Supply Chain Management

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1 Kennwort / Codeword Supply Chain Management Standard Projektrichtlinie / Standard Project Guideline Supply Chain Management Standard Projektrichtlinie Kom.-Nr. / Job-No. Supply Chain Management Standard Project Guideline Dok.-Nr./Doc.-No LA AC Standard Projektrichtlinie / Standard Project Guideline Supply Chain Management Rev. Datum / Date Geändert von / Changed by Geprüft von / Checked by Beschreibung der Änderungen / Description of Changes AC M. Göttert G. Feldberg Anpassung der Unternehmensbezeichnung Change of company name Detaillierung Kapitel Seemäßige Verpackung Detailing chapter "Seaworthy Packaging" Ersteller / Prepared by Telefon / Phone Prüfer / Checked by Telefon / Phone Datum / Date Grégory Feldberg 1764 Holger Bennies Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 1 40

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeingültiges Einleitung Ansprechpartner des AG Ansprechpartner des AN Geltungsbereich Pflichten des AN Sorgfaltspflicht Haftung Sublieferanten des AN Definition Losteil Packstück Versandbereitschaftsmeldung (VSB) Fertiger 9 2. Material Tracking Einleitung Das Material Tracking System (MTS) Geltungsbereich Verpacken im MTS Angabe der Lagerbedingungen im MTS Ordnungsgemäße Kennzeichnung Kennzeichnung der Losteile Kennzeichnung geschlossener Packstücke Kennzeichnung seemäßiger Verpackung Packstücke in ein übergeordnetes Packstück packen Anbringen der Etiketten MTS-Packlisten Abweichende / fehlende Kennzeichnung Rückmeldung relevanter Informationen Terminfristen Zugang zum Lieferantenportal beantragen Relevante Lagerorte angeben Schüsse anlegen Sublieferant einer Bestellposition zuordnen VSB-Meldung freigeben Vorläufiges Packstück freigeben Losteile freigeben Packstück freigeben Transport Management Einleitung Allgemeines Geltungsbereich Genehmigungen / Lizenzen / Zeichnungen Straßengenehmigungen 22 Table of Content 1. General Introduction Contact Partners of the CU Contact Partners of the CO Validity Duties of the CO Duty of Care Liability Sub-Supplier of the CO Definition Loose Part Package Ready for Dispatch Notification (RfD) Manufacturer 9 2. Material Tracking Introduction The Material Tracking System (MTS) Validity Packing in the MTS Indication of Storage Conditions in the MTS Proper Marking Marking of the Loose Parts Marking of Closed Packages Appropriate Marking of Seaworthy Packing Packing Packages into a Superior Package Attachement of the Labels MTS-Packing Lists Deviating / Missing Marking Reporting Back Relevant Information Deadlines Applying for Access to the Supplier Portal Indication of Relevant Storage Locations Creation of Production Units Sub-Supplier Allocation to a P.O. Position Release RfD-Notification Release of Preliminary Packages Release Loose Parts Release Package Transport Management Introduction General Validity Permits / Licenses / Drawings Road Permits 22 Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 2 40

3 3.2.2 Exportlizenzen Transportzeichnungen Transportabmessungen und -gewichte Tausch von Ladehilfsmitteln Lieferantenerklärung / Ursprungszeugnis Verpackung Transport- / Lager- & Korrosionsschutz Transportverpackung Seemäßige Verpackung Hitzebehandlung von Holzverpackungen Handhabung der Packstücke Verladung Warehouse Management Einleitung Allgemeines Geltungsbereich Rückmeldung relevanter Dokumente Wareneingangsprüfung und -buchung Grundsätzliches Schadens- / Mengenabweichungsbericht Zwischenlager / Umschlagsplätze Verpacker Fertiger Baustelle Lagerverwaltung Darstellung der Lagerplätze (Lagerplan) Verbrauchsbuchung Einlagerung beim Materiallieferant/Fertiger Auslagerung Lagerung Lagercodes / Lagerbedingungen Hallenlagerung (Lagercodes A & B) Freilagerung (Lagercodes C & D) Zustand der Lagerflächen Lagerung von Gefahrgut Materialhandhabung Sperr- und Klärungsflächen Ferritisches / Austenitisches Material Export Licenses Transport Drawings Transport Dimensions and Weights Change of Loading Devices Supplier Declaration / Certificate of Origin Packaging Transport-, Storage & Corrosion Protection Transport Packaging Seaworthy Packaging Heat Treatment for Timber Packaging Handling of the Packages Loading Warehouse Management Introduction General Validity Reporting Back Relevant Documents Goods Receipt Inspection and Booking Basics Damage / Quantity Deviation Reports Intermediate Storage/Transshipment Places Packing Company Manufacturer Construction Site Storage Management Illustration of Storage Places (Storage Plan) Consumption Booking Storage at Material Supplier / Manufacturer Stock Removal Storage Storage Codes / Storage Conditions Storage in Halls (Storage Codes A & B) Outdoor Storage (Storage Codes C & D) Condition of the Storage Places Storage of Dangerous Goods Material Handling Blocked- / Clearing Areas Ferritic / Austenitic Material 40 Abkürzungen Abbreviations MTS AN Material Tracking System Auftragnehmer AG Auftraggeber (Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH) VSB Versandbereitschaft MTS CO CU RfD Material Tracking System Contractor Customer (Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH) Ready for Dispatch Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 3 40

4 1. Allgemeingültiges 1.1 Einleitung Diese Spezifikation dient dem Zweck dem AN die wesentlichen Supply Chain Management Anforderungen des AG darzustellen. Dabei wird, im Sinne des AG, unter Supply Chain Management verstanden, dass das richtige Material, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Menge, kostengünstig zur Verfügung gestellt wird. Dazu sind folgende logistische Aktivitäten erforderlich: Material Tracking Transport Management Warehouse Management 1.2 Ansprechpartner des AG Innerhalb der Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH stehen für die o.g. Themenschwerpunkte, in der Abteilung Supply Chain Management, Ansprechpartner unter folgenden allgemeinen Kontaktdaten zur Verfügung: Material Tracking Tel: +49 (0) 203 / Fax: +49 (0) 203 / Transport Management mt@eu.mhps.com Tel: +49 (0) 203 / Fax: +49 (0) 203 / tpm@eu.mhps.com Warehouse Management Tel: +49 (0) 203 / Fax: +49 (0) 203 / wm@eu.mhps.com 1. General 1.1 Introduction This specification is designed to define the major Supply Chain Management requirements of the CU for the CO. CU s Supply Chain Management means that the right materials are available at the right time, at the right place, in the right quantity and at the right price. Therefore the following logistics activities are required: Material Tracking Transport Management Warehouse Management 1.2 Contact Partners of the CU There are particular contact partners focusing on the above mentioned special logistics topics within the Supply Chain Management Department of the Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH. These contact partners are available by means of the following contact data: Material Tracking Tel: +49 (0) 203 / Fax: +49 (0) 203 / Transport Management mt@eu.mhps.com Tel: +49 (0) 203 / Fax: +49 (0) 203 / tpm@eu.mhps.com Warehouse Management Tel: +49 (0) 203 / Fax: +49 (0) 203 / wm@eu.mhps.com Für Supply Chain Management relevante Themen ist auf Seiten des AG die Abteilung Supply Chain Management verantwortlich und bei entsprechenden Themen immer unmittelbar durch den AN zu involvieren / kontaktieren. Sollten Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren! The Supply Chain Management Department is responsible for Supply Chain Management activities on the part of the CU and must be involved / contacted in case of all corresponding issues or questions by the CO. If you have any queries, please do not hesitate to contact us! Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 4 40

5 1.3 Ansprechpartner des AN Der AN hat dem AG unmittelbar nach Bestelleingang die Ansprechpartner für die folgenden Supply Chain Management relevanten Tätigkeiten per zu nennen. Ansprechpartner für: MTS-Prozess (Losteileingabe, virtuelles Verpacken im System, Erstellung der Versandbereitschaftsmeldung, etc.) Transport Management Wareneingangskontrolle und -buchung Lagerung Verbrauchsmeldung 1.4 Geltungsbereich Diese Spezifikation sowie weitere in dieser Spezifikation genannte Dokumente (Spezifikationen, Handbücher, etc.) sind von sämtlichen AN des AG strikt zu beachten. Nur dann gilt die beauftragte Ausführung durch den AN als vertragskonform und damit mangelfrei im Rechtssinne hinsichtlich Supply Chain Management relevanter Aufgaben. Sollten einzelne Punkte innerhalb dieser Dokumente irrelevant bzw. unwirksam sein, bleibt die Gültigkeit des restlichen Inhaltes erhalten. Darüber hinaus gilt stets der jeweils aktuellste Stand, der unter folgendem Link zum Download zur Verfügung steht: Diese Spezifikation (inkl. der referenzierenden Dokumente) ist ein integraler Bestandteil des Vertrages zwischen dem AN und dem AG. Mehrkosten, die dem AG durch Nichtbeachtung dieser Dokumente oder Zuwiderhandlung gegen diese Dokumente entstehen, gehen vollständig zu Lasten des AN. Darüber hinaus gelten die Bedingungen der Bestellungen, die Incoterms 2010 (International Commercial Terms 2010) sowie die Allgemeinen Supply Chain Management Bedingungen, die unter folgendem Link zum Download zur Verfügung stehen: Contact Partners of the CO The CO has to name his contact partners to the CU by for the following Supply Chain Management relevant activities immediately after the receipt of the purchase order. Contact partner for: The MTS-process (Loose part creation, virtual packing in the system, creation of the ready for dispatch notification, etc.) Transport Management Goods receipt inspection and booking Storage Consumption booking 1.4 Validity This specification as well as other documents mentioned in this paper (specifications, manuals, etc.) have to be observed by all CO of the CU. The intrusted execution will be regarded contract conform only in that case and thus free of faults in a legal sense with respect to Supply Chain Management relevant tasks. Should individual items of these documents not be relevant or effective, the remaining contents will still be valid. Moreover, the latest versions of this specification will always be valid and available for download under the following link: This specification (incl. all referential documents) is an integral part of the contract between the CO and the CU. Additional costs incurring for the CU due to non-observance / deviating actions with respect to these documents are completely at the expense of the CO. Moreover the conditions of purchase orders, the Incoterms 2010 (International Commercial Terms 2010) as well as the General Supply Chain Management Conditions must be adhered to, which are available for download under the following link: Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 5 40

