SDLXLIFF in Word. SDLXLIFF-Dateien in MS- Word korrigieren. Leitfaden

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1 SDLXLIFF in Word SDLXLIFF-Dateien in MS- Word korrigieren Leitfaden

2 Autor Klaus Kurre, Druck 9. Juni 2011 Copyright 2011 Loctimize GmbH Dieses Dokument ist Eigentum der Loctimize GmbH, Fuchstälchen Gebäude 30, Saarbrücken, Germany. Die erwähnten Produkte und Handelsmarken sind Eigentum der jeweiligen Hersteller und Markeninhaber. 2 Copyright 2011 Loctimize GmbH

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Systemvoraussetzungen Installation von MS OpenXML SDK v Installation des SDL XLIFF Converters Übersetzung in SDL Trados Studio Vorbereitung zur Korrektur in MS-Word Korrektur in MS-Word mit Änderungsverfolgung Übersetzung in MS-Word Vorbereitung für den Rückimport der Korrekturen Projekt in SDL Trados Studio 2009 weiter bearbeiten Copyright 2011 Loctimize GmbH 3

4 4 Copyright 2011 Loctimize GmbH

5 1 Einleitung Übersetzungen werden häufig von Mitarbeitern beim Endkunden oder von Experten korrekturgelesen, da nur sie über die erforderliche Sprach-, Markt oder Fachkenntnis verfügen und damit die letzte Freigabeinstanz innerhalb des Übersetzungsworkflows darstellen. Die Korrektur findet in diesen Fällen oft ohne Übersetzungstool statt zum einem, da der Korrektor nicht mit dieser Technologie vertraut ist, zum anderen, da oft entsprechende Lizenzen fehlen. Dies führt in der Praxis oft dazu, dass extern vorgenommene Korrekturen ihren Weg nicht wieder zurückfinden zum Übersetzer und damit auch die für die Übersetzung verwendeten Translation Memories nicht aktualisiert werden. Bereits korrigierte Fehler können sich also in zukünftigen Übersetzungen wiederholen. In diesem Dokument stellen wir eine Lösung für dieses Problem auf Grundlage der von SDL kostenlos bereitgestellten Anwendung SDL XLIFF Converter for Microsoft Office vor. Dieses Programm kann von der Website SDL OpenExchange heruntergeladen und zur Korrektur von SDLXLIFF-Dateien in Microsoft Word oder Microsoft Excel verwendet werden. Nachdem dies früher nicht möglich war und etwaige Korrekturen immer manuell in das SDLXLIFF-Dokument eingepflegt werden mussten, besteht mit der aktuellen Version bei Verwendung von MS-Word auch die Möglichkeit, Korrekturen direkt in die SDLXLIFF-Datei zurück zu importieren. Copyright 2011 Loctimize GmbH 5

6 SDLXLIFF in Word - SDLXLIFF-Dateien in MS-Word korrigieren 1.1 Systemvoraussetzungen Es müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein, um das ordnungsgemäße Funktionieren der Anwendung zu gewährleisten: Installation von SDL Trados Studio 2009 SP3 Installation des Microsoft OpenXML SDK v2 Insbesondere bei fehlender Installation des Microsoft OpenXML-SDK kommt es beim Versuch der Konvertierung zu folgender Fehlermeldung: Abbildung 1: Fehlermeldung bei fehlender Installation des MS-OpenXML SDK Installation von MS OpenXML SDK v2 Sie können das erforderliche OpenXML SDK kostenlos von der folgenden Microsoft-Website herunterladen: Abbildung 2: Download des OpenXML SDK 2.0 von der Microsoft-Website 6 Copyright 2011 Loctimize GmbH

7 Verwenden Sie bitte unbedingt den Installer OpenXMLSDKv2.msi. Nach dem Download können Sie diesen ausführen und mit der Installation beginnen: Abbildung 3: Installation des OpenXML SDK 2.0 von Microsoft Nach erfolgreicher Installation erhalten Sie folgende Meldung: Abbildung 4: Abschluss der Installation des OpenXML SDK 2.0 von Microsoft Copyright 2011 Loctimize GmbH 7

8 SDLXLIFF in Word - SDLXLIFF-Dateien in MS-Word korrigieren 1.3 Installation des SDL XLIFF Converters Zum Herunterladen des Installers von der SDL-Website muss man sich in seinem Kundenkonto einloggen. Sie finden links im Menü dann einen Bereich SDL OpenExchange: Abbildung 5: Download des SDL XLIFF Converters von der SDL OpenExchange-Website Nach dem Herunterladen können Sie die Datei SDLXLIFFConverter.msi ausführen und mit der Installation beginnen: Abbildung 6: Installation der Applikation Die Installation wird dann mit dem folgenden Dialog beendet und das Programm kann nun verwendet werden: 8 Copyright 2011 Loctimize GmbH

9 Abbildung 7: Abschluss der Installation Sie finden das Programm im Startmenü unter SDL > SDL OpenExchange Apps: Abbildung 8: Aufgeklapptes Startmenü in Windows 7 Copyright 2011 Loctimize GmbH 9

