ginlo Team Manager Leitfaden für Administratoren

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1 ginlo Team Manager Leitfaden für Administratoren 28. Juni 2018

2 Inhalt Erste Schritte... 4 Warum gibt es den ginlo Team Manager nicht auch als Web-Anwendung?... 4 Systemanforderungen... 4 Systemvoraussetzungen für den ginlo Team Manager... 4 Systemvoraussetzungen für die App... 5 Empfohlene Browser für die ginlo Websites... 6 Unterstützte Sprachen... 6 Den ginlo Team Manager installieren... 6 Einen Team-Account erstellen... 6 Mit einem bestehenden Account anmelden... 7 Nutzer verwalten... 8 Nutzerrollen... 8 Nutzer einladen... 8 Nutzer manuell anlegen... 8 Nutzer importieren... 9 Format der CSV-Datei... 9 Eine Einladung erneut senden Eine Einladung zurücknehmen Nutzer bearbeiten Den Status eines Nutzers prüfen Nutzer archivieren Einen Nutzer archivieren Den Namen eines archivierten Nutzers ändern Das Nachrichtenarchiv eines Nutzers exportieren Schlüssel verwalten Schlüssel des Administrators Schlüssel der Nutzer Den Schlüssel eines Nutzers wiederherstellen Einstellungen Die Anzeigesprache für den ginlo Team Manager ändern Proxy-Einstellungen hinterlegen Einen Fehlerbericht senden Seite 2 von 22

3 Ein vergessenes Passwort zurücksetzen Das Account-Passwort zurücksetzen Die Schlüssel-Passphrase zurücksetzen Den ginlo Team Manager aktualisieren Support bekommen Logdateien Seite 3 von 22

4 Erste Schritte Der ginlo Team Manager ist ein Desktop-Tool zur einfachen und übersichtlichen Verwaltung Ihrer Nutzer und Ihrer Lizenz für ist eine Kommunikationsplattform für Unternehmen, bei denen die Vertraulichkeit von Daten an erster Stelle steht. Nutzen Sie um sicher zu kommunizieren, an Projekten zu arbeiten und Daten mit anderen Mitarbeitern, Partnern und Kunden auszutauschen, während Sie als Unternehmen immer die Kontrolle über die Daten behalten. Warum gibt es den ginlo Team Manager nicht auch als Web-Anwendung? Das Verschlüsselungskonzept von basiert auf der Verwendung von Teamschlüsseln, die während der Registrierung erzeugt werden. Mithilfe dieser Teamschlüssel kann ein Administrator bei Bedarf das Nachrichten-Schlüsselpaar eines Nutzers entschlüsseln. Um sicherzustellen, dass die Teamschlüssel in einer sicheren Umgebung erzeugt und verwendet werden, haben wir uns für eine Desktop-basierte Administrationslösung entschieden. Dies ist der einzige Ort, an dem Ihre Teamschlüssel unverschlüsselt vorliegen. Weitere Infos zur Verschlüsselung in finden Sie im Security Whitepaper ( Systemanforderungen Für die Nutzung aller Komponenten gelten die folgenden Mindest-Hardware- und Software-Anforderungen. Systemvoraussetzungen für den ginlo Team Manager Hier finden Sie die Mindestanforderungen für die Nutzung des ginlo Team Managers auf einem Windows PC oder einem Mac: Anforderung macos Windows OS 10.9 (Mavericks) Windows 7 (64 Bit) Bildschirmauflösung 1024 x x 768 Hardware Empfohlener interner Speicher Dual Core-Prozessor Dual Core-Prozessor 4 GB RAM 4 GB RAM 100 MB 100 MB Seite 4 von 22

5 Systemvoraussetzungen für die App Hier finden Sie die Mindestanforderungen für die Nutzung des auf einem Android-Smartphone oder einem iphone: Anforderung ios Android OS x Bildschirmgröße 4 Zoll 4,3 Zoll Bildschirmausrichtung Empfohlener interner Speicher Nur Hochformat (mit Ausnahme der Vorschau von Anhängen) 50 MB (App) 1 GB (persönliche Daten) Nur Hochformat (mit Ausnahme der Vorschau von Anhängen) 50 MB (App) 1 GB (persönliche Daten) Die App wurde auf den folgenden Android-Smartphones und iphones getestet: Gerät OS LG 4 Android Samsung Galaxy S7 Android 7.0 Sony Xperia XZ Android Google Pixel Android 8.1 iphone 5 ios iphone 5s ios iphone 6 ios iphone 7 Plus ios Bei anderen Geräten kann es in Ausnahmefällen auch unter den oben genannten Mindestanforderungen zu Beeinträchtigungen kommen, beispielsweise bei der Darstellung. Bitte nutzen Sie die kostenlose Testphase, um die Kompatibilität von mit den in Ihrem Unternehmen eingesetzten Geräten zu prüfen. Tablets unterstützen wir derzeit nicht offiziell. Sie können gerne auf Ihrem Tablet ausprobieren (und vieles funktioniert auch gut), aber wir können uns im Moment leider nicht um Fehler kümmern, die dabei auftreten. Seite 5 von 22

