Miteinander reden Alltag erfolgreicher gestalten. gestalten. Informationen zum Jahresgespräch mit

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1 Miteinander Miteinander reden reden -Alltag Alltag erfolgreicher erfolgreicher gestalten gestalten Informationen zum Jahresgespräch mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

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3 Inhalt Inhalt Begleitworte... 2 Wem nutzt das Gespräch?... 4 Wie läuft das Gespräch ab?... 6 Was kommt beim Gespräch heraus?... 7 Worum geht es bei dem Gespräch im Einzelnen?... 8 Wo gibt es Rat und Unterstützung? Woher kommt das Ganze, wie geht es weiter? Weitere Infos Impressum

4 Begleitworte Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Anforderungen an das Bischöfliche Generalvikariat und die bistümlichen Einrichtungen sind erheblich gewachsen. Organisatorisch hat sich vieles in den letzten Jahren geändert. Strukturen und Abläufe haben heute ein anderes Gesicht. Vernetzung und Zusammenarbeit spielen eine große Rolle. Das hat viele Auswirkungen auf Ihren Alltag als Mitarbeiterin und Mitarbeiter. Umso wichtiger ist mir, dass wir innerhalb unserer kirchlichen Dienstgemeinschaft verbindlich miteinander arbeiten. Ich weiß, dass im Alltag oft zu wenig Raum für ein gutes Gespräch bleibt, das über den Tag hinausgeht und allen Beteiligten Orientierung gibt. Zu diesem Zweck ist das Jahresgespräch mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (MAJG) entwickelt worden. Auf dieses Gespräch haben Sie einen Anspruch. Es trägt dazu bei, eine vertrauensvolle und wertschätzende Arbeitsbeziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu gestalten. Damit stellen wir uns dem Anspruch des Evangeliums. Das MAJG soll Sie darin unterstützen, verbindlich miteinander zu arbeiten und die gestellten Arbeitsaufgaben erfolgreich zu bewältigen. Ich verbinde damit die Hoffnung, dass wir noch wirkungsvoller werden und gemeinsam die Herausforderungen meistern, die uns erwarten. Entsprechend lege ich großen Wert darauf, dass das Jahresgespräch als Instrument der Zusammenarbeit und Personalentwicklung genutzt wird. Diese Broschüre informiert Sie grundlegend über das MAJG. Ich wünsche eine anregende Lektüre und gute, gelingende Gespräche. Es grüßt Sie herzlich Ihr Manfred von Holtum Generalvikar 2

5 Begleitworte Liebe Kolleginnen und Kollegen, die Stärkung der Personalentwicklung war und ist Anliegen der Mitarbeitervertretung. Deshalb hat die Gesamt-MAV am Konzept des Jahresgespräches mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (MAJG) und den Regeln, wie diese zu führen sind, mitgewirkt und ihrer Einführung zugestimmt. Eine verbindliche Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten sowohl von unten nach oben als auch von oben nach unten kann dazu beitragen, dass Verbesserungsvorschläge in den Arbeitsalltag einfließen und die Arbeitszufriedenheit steigt. Der Gesamt-MAV war wichtig, dass mit diesem Instrument keine Leistungsbeurteilung durch die Hintertür eingeführt wird. Es ist eindeutig festgelegt, welche Themen in dieses Gespräch gehören und welche nicht. Auch ist klar, wer Zugriff auf die Protokolle der MAJG hat und wer nicht. Die Gesamt-MAV wird sich auch an der Auswertung der Erfahrungen mit den MAJG beteiligen. Selbstverständlich wird sie sich auch für Verbesserungen und Weiterentwicklungen einsetzen, wenn sich das als notwendig herausstellt. Wir empfehlen Ihnen, liebe Kolleginnen und Kollegen, sich auf das MAJG gut vorzubereiten und Ihren persönlichen Nutzen daraus zu ziehen. Auf Anregung der Gesamt-MAV werden allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dazu spezielle Schulungen angeboten. Nutzen Sie dieses Angebot! Ihre MAV hat immer ein vertrauensvolles und offenes Ohr für Ihre Anliegen! Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit dem MAJG mit, damit wir Ihre Einschätzungen und Wünsche auch in Zukunft vertreten können. Reimund Ignatz Vorsitzender der Gesamtmitarbeitervertretung 3

