E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis

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1 E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis amt Wiesbaden Prozessbeschreibung: Briefwahlunterlagen online bestellen mit der Online-Ausweisfunktion Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Deshalb werden die jeweils Verantwortlichen im Impressum auf der letzten Seite der Dokumente genannt. Sie stehen Ihnen für inhaltliche Fragen zur Verfügung.

2 Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa Prozessbeschreibung Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa amt Wiesbaden in Zusammenarbeit mit der E-Government Initiative des BMI 1/10

3 Inhaltsverzeichnis Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa 1 Einleitung Rahmenbedingungen Gesetzliche Grundlage Gesetzliche Formvorschriften Elektronische Umsetzung Erwartete Effizienzsteigerung Prozessbeschreibung Voraussetzungen Grafische Prozessbeschreibung Tabellarische Prozessbeschreibung Wahlbenachrichtigung als Werbeträger...10 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Prozessbeschreibung Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa... 7 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Prozessabbildung Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa /10

4 1 Einleitung Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa Das amt Wiesbaden arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung seines Serviceangebotes für innen und. Für die Weiterentwicklung des E-Government Angebotes des amtes plant Wiesbaden den Einsatz des neuen Personalausweises (npa). In Wiesbaden verfügen zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokumentes bereits über innen und über einen neuen Personalausweis mit eingeschalteter Online- Ausweisfunktion. Diesen Kunden sollen attraktive Möglichkeiten geboten werden, um ihren neuen Ausweis online zu nutzen. Als lohnend - sowohl für die Kunden als auch für die Verwaltung wurde der Prozess Briefwahlunterlagen online bestellen mit neuem Personalausweis ausgewählt. Wahlberechtigte können heute einen Antrag auf einen Wahlschein mit den dazugehörenden Briefwahlunterlagen mittels des auf der Rückseite der Wahlbenachrichtigung aufgedruckten Antrages stellen. Dieser Prozess soll zukünftig mit dem neuen Personalausweis online durchgeführt werden. Das amt Wiesbaden erwartet einen hohen Nutzen aus der Einführung dieser online- Dienstleistung, da im Jahr 2013 die Oberbürgermeisterwahl, die Landtagswahl und die Bundestagswahl anstehen. Durch die intensive Nutzung des neuen Personalausweises kann die Bestellung der Briefwahlunterlagen deutlich schneller und effizienter abgewickelt werden. Das vorliegende Dokument wurde mit Unterstützung der E-Government-Initiative des BMI entwickelt. Das BMI wird die Ergebnisse anderen Gemeinden in Deutschland zur Verfügung stellen, um deren E-Government-Projekte zu beschleunigen. Für das amt Wiesbaden dient die vorliegende Prozessbeschreibung als Lastenheft gegenüber seinem IT-Dienstleister. Alle für die IT-Lösung relevanten Informationen werden beschrieben. Das amt Wiesbaden verwendet die Prozessbeschreibung darüber hinaus, um die Arbeitsorganisation im Vergleich zu den bisherigen Ist-Prozessen für den neuen Prozess festzulegen. Das Dokument zur Prozessbeschreibung gliedert sich in die Teile: Bestimmung der Rahmenbedingung, damit der neue Prozess eingeführt werden kann. Grafische und Tabellarische Beschreibung des Soll-Prozesses. Verwendung der Wahlbenachrichtigung als Werbeträger für den neuen Prozess. 3/10

