Gestiegene Anforderungen

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1 Internationale SAP Business One-Rollouts Umsetzung konzernweiter Compliance-Anforderungen Gestiegene Anforderungen Konzernweit eingesetzte Unternehmenssoftware muss heute in der Lage sein, in unterschiedlichster Art und Weise das Thema Compliance zu unterstützen. Walter Roth, Senior SAP Consultant bei Versino beleuchtet im folgenden Beitrag, warum die Compliance immer bedeutsamer wird und wie sich mit der SAP-Lösung Business One das Thema bedarfsgerecht abdecken lässt. Von Mag. Walter Roth, Senior Consultant SAP Business One bei der Versino AG Der Begriff Compliance steht für die Übereinstimmung des wirtschaftlichen Handelns mit sämtlichen für das jeweilige Unternehmen relevanten gesetzlichen Pflichten, Vorschriften respektive Regeln sowie für die Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien. Der 2009 in Kraft getretene Deutsche Corporate Governance Kodex hat den Compliance-Gedanken als Standard guter Unternehmensführung definiert: So hat etwa der Vorstand für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hinzuwirken. Beispiele für derartige regulatorische Anforderungen sind Basel III, Solvency II oder MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement). Zu den gesetzlichen Vorgaben gehören beispielsweise das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG), der Sarbanes- Oxley Act (SOX) für die USA, das Handelsgesetz (HGB), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), EU-Verordnungen zur Bekämpfung des Terrorismus und der Geldwäscherei und anderes. Die Verletzung gesetzlicher Regeln kann für Unternehmen zu erheblichen direkten und indirekten Schäden führen. Dazu gehören Bußgelder und Kosten einer Rechtsverfolgung, gegebenenfalls auch Kosten von internen und externen Ermittlungsverfahren und Untersuchungen. Während diese Beeinträchtigungen in erster Linie die Gesellschafter des Unternehmens treffen, sieht sich das Management einer eigenen strafrechtlichen und zivilrechtlichen Haftung gegenüber. Denn gemäß der grundsätzlichen Sorgfalts- und Überwachungspflicht, haftet jedes Mitglied eines Organs (Vorstand oder Geschäftsführung). 1

2 Laut einer Studie von Price Waterhouse Coopers entsteht deutschen Unternehmen jährlich ein Gesamtschaden von sechs Milliarden Euro (Studie zur Wirtschaftskriminalität, Price Waterhouse Coopers/der Hallen-Wittenberg, 2011). Die Dunkelziffer dürfte jedoch höher ausfallen. Was kann oder sollte eine IT-Lösung in einem Unternehmen zu dem Thema Compliance beitragen beziehungsweise dieses unterstützen? Schließlich ist die IT in einem Unternehmen sowohl Träger von Compliance-Anforderungen als auch ein Mittel oder Instrument zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen. Deshalb verwundert es nicht, dass sich die IT längst zu einem Compliance-Fokuspunkt entwickelt hat. Standardisierte Compliance-Funktionalität In diesem Zusammenhang stellt sich wiederholt folgende Frage: Wie lässt sich die IT als Instrument zur Einhaltung und Überwachung von Compliance-Richtlinien oder Vorgaben nutzen? Und: Was leistet eine Unternehmenssoftware wie SAP Business One in Sachen Compliance, beziehungsweise inwieweit betreffen die zuvor aufgeführten Aspekte einen internationalen SAP Business One-Rollout? Bekanntlich eignet sich SAP Business One (SBO) sehr gut, um die Geschäftsprozesse inklusive dem unabdingbaren Reporting in den Tochtergesellschaften eines Konzerns abzubilden. Nicht ohne Grund setzen immer mehr Unternehmen unterschiedlichster Größe SBO in ihren nationalen und internationalen Niederlassungen ein. Im Allgemeinen sind die Prozesse in Tochtergesellschaften von größeren Unternehmen sehr ähnlich ausgeprägt. Dadurch ist es möglich, eine voreingestellte IT-Lösung zu erstellen, die dann in die einzelnen Tochtergesellschaften ausgerollt wird. Um nun zu einer derartigen IT- Lösung zu gelangen, wird ein sogenanntes Template erstellt. Dieses Template beinhaltet voreingestellte Geschäftsprozesse, Intercompany-Szenarien und üblicherweise auch Reportingstrukturen des Unternehmens. Dieses Template wird dann im Zuge eines Rollouts in den einzelnen Gesellschaften implementiert. Neben den zuvor erwähnten Einstellungen ist es darüber hinaus erforderlich, in einem Template die Compliance-Anforderungen zu integrieren. In aller Regel berücksichtigen IT- Lösungen überwiegend die Dokumentation von Geschäftsvorfällen (Prüfung nach Eintritt von Compliance-Verletzungen). 2

