Handlungsleitfaden Serviceportal

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1 Handlungsleitfaden Serviceportal Stand: März 2019 Seite 1 von 37

2 Inhaltsverzeichnis 1 PERSÖNLICHES KONTO AUF DEM SERVICEPORTAL AMT ANLEGEN DES KONTOS FUNKTIONSÜBERSICHT Postfach Kontoverwaltung Dokumentensafe Meine elektronischen Anträge ORGANISATIONSKONTO AUF DEM SERVICEPORTAL AMT ANLEGEN DES KONTOS FUNKTIONSÜBERSICHT Postfach Kontoverwaltung o Profildaten verwalten o Profildaten freigeben o Verwalten von Mitgliedern einer Organisation o Organisationskonto löschen Meine elektronischen Anträge Antragsübersicht AUFRUFEN VON LEISTUNGEN IM SERVICEPORTAL GÄSTETAXE Beherbergungsbetrieb an Gästetaxe anmelden/ abmelden Standorte anmelden/ abmelden Anmeldung von Standorten Abmeldung von Standorten Übernachtungen anmelden Übernachtungen korrigieren HINWEISE ZUM SERVICEPORTAL AMT SERVICEKONTO Anlegen Servicekonto Persönliches Konto Organisationskonto Funktionen Postfach Kontoverwaltung Dokumentensafe Meine elektronischen Anträge EID EPAYMENT LEISTUNGEN Wichtige Informationen Allgemeine Hinweise zur Nutzung der Leistung Gästetaxe in Amt Seite 2 von 37

3 1 Persönliches Konto auf dem Serviceportal Amt Anlegen des Kontos 1. Rufen Sie die Webseite in Ihrem Internet-Browser auf. 2. Aktivieren Sie den Menüpunkt Mein Servicekonto. 3. Wählen Sie die Option "Kostenloses Servicekonto registrieren". Seite 3 von 37

4 4. Füllen Sie das Formular mit Ihren persönlichen Daten aus und bestätigen Sie die Eingaben mit Weiter. (Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet.) 5. Aktivieren Sie das Servicekonto mittels des erhaltenen Links in der Registrierungsmail: Seite 4 von 37

5 6. Anschließend können Sie sich über den Link mit Ihrem Account anmelden. Über das Menü des Servicekontos haben Sie Zugriff auf die verschiedenen Funktionen und Ihre Daten. 1.2 Funktionsübersicht Postfach 1. Wählen Sie den Menüpunkt Postfach. 2. Sie sehen nun alle eingegangenen und von Ihnen gesendeten Nachrichten. Hier können Sie auch unter Nachricht verfassen eine Nachricht an öffentlich adressierbare Servicekonten des Serviceportals verfassen. Seite 5 von 37

6 1.2.2 Kontoverwaltung 1. Wählen Sie den Menüpunkt Kontoverwaltung. 2. Hier können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen: a. Profildaten verwalten b. Profildaten freigeben Seite 6 von 37

7 c. Passwort ändern d. Sicherheitsfrage & -antwort bearbeiten e. Neuen Personalausweis hinzufügen Seite 7 von 37

8 f. Konto löschen Dokumentensafe 1. Wählen Sie den Menüpunkt Dokumentensafe. 2. Hier können Sie persönliche Dateien bzw. Dokumente hochladen. Mit Klick auf das + hinter Ablage können Sie für Ihre Dokumente Ordner anlegen. 3. Für die verschiedenen Dokumente im Safe sind folgende Aktionen verfügbar (von links nach rechts): a. Datei verschieben (in einen angelegten Ordner) b. Datei herunterladen c. Datei freigeben: bei Klick auf dieses Symbol, erscheint folgendes Fenster: Seite 8 von 37

9 d. Datei löschen Meine elektronischen Anträge 1. Öffnen Sie im Servicekonto den Menüpunkt Meine elektronischen Anträge. 2. Die Übersicht aller noch nicht abschließend bearbeiteten (oberer Bereich) und aller beendeten Anträge (unterer Bereich) erscheint. Seite 9 von 37

