Mandat Führung der Geschäftsstelle des Fachverband Schweizer Raumplaner FSU. Teil A - Mandatsbeschrieb

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1 Mandat Führung der Geschäftsstelle des Teil A - Mandatsbeschrieb 1 Allgemeines, Aufgabenbereiche Die Führung der Geschäftsstelle wird im Mandat vergeben. Das Mandat umfasst ein Arbeitspensum von 50 60%. Die Führung der Geschäftsstelle umfasst fünf Aufgabenbereiche (A E), detaillierte Angaben siehe Teil B: (A) Administration (B) Vorstandsarbeit (C) Veranstaltungen (D) Ausbildung (E) Kommunikation (in eigener Sache) Die Führung der Geschäftsstelle erfolgt in Selbständigkeit und im Rahmen des vorgegeben Budgets. 2 Mandat, Ausführung Die Führung der Geschäftsstelle wird als Mandat an eine Person vergeben (infolge Mandatsträger). Der Mandatsträger ist verantwortlich für die Erfüllung der im Rahmen des Mandats übertragenen Aufgaben. Der Mandatsträger kann im Bereich der Administration (A), der Veranstaltungen (C) und der Kommunikation (E) Aufgabenteile an Dritte übertragen oder durch Dritte ausführen lassen. Der Vorstand ist darüber zu informieren. Werden weitere Tätigkeiten in anderen Aufgabenbereichen Dritten übertragen bedarf es der Zustimmung des Vorstandes. Der Mandatsträger trägt in jedem Fall die vollumfängliche Verantwortung. 3 Organisation Der Mandatsträger ist frei in der Einteilung der Aufgabenerfüllung. Verbindlich sind die festgelegten Termine (Mitgliederversammlung, Zentralkonferenz, Vorstandsitzungen, und weitere gemeinsam festgelegte Fixtermine). Der Arbeitsort ist frei wählbar. Der Mandatsträger regelt selbständig die Stellvertretungsfrage im Falle von Abwesenheiten (z. B. Krankheit, Unfall). Ansprechpartner beim FSU sind in der Reihenfolge: PräsidentIn / VizepräsidentIn. Ein Treffen oder ein telefonischer Austausch ist ca. alle zwei Wochen einzuplanen. Werden Aufgaben an Dritte übertragen ist ein regelmässiger Austausch mit diesen zu gewährleisten. Werden Aufgaben im Bereich Buchhaltung und Mitgliederwesen Dritten übertragen ist ein wöchentlicher Austausch zur Erledigung pendenter Geschäfte zwingend.

2 - 2 - Der Mandatsträger sichert eine angemessene Bedienung der Geschäftsstelle (Beantwortung von s, Telefon) an mindestens vier Tagen die Woche. Für den Vorstand ist der Mandatsträger an vier Tagen die Woche via und mobile phone erreichbar. Der Mandatsträger ist während 6 Wochen pro Jahr von Mandatsverpflichtungen freigestellt. Die Freistellungszeit ist vorgängig mit dem /der PräsidentIn zu koordinieren. Die Bedienung der Geschäftsstelle (Telefon, Auskunftserteilung) ist zu gewährleisten. 4 Budget, Entschädigungen Für die Erfüllung der Mandatsaufgaben im Bereich der Administration (A) steht dem Mandatsträger ein Budget (inkl. MwSt.) von max. CHF 35'000.- zur Verfügung Für die Erfüllung aller weiteren Aufgaben ein Budget vom max. CHF 75'000.- Aufwändungen zulasten des Budget Administration sind quartalsweise in Rechnung zu stellen. Die weiteren Aufwändungen werden quartalsweise pauschalhonoriert. Sämtliche Sozial- und Versicherungsabgaben, sowie ev. Mehrwertsteuern sind vom Mandatsträger zu übernehmen. Über die erbrachten Leistungen ist nach Aufgabenbereich ein Stundenrapport zu führen. Der Mandatsträger ist verantwortlich für die Einhaltung des Budgets. Die Entschädigungen allfälliger Stellvertretungen gehen zulasten des Mandatsträgers und werden vom Pauschalhonorar abgezogen Allfällige weitere Aufgaben (projektbedingte Zusatzaufgaben und Leistungen) werden mit einem zu offerierenden oder zu vereinbarenden Stundenansatz vergütet. Diese Leistungsstunden müssen mit einer Budgetvorgabe / Projektbeschreibung vorgängig vom Vorstand bewilligt werden. 5 Zeichnungsberechtigung Kompetenzen nach aussen Der Mandatsträger unterzeichnet in ihrem Zuständigkeitsbereich kollektiv mit dem/der PräsidentIn. Der Mandatsträger ist verpflichtet eine vom Vorstand gefasste Meinung nach aussen entsprechend zu vertreten. Der Vorstand FSU informiert den Mandatsträger frühzeitig und umfassend über Absichten, Entscheide, Ziele und Strategien. 6 Reisespesen / Nebenkosten Fahrten mit dem eigenen Personenwagen werden mit CHF 0.60 pro km abgegolten, für Bahnfahrten wird ein Halbtax 1. Klasse Billet abgerechnet. Büroinfrastrukturkosten (Tel. / Natel / Kopieren / IT- Material) sind im Pauschalhonorar resp. im Stundensatz eingeschlossen. Die im Zusammenhang mit den ergänzenden Aufgaben anfallende Reisezeit wird max. zu 50% verrechnet; Hotelübernachtungen werden nach vorheriger Absprache vergütet. 7 Räumlichkeiten Der Mandatsträger sorgt selbst für geeignete Räumlichkeiten und Infrastruktur. Diese Kosten sind in der Mandatsentschädigung enthalten und werden nicht separat vergütet. Für das Archiv (inkl. Dokumentation der Vereinsjahre) des FSU ist eine geeignete Räumlichkeit zur Verfügung zu stellen.