6 1.5 Pflichten des AN Sorgfaltspflicht Der AN hat die Sorgfaltspflicht hinsichtlich den Informationen, dem Informationsaustausch sowie hinsichtlich des Umgangs mit dem Material (Be- / Entladung, Lagerung, etc.). Er ist somit für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Rechtzeitigkeit der zur Verfügung zu stellenden Informationen sowie der durchzuführenden Aufgaben innerhalb des Supply Chain Management Prozesses verantwortlich. Der AN ist diesbezüglich auch für seine Unterlieferanten verantwortlich. Der AN hat nur Anspruch auf eine Vergütung der Materialien / Dienstleistungen, wenn der Supply Chain Management Prozess, wie in dieser Spezifikation beschrieben, vollständig und ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Konsequenzen aus Verstößen gegen die Supply Chain Management Anforderungen des AG (z.b. unsachgemäße oder gar fehlende Kennzeichnung der Losteile oder Packstücke, unpünktliche, unvollständige oder falsche Informationen, Transportvorbereitung, Lagerung oder Materialhandhabung, etc.), gehen vollständig zu Lasten des AN. Probleme mit dem Datentransfer oder der Materialhandhabung sind dem AG seitens des AN unverzüglich zu melden. Der AG unterstützt bei einzelnen Fragestellungen den AN, soweit möglich. Diese Hilfestellung entbindet den AN jedoch in keinem Fall seiner Verantwortung bzgl. der Termintreue, Datenqualität sowie der ordnungsgemäßen Durchführung der beschriebenen Tätigkeiten. Der AG behält sich vor, die Durchführung der Supply Chain Management Aktivitäten (z.b. Materialkennzeichnung, Verpackung, Umgang mit dem MTS, Einholung und Erstellung von Transportdokumenten, Durchführung der Transportvorbereitung, Lagerung, Verladung, etc.) stichprobenartig vor Ort beim AN oder dessen Unterlieferanten zu prüfen Haftung Der AN haftet dem AG für jede Verletzung seiner vertraglichen Verpflichtungen zur, im Sinne dieser Spezifikation (inkl. referenzierender Dokumente), ordnungsgemäßen Durchführung des Supply Chain Management Prozesses. Sofern ein Verstoß des AN gegen die Supply Chain Management Anforderungen des AG zu Schadensersatzansprüchen / Mehrkosten Dritter gegen den AG führt, ist der AN verpflichtet, den AG von derartigen Ansprüchen Dritter freizustellen. 1.5 Duties of the CO Duty of Care The CO has the duty of care with respect to information, information exchange as well as with respect to the handling of materials (loading, unloading, storage, etc.). Thus, he is responsible for the completeness, the correctness and the promptness of all available information as well as the execution of his assignments within the Supply Chain Management process. The CO is responsible for his sub-suppliers in this field as well. The CO will be entitled only to be paid for the materials / services if the Supply Chain Management process has been carried through completely and properly as described in this specification. Consequences resulting from non-compliance with the Supply Chain Management requirements of the CU (e.g. faulty or even missing marking of the loose parts or packages, delayed, incomplete or incorrect information, transport preparation, storage or material handling, etc.) will be completely at the expense of the CO. Data transfer or material handling problems have to be reported by the CO to the CU without any delay. The CU will support the CO in case of question or problems as far as possible. This assistance will not at all release the CO from his responsibilities concerning the observance of deadlines, the data quality and the appropriate execution of the activities as described. The CU reserves the right to carry through random checks on the spot with the CO or his sub-suppliers concerning the execution of the Supply Chain Management activities (e.g. marking and packing of materials, handling of the MTS, provision and creation of transport documents, execution of transport preparation, storage, loading, etc.) Liability The CO will be held liable by the CU for any noncompliance with his contractual obligations concerning the proper execution of the Supply Chain Management process as described in this specification (incl. all referential documents). Should nonobservance of the Supply Chain Management requirements on the part of the CO lead to claims for damages or additional costs of third parties against the CU, the CO will be obliged to compensate the CU. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 6 40

7 1.5.3 Sublieferanten des AN Sofern der AN Unterlieferanten beauftragt, denen der AG Material beistellt, von denen der AG Packstücke abholt oder die an einen Bestimmungsort (z.b. Lager, Fertiger, Baustelle) des AG Packstücke anliefern, hat der AN dafür zu sorgen, dass diese Unterlieferanten die Anforderungen dieser Spezifikation vollständig erfüllen. Somit ist der AN verantwortlich und haftbar für die ordnungsgemäße und zeitgerechte Durchführung des Supply Chain Management Prozesses seiner Unterlieferanten. Der AN hat dem AG unmittelbar nach Bestelleingang über Unterlieferanten zu informieren. Diese Informationspflicht entbindet den AN jedoch nicht davon, den Unterlieferanten durch den AG genehmigen zu lassen Sub-Supplier of the CO If the CO has sub-suppliers, for who the CU provides material, from who the CU picks up packages or who deliver packages directly to a destination (e.g. storage, manufacturer, construction site) of the CU, the CO has to guarantee that these sub-suppliers fulfill the requirements of this specification completely. Thus, the CO is responsible and liable for the prompt and proper execution of the Supply Chain Management process by his sub-suppliers. The CO has to inform the CU about sub-suppliers immediately after receiving the purchase order. Such information, however, does not release the CO from his obligation to apply for approval of the respective sub-supplier. 1.6 Definition Losteil Als Losteil wird die kleinste Einheit bezeichnet, die über das Materialverfolgungssystem MTS verwaltet und verfolgt wird. Dabei kann ein Losteil entweder aus einem oder mehreren gebündelten "Einzelteilen" bestehen. 1.6 Definition Loose Part The smallest unit that is administrated and tracked via the Material Tracking System MTS is called Loose Part. A loose part can consist of one or several bundled items. Abb. 1: Beispiele von Losteilen / Examples of Loose Parts Zusammengebaute Komponenten Eine Komponente, die aus mehreren zusammengebauten Einzelteilen besteht (z.b. Pumpenstation, etc.) stellt ein Losteil dar. Kriterien zur Bündelung von mehreren Einzelteilen zu einem Losteil Besteht ein Losteil aus mehreren Einzelteilen, müssen diese jedoch die gleiche Bestellposition die gleichen technischen Merkmale (Abmessung, Werkstoff, Norm, etc.), die gleiche anlagespezifische Kennzeichnung (KKS-Nr., Zeichnungs-Nr. und -position, etc.), die gleichen logistischen Merkmale (Ladestelle, Abladestelle, Projekt) aufweisen Figure 1: Examples of Loose Parts Assembled Components A component which consists of several assembled individual items (e.g. a pump station, etc.) is one loose part. Criteria for the Bundling of Several Items as One Loose Part Should a loose part consist of several items, these, however, have to show the identical purchase order position the identical technological features (dimensions, materials, norms, etc.) the identical plant specific marking (KKS-no., drawing no. and position, etc.) the identical logistics features (loading point, unloading point, project) Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 7 40

8 sowie dem gleichen Verwendungszweck dienen: Normales Einbauteil Ersatzteil für die Inbetriebsetzung Ersatzteil für die Gewährleistungsphase Ersatzteil nach der Gewährleistungsphase Strategisches Ersatzteil Nicht vertragliches Ersatzteil Spezialwerkzeug Gefahrgut Neulieferungen aufgrund von Verlust / Schaden Weicht ein Einzelteil von den anderen Einzelteilen in einem der genannten Merkmale ab, so muss für dieses Einzelteil eine eigene Losteilposition erstellt werden. Massenware oder sehr kleine Teile Handelt es sich bei den Einzelteilen um Massenware (z.b. Standard Schrauben) oder sehr kleine Teile, kann der AN eine Ausnahme der oben genannten Kriterien zur Bündelung von Einzelteilen beim AG beantragen. Diese Ausnahme ist jedoch nur dann gültig, wenn sie fristgerecht, im Sinne dieser Spezifikation und somit vor Ablauf der Frist zur Freigabe der Losteile (siehe Kapitel 2.4.7), beim AG beantragt und durch diesen bewilligt wurde. Art der Bündelung Besteht ein Losteil aus mehr als einem identischen Einzelteil so sind die Einzelteile so miteinander zu bündeln, dass sie eindeutig als eine Einheit gesehen werden können (z.b. durch Umreifungsband, Draht, Schrumpffolie, Karton, etc.). Verpacken ( Losteil = Packstück): Werden in einem Packstück nach der oben genannten Definition ausschließlich identische Einzelteile eingepackt, so ist das Packstück gleich dem Losteil (z.b. Karton mit 100 identischen Schrauben). Verpacken ( Losteil <> Packstück): Werden in ein Packstück nach der oben genannten Definition unterschiedliche "Einzelteile" bzw. unterschiedliche jeweils gebündelte Einzelteile eingepackt, so sind diese die jeweiligen Losteile. Losteile durch Mengensplittung: Es kann sein, dass nach der oben genannten Definition identische Einzelteile z.b. aus Transport- / Verpackungsgründen "gesplittet" werden (z.b. Bestellposition = 120 Meter Rohr. Auslieferung 3 Bunde mit insgesamt 40 Meter Rohr je Bund). Erfolgt ein and they have to be used for the same purpose: Normal item Spare part for commissioning Spare part for the warranty period Spare part after the warranty period Strategic spare part Non contractual spare part Special tool Dangerous good New deliveries due to loss / damage If one item is different from the other items with respect to one of the above mentioned features, an individual loose part position must be created. Bulk Goods or Very Small Items If the items are bulk materials or very small items (e.g. standard screws) the CO can apply for an exception to the above mentioned criteria for bundling with the CU. The exception will only be valid if it has been applied for with and approved by the CU in accordance with this specification and hence before the expiration of the deadline for the release of loose parts (see paragraph 2.4.7). Type of Bundling If a loose part consists of more than one identical item these items have to be bundled in such a way that they can clearly be defined as one unit (e.g. by packing tape, wire, shrink foil, carton, etc.). Packing ( Loose Part = Package): If in one package according to the above definition only identical items are packed, the package is identical with the loose part (e.g. carton with 100 identical screws). Packing ( Loose Part <> Package): If in one package according to the above definition different or differently bundled items are packed, each item or bundle is a loose part. Loose Parts by Quantity Split: It is possible that according to the above definition identical items are splitted e.g. for transport / packing reasons (e.g. order position = 120 meters of pipes. Delivery 3 bundles with a total of 40 meters of pipes each). If these items are splitted in quantity, Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 8 40

9 Mengensplitt dieser Einzelteile, so ist jede einzelnen Einheiten (z.b. jedes Bund mit 40 Meter Rohr) wiederum ein Losteil. Somit ist die Mengenaufteilung identischer Einzelteile auf unterschiedliche Packstücke (Kisten, Bünde, etc.) bereits bei der Definition der Losteile unbedingt zu berücksichtigen Packstück Im Material Tracking System (MTS) des AG sind Losteile immer einem Packstück zuzuordnen. Dies trifft auch dann zu, wenn das Losteil unverpackt transportiert wird. Für diesen Fall wird das Losteil einem Packstück der Packmittelart unverpackt zugeordnet. Somit ist zu beachten, dass der in dieser Spezifikation erwähnte Begrifft Packstück sowohl ein Packstück, im klassischen Sinne, mit einem oder mehreren darin verpackten Losteilen als auch ein unverpacktes Losteil bezeichnen kann Versandbereitschaftsmeldung (VSB) Bei der VSB-Meldung handelt es sich um eine vertragsrelevante Meldung, die durch den AN in dem Material Tracking System (MTS) zu erstellen ist. Mit dieser Meldung gibt der AN offiziell und formell bekannt, wann die jeweiligen Packstücke für den Versand bereit stehen (unabhängig davon, ob der Transport in Verantwortung des AN oder AG erfolgt). Die VSB-Meldung ist somit ein wichtiger Meilenstein in der Terminplanung und -überwachung des AG und durch alle AN des AG ordnungsgemäß und fristgerecht zu erstellen Fertiger Als Fertiger werden AN bezeichnet die zur Durchführung der Fertigung Material durch den AG bereitgestellt bekommen. each individual unit (e.g. each 40 meters bundle) is a loose part. Therefore the quantity split of the individual items into different packages (wooden box, bundles, etc.) must already be considered when defining the loose parts Package Loose parts must always be allocated to a package in the Material Tracking System (MTS) of the CU. This also applies if the loose part is transported unpacked. Therefore the loose part is allocated to a package with the packaging type unpacked. Hence, it must be observed that the term package mentioned in this specification is used to describe both, a package in the classical sense with one or several packed loose parts or one unpacked loose part Ready for Dispatch Notification (RfD) The RfD-notification is a contract relevant notification which must be created by the CO in the Material Tracking System (MTS). The CO indicates with this notification officially and formally when the respective packages are ready for dispatch (no matter whether the CO or the CU is responsible for the transport). Thus, the RfD-notification is an important milestone for the time planning and supervision by the CU and has to be created by all CO of the CU promptly and properly Manufacturer All CO, who are provided with manufacturing materials by the CU, are called manufacturers. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 9 40