6 Empfohlene Browser für die ginlo Websites Für den Zugriff auf die Websites und work.ginlo.net empfehlen wir Ihnen, die aktuelle Version einer der folgenden Browser zu nutzen: Chrome Safari Firefox Internet Explorer 11 Edge Chrome Mobile Safari in der Mobilversion Android-Standardbrowser Unterstützte Sprachen Die App, der ginlo Team Manager sowie unsere Websites und work.ginlo.net sind auf Deutsch und Englisch verfügbar. Weitere Sprachen sind in Planung. Den ginlo Team Manager installieren Sie können den ginlo Team Manager kostenlos von unserer Website herunterladen. Der ginlo Team Manager kann unter Windows und macos installiert werden. So installieren Sie den ginlo Team Manager: 1. Laden Sie die Installationsdatei (EXE- oder DMG-Datei) von unserer Website ( herunter. 2. Wechseln Sie in den Ordner, in dem Sie die Datei gespeichert haben. 3. Doppelklicken Sie auf die Installationsdatei. Die Installation des ginlo Team Managers wird gestartet. Nach der Installation wird der ginlo Team Manager automatisch geöffnet. Jetzt können Sie Ihren Team-Account erstellen (siehe auch "Einen Team-Account erstellen" auf Seite 6). Einen Team-Account erstellen 1. Starten Sie den ginlo Team Manager. Die Willkommensseite wird angezeigt. 2. Tippen Sie im Bereich Neu bei auf Account erstellen. 3. Geben Sie die folgenden Informationen ein: Vor- und Nachname Seite 6 von 22

7 -Adresse Teamname Account-Passwort Tipp: Es gibt keine festen Regeln für das Passwort. Ein farbiger Balken unter dem Eingabefeld zeigt Ihnen, wie unsicher bzw. sicher Ihr Passwort ist. 4. Die Option zum Senden eines Fehlerberichts im Hintergrund ist standardmäßig aktiviert. Damit helfen Sie uns, den ginlo Team Manager kontinuierlich zu verbessern und Fehler ausfindig zu machen. Falls Sie dies nicht möchten, können Sie die Option Ich stimme zu, dass ein Fehlerbericht im Hintergrund gesendet wird selbstverständlich deaktivieren. Wenn Sie später Ihre Meinung ändern, können Sie Ihre Zustimmung jederzeit wieder rückgängig machen (siehe auch "Einen Fehlerbericht senden" auf Seite 18). 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Sie erhalten eine Bestätigungs- . Klicken Sie auf den Link in der , um Ihre -Adresse zu bestätigen. Tipp: Wenn Sie keine bekommen haben, prüfen Sie bitte Ihre -Adresse. Falls diese einen Fehler enthält, klicken Sie auf Zurück, und registrieren Sie sich neu. 7. Sobald Ihre -Adresse bestätigt wurde, klicken Sie auf Weiter. Der ginlo Team Manager erzeugt nun die Schlüssel für Sie und Ihr Unternehmen. Weitere Informationen zur Erzeugung des Schlüssels und zur Verschlüsselung bei finden Sie im Security Whitepaper ( 8. Klicken Sie auf ginlo Team Manager jetzt starten, um den ginlo Team Manager zu öffnen. Jetzt können Sie Nutzer in Ihr Team einladen (siehe auch "Nutzer einladen" auf Seite 8). Mit einem bestehenden Account anmelden 1. Starten Sie den ginlo Team Manager. Die Willkommensseite wird angezeigt. 2. Geben Sie im Bereich Anmelden Ihre -Adresse und Ihr Account-Passwort ein. 3. Klicken Sie auf Anmelden. Das Dashboard des ginlo Team Managers wird geöffnet. Hier erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre Nutzer und Ihre Lizenz. Seite 7 von 22

