Newsletter. Ausgabe II/2015. Inhalt dieser Ausgabe: Einführung der elektronischen Sammelakte. Online Bürgerdienste Seite 1. Wussten Sie schon?

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1 Newsletter Ausgabe II/2015 Herausgeber: KommWis Hindenburgplatz Mainz (06131) support@kommwis.de KOMMUNALE IT IN RHEINLAND-PFALZ Inhalt dieser Ausgabe: Einführung der elektronischen Sammelakte Seite 1 Online Bürgerdienste Seite 1 Wussten Sie schon? Seite 2 Interamt Seite 2 epayment Seite 3 Informationssicherheit bei den Kommunalverwaltungen in Rheinland-Pfalz Seite 4

2 NEWSLETTER KOMMWIS Ausgabe 02/ Einführung der elektronischen Sammelakte in Rheinland-Pfalz Nach erfolgreicher Einführung der elektronischen Personenstandsregister (epr) sowie des xsta-urkundenportals in Rheinland-Pfalz in den Jahren 2012 und 2013 wurden in den Jahren 2014 und 2015 die Weichen zur umfassenden Digitalisierung der Arbeitsabläufe in den Standesämtern gestellt: Im Januar 2016 soll die Pilotierung und vs. ab Mai 2016 die Einführung der elektronischen Sammelakte in Rheinland-Pfalz beginnen. Bedeutung der Sammelakte im Standesamt Dokumente, die die einzelnen Beurkundungen in den Personenstandsregistern (Ehe-, Lebenspartnerschafts-, Geburten- und Sterberegister) betreffen, sind gemäß 6 Personenstandsgesetz in besonderen Akten (Sammelakten) aufzubewahren. Wegen ihrer besonderen Bedeutung als Sammlung der Grundlagen der Beurkundung genießen die Sammelakten einen gegenüber anderen Akten des Standesamts höheren Aufbewahrungsschutz und sind bis zum Ablauf der für das jeweilige Personenstandsregister festgelegten Fortführungsfrist (30, 80 bzw. 110 Jahre) aufzubewahren. Bislang werden sie bundesweit noch in Papierform geführt. Ausblick: Elektronische Führung der Sammelakten der Standesämter in Rheinland- Pfalz Das Ministerium des Innern, für Sport und Infrastruktur Rheinland-Pfalz (ISIM) hat im Ergebnis der Abstimmungen mit den Ländern und dem Bundesinnenministerium die Voraussetzungen definiert, die auf die Führung der Sammelakten als alleinige Schriftquelle (ausschließliche elektronische Führung der Sammelakten) einschließlich der Anforderung des rechtssicheren ersetzenden Scannens abstellen. Insbesondere müssen die eingescannten Belege mit einem Bestätigungsvermerk versehen werden, der in Verbindung mit der qualifizierten elektronischen Signatur zur Beweiskraft der elektronischen Sammelakte beitragen wird. Der Anforderung des höheren Aufbewahrungsschutzes wird dergestalt Rechnung getragen, dass die elektronische Sammelakte in die bestehende Betriebs Architektur der elektronischen Personenstandsregister (epr) eingebunden wird. D. h. es wird wie beim epr das System der vertrauenswürdigen elektronischen Langzeitspeicherung (sog. VELS-System ) zum Tragen kommen. Eine weitere wesentliche Voraussetzung ist die Beachtung der technischen Richtlinie TR des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), kurz TR-RESISCAN (technische Richtlinie rechtssicheres ersetzendes Scannen). Der umfangreiche Maßnahmenkatalog soll bereits in der anstehenden Pilotierung bei den Standesämtern Grünstadt-Land, Koblenz, Ludwigshafen und Neuwied erprobt werden. Im Rahmen der Projektleitung will die Gesellschaft KommWis die Kommunen hierbei bestmöglich unterstützen. Ansprechpartner für weitere Projektinformationen: Herr Leo Pfeil Telefon: +49 (0)6131 / Telefax: +49 (0)6131 / lpfeil@kommwis.de Online Bürgerdienste - Neu und doch bewährt Die Online Bürgerdienste der KommWis sind nichts Neues. Neu ist, dass es organisatorisch bei der KommWis nun als Bezeichnung für ein neu geschaffenes Team verwendet wird. Das neue Team setzt sich jedoch auch aus Alt-Bewährtem und Neuem zusammen. Mit Olga Hergert haben wir den neuen Wind im Team, mit Achim Fürst einen bewährten