GRKassa (Adminmodul) Kassenprogramm mit Größenraster

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1 GRKassa (Adminmodul) Kassenprogramm mit Größenraster

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3 Inhalt I Inhaltsverzeichnis Kapitel I Einleitung 4 1 Kurzbeschreibung Systemvoraussetzungen Installation Deinstallation Datensicherung Kapitel II Beschreibung Adminmodul 14 1 Menüstruktur Basisdaten Firmendaten Basisdaten Lieferanten Basisdaten Länder Basisdaten Mitarbeiter Basisdaten Grössenraster Basisdaten EASCodes Programmende Artikel verwalten Lagerjournal Inventurliste Lagerbewertung Kunden verwalten Kunden exportieren Erlagscheinliste Kassa Boneingabe Kassenjournal... verdichtet 37 Kassenjournal... detailiert 38 Datenerfassungsprotokoll Umsatzexport... detailiert 40 RKSV Statusbelege Auswertungen... Umsätze verdichtet 43 Auswertungen... Umsätze detailiert 44 Auswertungen... Artikelumsätze 45 Auswertungen... Artikelgruppen 46 Auswertungen... Lieferanten 47 Auswertungen... Ausgaben verdichtet 48 Auswertungen... Ausgaben detailiert 49 Sonstiges anmelden Sonstiges abmelden Sonstiges Passwort... ändern 51 Sonstiges Backup Sonstiges Backuplog Sonstiges Fibuliste Sonstiges Kassalog Sonstiges Datenbestände Sonstiges Kassenlade... öffnen 56 Hilfe Doku Hilfe Über Etikettenrollenwechsel... 57

4 II Kassenprogramm mit Größenraster 3 Druckvorschau Index 59

5 Kapitel

6 4 Kassenprogramm mit Größenraster 1 Einleitung 1.1 Kurzbeschreibung Das Programm CoRa-GRKassa ist ein spezielles Kassenprogramm, das für Schuh- und Textileinzelhandel optimiert wurde. Das Programm setzt sich aus 2 Modulen zusammen, wobei beide Module wahlweise auf dem gleichen PC oder auf unterschiedlichen PCs installiert werden können: Dem Kassenmodul, welches auf einfachste und übersichtliche Bedienung über Touchscreen ausgelegt wurde, da am Ladentisch eine Bedienung ohne Tastatur und Maus nur mit dem Finger von Vorteil ist. Das Kassenmodul wurde auf das Notwendigste reduziert, um die Abläufe an der Kassa so einfach und effizient wie möglich zu halten. Alle Abläufe sind komplett über Touchscreen bedienbar. Dem Adminmodul, welches mit einer Windows-Oberfläche besonders geeignet ist, die Arbeiten außerhalb des Kassenmoduls zu erledigen. Dazu zählen die Verwaltung aller Stammdaten und die verschiedenen Auswertungen. Das Programm ist mehrplatzfähig (bis zu 9 Kassenarbeitsplätze), die Daten werden in einer MySQL-Datenbank gespeichert. Das Programm unterstützt diverse Hardware am Kassenarbeitsplatz: Kassenlade, Kundendisplay, Handscanner, A4-Drucker, Etikettendrucker, Bondrucker, Zahlungsterminals. Beim Erfassen der Artikel werden für alle Größen eigene EAN-Codes generiert und Etiketten gedruckt, welche zusätzlich zum Artikel auch gleich die Größe beinhalten, sodaß beim Verkauf keine Größenauswahl mehr erforderlich ist. Stück-Artikel müssen nicht gesondert ausgezeichnet werden, hier kann der Fremd-EAN verwendet werden! Das Programm erfüllt die Erfordernisse der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), hier die wichtigsten Kriterien: Fortlaufender Umsatzzähler Signierung der Bons mit einer Smartcard Verschlüsselung der Umsätze mit einem AES256 Schlüssel Erstellung von Statusbelegen (Start- und Schlussbeleg, Monats-, Jahres- und Sammelbelege) QR Code am Bon Funktionsumfang (Auszug): Beliebige Anzahl frei definierbarer Größenraster EAS-Codes (Warengruppen, Farben, Material) Gruppierung der Artikel nach EAS-Codes und Lieferanten Fotos für Ihre Artikel Mitarbeiter mit Passwort zur Anmeldung an Adminmodul Verwaltung von Kunden und Export der Kundendaten in Form von Aussendungen oder Etiketten nach diversen Kriterien Kundenrabatte und Skonti Lagerverwaltung für Artikel mit Lagerführung, Deckungsbeiträge, Lagerbewertung Kassenmodul mit Bonierung, Ausgabenverbuchung, Zahlungsabwicklung, Bonnachdruck, Parken von Bons, Tagessummen Zahlung in Bar, mit Gutschein oder Karte, spätere Zahlung mittels Erlagschein Ausgabe von Kassenbons und ev. Gutschriften Zahlreiche Auswertungen detailiert oder verdichtet

7 Einleitung Systemvoraussetzungen Admin-Modul: Dieses Modul setzt keine besonderen Erfordernisse voraus: PC mit MS Windows (alle Versionen ab Windows XP) Hauptspeicher keine besonderen Anforderungen Festplatte Installationsumfang Programm ca. 15 MB Installationsumfang Datenbank ca. 315 MB ohne eigene Daten Bildschirmauflösung 1024x768 oder größer Kassen-Modul: Für dieses Modul ist eine spezielle Hardware sinnvoll, da alle Funktionen darauf ausgelegt sind. Zwingende Hardware: Bondrucker mit 8cm breiten Endlosrollen für den Bon- und Etikettendruck Etikettendrucker zur Auszeichnung der Ware mit Bezeichnung, Barcode, Größe und Preis USB-Kartenleser Smartcard Sinnvolle Hardware: Touchscreen mit Displaygröße 1024x768 oder größer Handscanner zur Erfassung der EAN-Codes und Stammkundenkarten Kassenlade mit autom. Öffnung beim Bondruck, wird vom Bondrucker aus angesteuert Kundendisplay zur Anzeige der bonierten Artikel, des Zahlungsbetrages und des Restbetrages: Das Display wird als RS232-Gerät über eine COM-Schnittstelle angesprochen. Sollte es ein USB-Gerät sein, so muß der vom Hersteller mitgelieferte virtuelle COM-USB- Treiber verwendet werden! Zahlungsterminal für Bankomat- und Kreditkarten Web-Kamera um Ihre Artikel zu fotografieren Der Touchscreen ist nicht zwingend notwendig, das Kassenmodul kann auch mit der Maus bedient werden, wodurch jedoch einer der Hauptvorteile des Programms verlorengeht.

