Die nachfolgenden Antworten auf Bieterfragen sind bei der Angebotserstellung zu beachten:

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1 BIETERFRAGEN STAND Die nachfolgenden Antworten auf Bieterfragen sind bei der Angebotserstellung zu beachten: HINWEIS Da mehrfach hierzu Fragen kamen. Für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung werden ausschließlich die in den Preisblättern abgefragten Preise herangezogen. Diese Preise sind für die Vertragszeitraum von vier Jahren fest (ausgenommen das Porto). Die in den Ausschlusskriterien genannten Dienstleistungen sind grundsätzlich zu erbringen. Das Preisangebot erfolgt erst bei Beauftragung. Diese Preise unterliegen daher auch nicht der geforderten Preisbindung für den Vertragszeitraum. Dasselbe gilt für weitere Dienstleistungen, deren Preise nicht mit dem Preisblättern erfasst werden. Hierzu zählt z.b. das Handling von Retouren. NUMMER 1 Ihre Vorgabe lautet, dass eine Sendung in bis zu 5 Teilsendungen erfolgen darf. Ab einem Gewicht von 200 kg ist somit kein Paketversand mehr möglich (max 31,5 kg pro Paket). Darf in dem Fall die Sendung in mehr als 5 Teilsendungen aufgeteilt werden oder ist in dem Falle von einem Speditionsversand auszugehen. Da Speditionspreise je nach Zustellort variieren, wäre in diesem Falle eine Musteradresse ratsam für einen besseren Preisvergleich. Es ist der Preis für den Transport per Spedition bei einer angenommenen Distanz von 500 km zu nennen. Die Lieferung erfolgt in diesen Fällen auf Palette frei Bordsteinkante. NUMMER 2 Zusätzlich zu den Anlagen 1-4, fließen die Punkte Onlinezugang, Nachhaltigkeit und Soziales Engagement in die Wertung mit ein. Leider konnten wir den Unterlagen nicht entnehmen in welcher Form Angaben zu diesen Punkten dem Angebot beigefügt werden sollen. Angaben zu diesen Punkten können formlos erfolgen. Bei den Erläuterungen ist der Wertungspunkt zu benennen, auf denen sich die Erläuterung bezieh.

2 NUMMER 3 Im Punkt Versand (2.4.1.) der Rahmenvereinbarung wird von einer Limitierung von Bestellung pro Empfangsadresse gesprochen in welcher Form soll hier eine Limitierung stattfinden? Bitte genauere Angaben dazu. In unserem Bestellsystem (Onlineshop) sind maximale Stückzahlen vermerkt. Es ist jedoch möglich, mehrere Bestellungen hintereinander bis zur maximalen Stückzahl auszuführen und so die Maximalmenge zu umgehen. Um diesen Missbrauch zu verhindern, soll seitens des Auftragnehmers die Möglichkeit bestehen z.b. nur zwei Bestellungen des gleichen Artikels an die gleiche Empfangsadresse pro Tag zuzulassen. Eine dritte Bestellung soll z.b. blockiert werden. NUMMER 4 Wie dem Preisblatt zu entnehmen ist sollen Preise für die unterschiedlichen Sendungsarten angeboten werden. Hieraus ergibt sich, dass die Kosten für die Lagerdienstleistungen in die Sendungspreise inkludiert werden sollen. Für diese Kostenumlegung benötigen wir bitte ein Mengengerüst für die Lagerdienstleistungen (unterteilt in Paletten/ Fachbodenplätze) sowie eine Information über die Lagerdauer (ggfls. reicht hier auch die durchschnittliche Lagerdauer). Für die Angaben zur Preisangabe für die Lagerung wurde ein gesondertes Preisblatt erstellt. Dieses Preisblatt ist Bestandteil der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und daher verpflichtender Bestandteil eines Angebots. NUMMER 5 Wie ist das vorhandene Material verpackt? Trennblätter nach bestimmter Stückzahl, sortenreine Kartonagen? Das Material ist derzeit sortenrein in Kartonagen verpackt oder sortenrein auf Paletten gelagert.