Mitarbeiter der KommWis aus dem Fachteam Meldewesen, die sich nunmehr ausschließlich im übergreifenden Thema E-Government und damit um die Online-Bürgerdienste bewegen. Dabei bleiben die bereits bestehenden Online-Angebote, wie zum Beispiel das Beantragen von Führungszeugnissen, die Online-Beantragung von Personenstandsdokumenten und die Online-Außerbetriebsetzung von Kfz im Aufgabenbereich, zu dem werden weitere Felder erschlossen, wie das E-Payment, die Schaffung und der Ausbau von Servicekonten und das Aufarbeiten der (weiteren) Anforderungen aus dem E-Government Gesetztes des Bundes und - so es verabschiedet wird - des Landes Rheinland-Pfalz. Über die Aktivitäten des Teams wird es sicherlich in den kommenden Newsletter weitere Beiträge geben, erkenntlich am neben stehenden Logo. Wir starten in dieser Ausgabe mit Hinweisen zu E-Payment. Achim Fürst

3 NEWSLETTER KOMMWIS Ausgabe 02/ Wussten Sie schon? KommWis führt eine Neuausschreibung eines landeseinheitlichen Dokumenten- Management-Systems (DMS) durch. Aktuell befinden wir uns in der Vorbereitungsphase der Ausschreibung. Als Leistungsinhalt soll neben den Standardfunktionen eines DMS auch die Vorgangsbearbeitung (VBS) im Mittelpunkt stehen. Viktor Rach Im Jahre 2007 sind die ersten OSCI-XMeld-Nachrichten im Bereich des Meldewesens bundesweit eingeführt. OSCI-Nachrichten versenden auch die Standesämter und Ausländerbehörden. Ab dem Jahre 2017 wird OSCI auch für die elektronischen Gewerbeanzeigen folgen. In 2014 hat KommWis für die von ihr betreuten Fachverfahren folgende Nachrichten versendet und empfangen: Bereich Versand Empfang Meldewesen Personenstandswesen Gesamt Bei dem derzeitigen Portopreis für einen Standardbrief von 0,62 ergibt sich damit für die Kommunen in Rheinland-Pfalz eine Portoersparnis nur für die versendeten Nachrichten von ,84 Hinzu kommen noch die ersparten Kosten für die Umschläge und für das Kuvertieren. Herbert Benz Saarland und Rheinland-Pfalz setzen auf Interamt Grundstein für flächendeckende Nutzung aller rheinland-pfälzische Kommunen gelegt Die KommWis und der Zweckverband Elektronische Verwaltung für saarländische Kommunen (ego-saar) haben mit neuen Vereinbarungen die Basis geschaffen, dass sämtliche Kommunen in Rheinland-Pfalz Interamt Professional nutzen können. Was ist Interamt? Interamt ist das bundesweit erste verwaltungsund fachübergreifende Stellenportal des öffentlichen Dienstes. Über die Online-Plattform können öffentliche Arbeitgeber ihren Personalbedarf zielgerichtet kommunizieren und den kompletten Bewerbungsprozess effizient managen. Zugeschnitten auf die Bedürfnisse des öffentlichen Dienstes ermöglicht Interamt zudem die Umsetzung anonymisierter Bewerbungsverfahren oder die Einbindung eignungsdiagnostischer Verfahren. Weitere Info s unter Beamte, Arbeitnehmer, Nachwuchskräfte und Quereinsteiger haben über Interamt die Möglichkeit, auf interessante Jobs im gesamten öffentlichen Sektor zuzugreifen, via Internet oder mobil über die Interamt-App. Über Vivento: Vivento ist ein Serviceunternehmen der Deutschen Telekom AG. Überall in Deutschland unterstützt Vivento Behörden, Länder und Kommunen auf dem Weg in die Zukunft mit qualifiziertem Fachpersonal und erfahrenen Management-Experten sowie umfassender Lösungs- und Projektkompetenz. Foto v.l.n.r.: Harald Pitzer (KommWis), M. Stupp (Vivento), Herbert Benz (KommWis), Dr. Heinrich Heindl (Vivento) Als Betreiber von Interamt bietet Vivento der öffentlichen Verwaltung Zugriff auf ein effizientes Bewerbermanagement-Tool, das als einzige Plattform in Deutschland Bundes-, Landes- und kommunale Behörden vernetzt. Auszüge aus Medieninformation vom

