24-Stunden-Gesellschaft: Flexible Arbeitsgestaltung oder Verlust der Freizeit?

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1 24-Stunden-Gesellschaft: Flexible Arbeitsgestaltung oder Verlust der Freizeit? Die Essenz für Ihre Karriere besteht aus drei Buchstaben: SKO Schweizer Kader Organisation. Als grösster branchenneutraler Kaderverband der Schweiz wissen wir, worauf es ankommt. Wir unterstützen Sie mit einem starken Netzwerk, wertvollen Leistungen und effizienten Karriere-Tipps. SKO-Ratgeber «Im Wahn der Performance» Werden Sie jetzt Mitglied, wenn Sie weiterkommen wollen, und profitieren Sie sofort vom Mitglieder-Tarif: Schweizer Kader Organisation SKO Postfach CH-8042 Zürich in Zusammenarbeit mit Telefon / info@sko.ch

2 SKO-Rategeber «24-Stunden- Verfügbarkeit» mit Kalaidos FH Einleitung Dank Handy und Laptop ist es heute in vielen Firmen üblich, dass man rund um die Uhr und sieben Tage die Woche erreichbar ist. Bling das Geräusch macht das Gerät in regelmässigen Abständen. Bling und voll automatisiert erfolgt der Blick zum Gerät. Bling ist der Deal unter Dach und Autorin: Daniela Disler, Studiengangsleiterin & Consultant, Kalaidos Fachhochschule Schweiz Fach? Bling ein Mitarbeiter hat eine Frage. Bling der Chef schickt einen neuen Sitzungstermin. Bling der permanente Ruf der Arbeit mitten in der Freizeit. Ob dringend oder nicht, unsere Erholungszeit ist unterbrochen. Und Freizeit? Wer braucht die schon Inhalt Die 24-Stunden-Gesellschaft 3 Die Vorderseite der Medaille oder die kurzfristigen Vorteile 4 Die Rückseite der Medaille oder die langfristigen Konsequenzen 5 Tipps im Allgemeinen 7 Tipps für Sie persönlich 8 Tipps für die Führung von Mitarbeitenden 9 Ein Gedanke zum Schluss 11 Die 24-Stunden-Gesellschaft Es ist noch nicht sehr lange her, da standen uns die Stunden nach Sonnenuntergang nicht für den Arbeitsalltag zur Verfügung. Erst mit technischen Erfindungen wie Strom und Licht wurde dies möglich. Und diese Entwicklung ging in den letzten Jahrzehnten rasant weiter: Feierabend? Vor nicht allzu langer Zeit war das die Zeit nach 17 Uhr, als man das Büro verliess und vielleicht noch mit Arbeitskollegen ein Bier trinken ging. Oder man nutzte die letzten Minuten in den offenen Geschäften um einzukaufen oder Ferien zu buchen. Heute sind wir darauf nicht mehr angewiesen. Die Öffnungszeiten werden ausgedehnt: In Tankstellen- und Convenience-Shops, Rail City oder im Internet können wir rund um die Uhr, sieben Tage die Woche einkaufen. Das Fitnesscenter schliesst erst spät abends und auch Restaurants und andere Ausgangsangebote stehen immer länger zur Verfügung. Und zumindest am Wochenende bringen uns Nachtzüge und -busse bis in die frühen Morgenstunden nach Hause. Zudem stehen uns viele Dienstleistungen über Call-Center oder das Internet zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung. Wir müssen das Büro gar nicht mehr verlassen um eine Ferienreise zu buchen oder eine Adressänderung auf der Gemeinde zu melden. Eine Gesellschaft, die rund um die Uhr konsumiert ist auch eine Gesellschaft die rund um die Uhr produziert, verkauft und Dienstleistungen anbietet. Der Druck auf Unternehmen steigt mit den wandelnden Erwartungen der Kunden. 24/7 wird von den Kunden erwartet. Um dem gerecht zu werden sind nebst den technologischen Hilfsmitteln auch andere Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden erforderlich. Flexible Arbeitszeitmodelle sind daher nicht nur im Interesse der Mitarbeitenden sondern auch der Unternehmen und der Gesellschaft. Letztere profitiert wieder davon, indem sich z.b. die Pendlerströme besser über den Tag verteilen oder indem durch die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie gut ausgebildete Fachkräfte im Arbeitsprozess bleiben. Der normale Arbeitstag, der von 8 bis 17 Uhr dauert, wird zum Auslaufmodell. Die Bedürfnisse der Kunden - und damit unsere Arbeit - sind mit moderner IT immer und überall verfügbar. DEN Feierabend gibt es heute nicht mehr. Jeder entscheidet selber, wann er ihn beginnt und wann er ihn wieder unterbricht, um nochmals schnell die Mails zu lesen. Aber welche Auswirkungen haben diese veränderten Anforderungen auf uns? Und wie können Unternehmen und Mitarbeitende mit diesen veränderten Arbeitsbedingungen umgehen?