5 2 Rahmenbedingungen 2.1 Gesetzliche Grundlage Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa Gesetzliche Grundlage ist die Bundeswahlordnung (BWO). Nach 27 Abs. 1 kann die Erteilung eines Wahlscheins schriftlich oder mündlich bei der Gemeindebehörde beantragt werden. Die Schriftform gilt auch durch Telegramm, Fernschreiben, Telefax, oder sonstige dokumentierbare elektronische Übermittlung als gewahrt. Wer den Antrag für einen anderen stellt, muss durch Vorlage einer schriftlichen Vollmacht nachweisen, dass er dazu berechtigt ist. Nach Abs. 3 sind dem Wahlschein beizufügen: ein amtlicher Stimmzettel des Wahlkreises, ein amtlicher Stimmzettelumschlag, ein amtlicher Wahlbriefumschlag sowie ein Merkblatt zur Briefwahl. 2.2 Gesetzliche Formvorschriften Die Bundeswahlordnung schreibt kein Schriftformerfordernis vor, eine elektronische Beantragung ist damit ausdrücklich zugelassen. Allerdings kann die Ausgabe der Wahlunterlagen wegen der Anlagen nur postalisch erfolgen. 2.3 Elektronische Umsetzung Die Bestellung von Briefwahlunterlagen ist vollständig elektronisch möglich. Als Ausgangskanal ist allerdings weiter nur der postalische Versand möglich. 2.4 Erwartete Effizienzsteigerung Bei der Bestellung von Briefwahlunterlagen beschleunigt der Einsatz des neuen Personalausweises die Bearbeitungsprüfung, ob man zur Wahl zugelassen und im Wählerverzeichnis eingetragen ist, erheblich. Es besteht ein hohes Automatisierungspotenzial durch die Verwendung des neuen Personalausweises, auch wenn der Identitätsnachweis nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Insbesondere kann bei im Falle einer alternativen Versandanschrift eine zusätzliche Versandmitteilung an die Melde-/Wohnanschrift entfallen, da die wahlberechtigte Person eindeutig über den Personalausweis identifiziert wird. Darüber hinaus ist mit dem Personalausweis ein hoher Eingabe-Komfort gesichert, da alle relevanten Daten aktuell und fehlerfrei gelesen werden. 4/10

6 3 Prozessbeschreibung Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa Der Prozess Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa ist Teil der umfangreichen Prozesse zu jeder Wahl nach der BWO. Die Prozessbeteiligten sind Die innen und Die Wahlleitung/Wahlbüro Diverse Dienstleister 3.1 Voraussetzungen Der Prozess kann starten, wenn zu einer Wahl das Wählerverzeichnis aufgestellt ist und die Internetseite eingerichtet und freigeschaltet wurde. innen und können an dem Prozess teilnehmen, wenn sie über einen neuen Personalausweis mit eingeschalteter Online-Ausweisfunktion und ein Lesegerät verfügen. Der von ihnen verwendete Rechner muss einen Internetzugang haben und die neuste Version der Softwareprogramms AusweisApp muss installiert sein. 5/10

7 Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa 3.2 Grafische Prozessbeschreibung Wählerverzeichnis ist aufgestellt Persönliche Wahl XOR 7 Entscheidung zur Briefwahl Briefpost 8 Zugang service- Portal XOR Persönliche Abholung 9a Zugang 1, Registrierter Zugang mit Zugangsdaten XOR 9b Zugang 2, 9c 10 Zugang 3, Zugang 4, Direkt-Zugang, Registrierter Anmelden Dienstleistung Briefwahlunterlagen Zugang mit npa mit npa bestellen wird ausgewählt Personendaten lesen Dienstleistung Briefwahlunterlagen bestellen auswählen Daten aus dem npa: - Familienname - Vorname - Geburtsdatum 12 Personendaten mit Wählerverzeichnis abgleichen 11 Erfassungsmastke/n ausfüllen Wählerverzeichnis & Melderegister Nein Person vorhanden? 13 Ja weitere Daten in Pflichtfelder eingeben z. B. alternative Versandanschrift Verzeichnisse fortschreiben Legende: 14 Briefwahlunterlagen versenden 1 = nachfolgender oder vorangehender Teilprozess wird nicht weiter betrachtet = Nummern geben die Zeile in der tabellarischen Beschreibung an Gesond. Versandanschrift & ohne Ja npa 15 Versandmitteilung an Meldeanschrift Nein Abbildung 1: Prozessabbildung Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa 6/10