3 NUMMER 6 Wie kommen Material-Bestellungen zum Auftragnehmer? Sind, sofern per , diese strukturiert oder offen? Der Auftrag kommt per zum Auftragnehmer. Die ist strukturiert und wird von unserem Shopsystem generiert. Lediglich Einzelaufträge (wenige pro Monat) erfolgen sofern keine Onlineeingabe von Bestellungen seitens des Auftragnehmers existiert formlos per . NUMMER 7 Onlinezugriff wird gewünscht. Worauf? Tagesaktuelle Lagerliste, bearbeitete Bestellungen, erledigte Bestellungen, Artikelumsatz pro Stück? Hierzu gibt es keine Vorgabe. Je mehr Funktionen angeboten werden, desto höher ist die Bewertung (siehe Punkt in der Wertungsmatrix). Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang das Wertungsverfahren (erweiterte Richtwertmethode). NUMMER 8 Es ist der Druck von Sonderformaten und Publikationen gefordert. Welche Auflage ist jeweils anzusetzen? Wo sind die Kosten hierfür abzubilden? Welche Sonderformate werden gefordert? Der Bieter muss diese Dienstleistung grundsätzlich anbieten. Ein Mengengerüst für diese Dienstleistung gibt es nicht. Es findet keine Wirtschaftlichkeitsprüfung statt, die Kosten sind dementsprechend auch nicht anzugeben. Der Begriff Sonderformat bezieht sich in diesem Kontext nur darauf, dass andere DIN-Formate als DIN A4 bedruck werden können. NUMMER 9 Präsentationsmappen: Wie viele Mappen sind monatlich zu packen?

4 Welchen Umfang (Anzahl der Seiten, Art des Bestückungsmaterials, Gewicht) haben diese Mappen und wo sind die Bearbeitungskosten hierfür anzugeben? Der Bieter muss diese Dienstleistung grundsätzlich anbieten. Ein Mengengerüst für diese Dienstleistung gibt es nicht. Es findet keine Wirtschaftlichkeitsprüfung statt, die Kosten sind dementsprechend auch nicht anzugeben. Nichtdestotrotz darf diese Dienstleistung bei Beauftragung in Rechnung gestellt werden. NUMMER 10 Die Wertungskriterien fordern die Darstellung eines Onlinezugriffs. In der Leistungsbeschreibung sind jedoch keine Anforderungen zum genauen Umfang der geforderten Angaben/Leistung (z.b. welche Statistiken werden gefordert) ausgeführt. Wir bitten um Klarstellung der konkreten Leistungsanforderungen. Welche Statistiken sollen konkret zur Verfügung gestellt werden? Wo sind die Kosten für die erstmalige Programmierung sowie der Einrichtung (Anlegen von Artikeln, Übernahme von Adressdaten, etc.) der mittels 2a konkretisierten Onlinedatenbank anzugeben? Wie viele Zugänge werden benötigt? Wo sind die Zusatzkosten für mehr als einen Zugang anzugeben? Wie werden die laufenden Kosten (monatl. Lizenzen, Ergänzung von Statistiken zu einem späteren Zeitpunkt, etc.) abgerechnet und wo sind diese im Preisblatt anzugeben? Eine detaillierte Leistungsbeschreibung gibt es für die Wertungskriterien nicht. Je mehr Funktionen zur Verfügung gestellt werden, desto höher fällt die Bewertung aus. Auch der vollständige Verzicht auf diese Funktion führt nicht zum Ausschluss des Angebots. Für die Onlinefunktionalität wird nicht separat vergütet, sondern müssen in die Handling-Kosten einkalkuliert werden. Eine dezidierte Preisangabe ist daher nicht notwendig. Sofern Onlinefunktionalitäten zur Verfügung gestellt werden, muss mindestens ein Zugang bereitgestellt werden. Jeder weitere Zugang führt zu einer besseren Bewertung. NUMMER 10 Bei Zuschlagserteilung muss die Ware aus dem aktuellen Lager zum neuen Auftragnehmer verbracht werden. Wie genau erfolgt die Übergabe und wo sind diese Kosten anzugeben?