8 6 Kassenprogramm mit Größenraster 1.3 Installation Installation am Hauptrechner (Server) 1. Installation des Programmes CoRa-GRKassa Die Installationsroutine wird durch Doppelklick auf die Datei setup_grkassa.exe gestartet. Der Willkommensbildschirm wird mit dem Button Weiter> bestätigt Die Frage nach einem Ziel-Ordner (C:\GRKassa), in den das Programm installieren werden soll, wird mit Weiter> bestätigt Zum Abschluß wird die Installation mit dem Button Installieren gestartet Die Installationsroutine erstellt am Desktop 3 Icons: Ein Icon für das Kassenmodul Ein Icon für das Adminmodul Ein Icon zum Abschalten des PCs Bei einem Mehrplatzsystem löschen Sie das Logo, das auf diesem PC nicht benötigt wird! 2. Installation der Datenbank Die Installationsroutine wird durch Doppelklick auf die Datei setup_grkassa_mysql.exe gestartet. Diese Routine installiert vollautomatisch alle für die Datenbank notwendigen Module und konfiguriert den für den Datenzugriff notwendigen ODBC-Treiber. Der Willkommensbildschirm wird mit dem Button Weiter> bestätigt Ev. weitere Bildschirme werden mit Weiter> bestätigt Die Installation wird mit dem Button Installieren gestartet Bei dieser Installation werden folgende Aktionen durchgeführt: Installation des Microsoft Visual C Redistributable Package (x86) Installation des MySQL Servers als Dienst und Start des Dienstes Anlage der Datenbank GRKassa Einrichten des Users und Anlage der Tabellen in der Datenbank Installation des MySQL ODBC Treibers Konfiguration des MySQL ODBC Treibers Installation von HeidiSQL, einem Werkzeug zur manuellen Bearbeitung der Datenbank (nur für den Entwickler der Software, nicht zwingend notwendig) 3. Diverse Schalter zur Programmsteuerung setzen Um verschiedene Abläufe im Programm von außen steuern zu können, gibt es mehrere Schalter, die in Form von Dateien im Programmverzeichnis durchgeführt werden. Dazu sind diese Dateien einfach mit dem jeweiligen Namen anzulegen, wobei der Inhalt der Datei völlig egal ist (kann auch leer sein): NOALPHA: Zur Texteingabe am Touchscreen gibt es für die Windowsversionen < 8 eine programmeigene Tastatur. Mit diesem Schalter kann sie jedoch unter den Windowsversionen >= 8 ausgeblendet werden, wenn Sie lieber mit der windowseigenen Tastatur arbeiten möchten. NOBACKUP: Wenn die Datensicherung als Task unter Windows zu bestimmten Zeiten automatisch sichert, können Sie die Sicherung beim Programmende des Kassenmoduls hiermit ausschalten. NOCASH: Wenn Sie die Eingabe des Kassenstandes beim Programmstart und Programmende nicht durchführen möchten, kann diese hiermit deaktiviert werden. Allerdings wird dann natürlich bei den Tagessummen kein Wechselgeld berücksichtigt. NOLOGIN: Wenn Sie sich im Adminmodul nicht mit Username und Passwort anmelden möchten, dann kann diese Anmeldung hiermit deaktiviert werden. Dadurch werden autom. alle Menüpunkte freigeschaltet.

9 Einleitung 7 4. Erstellung eines Logos für den Bondruck Der Bon kann mit einem individuellen Logo versehen werden. Dazu erstellen Sie eine BMP-Grafik mit dem Namen LogoBon.bmp mit einer maximalen Breite von 270 Pixel und speichern diese im Programmverzeichnis. Die Höhe des Logos ist egal. 5. Manuelle Installation der Datenbank (nur notwendig, wenn die autom. Installation wie unter Punkt 2. beschrieben nicht möglich ist) 5.1 Installation der Datenbank Die Installationsroutine von MySQL wird durch Doppelklick auf die Datei mysql win32.msi gestartet. Der Willkommensbildschirm wird mit dem Button Next bestätigt Die Lizenzbestimmungen müssen akzeptiert werden Die Installationsart wird über den Button Typical ausgewählt Zum Abschluss wird die Installation über den Button Install gestartet Die Datenbank ist nun installiert, muß aber noch als Windows-Dienst konfiguriert werden, damit sie autom. im Hintergrund läuft. Danach kann der Dienst gestartet und eine leere Datenbank angelegt werden. Dazu wird ein DOS-Fenster im Admin-Modus geöffnet: Im DOS-Fenster wird der Befehl <Installationsverzeichnis>\bin\mysqld --install MySQL aufgerufen, wobei das Installationsverzeichnis üblicherweise C:\Program Files\MySQL\MySQL Server 5.6\ ist (ANMERKUNG: Der Aufruf von mysqld --install muß mit Admin-Rechten durchgeführt werden, sonst erfolgt eine Fehlermeldung!) Danach wird der Dienst mit net start MySQL gestartet (dies kann auch über Start / Systemsteuerung / Lokale Dienste erfolgen) Anschließend wird eine leere Datenbank angelegt, Rechte werden vergeben, ein Passwort gesetzt und Tabellen angelegt: <Installationsverzeichnis>\bin\mysql -> Prompt mysql> wird angezeigt create database GRKassa; grant all privileges on *.* to 'root'@'%' with grant option; create user 'backup'@'localhost' identified by 'GRKassa'; grant select on *.* to 'backup'@'localhost'; update user set password=password('<von CoRa festgelegtes Datenbankpasswort>') where User='root'; >>foo.tmp source c:\grkassa\tables.sql exit 5.2 Installation und Konfiguration eines MySQL-ODBC-Treibers Damit auf die Datenbank zugegriffen werden kann, muß noch ein Datenbanktreiber installiert und konfiguriert werden. Dazu wird die Datei mysql-connector-odbc win32.msi per Doppelklick gestartet: Die einzelnen Bildschirme werden mit dem Button Next> bestätigt Die Lizenzbestimmungen müssen akzeptiert werden Als Installationsart wird Typical ausgewählt Zum Abschluss wird die Installation über den Button Install gestartet Sollte die Installation des MySQL-ODBC-Treibers eine Fehlermeldung bringen (Error 1918 / System Error Code 126), dann muß vorher noch das Microsoft Visual C Redistributable

10 8 Kassenprogramm mit Größenraster Package (x86) installiert werden (vcredist_x86.exe). Anschließend muß der Datenbanktreiber noch konfiguriert werden, dazu wird ein sogenannter System-DSN angelegt: Unter Windows wird Start / Systemsteuerung / ODBC-Datenquelle einrichten gestartet (auf 64-bit Systemen muß der ODBC-Administrator unter C:\WINDOWS\SYSWOW64\ODBCAD32.EXE gestartet werden). Auf der Karteikarte System-DSN wird ein neuer Eintrag durch Hinzufügen... angelegt Als Treiber wird der MySQL-ODBC 5.1 ANSI Driver Treiber ausgewählt Folgende Einstellungen werden festgelegt: Data Source Name: GRKassa TCP/IP Server: localhost oder Name oder IP-Adresse des Rechners Port: 3306 User: root Password: <Das von CoRa festgelegte Datenbankpasswort> Database: GRKassa Mit dem Button Test kann überprüft werden, ob die Konfiguration korrekt erfolgt ist Wenn die Konfiguration paßt, wird über den Button OK das Fenster geschlossen 5.3 Installation von Heidi-SQL Um im Falle von Problemen direkt in die Datenbank eingreifen zu können, ist es sinnvoll für den Admin ein Tool zu installieren, mit dem die Tabellen in der Datenbank direkt bearbeitet werden können. Hierfür eignet sich das kostenlose Programm Heidi-SQL gut: Start der Installationsroutine HeidiSQL_ _Setup.exe Willkommensbildschirm mit dem Button Next> bestätigen Die Lizenzbestimmungen akzeptieren und bestätigen Das Zielverzeichnis bestätigen Den Startmenü-Eintrag bestätigen Create Desktop Icon angehakt lassen, die anderen Häkchen können entfernt werden, mit Button Next> bestätigen Die Zusammenfassung mit Button Install bestätigen und die Installation hiermit starten Beim ersten Start von Heidi-SQL muß noch die Verbindung angelegt werden: Im Verbindungsmanager mit Neu eine neue Verbindung anlegen Verbindungstyp: MySQL TCP/IP Hostname / IP: oder localhost Benutzername: root Passwort: <Das von CoRa festgelegte Datenbankpasswort> Port: 3306 Datenbanken: GRKassa Mit dem Button Speichern wird die Verbindung gespeichert und damit beim nächsten Programmstart autom. vorgeschlagen. Mit dem Button Öffnen wird die Verbindung geöffnet. Heidi-SQL ist für den Betrieb von CoRa-GRKassa nicht erforderlich und kann daher auch weggelassen werden!

