LVR-Landesjugendamt. 3.3 Sozialdatenschutz in Institutionen

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1 3.3 Sozialdatenschutz in Institutionen In seinem Volkszählungsurteil hat das Bundesverfassungsgericht aus dem in Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 Grundgesetz geschützten allgemeinen Persönlichkeitsrecht das Recht des einzelnen auf individuelle Selbstbestimmung und damit auch auf die Selbstbestimmung über die ihn betreffenden Informationen (Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung) abgeleitet. Dieses Grundrecht und die sich daraus ergebende Notwendigkeit des Datenschutzes begründet den Schutz des Bürgers in allen Phasen des Umgangs mit Daten, also sowohl im Bereich der Erhebung (= Beschaffung) als auch der Verarbeitung (= Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren, Löschen) und Nutzung von Daten. Dies beinhaltet nicht bloß einen Geheimhaltungsanspruch, sondern ein echtes Selbstbestimmungsrecht, d. h. jeder darf grundsätzlich selbst entscheiden, wann und innerhalb welcher Grenzen persönliche Lebenssachverhalte offenbart werden. Damit hat der Datenschutz Verfassungsrang erhalten. Einschränkungen dieses Rechts auf "informationelle Selbstbestimmung" sind nur im überwiegenden Allgemeininteresse zulässig. Dieses wird regelmäßig überhaupt nur an Daten mit Sozialbezug bestehen unter Ausschluss unzumutbarer intimer Angaben und von Selbstbezichtigungen. Ausnahmeregelungen bedürfen einer verfassungsgemäßen gesetzlichen Grundlage, aus der sich die Voraussetzungen und der Umfang der Beschränkungen klar und für den Bürger erkennbar ergeben und die damit dem rechtsstaatlichen Gebot der Normenklarheit entspricht. Ferner ist der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten. Schließlich sind organisatorische und verfahrensrechtliche Vorkehrungen zu treffen, welche der Gefahr einer Verletzung des Persönlichkeitsrechts entgegenwirken. Bei den verfassungsrechtlichen Anforderungen an derartige Einschränkungen ist zu unterscheiden zwischen personenbezogenen Daten, die in individualisierter, nicht anonymer Form erhoben und verarbeitet werden, und solchen, die für statistische Zwecke bestimmt sind. Bei der Datenerhebung für statistische Zwecke kann eine enge und konkrete Zweckbindung der Daten nicht verlangt werden. Ein Zwang zur Angabe personenbezogener Daten setzt voraus, dass der Gesetzgeber den Verwendungszweck bereichsspezifisch und präzise bestimmt und dass die Angaben für diesen Zweck geeignet und erforderlich sind. Damit wäre die Sammlung nicht anonymisierter Daten auf Vorrat zu unbestimmten oder noch nicht bestimmbaren Zwecken nicht zu vereinbaren. Auch werden sich alle Stellen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten sammeln, auf das zum Erreichen des angegebenen Zieles erforderliche Minimum beschränken müssen. Des weiteren enthält der Begriff der Erforderlichkeit auch die verfassungsrechtlich gebotene strikte Zweckbindung und Einzellfallorientierung. Es dürfen daher stets nur die Sozialdaten erhoben werden, deren Kenntnis für die jeweilige konkrete Einzelmaßnahme/ Entscheidung/ Leistung oder andere Aufgabe für die erhebende Stelle unentbehrlich ist. Dass die Kenntnis generell für Maßnahmen dieser Art notwendig oder geeignet ist,