5 Der bisherige Anbieter wird alle Produkte auf Paletten packen. Es ist von 100 Paletten auszugehen. Die Kosten dürfen hierfür dürfen nach tatsächlichem Auffand in Rechnung gestellt werden. Die detaillierte Abstimmung erfolgt direkt mit unserem jetzigen Dienstleister. NUMMER 11 Mit Übernahme des Auftrages muss die Datenbank mit z.b. den Artikeln, Kundendaten etc. bestückt/befüllt werden, um den Versand gem. Leistungsbeschreibung durchführen zu können. Wo sind diese einmaligen Einrichtungskosten anzugeben? Die Kosten hierfür sind in die Handling-Kosten einzukalkulieren. Eine gesonderte Berechnung darf nicht erfolgt. NUMMER 12 Wie viele Zollanmeldungen sind im Jahr durchschnittlich vorzunehmen? Wo sind die Kosten für diesen Mehraufwand anzugeben? Bei der Zollanmeldung handelt es sich um eine Dienstleistung, welche grundsätzlich angeboten werden muss. In den letzten Jahren hat es keine Sendung gegeben, welche eine Zollanmeldung notwendig gemacht hätte. Sollte eine solche Zollanmeldung notwendig werden, kann diese entsprechend der dann gültigen Preisliste in Rechnung gestellt werden. NUMMER 13 Wo sind die Kosten für Sendungsnachverfolgungen und Nachrecherchen anzugeben? Mit welchem Umfang ist hier zu kalkulieren? Bei der Nachrecherche handelt es sich um eine Dienstleistung, welche grundsätzlich angeboten werden muss. Sollte eine solche Nachrecherte notwendig werden, kann diese entsprechend der dann gültigen Preisliste in Rechnung gestellt werden. Es ist mit einem sehr geringen Umfang (wenige pro Jahr) zu rechnen.

6 NUMMER 14 Erfolgt die Anlieferung ausschließlich auf Paletten oder werden die Artikel auch Paketweise angeliefert? Wie häufig und in welchem Umfang ist jeweils mit Anlieferungen zu rechnen? Die Anlieferung erfolgt in der Regel auf Paletten. In den letzten Jahren wurden nur ein oder zweimal Artikel per Paket angeliefert. Im Jahr erfolgen in etwa 20 Anlieferungen. NUMMER 15 Erfolgt die Anlieferung auf Euro- oder Einwegpaletten. Diese Frage kann nicht beantwortet werden, da keine Aufzeichnungen vorliegen. NUMMER 16 Welches Volumen ist zu re-kommissionieren und wo sind die entstehenden Kosten anzugeben? Bei der Re-Kommissionierung handelt es sich um eine Dienstleistung, welche grundsätzlich angeboten werden muss. Sollte eine solche Re-Kommissionierung notwendig werden, kann diese entsprechend der dann gültigen Preisliste in Rechnung gestellt werden. Es ist mit einem sehr geringen Umfang (wenige pro Jahr) zu rechnen. NUMMER 17 Plakate, Spannbänder, Kalender: Wir gehen davon aus, dass es sich hierbei um Sonderformate handelt, welche speziell verpackt werden müssen (z.b. Plakate in Rollen oder Quattropacks). Derartige Formate ziehen einen größeren Kommissionier-Aufwand nach sich, darüber hinaus ist die Kartonage auf Grund des Sonderformats i.d.r. deutlich teurer. Wie und wo sind dieser Sonderformate einzupreisen, zumal keinerlei Kalkulationsgrundlage (=Mengengerüst) gegeben ist? Bei der Preisangabe ist von Paketen auszugehen, welche mit Flyern und Broschüren auszugehen. Für Sondersendungen wie Plakate und Spannbänder kann der Kommissionier-Aufwand entsprechend der jeweils gültigen Preisliste in Rechnung gestellt werden.

7 NUMMER 18 Es sollen Preise für die Kartonagen im Bereich Versand angegeben werden; von welcher Qualität, Maße sowie Menge sollen wir beim Angebot ausgehen? Die Menge der jeweiligen Sendung ist der Wertungsmatrix zu entnehmen. Eine detailliertere Aufstellung hinsichtlich der Maße der Sendungen, sowie der hierfür notwendigen Qualität der Kartonage kann nicht zur Verfügung gestellt werden.