11 Einleitung 9 Installation am Client 1. Einrichten eines Programmicons am Desktop Am Client wird das Programm CoRa-GRKassa nicht installiert, sondern nur eine Verknüpfung zur Installation am Server hergestellt. Dazu wird wie folgt vorgegangen: Freigabe des Laufwerks oder des Programmverzeichnisses von CoRa-GRKassa am Server Die Freigabe mit einem Laufwerksbuchstaben verbinden am Client Am Desktop ein Icon erstellen, welches auf die Datei GRKassa.exe zeigt mit folgenden Parametern: GRKassa.EXE - Programmaufruf Kassenmodul GRKassa.EXE ADMIN - Programmaufruf Adminmodul Als Arbeitsverzeichnis wird in beiden Fällen das Installationsverzeichnis des Programmes gewählt 2. Installation und Konfiguration eines MySQL-ODBC-Treibers Damit auf die Datenbank zugegriffen werden kann, muß noch ein Datenbanktreiber installiert und konfiguriert werden. Dazu wird die Datei mysql-connector-odbc win32.msi per Doppelklick gestartet: Die einzelnen Bildschirme werden mit dem Button Next> bestätigt Die Lizenzbestimmungen müssen akzeptiert werden Als Installationsart wird Typical ausgewählt Zum Abschluss wird die Installation über den Button Install gestartet Sollte die Installation des MySQL-ODBC-Treibers eine Fehlermeldung bringen (Error 1918 / System Error Code 126), dann muß vorher noch das Microsoft Visual C Redistributable Package (x86) installiert werden (vcredist_x86.exe). Anschließend muß der Datenbanktreiber noch konfiguriert werden, dazu wird ein sogenannter System-DSN angelegt: Unter Windows wird Start / Systemsteuerung / ODBC-Datenquelle einrichten gestartet (auf 64-bit Systemen muß der ODBC-Administrator unter C:\WINDOWS\SYSWOW64\ODBCAD32.EXE gestartet werden). Auf der Karteikarte System-DSN wird ein neuer Eintrag durch Hinzufügen... angelegt Als Treiber wird der MySQL-ODBC 5.1 ANSI Driver Treiber ausgewählt Folgende Einstellungen werden festgelegt: Data Source Name: GRKassa TCP/IP Server: Name oder IP-Adresse des Servers mit der Datenbank Port: 3306 User: root Password: <das von CoRa festgelegte Datenbankpasswort> Database: GRKassa Mit dem Button Test kann überprüft werden, ob die Konfiguration korrekt erfolgt ist Wenn die Konfiguration paßt, wird über den Button OK das Fenster geschlossen All diese Arbeiten führen Sie jedoch nicht selber durch, sondern werden von CoRa oder einem qualifizierten Partner durchgeführt!

12 10 Kassenprogramm mit Größenraster 1.4 Deinstallation Zur Deinstallation von CoRa-GRKassa wird wie folgt vorgegangen: Löschen der beiden Icons für das Adminmodul und das Kassenmodul vom Desktop Löschen des Installationsverzeichnisses von CoRa-GRKassa Deinstallieren der MySQL-Datenbank über die entsprechende Windows-Funktion Löschen des System-DSN GRKassa aus den ODBC-Datenquellen (Wichtig: vor dem nächsten Schritt durchführen!) Deinstallieren des MySQL-ODBC-Treiber über die entprechende Windows-Funktion (falls verfügbar)

13 Einleitung Datensicherung Datensicherheit Für den Fall eines Hard- oder Softwareproblems können verschiedene Maßnahmen getroffen werden: Einsatz eines PCs mit einem Vorortservice von Seiten des Herstellers zur Minimierung der Ausfallzeiten Einsatz von 2 Festplatten mit einem RAID-System zur Vorbeugung vor Festplattendefekten Regelmäßige Datensicherung der Daten in der Datenbank und des Installationsverzeichnisses von CoRa-GRKassa Datensicherung Für die Sicherung der Daten bietet CoRa-GRKassa eine einfache Routine, welche als geplante Task von Windows autom. zu bestimmten Zeiten durchgeführt werden kann und Daten und Programm auf einen externen Datenträger (z.b. einen USB-Stick) sichert. Dabei werden jeweils die letzten 7 Generationen aufbehalten. Zur Komprimierung der Daten wird das Programm 7-Zip verwendet. Den externen Datenträger können Sie auch regelmäßig austauschen und nach Hause mitnehmen, damit für den Fall eines Brandes eine Sicherung außer Haus vorhanden ist. Diese Sicherungsroutine kann auch manuell über den Menüpunkt Sonstiges / Backup im Adminmodul gestartet werden. Im Kassenmodul werden Sie beim Beenden des Moduls gefragt, ob eine Sicherung durchgeführt oder das Programm ohne Sicherung beendet werden soll. Rücksicherung Im Falle eines Defektes der Festplatte oder der Datenbank kann nach Einrichtung einer neuen, leeren Datenbank die letzte Sicherung zurückgespielt werden. Installation des Programmes, der Datenbank und des ODBC-Treibers wie unter Installation beschrieben Rücksicherung der Daten Entpacken der letzten Sicherung durch 7z e e:grkassa1.7z c:\tmp\backup.sql Importieren der Daten durch mysql -uroot -p<passwort> GRKassa c:\tmp\backup.sql Eine Rücksicherung der Daten sollte jedoch nie alleine durchgeführt werden, sondern nur in Rücksprache mit CoRa oder einem zertifizierten Partner!

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16 14 Kassenprogramm mit Größenraster 2 Beschreibung Adminmodul 2.1 Menüstruktur Das Adminmodul startet mit einem Hauptfenster, welches das Menü für die weiteren Programmroutinen beinhaltet. Aus dem Menü des Hauptfensters kann auf sämtliche Funktionen des Programmes zugegriffen werden. Das Kassenmodul startet direkt mit dem Fenster für die Boneingabe. Basisdaten Firmendaten Lieferanten Artikelgruppen Länder Mitarbeiter Grössenraster EASCodes Programmende Alt+F4 Artikel Artikel und Lager Lagerjournal Inventurliste Lagerbewertung Kunden Kunden verwalten Kunden exportieren Erlagscheinliste

17 Beschreibung Adminmodul 15 Kassa Boneingabe Kassenjournal verdichtet Kassenjournal detailiert Datenerfassungsprotokoll Umsatzexport detailiert RKSV Statusbelege Auswertungen Umsätze verdichtet Umsätze detailiert Artikel Artikelgruppen Lieferanten Ausgaben verdichtet Ausgaben detailiert Sonstiges Anmelden Abmelden Passwort ändern Backup Backuplog Fibuliste Kassalog Datenbestände Kassenlade öffnen Hilfe Doku anzeigen F1 Über

18 16 Kassenprogramm mit Größenraster Basisdaten Firmendaten Über diesen Menüpunkt werden die Firmendaten des Programmes verwaltet. Dies erfolgt üblicherweise gleich nach der Inbetriebnahme des Programmes, da die diversen Felder in den weiteren Programmmodulen benötigt werden. Die Daten sind auf 2 Karteikarten verteilt: Beschreibung der Eingabefelder Karteikarte Allgemeines Bondrucker: Auswahl des Druckers, auf dem die Kassenbons gedruckt werden sollen. Etikettendrucker: Auswahl des Druckers, auf dem die Etiketten zur Warenauszeichnung gedruckt werden. Kundendisplay Einstellungen (Format COMx:9600,N,8,1): Parameter für die RS232- Schnittstelle des Kundendisplays im angegebenen Format. Kassenlade Sequenz (Format 27,112,0,100,100): Eingabe einer Sequenz zum Öffnen der Kassenlade, wenn die Kassenlade automatisch geöffnet werden soll. Gibt es im Druckertreiber des Bondruckers ebenfalls eine Einstellung für das Öffnen der Kassenlade (z.b. autom. nach jedem Bon), so ist die Einstellung im Druckertreiber zu deaktivieren, da sonst der Öfnnungsmechanismus doppelt angesprochen wird! Steuersatz: Der Steuersatz 2-stellig ohne Nachkommastellen. Skontosatz mit Kundenkarte: Wenn ein Kunde eine Kundenkarte hat, erhält er autom. diesen Skontosatz vorgeschlagen, kann jedoch noch manuell übersteuert werden (1-stellig ohne Nachkommastellen). Manuellen Skonto erlauben? Durch Anklicken dieses Feldes wird der Button Skonto bei den Zahlungen freigeschaltet und ein manueller Skonto kann eingegeben werden. Kartenzahlung über Rechnungsbetrag erlauben? Durch Anklicken dieses Feldes kann mit Kreditkarte ein höherer Betrag bezahlt werden als der Rechnungsbetrag ausmacht, der Kunde

19 Beschreibung Adminmodul 17 erhält das Retourgeld in bar ausbezahlt. Gutscheinzahlung über Rechnungsbetrag erlauben? Durch Anklicken dieses Feldes kann ein höherer Gutschein zur Bezahlung verwendet werden als der Rechnungsbetrag ausmacht, der Kunde erhält eine Gutschrift am Bondrucker für die Differenz ausgedruckt. Rabatte kaufmännisch runden? Wird dieser Schalter aktiviert, so werden die Positionswerte nach Gewährung eines Rabattes autom. kaufmännisch auf 10 Cent gerundet. Smartcard SerienNr: Geben Sie die Seriennummer Ihrer Smartcard ein (ohne Bindestriche). Pin: Geben Sie den Pincode Ihrer Smartcard ein. Beschreibung der Eingabefelder Karteikarte Formulardaten Kopfzeilen 1-7: 7 Kopfzeilen zu je 45 Stellen für den Ausdruck am Kassenbon. Fußzeilen 1-5: 5 Fußzeilen zu je 45 Stellen für den Ausdruck am Kassenbon. Wenn Sie Felder ändern und dann das Modul über den Button Abbruch verlassen wollen ohne die Änderungen gespeichert zu haben, werden Sie gefragt, ob die geänderten Daten gespeichert werden sollen.