2 genügt daher nicht. Die Daten dürfen nur zu dem Zweck verwandt werden, zu dem sie auch erhoben wurden. Der erforderliche Datenbedarf ist stets das Ergebnis rechtlicher und fachlicher Erwägungen, die transparent zu machen sind (Transparenzgebot). Insoweit zwingt der Grundsatz der Erforderlichkeit für die Datenerhebung sowohl im Verwaltungsverfahren wie auch im Beratungszusammenhang zur fachlichen Legitimation des jeweiligen Datenbedarfs. Den Mitarbeitern, die dienstlichen Zugang zu personenbezogenen Daten haben, ist es untersagt, solche Daten zu einem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu erheben, zu verarbeiten, bekannt zu geben, zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen; dies gilt auch nach Beendigung der Tätigkeit (vgl. 6 DSG NW). Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen, insbes. nach 33 u. 34 DSG NW, können mit Freiheitsstrafe oder Geldstrafe geahndet werden. Eine Verletzung des Datengeheimnisses wird in den meisten Fällen gleichzeitig eine Verletzung der Pflicht zur Amtsverschwiegenheit ( 64 LBG) bzw. ein Verstoß gegen die dienst-/arbeitsvertragliche Schweigepflicht ( 9 BAT) darstellen; auch kann darin zugleich eine Verletzung spezieller Geheimhaltungspflichten ( 203, 353 b StGB) liegen. Sozialdatenschutz 35 SGB I legt insbesondere Folgendes ausdrücklich fest: Jeder hat Anspruch darauf, dass die ihn betreffenden Sozialdaten (vgl. 67 Abs. 1 SGB X) von den Leistungsträgern der Jugendhilfe nicht unbefugt erhoben, verarbeitet oder genutzt werden (Sozialgeheimnis). Die Wahrung des Sozialgeheimnisses umfasst die Verpflichtung, auch innerhalb des Leistungsträgers sicherzustellen, dass die Sozialdaten nur Befugten zugänglich sind oder nur an diese weitergegeben werden. Beschäftigte des Jugendamts haben auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit das Sozialgeheimnis zu wahren. Nach 67 Abs. 1 SGB X sind Sozialdaten Einzelangaben (Tatsachen und Wertungen) über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener). Hierzu zählen äußere Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Aufenthalt in einer Einrichtung, Telefonnummer oder Aktenzeichen des Betroffenen aber auch innere über Neigungen und Fähigkeiten, Wünsche und Pläne; nicht aber Auskünfte für die Kinder - und Jugendhilfestatistik ( 102 Abs. 2 Nr. 6 SGB VIII). Die Angaben können verkörpert sein in einer Datei, einer Akte oder in einem Foto, aber auch unverkörpert vorliegen und mündlich übermittelt werden. Der Schutz von Sozialdaten geschieht durch Wahren des Sozialgeheimnisses, also Schutz vor unbefugten Eingriffen und durch Datensicherung, d.h. Schutz vor einem Offenbarwerden eines Datums. Datensicherung geht über das Unterlassen unbefugter Verwendung hinaus und verpflichtet den Jugendhilfeträger zu positi-

3 ven Vorkehrungen zum Datenschutz insbesondere organisatorischer Art bei Übermittlung und Nutzung ( 35 Abs. 1 SGB I i. V. m a SGB X). In der Praxis ergeben sich daraus u. a. folgende Konsequenzen: Das Dienstzimmer muss bei Verlassen abgeschlossen werden. Der Transport von Akten und Post muss so organisiert werden, dass das Sozialgeheimnis Dritten oder mit dem Fall nicht betrauten Mitarbeitern nicht offenbart wird. Der Schriftverkehr mit Betroffenen muss in geschlossenem Umschlag und mit neutraler Absenderangabe erfolgen. Eine Übersendung per darf nur verschlüsselt erfolgen und per Fax nur, wenn sich der Absender vergewissert hat, das ausschließlich der berechtigte Empfänger das Faxschreiben erhält. Alle Schriftstücke schweigepflichtigen Inhalts sind sorgfältig aufzubewahren. Dies gilt auch für die Zeit nach der Entlassung. Sie dürfen in der Regel nur den an der Betreuung beteiligten Mitarbeitern/innen zugänglich sein. Schriftstücke schweigepflichtigen Inhalts sind vor allem die Heimakten. Verschärfter Schutz von Daten in der Jugendhilfe ( SGB VIII) Bei