10 2. Material Tracking 2.1 Einleitung Das Material Tracking System (MTS) Der AG nutzt zur Verfolgung und Steuerung seiner weltweiten Materialflüsse das Material Tracking System (MTS). Dabei handelt es sich um ein eigenentwickeltes und speziell für die branchenspezifischen Bedürfnisse des Kraftwerkbaus konzipiertes IT- System, das in das SAP-System des AG integriert wurde. Das MTS ermöglicht den Materialfluss detailliert, von dem Lieferanten ausgehend über einzelne Etappen der logistischen Kette bis hin zur finalen Destination, zu verfolgen und zu steuern. Um dies zu ermöglichen besteht der MTS-Prozess aus einem Lieferantenportal, Barcode-Scannern und einem Cockpit. Das Lieferantenportal dient als wesentliche Plattform und Schnittstelle zwischen dem AN und den AG zum Austausch materialverfolgungsrelevanter Informationen (z.b. die einzelnen Losteile und deren Verpackung je Bestellposition, den Status der Versandbereitschaft und der Auslieferung, den Zustand des Materials beim Wareneingang sowie die Bestandsmenge an einem jeweiligen Standort). 2. Material Tracking 2.1 Introduction The Material Tracking System (MTS) The CU uses the Material Tracking System (MTS) for the handling and controlling of his worldwide material flows. This is an IT-system developed by the company particularly designed for the requirements in the field of power plant construction which is integrated into the SAP system of the CU. The material flows can be tracked and controlled in detail by means of the MTS from the supplier to the final destination via every individual stage of the supply chain. Therefore the MTS-process consists of a supplier portal, barcode scanners and a cockpit. The supplier portal serves as an essential platform and interface between the CO and the CU for the exchange of relevant information for the material tracking (e.g. the individual loose parts and their packaging per order position, their status for readiness for dispatch and delivery as well as the condition of the material when receiving the goods as well as the inventory at the respective locations). Abb. 2: Lieferantenportal Die Barcode-Scanner dienen dazu, an speziellen Standorten (z.b. Baustelle), den Erhalt des Materials oder einzelne Materialbewegungen an das MTS zurück zu melden. Das Cockpit dient dem AG hingegen als Instrument um seine gesamten Materialflüsse detailliert zu verfolgen und zu steuern. Figure 2: Supplier Portal The barcode scanners serve in order to report the receipt of materials or individual material movements at specific locations (e.g. construction site) back to the MTS. The cockpit serves the CU, however, as an instrument to track and control his entire material flow in detail. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 10 40

11 2.1.2 Geltungsbereich Der Prozess des Material Trackings ist von sämtlichen AN (inkl. dessen Unterlieferanten) des AG strikt zu beachten Verpacken im MTS In einem Packstück dürfen zwar unterschiedliche Losteile verpackt werden, diese müssen jedoch zur gleichen Bestellung gehören und absolut identisch hinsichtlich der logistischen Merkmale (Ladestelle, Abladestelle, Projekt) sowie des Verwendungszweckes sein. Verwendungszweck: Normales Einbauteil Ersatzteil für die Inbetriebsetzung Ersatzteil für die Gewährleistungsphase Ersatzteil nach der Gewährleistungsphase Strategisches Ersatzteil Nicht vertragliches Ersatzteil Spezialwerkzeug Gefahrgut Neulieferungen aufgrund von Verlust / Schaden Angabe der Lagerbedingungen im MTS Der AN hat bei der Definition der Losteile sowie beim Verpacken der Losteile im Lieferantenportal anzugeben, welche Lagerbedingungen eingehalten werden müssen, damit die Losteile unbeschadet gelagert werden können. Dabei ist der AN verpflichtet realistische und angemessene Lagerbedingungen zu wählen. Lagercodes / Lagerbedingungen: Validity The process of Material Tracking is to be strictly observed by every CO (incl. all sub-suppliers) of the CU Packing in the MTS Different loose parts may be packed into one package, however, they must be part of the same purchase order and absolutely identical with respect to their logistics features (loading point, unloading point, project) and their purpose. Purpose: Normal item Spare part for commissioning Spare part for the warranty period Spare part after the warranty period Strategic spare part Non contractual spare part Special tool Dangerous good New deliveries due to loss / damage Indication of Storage Conditions in the MTS The CO has to indicate which storage conditions have to be observed in order to be able to store the loose parts without any damage. This has to be done when defining the loose parts and when packing the loose parts in the supplier portal. The CO is obliged to select realistic and appropriate storage conditions. Storage Codes / Storage Conditions: Code Bezeichnung / Kurzbeschreibung Code Type / Description A Klimatisierter Raum A Climatic Room Lagerung in einem geschlossenen, trockenen und klimatisierten Raum Storage in closed, dry and climatized hall B C Geschlossener Raum Lagerung in einem geschlossen und trockenen Raum Abgeplant im Freien B C Indoors Storage in closed and dry hall Outdoor w. Tarpaulin Außenlagerung mit Überdachung oder mit Planen abgedeckt Outdoor storage under a roof or covered with tarpaulin D Im Freien D Outdoors Außenlagerung ohne jegliche Überdachung oder Plane Outdoor storage without any roof or tarpaulin Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 11 40

12 2.2 Ordnungsgemäße Kennzeichnung Kennzeichnung der Losteile 2.2 Proper Marking Marking of the Loose Parts Abb. 3: Beispiele ordnungsgemäßer Kennzeichnung / Examples of Propper Marking Jedes Losteil ist immer mit einem Losteil-Etikett des AG zu versehen. Lediglich in Ausnahmefällen kann mit dem AG vereinbart werden, dass die Etiketten des AN genutzt werden. Der AN ist dann jedoch verpflichtet dem AG, je Losteil, zusätzlich zu den Losteilinformationen die jeweilige Losteil- Barcodenummer des AN über die MTS Import Liste (siehe Kap ) oder das Lieferantenportal rechtzeitig mitzuteilen. Werden ausschließlich identische Losteile in einem geschlossenen Packstück (z.b. Holzkiste) transportiert (Siehe Losteil = Packstück, Kapitel 1.6.1), ist dennoch immer das Losteil und nicht das Packstück mit einem Losteil-Etikett zu versehen. Dieses Losteil- Etikett muss beim Öffnen des jeweiligen Packstücks unmittelbar erkennbar und zugänglich sein. Ist es nicht sichergestellt, dass die Etiketten so angebracht werden können, dass sie komplexe Transportketten über lange Distanzen und Lagerzeiten hinweg problemlos überstehen (z.b. bei Rohmaterialien wie Stahlplatten, z.t. Rohren, etc.), ist durch den AN auf dem Losteil eine dauerhaft erkennbare und eindeutige Materialidentifikation zu stempeln / aufzutragen (Siehe zusätzlich zu dieser Anforderung die Produktspezifikationen und Materialliefervorschriften des AG). Diese Materialidentifikation muss immer mit den Buchstaben MTS beginnen. Nach den Buchstaben MTS hat der AN bis zu 10 frei wählbare alphanumerische Stellen zur Eingabe einer eindeutigen Materialidentifikation. Diese Materialidentifikation ist dem AG über die MTS Import Liste (siehe Kapitel 2.4.7) je Losteil zur Verfügung zu stellen. Beispiel: MTS 07432/0001 Pflichtangabe Letzten 5 Nummern der Bestellung des AG Laufende Nummer je Losteil Wird ein Losteil als unverpacktes Packstück transportiert, sind ggf. erforderliche Handhabungshinweise (Schwerpunkt, Anschlagpunkte, etc.) direkt auf dem Losteil zu markieren (auf mindestens 2 gegenüberliegenden Seiten). Figure 3: Examples of Propper Marking Each loose part must always be marked with a loose part label of the CU. It can be agreed with the CU to use the labels of the CO in case of exceptions only. The CO is obliged then, however, to inform the CU, additionally to the loose part information, about the respective loose part barcode number for each loose part via the MTS Import List (see paragraph 2.2.7) or the supplier portal in time. Even in such a case that a closed package (e.g. wooden box) contains only identical parts (see Loose Part = Package, paragraph 1.6.1), the loose part and not the package must be marked with a loose part label. This loose part label must be directly visible and accessible when opening the respective package. If it is not guaranteed that the labels stay fixed along the whole transport chains over sometimes long distances and storage periods (e.g. at raw materials like steel plates, partly pipes, etc.), the loose part has to be hard-stamped / marked with an individual material identification (see in addition to this requirements the product specifications and the material delivery specifications of the CU). This information must always start with the letters MTS. After the letters MTS the CO has up to 10 alphanumerical and freely selectable digits for the individual material identification. This material identification must be made available to the CU via the MTS Import List (see paragraph 2.4.7) for each loose part. Example: MTS 07432/0001 Mandatory Last 5 digits of the Continuous number per loose purchase order of the CU part If one loose part is transported as an unpacked package, it must be directly marked with possibly required handling instructions (e.g. the center of gravity, slinging points, etc.) on at least 2 opposite sides. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 12 40

13 2.2.2 Kennzeichnung geschlossener Packstücke Befindet sich das Losteil in einer Verpackung, die einen direkten Zugang zum Losteil und somit zum Losteil-Etikett verhindert (z.b. geschlossene Holzkiste), sind zusätzlich auf 2 gegenüberliegenden Seiten der Verpackung ein sogenanntes Packstück-Etikett anzubringen. Analog zum Losteil-Etikett kann in Ausnahmefällen mit dem AG vereinbart werden, dass die Packstück-Etiketten des AN genutzt werden. Ggf. erforderliche Handhabungshinweise (Schwerpunkt, Anschlagpunkte, etc.) sind auf mindestens 2 gegenüberliegenden Seiten zu markieren Kennzeichnung seemäßiger Verpackung Ist das Packstück seemäßig verpackt, ist dieses zusätzlich zu dem Packstück-Etikett mit folgenden Informationen deutlich und dauerhaft in wetterfester schwarzer Farbe zu markieren. Dabei ist diese Markierung auf mindestens 2 gegenüberliegenden Seiten des Packstücks anzubringen. Die Schriftgröße darf 25 DPI (dot per inch) nicht unterschreiten. Bei Losteilen, die als unverpackte Packstücke per Seetransport befördert werden, sind zusätzlich zu den Losteil-Etiketten die folgenden Informationen auf ein Blatt Papier zu drucken, anschließend einzulaminieren und gegen Witterungseinflüsse für einen Zeitraum von 2 Jahren geschützt und auf mindestens 2 gegenüberliegenden Seiten des Losteils anzubringen. [CONSIGNEE] PROJECT CODE: [...] PROJECT REF.: [...] PORT OF DISCHARGE: [...] PACKAGE NO.: [...] STORAGE CODE: [...] Informationen Packstück- Barcode Abb. 4: Kennzeichnung geschlossener Packstücke / Marking of Closed Packages Marking of Closed Packages If the loose part is packed in such a way that there is no direct access to the loose part label (e.g. closed wooden box) so called package labels have to be fixed on 2 opposite sides of the package additionally. As with the loose part label, it can be agreed with the CU to use the package labels of the CO in case of exceptions. Possibly required handling instructions (e.g. the center of gravity, slinging points, etc.) must be marked on at least 2 opposite sides Appropriate Marking of Seaworthy Packing If a package is seaworthily packed, the following pieces of information must be clearly and durably marked by means of weather resistant black paint in addition to the package label. At least 2 opposite sides of the packages have to be marked. The character size must not to be smaller than 25 DPI (dot per inch). If loose parts are transported unpacked by sea, in addition to the loose part label, the following pieces of information must be printed on a sheet of paper. This sheet must be laminated and protected against climatical influences for a period of up to 2 years and fixed to at least 2 opposite sides of the loose part. [CONSIGNEE] PROJECT CODE: [...] PROJECT REF.: [...] PORT OF DISCHARGE: [...] PACKAGE NO.: [...] STORAGE CODE: [...] Figure 4: Marking of Closed Packages DIMENSIONS: [L] x [W] x [H] cm DIMENSIONS: [L] x [W] x [H] cm GROSS WEIGHT: [...] kg GROSS WEIGHT: [...] kg SITE UNIT: [...] (IF NECESSARY) SITE UNIT: [...] (IF NECESSARY) [CLIENT] [CLIENT] Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 13 40

