Neues Lizenzmodell für Unternehmen Finanzielle Vorteile des Abonnement-Modells ETLA für Adobe Creative Cloud für Unternehmen und andere Adobe-Produkte

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1 Neues Lizenzmodell für Unternehmen Finanzielle Vorteile des Abonnement-Modells ETLA für Adobe Creative Cloud für Unternehmen und andere Adobe-Produkte

2 Abstract ETLA (Enterprise Term License Agreement) bietet Unternehmen höhere liquiditätsbezogene Flexibilität, geringeres Investitionsvolumen (CAPEX) mit gestraffter Struktur im Anlagevermögensbereich und geringere Kapitalbindung. Das Abonnement-Modell erleichtert durch die flexiblere Anpassung von Lizenzen für Produkte wie die Adobe Creative Cloud für Unternehmen die Einhaltung von Compliance-Standards und hilft, Fehlinvestitionen im Lizenzbereich (Sunk Costs) zu vermeiden. ETLA bietet die Möglichkeit, die Kosten der Lizenznutzung für Adobe Creative Cloud oder andere Adobe-Produkte verursachungsgerechter zu verteilen. Die Planbarkeit von zu verrechnenden IT-Kosten wird verbessert. Die Planungsqualität erhöht sich und die Prognosegenauigkeit für interne Verrechnungspreise steigt. Der interne IT-Verwaltungsaufwand wird reduziert. Die Vorteile von ETLA im Überblick Bewertungsmerkmale* ETLA Lizenzkauf/-erwerb Investitionsvolumen niedrig hoch Erhöhung des Anlagevermögens nein ja Bilanzverlängerung nein ja Verringerung der Eigenkapitalquote nein ja Liquiditätsbedarf niedrig hoch Gebundenes Kapital niedrig hoch Kapitalbindungskosten niedrig hoch Gefahr der Überlizenzierung niedrig hoch Gefahr der Unterlizenzierung keine besteht Gefahr von Fehlinvestitionen niedrig hoch Gefahr von Sunk Costs niedrig hoch Gefahr von Compliance-Verstößen niedrig hoch Ausgaben für Support & Updates nein ja Planbarkeit interner Verrechnungspreise einfach schwierig Planbarkeit der Kosten einfach schwierig IT-Verwaltungsaufwand niedrig hoch * Erläuterungen zur Bewertung finden sich im ausführlichen Text 1. Finanzielle Erfassung von Mietlizenzen für Adobe-Produkte in Deutschland Immaterielle Vermögensgegenstände und somit auch käuflich erworbene Softwareprodukte sind grundsätzlich in Deutschland gemäß 246 Abs. 1 Satz 1 HGB zu aktivieren und werden im Fall von Anwender-Software in der Regel über 3 Jahre abgeschrieben. Ausnahmen hiervon bilden die Wertgrenzen der geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) (R 5.5 Abs. 1 EStR; 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG) sowie Systemsoftware (Abschreibungsdauer gemäß Hardware) bzw. betriebswirtschaftliche Softwaresysteme (Abschreibungsdauer: 5 Jahre). Im Fall der Softwaremiete zählt der zu zahlende Mietpreis gemäß 4 Abs. 4 EStG zu den sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben. Eine Aktivierung des Wirtschaftsgutes erfolgt hierbei nicht.