10 SDLXLIFF in Word - SDLXLIFF-Dateien in MS-Word korrigieren 2 Übersetzung in SDL Trados Studio 2009 Die Korrektur einer in SDL Trados Studio 2009 vorgenommenen Übersetzung erfolgt auf Basis der zweisprachigen Arbeitsdatei im Format SDLXLIFF. Diese Datei können Sie entweder in ein separates Verzeichnis duplizieren, indem Sie aus dem Editor heraus eine Kopie speichern, oder, wie im nächsten Abschnitt beschrieben, gleich im SDL XLIFF Converter aus dem Projekt heraus laden. Abbildung 9: Übersetzungseditor in SDL Trados Studio 2009 In der Übersetzung befinden sich einige Fehler, die der Übersetzer nicht mehr gesehen hat. Alle Segmente wurden aber auf den Status übersetzt gesetzt. Abbildung 10: Übersetzungseditor in SDL Trados Studio 2009 Die in der obigen Abbildung markierten Fehler müssten also vom externen Korrektor gefunden und korrigiert werden. 10 Copyright 2011 Loctimize GmbH

11 3 Vorbereitung zur Korrektur in MS-Word Zum Konvertieren der SDLXLIFF-Datei rufen wir das Programm SDL XLIFF- Converter for Microsoft Office aus dem Startmenü auf. Zur Überprüfung der aktuellen Einstellungen wechseln wir in die Registerkarte Settings: Abbildung 11: Registerkarte Settings in SDL XLIFF Converter for Microsoft Word Hier lassen sich einige Einstellungen vornehmen, wie zum Beispiel das Format (MS-Excel oder MS-Word), die Art der Gegenüberstellung von Quell- und Zieltext im Word-Dokument (Layout type): Übereinander in Doppelzeilen (Topdown) oder in Spalten nebeneinander (Side-by-side). Bei Bedarf kann man beim Import der Korrekturen den Status auf einen bestimmten Zustand ändern. Dabei ist zu beachten, dass alle Segmente diesen neu zugewiesenen Status erhalten, also auch nicht korrigierte! Zum Konvertieren wechselt man dann auf die Registerkarte Convert to MS Word und lädt die zur Korrektur vorzubereitende Datei entweder direkt mit Add oder über ein Projekt mit Load files from project. Vorteil des Ladens aus einem Projekt ist, dass die Worddatei nicht irgendwo im Filesystem liegt, sondern wie alle anderen zum Projekt zugehörigen Dateien im richtigen Verzeichnis des Projekts. Hinweis: Das Tool ermöglicht zwar auch den Export einer SDLXLIFF-Datei nach MS-Excel, doch ist der Rückimport der Korrekturen nicht möglich! Copyright 2011 Loctimize GmbH 11

12 SDLXLIFF in Word - SDLXLIFF-Dateien in MS-Word korrigieren Abbildung 12: Register Convert to MS Word in SDL XLIFF Converter for Microsoft Word Wenn die Datei ausgewählt und geladen wurde, erscheint sie in der Liste der zu konvertierenden Dateien: Abbildung 13: Registerkarte Liste der zu konvertierenden Dateien Durch Klick auf die Schaltfläche Convert wird die Konvertierung der aufgelisteten Dateien gestartet. Nach der Konvertierung erscheint eine Meldung: 12 Copyright 2011 Loctimize GmbH

13 Abbildung 14: Register Settings in SDL XLIFF Converter for Microsoft Word Außerdem wird der Pfad und Dateiname in der Liste in Grün hervorgehoben: Abbildung 15: Erfolgreich konvertierte Dateien werden in Grün aufgelistet. Bei nicht erfolgreicher Konvertierung ist der Dateiname rot hervorgehoben: Abbildung 16: Nicht erfolgreich konvertierte Dateien werden in Rot aufgelistet. Mit einem Rechtsklick auf den Pfad können Sie über das Kontextmenü dann direkt den enthaltenden Ordner öffnen. Die Word-Datei wurde automatisch im gleichen Verzeichnis gespeichert, wie die SDLXLIFF-Ursprungsdatei. Sie trägt den auf der Registerkarte Settings (s.o.) gewählten Präfix Generated_: Abbildung 17: Konvertierte Dateien im Windows Explorer Copyright 2011 Loctimize GmbH 13