20 18 Kassenprogramm mit Größenraster Basisdaten Lieferanten Über diesen Menüpunkt müssen die Lieferanten angelegt werden, damit für diese Artikel erfaßt werden können. Ohne die Definition zumindest eines Lieferanten können keine Verkaufsartikel angelegt werden. Beschreibung der Elemente des Fensters Im linken Teil des Fensters befindet sich eine Übersicht, in der alle bisher angelegten Datensätze aufgelistet sind. Die Anzeige ist nach jener Spalte sortiert, die in der Überschrift ein * aufweist. Mit der Maus, den Pfeiltasten, den Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste können die Daten durchgeblättert werden. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie den jeweils markierten Datensatz im Detail. Folgende Funktionen können Sie über die Buttons der Toolbarleiste oder deren zugeordneten Funktionstasten durchführen: Neuer Datensatz (F2): Die Felder im rechten Teil des Fensters werden geleert, Sie können einen neuen Datensatz eingeben und diesen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch wird der Datensatz in die Übersicht übertragen und nach seiner Nummer eingereiht. Datensatz ändern (F3): Sie können die Felder im rechten Teil des Fensters überschreiben und die Änderungen durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit der Taste RETURN bestätigen. Dadurch werden die Änderungen auf den entsprechenden Datensatz in

21 Beschreibung Adminmodul 19 die Übersicht übertragen. Datensatz löschen (F10): Nach einer Rückfrage, ob Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, wird der entsprechende Datensatz aus der Übersicht entfernt, sofern nicht bereits Vorgänge unter diesem Datensatz angelegt oder verbucht sind. Tabelle neu laden (F11): Nach Eingabe eines neuen oder Änderung eines bestehenden Datensatzes zeigt das Programm immer eine Teilmenge der verfügbaren Daten ab diesem Datensatz an. Um wieder alle Datensätze zu sehen, drücken Sie diesen Button. Beschreibung der Eingabefelder Bezeichnung: 30-stellige Bezeichnung des Lieferanten. Lieferanten können nur gelöscht werden, wenn dafür noch keine Artikel angelegt worden sind.

22 20 Kassenprogramm mit Größenraster Basisdaten Länder Über diesen Menüpunkt müssen Länder angelegt werden, damit bei den Kundenstammdaten das Länderkürzel eingegeben werden kann. Außerdem wird die Bezeichnung des Landes beim Export der Kundendaten mitexportiert, sodaß es in der Empfängeradresse bei Mailings oder Ausdruck von Adressetiketten verwendet werden kann. Beschreibung der Elemente des Fensters Die Beschreibung der Bedienung über Maus, Pfeiltasten, Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste finden Sie unter Basisdaten / Lieferanten. Beschreibung der Eingabefelder Länderkürzel: 3-stelliges Kürzel des Landes (Land), autom. Großbuchstaben. Bezeichnung: 20-stellige Bezeichnung des Landes. Laut Postvorschrift darf bei der Empfängeradresse das Länderkürzel nicht mehr vor der Postleitzahl angeführt werden, da dadurch das autom. Lesen zu Fehlern führt. Stattdessen muß die ausgeschriebene Bezeichnung des Landes in Großbuchstaben als letzte Zeile der Empfängeradresse angeführt werden. Bei Inlandsadressen kann das Land weggelassen werden. Länder können nur gelöscht werden, wenn dafür noch keine Kundenstammdaten angelegt worden sind.

23 Beschreibung Adminmodul Basisdaten Mitarbeiter Über diesen Menüpunkt müssen die Mitarbeiter angelegt werden, damit sich diese mit ihrem Kurzzeichen und Passwort am Adminmodul und am Kassenmodul anmelden können. Beschreibung der Elemente des Fensters Die Beschreibung der Bedienung über Maus, Pfeiltasten, Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste finden Sie unter Basisdaten / Lieferanten. Beschreibung der Eingabefelder Mitarbeiter: 3-stelliges Kürzel des Mitarbeiters (Kurz), autom. Großbuchstaben. Name: 30-stelliger Name des Mitarbeiter. Admin? Durch Ankreuzen des Feldes erhält der Mitarbeiter Adminrechte für das Adminmodul. Dadurch erhält er Zugriff auf alle Programmmodule über die Daten verändert werden können. Ohne Adminrechte können im Adminmodul nur Auswertungen und die Anlage von Artikeln durchgeführt werden. Durch Anlage eines Mitarbeiters erhält dieser autom. ein leeres Passwort. Um dieses zu ändern muß er sich 1x im Adminmodul ohne Passwort anmelden und kann sich dann unter Sonstiges / Passwort ändern ein Passwort setzen. Wenn ein Mitarbeiter sein Passwort vergißt, muß der Admin nur dessen Datensatz löschen und mit dem gleichen Kürzel neu anlegen. Dadurch erhält der Mitarbeiter wieder ein leeres Passwort, mit dem er sich anmeldet um sich dann ein neues Passwort zu setzen.

24 22 Kassenprogramm mit Größenraster Basisdaten Grössenraster Über diesen Menüpunkt müssen Grössenraster angelegt werden, damit diese bei der Anlage von Artikeln verwendet werden können. Beschreibung der Elemente des Fensters Die Beschreibung der Bedienung über Maus, Pfeiltasten, Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste finden Sie unter Basisdaten / Lieferanten.. Beschreibung der Eingabefelder Einheit: 4-stellige Mengeneinheit Raster: Eingabe des Rasters mit Komma getrennt (maximal 25 Grössen je Raster sind möglich) Grössenraster können nur gelöscht werden, wenn noch keine Artikel dafür angelegt sind. Soll ein Raster um eine Grösse erweitert werden, so ist dies nur mehr am Ende des Rasters möglich, sobald Artikel damit erfaßt worden sind. Ein Verschieben ist nicht erlaubt, da sonst die Lagerbuchungen und Verkäufe falschen Grössen zugeordnet werden würden!

25 Beschreibung Adminmodul Basisdaten EASCodes In diesem Fenster werden die Texte für 10x10 Warengruppen, sowie für 10 Farben und 10 Materialien definiert. Durch Markierung einer Zeile in der Hauptgruppe werden die dazu gehörenden Untergruppen angezeigt. Zur Eingabe eines Textes markieren Sie einfach die gewünschte Zeile durch Anklicken, schreiben den Text hinein und bestätigen die Eingabe mit RETURN oder ENTER Programmende Nach einer Rückfrage wird das Programm beendet und das Hauptfenster geschlossen. Um einen Mitarbeiter im Adminmodul nur abzumelden, muß das Programm nicht geschlossen werden, sondern man kann auch den Menüpunkt Sonstiges / abmelden verwenden.