6 Wem nutzt das Gespräch? Wem nutzt das Gespräch? Das Jahresgespräch mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (MAJG) ist so angelegt, dass alle Beteiligten Dienstgeber, Vorgesetzte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Nutzen daraus ziehen. Der Dienstgeber hat das Interesse, dass sich die Arbeitsbeziehungen im Bischöflichen Generalvikariat und den bistümlichen Einrichtungen verbindlich und vertrauensvoll gestalten. Das betrifft auch die Beziehung zwischen der bzw. dem Vorgesetzten einerseits und der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter andererseits. Das Jahresgespräch soll das Miteinander verbessern und die Dienstgemeinschaft stärken. Der Dienstgeber will des Weiteren, dass die Arbeit im Bischöflichen Generalvikariat und den bistümlichen Einrichtungen gut organisiert ist. Dazu gehört, dass Ziele und Pläne klar sind, wonach gearbeitet wird - und dass sie realistisch angepasst werden, wenn es dazu Bedarf gibt. Die Kernaufgaben in den Stellenbeschreibungen sollen das wiedergeben, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktuell tun. Das Gespräch hilft dabei. Vorgesetzte haben das Interesse, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Aufgaben gut und motiviert erfüllen. Auf die Stärkung der Motivation haben Vorgesetzte erheblichen Einfluss. Das betrifft ihr eigenes Verhältnis zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, ihre Kultur, Ziele zu setzen, Aufgaben zu 4

7 Wem nutzt das Gespräch? delegieren sowie die Umsetzung von Zielen und Aufgaben zu prüfen. Vorgesetzten bietet sich mit dem Gespräch die Chance, qualifizierte Rückmeldungen zu geben und ihr Führungsverhalten auf der Grundlage von Feedback zu reflektieren. Auch dient Vorgesetzten das Gespräch dazu, Ziele für das kommende Jahr zu vereinbaren. Das strukturiert die Zusammenarbeit und gibt Aufschluss, was zu tun ist, damit Ziele Wirklichkeit werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Interesse, in einem verbindlichen Rahmen zu arbeiten. Dazu gehören klare Vereinbarungen zu den Zielen, Aufgaben, Verfahren. Das Gespräch hilft, solche klaren Vereinbarungen zu treffen. Auch hilft es, die für den eigenen Arbeitsplatz bedeutsamen Kernaufgaben, die in der Stellenbeschreibung festgehalten sind, den aktuellen Erfordernissen und Erfahrungen anzupassen. Es unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei, sich zu entwickeln. So können zum Beispiel gezielt Bereiche benannt werden, in denen eine Qualifizierung erfolgen soll. Das Gespräch bietet außerdem den richtigen Rahmen für ein offenes Wort gegenüber der bzw. dem Vorgesetzten. Für alle ist es wichtig, voneinander eine Rückmeldung zu erhalten, um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern. Voneinander hören, eröffnet die Chance, den Alltag miteinander erfolgreicher zu gestalten. 5

8 Wie läuft das Gespräch ab? Wie läuft das Gespräch ab? Das Jahresgespräch findet einmal im Jahr statt und dauert 60 bis 90 Minuten. Es geht um einen offenen Austausch. Entsprechend vertrauensvoll können und sollen alle wichtigen Punkte angesprochen werden. Dafür gibt es Gesprächsbausteine und weitere Anregungen (siehe S. 8/9). Es kommt ganz auf die Gesprächspartnerin bzw. den Gesprächspartner an, wie sie das Gespräch gestalten. Die Hauptsache ist, dass sie die wichtigen Punkte miteinander klären. In der Regel hält die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter am Ende des Gesprächs die Gesprächsergebnisse schriftlich fest. Dafür gibt es zwei Formulare: eine Dokumentation der Gesprächsergebnisse, bei der es um Zielerreichung und Zielvereinbarungen geht; dieses Papier verbleibt bei den Gesprächsbeteiligten; eine Information an die Abteilung Bistumspersonal, bei der Qualifizierungsbedarfe angemeldet oder Vorschläge für die Änderung einer Kernaufgabe unterbreitet werden. Beide Seiten unterschreiben und erhalten je ein Exemplar für sich. In den im Abschnitt Wo gibt es Rat und Unterstützung? genannten Schulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Vorgesetzte wird besonderer Wert darauf gelegt, ein Gefühl für den nötigen Vertrauensschutz zu entwickeln. Jeder hat ein Interesse daran, dass mit Gesprächsergebnissen konstruktiv umgegangen wird. So dürfen Inhalte auch erst nach gegenseitiger Information weitergegeben werden. Das Jahresgespräch ist gleichermaßen Recht wie Pflicht - für alle Beteiligten. Die bzw. der Vorgesetzte lädt frühzeitig ein und sorgt für einen 6