8 Nutzer verwalten Mit dem ginlo Team Manager verwalten Sie alle Nutzer in Ihrem Unternehmen. Sie können neue Nutzer hinzufügen und einladen, Einladungen zurücknehmen und erneut senden, Nutzer archivieren und Nachrichtenarchive exportieren. Nutzerrollen Sie können beim Anlegen eines Nutzers derzeit eine der folgenden Rollen vergeben: Mitglied: Mitglieder können alle anderen Nutzer in ihrem Team sehen und mit diesen kommunizieren. Diese Rolle wird typischerweise internen Mitarbeitern zugewiesen. Gast: Gäste sehen zunächst keine anderen Nutzer in ihrem Team und können auch keine Unterhaltungen beginnen. Allerdings können alle Mitglieder im Team den Gast in ihren Kontakten finden und Einzel- oder Gruppenunterhaltungen mit dem Gast beginnen. Alle Teilnehmer an diesen Unterhaltungen werden dann zu den Kontakten des Gasts hinzugefügt. Mit diesen kann nun der Gast selbst neue Unterhaltungen beginnen. Diese Rolle wird typischerweise externen Kommunikationspartnern zugewiesen, z. B. Kunden oder Dienstleistern, die nur Kontakt zu bestimmten Nutzern in Ihrem Unternehmen brauchen. Tipp: Weitere Informationen zur Kommunikation in aus der Perspektive der verschiedenen Nutzerrollen finden Sie in unseren Leitfäden Erste Schritte in für Mitglieder und Gäste ( Hinweis: Derzeit können Sie Rollen nur beim Anlegen eines Nutzers zuweisen. In einer der künftigen Versionen wird es auch möglich sein, die Rolle eines bestehenden Nutzers zu ändern. Nutzer einladen Sie können Nutzer manuell anlegen oder mithilfe einer CSV-Datei importieren. Während Ihrer 30-tägigen Testphase können Sie bis zu 100 Nutzer in Ihr Team einladen. Nutzer manuell anlegen 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Nutzer > Nutzer einladen. 2. Wählen Sie eine Rolle für den Nutzer aus. Derzeit stehen die Rollen Mitglied und Gast (siehe auch "Nutzerrollen" auf Seite 8) zur Auswahl. 3. Geben Sie den Vornamen, Nachnamen und die -Adresse des neuen Nutzers ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Der neue Nutzer erscheint nun in der Liste der Nutzer. 4. Fügen Sie auf diese Weise weitere Nutzer hinzu. 5. Wenn Sie alle Nutzer hinzugefügt haben, klicken Sie auf Einladen, um sie in Ihr Team einzuladen. Seite 8 von 22

9 Die neuen Nutzer erhalten eine Einladungs- für Die enthält Links zum Download der App aus dem Apple App Store und dem Google Play Store sowie einen QR-Code zum Aktivieren des Accounts. Tipp: Weitere Infos zum Aktivierungsprozess eines neuen Nutzers finden Sie in unseren Leitfäden Erste Schritte in für Mitglieder und Gäste ( Nutzer importieren Eine Alternative zum manuellen Hinzufügen von Nutzern ist der Import aus einer CSV-Datei (siehe auch "Format der CSV-Datei" auf Seite 9). So importieren Sie Nutzer aus einer CSV-Datei: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Nutzer > Nutzer einladen. 2. Klicken Sie auf Aus CSV-Datei importieren. 3. Klicken Sie auf Datei auswählen, und wählen Sie die gewünschte CSV-Datei aus. 4. Klicken Sie auf Öffnen. Die importierten Nutzer werden jetzt in der Liste x Nutzer hinzugefügt angezeigt. 5. Prüfen Sie, ob alle Zeichen richtig dargestellt werden. Falls nicht, wählen Sie eine andere Codierung aus der Dropdown-Liste aus. Falls keine der Codierungen funktioniert, überprüfen Sie bitte, ob Ihre CSV-Datei mit der richtigen Zeichencodierung erstellt wurde. 6. Einträge, die nicht importiert werden können, werden in der unteren Tabelle aufgelistet. Korrigieren Sie die Daten in der CSV-Datei, und starten Sie den Import nochmal. Alternativ können Sie die entsprechenden Nutzer auch manuell hinzufügen (siehe auch "Nutzer manuell anlegen" auf Seite 8). Hinweis: Wenn Sie zwei CSV-Dateien nacheinander importieren, überschreibt die zweite Datei die Einträge aus der ersten. Manuell hinzugefügte Nutzer sind davon nicht betroffen. 7. Klicken Sie auf Einladen, um die importierten Nutzer in Ihr Team einzuladen. Die neuen Nutzer erhalten eine Einladungs- für Die enthält Links zum Download der App aus dem Apple App Store und dem Google Play Store sowie einen QR-Code zum Aktivieren des Accounts. Tipp: Weitere Infos zum Aktivierungsprozess eines neuen Nutzers finden Sie in unseren Leitfäden Erste Schritte in für Mitglieder und Gäste ( Format der CSV-Datei Die CSV-Datei muss die folgenden Spalten enthalten: role Mögliche Werte sind member oder guest (siehe auch "Nutzerrollen" auf Seite 8). firstname lastname Seite 9 von 22