26 24 Kassenprogramm mit Größenraster Artikel verwalten Über diesen Menüpunkt erfassen Sie Ihre Artikel, die dazugehörende Preisstaffel und buchen Ihre Einkäufe und Lagerkorrekturen. Außerdem drucken Sie hier Ihre Etiketten zur Warenauszeichnung. Die einzelnen Tätigkeiten sind auf 4 verschiedenen Karteikarten abgehandelt, die Sie der Reihe nach von links nach rechts durchgehen. 1. Karteikarte Artikel Beschreibung der Elemente des Fensters Die Beschreibung der Bedienung über Maus, Pfeiltasten, Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste finden Sie unter Basisdaten / Lieferanten. Durch Klick auf die Überschriften der Spalten Eas, ArtNr und Bezeichnung können die angezeigten Artikel sortiert werden. Suche Über die Eingabefelder und Listboxen im linken Fensterbereich können Sie Ihre Artikel durchsuchen bzw. einschränken, wobei mehrere Felder miteinander kombiniert werden können (die Felder Ean und ArtNr schließen sich dabei jedoch mit allen anderen Feldern aus): Ean: bringt gezielt einen bestimmten Artikel ArtNr: bringt ebenfalls gezielt nur einen bestimmten Artikel Liefer: Auswahl des Lieferanten Eas1: Auswahl der Hauptgruppe Eas2: Auswahl der Untergruppe Farbe: Auswahl der Farbe Mat.: Auswahl des Materials

27 Beschreibung Adminmodul 25 Beschreibung der Eingabefelder EasNr: Der EASCode wird über das gleiche Fenster wie bei der Erfassung der EASCodes ausgewählt (siehe Basisdaten / EASCodes). Über den daneben stehenden Button (...) kann das Auswahlfenster händisch geöffnet werden. ArtNr: Die eindeutige Artikelnummer wird autom. aus den ersten beiden Stellen des EASCodes und einer fortlaufenden Nummer gebildet. ArtBez: Die Artikelbezeichnung wird aus der gewählten Haupt- und Untergruppe vorgeschlagen, kann aber überschrieben oder ergänzt werden. Raster: Auswahl des Grössenrasters aus der Listbox. Lieferant: Auswahl des Lieferanten aus der Listbox. Lief. ArtNr: Eingabe der Artikelnummer des Lieferanten (15 Stellen alpha). Lief. FarbNr: Eingabe der Farbnummer des Lieferanten im Format 999. Mwst: Eingabe der Mwst, wird autom. vorgeschlagen (Gutscheine 0%). Bemerkungsfeld: Ins nächste Feld können Sie mehrzeilige Bemerkungen eingeben (250 Stellen). Nicht rabattfähig?: Ankreuzen bei Artikeln, die nicht rabattfähig sind (Gutscheine, etc). Zusätzlich werden noch folgende Felder angezeigt: Anlagedatum: Anzeige wann der Artikel angelegt wurde. Letzte Bewegung: Anzeige wann der Artikel zuletzt bewegt (bebucht oder verkauft) wurde. Foto erstellen Über diesen Button wird ein Fenster geöffnet, über das Sie den Artikel fotografieren können. Ist der Artikel korrekt vor der Kamera positioniert, übernehmen Sie das Foto (Format 320x240) durch RETURN oder Drücken des Buttons Foto speichern. Mit jedem Erstellen eines Fotos wird autom. ein ev. bereits vorhandenes überschrieben. Foto löschen Über diesen Button wird das gespeicherte Foto gelöscht. Preisetikett Über diesen Button wird für den markierten Artikel ein Preisetikett zur Warenauszeichnung im Schaufenster erstellt.

28 26 Kassenprogramm mit Größenraster 2. Karteikarte Preise Es kann eine beliebige Preisstaffel eingegeben werden, wobei immer die Größe des ersten Preises der Staffel gewählt wird. Beschreibung der Elemente des Fensters Die Beschreibung der Bedienung über Maus, Pfeiltasten, Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste finden Sie unter Basisdaten / Lieferanten. Beschreibung der Eingabefelder Größe von: Auswahl der ersten Grösse, für die die nachfolgenden Vkp und Ekp gelten. Verkaufspreis (inkl. Mwst): Eingabe des Verkaufspreises für die gewählten Grössen im Format 99999,99. Einkaufspreis Liste (exkl. Mwst): Eingabe des Einkaufspreises für die gewählten Grössen im Format 99999,99. Lieferantenrabatt: Eingabe des Rabattsatzes, den der Lieferant gewährt. Einkaufspreis Nto: Anzeigefeld Einkaufspreis Liste - Lieferantenrabatt. Wird kein Preis für einen Artikel eingegeben, so verlangt das Programm beim Bonieren nach einer manuellen Preiseingabe.

29 Beschreibung Adminmodul Karteikarte Lager Auf dieser Karteikarte werden die bisher verbuchten Einkaufsmengen, Korrekturen und die verkauften Mengen sowie der aktuelle Lagerstand für jede Größe angezeigt. Beschreibung der Eingabefelder ListBox Einkauf / Korrektur: Wählen Sie, ob es sich bei der Buchung um einen Einkauf (inkl. Korrektur eines Einkauf bei Fehlbuchungen) oder um eine Lagerkorrektur im Rahmen der Inventur handelt. Mengen je Größe: Eingabe der Mengen (Zugänge positiv, Abgänge negativ) für jede Größe. Buchungstext: Eingabe eines Buchungstextes (20 Stellen), z.b. Lieferschein/Rechnungsnummer. Durch Drücken des Buttons Speichern oder Auslösen mit RETURN werden die eingegebenen Mengen gespeichert und das Programm verzweigt bei einem Einkauf autom. auf die Karteikarte Etiketten.

30 28 Kassenprogramm mit Größenraster 4. Karteikarte Etiketten Auf dieser Karteikarte können Preisetiketten gedruckt aber auch Fremd-Eans (für Stückartikel) eingegeben werden. Eingabe von Fremd-Eans Klicken Sie auf das gewünschte Feld in der Spalte Ean, geben Sie den Fremd-Ean ein und bestätigen mit RETURN oder TAB. Nach Eingabe aller Eans müssen diese gespeichert werden, dies erfolgt durch Drücken des Buttons Man. eingegebene EANs speichern. Druck von Preisetiketten Wurde die Karteikarte autom. vom Programm geöffnet, weil eine Eingangsbuchung durchgeführt wurde, dann sind die Mengen bereits voreingestellt. Diese können jedoch auch händisch eingegeben werden, sofern Etiketten nachgedruckt werden müssen. Dazu klicken Sie auf das gewünschte Feld in der Spalte Anz.Etik., geben die Menge im Format 999 ein und bestätigen mit RETURN oder TAB. Vor dem Ausdruck der Etiketten können Sie noch wählen, ob Sie pro Grösse 1 oder 2 Etiketten drucken möchten. Anschließen starten Sie den Druck über den Button Etiketten drucken. Über die beiden am unteren Rand befindlichen Buttons können Sie alle Grössen autom. auf 0 oder 1 Etikette setzen. Für händisch eingegebene Eans wird Menge 0 vorgeschlagen, ebenso wie für eine negative Eingangsbuchung (Rücklieferung, Korrektur).

