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1 Das Softwarehaus für Schulen Erstellen der Änderungsmitteilung LBV Nordrhein-Westfalen mit U2LBV (Stand: 05/2011) PEDAV : Das Softwarehaus für Schulen ort : Essen-Schönebeck str : Schönebecker Straße 1 tel : (0201) http : //www.pedav.de mail :

2 Mit Post vom bekamen die Schulen in Nordrhein-Westfalen die Mitteilung des LBV, dass ab dem die Änderungsmitteilung zur Mehrarbeit mit einem 2D-Matrix-Code versehen sein musste. Bisher konnten Sie zur Erstellung des Abrechnungsdokuments ein von uns vorgefertigtes Word- Seriendruck-Formular benutzen. Mit Hilfe der Exportdatei gppnrw.txt konnten die Seriendruckfelder gefüllt und das Dokument anschließend erstellt bzw. ausgedruckt werden. Diese Praxis kann aufgrund der Erstellung des 2D-Matrix-Codes nicht mehr genutzt werden. Stattdessen wurde vom LBV ein pdf-dokument zur Verfügung gestellt, in welchem die für die Abrechnung relevanten Daten manuell eingetragen werden müssen. Anhand der Eingaben wird dann der 2D-Matrix-Code generiert. Das Füllen des pdf-dokuments im Seriendruckverfahren war für die Firma Gruber & Petters aus Untis heraus nicht möglich. Stattdessen haben wir von Herrn Ulrich Blomeyer von der Geschwister-Scholl Gesamtschule in Moers ein Programm zur Verfügung gestellt bekommen, welches zur Erstellung des pdf-dokuments genutzt werden kann. 1. Download & Installation des Programms U2LBV Laden Sie die Datei von unserer Internetseite unter herunter und entpacken Sie anschließend das zip-archiv auf Ihrer lokalen Festplatte. In dem entpackten Ordner finden Sie die Installationsdatei u2lbv-setup.exe. Starten Sie die Installation durch einen Doppelklick auf die Datei. Mit dem Begrüßungsbildschirm starten Sie den Installationsprozess. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter um die Installation fortzusetzen. Die Hinweise auf den Kontakt zu Herrn Blomeyer können Sie ebenfalls mit der Schaltfläche Weiter quittieren. Grundsätzlich können die Kontaktinformationen auch nach der Installation später im Programm noch einmal abgefragt werden PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 2

3 Im folgenden Dialog können Sie Ihre Informationen wie Name und Organisation hinterlegen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben anschließend mit der Schaltfläche Weiter. Das Programm erfragt im nächsten Installations- Schritt, unter welchem Pfad die Installation durchgeführt werden soll. Standardmäßig wird das Programm unter C:\Programme\U2LBV installiert. Im Optimalfall installieren Sie das Programm in dem vorgegebenen Pfad, da später Dateien dort editiert bzw. abgelegt werden müssen. Nachdem der Installationspfad mit Weiter bestätigt wurde, fragt das Programm anschließend nach dem Eintrag im Windows-Start-Menü. Vorgeschlagen wird der Ordner U2LBV, in welchem das Programm nach der Installation gefunden und gestartet werden kann. Im nächsten Schritt können Sie festlegen, ob Sie eine Verknüpfung zum Programm direkt auf dem Desktop haben möchten, und / oder eine Verknüpfung in der Schnellstartleiste angelegt werden soll. Treffen Sie eine Auswahl und bestätigen Sie diese erneut mit der Schaltfläche Weiter PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 3

4 Nun folgt die Zusammenfassung Ihrer getätigten Eingaben während der letzten Schritte. Sollten Sie hier Fehleingaben feststellen, können Sie mit der Schaltfläche Zurück die entsprechende Stelle im Installationsassistenten aufrufen, um dort die gewünschte Änderung durchzuführen. Mit der Schaltfläche Installieren können Sie die Installation starten. Nach der erfolgreichen Installation können Sie wie im links abgebildeten Fenster zu sehen den Installationsassistenten mit der Schaltfläche Fertigstellen schließen. Zuvor haben Sie noch die Option, das Programm direkt nach Beendigung des Installations- Assistenten zu starten. Hinweis: Das Programm kann über die Systemsteuerung wieder komplett deinstalliert werden! 2. Grundsätzliches zu Untis Die Ad-hoc-Mehrarbeit der Lehrkräfte Ihrer Schule kann mit Untis über das Menü Datei Import / Export Deutschland NRW Mehrarbeit exportiert werden. Dabei wird die Textdatei ggpnrw.txt gebildet, die die Stammdaten und Vertretungszähler sowie weitere Merkmale enthält. Diese Textdatei gilt als Quelle für das Programm U2LBV. Folgende Felder müssen in Ihrer Untis-Datei bzw. MultiUser-Datenbank ausgefüllt werden: Vorname Langname Geburtsdatum Personalnummer Status Statistik Stundensatz 2011 PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 4