10 Beispiel einer CSV-Datei: role,firstname,lastname, Eine Einladung erneut senden Wenn ein zu eingeladener Nutzer seine Einladungs- verloren hat oder diese nicht mehr gültig ist, können Sie die Einladung erneut senden. So senden Sie eine Einladung erneut: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Nutzer > Übersicht. Sie sehen eine Liste aller Nutzer. 2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus, und klicken Sie auf. 3. Wählen Sie Einladung erneut senden. Der Nutzer erhält eine neue Einladungs- mit einem neuen QR-Code zur Aktivierung seines Accounts. Eine Einladung zurücknehmen Solange ein Nutzer seinen Account noch nicht aktiviert und den Status Eingeladen hat, können Sie dessen Einladung zurücknehmen. So nehmen Sie eine Einladung zurück: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Nutzer > Übersicht. Sie sehen eine Liste aller Nutzer. 2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus, und klicken Sie auf. 3. Wählen Sie Einladung zurücknehmen. Die Einladung wird sofort zurückgenommen, und der Nutzer wird aus der Liste der Nutzer entfernt. Der Nutzer wird per darüber informiert, dass seine Einladung zurückgenommen wurde. Nutzer bearbeiten Derzeit können Sie den Vor- und Nachnamen eines Nutzers ändern. So bearbeiten Sie einen Nutzer: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Nutzer > Übersicht. Seite 10 von 22

11 Sie sehen eine Liste aller Nutzer. 2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus, und klicken Sie auf. 3. Wählen Sie Nutzer bearbeiten. 4. Geben Sie Ihre Änderungen in das Dialogfenster Nutzer bearbeiten ein. 5. Klicken Sie auf Speichern. Den Status eines Nutzers prüfen Um herauszufinden, wer bereits in Ihrem Team ist und wer die Einladung noch nicht angenommen hat, können Sie die Status Ihrer Nutzer prüfen. So prüfen Sie den Status eines Nutzers: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Nutzer > Übersicht. Sie sehen eine Liste aller Nutzer. 2. Ein Nutzer kann einen der folgenden Status haben: Eingeladen: Der Nutzer hat eine Einladung bekommen, hat seinen Account jedoch noch nicht aktiviert. Einladung abgelaufen: Der Nutzer hat die Aktivierung seines Accounts nicht innerhalb der Frist von 7 Tagen abgeschlossen. Aktivierung begonnen Der Nutzer hat damit begonnen, seinen Account in der App zu aktivieren. Allerdings wurde der Schlüssel des Nutzers noch nicht erzeugt. Das bedeutet: Der Nutzer ist für andere im Team noch nicht sichtbar und kann noch nicht mit ihnen kommunizieren. Wenn dieser Status für einen längeren Zeitraum angezeigt wird, fragen Sie den Nutzer bitte, ob er die App während der Erzeugung des Schlüssels versehentlich geschlossen hat oder ob Verbindungsprobleme aufgetreten sind. Wenn dies der Fall ist, muss der Nutzer die App erneut öffnen und sich eventuell auch neu anmelden. Sobald der Nutzer die Übersicht der Unterhaltungen sieht, wurde sein Schlüssel erzeugt, und die Aktivierung ist abgeschlossen. Der Status ändert sich dann in Aktiv. Aktiv: Der Nutzer hat die Aktivierung seines Accounts abgeschlossen und kann die App nutzen. Schlüssel angefordert: Der Nutzer hat Ihnen eine Anfrage zum Wiederherstellen seines Schlüssels (siehe auch "Den Schlüssel eines Nutzers wiederherstellen" auf Seite 15) geschickt. Der Grund ist in der Regel, dass der Nutzer die App auf einem neuen Gerät einrichten möchte, jedoch kein eigenes Schlüssel-Backup hat oder die zugehörige Schlüssel-Passphrase vergessen hat. Seite 11 von 22