8 Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa 3.3 Tabellarische Prozessbeschreibung Tabelle 1: Prozessbeschreibung Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa Nr. Was / Aktivität Wer Handlung / Aktivität konkret IT-Bezug Ergebnis Anmerkung Wählerverzeichnis und erstellen Wahl einrichten Wahlbenachrichtigung aktualisieren Wahlbenachrichtigung versenden Wählerverzeichnis und aktualisieren Online-Dienstleistung "Briefwahlunterlagen bestellen" publizieren Die ersten 6 Prozessschritte bereiten den Kernprozess aus Abbildung 1 im Kapitel 3.2 vor. Wahlleitung Wahlleitung, Dienstleister Wahlleitung Wahlleitung, Dienstleister Wahlbüro Wahlleitung, Dienstleister Einmalig: Hinweis auf online- Dienstleistung ergänzen. In Klärung. Drucken, Kuvertieren, Versenden Datenbanktabelle in Meldedatei Adresstabelle aus Wählerverzeichnis automatischer Abgleich zwischen Wählerverzeichnis und Meldedatei Online-Dienstleistung im service- Portal freischalten, evt. Kommentare, Hinweisund Fehlertexte anpassen Wählerverzeichnis Layout der Wahlbenachrichtigung Massenversand aktuelles Wählerverzeichnis wird bis kurz vor der Wahl aktualisiert. Differenziert nach Art der Wahl / 3 Monate 35 bzw. 42 Tage vor der Wahl je nach Art der Wahl wird täglich vorgenommen 35 bzw. 42 Tage vor der Wahl je nach Art der Wahl 7/10

9 Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa Nr. Was / Aktivität Wer Handlung / Aktivität konkret IT-Bezug Ergebnis Anmerkung a 9 b Entscheidung zur Briefwahl Zugang service- Portal Zugang 1 ins service-portal Zugang 2 ins service-portal Die nachfolgenden Prozessschritte sind in der Abbildung 1 im Kapitel 3.2 im Zusammenhang dargestellt Er/ Sie kann oder will nicht persönlich zur Wahl gehen. Er/ Sie muss Möglichkeiten suchen und finden, eine Briefwahl zu beantragen. Er/ Sie wählt den Weg über das service-portal, um Briefwahlunterlagen zu bestellen. Registrieren auswählen Erfassungsmaske ausfüllen Registrieren auswählen und npa nutzen Internetaufruf service-portal (direkt/indirekt) Zugang service- Portal aufrufen Zugangsdaten anfordern eid-funktionalität starten Start service- Portal Zugang 1 (reg. Passw.) Zugang 2 (reg. npa) Zugang 3 (npa) Zugang 4 (direkt) mit Aufforderung Zugangsdaten aktivieren npa authentifiziert, Personendaten werden übertragen Für Zugang 2 und 3 werden npa, Lesegerät und AusweisApp benötigt service- Portal wird aktiviert Anmelden mit Zugangsdaten Dienstleistung auswählen Anmelden Dienstleistung auswählen 9 c Zugang 3 ins service-portal npa nutzen eid-funktionalität starten npa authentifiziert, Personendaten werden übertragen Anmelden Dienstleistung auswählen 10 Zugang 4 ins service-portal: Briefwahlunterlagen online bestellen Online-Dienstleistung auswählen Online-Dienstleistung im service- Portal aufrufen Erfassungsmaske/n erscheint Dem Amt entsteht bei diesem Zugang ein höherer Aufwand bei der Datenprüfung 8/10

10 Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa Nr. Was / Aktivität Wer Handlung / Aktivität konkret IT-Bezug Ergebnis Anmerkung Erfassungsmaske/n ausfüllen entfällt für Zugang 1-3 Personendaten mit Wählerverzeichnis abgleichen Wahlleitung, Dienstleister Personendaten eingeben Pflichtfelder: Familienname, Vorname, Geb.- Datum Eingaben auf Richtigkeit prüfen Personendaten und Wählerverzeichnis abgleichen Eingaben auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen Personendaten gelesen Wählerverzeichnis und fortschreiben, wenn Personendaten vorhanden Prozessende, wenn Personendaten nicht vorhanden Dem Amt entsteht bei diesem Zugang ein höherer Aufwand bei der Datenprüfung 13 weitere Erfassungsmaske/n ausfüllen Daten in Pflichtfelder eingeben, z. B. welche Wahl bei Mehrfach- Wahl, Versandanschrift nicht Meldeanschrift / Wohnanschrift Eingaben auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen alle Daten gelesen Wählerverzeichnis und fortschreiben 14 Briefwahlunterlagen versenden Wahlleitung, Dienstleister Drucken, Kuvertieren, Versenden Adresstabelle aus Wählerverzeichnis Art der Wahl aus (Massen)Versand täglich 15 Versand-Mitteilung an Meldeanschrift / Wohnanschrift versenden Wahlleitung, Dienstleister Drucken, Kuvertieren, Versenden Adresstabelle aus Wählerverzeichnis wenn Versandanschrift nicht Meldeanschrift / Wohnanschrift und Personendaten nicht aus npa 9/10