der jugendhilferechtlichen Tätigkeit fließen eine Vielzahl sensibler Informationen nicht nur über den betroffenen Minderjährigen, sondern auch über das soziale Umfeld (Beruf, Vermögensverhältnisse, Krankheit etc.) ein. Schwierigkeiten können sich da beim Schutz personenbezogener Daten z. B. bei Akteneinsicht ergeben. Der Gesetzgeber war daher verpflichtet, im SGB VIII bereichsspezifische Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten zu verankern, die über den Stand des Sozialdatenschutzes nach 67 bis 85 SGB X hinausgehen. Die speziellen jugendhilferechtlichen Datenschutzbestimmungen der SGB VIII haben mithin Vorrang vor dem SGB I, dem SGB X und dem LDSG (Landesdatenschutzgesetz). Diese gelten nur, wenn ein bestimmter Fall im SGB VIII nicht ausdrücklich geregelt ist. Datenerhebung nach 62 SGB VIII (= gezielte Informationsbeschaffung) Für jede Datenerhebung gelten die Voraussetzungen nach 62 Abs. 1 SGB VIII; danach dürfen Sozialdaten nur erhoben werden, wenn und soweit ihre Kenntnis zur Erfüllung einer bestimmten Aufgabe der erhebenden Stelle der öffentlichen Jugendhilfe konkret und aktuell erforderlich ist, d. h. die Datenerhebung muss zweck- und einzelfallorientiert sein. Die Art und Weise, wie sich die erhebende Stelle Informationen beschafft, zeigt, wie bürgernah die Stelle ist. Zulässig handelt sie nur dann, wenn sie die Daten möglichst nahe bei dem Betroffenen erhebt, d. h. entweder direkt bei ihm selbst oder mit seiner Einwilligung bei Dritten. Erhebt sie dagegen Daten ohne seine Einwilligung/ Mitwirkung, sondern vielmehr hinter seinem Rücken, kann dies nur in eng begrenzten Ausnahmefällen ( 62 Abs. 3 Nr. 1-3) zulässig sein, weil der Betroffene sonst Ob-

4 jekt staatlichen Handelns würde und damit einem Eingriff in die Menschenwürde (Art. 1 Abs. 1 GG) ausgesetzt wäre. Der Betroffene ist darüber aufzuklären, warum diese Daten erhoben werden und was danach mit ihnen geschehen soll. Der Hinweis muss so erfolgen, dass der Betroffene ihn verstehen kann. Die Mitteilung der ermächtigenden Rechtsvorschrift reicht dann nicht aus, wenn sich daraus der Erhebungszweck nicht eindeutig ableiten lässt. Die Aufklärungspflicht entfällt, wenn dem Betroffenen Rechtsgrundlage und Erhebungszweck schon bekannt sind (z. B. durch die gemeinsame Hilfeplanung nach 36 SGB VIII). Ist der Betroffene minderjährig, erfolgt die Aufklärung ihm gegenüber, soweit er die notwendige Einsichtsfähigkeit besitzt; andernfalls sind allein die Personensorgeberechtigten zuständig. Ist die Datenerhebung unzulässig gilt die sog. Domino-Theorie, d. h. jede weitere Verwendung der Sozialdaten wird ebenfalls unzulässig. Das unzulässig gespeicherte Datum ist vielmehr unverzüglich zu löschen. Das gleiche gilt für Daten, die für die konkrete Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden ( 84 Abs. 2 SGB X). Datenspeicherung nach 63 SGB VIII (= Archivieren von Daten z. B. in Akten) 63 Abs. 1 SGB VIII stellt klar, dass die Speicherung in Akten (auch Bild- und Tonträger) oder auf sonstigen Datenträgern nur zulässig ist, wenn sie für die Aufgabenerfüllung in einem konkreten Fall erforderlich ist. Dies gilt nicht nur für gezielt erhobene, sondern auch für zufällig bekannt gewordene Informationen (Beobachtungen oder Spontanmitteilungen). Vermerke, die ein persönliches Verhalten des Bürgers bewerten, sind nur dann als Speicherung zulässig, wenn diese Bewertung zur Fallbearbeitung notwendig ist. Nicht hierunter fallen Vorentwürfe und handschriftliche Notizen, die nicht Gegenstand eines amtlicher Vorganges werden sollen. Datenübermittlung und -nutzung nach 64 SGB VIII 64 SGB VIII gilt sowohl für die Bekanntgabe von Sozialdaten an andere Personen oder Stellen außerhalb der speichernden Stelle (= Datenübermittlung) als auch für die Weitergabe von Daten innerhalb einer Organisationseinheit (= Datennutzung). 