12 Nutzer archivieren Sie können bestehende Nutzer archivieren, z. B., wenn ein Nutzer das Unternehmen verlassen hat. Die betroffenen Nutzer werden per darüber informiert, dass sie die App nicht mehr öffnen können. Das verschlüsselte Nachrichtenarchiv eines Nutzers bleibt auf dem ginlo Server gespeichert, und Sie als Administrator können es weiterhin entschlüsseln (siehe auch "Das Nachrichtenarchiv eines Nutzers exportieren" auf Seite 13). Weitere Infos zum Umgang mit den Daten archivierter Nutzer finden Sie im Privacy Whitepaper ( Hinweis: Archivierte Nutzer können derzeit nicht reaktiviert werden. Welche Auswirkungen hat das Archivieren von Nutzern noch in Ein archivierter Nutzer wird aus den Kontakten aller anderen Nutzer im Team entfernt. Ein archivierter Nutzer wird aus allen Gruppenunterhaltungen entfernt. Die anderen Teilnehmer können dessen Nachrichten jedoch weiterhin in den Gruppenunterhaltungen sehen. Andere Nutzer können weiterhin die Einzelunterhaltung mit einem archivierten Nutzer öffnen. Sie können allerdings keine Nachrichten mehr an diesen Nutzer schicken. Das Profilbild eines archivierten Nutzers wird aus allen Unterhaltungen entfernt. Einen Nutzer archivieren 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Nutzer > Übersicht. Sie sehen eine Liste aller Nutzer. 2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus, und klicken Sie auf. 3. Wählen Sie Nutzer archivieren. 4. Bestätigen Sie durch Eingabe Ihres Account-Passworts und Klick auf OK, dass Sie zum Archivieren des Nutzers berechtigt sind. Der Nutzer wird nun archiviert und in die Übersicht der archivierten Nutzer verschoben. Diese können Sie in der Navigationsleiste über das Menü Nutzer > Archivierte Nutzer aufrufen. Den Namen eines archivierten Nutzers ändern Sie können einen archivierten Nutzer pseudonymisieren, indem Sie seinen Vor- und Nachnamen ändern, z. B. in eine Mitarbeiter-ID. In den Unterhaltungen der App wird der Name des Nutzers dann durch den geänderten Namen ersetzt. Der Inhalt der Nachrichten ist allerdings nicht von diesen Änderungen betroffen. Andere Nutzer im Team können also eventuell trotzdem noch erkennen, welcher Nutzer hinter einem pseudonymisierten Namen steht. So ändern Sie den Namen eines archivierten Nutzers: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Nutzer > Archivierte Nutzer. Sie sehen eine Liste aller archivierten Nutzer. Seite 12 von 22

13 2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus, und klicken Sie auf. 3. Wählen Sie Nutzer bearbeiten. 4. Geben Sie Ihre Änderungen in das Dialogfenster Nutzer bearbeiten ein. 5. Klicken Sie auf Speichern. Das Nachrichtenarchiv eines Nutzers exportieren Mit dem ginlo Team Manager können Sie als Administrator die Nachrichten eines aktiven sowie archivierten Nutzers (siehe auch "Nutzer archivieren" auf Seite 12) aus einem bestimmten Zeitraum exportieren und entschlüsseln. Das exportierte Archiv enthält Textnachrichten und optional auch Anhänge. Sie sollten die Exportfunktion nur dann nutzen, wenn der Zugriff auf diese Inhalte im berechtigten Interesse des Unternehmens liegt. Ein aktiver Nutzer, dessen Nachrichtenarchiv exportiert wurde, wird per darüber benachrichtigt. So exportieren Sie das Nachrichtenarchiv eines Nutzers: 1. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus: Um die Nachrichten eines aktiven Nutzers zu exportieren, wählen Sie in der Navigationsleiste das Menü Nutzer > Übersicht. Um die Nachrichten eines archivierten Nutzers zu exportieren, wählen Sie in der Navigationsleiste das Menü Nutzer > Archivierte Nutzer. 2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus, und klicken Sie auf. 3. Wählen Sie Nachrichtenarchiv exportieren. Das Dialogfenster Nachrichtenarchiv exportieren wird geöffnet. 4. Geben Sie das Start- und Enddatum für den Export ein. Wählen Sie außerdem den Ordner, in dem das Nachrichtenarchiv gespeichert werden soll. 5. Die Option Anhänge ebenfalls exportieren ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie diese, wenn Sie die Anhänge nicht mitexportieren möchten. 6. Bestätigen Sie durch Eingabe Ihrer Schlüssel-Passphrase, dass Sie zum Export des Nachrichtenarchivs berechtigt sind. 7. Klicken Sie auf Exportieren. Die Textnachrichten und Anhänge des Nutzers werden separat für jede Einzel- und Gruppenunterhaltung exportiert. Die Textnachrichten aus den jeweiligen Einzel- und Gruppennachrichten werden in separate Textdateien exportiert (messages.txt). Seite 13 von 22