10 3. Über die Option Zum elektronischen Antrag können zwischengespeicherte Anträge weiterbearbeitet werden. 4. Über die Option Eingereichte Formulare anzeigen können die an die Verwaltung versendeten Anträge lesend eingesehen werden. a. Klicken Sie auf Eingereichte Formulare anzeigen. b. Wählen Sie das gewünschte Formular mit Klick auf Formular Anzeigen aus. Seite 10 von 37

11 c. Nun können Sie den versendeten Antrag lesend einsehen. 2 Organisationskonto auf dem Serviceportal Amt24 Ein Organisationskonto legen Sie an, wenn Sie als juristische Person (GmbH, GbR, KG ) mit einer Behörde kommunizieren wollen. (Beispiel: Monatsmeldung zur Gästetaxe von einem Beherbergungsbetrieb). 2.1 Anlegen des Kontos 1. Melden Sie sich mit Ihrem persönlichen Konto unter an. 2. Wählen Sie den Menüpunkt Organisationskonto anlegen. Seite 11 von 37

12 3. Füllen Sie das Formular aus und bestätigen Sie die Eingaben mit Speichern. (Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet.) Bei dem Vertreter (rechter Screenshot) handelt es sich um den oder die gesetzlichen Vertreter des Unternehmens. 4. Aktivierung des Organisationskontos: a. Nach dem Speichern der Daten öffnet sich das folgende Fenster: Seite 12 von 37

13 b. und Sie erhalten eine Mail mit dem Bestätigungslink. Hinweis: Sie werden in diesem Konto als Administrator angelegt. Nur ein Administrator kann im Organisationskonto Mitglieder anlegen und entfernen. Über die Funktion Mitglieder verwalten kann diese Aufgabe an andere Mitglieder des Organisationskontos übertragen werden. c. Nach dem erfolgreichen Bestätigen des Kontos erhalten Sie folgende Meldung in Ihrem Servicekonto. 5. Nach der Neuanmeldung an Ihrem persönlichen Servicekonto bekommen Sie die verschiedenen Konten in Ihrem Account angeboten und können entscheiden in welchem Konto Sie arbeiten möchten. Seite 13 von 37

14 6. Im Menü können Sie über die Funktion Konto wechseln während einer Sitzung das Konto ändern. 2.2 Funktionsübersicht Postfach 1. Wählen Sie den Menüpunkt Postfach. 2. Sie sehen nun alle eingegangenen und gesendeten s von Ihnen. Hier können Sie demnächst auch unter Nachricht verfassen eine Nachricht an öffentlich adressierbare Servicekonten des Serviceportals verfassen Kontoverwaltung Diese Funktion steht nur Administratoren (Admin) zur Verfügung A) Wählen Sie den Menüpunkt Kontoverwaltung. Seite 14 von 37

15 B) Hier können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen: o o o Profildaten verwalten Profildaten freigeben Verwalten von Mitgliedern einer Organisation Über die Funktion Mitglieder verwalten können Sie der Organisation Mitglieder hinzufügen bzw. entfernen. Hier kann einem Mitglied auch die Rolle Admin zugewiesen werden. Durch das Eintragen der Mailadresse in das Eingabefeld Mitglieder hinzufügen wird die gewünschte Person über eine Mail in das Organisationskonto eingeladen. Hinweis: Sollte die gewünschte Person noch über kein Konto verfügen, kann dieses im Zuge der Bestätigung angelegt werden. Seite 15 von 37

16 Zustimmung der Zuordnung des persönlichen Servicekontos zu einem Organisationskonto: Die eingeladene Person bekommt an die angegebene adresse folgende gesendet. Nach der Bestätigung durch die eingeladene Person erhält der Administrator der Organisation folgende zur erneuten Bestätigung der Zuordnung. Seite 16 von 37

17 Der Administrator bzw. sein Vertreter muss dieses Mitglied nun endgültig für das Organisationskonto unter Mitglieder verwalten freigeben. Danach erscheint das Mitglied in der Auflistung der freigegebenen Mitglieder. Hinweis Über das Symbol Konto entfernen. hinter dem jeweiligen Mitglied können Sie ein Mitglied aus dem o Organisationskonto löschen Hinweis Das Löschen des Organisationskontos kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie verlieren alle Daten (z.b. Nachrichten und Dokumente). Bitte überlegen Sie genau, ob Sie ihr Konto wirklich löschen möchten Meine elektronischen Anträge Antragsübersicht 1. Öffnen Sie im Servicekonto den Menüpunkt Meine elektronischen Anträge. Seite 17 von 37