3 Die Vorderseite der Medaille oder die kurzfristigen Vorteile Für die Mitarbeitenden Eines gleich vorweg: es ist nicht so, dass die flexiblen Arbeitszeiten nicht grundsätzlich im Sinne der Mitarbeitenden sind. Sie bringen viele Vorteile mit, die kaum einer freiwillig wieder hergeben will. Die Work-Life-Balance wird erhöht. Job und andere Rollen lassen sich flexibler kombinieren. Dies gilt für Eltern, die Familienaufgaben wahrnehmen, aber auch z.b. für Sportler die ihr Training flexibel über den Tag verteilen möchten oder Personen die nebenamtlich in Vereinen oder der Politik tätig sind. Während den Bürozeiten hat es auch Platz für Privates: man ist für die Familie erreichbar oder man nutzt eine Pause, um online einzukaufen oder ein paar Rechnungen zu bezahlen. Ist dies nicht vom Büro aus machbar, so ermöglichen einem die in vielen Betrieben abgeschafften Blockzeiten das Büro auch mal zwischendurch zu verlassen, um etwas zu erledigen. Arbeitet man gleich einzelne Tage aus dem Home Office, so reduzieren sich Zeit und Kosten für den Arbeitsweg und man kann nebenbei den Handwerker ins Haus lassen oder Wäsche waschen. Nachtmenschen, die abends erst richtig produktiv werden, erlauben flexible Arbeitszeiten genau dann die grossen Aufgaben zu erledigen, wenn sie auch effizient sind. Vor allem für junge Generationen entsprechen die Anforderungen der 24-Stunden- Gesellschaft den Erwartungen. So gilt die Generation Y (ca. Jahrgänge ) als technologiefreundlich und macht wenig Unterscheidung zwischen privaten und beruflichen Bereichen. Sie will eine sinnvolle Aufgabe und den nötigen Handlungsspielraum, um von überall aus zu arbeiten. Teilzeit und längere Urlaube sind ihr wichtig, um auch andere Lebensziele zu verfolgen. Für die Unternehmen Ebenfalls wenig überraschend sind die positiven Effekte für Unternehmen: Die technologische Entwicklung eröffnet schier unerschöpfliche Möglichkeiten, um für Kunden rund um die Uhr erreichbar zu sein und deren Erwartungen zu erfüllen. Da Mitarbeitende zeit- und ortsunabhängig für das Unternehmen im Einsatz sein können, werden Informationen schneller ausgetauscht und die Arbeit wird beschleunigt. Verstärkt wird dieser Effekt in der Zusammenarbeit über mehrere Zeitzonen. Arbeiten Mitarbeitende im Home Office, spart das Unternehmen Bürokosten und profitiert von der höheren Produktivität der Mitarbeitenden. Flexible Arbeitszeitmodelle, unterstützt durch moderne Kommunikationstechnologien, machen eine Firma zum attraktiven Arbeitgeber. Vor allem jüngere Generationen werden dadurch angesprochen. Die Rückseite der Medaille oder die langfristigen Konsequenzen Aus Sicht der Mitarbeitenden Wem kommen diese Situationen nicht bekannt vor? Wir können nicht mehr abschalten, obwohl wir dies eigentlich möchten. Ständig verspüren wir den Drang, noch schnell auf das Handy oder in die Mails zu schauen. Das Gefühl nicht fertig zu sein begleitet uns und führt dazu, dass wir die Arbeitszeit immer weiter in die Freizeit hinein verlängern. Wir sind stets in Unruhe, dass wir etwas verpassen oder auf eine Anfrage zu spät reagieren könnten. Sogar wenn wir krank sind besteht die Versuchung noch