9 Was kommt beim Gespräch heraus? störungsfreien Rahmen. Im Übrigen gilt: Das Jahresgespräch ist kein Ort, um arbeitsrechtliche Maßnahmen einzuleiten, Gehaltsfragen zu besprechen oder das aktuelle Tagesgeschäft zu klären. Was kommt beim Gespräch heraus? Der berufliche Alltag bringt es häufig mit sich, dass die bzw. der Vorgesetzte und die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter miteinander reden. Und doch: Das Jahresgespräch hebt sich dadurch ab, dass es nicht zwischen Tür und Angel stattfindet und auch nicht die regelmäßige Rücksprache über aktuelle Vorgänge darstellt. Vielmehr hat das Jahresgespräch einen eigenen Wert, weil es einen besonderen Rahmen hat. Es ist losgelöst vom Zeitdruck des Arbeitsalltags. Dieser Rahmen unterstützt das Ziel, dass das Gespräch für alle Seiten gute Ergebnisse bringt. Da ist zum einen das Gespräch an sich. Wenn es konstruktiv und partnerschaftlich geführt wird, festigt und verbessert sich das Miteinander von der bzw. dem Vorgesetzten und der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter. Vertrauen und offener Austausch fördern die Zusammenarbeit. Aus dem Gespräch heraus entstehen konkrete Ergebnisse. Ziele werden diskutiert und vereinbart. Arbeitsteilung, Zuständigkeiten, Arbeitsbelastung werden unter die Lupe genommen, Entwicklungsmöglichkeiten besprochen. Beides also ein wertschätzendes Miteinander und konkrete Ergebnisse prägen das, was beim Jahresgespräch mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Ende herauskommt. 7

10 Worum geht es bei dem Gespräch im Einzelnen? Worum geht es bei dem Gespräch im Einzelnen? Das Jahresgespräch dient der Klärung von wichtigen Punkten in der Zusammenarbeit. Es gibt fünf Gesprächsbausteine, die sich unter fünf Fragen zusammenfassen lassen: Wie gut sind die bisherigen Ziele erreicht worden? Ziele sind Leitplanken für die eigene Arbeit. Wie gut haben sie durch das vergangene Jahr geführt? Die bzw. der Vorgesetzte und die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bewerten das im Jahresgespräch gemeinsam, bilanzieren konstruktiv und wertschätzend. Und sie versuchen, daraus für das nächste Jahr zu lernen. Welche Erfahrungen wurden miteinander gemacht? (Feedback) Gute Arbeitsbeziehungen sind für die einzelne Mitarbeiterin bzw. den einzelnen Mitarbeiter ebenso wichtig wie für die gesamte Atmosphäre in den (Haupt-) Abteilungen und Einrichtungen. Das gilt für das Verhältnis zwischen der bzw. dem Vorgesetzten und der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter ebenso wie unter Kolleginnen und Kollegen. Eine gegenseitige, offene und konstruktive Rückmeldung gibt den Beteiligten die Chance, Verhalten zu überdenken und zu ändern. Welche Ziele gelten für das nächste Jahr? Konkrete Ziele helfen, die Arbeit zu planen. Die bzw. der Vorgesetzte und die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter vereinbaren miteinander, an welchen Zielen als nächstes zu arbeiten ist. Möglicherweise sind bei der Planung realistische Teilziele 8