18 2. Die Übersicht aller noch nicht abschließend bearbeiteten (oberer Bereich) und aller beendeten Anträge (unterer Bereich) erscheint. 3. Über die Option Zum elektronischen Antrag können zwischengespeicherte Anträge weiterbearbeitet werden. 4. Über die Option Eingereichte Formulare anzeigen können die an die Verwaltung versendeten Anträge lesend eingesehen werden. a. Klicken Sie auf Eingereichte Formulare anzeigen. Seite 18 von 37

19 b. Wählen Sie das gewünschte Formular mit Klick auf Formular Anzeigen aus. c. Nun können Sie den versendeten Antrag lesend einsehen. Seite 19 von 37

20 3 Aufrufen von Leistungen im Serviceportal Im Rahmen der Leistung Gästetaxe stehen Ihnen die nachfolgenden Formulare zur Verfügung: 3.1 Gästetaxe 1. Gehen Sie in das gewünschte Servicekonto und wechseln Sie auf die Startseite. Hinweis Über die Schaltfläche des Servicekontos wechseln können Sie von jeden Menüpunkt auf die Startseite Seite 20 von 37

21 2. Geben Sie in das Suchfeld Leipzig ein und führen Sie die Suche aus. 3. Aktivieren Sie Stadt Leipzig als festen Filter für alle weiteren Suchen durch einen Klick auf das Feld Leipzig, Stadt. 4. Geben Sie in das Suchfeld Gästetaxe ein und führen Sie die Suche aus. 5. Gehen Sie zu den Suchergebnissen, wechseln Sie auf das Register Leistungen und wählen Sie die Leistung Gästetaxe aus. Hinweis Sie können auch den nachfolgenden Link nutzen, dann kommen Sie direkt auf die Leistung Gästetaxe im Serviceportal: Seite 21 von 37

22 3.1.1 Beherbergungsbetrieb an Gästetaxe anmelden/ abmelden Direktlink: 1. Wählen Sie aus, ob Sie einen Beherbergungsbetrieb an- oder abmelden möchten. 2. Wählen Sie aus, ob Sie den Beherbergungsbetrieb als natürliche Person oder juristische Person (z.b. GmbH) betreiben, füllen Sie anschließend alle Mussfelder (*) aus und betätigen den Buttom Weiter. Seite 22 von 37

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24 3. Auf der Folgeseite können Sie Dokumente hochladen welche Sie zur Nachweisführung an die Stadt Leipzig übergeben wollen (z. B. Gewerbeanmeldung). 3. Nach dem Betätigen des Buttom Weiter lesen Sie bitte den Datenschutzhinweis und den weiteren Ablauf nach dem Absenden Ihrer An-/ Abmeldung gut durch. Bitte bestätigen Sie nun die Akzeptanz der Datenschutzerklärung und die Richtigkeit Ihrer Daten. Bei erfolgreichem Versand an die Stadtverwaltung Leipzig erhalten Sie im Anschluss eine Bestätigungsnachricht in das Postfach Ihres Servicekontos. Seite 24 von 37

25 3.1.2 Standorte anmelden/ abmelden Direktlink: Anmeldung von Standorten 1. Wählen Sie Anmeldung aus Seite 25 von 37

26 2. Geben Sie Ihr Buchungszeichen und Ihre VKNR ein, welche Sie per Post von der Stadtverwaltung Leipzig nach Ihrem Antrag zur Anmeldung an der Gästetaxe erhalten haben. 3. Bitte tragen Sie die Standortdaten ein. Mit dem Button Hinzufügen, können Sie weitere Standorte melden. 4. Bitte bestätigen Sie anschließend noch die Datenschutzerklärung und die Richtigkeit Ihrer Daten. Seite 26 von 37

27 Abmeldung von Standorten 1. Wählen Sie Abmeldung aus 2. Geben Sie Ihr Buchungszeichen und Ihre VKNR ein, welche Sie per Post von der Stadtverwaltung Leipzig nach Ihrem Antrag zur Anmeldung Ihres Beherbergungsbetriebes erhalten haben. Seite 27 von 37