11 Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa 4 Wahlbenachrichtigung als Werbeträger Zusätzlich zu den heute bereits auf der Wahlbenachrichtigung aufgebrachten Informationen sollte im Fall der Anwendung des neuen Personalausweises entsprechende zusätzliche Informationen auf die Wahlbenachrichtigung aufgedruckt werden. Dies kann ein Informationstext, ein Internet-Link und auch ein QR-Code sein. Zu beachten ist, dass die zusätzlichen Informationen ausschließlich in Wahlbezirken aufzubringen sind, die den Prozess mit neuem Personalausweis fristgerecht und wahlbezirksgerecht anbieten. Der Informationstext, Internet-Link und QR-Code stellen eine sehr gute, kostenfreie Werbung für die Möglichkeiten des neuen Personalausweises dar. Die eines Wahlbezirkes oder größerer öffentlicher Verwaltungseinheiten werden flächendeckend und persönlich angeschrieben und erfahren alles Wesentliche über die hier beschriebene praktische und nützliche Anwendung ihres Personalausweises. Durch diese Werbewirkung wird auch die Einschaltquote der elektronischen Ausweisfunktion bei Ausgabe der Ausweise steigen. Für den neuen Prozess Briefwahlunterlagen online bestellen mit npa sind Klärungen zur Bundeswahlordnung (BWO) für die jeweilige lokale Umsetzung erforderlich. Anfragen der Kommunen sind an die zuständige Fachaufsicht zu richten. Für die Stadt Wiesbaden ist dies das das hessische Innenministerium. Durch die Einhaltung des Dienstweges der Behörden wird eine konsistente und effiziente Rechtsgestaltung sichergestellt. Die Klärung einer Anpassung der Wahlbenachrichtigung ist abhängig von der vorzubereitenden Wahl: Kommunalwahl, Landtagswahl, Bundestagswahl oder Europawahl. Das amt Wiesbaden geht von einer Möglichkeit des Aufbringens weiterer Informationen auf die Wahlbenachrichtigung aus, da bereits heute auf den Wahlbenachrichtigungen zusätzliche angegeben wird, dass innen und die Briefwahlunterlagen per E- Mail oder online bestellen können. Für alle Wahlen muss der amtliche Vordruck (Anlage zur jeweiligen Wahlordnung) von den zuständigen Gremien geändert werden. Alternativ wird die Stadt Wiesbaden für die anstehenden Wahlen die notwendigen Informationen für die innen und zur Verwendung des neuen Personalausweis auch im Internet platzieren. Für weitere Möglichkeiten, die Einführung des neuen Personalausweises durch Werbung zu unterstützen, sei auf das Dokument Marketingkonzept 1 der Stadt Wiesbaden in Zusammenarbeit mit der E-Government Initiative des BMI verwiesen. 1 Download unter 10/10

12 Herausgeber Bundesministerium des Innern IT-Stab, Referat IT4 Alt-Moabit 101 D, Berlin Bezugsquelle Bundesministerium des Innern Internet: und Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Veröffentlicht Juni 2013 HINWEIS Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Bitte wenden Sie sich bei inhaltlichen Fragen direkt an die hier genannten Ansprechpartner. Verantwortlich für den Inhalt dieses Ergebnisdokumentes Stadt Wiesbaden. Personal- und Organisationsamt Frau Monika Rubbel Hasengartenstraße 21, Wiesbaden Telefon od Internet: Diese Veröffentlichung ist Teil der Öffentlichkeitsarbeit der Bundesregierung. Sie wird kostenlos abgegeben und ist nicht zum Verkauf bestimmt.