3 - 3 - Mandat Führung der Geschäftsstelle des Teil B Aufgabenbereiche (A) Administration A1 Mitgliederwesen Führung der Mitgliederdatenbank Registrierung Neuaufnahmen, Mutationen, Austritte Bewirtschaftung Adressdaten Rechnungsstellung Mitgliederbeiträge Versände an Mitglieder (max. 6 p.a.) Abgabe von Adressen A2 Buchhaltung Führung der Rechnung Rechnungskontrollen Finanzbuchhaltung, Kreditorenzahlungen, Debitorenfakturierung Lohnausweis / Lohnmeldung Jahresabschluss Budget A3 Führen Geschäftsstelle Empfang / Auskunftstelle Auskunftsdienst Beantwortung von Anfragen von Mitgliedern Führen der allgemeinen Korrespondenz Mailverteilung Anlaufstelle für fachliche Fragen und erste Triage Archivierung der Geschäftsstellenarbeit (B) Vorstandsarbeit B1 Sitzungen Organisation der Sitzungen (max. 8 p.a.) Vor- und Nachbereitung (Vorstand, Präsidium: Traktanden, Einladung, Protokoll, Pendenzenkontrolle) Alljährliche Sitzung mit KPK, VLP, SIA etc. inkl. Protokollführung alle 2 Jahre B2 Unterstützung der Ansprechperson Unterstützung der Ansprechperson bei der Repräsentation des Vereins nach innen und aussen Unterstützung der Ansprechperson in der Korrespondenz B3 Stellungnahmen Koordination und Administration bei Stellungnahmen (allfällige inhaltliche Bearbeitung wird als Zusatzleitung vergütet) B4 Sektionen Unterstützung bei den Kontakten mit den Sektionen B5 Verbandsarbeit Erteilen von Auskünften gegenüber anderen Verbänden und Gremien Korrespondenzführung

4 - 4 - (C) Veranstaltungen C1 Mitgliederversammlung Organisation, Durchführung der Mitgliederversammlung Redaktion des Jahresberichtes Protokollführung Mitarbeit bei der Organisation des Rahmenprogramms soweit dies vom FSU organisiert wird. C2 Zentralkonferenz Organisation und Durchführung der jährlichen Zentralkonferenz inkl. Organisation der Räumlichkeiten, Übersetzung, Verpflegung usw. Kontakte zu Referentinnen und Referenten Mitwirken bei der inhaltlichen Programmgestaltung wird als zusätzliche Leistung vergütet. C3 Chance Raumplanung Administrative Unterstützung bei Bedarf Weitere Leistungen werden als zusätzliche Leistung vergütet (D) Ausbildung D1 Lehrlingsausbildung: Unterstützung des delegierten Vorstandsmitglieds in der Berufsbildungskommission (BBK) Führen des Sekretariats BBK und Teilnahme an Sitzungen (max. 5 Tage p.a.) D2 ETH / MAS / HSR Unterstützung des Vorstandes in administrativen Fragen (allfällige inhaltliche Aufgaben werden als zusätzliche Leistungen vergütet) (E) Kommunikation E1 Internetseite (Kalkulation von 4 Arbeitstagen): Bewirtschaftung Internetseite / Internetplattform Organisation technischer Updates Mitarbeit bei konzeptionellen Weiterentwicklung des Internetauftritts (weitergehende Leistungen werden als zusätzliche Leistungen vergütet) E2 Newsmail / Mitgliederinformation (Kalkulation von 6 Arbeitstagen): Produktion der Newsmails und Aufschaltung E3 Collage (Kalkulation von 4 Arbeitstagen): Organisation / Koordination Beiträge FSU-Info Koordination Production FSU-Info Teilnahme Klausursitzung Redaktionskommission

5 - 5 - Mandat Führung der Geschäftsstelle des Teil C Bewerbungsunterlagen Bewerbungsunterlagen Ihre Bewerbungsunterlagen sollten umfassen: Lebenslauf mit den Angaben zur Ausbildung und zu Ihren bisherigen beruflichen Tätigkeiten (CV) Angaben zur Führung der Geschäftsstelle (Standort, Sekretariatsinfrastruktur u. ä.) Angaben zur Organisation der Geschäftsstelle soweit nicht alle Mandatsaufgaben selbst übernommen werden Angaben zur Sicherstellung der geforderten zeitlichen Verfügbarkeit. Einreichung Die Bewerbungsunterlagen sind bis am 30. April 2015 (Poststempel) einzureichen an: FSU Fachverband Schweizer RaumplanerInnen, Geschäftsstelle Vermerk «Führung Geschäftsstelle» Selnaustrasse 16, Postfach CH 8027 Zürich