28 3. Bitte wählen Sie den abzumeldenden Standort aus und geben Sie das Datum der Betriebsaufgabe an. 4. Bitte bestätigen Sie anschließend noch die Datenschutzerklärung und die Richtigkeit Ihrer Daten. Seite 28 von 37

29 3.1.3 Übernachtungen anmelden 1. Wählen Sie den Punkt Übernachtungen anmelden aus. Direktlink: 2. Geben Sie Ihr Buchungszeichen und Ihre VKNR ein, welche Sie per Post von der Stadtverwaltung Leipzig erhalten haben. Nach der Eingabe gehen Sie über den Button Weiter zur Abgabe der Monatsmeldung. Seite 29 von 37

30 3. Wählen Sie die Zahlungsart und klicken Sie auf Weiter. Hinweis: Bei Auswahl der Zahlungsart Banküberweisung werden Ihnen die möglichen Bankverbindungen der Stadt Leipzig sowie der zwingend anzugebende Verwendungszweck angezeigt. Wählen Sie die Zahlungsart Bankeinzug (Lastschrift) wird Ihnen der Link zum SEPA-Lastschriftmandat angeboten. Füllen Sie dieses Formular aus und senden es unterschrieben an die Stadt Leipzig, Stadtkasse, Leipzig. Hiermit ermächtigen Sie die Stadt Leipzig offene Forderungen zum Verwendungszweck (Buchungszeichen) bis auf Widerruf von Ihrem Konto abzubuchen. Seite 30 von 37

31 4. Mit dem Bestätigen der Datenschutzerklärung und der wahrheitsgemäßen Angabe der Daten schließen Sie den Vorgang mit Klick auf Absenden ab. Seite 31 von 37

32 3.1.4 Übernachtungen korrigieren 1. Wählen Sie den Punkt Übernachtungen korrigieren aus. Direktlink: 2. Geben Sie Ihr Buchungszeichen und Ihre VKNR ein, welche Sie per Post von der Stadtverwaltung Leipzig erhalten haben. Nach der Eingabe gehen Sie über den Button Weiter zur Abgabe der Korrekturmeldung. Seite 32 von 37

33 3. Der einzige Unterschied des Formulars der Korrekturmeldung zur Übernachtungsmeldung, besteht darin, dass Ihnen im Feld Meldemonat nur die Monate angeboten werden, für die Sie bereits eine Meldung abgegeben haben. Wählen Sie den Monat aus den Sie korrigieren wollen und geben Sie für diesen Monat noch einmal alle Übernachtungszahlen in den Tarifen an, da die Korrekturmeldung die vorherige Meldung vollständig ersetzt. 4. Auf der Seite zur Auswahl der Zahlungsart erhalten Sie den wichtigen Hinweis, dass Sie mit der Zahlung eines Differenzbetrages abwarten bis bei Ihnen die Zahlungsaufforderung der Stadt Leipzig eingeht. Seite 33 von 37

34 5. Nach Wechsel auf die Folgeseite ( Weiter ) bestätigen Sie hier bitte wieder die Datenschutzerklärung und die Richtigkeit Ihrer Daten und klicken auf Absenden. Seite 34 von 37