31 Beschreibung Adminmodul Lagerjournal Über diesen Menüpunkt können Sie die im Lagerjournal gespeicherten Lagerbuchungen ausdrucken. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Es werden folgende Werte ausgegeben: Datum Zeit Lieferant: Lieferantenbezeichnung (gekürzt) ArtNr Bezeichnung Mng: gebuchte Menge EkWert: gebuchter Wert netto Beleg: Lieferschein oder Belegnummer Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

32 30 Kassenprogramm mit Größenraster Inventurliste Über diesen Menüpunkt können Sie eine Inventurliste für Ihre Lagerstände durchführen. Diese Liste dient zur Kontrolle Ihrer Lagerstände und zur Ermittlung von Unterdeckungen. Durch Auswahl eines Lieferanten können Sie die Liste auf einen bestimmten Lieferanten einschränken. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Es werden folgende Werte ausgegeben: Lieferant: Lieferantenbezeichnung (gekürzt) ArtNr: Artikelnummer Bezeichnung Gr.: Größe Eink: Summe eingekaufte Menge Verk: Summe verkaufte Menge Korr: Summe Korrekturbuchungen Lager: Lagerstand errechnet aus Einkauf - Verkauf - Korrektur Stand: Spalte zur manuellen Eingabe des tatsächlichen Lagerstandes Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

33 Beschreibung Adminmodul Lagerbewertung Über diesen Menüpunkt können Sie eine Bewertung Ihres aktuellen Lagerstandes durchführen. Dabei werden Einkaufs- und Verkaufswerte (jeweils Netto) errechnet und einander gegenübergestellt. Dazu legen Sie fest, ob die Liste für einen bestimmten oder für alle Lieferanten durchgeführt werden soll. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Es werden folgende Werte ausgegeben: Lieferant: Lieferantenbezeichnung (gekürzt) ArtNr: Artikelnummer Bezeichnung: Artikelbezeichnung Gr.: Größe Lag: Lagerstand EkpNto: Einkaufspreis netto VkpNto: Verkaufspreis netto (umgerechnet aus dem Vkp brutto der Preistabelle) EkWert: Einkaufswert (Lagerstand * EkpNto) VkWert: Verkaufswert (Lagestand * VkpNto) DB: Deckungsbeitrag (VkWert - EkWert) Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

34 32 Kassenprogramm mit Größenraster Kunden verwalten Über diesen Menüpunkt können Sie Ihren Kundenbestand verwalten. Im Kassenmodul können Sie diese Kunden zur Personalisierung der Kassenbons aufrufen. Zusätzlich können die Kunden in diverse Kategorien eingeteilt werden, sodaß diese unter Kunden / Kunden exportieren herausgesucht und für Aussendungen oder Ausdruck von Adressetiketten verwendet werden können. Beschreibung der Elemente Die Beschreibung der Bedienung über Maus, Pfeiltasten, Bildtasten und den Blätterbuttons oben in der Toolbarleiste finden Sie unter Basisdaten / Lieferanten. Suche Durch Eingabe eines Begriffes ins Feld Suche Zuname können Sie unabhängig von Groß- /Kleinschreibung direkt auf den passenden Kunden hinpositionieren. Um einen Kunden nach seiner Kartennummer zu suchen, klicken Sie auf die Überschrift der Spalte Karte, worauf die Beschriftung des Suchfeldes auf Suche Karte wechselt. Danach geben Sie die Kartennummer händisch ein oder Sannen diese über den Handscanner ein. Mögliche Suchspalten sind Zuname und Karte. Beschreibung der Eingabefelder Anrede: 25-stellig, Auswahl aus der Listbox oder Eingabe einer neuen Anrede in die Listbox Titel: 10-stellig Zuname: 25-stellig Vorname: 25-stellig Zusatz: Zusatzbezeichnung bei Firmen oder zu Handen, 25-stellig Strasse: 25-stellig Land: 3-stellig, autom. Großbuchstaben, muß unter Basisdaten / Länder zuvor angelegt worden sein

35 Beschreibung Adminmodul 33 Plz: 5-stellig im Format Ort: 20-stellig, wird wenn möglich autom. anhand der Plz vorgeschlagen -Adresse 40-stellig, über den davor stehenden Button ... kann autom. ein Mail-Fenster mit dieser -Adresse geöffnet werden Handy: 15-stellige Handynummer Tel. Büro: 15-stellige Telefonnummer Büro Tel. privat: 15-stellige Telefonnummer privat Geburtstag: Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ Kartennr: 5-stellig numerisch, Nummer der Kundenkarte Rabatt: Stammrabatt im Format 99,9 Kategorie A B C D E: Schalter zur Markierung Zusätzlich werden noch folgende Felder angezeigt: Anlagedatum: Anzeige wann der Kunde angelegt wurde. Letzte Bewegung: Anzeige wann der Kunde zuletzt eingekauft hat Die Kategorie A ist reserviert für Kunden, die an Ihre Mitarbeiter Geschenkgutscheine verteilen, mit denen diese dann bei Ihnen einkaufen können. Dazu muß der Aussteller der Gutscheine als Kunde mit Kategorie A am Bon ausgewählt werden. Dadurch wird bei den Zahlungsarten der Button Erlagschein freigeschaltet. Diese Kunden erhalten dann später eine Sammelrechnung über die getätigten Erlagscheinzahlungen.

36 34 Kassenprogramm mit Größenraster Kunden exportieren Über diesen Menüpunkt können Sie die Kunden im CSV-Format exportieren. Die ausgewählten und exportierten Kunden befinden sich im Programmverzeichnis in einer Datei mit dem Namen KUNDEN.TXT und können dann mit der Serienbrieffunktion der Textverarbeitung weiterverarbeitet werden (z.b. zu Etiketten). Es werden alle Felder exportiert, die erste Zeile beinhaltet die Feldüberschriften, die Felder sind mit Tabs getrennt. Durch Ankreuzen der Schalter A B C D E legen Sie fest, welche Kunden exportiert werden sollen. Sind mehrere Schalter angekreuzt, so werden diese mit ODER verknüpft. Werden keine Schalter angekreuzt, werden alle Kunden exportiert. Durch Drücken des Buttons Ok oder Auslösen mit der Taste RETURN wird die Ausgabe gestartet. Nach erfolgter Ausgabe der betroffenen Kunden wird angezeigt, wieviele Kunden exportiert wurden. Über den Button Abbruch schließen Sie das Fenster.

37 Beschreibung Adminmodul Erlagscheinliste Mit diesem Menüpunkt wird eine Liste der offenen Erlagscheine erstellt. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Folgende Daten werden ausgegeben: Datum Zeit Belegnummer: Bonnummer Betrag: Erlagscheinbetrag Kundenadresse: Adresse des Kunden, der die Fremd-Gutscheine ausgegeben hat Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

38 36 Kassenprogramm mit Größenraster Kassa Boneingabe Über dieser Menüpunkt wird das eigentliche Kassenmodul für den Kassenarbeitsplatz aufgerufen. Am Kassenarbeitsplatz wird das Kassenmodul üblicherweise über ein eigenes Icon am Desktop gestartet. Dieser Menüpunkt erlaubt dem Admin jedoch einen schnellen Umstieg vom Adminmodul ins Kassenmodul, ohne das Icon am Desktop benützen zu müssen. Eine ausführliche Beschreibung des Kassenmoduls finden Sie in einer eigenen Doku für das Kassenmodel GRKassa_Kassa!

39 Beschreibung Adminmodul Kassenjournal verdichtet Mit diesem Menüpunkt können Sie die Zahlungsbeträge aufgeteilt nach den verschiedenen Zahlungsarten sowie den reinen Warenumsatz gruppiert nach Tagen ausgeben. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Folgende Daten werden ausgegeben: Datum Umsatz: Warenumsatz Bar: Barumsatz Gutschein: mit Gutschein bezahlt Karte: mit Kreditkarte bezahlt Erlagschein: Erlagscheinzahlungen Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

40 38 Kassenprogramm mit Größenraster Kassenjournal detailiert Mit diesem Menüpunkt können Sie die Zahlungsbeträge aufgeteilt nach den verschiedenen Zahlungsarten sowie den reinen Warenumsatz gruppiert nach Tagen und Einkäufen detailiert ausgeben. Die einzelnen Tage werden gruppiert und summiert. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Folgende Daten werden ausgegeben: Datum Zeit Bonnummer: Beleg-/Rechnungsnummer Umsatz: Warenumsatz Bar: Barumsätze Gutschein: mit Gutschein bezahlt Karte: mit Kreditkarte bezahlt Erlagschein: Erlagscheinzahlungen Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

41 Beschreibung Adminmodul Datenerfassungsprotokoll Das BMF verlangt seit der Kassenrichtlinie von 2012 ein Datenerfassungsprotokoll, wo alle Geschäftsvorgänge chronologisch gespeichert werden. Dieses Protokoll kann über diesen Menüpunkt ausgegeben werden. Durch Eingabe des gewünschten Zeitraums wird der Datenbereich ausgewählt, durch Drücken des Buttons OK wird der Export gestartet. Über den Button Abbruch kann die Ausgabe abgebrochen werden. Die Exportdatei können Sie auf einen USB-Stick speichern. Dieser muß dem BMF zur Verfügung gestellt werden. Das Ausgabeformat richtet sich danach, ob die exportierten Daten vor oder nach der Inbetriebnahme der RKSV erstellt wurden: Daten vor der Inbetriebnahme der RKSV (Kassenrichtlinie 2012): Export im CSV-Format, Spalten mit Strichpunkt getrennt, der Name GRKassa-DEP DAT wird autom. vergeben. Daten nach der Inbetriebnahme der RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung): Export im JSON-Format, verschlüsselt mit einem AES256-Schlüssel, der Name GRKassa-DEP JSON wird autom. vergeben. Das BMF verlangt, daß das Datenexportprotokoll vierteljährlich auf einen externen Datenträger exportiert wird, das Programm erinnert Sie immer daran.