schnell die s zu lesen und dort genügend Gründe zu finden, um möglichst schnell wieder zurück zur Arbeit zu gehen notfalls bevor man wirklich gesund ist. Diese Situationen haben wenig mit persönlicher Schwäche zu tun, sondern sind das Ergebnis von Mechanismen, wie sie in der 24-Stunden-Gesellschaft gehäuft ablaufen und inzwischen gut erforscht sind. Die Arbeitszeiten werden flexibler, nicht aber die Abgabetermine und die Ansprüche an die Qualität im Gegenteil. Dadurch erhöht sich auf lange Sicht die Belastung. Durch die Flexibilisierung steigt die Unsicherheit. Gerade ältere Generationen sind geregelte Arbeitszeiten gewöhnt und haben ihr Privatleben anders organisiert als dies jüngere Generationen tun. Durch die von vielen angestrebte Aufhebung der Grenze zwischen Arbeit und Freizeit geht auch der Schutz des Privatlebens verloren. Oft fehlt es uns an Strategien und Techniken, um uns in der Freizeit von der Arbeit abzugrenzen. Durch die Flexibilität der Arbeitszeit müssen wir ständig entscheiden, wann und wo wir arbeiten. Jeder normale Mitarbeitende braucht die Zeitmanagementkompetenz eines Managers um Arbeit, Familie und weitere Aufgaben gut abzustimmen. Nur wenn diese Fähigkeit vorhanden ist, führen flexible Arbeitsmöglichkeiten auch zu einer höheren Work-Life-Balance. Sonst werden sie zu einer zusätzlichen Belastung und können den Stress noch verstärken. Die hohe Flexibilität trügt. Denn trotz vieler Möglichkeiten bleiben wir in vielen Belangen fremdgesteuert, durch die kurz- oder langfristigen Erwartungen anderer. Jeder Belastung muss eine Phase der Erholung folgen. Wird dies verunmöglicht, kumuliert sich die Müdigkeit und damit die Fehleranfälligkeit. Und Ermüdung ist keine

4 lineare Erscheinung. Sie steigt bei längerer Belastung exponentiell an. Umso wichtiger ist es, ihr frühzeitig entgegen zu wirken. Im Extremfall geht die Erholungsfähigkeit verloren und das Risiko für Burnouts und Depressionen steigt. Daraus resultieren belastende Einzelschicksale, die auch die Unternehmen teuer zu stehen kommen. Aber Achtung: geplanter Ausgleich, wie Yoga über Mittag oder Joggen mit Bürokollegen, ist eine weitere Belastung für die bereits knappe und kompliziert zu organisierende Zeit und damit ein weiterer Risikofaktor. Aus Sicht der Unternehmen Die Auswirkungen der 24-Stunden-Gesellschaft auf die Gesundheit der Mitarbeitenden wirken sich sehr direkt auf die Unternehmen aus und schwächen die erwähnten Vorteile in vielen Belangen gleich wieder ab: Mit den flexiblen Arbeitszeiten wird die Arbeit beschleunigt. Diese vermeintlich vorteilhafte Beschleunigung ist aber oft verbunden mit vielen Unterbrechungen und einer gewaltigen Informationsflut. Wir werden dadurch am konzentrierten Arbeiten gehindert und die Produktivität sinkt insgesamt. Schlecht erholte und übermüdete Mitarbeitende sind häufiger unzufrieden oder krank und sie produzieren mehr Arbeitsunfälle und Fehler. Dies wiederum führt zu Produktionsausfällen und hohen Kosten. Der Unternehmenserfolg hängt längerfristig nicht nur von der Leistungsbereitschaft, sondern vor allem auch von der Leistungsfähigkeit und Gesundheit der Mitarbeitenden ab. Genau