35 4 Hinweise zum Serviceportal Amt Servicekonto Anlegen Servicekonto Es erfolgt keine Verifikation gegen Register (z.b. Einwohnermeldeamt, Handelsregister) Persönliches Konto Kommen Nachrichten in Ihrem Servicekonto an, erhalten Sie eine Info-Mail. Diese enthält aus Gründen des Datenschutzes keinen Inhalt Inhalt kann nur im Postfach des Kontos abgerufen werden. Sollten Sie Ihr Passwort einmal ändern bekommt die angegebene Alternativ-Mail-Adresse aus Sicherheitsgründen eine Info-Mail als Kopie Organisationskonto Nach Anlage eines persönlichen Kontos besteht die Möglichkeit ein Organisationskonto anzulegen: Anmelder = Administrator Vertreter = rechtlicher Vertreter Einem persönlichen Konto können beliebig viele Organisationskonten zugeordnet werden Funktionen Postfach Die Funktion des Nachrichtenversands ist nur an veröffentlichte Behördenkonten möglich. Auf in Ihrem Postfach eingegangene Nachrichten ist es möglich jederzeit zu antworten Kontoverwaltung Persönliche Daten müssen in der Kontoverwaltung eingepflegt werden, damit sie ins Formular übernommen werden können. Nutzen Sie hierfür die Funktion Profildaten freigeben ) Profildaten freigeben durch Entfernen vom Haken jederzeit widerrufbar wenn keine Freigabe erteilt ist, kann im Formular einmalig die Freigabe erfolgen Die Sicherheitsfrage wird für ein ggf. notwendiges Passwort-Reset dringend benötigt. Sollte diese durch den Nutzer auch nicht mehr zu beantworten sein, dann nutzen Sie bitte die Telefonnummer / Mailadresse für den Support. Organisationskonto Mitglieder verwalten: Die Nutzung für eingeladenen Mitarbeiter ist erst möglich, wenn: 1. Einladung durch Mitarbeiter bestätigt wurde. Hierfür ist die Anlage eines persönliches Kontos notwendig (Empfehlung: persönliches Konto mit Dienstmailadresse anlegen). Seite 35 von 37

36 2. Erneute Bestätigung durch Administrator im Organisationskonto unter Kontoverwaltung Mitglieder verwalten. Durch den Administrator ist jederzeit ein Rechteentzug möglich. 3. Nach Freigabe kann der/ die Mitarbeiter/in nun eigenverantwortlich im Namen der Organisation das Serviceportal nutzen Es wird empfohlen pro Organisationskonto mindestens 2 Administratoren einzurichten! Dokumentensafe keine Beschränkung der Datenformate 5 MB pro Datei, Gesamtgröße nicht beschränkt Zugriff nur für Kontoinhaber möglich nur im persönlichen Konto verfügbar im Organisationskontext erfolgt Zwischenspeichern von Daten im Dokumentensafe des persönlichen Kontos Meine elektronischen Anträge Hier sind eingereichte und zwischengespeicherte (noch nicht abgesendete) Anträge hinterlegt. Organisationskonto: Alle Mitglieder des Organisationskontos können sämtliche Anträge der Organisation sehen (eine Filter/Suchfunktion ist noch nicht implementiert). 4.2 eid noch nicht implementiert (npa) 4.3 epayment noch nicht implementiert 4.4 Leistungen Wichtige Informationen Bitte verwenden Sie während der Formularbearbeitung ausschließlich die Button Weiter, Speichern oder Absenden und nicht die Enter-Taste. Zur Zeit wird hierdurch ein Abbruch ausgelöst. Dieses Problem wird in Kürze behoben. Bei Upload-Feldern ist jeweils nur eine Datei mit maximal 5 MB hochladbar. Im Falle von mehrseitigen oder größeren Dokumenten müssen diese in ein zip-archiv gepackt werden Allgemeine Hinweise zur Nutzung der Leistung Gästetaxe in Amt24 Vorbereitungen: Anlage Servicekonto/ Organisationskonto in Amt24 unter Beachtung dieses Handlungsleitfadens. Anmeldung Beherbergungsbetrieb mit dem Formular Beherbergungsbetrieb an Gästetaxe anmelden/ abmelden Bitte warten Sie jetzt die Übermittlung der Zugangsdaten zur Gästetaxe durch die Stadt Leipzig ab, bevor Sie Standorte oder Übernachtungen melden. Seite 36 von 37

37 Übernachtungsmeldungen Erstanlage bzw. Überprüfung der/des Standorte/s, ggf. Korrektur mit dem Formular Standorte anmelden/ abmelden. Meldung der Übernachtungen für den gewünschten Monat mit dem Formular Übernachtungen anmelden. Bei notwendigen Korrekturen zu einer Monatsmeldung nutzen Sie das Formular Übernachtungen korrigieren. Es werden Ihnen in der Auswahl nur die Monate angezeigt, für die Sie bereits eine Meldung abgegeben haben. Bitte füllen Sie das Formular vollständig aus, denn es ersetzt die bereits vorliegende Monatsmeldung. Seite 37 von 37