14 2.2.4 Packstücke in ein übergeordnetes Packstück packen Innerhalb des MTS besteht die Möglichkeit geschlossene Packstücke in einem übergeordneten Packstück einzupacken. In einem derartigen Fall sind jedoch sowohl die darin enthaltenen Packstücke als auch das übergeordnete Packstück jeweils mit einem Packstück-Etikett auf 2 gegenüberliegenden Seiten sowie mit MTS-Packlisten zu versehen Anbringen der Etiketten Die Losteil- und Packstück-Etiketten sind mehrjährig durch den AG erprobt und von derart hoher Qualität, dass sie komplexe Transportketten über lange Distanzen und Lagerzeiten hinweg problemlos überstehen. Um dies jedoch zu gewährleisten, spielt die korrekte Anbringung der Etiketten die entscheidende Rolle. Wird das Etikett geklebt, muss die Fläche fettfrei, trocken, sauber und von Flugrost und Staub befreit sein. Lediglich wenn das Kleben der Etiketten nicht möglich ist (z.b. aufgrund der geringen Abmessungen eines Losteils), darf das Etikett auch angehangen werden. Dabei ist jedoch sicher zu stellen, dass das Etikett derart mit dem Losteil verbunden wird, dass es nicht vom Losteil abgerissen werden kann. Grundsätzlich sind die Losteil- und Packstück- Etiketten immer derart zu fixieren, dass sie nicht beschädigt werden oder verloren gehen, jedoch gleichzeitig unmittelbar ersichtlich und zugänglich sind. So ist das Kleben oder Anhängen von Etiketten an Rohrkappen nicht erlaubt oder lediglich als ergänzende Kennzeichnung zu einem korrekt angebrachten Etikett zulässig. Sollten es bzgl. der geeigneten Stelle zum Anbringen des Etiketts Rückfragen geben, steht der AG dem AN gerne zur Verfügung MTS-Packlisten Aufgrund der eingegebenen Informationen ermöglicht das MTS die automatische Erstellung von MTS- Packlisten. Der AN ist verpflichtet diese Packlisten über das Lieferantenportal in vierfacher Ausgabe auszudrucken und im Falle mehrerer Packlisten, je Ausgabe diese aneinander zu heften: Eine Kopie ist an dem jeweiligen Packstück anzubringen (z.b. mittels Versandtasche, Packlistenbleche, etc.). Zwei Kopien sind an den Frachtführer zu übergeben. Dabei dient eine der an den Frachtführer übergebenen Kopie für ihn selbst und die andere Kopie für den Empfänger der Packstücke Packing Packages into a Superior Package The MTS provides the possibility to pack closed packages into a superior package. In such a case each interior package as well as the superior package must be marked with a package label on 2 opposite sides and the MTS packing lists must be attached Attachement of the Labels The loose part and package labels have been used by the CU for several years. They are of such a high quality that they survive long transport chains over sometimes long distances and storage periods without any problems. The correct fixing of the labels, however, plays a crucial role to guarantee this. When sticking the label, the surface must be free of grease, dry, clean and without surface rust and dust. The label can also be hung to the loose part, however, only when it is impossible to stick it (e.g. due to the small dimensions of the loose part). In such a case the CO has to make sure that the label is connected to the loose part in such a way that it cannot be torn off. The loose part and package labels must always be fixed in such a way that they can neither be damaged nor lost. They have to be directly visible and accessible. Therefore the sticking or hanging of labels to pipe caps is not allowed or only accepted as a marking in addition to another correctly fixed label. Should there be queries concerning an appropriate space to fix the label, the CO will be pleased to support the CU MTS-Packing Lists The MTS enables the automatic creation of MTSpacking lists due to the information entered. The CO is obliged to print four copies of these packing lists via the supplier portal. In case of several packing lists corresponding sets of the different copies have to be compiled and attached to each other: One copy must be fixed to the respective package (e.g. by means of a mailing bag, packing list holders, etc.). Two copies must be surrendered to the carrier. One of the copies is for the carrier himself, the other one is for the receiver of the packages. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 14 40

15 Eine Kopie dient dem AN als Übergabenachweis. Diese Packliste ist durch den Frachtführer und den AN mittels Datum, Stempel und Unterschrift zu quittieren, durch den AN einzuscannen und anschließend ordnungsgemäß im Lieferantenportal hochzuladen oder dem AG über folgende E- Mail Adresse zuzuschicken: Bei mehreren Packlisten ist die Vollständigkeit entweder auf jeder einzelne Packlistenseite mittels Datum, Stempel und Unterschrift zu quittieren oder die Übergabe lediglich auf der ersten Seite zu quittieren, wenn jedoch zusätzlich die einzelnen Positionen auf den jeweiligen Packlistenseiten abgehakt und die Packlisten aneinander geheftet werden. One copy serves the CO as a proof of surrender. This packing list must be confirmed by the CO and the carrier by means of the date, a stamp and a signiture. It must be scanned by the CO and provided to the CU via the supplier portal or sent to the CU via the following address: wm@eu.mhps.com In case of more than one packing list either the completeness must be confirmed by means of the date, a stamp and a signature on each packing list page or the surrender must only be confirmed on the first packing list page after the individual positions on the respective packing list pages have been ticked and the packing lists have been attached to each other Abweichende / fehlende Kennzeichnung Werden Losteile und / oder Packstücke nicht mit vertragskonformen Etiketten und entsprechenden MTS-Packlisten versandt, ist der AG berechtigt die Annahme der betroffenen Losteile zu verweigern und die nachträgliche Prozessdurchführung, auf Kosten des AN, zu verlangen. Ein Annahmeverzug auf Seiten des AG wird hierdurch nicht begründet. Darüber hinaus behält sich der AG vor, die betroffenen Sendungen zwecks Ausführung einer vertragskonformen Etikettierung und Ausstattung mit MTS- Packlisten auf Kosten und Risiko des AN an diesen zurück zu senden. Die erneute Anlieferung der Bauteile erfolgt ebenfalls auf Kosten und Risiko des AN. Dasselbe gilt für diejenigen Fälle, in denen die Befestigung der Etiketten und MTS-Packlisten unzureichend war, mit der Folge, dass diese am finalen Empfangsort nicht eindeutig zuzuordnen, nicht aufzufinden oder unleserlich sind. 2.3 Rückmeldung relevanter Informationen Der AN hat die Pflicht dem AG Supply Chain Management relevante Informationen unverzüglich zurück zu melden. Bei diesen Rückmeldungen handelt es sich u.a. um Losteilinformationen, Verpackungsinformationen, Informationen zum Stand der Versandbereitschaft und des Transportes, Informationen über den Wareneingang und Materialzustand sowie über die Bestandsmenge an einem jeweiligen Standort, etc. Derartige Rückmeldungen sind ordnungsgemäß und unverzüglich durch den AN in das MTS (per Scanner oder Lieferantenportal) einzugeben Deviating / Missing Marking The CU is entitled to refuse the acceptance of the loose parts concerned and to claim for subsequent process execution, if loose parts or packages are shipped without the labels and the corresponding MTS-packing lists as said in this specification. This is no reason for a delay in receiving on the part of the CU. Therefore the CU reserves to return the shipments concerned to the CO for a contract conform labeling and provision with the MTS-packing lists at the expenses and the risk of the CO. The repeated delivery of the items will be carried through at the costs and risks of the CO as well. This also applies in such cases in which the labels and MTS-packing lists have been insufficiently fixed with the effect that they cannot be clearly allocated, found or read at their final destination. 2.3 Reporting Back Relevant Information The CO has the duty to report back to the CU immediately all Supply Chain Management relevant information. These reports contain e.g. loose part information, packing information, information concerning the ready for dispatch status, the transport status, information about the goods receipt and the material condition as well as the stock quantities at the respective location, etc. Those reports have to be entered properly and immediately into the MTS (via scanner or the supplier portal) by the CO. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 15 40

16 2.4 Terminfristen 2.4 Deadlines Abb. 5: Überblick der Aktivitäten und Terminfristen Figure 5: Overview about the Activities and Deadlines Zugang zum Lieferantenportal beantragen Hat der AN noch keinen Zugang zum Lieferantenportal Applying for Access to the Supplier Portal If the CO has not an access to the supplier portal yet oder ist das erforderliche Zertifikat abgelaufen, hat er sich unmittelbar nach Auftragseingang an den AG zu wenden und den Zugriff zu beantragen. Das entsprechende Formular dazu (Beantragung eines Zertifikats zur Teilnahme am Material Tracking Prozess) liegt unter folgendem Link zum Download bereit: Sofern der AN Unterlieferanten beauftragt, hat der AN dafür zu sorgen, dass diese Unterlieferanten ebenfalls den Zugang zum Lieferantenportal, wie beschrieben, beantragen. Der AN muss in der Terminierung seiner Aktivitäten innerhalb des MTS-Prozesses berücksichtigen, dass der AG, nach Erhalt aller relevanten Informationen durch den AN, bis zu zwei volle Arbeitstage zur Einrichtung des Zugriffs auf das Lieferantenportal benötigt. or if the required certificate has expired, he has to contact the CU immediately after the receipt of the purchase order to apply for the access. The corresponding form (Application for a Certificate to Participate at the Material Tracking Process) is provided for download under the following link: If the CO has sub-suppliers, he has to guarantee that these sub-suppliers also apply for access to the supplier portal as described. The CO has to consider when scheduling his activities within the MTS-process that the CU will require up to two complete working days for the installation of the access to the supplier portal after receipt of all relevant information. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 16 40

17 2.4.2 Relevante Lagerorte angeben Im Material Tracking Prozess und somit auch im Lieferantenportal wird zwischen den Adressarten Bestelladresse, Lagerort und Ladestelle unterschieden. Bestelladresse: Adresse bzgl. der kaufmännischen Abwicklung. Die Bestelladresse wird automatisch aus der Bestellung übernommen. Lagerort: Ladestelle: Standort des jeweiligen Materials. Lagerorte können nur durch den AG angelegt und verwaltet werden. Detailinformationen des Standortes des jeweiligen Materials. Ladestellen müssen durch den AN und je Lagerort über das Lieferantenportal angelegt und gepflegt werden Indication of Relevant Storage Locations There is a differentiation between the address types purchase order address, storage location and loading point within the Material Tracking Process and hence within the supplier portal. Purchase order address: Storage Location: Address concerning the commercial handling. The purchase order address is automatically taken over from the purchase order. Location of the respective materials. Storage locations can only be created and administrated by the CU. Loading point: Detailed information about the location of the respective materials. Loading points have to be created and maintained by the CO and for each storage location. Abb. 6: Reiter Adressbuch des Lieferantenportals Der AN hat die Pflicht im Lieferantenportal zu prüfen, ob im Arbeitsbereich Adressbuch die korrekten Lagerorte angezeigt werden. Sind für den AN dort noch keine Lagerorte angelegt worden oder hat sich etwas bzgl. der Lagerorte geändert, muss sich der AN unverzüglich mit dem AG in Verbindung setzen. Sofern der AN Unterlieferanten beauftragt, hat der AN die Lagerorte seiner Unterlieferanten dem AG zu nennen bzw. die Lagerortinformationen der Unterlieferanten im Lieferantenportal zu prüfen. Der AN muss in der Terminierung seiner Aktivitäten innerhalb des MTS-Prozesses berücksichtigen, dass der AG, nach Erhalt aller relevanten Informationen durch den AN, bis zu zwei volle Arbeitstage zur Einrichtung der Lagerorte benötigt Schüsse anlegen AN, die Lieferanten / Fertiger darstellen, haben die Möglichkeit über das Lieferantenportal Bestellpositionen in Unterpositionen (sog. Schüsse) aufzuteilen. Diese Schüsse werden anschließend durch den AG zu vertragsrelevanten Bestellpositionen umgewandelt, für die der AN Losteile je Schuss / Bestellposition definieren kann. Die Definition von Schüssen und somit von weiteren Bestellpositionen ist ein optionaler Prozessschritt und darf nur dann erfolgen, wenn dies zwischen den AN und dem AG schriftlich vereinbart wurde. Figure 6: Tab Address Book within the Supplier Portal The CO is obliged to check whether the menu Address Book shows the correct storage locations. If the CO does not have an access to the supplier portal or in case of modifications concerning the storage locations the CO has to contact the CU immediately. If the CO has sub-suppliers, he has to inform the CU about the storage locations of the sub-suppliers or to check the storage locations information of his subsuppliers in the supplier portal. The CO has to consider when scheduling his activities within the MTS-process that the CU will require up to two complete working days for the creation of the storage locations after receipt of all relevant information Creation of Production Units CO, who are suppliers or manufacturers have the opportunity to subdivide purchase order positions into sub-positions (so called production units) via the supplier portal. These production units are subsequently transformed into contract relevant purchase order positions by the CU for which the CO can define loose parts per production unit / purchase order position. The definition of production units and thus of further purchase order positions is an optional process step and may only be carried through in case of a written agreement between the CO and the CU. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 17 40