3 2. Finanzielle Vorteile von ETLAs für Adobe-Produkte 2.1 ETLA Geringeres Investment, verringertes gebundenes Kapital und höhere Unternehmensliquidität Das neue Enterprise Term Licence Agreement (ETLA) ist ein Abonnement-Modell mit jährlich identischen Mietzahlungen über eine 3-jährige Vertragslaufzeit. Gegenüber dem klassischen Lizenzkauf ergeben sich hieraus finanzielle Vorteile. Bei ETLA findet eine Verlagerung von investitionsbezogenen Ausgaben (CAPEX) auf operative Betriebsausgaben (OPEX) statt. Der Charakter der Ausgaben verändert sich somit von einem im Anlagevermögen zu erfassenden Investment zu einer direkt in der GuV vollständig abzugsfähigen geringeren jährlichen Betriebsausgabe. Investitionsausgaben für Softwarelizenzen beim klassischen Lizenzkauf erhöhen das zu finanzierende Investitionsvolumen. Das Anlagevermögen vergrößert sich bei Lizenzerwerb und führt zu einer Erhöhung der Anlagenintensität (Anteil Anlagevermögen an der Bilanzsumme). Wird das Investment durch die Aufnahme von Fremdkapital, z. B. Bankdarlehen oder Ausschöpfung von Kontokorrentkrediten, finanziert, verlängert sich die Unternehmensbilanz (Bilanzverlängerung) und verringert sich gleichzeitig die Eigenkapitalquote (Anteil Eigenkapital an der Bilanzsumme). Die Verringerung der Eigenkapitalquote kann bei Fremdkapitalgebern zu einer Verschlechterung des Unternehmens-Ratings führen und in einer höheren Risikoeinstufung des Unternehmens münden. Höhere zu tragende Finanzierungskosten bei zukünftigen Investitionen sind die negative Konsequenz. Werden hingegen vorhandene liquide Mittel zur Finanzierung des Investments genutzt, verschlechtert sich zumindest die Liquiditätssituation des Unternehmens. Möglicherweise muss dann zur Finanzierung weiterer zukünftiger Investitionen wiederum Fremdkapital aufgenommen werden, was wiederum in den beschrieben Effekten mündet. OPEX die finanziellen Vorteile In beiden beschriebenen Szenarien erhöht sich das im Anlagevermögen gebundene Kapital. Eine Erhöhung der Kapitalbindungskosten ist die Folge. Bei der Abbildung der Softwaremiete über OPEX ist dies nicht der Fall. Die Ausgaben bei ETLA führen bei Eigenfinanzierung sogar zu einer Bilanzverkürzung. Das Anlagevermögen wird nicht verändert. Die i.d.r. viel geringeren Auszahlungen für Softwaremiete führen im Vergleich zum Lizenzerwerb zu höherer Unternehmensliquidität und geringeren Kapitalbindungskosten. Eine gewinnreduzierende Wirkung der Mietaufwendungen (Kostencharakter) bei ETLA findet auch beim Erwerb von Softwarelizenzen statt, da hier die Abschreibungen (AfA) ebenfalls GuV-wirksame und damit gewinnreduzierende Aufwendungen über die Nutzungsdauer verursachen. Zusammengefasst: ETLA bietet Unternehmen im Ergebnis höhere liquiditätsbezogene Flexibilität, geringeres Investitionsvolumen (CAPEX) mit gestraffter Struktur im Anlagevermögensbereich und geringere Kapitalbindung. 2.2 ETLA Reduzierung der Gefahr von Compliance-Verstößen Eine große Herausforderung im Lizenzmanagement für Unternehmen ist der Abgleich zwischen nachgefragten und erworbenen Lizenzen. ETLA hilft der Gefahr einer Über- und Unterlizenzierung für Adobe Creative Cloud oder Adobe Einzelprodukte für Unternehmen wirksam zu begegnen. Ist die Anzahl der erworbenen Lizenzen für Adobe Creative Cloud oder Adobe Einzellizenzen wie z.b. Adobe Acrobat für Unternehmen im Vergleich zu den nachgefragten Lizenzen zu hoch (Überlizenzierung), hat das Unternehmen ein Investment getätigt, das nicht produktiv genutzt werden kann. Im Fall des bisherigen Lizenzkaufs gehören dem Unternehmen jetzt die Lizenzen als Vermögensgegenstand. Die Kosten sind als Sunk Cost (versunkene Kosten) anzusehen und nicht mehr beeinflussbar. Beeinflusst werden können höchstens noch zusätzliche Kosten aus nicht mehr notwenigen Upgrades etc. Das Investitionsrisiko wird vollständig vom Unternehmen übernommen. Ist die Anzahl der erworbenen Adobe Lizenzen für Unternehmen im Vergleich zu den genutzten Lizenzen zu niedrig (Unterlizenzierung), liegt ein Compliance-Verstoß mit den vertraglich festgelegten rechtlichen Konsequenzen vor. Da jedoch die Dauer der Nachfrage an zusätzlichen Lizenzen schwer absehbar ist, trägt das Unternehmen wiederum bei Aufstockung seiner Lizenzen das Investitionsrisiko. Bei ETLA ist während der vertraglichen Laufzeit eine Unterlizenzierung ausgeschlossen. Die Gefahr eines Verstoßes gegen Compliance-Richtlinien besteht somit nicht. Aufwändige IT-Kontrollprozesse können somit im Unternehmen entfallen.