64 Abs. 2 SGB VIII zielt auf den Schutz des Erfolges der Jugendhilfeleistung. Jede Datenübermittlung ist ein Eingriff in das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung und bedarf der Einwilligung oder einer besonderen gesetzlichen Befugnis, deren Anwendungsfälle in den 67 b - 78 SGB X oder in 64, 65 SGB VIII abschließend geregelt sind. Auch wenn diese vorliegt, gebietet der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, dass der Eingriff zusätzlich geeignet, erforderlich und angemessen sein muss. Angemessen ist er nur, wenn sein Nachteil nicht außer Verhältnis zu seinem Zweck steht. Dies ist aber der Fall, wenn eine Jugendhilfeleistung infolge der Übermittlung verhindert oder vermindert wird, 64 Abs. 2 SGB VIII.

5 Einwilligung des Betroffenen ( 67 b SGB X) Eine Verletzung des Grundrechts auf informelle Selbstbestimmung, namentlich des Sozialgeheimnisses, liegt nicht vor, wenn der Betroffene durch seine Einwilligung selbst über seine Daten verfügt. Während für den Eingriff durch Datenerhebung die Einwilligung in 67 a Abs. 2 Satz 1 SGB X geregelt ist (Betroffenen-Erhebung), ist für den Eingriff durch Datenverwendung die Einwilligung in 67 a Abs. 2 Satz 1 SGB X normiert. Damit stellt die Einwilligung eine gleichrangige Alternative zu den gesetzlichen Übermittlungsbefugnissen dar, d. h. eine durch die Einwilligung gedeckte und erforderliche Datenverwendung ist auch dann zulässig, wenn sie nach den gesetzlichen Übermittlungsbefugnissen unzulässig wäre. Einwilligung ist die vor dem Eingriff erteilte Einverständniserklärung des Betroffenen. Da die Einwilligung keine rechtsgeschäftliche oder verwaltungsverfahrensrechtliche Willenserklärung ist, sondern eine rechtsgeschäftsähnliche Erklärung, bedarf es lediglich der tatsächlichen Einsichtsfähigkeit. Diese liegt dann vor, wenn der Einwilligende die Bedeutung und Tragweite beurteilen kann. Mit 15 Jahren wird dies regelmäßig der Fall sein, unter Umständen aber auch schon früher. Wenn nicht, muss ein gesetzlicher Vertreter die Einwilligungserklärung abgeben, bei Minderjährigen also der Personensorgeberechtigte. Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie sich auf einen konkreten Übermittlungsvorgang beschränkt. Sie darf nicht für künftige, nur gedachte Fälle erteilt werden. Weitere Wirksamkeitsvoraussetzung ist die Schriftform ( 67 b Abs. 2 Satz 2 SGB X). Eine mutmaßliche oder stillschweigende Erklärung genügt deshalb nicht (anders bei der strafrechtlich wirksamen Einwilligung für Fälle des 203 StGB und für die Einwilligung im Falle des 65 SGB VIII). Eine formwirksame Einwilligung kann wie folgt aussehen: Erklärung: Hiermit erkläre ich mich damit einverstanden, das die von der Stadt x für mich angelegte Jugendhilfeakte zum Zweck der Gewährung von Hilfe zur Erziehung zur Einsichtnahme angefordert wird. Ich bin darüber in Kenntnis gesetzt worden, dass bei Verweigerung der Einwilligung die Hilfe nicht gewährt werden kann. Ort/ Datum Unterschrift