11 Worum geht es bei dem Gespräch im Einzelnen? und Zwischenschritte festzulegen. Das alles soll schließlich im Alltag wirksam sein. Zugleich wird abgesichert, dass die Ziele der (Haupt-) Abteilung bzw. Einrichtung erreicht werden. Stimmen die Kernaufgaben noch? In der Stellenbeschreibung sind die wesentlichen Kernaufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschrieben. Im Jahresgespräch werden Erfahrungen und Erwartungen im Hinblick auf die Erfüllung der Aufgaben ausgetauscht. Möglicherweise entwickelt sich daraus ein Vorschlag an die Abteilung Bistumspersonal, Kernaufgaben weiterzuentwickeln oder anzupassen. Welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es? Eine (Haupt-) Abteilung und Einrichtung ist ebenso ständig im Wandel wie eine Persönlichkeit. Die beruflichen Herausforderungen und die eigenen Kompetenzen und Möglichkeiten müssen zueinander passen. Im Jahresgespräch werden Entwicklungsmöglichkeiten besprochen und vereinbart. Sie können sich auf den Zuwachs an Wissen, auf die Erweiterung von Fähigkeiten oder auf die Ausweitung des Verantwortungsbereiches beziehen. Qualifizierungsbedarfe werden bei der Abteilung Bistumspersonal angemeldet. 9

12 Wo gibt es Rat und Unterstützung? Wo gibt es Rat und Unterstützung? Um eine professionelle und möglichst konfliktfreie Durchführung der Jahresgespräche zu gewährleisten, werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Vorgesetzte durch die Abteilung Bistumspersonal unterstützt. Allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird das Angebot unterbreitet, sich in einer Schulung auf diese Gesprächsform vorzubereiten. Vorgesetzte werden verpflichtend in Kommunikation und in der Führung des MAJG geschult. Zur Vorbereitung auf die konkreten Jahresgespräche sind für die Beteiligten Anregungen ausgearbeitet worden, die in einem Leitfaden zusammengefasst sind. Zur Dokumentation der Gesprächsergebnisse und zur Information der Abteilung Bistumspersonal sind als Unterstützung zwei Formulare vorbereitet worden. Bei Schwierigkeiten, die im Verfahren sichtbar werden, können die Beteiligten an verschiedenen Stellen Unterstützung einholen: bei der bzw. dem nächst höheren Vorgesetzten, bei der Abteilung Bistumspersonal, bei der Mitarbeitervertretung. 10

13 Woher kommt das Ganze, wie geht es weiter? Woher kommt das Ganze, wie geht es weiter? Das Jahresgespräch mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist Teilprojekt in einem umfassenden Vorhaben der Personalentwicklung im Bistum Aachen. Ziel ist es, die Arbeit des Bischöflichen Generalvikariates und der bistümlichen Einrichtungen in ihrer Qualität weiter zu verbessern. Wichtig ist, miteinander zu lernen und gut zusammenzuarbeiten. Das gilt auch für die Instrumente, mit denen die Qualität gesichert und gesteigert werden soll. In diesem Sinne wird auch das Jahresgespräch kontinuierlich ausgewertet und fortentwickelt. Diesem Zweck dienen standardisierte Befragungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie von Vorgesetzten, die sich nicht auf konkrete Inhalte beziehen, sondern auf die Erfahrungen im Gespräch. Mittelfristig sollen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im allgemeinen Bistumsdienst das Gespräch führen. In der Einführungsphase bezieht sich das MAJG nur auf Organisationseinheiten, bei denen der entsprechende Beschäftigungsumfang laut Stellenplan mehr als 200 % beträgt. 11

14 Weitere Infos Weitere Infos Organisationshandbuch - ein Werkzeug für die Arbeit im Bischöflichen Generalvikariat und in den Einrichtungen des Bistums Aachen, dort finden Sie zum Download: Konzept des Jahresgespräches mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Leitfaden zur Vorbereitung Formulare und diese Infobroschüre Gedruckte Exemplare können Sie gerne im Sekretariat der Abteilung Bistumspersonal anfordern: Tel

15 Impressum Impressum Herausgeber: Bischöfliches Generalvikariat des Bistums Aachen - Generalvikar Manfred von Holtum - Klosterplatz 7, Aachen Verantwortlich für die Redaktion: Werner von Tongelen Text: Thomas Hohenschue Layout: Monika Herkens Fotonachweis: moodboard-fotolia.com (Titelbild), Jürgen Damen (S. 3), Robert Lerich-Dreamstime.com (S. 4), Robert Lerich-Fotolia.com (S. 5), Miroslav Georgijevic-Dreamstime.com (S. 6-7), endostock-fotolia.com (S. 8-9) 1. Auflage, Februar

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