Beantwortung der Bieterfragen im Rahmen der Ausschreibung Verwaltung betriebliche Altersvorsorge. Frage 1. Frage 2. Frage 3.

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1 Beantwortung der Bieterfragen im Rahmen der Ausschreibung Verwaltung betriebliche Altersvorsorge Frage 1 Könnten Sie uns bitte Plandetails zu den Versorgungsordnungen Rentenplan 2001, Rentenplan 1998 sowie Rentenplan 1995 zur Verfügung stellen? Antwort: Die Plandetails sind in der jeweiligen Betriebsvereinbarung beschrieben. Leider können die Betriebsvereinbarungen nicht veröffentlicht werden. Frage 2 In der Leistungsbeschreibung unter Punkt 1 Ausgangslage führen Sie ausländische Standorte auf. Sind ausländische Pensionspläne ebenfalls Teil der Ausschreibung? Falls ja, könnten Sie uns hierzu bitte Details zur Verfügung stellen? Antwort: Nein, sie sind nicht Teil der Ausschreibung. Frage 3 Unter Punkt 2.3 der Leistungsbeschreibung hat der Auftragnehmer die versicherungsmathematischen Gutachten zu erstellen. Könnten Sie uns bitte eine detaillierte Aufstellung/Anzahl geben, für wie viele Personen welche Verpflichtungen zu bewerten sind? Wie viele Lang-/ und Kurzfristprognosen sind pro Jahr zu erstellen und über welchen Planungshorizont? Frage 4 Erfolgt die (generelle) Kommunikation mit einen zentralen Ansprechpartner (z.b. aus HR oder Accounting)? Antwort: Ja, über einen Ansprechpartner der Abteilung HR. Seite 1 von 5

2 Frage 5 Könnten Sie bitte bestätigen, dass unter Punkt 2.4 Meldungen / Bescheinigungen der Leistungsbeschreibung nur die Anforderung der Lebensbescheinigung von Rentnern Auftragsgegenstand ist und insbesondere keine Lohnsteuerbescheinigungen zu erstellen sind? Antwort: Es sind keine Lohnsteuerbescheinigungen zu erstellen. Frage 6 Unter Punkt 2.5. der Leistungsbeschreibung wird per Quartalsende eine Ausschöpfung der Vorruhestandszahlungen wegen IFRS gewünscht. Könnten Sie bitte bestätigen, dass eine Bewertung nach IFRS (abweichend zu Punkt 2.3 EStG/HGB) nicht gewünscht ist? Antwort: Dies können wir bestätigen. Frage 7 Unter Punkt 2.6 der Leistungsbeschreibung sind u.a. Auskünfte an Mitarbeiter zu bearbeiten. Soll die Kommunikation über HR oder direkt mit den Mitarbeitern erfolgen. Falls die Kommunikation über den Mitarbeiter erfolgen soll, ist hier ein Service-Telefon gewünscht oder ist der (initiale) Austausch per ausreichend? Antwort: Die Kommunikation soll über HR erfolgen. Frage 8 Unter Punkt 2.8 der Leistungsbeschreibung sind zum einen relevante Daten für einen digitalen Zugriff der Finanzbehörden bereit zu stellen, zum anderen soll die Datenübermittlung an das Finanzamt, die Krankenkasse und die Bank erfolgen. Ist es gewünscht, dass die gesamte Abrechnung (inkl. Lohnzettel) von künftigen Rentnern (nicht Aktiven) vom Auftragnehmer übernommen werden soll? Falls ja, mit wie vielen Rentner ist in den nächsten 3 Jahren zu rechnen? Falls nein, könnten Sie die relevanten Daten / Datenübermittlung bitte konkretisieren und hierzu Details zur Verfügung stellen? Antwort: Dies ist nicht gewünscht. Seite 2 von 5

3 Frage 9 für die Erstellung der versicherungsmathematischen Gutachten benötigen wir noch Angaben zum Mengengerüst: Wie hoch ist die Anzahl der jeweilig zu bewertenden Versorgungsverpflichtungen aus Direktzusagen, Beihilfe, weitere Personalverpflichtungen wie z.b. Vorruhestand, Jubiläum, Freistellung, Altersteilzeit, Sterbegeld, Übergangszahlungen? Frage 10 Benötigen Sie auch eine Bewertung nach IFRS s. Anlage B, Seite 8? Antwort: Eine Bewertung nach IFRS ist nicht gewünscht. Frage 11 Könnten Sie uns bitte die 3 genannten Rentenpläne zur Verfügung stellen, da der zu erwartende Aufwand stark von der Komplexität der Zusagen abhängig ist? Antwort: Die Plandetails sind in der jeweiligen Betriebsvereinbarung beschrieben. Leider können die Betriebsvereinbarungen nicht veröffentlicht werden. Frage 12 Für eine reibungslose Auftragsdurchführung ist eine vollständige und aussagefähige Datenübergabe von dem bisherigen Verwalter/Dienstleister notwendig. Ist diese bis zum genannten Termin sichergestellt oder besteht die Möglichkeit auch nach dem noch offene Punkte zu klären? Antwort: Offene Punkte können bis zum geklärt werden. Es ist nicht vorgesehen, dass nach dem noch offene Punkte geklärt werden. Seite 3 von 5

4 Frage versicherungsmathematische Gutachten: Punkt 1 bezieht sich der Verpflichtungsumfang der Gutachten jeweils auf den genannten Personenkreis, d.h. es ist jeweils ein Gutachten mit 52 Personen gesamt (bzw. 46 Aktive) für die Pensionszusagen, die Beihilfeverpflichten, für Jubiläum, für Altersteilzeit usw. zu erstellen? Wenn ja benötigen wir eine Aufstellung für wie viele Personen; für welche Verpflichtungsart ein Gutachten zu erstellen ist (D.h. wie viele Einzelgutachten werden benötigt?) Frage 14 Unter Punkt 2.5 Standardreporting werden Zahlungen für IFRS benötigt. Sollen auch Gutachten nach IFRS erstellt werden? Antwort: Eine Bewertung nach IFRS ist nicht gewünscht. Frage 15 Unter Punkt 4 und 5 werden Prognosen genannt. Werden diese regelmäßig benötigt oder nur gelegentlich angefordert? Wenn diese regelmäßig erstellt werden sollen, dann benötigen wir eine Info über die Häufigkeit der Anfragen (z.b. Punkt 4 jährlich oder Punkt 5 alle 2 Jahre o.ä.). Antwort: Diese werden bei Bedarf (d.h. nicht regelmäßig) angefordert. Frage sonstige Leistungen: Unter Punkt 2.6 wird ein Abrechnungsdienstleister genannt. Die hier unter sonstigen Leistungen genannten Punkte verstehen wir als Abrechnungsdienstleistung. Könnten Sie uns bitte die Verantwortungsbereiche genauer erklären? Antwort: Die genauen Verantwortungsbereiche müssen noch zwischen Payroll-Provider und auszuwählendem bav-provider abgestimmt werden. Grundsätzlich sind alle notwendigen Daten beim Payroll-Provider vorhanden. Alle Anfragen von Rentnern sind vom auszuwählendem bav-provider zu beantworten. Seite 4 von 5

5 Frage 17 Sollen hier monatlich die gesamten für die Abrechnung notwendigen Daten per Datenträger bankfertig erstellt werden? Antwort: Nein. Seite 5 von 5