6 Gesetzliche Übermittlungsbefugnisse ( 68 ff. SGB X) Der Eingriff in das Sozialgeheimnis durch Übermittlung von Daten als Verarbeitungsvorgang ist gem. 35 Abs. 2 SGB I nur unter den Voraussetzungen möglich, die 67 b Abs. 1 SGB X formuliert. Danach bedarf es einer gesetzlichen Ermächtigungsgrundlage in den 67 d ff. SGB X oder in 64, 65, 68 SGB VI- II(Rechtsvorschriften in diesem Gesetzbuch). 68: Übermittlung für öffentliche Aufgaben an Polizei, Staatsanwaltschaft und Gerichte, Behörden der Gefahrenabwehr, Justizvollzugsanstalten oder zur Durchsetzung von öffentlich-rechtlichen Ansprüchen in Höhe von mindestens 600 Euro: nur Standarddaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, derzeitige Anschrift des Betroffenen, seinen derzeitigen oder zukünftigen Aufenthalt sowie Namen und Anschriften seiner derzeitigen Arbeitgeber), soweit schutzwürdige Interessen des Betroffenen nicht beeinträchtigt werden. 69: Übermittlung für soziale Aufgaben - zur Erfüllung einer bestimmten Aufgabe nach dem SGB VIII, - bei Gerichtsverfahren in Fortsetzung bzw. in Zusammenhang mit einer SGB-VIII- Aufgabe, - zur Abwehr falscher Behauptungen in einem Verfahren über Sozialleistungen. 71: Übermittlung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Mitteilungsbefugnisse - zur Abwendung geplanter Kapitalverbrechen i. S. d. 138 StGB, - zum Schutz der öffentlichen Gesundheit nach dem Bundesseuchengesetz, - zur Sicherung des Steueraufkommens, - zur Wehrüberwachung. 73: Übermittlung zur Durchführung von Strafverfahren soweit zur Durchführung eines Strafverfahrens wegen einer Straftat von erheblicher Bedeutung erforderlich: alle Daten, anvertraute allerdings nur im Rahmen von 65 SGB VIII. 74: Übermittlung bei Verletzung der Unterhaltspflicht und Versorgungsausgleich 75: Übermittlung für Forschung und Planung für ein bestimmtes Vorhaben (also nicht auf Vorrat) der Forschung oder Planung im Sozialleistungsbereich.

7 Die wichtigsten Mitteilungsbefugnisse des JA gegenüber anderen öffentlichen Stellen lassen sich in Kurzform wie folgt darstellen: Mitteilungs- Behörde befugnis 68 SGB X Polizeibehörden/ Staatsanwaltschaft Voraussetzungen - Erfüllung von Polizeiaufgaben bzw. zur Gefahrenabwehr - keine Beeinträchtigung schutzwürdiger Interessen - nur Standarddaten (Name, Anschrift etc.) 68 SGB X Gericht - Aufgabenerfüllung - keine Beeinträchtigung schutzwürdiger Interessen - nur Standarddaten 69 Abs. 1 Nr. 2 SGB X 69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X 71 Abs. 2 SGB X Sozialgericht/ Verwaltungsgericht anderer Sozial leistungsträger Ausländerbehörde 73 SGB X Polizei/ Staatsanwaltschaft - Gerichtsverfahren - keine anvertrauten Daten, 65 SGB VIII - Erfüllung einer SGB- Aufgabe - keine anvertrauten Daten, 65 SGB VIII - Erforderlichkeit für aufenthaltsrechtliche Entscheidung - keine anvertrauten Daten, 65 SGB VIII - Strafverfahren wegen einer Straftat von erheblicher Bedeutung - für Vergehen: nur Standarddaten - für Verbrechen: keine anvertrauten Daten Besonderer Vertrauensschutz anvertrauter Daten ( 65 SGB VIII) Sozialdaten, die nicht der Institution, sondern einem einzelnen Mitarbeiter aufgrund einer persönlich vertraulichen Beratungssituation mitgeteilt werden, unterliegen dem gesteigerten Schutz des 65 SGB VIII. Der Begriff des Anvertrauens ist ebenso auszulegen wie der in 203 StGB verwandte. Anvertraut sind danach alle Daten, die einem Mitarbeiter im Vertrauen auf seine besondere Schutzpflicht in der Erwartung mitgeteilt worden sind, dass sie Dritten nicht zugänglich sind. Daher sind Sozialdaten nicht anvertraut, wenn sie sonst, sozusagen zufällig, bekannt geworden sind, beispielsweise wenn der Mitarbeiter bei einem Hausbesuch oder im Rahmen der sozialpädagogischen Familienhilfe persönliche oder sachliche Verhältnisse wahrgenommen hat, ohne dass ihm der Bürger diese Daten bewusst mitgeteilt hat.