18 2.4.4 Sublieferant einer Bestellposition zuordnen Sofern der AN Unterlieferanten beauftragt, denen der AG Material beistellt, von denen der AG Packstücke abholt oder die an einen Bestimmungsort (z.b. Lager, Fertiger, Baustelle) des AG Packstücke anliefern, hat der AN über das Lieferantenportal und je Bestellposition seine eigene Bestellnummer anzugeben, mit der er die Bestellung bei seinem Unterlieferanten getätigt hat. Der AN hat bei der Beauftragung seiner Unterlieferanten zu beachten, dass je Bestellposition des AG lediglich eine Bestellung des AN an einen jeweiligen Unterlieferanten bestehen darf. Nur so kann sichergestellt werden, dass ein Unterlieferant im Lieferantenportal auch lediglich die für ihn bestimmten Informationen angezeigt bekommt VSB-Meldung freigeben Aufgrund der Tatsache, dass die Prozessschritte: 2.4.6) Vorläufiges Packstück freigeben 2.4.7) Losteil freigeben 2.4.8) Packstück freigeben sich ausschließlich an dem Datum ausrichten, an dem die VSB-Meldung durch den AN erstellt und freigegeben sein muss, wird dieser Punkt vorgezogen beschrieben. Wichtig zu unterscheiden sind: 1. Das Datum der VSB-Meldung, d.h. das Datum, an dem die VSB-Meldung freigegeben wurde. 2. Das VSB-Datum, d.h. das Datum, an dem die Packstücke versandbereit sind und somit für den Transport bereit stehen. Endabnahmen Bei Materialbestellungen, die einer Endabnahme unterliegen, ist zu beachten, dass diese immer erst erfolgreich abgeschlossen sein müssen, bevor der AN eine angelegte VSB-Meldung freigibt. VSB-Terminfristen Erfolgt der Transport in Verantwortung des AG, ist durch den AN die VSB-Meldung (inkl. dem Upload aller relevanter Transportdokumente im Lieferantenportal), in Abhängigkeit der Abmessungen und Gewichte der Packstücke, entweder 30, 20 oder 5 Kalendertage vor dem vereinbarten Liefertermin zu erstellen und freizugeben: Sub-Supplier Allocation to a P.O. Position If the CO has sub-suppliers, for who the CU provides material, from who the CU picks up packages or who deliver packages directly to a destination (e.g. storage, manufacturer, construction site) of the CU, the CO has to indicate per purchase order position of the CU his own purchase order number by means of which he has placed the order with his sub-supplier. The CO has to observe when entrusting a subsupplier that only one purchase order of the CO to a sub-supplier may exist per purchase order position of the CU. It can be guaranteed only that way that the sub-supplier is only shown information which is relevant for him in the supplier portal Release RfD-Notification Due to the fact that the process steps: 2.4.6) Release preliminary package 2.4.7) Release loose part 2.4.8) Release package merely depend on the date of the creation and release of the RfD-notification by the CO, this point is described in advance. It is imperative to distinguish between: 1. The date of the RfD-notification, i.e. that date on which the RfD-notification was released. 2. The RfD-date, i.e. that date on which the loose parts / packages are ready for dispatch and hence available for transport. Final Inspection The final inspection must be completed successfully, in case of material orders which require a final inspection, before the created RfD-notification is released by the CO. RfD-Deadlines If the CU is responsible for the transport the CO has to create and to release the RfD-notification (incl. uploading of all relevant transport documents into the supplier portal) either 30, 20 or 5 calendar days before the agreed delivery date depending on the measures and weights of the packages: Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 18 40

19 Länge: > cm und / oder Breite: > 350 cm und / oder Höhe: > 300 cm und / oder Gewicht: > kg Spätestens 30 Kalendertage vor dem VSB-Datum Länge: > cm und / oder Breite: > 240 cm und / oder Höhe: > 240 cm und / oder Gewicht: > kg Spätestens 20 Kalendertage vor dem VSB-Datum Alle anderen Abmessungen und Gewichte Spätestens 5 Kalendertage vor dem VSB-Datum Erfolgt der Transport einer Teilstrecke (z.b. bis zum Seehafen) in Verantwortung des AN, reicht es aus, wenn der AN die VSB-Meldung spätestens 10 Kalendertage vor dem geplanten Transportbeginn erstellt und freigibt. Der Transport darf jedoch erst nach schriftlicher Freigabe durch den AG beginnen. Erfolgt der Transport bis zur finalen Destination vollständig in Verantwortung des AN, reicht es aus, wenn der AN die VSB-Meldung spätestens 5 Kalendertage vor dem geplanten Transportbeginn erstellt und freigibt. Der Transport darf jedoch erst nach schriftlicher Freigabe durch den AG beginnen. Length: > cm and / or Width: > 350 cm and / or Height: > 300 cm and / or Weight: > kg 30 calendar days before the RfD-date at the latest Length: > cm and / or Width: > 240 cm and / or Height: > 240 cm and / or Weight: > kg 20 calendar days before the RfD-date at the latest All other measures and weights 5 calendar days before the RfD-date at the latest If the CO is responsible for a part of the whole transport (e.g. to a seaport), it is sufficient if the CO creates and releases the RfD-notification 10 calendar days before the planned start of transport at the latest. The CO is only permitted to start his transport activities after receipt of the written approval by the CU. If the CO is completely responsible for the transport to the final destination, it is sufficient if the CO creates and releases the RfD-notification 5 calendar days before the planned start of transport at the latest. The CO is only permitted to start his transport activities after receipt of the written approval by the CU Vorläufiges Packstück freigeben Liegt der Transport in Verantwortung des AG und treffen darüber hinaus folgende Packstückkriterien zu: Länge: > cm und / oder Breite: > 240 cm und / oder Höhe: > 240 cm und / oder Gewicht: > kg hat der AN spätestens 60 Kalendertage vor dem VSB-Datum im Lieferantenportal und je Bestellposition vorläufige Informationen zu den Packstücken zur Verfügung zu stellen Release of Preliminary Packages If the CU is responsible for the transport and if the following package criteria apply: Length: > cm and / or Width: > 240 cm and / or Height: > 240 cm and / or Weight: > kg the CO has to provide preliminary package information for every purchase order position into the supplier portal 60 calendar days before the RfD-date at the latest. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 19 40

20 2.4.7 Losteile freigeben Der AN hat zwei Möglichkeiten Losteile zu erstellen und freizugeben: 1. Lieferantenportal Erstellung und Freigabe der Losteile über das Lieferantenportal. 2. Excel-Vorlage Ausfüllen einer Excel-Vorlage (MTS Import Liste), die unter folgendem Link zum Download bereit steht: Diese ausgefüllte Vorlage ist durch den AN dem AG per bereit zu stellen. Diese Losteildaten werden dann durch den AG in das MTS importiert. Dabei gilt das Zuschicken des ausgefüllten Excel-Vordrucks als jeweilige Freigabe der Informationen durch den AN. Bis wann die Freigabe der Losteilinformationen durch den AN erfolgen muss, richtet sich nach dem Zeitpunkt, an dem die VSB-Meldung erstellt werden muss und nach dem Land des Lieferanten, da ihm die Etiketten postalisch zugesendet werden. Innerhalb Europa: Außerhalb Europa: Packstück freigeben Mindestens 6 volle Arbeitstage vor dem Tag an dem die VSB-Meldung erstellt und freigegeben werden muss Mindestens 10 Arbeitstage vor dem Tag an dem die VSB-Meldung erstellt und freigegeben werden muss Befindet sich das Losteil in einer Verpackung, die einen direkten Zugang zum Losteil und somit zum Losteil-Etikett verhindert (z.b. geschlossene Holzkiste), sind zusätzlich sogenannte Packstück-Etiketten anzubringen. Der AN kann auf zwei unterschiedliche Weisen Packstück-Etiketten erhalten. Der AN hat sich rechtzeitig mit dem AG in Verbindung zu setzen und ihm mitzuteilen, welche der Varianten er anwenden möchte. 1. Das Packstück-Etikett wird durch den AN aus dem Lieferantenportal heraus auf ein Blatt Papier gedruckt, einlaminiert und gegen Witterungseinflüsse für einen Zeitraum von 2 Jahren geschützt und auf mindestens 2 gegenüberliegende Seiten des Packstücks angebracht. 2. Das Packstück-Etikett wird durch den AN beim dem AG angefordert. Diese Etiketten bestehen aus dem gleichen hochwertigen Material wie die Losteil-Etiketten. Sie sind an 2 gegenüberliegen Release Loose Parts The CO has two opportunities to create and to release loose parts: 1. Supplier Portal Creation and release of the loose parts via the supplier portal. 2. Excel-Template Completion of an Excel-template (MTS Import List) which is available for download under following link: The completed template must be provided by the CO to the CU per (mt@eu.mhps.com). These loose part information will be imported into the MTS by the CU. The sending of the completed template is considered the respective release of information by the CO. By when the loose part information has to be released by the CO depends on the creation and release date of the RfD-notification and the country of the supplier as the labels are sent by post. Inside Europe: Outside Europe: Release Package Not later than 6 full working days before the creation and release date of the RfD-notification Not later than 10 full working days before the creation and release date of the RfD-notification If the loose part is packed in such a way that there is no direct access to the loose part label (e.g. closed wooden box) so called package labels have to be fixed to the package additionally. The CO can receive package labels in two different ways. The CO has to contact the CU in time to inform him which way he prefers. 1. The package label is printed by the CO out of the supplier portal on a sheet of paper. The sheet must be laminated and protected against climatical influences for a period of up to two years and fixed to at least 2 opposite sides of the package. 2. The package label is requested by the CO from the CU. The CO will then receive a package label of the identical high quality material like the loose part labels. These package labels have to be fixed to at least 2 opposite sides of the package. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 20 40

21 den Seiten des Packstücks anzubringen. Aufgrund der Tatsache, dass bei dieser Variante das Packstück-Etikett dem AN postalisch zugesendet wird, müssen die Packstücke durch den AN mit der nachfolgend dargestellten Vorlaufzeit freigegeben werden: Innerhalb Europa: Außerhalb Europa: Mindestens 6 volle Arbeitstage vor dem Tag an dem die VSB-Meldung erstellt und freigegeben werden muss Mindestens 10 Arbeitstage vor dem Tag an dem die VSB-Meldung erstellt und freigegeben werden muss Due to the fact that the package label will be sent by post to the CO, in case of this alternative, the packages have to be released by the CO in advance as follows: Inside Europe: Outsinde Europe: Not later than 6 full working days before the creation and release date of the RfD-notification Not later than 10 full working days before the creation and release date of the RfD-notification Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 21 40