diese wird aber gemäss wissenschaftlichen Studien durch mangelnde Erholung stark gefährdet. Nebst diesen gesundheitlichen Faktoren kommen rechtliche Aspekte im Zusammenhang mit der Arbeitszeit dazu: Betriebsbesuche der Kantonalen Arbeitsinspektorate zeigen klar eine Tendenz: Die gesetzlichen Arbeitszeitvorschriften sind bei Kader und Mitarbeitenden vielfach unbekannt, Stempeluhren und Stempelkarten verschwinden immer mehr, Arbeitszeiten werden ebenfalls flexibilisiert. Mit der Flexibilisierung der Arbeitszeit steigt die tatsächliche Arbeitszeit. Denn kürzere Arbeitseinsätze abends vor dem Heimcomputer werden oft nicht erfasst und somit auch nicht kompensiert. Dass wir uns damit arbeitsrechtlich in einer Grauzone befinden, erklärt sich von selbst. Die Situation ist verzwickt: gilt das abendliche lesen als angeordnete Überzeit? Ist die Erwartung vorhanden, dass s auch beantwortete werden? Wird diese Erwartung explizit geäussert oder implizit über hohe Ziele vermittelt und der Mitarbeitende will (oder muss) diese auf Biegen und Brechen erfüllen? Und am Sonntag wird es noch komplizierter: gilt das sonntagabendliche lesen als Sonntagsarbeit? Nahe liegend scheint der Ausweg, die entsprechende Zeit einfach am Montag zusätzlich aufzuschreiben. Doch damit begibt man sich erneut auf rechtliches Glatteis. Um das Problem zu umschiffen, werden Mitarbeitende ins Kader befördert, wo sie ihre Arbeitsstunden nicht detailliert erfassen und entsprechend kompensieren können. Ferien sollen dem Zweck der Erholung dienen. Hat man aber Handy und Laptop dabei und erledigt zwischendurch immer mal wieder etwas fürs Büro, ist dies inkonsequent. Ein Ferientag an dem gearbeitet wird ist kein richtiger Erholungstag. Auch wenn die rechtliche Situation bezüglich der Handhabung flexibler Arbeitszeiten nicht immer ganz klar sein mag, eines bleibt klar: die Nichtbeachtung der Arbeitszeitvorschriften kann krank machen und die Kosten für Unternehmen und Volkswirtschaft massiv in die Höhe treiben. Tipps im Allgemeinen Um die Vorteile der 24-Stunden-Verfügbarkeit nutzen zu können, ist es entscheidend, diesen Nachteilen entsprechend vorzubeugen. Diese Tipps geben Ihnen Anregungen, wie Sie dies für sich und Ihre Mitarbeitenden tun können. Nutzen Sie die Vorteile der 24-Stunden-Gesellschaft und motivieren Sie auch Ihre Mitarbeitenden dies in einem gesunden Rahmen zu tun. Schärfen Sie Ihr Auge, um die Signale zu erkennen, wenn negative Auswirkungen anfangen zu überwiegen. Überlegen Sie, welche Ressourcen nötig sind, um mit den Anforderungen und den vorhandenen Möglichkeiten einen gesunden Umgang zu finden. Als Unternehmen aber auch für sich selber und gemeinsam mit jedem Mitarbeitenden. Seien Sie sich bewusst, dass Sie besser arbeiten, wenn Sie Ihre Freizeit für die Erholung und andere Aktivitäten nutzen. Dies gilt auch für Ihre Mitarbeitenden! Halten Sie sich an gesetzliche Vorschriften wie Höchstarbeitszeiten, Vorschriften bezüglich Nacht- und Sonntagsarbeit, Überzeitentschädigungen, Pausen- und Ruhezeitregelungen, Jugendschutzregelungen, Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten, Sicherheit der Mitarbeitenden etc.