4 NEWSLETTER KOMMWIS Ausgabe 02/ E-Payment Brauche ich nicht! oder doch? Das E-Government-Gesetz des Bundes sieht in 4 vor: Fallen im Rahmen eines elektronisch durchgeführten Verwaltungsverfahrens Gebühren oder sonstige Forderungen an, muss die Behörde die Einzahlung dieser Gebühren oder die Begleichung dieser sonstigen Forderungen durch Teilnahme an mindestens einem im elektronischen Geschäftsverkehr üblichen und hinreichend sicheren Zahlungsverfahren ermöglichen. Zwar gilt das E-Government- Gesetz nach 1 nur für die Behörden des Bundes, aber nach 2 auch für Gemeinden und Gemeindeverbände und der sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts, wenn sie Bundesrecht ausführen. Abgesehen von der oben genannten Verpflichtung macht es auch Sinn, für elektronisch bereitgestellte Verfahren auch elektronische Bezahlmöglichkeiten bereit zu stellen. So haben wir auch schon mit der Einführung im Jahr 2012 bei den Online-Verfahren aus dem Meldewesen (wie zum Beispiel die Beantragung von Meldebescheinigungen oder die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister) direkt die Begleichung der Gebühren über einen so genannten Payment-Service-Provider (PSP) eingebunden. Mit Beginn des Jahres 2015 ebenso im Bereich der Kfz-Zulassung (beim Vorgang Außerbetriebsetzung Kfz ). Und so funktioniert es: In dem (Online-)Fachverfahren wird die Schnittstelle zum PSP von KommWis eingerichtet. Dazu benötigen wir die Vertragsdaten des von der Kommune mit dem PSP abgeschlossenen Vertrages. Im späteren Antragsprozess des Fachverfahrens (oftmals zum Abschluss) wird der Bezahlvorgang eingeleitet. Durch die Übergabe der notwendigen Zahlungsinformationen (Höhe der Gebühr, Verwendungszweck) an den PSP erfolgt die gesamte Zahlungsabwicklung zwischen Bürger und dem Provider, zurück kommt dann noch die Information, ob die Zahlung erfolgreich war oder nicht. Damit sind in den Online-Verfahren keinerlei Konto- oder Kreditkartendaten erforderlich oder gar vorhanden. Für den Zahlungsprozess erheben die Payment-Provider ein Transaktionsentgelt. So sind wir im Jahr 2012 mit Computop und deren Bezahlmöglichkeiten via Kreditkarte (Master- Card und Visa) und giropay (Online- Überweisung bei ausgewählten Banken und allen Sparkassen) gestartet. Zur Höhe des Transaktionsentgeltes siehe die Quellenangaben in der Informationsbox. Der Vertrag mit Computop wird Mitte 2016 auslaufen. Mit dem Start des Online-Angebotes i-kfz RLP konnten wir auch den neuen Partner GiroSolution gewinnen, mit neuen günstigen Transaktionskosten Dieser Partner gewährleistet auch das sogenannte Brutto-Prinzip. So erfolgt die Gutschrift der Einnahmen (Gebühr der Verwaltungsleistung) in voller Höhe, die Abrechnung der Kosten (des Service-Providers) erfolgt davon getrennt. Die Einbindung von GiroSolution durch eine Kommune setzt den Abschluss eines Vertrages mit diesem Unternehmen voraus. Bis auf die einmaligen Einrichtungsgebühren, die wir für die Kommunen in Rheinland-Pfalz auf 39,90 Euro begrenzen konnten, kommen keinen regelmäßigen Folgekosten auf die Kommunen zu; außer bei tatsächlich durchgeführten Transaktionen. Zuletzt wurden Sonderkonditionen mit dem PSP PayPal verhandelt. Auch hier muss jede Kommune, die PayPal als Zahlungsart anbieten möchte, vorab einen Vertrag mit PayPal abschließen (für Details siehe Informationsbox). Um die Entwicklungen im Bereich der Payment-Service-Provider künftig flexibel handhaben zu können, kooperiert KommWis mit dem IT-Dienstleister aus dem benachbarten Bundesland Hessen, der ekom21. KommWis und die ekom21 wollen künftig die Payment- MiddlewareePay21 einsetzen. epay21 kann die bereits die o. erwähnten PSP integrieren. Daraus ergeben sich für die Zukunft die nachfolgenden Vorteile: - Die Fachverfahren müssen nicht jede Schnittstelle von Serviceprovidern integrieren, sondern nur die Schnittstelle zur Payment-Middleware. Kommen neue PSP