14 SDLXLIFF in Word - SDLXLIFF-Dateien in MS-Word korrigieren 4 Korrektur in MS-Word mit Änderungsverfolgung Um als Projektleiter oder Übersetzer die Änderungen des Korrektors in der Word- Datei sehen und annehmen oder verwerfen zu können, empfiehlt es sich, während der Korrektur in Word die Änderungsverfolgung einzuschalten: Abbildung 18: Änderungsverfolgung in MS-Word einschalten Damit die Datei jedoch nach SDLXLIFF zurück importiert werden kann, müssen alle Änderungen angenommen werden. Beim Versuch, eine Worddatei mit nicht angenommenen Änderungen wieder nach SDLXLIFF zu importieren erhalten Sie die folgende Fehlermeldung: Abbildung 19: Fehlermeldung bei aktivierter Änderungsverfolgung Hinweis: In SDL Trados Studio 2011 wird man auch die Änderungen importieren und im Editor sehen können. Vor der Rückkonvertierung müssen Sie das Word-Dokument daher noch einmal öffnen und die Änderungen annehmen. Wählen Sie hierzu im Menü Überprüfen die Option Annehmen und den letzten Menüpunkt Alle Änderungen im Dokument annehmen: Abbildung 20: Annehmen aller Änderungen in MS-Word Das Dokument kann nun gespeichert und nach SDLXLIFF zurück importiert werden. 14 Copyright 2011 Loctimize GmbH

15 5 Übersetzung in MS-Word Neben der Möglichkeit, Korrekturen in MS-Word durchzuführen, bietet sich natürlich auch die Möglichkeit, diese Funktion zur eigentlichen Übersetzung zu missbrauchen, wenn ein Übersetzer zum Beispiel nicht die aktuelle SDL Trados-Version oder gar kein SDL Trados bzw. kein anderes Übersetzungswerkzeug hat. Sie müssen das Dokument dann wie in Abschnitt 2 beschrieben vorübersetzen. Damit jedoch auch leere Segmente später in MS-Word übersetzt werden können, d.h. Segmente, für die keine Vorübersetzung verfügbar war, muss man alle leeren Segmente über die Tastaturkombination Alt + Einfg. mit dem Quelltext befüllen. Der in den Zielsegmenten (rechte Spalte der exportierten Worddatei) befindliche Quelltext kann dann ganz ohne CAT-Tool durch Überschreiben in MS-Word übersetzt werden. Selbstverständlich stehen in diesem Fall natürlich keinerlei Funktionen zur Produktivitätssteigerung, Konsistenz- und Qualitätsprüfung zur Verfügung, wie sie ein professionelles Übersetzungswerkzeug bietet. Die geänderten Texte (= Übersetzungen) werden dann beim Rückimport in die SDLXLIFF-Datei eingefügt. Copyright 2011 Loctimize GmbH 15

16 SDLXLIFF in Word - SDLXLIFF-Dateien in MS-Word korrigieren 6 Vorbereitung für den Rückimport der Korrekturen Zur Rückkonvertierung starten Sie wieder das Programm SDL XLIFF Converter for Microsoft Office aus dem Startmenü. Öffnen Sie auf der Registerkarte Import from MS Word zunächst die SDLXLIFF-Datei, in die Sie die Korrekturen importieren möchten: Abbildung 21: Öffnen der SDLXLIFF-Datei, in die Korrekturen importiert werden sollen Öffnen Sie dann rechts neben der SDLXLIFF-Datei die zugehörige Word-Datei. Wenn Sie Korrekturen aus mehreren Dateien importieren, können Sie die Schaltfläche AutoMatch verwenden, um nicht jede Datei einzeln zuordnen zu müssen: Abbildung 22: Öffnen der zu importierenden Word-Datei Abbildung 23: Zuordnung SDLXLIFF-Datei und Word-Datei Durch Klick auf die Schalfläche Import wird der Import gestartet. 16 Copyright 2011 Loctimize GmbH

17 Abbildung 24: Starten des Imports Nach erfolgreichem Import erhalten Sie auch hier eine Meldung: Abbildung 25: Meldung nach erfolgreichem Import Bitte beachten Sie, dass der Rückimport nur dann funktioniert, wenn das zugehörige SDLXLIFF-Dokument nicht in SDL Trados Studio 2009 geöffnet ist. Copyright 2011 Loctimize GmbH 17

18 SDLXLIFF in Word - SDLXLIFF-Dateien in MS-Word korrigieren 7 Projekt in SDL Trados Studio 2009 weiter bearbeiten Die aktualisierte Datei kann nun in SDL Trados Studio 2009 geöffnet werden: Abbildung 26: Aktualisierte SDLXLIFF-Datei mit importierten Korrekturen Hinweis: Zurzeit wird die Statusänderung einzelner Segmente leider nicht unterstützt und man muss sich hier auf Word verlassen, da eine Änderungsverfolgung in SDL Trados 2009 Studio nicht möglich ist. Dies wird mit Erscheinen der Version SDL Trados Studio 2011 jedoch behoben und man wird dort auch Dokumente mit aktivierter Änderungsverfolgung importieren können. 18 Copyright 2011 Loctimize GmbH

19 Ihre Notizen: Copyright 2011 Loctimize GmbH 19

20 Dieses Dokument ist Eigentum der Loctimize GmbH, Fuchstälchen Gebäude 30, Saarbrücken, Germany. Die erwähnten Produkte und Handelsmarken sind Eigentum der jeweiligen Hersteller und Markeninhaber. Copyright 2011 by Loctimize GmbH Fuchstälchen Gebäude 30, Saarbrücken, Germany

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