3 Durch die gestiegenen Anforderungen müssen IT-Systeme jedoch auch eine ablaufbezogene Überwachung und Prüfung von Geschäftsprozessen in Realtime ermöglichen, eben zum Zeitpunkt des Geschehens. Es ist daher erforderlich, sogenannte Risikoeinschätzungen (Wahrscheinlichkeiten, Schadensausmaße) und Kontrollziele für die einzelnen Geschäftsprozesse zu definieren und diese in das Template zu integrieren. Konkrete Umsetzung SAP Business One bietet im Standard eine Reihe von Funktionen und Tools, mit denen sich eine echte IT-gestützte Compliance realisieren lässt. Die hauptsächlich verwendeten Kernfunktionen hierbei: ein Workflow-basierter Genehmigungsprozess (mit Unterstützung eines Vier- oder Mehr-Augenprinzips ); ein Workflow-basierter Benachrichtigungsdienst (mit Alarmfunktionen); ein Rechte- und Rollenkonzept, das Berechtigungen beispielsweise nach ICS-Vorgaben eines Konzerns beinhaltet. Diese Compliance-Funktionen lassen es zu, die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse so anzureichern, dass sie je nach Anforderung eines Unternehmens - eine bedarfsgerechte Compliance-Unterstützung bieten. Konkret sind verschiedene Compliance-Funktionen in Geschäftsprozesse integriert. So etwa in Einkaufsprozesse (inklusive Stammdatenüberwachung), in Verkaufsprozesse (mit Fakturierung oder Gutschriften), in Prozesse, die die Preisfindung, Sonderpreise oder Rabatte anbetreffen, in Logistikprozesse (beispielsweise Lagerbewegungen) oder in relevante Finanzmanagementprozesse (zum Beispiel Konsolidierungsrichtlinien) 3

4 In aller Regel ist diese Art von Compliance-Unterstützung in einer gesonderten Dokumentation hinterlegt. Das heißt, ein derartiges Rahmen- oder Regelwerk kann vielfältige Überwachungsprozeduren oder Abfragen beinhalten, wobei sowohl interne als auch externe Vorgaben berücksichtigt werden können. Zudem wird die Konzernrevision nicht nur das Rahmen- oder Regelwerk überprüfen, sondern auch Tests an einem erstellten Template mit Compliance-Unterstützung durchführen, beziehungsweise das fertige Template einem detaillierten Auditierungsverfahren unterziehen (wie etwa im Beispiel MAN Diesel & Turbo SE im nebenstehenden Kasten). Nutzen ist vielfältig Die Compliance-Unterstützung auf der Basis von SAP Business One bietet zahlreiche Nutzenvorteile, die in der Konsequenz geldwerte Vorteile bedeuten. Zum einen werden konzern- oder unternehmensweite Compliance-Guidelines standardisiert. Das heißt, dass sowohl das Management als auch die Mitarbeiter in Konzernniederlassungen klar festgelegte und eindeutig definierte sowie stets aktuelle Compliance-Vorgaben oder Unternehmensrichtlinien an die Hand bekommen. Neben der Standardisierung ergeben sich aber auch in der Hinsicht Vorteile, als dass Compliance-Prozesse automatisiert werden. Mit anderen Worten: zahlreiche an und für sich manuell zu realisieren Vorgänge übernimmt das Softwaresystem, was wiederum eine Arbeitserleichterung für alle Mitarbeiter in einer Niederlassung darstellt. Zudem findet bei dem überwiegenden Teil der Prozesse aus Compliance-Sicht quasi eine proaktive Überwachung oder Kontrolle statt, etwa durch das Ausfüllen von Muss-Feldern. Fehlen beispielsweise Einträge wird/werden der/die Prozesse unterbrochen. Oder ein anderes Beispiel: Weist ein Workflow-Prozess nicht die entsprechenden Genehmigungen auf, wird er nicht zu Ende geführt. Wobei es mit SAP Business One auch möglich ist, dass die entsprechenden Genehmigungen auf Mailsysteme umgeleitet werden, beziehungsweise eine Freigabegenehmigung von unterwegs aus getätigt werden kann. Fakt ist: In den von Versino realisierten Projekten (siehe Beispiel MAN Diesel & Turbo SE) hat sich gezeigt, dass mit SAP Business One eine sehr weitreichende Compliance- Unterstützung bereitgestellt wird, die den Anforderungen von Konzernen mit internationalen Tochtergesellschaften entspricht und sogar darüber hinausgeht. 4