5 Tipps für Sie persönlich Lernen Sie, sich zu erholen! Und falls Sie es schon können tun sie es auch! Nutzen Sie Erholungsphasen wirklich für die Erholung und nicht für weitere Belastungen. Faustregel: Wenn es Freude bereitet, ist es erholsam. Erholen Sie sich regelmässig und fangen sie kumulierende Müdigkeit frühzeitig auf. Planen Sie längere Erholungsphasen am Wochenende sowie Ferien ein und halten Sie diese auch ein. Wählen Sie die richtige Erholungsmassnahme. Hier einige Anregungen: Innerlich unruhig, aufgekratzt, nervös und überreizt? Unausgefüllt, gelangweilt oder unterfordert? Missgelaunt, frustriert und haben einfach die Nase gestrichen voll? Erschöpft, ausgelaugt, einfach nur fix und fertig? Entspannungsübungen machen In der Natur spazieren/bewegen Ort der Stille aufsuchen Ausdaueraktivitäten nachgehen Persönliche Herausforderung suchen Neue Erfahrungsfelder erkunden Neue Sportart, neues Musikinstrument, neue Sprache lernen Abwechslung einbauen Gleichgewicht zwischen Kopfarbeit und Körpertätigkeit schaffen Mit den Händen etwas schaffen und kreativ sein Einfach mal nichts tun Ein Vollbad oder ein Sonnenbad nehmen, in die Sauna gehen Eine Auszeit nehmen Nehmen Sie Ihre Arbeit und damit verbunden Probleme nicht mit ins Bett. Sie stören einen qualitativ guten Schlaf und dieser ist nachweislich die Voraussetzung für hohe Leistungsfähigkeit. Abschalten um abzuschalten: führen Sie Handy- und -freie Zeiten für persönliche Quality Time ein. Wenn Sie ihr Handy in Erholungsphasen oder beim Sport zum Musik hören nutzen, dann schalten Sie die Anrufsfunktion aus. Denn: Auf Standby abschalten funktioniert nicht! Entwickeln Sie Strategien, damit die Flexibilität nicht zum Fluch wird. Bearbeiten Sie Ihre s nur zweimal am Tag. Setzten Sie sich Tagesziele bevor Sie am Morgen Ihre s öffnen und von diesen fremdgesteuert werden. Entscheiden Sie bereits am Morgen, wie lange sie an dem Tag arbeiten wollen und wann Sie nach den Bürozeiten definitiv offline sind und halten Sie sich dann daran. Konzentrieren Sie sich stets auf eine Aufgabe und vermeiden Sie Unterbrechungen so gut wie möglich. Dies gilt auch, wenn Sie nicht im Beruf sondern in der Rolle als Vater, Freundin, Vereinsmitglied oder Sportlerin unterwegs sind. Sagen Sie wenn nötig Nein und vermeiden Sie so zusätzliche Belastungen. Lassen Sie die 5 auch mal gerade stehen. Tipps für die Führung von Mitarbeitenden Klären Sie die gegenseitigen Erwartungen, um Missverständnisse zu vermeiden und Unsicherheiten zu reduzieren. Versuchen Sie zu verstehen, warum Mitarbeitende in Ruhezeiten arbeiten. Was ist ihre Motivation dafür? Sind es zusätzliche Freiheiten, die sie nutzen möchten oder ist es zu viel Arbeit, verbunden mit hohen Erwartungen bzgl. Liefer- resp. Reaktionsfristen. Pflegen Sie einen guten und regelmässigen Austausch über Erwartungen an die Arbeitsleistung (nicht nur zeitlich sondern auch qualitativ). Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden soweit wie möglich frei entscheiden, ob und wie oft sie in der Freizeit für die Arbeit erreichbar und tätig sind. Und respektieren Sie diese Entscheidung auch. Vereinbaren Sie mit einzelnen Mitarbeitenden, aber auch mit dem ganzen Team, Richtlinien zur Erreichbarkeit ausserhalb der Bürozeiten. Somit berücksichtigen Sie individuelle Bedürfnisse und Möglichkeiten und passen sich auch optimal den Kundenbedürfnissen und Aufgaben an. Definieren Sie auch klar, was Ausnahmesituationen sind, in denen die Regel gebrochen werden darf. Klären sie je nach Bedarf, wie mit Übergängen zwischen verschiedenen Rollen umgegangen wird: dürfen private Mails während der Arbeitszeit beantwortet und private Telefonanrufe erledigt werden? Gibt es Sitzungen mit Kunden oder anderen Mitarbeitenden zu Hause? Was, wenn ein Telefonanruf dann kommt, wenn ein Kleinkind schreit oder man in einem lauten Restaurant isst?