14 Die Ordnerstruktur und -benennung ist wie folgt: /Vorname_Nachname_YYYY-MM-DDTHHmmss.sss/.../OneToOne/.../Name des Teilnehmers/ messages.txt Anhänge.../Group/.../Name der Gruppenunterhaltung/ messages.txt Anhänge Seite 14 von 22

15 Schlüssel verwalten ist eine vollverschlüsselte Plattform für die Kommunikation im Unternehmen. Das Konzept dahinter basiert auf dedizierten Schlüsseln für Administrator und Nutzer. So können Ihre Nutzer sicher miteinander kommunizieren, während Sie als Administrator immer die Kontrolle behalten. Weitere Infos zu unserem Verschlüsselungskonzept finden Sie im Security Whitepaper ( Schlüssel des Administrators Ihr Administratorschlüssel wird erzeugt, wenn Sie Ihr Team registrieren. Er wird benötigt, wenn Sie bestimmte administrative Aktionen durchführen, z. B. das Nachrichtenarchiv eines Nutzers exportieren. In solchen Fällen wird der Schlüssel aus dem Backup geholt, das Sie während der Registrierung erstellt haben. Dieses Backup brauchen Sie auch, wenn Sie die App auf Ihrem Smartphone einrichten wollen (Details hierzu finden Sie in der Benutzerhilfe ( Für den Zugriff auf Ihr Backup müssen Sie die Schlüssel-Passphrase eingeben, die Sie während der Erstellung des Backups vergeben haben. Wichtiger Hinweis: Wir als Anbieter können eine vergessene Passphrase leider nicht für Sie zurücksetzen verwahren Sie sie deshalb unbedingt an einem sicheren Ort! Sie selbst können nur dann Ihre Passphrase zurücksetzen (siehe auch "Die Schlüssel-Passphrase zurücksetzen" auf Seite 19), wenn Sie auch die App nutzen. Schlüssel der Nutzer Für jeden Nutzer wird bei der Account-Registrierung ein Schlüssel auf dem Endgerät des Nutzers erzeugt. Damit werden die Nachrichten des Nutzers verschlüsselt und entschlüsselt. Um den Schlüssel auf ein neues Gerät übertragen zu können, haben die Nutzer die Möglichkeit, eigene Schlüssel-Backups zu erstellen (Details hierzu finden Sie in der Benutzerhilfe ( Wir empfehlen, dass jeder Nutzer ein solches Backup erstellt: Damit können Ihre Nutzer auch ohne Ihre Hilfe die App ganz einfach selbst auf einem neuen Gerät einrichten. Wenn jedoch ein Nutzer kein eigenes Backup hat oder seine Schlüssel-Passphrase vergessen hat, können Sie als Administrator den Schlüssel für den Nutzer wiederherstellen. Den Schlüssel eines Nutzers wiederherstellen Beim Einrichten der App auf einem neuen Gerät hat der Nutzer die Möglichkeit, Ihnen eine Anfrage zum Wiederherstellen seines Schlüssels zu schicken. Das ist nötig, wenn der Nutzer kein eigenes Schlüssel-Backup hat oder seine Schlüssel-Passphrase vergessen hat. Sie werden in diesem Fall per benachrichtigt. Wichtiger Hinweis: Damit Ihr gesamtes Team weiterhin mit einem Nutzer chatten kann, dessen Schlüssel wiederhergestellt wurde, benötigen alle Nutzer in Ihrem Team die App-Version oder höher. Seite 15 von 22