5 Hinweise zur Eingabe Personalnummer (beachten Sie das Leerzeichen vor der ersten Ziffer, z.b. A ) Stundensatz (bei tarifbeschäftigten Teilzeitkräften ohne Eintrag, da in der Änderungsmitteilung der Eintrag TVL vorgenommen werden muss) Status (a, b oder v) Statistik (z.b. A, B, C, T, V) Das Statistik-Kennzeichen kann ein beliebiges alphanumerisches Zeichen sein. Im Beispiel (s.o.) dient es zur Unterscheidung von Angestellten, Beamten, Teilzeit- und Vollzeitkräften. Diese Kennzeichen werden unter anderem im Vertretungsvorschlag in einer eignen Spalte angezeigt und dienen so zur genaueren Kennzeichnung der vorgeschlagenen Vertreter. Außerdem sind die Kennzeichen für die Ermittlung der für einen Monat abrechnungsfähigen Lehrkräfte hilfreich. 3. Export der Mehrarbeit aus Untis Im Exportdialog geben Sie zunächst das Export- Verzeichnis an. Hier sollten Sie das Programmverzeichnis von U2LBV angeben. Wie unter Schritt 1 beschrieben, wird der Pfad C:\Programme\U2LBV eingetragen. Sollten Sie das Programm dort installiert haben, muss die ggpnrw.txt auch in dieses Verzeichnis exportiert werden, Entweder tragen Sie den Pfad direkt ein, oder wählen ihn über die Schaltfläche Durchsuchen aus. Im Feld Monat geben Sie den ersten Monat an, für den die Daten exportiert werden sollen. Nachdem Sie alle Eingaben durchgeführt haben, können Sie mit der Schaltfläche Exportieren den Exportvorgang starten. Beispiel: Sollen die Daten für den Monat August und ggf. weitere Folgemonate exportiert werden, so tragen Sie in das Feld Monat den Wert 8 ein. Hinweis: Es werden grundsätzlich immer die Daten für sechs aufeinanderfolgende Monate exportiert PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 5

6 4. Vorbereitungen für das Programm U2LBV Bevor Sie Daten in das Programm U2LBV importieren und anschließend die pdf-dokumente erstellen können, müssen Sie zunächst die pdf-vorlage mit Ihren Schuldaten füllen. Im Programmverzeichnis von U2LBV unter C:\Programme\U2LBV\vorlagen finden Sie die Datei LBV-Vorlage.pdf. Nachdem Sie die Datei geöffnet haben, können Sie die bereits eingetragenen Daten durch Ihre Informationen ersetzen. Nachdem Sie die erforderlichen Eingaben getätigt haben, können Sie das pdf-dokument schließen. Dabei werden Sie gefragt, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Bestätigen Sie diese Abfrage bitte mit Ja. 5. Import der ggpnrw.txt in das Programm U2LBV Nachdem Sie wie unter Schritt 3 beschrieben die Datei gppnrw.txt aus Untis exportiert haben, können Sie diese nun in U2LBV importieren. Öffnen Sie dazu das Programm über die Verknüpfung, die Sie im Startmenü oder auf dem Desktop finden. Beim ersten Start ist die Tabelle des Programms leer und muss durch den Import zunächst einmal gefüllt werden PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 6

7 Über den Menüpunkt Datei Import Untisdatei oder die Schaltfläche des Programms können Sie den Importvorgang starten. in der Symbolleiste Sobald Sie den Importvorgang eingeleitet haben, erscheint Abfrage, ob die im Programmverzeichnis vorliegende ggpnrw.txt importiert werden soll. Beachten Sie hier bitte erneut, dass ausschließlich im Programmverzeichnis von U2LBV nach der ggpnrw.txt gesucht wird. Es besteht keine Möglichkeit, den Speicherort hier zu suchen / öffnen! Über den Menüpunkt Ja wird die im Programmverzeichnis abgelegte gppnrw.txt importiert. Die importierten Daten finden Sie sodann in der Hauptebene des Programms. In der oben abgebildeten Grafik sehen Sie die Hauptebene von U2LBV nach dem Import einer gppnrw.txt. 6. Editieren von Daten Für den Fall, dass Daten nach dem Export aus Untis noch einmal verändert werden müssen, können diese Änderungen im Programm U2LBV direkt durchgeführt werden. Klicken Sie dazu in das entsprechende Feld und verändern Sie den Wert wie gewünscht. 7. Erstellen der pdf-dateien Um nun die erforderlichen pdf-dateien zu erstellen, können Sie zwischen den folgenden zwei Methoden wählen: LBV-Export (markierte Zeile) LBV-Export (alle Zeilen) 2011 PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 7