hinzu, werden diese in der Middleware integriert und stehen dann unmittelbar allen potentiellen Fachverfahren zur Verfügung. - Die Middleware wird künftig dahingehend erweitert, dass damit die Sollstellungen in den kommunalen Finanzsystemen automatisiert gesetzt werden können und nach Abrechnung des PSP mit der Kommune auch entsprechend ausgeglichen werden. - Zudem werden über die Middleware, unabhängig vom PSP, weitere Zahlvarianten möglich, wie die elektronische Begleichung eines OWiG-Bescheides zum Beispiel über einen aufgedruckten QR-Code, der zur PayPage leitet und schon die erforderlichen Zahlungsinformationen (Zahlungshöhe und Verwendungszweck) enthält und dann dort die Bezahlmöglichkeiten der Kommune (Kreditkarte und/oder giropay und/oder PayPal und/oder ) anbieten kann. Für die zentral bereitgestellten Services aus dem Bereichen Melde-, Personenstands- und Kfz-Wesens sind die zentralen Entwicklungen bereits inkludiert in den jeweiligen Betriebsentgelten. Sollten Kommunen darüber hinaus den Bedarf haben, eigene Verfahren mit der Möglichkeit des E-Payments zu erweitern, stehen diese Services ebenso, allerdings unter Begleichung eines Transaktionsentgeltes, zur Verfügung. Die genauen Konditionen werden noch ausgearbeitet und dann im KommWis-Intranet veröffentlicht. Das Team der Online Bürgerdienste berät Sie gerne dazu. Achim Fürst Alle Informationen sind in Form von Rundschreiben im Komm- Wis-Intranet unter EWOISneu knrp / Rundschreiben KommWis abgelegt. Zu Providerkosten Computop: am Zu Providerkosten und Informationen über GiroSolution: am Zu Providerkosten und Informationen über PayPal: am

5 NEWSLETTER KOMMWIS Ausgabe 02/ Zwischenbericht zum Projekt Informationssicherheit bei den Kommunalverwaltungen in Rheinland-Pfalz Was wurde geschafft, was ist geplant. Informationssicherheit umzusetzen ist für jede Verwaltung eine spezifische Herausforderung. Einige Maßnahmen sind jedoch immer gleich, z.b. muss ein Verantwortlicher für Informationssicherheit benannt werden (der Informationssicherheitsbeauftragte ISB), es muss eine Informationssicherheitsleitlinie (ISLL) verabschiedet werden und die Mitarbeiter der Verwaltung müssen für Informationssicherheit sensibilisiert werden. Da diese Maßnahmen immer umgesetzt werden müssen und für alle Kommunalverwaltungen ähnlich sind, können diesbezügliche Hilfestellungen auch zentral erstellt werden. Die Verwaltungen können diese kostenfrei nutzen und bei Bedarf an die eigenen Anforderungen anpassen. Um die Kommunen des Landes bei den ersten Schritten gezielt zu unterstützen, hat die Projektgruppe in den letzten Monaten konkrete Hilfestellungen erarbeitet. Diese sind nun als Teil des Baukastens IT-Grundschutz-kommunal auf der Informationsplattform 1 veröffentlicht worden. Dabei handelt es sich um eine Vorlage für eine Informationssicherheitsleitlinie, mehrere Dokumente zum Thema Informationssicherheitsbeauftragte (Vorlage für eine Bestellung, Stellenbewertung und Entscheidungshilfe) und eine Entscheidungshilfe zum Thema Mitarbeitersensibilisierung. Die Dokumente richten sich vorrangig an Entscheider sowie an die Verantwortlichen für Organisation bzw. Informationssicherheit. Aufgrund der stetig wachsenden Herausforderungen gilt: Je früher Verwaltungen mit der Umsetzung von Informationssicherheit beginnen, desto besser. Die nun veröffentlichten Hilfsmittel erleichtern diesen Einstieg. Das Projektteam konzentriert sich jetzt darauf, Hilfsmittel für die folgenden Schritte zu erstellen: Sensibilisierungskampagne für Mitarbeiter, Behandeln von Sicherheitsvorfällen, Richtlinie für mobile Geräte. Ansprechpartner für weitere Informationen: Margot Heimfarth SECURION RHEINLAND-PFALZ GMBH Hindenburgplatz Mainz Telefon Nur im kommunalen Netz Rheinland-Pfalz erreichbar.