42 40 Kassenprogramm mit Größenraster Umsatzexport detailiert Das BMF verlangt in der Kassenrichtlinie von 2012 die Möglichkeit eines detailierten Umsatzexportes, wo alle Positionen der Bons chronologisch gespeichert werden. Dieses Protokoll kann über diesen Menüpunkt tabellarisch im CSV-Format ausgegeben werden. Die einzelnen Felder sind durch einen Strichpunkt getrennt. Durch Eingabe des gewünschten Zeitraums wird der Datenbereich ausgewählt, durch Drücken des Buttons OK wird der Export gestartet. Über den Button Abbruch kann die Ausgabe abgebrochen werden. Die Exportdatei können Sie auf einen USB-Stick speichern, der Name GRKassa-UMS DAT für obiges Beispiel wird automatisch voreingestellt. Den Stick können Sie dann anschließend dem Prüfer übergeben. Auf Verlangen des Prüfers müssen diese Daten in einem EDV-lesbaren Format übergeben werden, das Format selber ist aber bisher noch nicht näher definiert.

43 Beschreibung Adminmodul RKSV Statusbelege Es gibt insgesamt 5 Statusbelege, die zu bestimmten Anlässen durchgeführt werden müssen bzw. autom. vom Programm durchgeführt werden: Startbeleg: muß händisch über den Menüpunkt RKSV Statusbelege im Programm erstellt werden bevor der erste Bon verbucht wird. Das Programm läßt den Anwender nicht arbeiten, bevor der Startbeleg erstellt wurde. Dieser Beleg wird ausgedruckt, muß in die Fibu abgelegt und an FinanzOnline (FON) übermittelt werden. Ein Startbeleg kann nur erstellt werden, wenn die Sicherheitseinrichtung funktioniert. Monatsbeleg: wird vom Programm üblicherweise autom. erstellt. Er wird nicht ausgedruckt sondern nur gespeichert, muß nicht in die Fibu abgelegt und nicht an FON übermittelt werden. Monatsbelege können händisch beliebig oft auch zwischendurch erstellt werden. Ein Monatsbeleg kann auch ohne funktionierende Sicherheitseinrichtung erstellt werden. Jahresbeleg: wird vom Programm üblicherweise autom. erstellt und ausgedruckt. Er muß in die Fibu abgelegt und an FON übermittelt werden. Ein Jahresbeleg kann nur erstellt werden, wenn die Sicherheitseinrichtung funktioniert. Daher gibt es für den Jahresbeleg eine Frist bis zum innerhalb der die Sicherheitseinrichtung repariert und der Beleg erstellt werden muß. Sammelbeleg: wird üblicherweise vom Programm autom. erstellt, wenn die Sicherheitseinrichtung ausgefallen war und nun wieder funktioniert. Er wird nicht ausgedruckt sondern nur gespeichert, muß nicht in die Fibu abgelegt und nicht an FON übermittelt werden. Ein Sammelbeleg kann logischerweise nur erstellt werden, wenn die Sicherheitseinrichtung funktioniert. Schlussbeleg: muß händisch über den Menüpunkt RKSV Statusbelege im Programm erstellt werden bevor die Kasse ausser Betrieb genommen wird. Danach darf die Kasse nur mit einer neuen Kassenidentnummer und einem neuen Startbeleg wieder in Betrieb genommen werden. Dieser Beleg wird ausgedruckt, muß in die Fibu abgelegt und an FON übermittelt werden. Ein Schlussbeleg kann auch ohne funktionierende Sicherheitseinrichtung erstellt werden.

44 42 Kassenprogramm mit Größenraster SONDERFÄLLE: Um die 3 autom. vom Programm erstellten Belege (Monats-, Jahres- und Sammelbeleg) muß sich der Anwender normalerweise nicht kümmern. Sollte die Kassa jedoch über einen längeren Zeitraum nicht in Betrieb sein (z.b. Saisonbetrieb), so kann das Programm diese Belege nicht autom. erstellen und der Anwender muß die fälligen Belege händisch über den Menüpunkt RKSV Statusbelege durchführen. Diese können am Ende des Monats bzw. Jahres in Form eines Abschlusses oder mit Beginn des Folgemonats/Folgejahres erstellt werden. BELEGE AN FON SENDEN: Die 3 Belege, die autom. ausgedruckt werden (Start-, Jahres- und Schlussbeleg), müssen in die Fibu abgelegt und an FON übermittelt werden. Dies kann entweder über das Programm RKSVCom (liegt dem Kassenprogramm bei), über den Steuerberater oder über die FON Weboberfläche und die BelegCheckApp am Handy erfolgen.

45 Beschreibung Adminmodul Auswertungen Umsätze verdichtet Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Umsatzliste für den gewählten Zeitraum verdichtet nach Datum. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Folgende Daten werden ausgegeben: Datum Warenwert Skonto Umsatz Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

46 44 Kassenprogramm mit Größenraster Auswertungen Umsätze detailiert Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Umsatzliste für den gewählten Zeitraum verdichtet nach Datum, Bonnummer und Steuersatz. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Folgende Daten werden ausgegeben: Datum Zeit Bonnr: Beleg-/Rechnungsnummer %: Steuersatz Warenwert Skonto Umsatz Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

47 Beschreibung Adminmodul Auswertungen Artikelumsätze Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Liste gruppiert nach Artikeln mit deren Mengen und Umsätzen im gewählten Zeitraum. Zusätzlich wird der aktuelle Lagerstand ausgegeben, damit Sie eine Basis für eine Nachbestellung haben. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt, über eine Listbox können Sie einen bestimmten Lieferanten oder alle Lieferanten wählen. Über die Checkbox Fotos mitdrucken können Sie festlegen, ob die Fotos mitgedruckt werden sollen oder nicht. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Folgende Daten werden ausgegeben: Lieferant: Lieferantenbezeichnung (gekürzt) EasNr: EASCode ArtNr: Artikelnummer Bezeichnung Menge: verkaufte Menge im gewählten Zeitraum Umsatz bto: Umsatz brutto im gewählten Zeitraum Lager: aktueller Lagerstand Wahlweise Foto Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

48 46 Kassenprogramm mit Größenraster Auswertungen Artikelgruppen Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Liste gruppiert nach Artikelgruppen mit deren Mengen und Umsätzen im gewählten Zeitraum. Die Liste wird gruppiert nach Haupt- und Untergruppen. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Folgende Daten werden ausgegeben: P1: Hauptgruppe P2: Untergruppe Artikelgruppe: Bezeichnung der Artikelgruppe Menge: verkaufte Menge im gewählten Zeitraum Umsatz bto: Umsatz brutto im gewählten Zeitraum Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

49 Beschreibung Adminmodul Auswertungen Lieferanten Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Liste gruppiert nach Lieferanten mit deren Mengen und Umsätzen im gewählten Zeitraum. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt, über die Listbox Lieferant können Sie einen bestimmten Lieferanten oder alle Lieferanten auswählen. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Folgende Daten werden ausgegeben: Lieferant: Bezeichnung des Lieferanten Menge: verkaufte Menge im gewählten Zeitraum Umsatz bto: Umsatz brutto im gewählten Zeitraum Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

50 48 Kassenprogramm mit Größenraster Auswertungen Ausgaben verdichtet Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Liste der Ausgaben für den gewählten Zeitraum verdichtet nach Datum. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Folgende Daten werden ausgegeben: Datum Summe: Summe aller Einlagen und Ausgaben des Tages Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