22 3. Transport Management 3.1 Einleitung Allgemeines Dieser Teil der Spezifikation beschäftigt sich mit den Anforderungen des AG an die Transportvorbereitung und -abwicklung, die durch den AN zu berücksichtigen und umzusetzen sind Geltungsbereich Die in dieser Spezifikation beschriebenen Anforderungen an die Transportvorbereitung und -abwicklung sind von sämtlichen AN (inkl. dessen Unterlieferanten) des AG strikt zu beachten. Darüber hinaus gelten die Bedingungen der Bestellungen, die Incoterms 2010 (International Commercial Terms 2010) sowie die Allgemeinen Supply Chain Management Bedingungen, die unter folgendem Link zum Download zur Verfügung stehen: Genehmigungen / Lizenzen / Zeichnungen Straßengenehmigungen Ist der AN für die Durchführung des Transportes verantwortlich, ist durch diesen sicherzustellen, dass sämtliche für den Transport notwendigen Straßengenehmigungen termingerecht und ordnungsgemäß bereitgestellt werden Exportlizenzen Der AG ist, falls erforderlich, für die termingerechte und ordnungsgemäße Bereitstellung notwendiger Exportlizenzen im jeweiligen Exportland verantwortlich Transportzeichnungen Bei sperrigen Packstücken oder wenn Packstücke folgende Abmessungen oder Gewichte übersteigen, sind durch den AN dem AG transportrelevante Zeichnungen zur Verfügung zu stellen: Länge: > cm und / oder Breite: > 240 cm und / oder Höhe: > 240 cm und / oder Gewicht: > kg Erforderliche Dokumente: 1. Vorläufige Zeichnungen sind spätestens 60 Kalendertage vor dem VSB-Datum bereit zu stellen. 3. Transport Management 3.1 Introduction General This part of the specification deals with the requirements of the CU for transport preparation and handling, which have to be considered and realized by the CO Validity The requirements for transport preparation and handling described in this specification are to be strictly observed by every CO (incl. all sub-suppliers) of the CU. Moreover the conditions of purchase orders, the Incoterms 2010 (International Commercial Terms 2010) as well as the General Supply Chain Management Conditions must be adhered to, which are available for download under the following link: Permits / Licenses / Drawings Road Permits If the CO is responsible for the execution of the transport, he has to make sure that all street permits required for the transportation are provided promptly and properly Export Licenses The CO is responsible for the prompt and proper provision of all necessary export licenses in the respective export country, if required Transport Drawings In case of bulky packages or if packages exceed the following dimensions or weights the CO must provide transport relevant drawings for the CU: Length: > cm and / or Width: > 240 cm and / or Height: > 240 cm and / or Weight: > kg Required documents: 1. Preliminary drawings are to be provided 60 calendar days before the RfD-date at the latest. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 22 40

23 t Supply Chain Management Standard Projektrichtlinie / Standard Project Guideline 2. Endgültige Zeichnungen sind 20 / 30 Kalendertage vor dem VSB-Datum bereit zu stellen. Dabei muss es sich bei diesen Zeichnungen um transporttypische Zeichnungen handeln (z.b. mit Angaben über Anschlagpunkte, Schwerpunkt, spezielle Materialhandhabungsvorgaben, etc.). 3.3 Transportabmessungen und -gewichte Der AG unterteilt seine Transporte (in Abhängigkeit der Abmessungen und Gewichte) in die unten aufgeführten Transportklassen. Der AN hat seine Losteile (Bauteilgrößen und -gewichte inkl. Verpackung) so zu dimensionieren, dass sie möglichst in die Transportklassen 1, 2 oder 3 fallen. Höhere Transportklassen sind hingegen möglichst zu vermeiden. Sobald die Tendenz ersichtlich ist, dass die Abmessungen und / oder Gewichte der Losteile den Transportklassen 4, 5, 6 oder sogar 7 entsprechen könnten, hat der AN diese Losteile durch den AG genehmigen zu lassen. Dazu hat der AN umgehend das Transport Management des AG zu kontaktieren. Anschließend wird durch den AG in Zusammenarbeit mit dem AN geprüft, ob kleinere Abmessungen und / oder Gewichte der Losteile möglich und sinnvoll sind. Die vertragskonforme Erfüllung des AN gilt nur für den Fall, dass Losteile der Transportklassen 4, 5, 6 oder 7 durch das Transport Management des AG genehmigt wurden. Ausschlaggebend für das Zutreffen einer Transportklasse ist der jeweils höchste Wert. So gehört z.b. ein Losteil mit den Abmessungen (LxBxH) cm x 340 cm x 100 cm und einem Gewicht von 14 to aufgrund der Breite von 340 cm in die Transportklasse 4, obwohl die anderen Abmessungswerte sowie das Gewicht auch eine geringere Transportklasse zulassen würden. Abmessungen und Gewichte der Losteile (inkl. Verpackung) Länge (cm) Breite (cm) Höhe (cm) Transportklasse Bruttogewicht (to) 1 < < 241 < 241 < 25 2 < < 25 3 < < < < > > 550 > 440 > Final drawings are to be provided 20 / 30 calendar days before the RfD-date at the latest. These drawings must be transport specific drawings (e.g. giving details about slinging points, the center of gravity, special material handling instructions, etc.). 3.3 Transport Dimensions and Weights The CU subdivides his transports into the transport classes shown below (depending on dimensions and weights). The CO has to dimension his loose parts (material dimensions and weights incl. packaging) in such a way that they correspond to transport classes 1, 2 or 3. Higher transport classes are to be avoided. Should there be a tendency that the dimensions and / or weights of the loose parts might correspond to the transport classes 4, 5, 6 or even 7, the CO must apply for approval with the CU. Therefore the CO has to contact the Transport Management of the CU immediately. Subsequently the CU and the CO will check in close cooperation whether smaller dimensions and / or weights are possible and make sense. The intrusted execution will be regarded contract conform only when loose parts of the transport classes 4, 5, 6, or 7, have been approved by the Transport Management of the CU. The highest value is decisive for correctness of a respective transport class. Thus, a loose part with the dimensions (LxWxH) of cm x 340 cm x 100 cm and a weight of 14 to, for instance, corresponds to the transport class 4, due its width of 340 cm, although the other dimensions as well as the weight would allow a lower transport class. Transport Class Dimensions and Weights of Loose Parts (incl. Transport Packaging) Lenght (cm) Width (cm) Height (cm) Gross Weight (to) 1 < < 241 < 241 < 25 2 < < 25 3 < < < < > > 550 > 440 > 40 Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 23 40

24 3.4 Tausch von Ladehilfsmitteln Ladehilfsmittel (u.a. Europaletten, Gitterboxen, etc.) werden nicht getauscht. 3.5 Lieferantenerklärung / Ursprungszeugnis Auf Grundlage der aktuell gültigen Präferenzbestimmungen benötigt der AG für Materialien mit Warenursprung EU eine Lieferantenerklärung nach VO 1207/2001 mit Nennung des jeweiligen Herstellerlandes. Liegt dem AG keine Langzeitlieferantenerklärung des AN vor, so ist dem AG, zusammen mit der Auftragsbestätigung, eine Einzellieferantenerklärung im Original vorzulegen. Für Drittlandsware benötigt der AG ein von der Handelskammer legalisiertes Ursprungszeugnis und / oder einen Präferenznachweis. 1 Original und 1 Kopie sind dem AG umgehend nach Auftragserteilung oder spätestens mit der Freigabe der VSB-Meldung (siehe Kapitel 2.4.5) einzureichen. 3.6 Verpackung Transport- / Lager- & Korrosionsschutz Sämtliche Losteile sind sicher und zweckmäßig zu verpacken und gegen Eindringen von Feuchtigkeit, Regen und Frost, Korrosion und Stöße bezogen auf die Form sowie auf die Sensibilität des Materials wirkungsvoll während des Transportes, der Umschlagsvorgänge und Lagerung zu schützen. Die Frist beginnt mit dem Datum an dem das Losteil versandbereit ist. Sollte dies nicht gewährleistet werden können, ist der AG rechtzeitig durch den AN zu kontaktieren. Darüber hinaus gelten die individuellen Korrosionsschutzspezifikationen des AG Transportverpackung Der AN hat die Packstücke sorgfältig vorzubereiten. Dazu zählt u.a., dass elektrische und elektronische Ausrüstungen separat zu verpacken und entsprechend für den Transport und die Lagerung zu schützen sind Packstücke mit Kufen für den Umschlag z.b. mit Gabelstaplern auszustatten sind Öffnungen von Rohren, Pumpen, Motoren, Armaturen etc. in geeigneter Weise nach Konservierung mit einem Deckel zu verschließen sind alle empfindlichen Teile und Oberflächen mit Holzverschalungen zu schützen sind 3.4 Change of Loading Devices Loading devices (e.g. euro-pallet, wire metal box, etc.) will not be exchanged. 3.5 Supplier Declaration / Certificate of Origin Based upon currently valid preference regulations the CU needs to obtain for all materials with EU-origin a supplier declaration according to VO 1207/2001, which mentions the respective country, where the material has been manufactured. If the CO has not already sent a long-term supplier declaration to the CU, he is obliged to send a single original supplier declaration to the CU together with the order confirmation. The CU requires a certificate of origin and / or a preference documentation legalized by the chamber of commerce for materials from third countries. 1 original and 1 copy must be surrendered by the CU immediately on the placement of the order or when releasing the RfD-notification (see paragraph 2.4.5) at the latest. 3.6 Packaging Transport-, Storage & Corrosion Protection All loose parts must be packed safely and suitably and protected against moisture, rain and frost, corrosion and shocks with respects to their shape and material sensitiveness during the transport, the transhipment activities and the storage. The deadline begins with the date when the loose part is ready for dispatch. The CU must be contacted by the CO in time if that is not guaranteed. Moreover the corrosion protection specification of the CU will apply Transport Packaging The CO has to prepare the packages carefully. That means e.g., that electrical and electronical loose parts have to be packed separately and protected correspondingly for transport and storage packages have to be provided with skids for the material handling with e.g. forklifts openings of pipes, pumps, motors, fittings, etc. must be suitably shut with covers after preservation all sensitive parts and surfaces must be protected with wooden covers Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 24 40

25 3.6.3 Seemäßige Verpackung Grundlage der seemäßigen Verpackung ist die deutsche Verpackungsrichtlinie HPE (Bundesverband Holzpackmittel, Paletten, Exportverpackung) oder eine adäquate und im Vorfeld mit dem AG abzustimmende Richtlinie des jeweiligen Landes. Wesentliche Punkte der Verpackungsrichtlinie HPE sowie zusätzlich zwingende Vorgaben des AG : Die Verpackung muss für eine seemäßige Verladung mit unterschiedlichen Verladehilfsmitteln geeignet sein Die Bauart der Packstücke hat in Vollholz zu erfolgen: Seaworthy Packaging The German packaging guideline HPE (German Federal Association for Wooden Packaging, Pallets, Export Packaging) or an adequate guideline of the respective country, which must be agreed upon with the CO beforehand, is to be the basis of seaworthy packaging. Essential Points of the HPE Packaging Guideline and additional mandatory requirements of the CU : The packaging must be suitable for seaworthy loading with different loading / unloading equipment The packages have to be built out of solid wood: Abb. 7: Vollholzpackstück An der Bodenkonstruktion müssen die Kopfhölzer ab 1 t Nettogewicht gebolzt werden Figure 7: Solid Wood Package Header joists of the bottom construction have to be bolted for loads exceeding 1 ton net weight Ab 100 cm Innenhöhe muss die Seitenbeleistung neben Rahmenleisten mit Diagonalen versehen sein. 3 2 Cases from 100 cm internal height and above shall be reinforced with diagonal battens on sides and ends Legende zur Abbildung: 1) Diagonale 2) Leisten (Seite) 3) Leisten (Kopf) Abb. 8: Stabilisierung der Packstücke Explanation: 1) Diagonal battens 2. Horizontal battens (Side) 3. Hor.Battens (End) Figure 8: Stabilization of Packages Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 25 40