8 Die Weitergabebefugnisse derartig anvertrauter Daten sind in 65 Abs. 1 Nr. 1-3 SGB VIII abschließend geregelt: - aufgrund Einwilligung des Anvertrauenden - Erfüllung der Aufgabe nach 50 Abs. 3 SGB VIII an das Vormundschafts- oder Familiengericht - aufgrund eines Rechtfertigungsgrundes (z.b. rechtfertigender Notstand gem. 34 StGB, Anzeigepflicht gem. 138 StGB). Akteneinsicht/-auskunft Auskunft des Betroffenen ( 67 SGB VIII, 83 SGB X) 67 SGB VIII i. V. m. 83 SGB X gewährt einen Anspruch auf Auskunft gegenüber den Stellen der öffentlichen Jugendhilfe über die nur zu seiner Person gespeicherten Informationen. Die Regelung gewährt keinen direkten Anspruch auf Akteneinsicht. Der Betroffene muss einen Antrag stellen, ein bestimmtes rechtliches Interesse muss er nicht dartun. Grenze des Auskunftsanspruches sind die entgegenstehenden Rechte Dritter. Falls diese Rechte betroffen sind und der Dritte in die Auskunftserteilung nicht einwilligt, ist die Auskunft nicht zu erteilen. Wie im Einzelnen die Auskunft erteilt wird, liegt im Ermessen der Behörde. Der Auskunftsberechtigte darf als Betroffener nicht die gesamte Akte einsehen, sondern nur seine Daten, Hinweise auf Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Speicherung. Die Auskunftsverweigerung ist ein Verwaltungsakt ( 31 SGB X), die Erteilung der Auskunft kann durch Verpflichtungsklage durchgesetzt werden. Akteneinsichtsrecht ( 25 SGB X) Die am Verwaltungsverfahren Beteiligten (ggf. der Bevollmächtigte) haben ein Recht auf Akteneinsicht in die beim JA über den Vorgang geführte Akte, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich der Betroffene gegen eine Entscheidung des JA wehren will. Das Einsichtsrecht beinhaltet, dass der Betroffene alle Vorgänge einsehen kann, die sein konkretes Verfahren betreffen. Die Grenze der Akteneinsicht sind die eventuell berührten Rechte Dritter, 25 Abs. 3 SGB X. Bei Daten mit Drittbezug kommt es daher entscheidend darauf an, wer Betroffener ist. Fallbeispiel: Der Nachbarn einer Pflegefamilie informiert das JA über angebliche Misshandlungen des Pflegekindes. Das JA leitet daraufhin ein Verwaltungsverfahren zur Überprüfung der Pflegeerlaubnis ein. Die Pflegeeltern wollen wissen, wer der Hinweisgeber war und begehren als Beteiligte des Verwaltungsverfahrens Akteneinsicht. Die Preisgabe des Namens des Nachbarn stellt aber ein diesen betreffendes Sozialdatum dar, weshalb das Akteneinsichtsrecht durch das Sozialgeheimnis begrenzt wird ( 25 Abs. 3 SGB X i. V. m. 35 Abs. 1 SGB I). Die Übermittlung des Informanten kommt

9 allenfalls zur Durchführung eines Strafverfahrens bei falscher Anschuldigung oder Verleumdung in Betracht ( 69 Abs. 2 Nr. 2 SGB X). Konflikt: Je intensiver, effektiver die Beratung/Hilfe ist, desto mehr intime Informationen werden auch benötigt.