4 Flexibilität vermeidet Sunk Costs ETLA verringert das Investitionsrisiko für Unternehmen, da die notwendige Lizenzanzahl für Adobe Creative Cloud für Unternehmen bzw. andere Adobe-Produkte zeitlich flexibel nach drei Jahren wieder verändert werden kann. Sogar zwischenzeitliche Verringerungen der benötigten Lizenzanzahl sind in wichtigen Fällen möglich, z.b. Verkauf von Tochtergesellschaften oder Auflösung von Standorten. Während Unternehmen beim klassischen Lizenzkauf quasi lebenslang auf ihrer Investition sitzen bleiben, sind Anpassungen der Lizenzanzahl bei ETLA risikoärmer möglich. Zusammengefasst: ETLA erleichtert durch die flexiblere Anpassung von Lizenzen für Adobe Creative Cloud für Unternehmen oder andere Adobe-Produkte die Einhaltung von Compliance-Standards und hilft, Fehlinvestitionen im Lizenzbereich (Sunk Costs) zu vermeiden. 2.3 ETLA Verbesserte Planbarkeit der IT-Kosten und einfachere IT-Kostenverrechnung ETLA bietet als Abonnement-Modell eine verbesserte Budgetierungsqualität für Großunternehmen und Konzerne. Dies ergibt sich aus drei Kernaspekten: in Unternehmen. Sind die veranschlagten internen Verrechnungspreise, z.b. für Applikationen, zu niedrig im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten, bleibt der IT-Bereich auf seinen Kosten sitzen bzw. muss sich über wenig transparente und schwer argumentierbare pauschale Umlagen entlasten. Erscheinen die internen Verrechnungspreise aufgrund von planungsbezogenen Risikozuschlägen als zu hoch, kommt der IT-Bereich in Erklärungszwänge. Die Umschichtung von CAPEX auf OPEX bietet hier deutliches Unterstützungspotenzial. Zum einen sind die jährlichen Ausgaben für die Lizenzen für Adobe Creative Cloud für Unternehmen bzw. andere Adobe-Produkte mittelfristig gut planbar, da sich die Preise über die 3 Jahre nicht verändern (Preiskonstanz). Des Weiteren fallen zeitlich schwer vorhersehbare Aufwendungen für Support und Upgrades nicht an, da diese Dienstleistungen bis hin zum Zugriff auf aktuellste Versionen im jährlichen Mietpreis bereits enthalten sind. Auch dies führt zu einer höheren Planungssicherheit auf der IT-Seite. Weiterhin bietet ETLA auch die Möglichkeit einer einfacheren Planbarkeit von internen IT-Verrechnungspreisen im Unternehmen. Gerade bei großen Unternehmen und Konzernen stellt die IT einen internen Dienstleister dar, der seine Servicekosten möglichst verursachungsgerecht an seine internen Kunden, die Fachbereiche, weiter verrechnet. Diese internen Verrechnungspreise besitzen große Bedeutung für die Bewertung der Effizienz des IT-Bereichs Mehr Transparenz, weniger interne Diskussionen Bei früheren Lizenzmodellen für Adobe Software für Unternehmen ergaben sich interne Verrechnungspreise häufig aus den jährlichen Abschreibungsbeträgen der erworbenen Lizenzen. Die Höhe der Abschreibungsbeträge wird jedoch durch die gewählte Abschreibungsdauer stark beeinflusst. Somit kommt es regelmäßig zu Abweichungen zwischen buchhalterischer Nutzungsdauer, kalkulierter Nutzungsdauer bzw. tatsächlicher Nutzungsdauer und

5 somit zwischen dem realen Kostenanfall gemäß Jahresabschluss und den tatsächlich verrechneten Kosten. Sind beispielsweise erworbene Lizenzen für Adobe Software für Unternehmen bereits buchhalterisch abgeschrieben, ergibt sich die Frage, welche Kosten weiterhin für die interne Verrechnung angesetzt werden, reale GuV-wirksame Kosten stehen ja nun nicht mehr gegenüber. Dies führt zum einen zu einer verringerten Transparenz für im IT-Bereich tatsächlich noch anfallende GuV-wirksame Kosten und zum anderen zu möglichen kritischen Diskussionen mit den internen Fachbereichen. ETLA löst diese Problematik und führt so zu einer exakten und einfachen Verrechnung von Kosten für Adobe Creative Cloud oder Adobe Einzelprodukten für Unternehmen. Die jährlichen Ausgaben (OPEX) sind vertraglich fixiert. Die realen GuV-wirksamen Mietkosten inklusive Upgrades und Support stehen somit fest. Eine verursachungsgerechte Weitergabe der Mietkosten an die Nutzer der Lizenzen ist mit geringem verwaltungstechnischen Aufwand möglich. Zusammengefasst: ETLA bietet die Möglichkeit, die Kosten der Lizenznutzung für Adobe Software für Unternehmen im Gesamtunternehmen verursachungsgerechter zu verteilen. Die Planbarkeit von zu verrechnenden IT-Kosten wird verbessert. Die Planungsqualität erhöht sich. Die Prognosegenauigkeit für interne Verrechnungspreise steigt. Der interne IT-Verwaltungsaufwand wird reduziert. In Zusammenarbeit mit: TGCG - Management Consultants Mannesmannufer Düsseldorf T GCG Management Consul t ant s Adobe Systems GmbH Georg-Brauchle-Ring 58 D München Adobe Systems (Schweiz) GmbH World Trade Center Leutschenbachstr. 95 CH-8050 Zürich Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat und Creative Cloud sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/oder anderen Ländern Adobe Systems Incorporated. Alle Rechte vorbehalten.