8 Während Sie bei der Option LBV-Export (markierte Zeile) nur das pdf-dokument für die ausgewählte Zeile erstellen, können Sie mit der Option LBV-Export (alle Zeilen) pdf-dateien für sämtliche Zeilen erstellen. Egal welche Option Sie ausgewählt haben, erhalten Sie folgend die Abfrage, ob eine pdf-datei erstellt werden soll. Aktivieren Sie diese Option, so werden die einzelne pdf-datei [LBV-Export (markierte Zeile)] oder mehrere pdf-dateien [LBV-Export (alle Zeilen)] im Programmverzeichnis von U2LBV abgelegt. Sobald der Export durchgeführt wird erhalten Sie eine entsprechende Meldung in U2LBV. Konnte der Export erfolgreich durchgeführt werden, wird in der Spalte Hinweise die Meldung Export nach <LBV_Nachname_Personalnummer.pdf> ausgegeben. Die grüne Färbung der Zelle unterstreicht den erfolgreichen Export. Sollte der Exportvorgang fehlgeschlagen sein, erhalten Sie in der Spalte Hinweise ebenfalls eine entsprechende Meldung. Diese Meldung ist rot hinterlegt und gibt ihnen auch direkt einen Hinweis darauf, warum der Exportvorgang fehlgeschlagen ist. In dem erstellten pdf-dokument finden Sie die aus der gppnrw.txt importierten Daten. Anhand der vorliegenden Daten wurde der 2D-Matrix-Code entsprechend erstellt PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 8

9 Hinweis: Bei den Betriebssystemen Microsoft Windows Vista & Microsoft Windows 7 kann es vorkommen, dass Sie nach dem Export der pdf-dateien diese nicht im Programmverzeichnis auffinden können. In diesem Fall verhindert die mit Microsoft Vista eingeführte Benutzerkontensteuerung den Zugriff eines Programms auf den Programmordner. Ggf. müssen hier entsprechende Einstellungen in der Benutzerkontensteuerung durchgeführt werden. Hinweis: Nach dem Ausdruck der Änderungsmitteilungen achten Sie bitte darauf, diese anschließend zu unterschreiben und mit einem Siegel der Schule zu versehen. Fehlen diese Details, werden die Änderungsmitteilungen vom LBV nicht akzeptiert! 8. Abspeichern und Öffnen von Mehrarbeitsdaten Einmal importierte Abrechnungsdaten können abgespeichert werden, um Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal öffnen und bearbeiten zu können. Nach dem Import der ggpnrw.txt (siehe Punk 5), haben Sie die Daten in der Tabelle von U2LBV vorliegen. Über den Programmpunkt Datei Mehrarbeitsdatei speichern unter können Sie die importierten Daten als Mehrarbeitsdatei abspeichern. Nachdem Sie den Menüpunkt Mehrarbeitsdatei speichern unter ausgewählt haben, öffnet sich der Dialog zum Abspeichern der Datei. Die Mehrarbeitsdateien tragen die Endung.MA und sind somit dem Programm U2LBV zuzuordnen. Standardmäßig speichert das Programm die Dateien im Verzeichnis C:\Programm\U2LBV\ma ab. Natürlich können Sie auch einen belieben anderen Speicherort auswählen. Tragen Sie nun im Bereich Dateiname einen Namen ein, unter welchem Sie die Datei abspeichern möchten (im Beispiel: Export September Februar ) und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche Speichern. Sollten Sie innerhalb einer bereits gespeicherten Mehrarbeitsdatei Veränderungen vornehmen, so können Sie diese natürlich auch wieder speichern. Dafür steht Ihnen der Menüpunkt Datei Mehrarbeitsdatei speichern als auch die links abgebildete Schaltfläche in der Symbolleiste des Programms U2LBV zur Verfügung. Natürlich können Sie die bereits abgespeicherten Mehrarbeitsdateien wieder öffnen. Hierzu können Sie entweder die links abgebildete Schaltfläche der Symbolleiste nutzen, oder den Menüpunkt Datei Mehrarbeitsdatei öffnen auswählen. Nachdem die Funktion ausgewählt wurde, können Sie in dem sich öffnenden Dialog die gewünschte Datei auswählen und anschließend die Auswahl mit der Schaltfläche Öffnen bestätigen. Sodann sind die zuvor in der Mehrarbeitsdatei gespeicherten Daten wieder in U2LBV verfügbar PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 9

10 9. Ausblick Die Entwicklung des Programms wird von Herrn Blomeyer stetig weitergeführt. Sollten Änderungen notwendig sein, werden diese entsprechend in neuen Programmversionen realisiert. In diesem Fall können Sie die neue Programmdatei von unserer Internetseite herunterladen. Um Sie über die Verfügbarkeit einer neuen Programmversion zu informieren, werden wir neben der monatlich erscheinenden Untis Info-Mail auch das Untis Message-System nutzen, welches seit Untis 2011 (ab Release vom ) in Untis verfügbar ist. Auf unserer Internetseite können Sie sich für unsere Untis Info-Mail kostenfrei anmelden. Informationen zum Untis Message-System können Sie unter folgenden Link abrufen: Sollten im Rahmen einer neuen Programmversion auch Änderungen in dieser Dokumentation erforderlich sein, werden wir diese natürlich durchführen und mit der neuen Programmversion zum Download anbieten PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 10

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