16 So stellen Sie den Schlüssel eines Nutzers wieder her: 1. Vergewissern Sie sich aus Sicherheitsgründen, dass die Anfrage tatsächlich von dem angegebenen Nutzer stammt. Fragen Sie dazu z. B. per Telefon oder nach. 2. Melden Sie sich im ginlo Team Manager an. 3. Wählen Sie in der Navigationsleiste Nutzer > Übersicht. Sie sehen eine Liste aller Nutzer. 4. Wählen Sie den Nutzer aus, der Ihnen die Anfrage geschickt hat. Hinweis: Sie erkennen den betreffenden Nutzer auch an seinem Status: Dieser hat sich von Aktiv in Schlüssel angefordert geändert. 5. Klicken Sie auf, und wählen Sie dann Schlüssel wiederherstellen. 6. Authentifizieren Sie sich mit Ihrer Schlüssel-Passphrase, und klicken Sie auf OK. Der Nutzer wird automatisch darüber informiert, dass sein Schlüssel wiederhergestellt wurde, und kann dann die App auf seinem neuen Gerät wie gewohnt nutzen. Seite 16 von 22

17 Einstellungen ginlo Team Manager In den Einstellungen können Sie momentan Ihre Proxy-Einstellungen hinterlegen, das Senden von Fehler- und Absturzberichten aktivieren oder deaktivieren sowie die Anzeigesprache ändern. Die Anzeigesprache für den ginlo Team Manager ändern Der ginlo Team Manager steht auf Deutsch und Englisch zur Verfügung. So ändern Sie die Anzeigesprache für den ginlo Team Manager: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Einstellungen > Sprache. 2. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus der Drop-down-Liste Sprache auswählen aus. 3. Klicken Sie auf Speichern. Die Anzeigesprache wird sofort umgestellt ein Neustart des ginlo Team Managers ist nicht notwendig. Proxy-Einstellungen hinterlegen Wenn Ihr Netzwerk über einen Proxy-Server auf das Internet zugreift, geben Sie die Details in den Proxy-Einstellungen ein. So hinterlegen Sie Ihre Proxy-Einstellungen: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Einstellungen > Proxy-Einstellungen. 2. Legen Sie fest, wie die Verbindung zum Proxy-Server erfolgen soll: Über HTTP oder Über SOCKS5 3. Geben Sie die URL oder IP-Adresse des Proxy-Servers ein. 4. Geben Sie die Portnummer des Proxy-Servers ein. Sie können einen Wert zwischen 1024 und eingeben (gängige Portnummern sind 8080, 1080 und 3128). 5. Wenn Ihr Proxy-Server vor dem Zugriff auf das Internet eine Authentifizierung erfordert, aktivieren Sie die Option Benutzername und Passwort erforderlich. 6. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort ein. 7. Klicken Sie auf Speichern. Seite 17 von 22

18 Einen Fehlerbericht senden Um uns dabei zu helfen, den ginlo Team Manager zu verbessern und Fehler ausfindig zu machen, erlauben Sie der Anwendung bitte, im Fall von Fehlern eine Logdatei an uns zu schicken. Wenn Sie später Ihre Meinung ändern, können Sie Ihre Zustimmung jederzeit wieder rückgängig machen. Die Logdatei wird im Hintergrund gesendet und enthält keine persönlichen Informationen. Weitere Infos zum Umgang mit Ihren Daten und zum Datenschutz finden Sie im Privacy Whitepaper ( So aktivieren/deaktivieren Sie das Senden einer Logdatei: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Einstellungen > Fehlerbericht. 2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Ich stimme zu, dass ein Fehlerbericht im Hintergrund gesendet wird. Seite 18 von 22

