nicht direkt die Motivation, führt aber, wenn die Bezahlung nicht oder fehlerhaft erfolgt, beim Einzelnen zur Unzufriedenheit oder zu einer negativen Einstellung.

4 Fachlehrgang Service Center Personalwirtschaft in 10 praxisorientierten Modulen Personalprozessmanagement Personalplanung Personalkostenplanung Personalbeschaffung Entgeltabrechnung Zeitwirtschaft Personalcontrolling Interne Kontrollsysteme (IKS) Shared-Service Service-Center Migration von HR-Software 10 Migration von HR-Software (CD mit Arbeitshilfen) Sven Friedl Verlag ISBN Inhaltsverzeichnis Vorwort. 6 Inhaltsverzeichnis.. 7 Einleitung 9 1. Vorprojektphase Von den ersten Überlegungen bis zur Entscheidung Ausgangssituation Ist-Analyse Anforderungen an den Personaler Problemfelder bei der Umsetzung der HR-Strategie Randbetrachtungen Zielfindung Bedeutung von HR Durchführbarkeitsanalyse Mind-Map Grobkonzept Recherche Erstellung des Pflichtenheftes Kommunikationstabelle Anschreiben 23

5 1.2.4 Entscheidungsmatrix Stärken-/Schwächenanalyse Inhouse-Lösung oder Outsourcing Präsentation Einladung Beurteilungsbogen Differenziertes Kostenangebot Kostenaufstellung Referenzen Entscheidungsvorlage Projektantrag Projektauftrag Haben Sie an alles gedacht? Projektphase Projekt Projektmanagementprozess Projektmanagement Rollen im Projekt Projektumfeld Eckpunkte der Projektdurchführung 34 - Projektdefinition - Projektstart und -ablauf - Projektabschluss Auftragsbestätigung, Überlassungs- und Pflegevertrag Budgetierung Projektkosten Projektstart und verlauf Kick-off-Workshop Projektordner Checklisten Fachkonzept Arbeitsplätze Besonders im Focus Arbeitspakete Datencheckliste Liste der Arbeitspakete Formular Arbeitspaket / Teilpaket Manuelle / maschinelle Datenübernahme Daten auf dem Prüfstand (Entscheidungsvorlage) Schnittstellen Parallellauf Entgeltabrechnung Folgeaktivitäten Controlling Mitarbeiterinformation Produktivsetzung Beitragsverfahrensverordnung Aufbewahrungspflichten und digitale Archivierung Digitales Personalaktensystem Digitale Betriebsprüfung Berechtigungskonzept Datenschutz Revision Abnahmeprotokoll.. 56

6 2.23 Haben Sie an alles gedacht? Nachprojektphase Projektfolgeaktivitäten Das interne Kontrollsystem (IKS) Mitarbeiterportale Dokumentation Personalhandbuch Entgelt Abschlussmeeting Präsentation der Projektergebnisse Reflexionen Erfahrungssicherung Teamleistung Projektmanagement Qualitätsprüfung Projektabnahme Auflösung des Projektteams Haben Sie an alles gedacht? Anlagen 65 Kurzbeschreibung der Module Modul 1: Personalprozessmanagement Als Prozess bezeichnet man eine auf die Erbringung eines festgelegten Ergebnisses gerichtete Folge von Aktivitäten. Prozessmanagement bedeutet regelmäßiges Kontrollieren von Prozessvorgaben, eine konsequente kontinuierliche Verbesserung und damit verbunden eine permanente Weiterentwicklung der Unternehmensprozesse. Aufbauend auf den Grundlagen wird beschrieben, wie Prozesse erkannt, modelliert, dokumentiert und zuverlässig gesteuert werden können. Modul 2: Personalplanung Für die professionelle Steuerung der Mitarbeiter sind Personalplanung und -kostenplanung unentbehrlich. In diesem Modul erfahren Sie, wie die Personalplanung als Teil der Unternehmensplanung die kurz-, mittelund langfristigen Maßnahmen zur Erfüllung der Unternehmensziele berücksichtigt und die dazu erforderlichen Mitarbeiter zur Verfügung stellt. Darüber hinaus werden die verschiedenen Arten und Instrumente der Personalplanung vorgestellt. Modul 3: Personalkostenplanung Auf Grundlage der Personalplanung werden der Personalbedarf und die zugehörigen Personalkosten geplant und in Forecast- und Budgetvarianten detailliert ermittelt. Von der Lohnartenklassifizierung, Planvariantenrechnung, SOLL-IST-Vergleichsrechnung bis zum Reporting und Kennzahlenbericht werden die einzelnen Schritte dargestellt und erläutert. Modul 4: Personalbeschaffung Der Prozess der Personalbeschaffung wird transparent dargestellt. Ausgehend von einer Personalbedarfsermittlung und Beschreibung der Funktionen und Aufgaben in Stellenbeschreibungen werden Fragestellungen zu den Themen interne/externe Stellenausschreibungen, Beschaffungswege, Bewerberverwaltung und -kommunikation, Auswahl des zukünftigen Mitarbeiters und dem Einstellungsprozedere behandelt. Die Themen Demografie und Fachkräftemangel fließen in die Betrachtung mit ein.