5 MAN Diesel & Turbo SE setzt in den weltweiten Service-Zentren SAP Business One ein MAN Diesel & Turbo SE ist einer der weltweit führenden Anbieter von Großdieselmotoren für Schiffe und Kraftwerke sowie von Turbomaschinen. Das Unternehmen mit Stammsitz in Augsburg beschäftigt rund Mitarbeiter und ist rund um den Globus in mehr als 150 Ländern mit Niederlassungen oder Service-Zentren vertreten. MAN Diesel & Turbo SE ist ein Unternehmen aus dem Geschäftsfeld Power Engineering der MAN SE, die im Aktienindex DAX der 30 führenden Unternehmen Deutschlands notiert ist. Zuletzt (2011) wurde ein Umsatz von 3,6 Milliarden Euro erzielt. Für die Geschäftsabwicklung in den weltweiten Service-Zentren hat sich MAN Diesel & Turbo SE für SAP Business One entschieden. Genutzt wird ein auf die Belange des Unternehmens zugeschnittenes SBO-Template, das bereits in fünf Ländern ausgerollt wurde. Sukzessive erfolgt der weitere weltweite SAP Business One-Roll-Out, berichtet Erika Reimchen von der Group Information Technology (GICF) bei MAN Diesel & Turbo SE. Hierbei greift das Unternehmen auf Dienstleistungen/ Services vom SBO-Spezialisten und SAP Gold Partner Versino aus Altötting zurück. Compliance-Unterstützung auf der Basis von SBO Das Template deckt nicht nur bedarfsgerecht die Geschäftsprozesse der Service-Zentren von MAN Diesel & Turbo SE ab, sondern bietet auch weitreichende Compliance- Unterstützung. Die Compliance-Funktionalität entspricht den Anforderungen der MAN- Konzernrevision und wurde vom IT-/SBO-Dienstleister Versino unterstützend entwickelt. Die Compliance-Unterstützung mit SBO erstreckt sich auf Einkaufsprozesse, Überprüfung kritischer Stammdatenänderungen; Verkaufsprozesse, Fakturierung, Gutschriften; auf Preisfindung, Sonderpreise, Rabatte sowie auf Lagerbewegungen und Finanzprozesse. Insgesamt beinhaltet das SBO-Template ein ganzes Package mit Prozeduren und Abfragen inklusive Standard-Workflows und -Rechte-/Rollenberechtigungen, welche die Einhaltung der internen und externen Richtlinien oder Regelwerke des Unternehmens berücksichtigen. Wie SBO-Expertin Frau Reimchen bilanziert, bietet die mit SAP Business One bereitgestellte Compliance-Funktionalität den weltweiten Service-Zentren von MAN Turbo & Diesel SE eine optimierte Unterstützung bei ihrer täglichen Arbeit. Fazit: Die mit SAP Business One bereitgestellte Compliance-Funktionalität bietet den weltweiten Service-Zentren von MAN Turbo & Diesel SE eine optimierte Unterstützung bei ihrer täglichen Arbeit. 5

6 Autor des Artikels: Walter Roth Mag. (Univ.), MBA Senior SAP Business One Consultant Financial Specialist, Versino AG Lehrbeauftragter FH Salzburg (Betriebswirtschaft u. Informationsmanagement) Versino AG Kontaktdaten: Versino AG Bahnhofstr Altötting Deutschland Tel.: Fax: info@versino.de 6