6 Halten Sie sich dann strikt an diese Regeln. Nehmen Sie den Mitarbeitenden die Unsicherheit, die durch die Flexibilisierung entsteht und seien Sie sich bewusst, dass Sie als Führungskraft oder Unternehmen hier am längeren Hebel sitzen. Klären sie z.b., wie Überzeit aufgeschrieben und kompensiert werden kann. Stellen Sie sicher, dass Unternehmensleitung, Personalabteilung und Führungskräfte die Angebote und Erwartungen im Hinblick auf flexible Arbeit explizit und konsistent kommunizieren. Ein Gedanke zum Schluss Von einer 24-Stunden-Gesellschaft mit flexiblen Arbeitsmodellen profitieren oder verlieren Mitarbeitende, Unternehmen und die Gesellschaft selber. Die Wechselwirkungen sind vielschichtig. Haben Sie die Waage der Vor- und Nachteile immer im Auge. Sprechen Sie Mitarbeitende drauf an, wenn Sie beobachten, dass die Balance nicht mehr stimmen könnte. Oft erkennen Betroffene die Symptome selber nicht, da diese nur schleichend aufkommen. Tun Sie dies nach dem Motto Lieber einmal zu früh als zu spät. Wenn Sie flexibles Arbeiten ausserhalb des Büros fördern, dann unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden auch darin, klare Grenzen zu ziehen. Setzen Sie hohe, stressfrei erreichbare Ziele und geben Sie Ihren Mitarbeitenden genügend Handlungsspielraum und Unterstützung für die Erreichung Ihrer Ziele. Dies wirkt gesundheitsförderlich und motivierend. Geben Sie Anerkennung und Wertschätzung, diese wirken auch als Burnout- Prävention. Die Gefahr eines Burnouts ist besonders gross, wo Menschen bei ständigem hohem Einsatz nur wenige Erfolge der eigenen Arbeit sehen oder wo es keine Anerkennung für den geleisteten Einsatz gibt. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden nach langen Belastungsphasen in der Planung und Realisierung von Ausgleichsphasen wie z.b. längere Abwesenheiten, unbezahlte Urlaube oder eine Weiterbildung. Und nicht zu unterschätzen: Seien Sie sich Ihrer Vorbildfunktion bewusst! Erklären Sie bei Bedarf ihr Verhalten wenn Sie nicht zwingend erwarten, dass sich Ihre Mitarbeitenden gleich verhalten. Grad ambitionierte Mitarbeitende ziehen nach, wenn Sie als Vorgesetzter spät abends noch Mails beantworten oder im Büro sitzen. Reflektieren Sie Ihre eigenen Ansprüche regelmässig und leben Sie vor, was Sie von anderen erwarten. Nur so ist glaubwürdig was Sie sagen. Und der wichtigste Tipp zum Schluss: Beginnen Sie gleich mit der Umsetzung erster Massnahmen. Bevor Sie durch oder Telefon vom Lesen dieser Zeilen abgelenkt werden. Klar scheint, dass wir die Vorteile des ganzen Spiels nur so lange nutzen können, wie Menschen sich in diesem Spannungsfeld auf gute Art und Weise bewegen und ihre Work- Life-Balance pflegen können. Gelingt dies nicht mehr, hat dies negative Auswirkungen für alle. Und wie bei vielen Dingen kann man warten, bis sich in der Gesellschaft oder im Unternehmen die gewünschte Entwicklung abzeichnet, oder man startet bei sich selber: Die Verantwortung für eine ausgeglichene Work-Life-Balance bei sich selber wahrnehmen, als Führungskraft das Nötige tun, um die Mitarbeitenden darin zu unterstützen und zwischendurch als Konsument überlegen, wie man durch die eigenen Erwartungen und Handlungen die Entwicklung der Gesellschaft mit beeinflusst. Denn eins ist sicher, die technologische Entwicklung geht weiter und wird uns diesbezüglich vor weitere Herausforderungen stellen.