26 Die Deckelholzkonstruktion muss auf den Seitenund Längsleisten aufliegen. Zusätzlich müssen senkrechte Deckelstützhölzer verwendet werden. The top construction shall seat solidly on side and end battens. Additionally, vertical reinforcing battens have to be used to stabilize the top construction. Abb. 9: Deckelstützhölzer Figure 9: Vertical Reinforcing battens Skizze: Füllstück Deckelbrett Sketch: Filling part Top plank Deckelunterzug Topgirder Seitenbrett Seiten-Längsleiste Deckelleiste Sideplank Longitudal batten Top batten Seiten-Vertikalleiste Side-vertical batten Zusätzliches Deckelstützholz Abb. 10: Querschnitt Packstück-Konstruktion Es ist vom AN ein Stapelstauchdruck (Überstaubarkeit) von 1,5t/m² sicherzustellen Unter dem Deckel ist eine geeignete, strapazierfähige und witterungsbeständige Folie (Akyluxplatte) anzubringen, welche an jeder Seite 10 cm über den Kistenrand hinaus ragt. Die Seiten sind sauber nach unten umzuschlagen und in zwei Reihen fest zu tackern. Additional top support batten Figure 10: Cross-section package construction The CO has to assure a stackload (stackability) of 1,5t/m² The top construction shall have an adequate and weather resistant heavy duty lidfoil (Akylux hardboard) with an extend of 10 cm on each side of the case. The sides must be nailed up downwards with two lines on each side of the packages. Abb. 11: Witterungsbeständige Akyluxplatte Die Verbindung mind. eines Seitenteils hat durch Verschraubung zu erfolgen. Figure 11: Weather resistant akylux hardboard The connection of the top and one of the side segments shall be effected by screw fitting Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 26 40

27 Die Konservierung hat für 36 Monate zu erfolgen, der AN ist hierbei in der Gewährleistungspflicht bis 24 Monate bzgl. der Transport- / Lagerungskonservierung Es sind Feuchtigkeitsindikatoren mit Fenster zu verwenden The preservation shall be done for 36 months, warranty of the CO regarding the transport / storage preservation shall be up to 24 months The use of humidity indicators (with window) is mandatory Abb. 12: Feuchtigkeitsindikatoren mit Fenster Der Lagercode für seemäßig verpackte Losteile ist immer Geschlossener Raum (gem. Kapitel 2.1.4) Die Markierung der Packstücke ist ausschließlich per Schablone und witterungsbeständiger Sprühfarbe aufzubringen. Ergänzungen mit Fettstiften, Markern, etc. sind strikt untersagt. Figure 12: humidity indicators (with window) The Storage Code for seaworthy packed loose parts must always be Indoors uncontrolled climate (acc. to paragraph 2.1.4) Marking has to be executed with templates and weather resistant aerosol paint. The use of markers or Edding pens is strictly forbidden. Abb. 13: FALSCH: Markierung der Packstücke zum Teil ohne Schablone und witterungsbeständiger Sprühfarbe Figure 13: WRONG: Marking of packages partly without templates and weather resistant aerosol paint Abb. 14: RICHTIG: Markierung der Packstücke per Schablone und witterungsbeständiger Sprühfarbe Sollte eine Markierung per Schablone auf Grund geringer Dimensionen des Packstücks nicht möglich sein, ist vorab Weisung des AG einzuholen. Figure 14: CORRECT: Marking of packages with templates and weather resistant aerosol paint If it is not possible to execute the marking with templates and aerosol paint, e. g. of small dimensions from the package, the CO has to ask for further instructions from the CU. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 27 40

28 3.6.4 Hitzebehandlung von Holzverpackungen Sobald Holz als Verpackung genutzt wird, muss dieses gemäß dem ISPM15 (Internationaler Standard für Pflanzenschutzmaßnahmen) hitzebehandelt und mit IPPC (Internationales Pflanzenschutzübereinkommen) markiert worden sein Heat Treatment for Timber Packaging If wood is used as packaging material, it has to undergo a heat treatment according to the ISPM 15 (International Standards for Phytosanitary Measures) and marked with IPPC (International Plant Protection Convention). 3.7 Handhabung der Packstücke Der AN hat dem AG, spätestens mit der Freigabe der VSB-Meldung im MTS (siehe Kap ), für jede Versendung alle Anweisungen, Hinweise und Empfehlungen bzgl. der Materialhandhabung (z.b. Transport, Umschlag, Lagerung, etc.) schriftlich zur Verfügung zu stellen. 3.8 Verladung Der AN hat, zusätzlich zu den geltenden rechtlichen Pflichten, die Packstücke so zu verladen, dass der Empfänger die angebrachten Barcodes bereits auf dem Verkehrsträger sehen und sofort scannen kann. Darüber hinaus müssen die Packstücke derart verladen worden sein, dass diese sicher und unbeschädigt transportiert und entladen werden können. 3.7 Handling of the Packages The CO has to provide all instructions, information and recommendations concerning the material handling for the CU (e.g. transport, transhipment, storage, etc.) in writing when releasing the RfDnotification (see paragraph 2.4.5) at the latest. 3.8 Loading In addition to the respective legal duties, the CO is obliged to load the packages in such a way that the receiver can always see and immediately scan the fixed barcodes already on the means of transport. Furthermore all packages must be loaded in such a way that they can be transported and unloaded safely and undamaged. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 28 40

29 4. Warehouse Management 4.1 Einleitung Allgemeines Dieser Teil der Spezifikation beschäftigt sich mit den Anforderungen des AG an den AN bzgl. der Warehouse Management betreffenden Tätigkeiten, sowie den damit verbundenen Dokumenten Geltungsbereich Die in dieser Spezifikation beschriebenen Anforderungen bezüglich der Warehouse Management betreffenden Tätigkeiten, sowie den damit verbundenen Dokumenten sind von sämtlichen AN (inkl. dessen Unterlieferanten) des AG strikt zu beachten. 4.2 Rückmeldung relevanter Dokumente Der AN hat die Pflicht dem AG Supply Chain Management relevante Dokumente unverzüglich zu übergeben. In Abhängigkeit des vertraglich vereinbarten Incoterms findet der Gefahrenübergang zwischen dem AN und dem AG an unterschiedlichen Orten statt. Dieser Gefahrenübergang stellt keine Abnahme des AN im Rechtssinne und somit auch keinen Beginn der Gewährleistungsphase dar. Sobald ein derartiger Gefahrenübergang stattfindet, sind von beiden (Versender und Empfänger der Packstücke) unverzüglich die Versendung / der Empfang der Packstücke mittels entsprechender Lieferpapiere (Frachtbrief, Lieferschein inkl. MTS- Packlisten) leserlich unterschrieben, mit Datum versehen und gestempelt zu quittieren und anschließend ordnungsgemäß im Lieferantenportal hochzuladen oder dem AG über folgende Adresse zuzuschicken: wm@eu.mhps.com Bei mehreren Packlisten ist die Vollständigkeit entweder auf jeder einzelne Packlistenseite mittels Datum, Stempel und Unterschrift zu quittieren oder die Übergabe lediglich auf der ersten Seite zu quittieren, wenn jedoch zusätzlich die einzelnen Positionen auf den jeweiligen Packlistenseiten abgehakt und die Packlisten aneinander geheftet werden. 4. Warehouse Management 4.1 Introduction General This part of the specification deals with the requirements of the CU towards the CO with respect to the Warehouse Management activities as well as the documents concerned Validity All requirements described in this specification with respect to Warehouse Management activities as well as all concerned documents are to be strictly observed by every CO (incl. all sub-suppliers) of the CU. 4.2 Reporting Back Relevant Documents The CO is obliged to surrender Supply Chain Management relevant documents immediately to the CU. The transfer of risk between the CO and the CU takes place at different locations depending on the Incoterms as laid down in the contract. This transfer of risk does not constitute acceptance of the goods, and hence e.g. warranty / defect notification periods do not begin with such transfer or risk. In case of such a transfer of risks both (sender and receiver of packages) have to confirm the surrendering / receiving of packages by means of all duly signed and stamped delivery documents (waybill, delivery note incl. MTS-packing lists) which must be uploaded promptly and properly by the CO in the supplier portal or sent to the CU via the following address: wm@eu.mhps.com In case of more than one packing list either the completeness must be confirmed by means of the date, a stamp and a signature on each packing list page or the surrender must only be confirmed on the first packing list page after the individual positions on the respective packing list pages have been ticked and the packing lists have been attached to each other. Abb. 15: Reiter Dokumente hochladen des Lieferantenportals Figure 15: Tab Upload Documents within the Supplier Portal Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 29 40

30 Dokumente Mindestinhalt Documents Minimum Content 1. Frachtbrief Je nach Verkehrsträger: CMR, Bill of Lading, Air Waybill, Rail Waybill oder Ladeschein 2. Lieferschein inkl. MTS-Packlisten Versenderadresse Anlieferadresse Kolli-Nr. des AG VSB-Nr. des AG Bestell-Nr. des AG Bestell-Pos. des AG Bruttogewicht Nummernschild des Fahrzeugs 1. Waybill Depending on the mode of transport: CMR, Bill of Lading, Air Waybill, Rail Waybill or Inland Waterway Bill 2. Delivery note incl. MTS-packing list Sender s address Receiver s address CU s package-no. CU s RfD-no. CU s order-no. CU s order-position Gross weight Truck s license plate Transportdatum Date of transport Bestätigung der ordnungsgemäßen Übergabe des Materials Referenz des AN Bezeichnung Gutes des Confirmation of proper material handover CO s reference Material description Place of material takeover Ort der Übernahme 4.3 Wareneingangsprüfung und -buchung Grundsätzliches 1. Alle Lieferungen sind unverzüglich einer ordnungsgemäßen Wareneingangsprüfung zu unterziehen, wobei mindestens folgende Prüfungen durchzuführen sind: Visuelle Kontrolle auf Transportschäden, Witterungseinflüsse und offensichtliche Produktionsmängel Prüfung auf Vollständigkeit der Lieferung anhand der Packlisten Prüfung, ob das richtige Losteiletikett auf den Losteilen angebracht wurde und ob dessen Informationen mit den Informationen der Packlisten übereinstimmen Vergleich der Materialkennzeichnung (z.b. Hartstempelung) mit den Informationen der Losteiletiketten und Packlisten Stichprobenweise Kontrolle der Abmessungen 2. Die Prüfung der empfangenen Materialien auf Schäden ist unbedingt immer vor, während und nach der Entladung durchzuführen. 3. Sollten Schäden vor oder während der Entladung ermittelt werden, sind diese schriftlich durch den Frachtführer zu bestätigen. Darüber hinaus sind sämtliche Beschädigungen, Mengendifferenzen 4.3 Goods Receipt Inspection and Booking Basics 1. All deliveries must be carefully inspected immediately after receipt. The following checks have to be carried through at least: Visual inspection for damage in transit, climatical influences and visible production faults Completeness check of the delivery by means of the packing lists Check whether the correct loose part label has been fixed and whether its information is identical with the information of the packing list Comparison of the material marking (e.g. hard stamp marking) with the information of loose part labels and packing lists Random checks of the dimensions 2. It is imperative that the inspection of all material received is carried through before, during and after unloading. 3. Should any damage be identified before or during unloading, it must be confirmed in writing by the carrier. Furthermore any damage, difference in quantity or deviations from packing or marking Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 30 40