51 Beschreibung Adminmodul Auswertungen Ausgaben detailiert Diese Auswertung erstellt Ihnen eine Liste der Ausgaben für den gewählten Zeitraum wobei jeder Tag aufsummiert wird. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Folgende Daten werden ausgegeben: Datum Zeit Bezeichnung Betrag Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

52 50 Kassenprogramm mit Größenraster Sonstiges anmelden Im Produktivbetrieb müssen sich die Mitarbeiter sowohl für das Adminmodul alsauch für das Kassenmodul mit ihrem Kurzzeichen und Passwort anmelden. Durch eine Anmeldung werden im Adminmodul die entsprechenden Menüpunkte abhängig vom Schalter Admin? in Basisdaten / Mitarbeiter freigegeben. Kurzzeichen: geben Sie das Kurzzeichen ein, das Sie von Ihrem Admin zugewiesen bekommen haben. Passwort: geben Sie Ihr Passwort ein, maximal 10 Zeichen. Durch Drücken des Buttons OK oder Auslösen mit der Taste RETURN wird die Anmeldung durchgeführt. Konnte die Anmeldung aufgrund eines nicht vohandenen Kurzzeichens oder eines falschen Passwortes nicht durchgeführt werden, so erfolgt eine entsprechende Meldung und Sie müssen die Anmeldung wiederholen oder mit dem Button Abbruch abbrechen. Wenn Sie von Ihrem Admin ein Kurzzeichen erhalten haben, dann ist das Passwort noch leer. Sie müssen sich dann 1x im Adminmodul anmelden und können dann im Menüpunkt Sonstiges / Passwort ändern ein individuelles Passwort setzen. Wenn Sie alleine in Ihrem Studio arbeiten, kann die zwingende Anmeldung über Kurzzeichen und Passwort auch abgeschaltet werden, siehe Installation Sonstiges abmelden Über diesen Menüpunkt können Sie sich wieder vom Adminmodul abmelden. Dadurch werden ev. durch die Anmeldung freigegebene Menüpunkte wieder gesperrt. Eine Meldung wird ausgegeben, daß der Mitarbeiter abgemeldet wurde. Eine Alternative zum Abmelden ist das Adminmodul zu beenden. Für eine Anmeldung durch einen anderen Mitarbeiter muß der vorhergehende nicht zuerst abgemeldet werden, eine neuerliche Anmeldung überschreibt die vorhergehende Anmeldung.

53 Beschreibung Adminmodul Sonstiges Passwort ändern Sobald ein Mitarbeiter angemeldet ist, kann er über diesen Menüpunkt sein Passwort ändern. Altes Passwort: Geben Sie zuerst Ihr altes Passwort ein. Wenn Sie sich noch kein Passwort gesetzt haben, ist Ihr altes Passwort leer. Neues Passwort: Geben Sie Ihr Wunschpasswort ein, maximal 10 Stellen. Wiederholung: Geben Sie Ihr Wunschpasswort ein zweites Mal ein. Wenn das alte Passwort korrekt ist und das Wunschpasswort 2x identisch eingegeben wurde, dann wird das Passwort geändert. Ist das nicht der Fall, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben und Sie müssen die Eingaben wiederholen. Groß- und Kleinschreibung beim Passwort ist nicht relevant.

54 52 Kassenprogramm mit Größenraster Sonstiges Backup Über diesen Menüpunkt kann eine Datensicherung (Backup) durchgeführt werden. Dazu werden die Tabellen in der Datenbank exportiert und diese Exportdatei zusammen mit dem Programmverzeichnis gepackt und auf ein Backup-Laufwerk gespeichert. Dabei werden am Backup-Laufwerk immer die letzten 7 Sicherungen aufbehalten. Die Routine läuft autom. durch und erstellt einen Eintrag im Backup-Log, welches Sie mit dem Menüpunkt Sonstiges / Backuplog ansehen können. Wenn der Rechner über Nacht oder mittags durchläuft kann auch eine autom. Sicherung hinterlegt werden, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Nacht oder mittags gestartet wird Sonstiges Backuplog Über diesen Menüpunkt können Sie die Liste der durchgeführten Datensicherungen einsehen. Folgende Werte werden angezeigt: Datum: Sicherungsdatum Zeit: Sicherungsuhrzeit Backupdatei: Name und Pfad der Sicherungsdatei Größe KB: Größe der Sicherungsdatei

55 Beschreibung Adminmodul Sonstiges Fibuliste Mit dieser Auswertung können Sie die buchhaltungsrelevanten Daten Ihres Programmes gruppiert nach Tagen ausgeben. Die Daten entsprechen dem Block BUCHHALTUNG auf der Ausgabe der Tagessummen im Kassenmodul, kann jedoch über einen beliebigen Zeitraum ausgegeben werden. Für Buchhaltung und Finanzamt wird eine regelmäßige Ausgabe der Monatsumsätze vorausgesetzt, die Endsumme jedes Monats wird jeweils verbucht. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Die Liste enthält folgende Felder: Datum Warenwert: Warenwert Skonti: gewährte Skontonachlässe Ust-Basis: Betrag für Ust-Voranmeldung GS Verkauf: Gutscheinverkauf Einnahmen: Betrag für die EkSt Erlagschein: Erlagscheinzahlungen GSZahlung: Gutscheinzahlungen Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

56 54 Kassenprogramm mit Größenraster Sonstiges Kassalog Verschiedene Tätigkeiten im Kassenmodul werden in einem Log mitgeschrieben (z.b. Anmeldung, Abmeldung). Dieses Log kann über diesem Menüpunkt ausgedruckt werden. Durch Eingabe eines Datumsbereichs von/bis wird der Zeitraum festgelegt. Über den Button Ok wird der Ausdruck gestartet, über Abbruch wird das Fenster geschlossen. Folgende Daten werden ausgegeben: Datum Zeit K: Kassenidentnummer Text: je nach Typ unterschiedlich Es erfolgt zuerst eine Ausgabe einer Vorschau am Bildschirm, die Sie dann bei Bedarf ausdrucken können. Eine Beschreibung der Vorschau am Bildschirm finden Sie unter Druckvorschau.

57 Beschreibung Adminmodul Sonstiges Datenbestände Dieser Menüpunkt gibt Ihnen einen Überblick über die gespeicherten Datenmengen in den einzelnen Tabellen der Datenbank. Eas-Codes: 10 Hauptgruppen, 10x10 Untergruppen, 10 Farben, 10 Materialien Eans: Pro Artikel und Größe 1 Datensatz Preise: Pro Artikel und Preisstaffel 1 Datensatz Bons: Anzahl Belege Umsätze: Anzahl Positionen über alle Belege Zahlungen: Anzahl Zahlungsarten über alle Belege Ausgaben: Anzahl gebuchte Ausgaben Lagerbuchungen: Anzahl gebuchte Eingänge und Korrekturen

58 56 Kassenprogramm mit Größenraster Sonstiges Kassenlade öffnen Über diesen Menüpunkt kann die Kassenlade händisch geöffnet werden, sofern unter Basisdaten / Firmendaten die Öffnungssequenz hinterlegt ist. Ein manuelles Öffnen der Kassenlade (ohne Verkauf oder Ausgabenverbuchung) wird im Kassalog protokolliert Hilfe Doku Dieser Menüpunkt bringt diese Doku zur Anzeige Hilfe Über Zeigt ein kleines Fenster mit einigen Informationen zum Programm CoRa-GRKassa an. Wichtig ist ev. die Versionsnummer des Programmes, wobei sich diese in verschiedene Teile gliedert, gezeigt am Beispiel V1.0/1.00 (2.8): V1.0 ist die Version des Datenbestandes /1.00 ist die Version des Programmstandes (2.8) ist die Compiler-Version mit der das Programm entwickelt wurde Daten- und Programmversion sollten bis zur Zehntelstelle (Major-Release) übereinstimmen, damit das Programm korrekt funktioniert. Die Hundertstelstelle bei der Programmversion zeigt Minor-Releases, wo nur optische und programminterne Änderungen jedoch keine Änderungen am Datenbestand durchgeführt wurden.