19 Ein vergessenes Passwort zurücksetzen Sie haben Ihr Account-Passwort oder Ihre Schlüssel-Passphrase vergessen? Hier erfahren Sie, was Sie jetzt tun können. Das Account-Passwort zurücksetzen Das Account-Passwort schützt Ihren ginlo Account vor unberechtigtem Zugriff. Sie müssen es zusammen mit Ihrer registrierten -Adresse eingeben, z. B., wenn Sie sich im ginlo Team Manager oder auf einem anderen Gerät in anmelden wollen. So setzen Sie Ihr Account-Passwort zurück: 1. Wählen Sie auf der Anmeldeseite des ginlo Team Managers, der App oder des ginlo Kundenportals (work.ginlo.net) die Option Account-Passwort vergessen? 2. Geben Sie die -Adresse ein, mit der Sie sich beim ginlo Team Manager registriert haben, und wählen Sie OK. 3. Klicken Sie auf den Link in der , die wir an Ihre -Adresse geschickt haben. Damit stellen wir sicher, dass Sie (und nicht ein Angreifer) Ihr Passwort ändern. 4. Vergeben Sie ein neues Account-Passwort, und bestätigen Sie es. Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, ein sicheres und individuelles Passwort zu verwenden, das zum Beispiel Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält. 5. Wählen Sie OK. Auf der Anmeldeseite können Sie sich jetzt mit Ihrem neuen Account-Passwort anmelden. Die Schlüssel-Passphrase zurücksetzen Wenn Sie Ihre Schlüssel-Passphrase vergessen haben, können Sie sie nur zurücksetzen, wenn Sie auch die -App nutzen. Dann können Sie ein neues Schlüssel-Backup mit einer neuen Schlüssel-Passphrase erstellen. So setzen Sie Ihre Schlüssel-Passphrase zurück: 1. Öffnen Sie die App auf Ihrem Smartphone. 2. Öffnen Sie die Einstellungen: Tippen Sie unter Android oben links auf, und wählen Sie Einstellungen. Tippen Sie unter ios in der unteren Menüleiste auf. 3. Tippen Sie auf Sicherheitseinstellungen und dann auf Schlüssel-Passphrase ändern. 4. Vergeben Sie eine neue Schlüssel-Passphrase, und bestätigen Sie diese. Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, eine sichere und individuelle Schlüssel-Passphrase zu verwenden, die zum Beispiel Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält. Seite 19 von 22

20 5. Tippen Sie auf Schlüssel-Passphrase vergeben. Ihr Schlüssel-Backup ist nun mit Ihrer neuen Schlüssel-Passphrase geschützt. Sie können die neue Passphrase auch im ginlo Team Manager verwenden. Seite 20 von 22

21 Den ginlo Team Manager aktualisieren Sie erhalten regelmäßig Updates für den ginlo Team Manager. Bei einem größeren Update erscheint direkt nach Ihrer Anmeldung im ginlo Team Manager eine Benachrichtigung. Wir empfehlen Ihnen, größere Updates immer zeitnah zu installieren. Wenn ein kleines Update zur Verfügung steht, sehen Sie ein kleines gelbes Symbol in der Navigationsleiste, rechts neben dem Menü Update. So laden Sie eine neue Version des ginlo Team Managers herunter: 1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Updates. Sie sehen die aktuell installierte Version sowie die Versionsnummer der neuesten Version und die darin enthaltenen Neuerungen und Fehlerkorrekturen. 2. Klicken Sie auf Update herunterladen. Support bekommen Wenn Sie Fragen zum ginlo Team Manager haben oder wenn's mal zwickt und der ginlo Team Manager nicht so will, wie Sie es möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice ( Logdateien Für den ginlo Team Manager wird im Hintergrund eine Logdatei mit Fehlern gesendet, wenn Sie dem zugestimmt haben (siehe auch "Einen Fehlerbericht senden" auf Seite 18). Für die App gibt es 2 Logdateien, die ein Nutzer zur Fehleranalyse senden kann: eine App-Logdatei und einen Absturzbericht. App-Logdatei Bei Bedarf kann Ihnen ein Nutzer seine App-Logdatei schicken. Dazu muss der Nutzer in seiner App nur in die Einstellungen wechseln und dort auf Support bekommen > Logdatei jetzt senden tippen. Sie als Administrator können diese dann bei Bedarf an Brabbler weiterleiten. Wichtiger Hinweis: Bitte entfernen Sie alle nutzerbezogenen Daten, z. B. den Namen und die -Adresse des Absenders, bevor Sie die App-Logdatei an Brabbler weiterleiten. Die App-Logdatei enthält die folgenden Informationen: App-Name App-Version Hersteller-ID (Geräte-ID) Mono-Version Version des Betriebssystems Seite 21 von 22

22 Gerätemodell Request-ID und Endpunkt aller fehlgeschlagenen Serveraufrufe IDs eingegangener und gesendeter Nachrichten Aufgerufene Seiten Aktionen des Nutzers (angetippte Buttons oder Icons) Crash-Logdatei Wenn die App eines Nutzers einmal abstürzt oder nicht mehr reagiert, kann der Nutzer entscheiden, ob er einen Absturzbericht an Brabbler senden will. Dieser enthält die Informationen zur Ursache des Absturzes, z. B. einen Fehler oder unerwartetes Verhalten. Der Absturzbericht wird im Hintergrund gesendet und enthält keine persönlichen Informationen. Weitere Infos zum Umgang mit Ihren Daten und zum Datenschutz finden Sie im Privacy Whitepaper ( Seite 22 von 22