31 oder Abweichungen gegenüber den Anforderungen bzgl. der Verpackung und / oder Kennzeichnung, per Foto festzuhalten, schriftlich zu dokumentieren und den AG unmittelbar davon in Kenntnis zu setzen (siehe Kapitel 4.3.2). 4. Ist der Zustand der Losteil- oder Packstück- Etiketten schlecht oder fehlen diese sogar vollkommen, sind durch den jeweiligen Empfänger unverzüglich neue Etiketten beim AG anzufordern und anschließend anzubringen. Davon ausgeschlossen sind Empfänger, die die Losteile innerhalb von 14 Kalendertagen vollständig verbrauchen, bearbeiten oder montieren. 5. Die Buchung des Wareneingangs der Packstücke und Losteile ist durch den jeweiligen Empfänger über das Lieferantenportal durchzuführen. requirements must be photographed and laid down in writing. The CO has to be informed about that immediately (see paragraph 4.3.2). 4. If the condition of the loose part or packing labels is bad or if they are even missing completely, the respective receiver has to request new labels immediately from the CU and to fix them afterwards. All receivers who consume, work or assemble the loose parts completely within 14 calendar days are excluded from this. 5. The goods receipt booking of the packages and loose parts must be carried through by the respective receiver via the supplier portal. Abb. 16: Reiter WE buchen des Lieferantenportals Figure 16: Tab Goods Receipt Booking within the Supplier Portal Abweichungen dieser Vorgabe benötigen die schriftliche Genehmigung des AG. Lediglich in Einzelfällen und bei entsprechend hohem Materialdurchlauf wird der AN durch den AG mit einem Barcodescanner für die Wareneingangsbuchung ausgestattet. 6. Der Wareneingang ist mittels Unterschrift und Stempel (inkl. Firmenbezeichnung, Datum, Ort, Name des Mitarbeiters der Wareneingangsprüfung) auf den Lieferpapieren und jeder Packlistenseite zu bestätigen. In case of any deviations from this instruction the written approval by the CU is required. The CO will be equipped with a barcode scanner for the goods receipt booking only in exceptional cases and in case of correspondingly high material quantities. 6. The receipt of the goods must be acknowledged by means of signature and stamp (incl. company name, date, place, name of goods inspection staff) on all delivery documents and each page of the packing lists. Bei mehreren Packlisten ist die Vollständigkeit Abb. 17: Wareneingangsbestätigung entweder auf jeder einzelne Packlistenseite mittels Datum, Stempel und Unterschrift zu quittieren oder die Übergabe lediglich auf der ersten Seite zu quittieren, wenn jedoch zusätzlich die einzelnen Positionen auf den jeweiligen Packlistenseiten abgehakt und die Packlisten aneinander geheftet werden. In case of more than one packing list Figure 17: Acknowledgement of the Goods Receipt either the completeness must be confirmed by means of the date, a stamp and a signature on each packing list page or the surrender must only be confirmed on the first packing list page after the individual positions on the respective packing list pages have been ticked and the packing lists have been attached to each other. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 31 40

32 4.3.2 Schadens- / Mengenabweichungsbericht Schäden und Mengenabweichungen sind mittels eines, durch den AG bereitgestellten, Formulars zu dokumentieren. Auf diesem Formular sind durch den AN alle erforderlichen Informationen einzutragen und dem AG zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus ist der Schaden mittels Foto zu dokumentieren und dies auf den Lieferpapieren zu vermerken. Unmittelbar erkennbare Schäden (z.b. Mengenabweichung / Beschädigungen) sind spätestens bei Übergabe des Materials dem Frachtführer sowie dem AG aufzuzeigen. Nicht unmittelbar erkennbare Schäden sind innerhalb von 7 Tagen nach Ablieferung dem AG anzuzeigen. Wird diese Anzeige unterlassen, gilt das Material als ohne Beanstandung durch den AN angenommen Damage / Quantity Deviation Reports Any damage and quantity deviations must be documented by means of a form provided by the CU. All required information has to be written down in this form and to be provided for the CU. Moreover any damage must be documented by means of a photograph and stated in the delivery documents. Any obvious damage (e.g. quantity deviations / damage) must be reported to the carrier and the CU when surrendering the material at the latest. Any hidden damage must be reported to the CU not later than 7 days after receiving the material. If this reporting is not done by the CO to the CU, the delivery is considered accepted free of faults or deviations by the CO. Abb. 18: Beispiel einer Schadensaufnahme Zwischenlager / Umschlagsplätze In Zwischenlagern oder auf Umschlagsplätzen sind die Losteile i.d.r. nicht auszupacken. Somit kann eine detaillierte Wareneingangsprüfung und -buchung nur bei unverpackten / teilverpackten Losteilen durchgeführt werden. Befinden sich Losteile in Verpackungen, die einen direkten Zugang zu den Losteilen und somit zu den Losteil-Etiketten verhindern (z.b. geschlossene Holzkiste), sind, statt den Losteilen, die Packstücke mit den Packlisten abzugleichen und auf ordnungsgemäße Kennzeichnung, Vollzähligkeit sowie Transportschäden und Witterungseinflüsse zu untersuchen. Darüber hinaus ist der Zustand der Transportverpackung zu prüfen (z.b. Verkappung der Rohre, Zustand der Holzverschalungen empfindlicher Teile, etc.). Figure 18: Example of a Damage Documentation Intermediate Storage/Transshipment Places Loose parts are not to be unpacked as a rule in all intermediate storages and transshipment places. Thus a detailed goods receipt inspection and booking can only be carried through in case of unpacked / partly packed loose parts. If loose parts are in packages and there is no direct access to the loose part labels (e.g. closed wooden box), the packages have to be compared with the packing lists instead of the loose parts. They have to be checked for proper marking, completeness as well as damage in transit and climatical influences. Moreover the condition of the transport packing must be inspected (e.g. pipe caps, condition of wooden covers of sensitive parts, etc.). Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 32 40

33 4.3.4 Verpacker Ist der AN ein Verpacker, so sind die Losteile unverzüglich nach Erhalt detailliert durch den AN zu prüfen und der Wareneingang über das Lieferantenportal zu buchen. Alle erkannten Mängel und Abweichungen sind unverzüglich dem AG anzuzeigen (siehe Kapitel 4.3.2) Fertiger Ist der AN ein Fertiger, so sind die Losteile unverzüglich nach Erhalt detailliert durch den AN zu prüfen und der Wareneingang über das Lieferantenportal zu buchen. Alle erkannten Mängel und Abweichungen sind unverzüglich dem AG anzuzeigen (siehe Kapitel 4.3.2) Packing Company If the CO is a packing company, all loose parts must be inspected in detail by the CO immediately after receipt. The goods receipt must be booked via the supplier portal. The CU must be informed about all identified faults and deviations immediately (see paragraph 4.3.2) Manufacturer If the CO is a manufacturer, all loose parts must be inspected in detail by the CO immediately after receipt. The goods receipt must be booked via the supplier portal. The CU must be informed about all identified faults and deviations immediately (see paragraph 4.3.2) Baustelle Ist der AN ein Nachunternehmer auf einer der Baustellen des AG, so ist i.d.r. der Material Handling Manager des AG in erster Linie für die Wareneingangsbuchung zuständig. Die Wareneingangskontrolle ist hingegen durch den AN durchzuführen (siehe Kapitel 4.3.2). Bei Losteilen die in geschlossenen Packstücken angeliefert werden, sind diese im Beisein des Material Handling Managers zu öffnen. Werden derartige Packstücke nicht in dessen Beisein geöffnet, so gilt die Lieferung als ohne Beanstandung durch den AN angenommen. Ist aufgrund des Montageablaufes eine spätere Öffnung geschlossener Packstücke notwendig, ist der Material Handling Manager hierüber mindestens 1 Werktag vorher zu informieren. 4.4 Lagerverwaltung Grundsätzlich werden zwei Arten der Lagerverwaltung unterschieden: Verwaltung des Lagerortes Hier geht es ausschließlich um den Standort des Losteils (Land, Postleitzahl, Stadt, Straße, Hausnummer). Verwaltung des Lagerortes und -platzes Hier geht es zusätzlich zum Standort um den konkreten Lagerplatz des Losteils. Dabei sind die Lagerplätze gemeinschaftlich zwischen AN und AG festzulegen. Die Detaillierung der Lagerplatzdefinition kann dabei stark variieren. So kann ein Lagerplatz eine Halle oder eine abgegrenzte Außenfläche sein. Ein Lagerplatz kann, in seiner feinsten Stufe, jedoch auch ein Platz innerhalb eines jeweiligen Regals sein Construction Site If the CO is a sub-contractor on one of the construction sites of the CU, the Material Handling Manager on site is primarily responsible for the goods receipt booking as a rule. However, the goods receipt inspection has to be carried through by the CO (see paragraph 4.3.2). Loose parts which are supplied in closed packages must be opened in the presence of the Material Handling Manager. If such packages are not opened in his presence, the delivery is considered accepted free of faults or deviations by the CO. If a later opening of the package is required due to assembling processes, the Material Handling Manager must be informed not later than 1 working day in advance. 4.4 Storage Management Principally, two storage management types are distinguished: Management of the Storage Location This exclusively concerns the location of the loose parts (country, post code, town, street, number) Management of the Storage Location and Place This concerns the actual storage place of the loose part in addition to its storage location. The storage places are to be jointly defined by the CO and the CU. Storage place specifications can be very different. A storage place can be a hall or a separate external space. If specified very much in detail, the storage place can even be a space on a respective shelf. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 33 40

34 Soweit nichts anderes zwischen AN und AG schriftlich vereinbart wurde, gilt, in Abhängigkeit der Funktion des AN, folgende Tabelle: Funktion des AN Materiallieferant Fertiger Verpacker Zwischenlager / Umschlagsplatz Nachunternehmer auf der Baustelle Lagerortes X X X X Verwaltung des Lagerplatzes (X) Der AN ist verpflichtet sämtliche Warenbewegungen zwischen Lagerplätzen sowie sämtliche Auslagerungen aus dem jeweiligen Lagerort unverzüglich und ordnungsgemäß dem AG über das Lieferantenportal zu melden. Lediglich in Einzelfällen und bei entsprechend hohem Materialdurchlauf wird der AN durch den AG mit einem Barcodescanner für diese Tätigkeit ausgestattet Darstellung der Lagerplätze (Lagerplan) Wird durch den AN zusätzlich zum Lagerort der Lagerplatz der Losteile verwaltet (siehe Kapitel 4.4), hat dieser einen Lagerplan mit den tatsächlich genutzten Lagerplätzen sowie der Zuordnung zu den Lagercodes des AG (siehe Kapitel 4.5.1) zu erstellen und dem AG zu übergeben. X X The following table will apply in case of no other written agreement between the CO and the CU depending on the function of the CO: Function of the CO Material Supplier Manufacturer Packing Company Intermediate Storage / Transshipment Place Management of the Storage Location Storage Place Sub-Contractor on Site X X The CO is obliged to report any stock movements between storage places as well as any removals of materials from the respective storage location promptly and properly to the CU via the supplier portal. The CO will be equipped with a barcode scanner for the goods receipt booking only in exceptional cases and in case of correspondingly high material quantities. X X X X (X) Illustration of Storage Places (Storage Plan) If the storage place is managed by the CO in addition to the storage location (see paragraph 4.4), the CO has to create a storage plan with the actually used storage places as well as the respective storage codes of the CU (see paragraph 4.5.1) and to surrender this to the CU. Abb. 19: Lagerplan Die Bezeichnung der Lagerplätze erfolgt gemäß folgendem Schema: Stellen 1-4: Lieferantenkürzel (z.b. LIE1) Stelle 5: Bezeichnung Fläche / Halle (z.b. C) Stellen 6-7: Gang (z.b. 02) Stellen 8-9: Reihe (z.b. 02) Stelle 10: Ebene (z.b. 1) Freie Stellen sind mit einem _ aufzufüllen. Figure 19: Storage Plan The storage places are named according to following system: Digits 1-4: Supplier abbreviation (e.g. LIE1) Digit 5: Name of the area / hall (e.g. C) Digit 6-7: Column (e.g. 02) Digit 8-9: Line (e.g. 02) Digit 10: Level (e.g. 1) Free digits are to be completed by _. Ausgabe / Issue ( ) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 34 40