7 Modul 5: Entgeltabrechnung Die Entgeltabrechnung in Unternehmen und Organisationen muss hohen Anforderungen genügen. Dieser komplexe und sensible Bereich erfordert eine hohe Fachkompetenz, Verlässlichkeit und die exakte Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Regelungen. Außerdem muss die entsprechende Software Datensicherheit garantieren und gleichzeitig eine optimale Integration in die vorhandene Infrastruktur ermöglichen. Dieses Modul macht Sie mit den Grundlagen der Entgeltabrechnung vertraut und vermittelt Ihnen das erforderliche Rüstzeug für die praktische Durchführung einer sachlich und rechnerisch richtigen Entgeltabrechnung. Modul 6: Zeitwirtschaft Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Zutrittskontrolle und Fehlzeitenmanagement sind zentrale Themen einer modernen Zeitwirtschaft. Der Faktor Zeit spielt in den Unternehmen eine wesentliche Rolle. Umso wichtiger ist es, diesen effektiv zu nutzen. Die Grundlagen der Zeitwirtschaft werden dargestellt. Darüber hinaus sind weitere Themen: flexible Arbeitszeitmodelle, leistungsbezogene Vergütung, Ressourcensteuerung und der Einsatz moderner Zeitwirtschaftssoftware. Modul 7: Personalcontrolling Wollen Sie Personal, Personalkosten und Produktivität gezielt steuern? Wollen Sie Ihre personalwirtschaftlichen Ziele sicher erreichen? Strategisches und operative Personalcontrolling, Berichtswesen, Kennzahlen und Kennzahlensysteme, Prozessanalyse und Prozesskostenrechnung bilden die Schwerpunkte. Darüber hinaus werden die verschiedenen Ansätze und Instrumente des modernen Personalcontrollings dargestellt und erläutert. Modul 8: Interne Kontrollsysteme (IKS) Funktion, Handhabung und Bedeutung des Internen Kontrollsystems (IKS) für den Personalbereich sind zentrale Themen. Das Management muss für die Zielerreichung sorgen und die Risiken des Unternehmens beachten. Interne Kontrollsysteme unterstützen die betriebswirtschaftliche Führungsverantwortung und Aufsichtspflicht und sind sowohl vom GmbH- als auch vom Aktiengesetz vorgeschrieben. Sie erfahren, was Sie bei der Implementierung beachten müssen und wie Sie ein IKS im Personalbereich aufbauen, um die Ordnungsmäßigkeit und effiziente Gestaltung Ihrer Personalprozesse zu sichern. Sie erhalten Einblick in Detailfragen und Hilfsmittel an die Hand, mit denen Sie eine effektive und effiziente Prüfung sicherstellen. Modul 9: Shared Service Center Die Einführung eines HR Shared Service Centers ist mittlerweile ein bewährtes Konzept zur Optimierung des Personalbereiches geworden. Nach anfänglich eher zögerlicher Akzeptanz in Europa werden Shared Services nun von Unternehmen jeglicher Größe eingesetzt. Zunehmend finden sie auch im Mittelstand Verbreitung. Was heißt das? Administrative HR-Aufgaben werden zunehmend standardisiert, zentralisiert und vielfach auch automatisiert. Das soll Kosten sparen und die Qualität sowie Kundenorientierung verbessern. Viele Unternehmen sehen das HR-SCC als Schlüssel zur Optimierung der Personalprozesse. Neben den Grundlagen werden Inhalte, Aufbau und die Umsetzung in die Praxis beschrieben. Modul 10: Migration von HR-Software Dieses Modul behandelt die Problematiken eines Softwarewechsels im Bereich Human Resources (HR) und vermittelt Erfahrungen, Hilfestellungen und Anregungen in Bezug auf die Projektierung und Umsetzung. Von der Durchführung der IST-Analyse, der Fachkonzepterstellung und Ressourcenplanung, der Softwareauswahl, Systemanpassung und -optimierung bis hin zur Migration und dem Echtbetrieb werden alle Details dargestellt Bezug über: