Bezirksamt Spandau von Berlin. Anforderungsprofil. Sekretariat der Amtsärztin. 1 Beschreibung des Arbeitsgebietes:

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1 Bezirksamt Spandau von Berlin Anforderungsprofil Stand: 12/2016 Ersteller/in: Frau Widders, Frau Haße (BearbeiterZ)-Ges AL, Ges AVL Die grau unterlegten Felder markieren den verbindlichen Teil des Basisanforderungsprofils. Sekretariat der Amtsärztin 1 Beschreibung des Arbeitsgebietes: Die Aufgaben umfassen die Bereiche der Bürokoordination und der Bürokommunikation. Zu den Aufgabengebieten gehören die Planung, Organisation und Durchführung unterschiedlicher Bürotätigkeiten sowie Assistenz- und Sekretariatsaufgaben. Der sichere Umgang mit modernen Bürokommunikationsmitteln und Informationsverarbeitungssystemen ist unerlässlich. Folgende Aufgaben fallen im Einzelnen an: Schreibarbeiten im ärztlichen, psychologischen und fürsorglichen Bereich mit fremd- bzw. fachsprachlichen Anteilen, auch nach Banddiktat für die Amtsärztin und für die Dienststellen des Gesundheitsamtes Vorzimmertätigkeit für die Amtsärztin Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschl. Protokollführung sowie von Veranstaltungen des Gesundheitsamtes / des öffentlichen Gesundheitsdienstes Gesundheitslotse/-lotsin Plausibilitätsprüfung der eingehenden Leichenschauscheine und Weiterleitung an das Zentralarchiv Terminkontrollen (Postmapppen, WV-Mappen) u.a. für BVV-Angelegenheiten, Koordinierung der Termine der Amtsleitung Kalenderbestellung Abrechnung der privaten Telefongespräche Vertretung der Botin / Poststelle sowie Materialverwaltung mit Außendiensttätigkeit Vertretung Rechnungsstelle Vertretung Personalsachbearbeitung Sonderaufgaben Stellenbewertung: Entgeltgruppe E 5 TV-L

2 2 Formale Anforderungen Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Verwaltungsfachangestellte/r oder gleichwertige Ausbildung oder Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Gesundheitswesen 3 Leistungsmerkmale Gewichtungen * 3.1 Fachkompetenzen Sekretariats- und Assistenzaufgaben Kunden_innen und Besucher_innen empfangen Termine planen und überwachen Telefonate führen und Auskünfte erteilen Schriftverkehr mit Kunden_innen, Behörden und Krankenhäusern Texte nach Vorgaben formulieren, Protokollführung, Schreibarbeiten nach Diktat Grafiken, Statistiken, Tabellen in Texte einarbeiten Organisation von Besprechungen und Konferenzen Verwaltung, Bestellung und Ausgabe von Büromaterial Kenntnisse über Aufbau und Aufgaben des Gesundheitsamtes im Gesamtsystem der allgemeinen Verwaltung sowie des öffentlichen Gesundheitsdienstes im Gesamtsystem des Gesundheitswesens Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit moderner Informations- und Kommunikationstechnologie (MS Office, Internet, Intranet) Arbeit mit Bürokommunikationsmitteln und Informationsverarbeitungssystemen Umgang mit Bürokommunikationsmitteln und -geräten Umgang mit Informationsverarbeitungssystemen Handhabung von Standardsoftware Kenntnisse über Datenpflege und Datensicherung Kenntnisse der Verwaltungsspezifischen Bearbeitungsstandarts (GGO, AZG)

3 Erläuterung der Begriffe Gewichtungen * 3.2 Leistungsverhalten Belastbarkeit Fähigkeit, auch unter schwierigen Bedingungen überlegt zu agieren. arbeitet sich ziel- und zeitgerecht in das Arbeitsgebiet ein arbeitet auch unter Belastung präzise und effizient reagiert auf kurzfristige Veränderungen angemessen Leistungsfähigkeit Fähigkeit, engagiert zu arbeiten und aktiv Wissen und Erfahrungen einzubringen sowie sich auf neue Aufgaben einzustellen. geht aktiv und engagiert an Aufgaben heran bringt eigene Informationen zum Nutzen des Teams ein arbeitet zielorientiert Organisationsfähigkeit Fähigkeit, vorausschauend zu planen und zu strukturieren und entsprechend zu agieren beschafft und bewertet selbständig relevante Informationen, auch aus anderen Bereichen setzt sinnvolle Prioritäten stellt notwendige Informations- und Kommunikationswege sicher Selbständigkeit Fähigkeit, den zur Verfügung stehenden Handlungsrahmen aktiv auszufüllen. arbeitet mit wenig Anleitungserfordernis nutzt den vorgegebenen Ermessens-/Handlungsspielraum Entscheidungsfähigkeit Fähigkeit, zeitnahe und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen und dafür Verantwortung zu übernehmen. entscheidet zeitgerecht trifft Entscheidungen adressatenorientiert, transparent und übernimmt Verantwortung vertritt die eigene Entscheidung

4 3.3 Sozialverhalten Gewichtungen * Kommunikationsfähigkeit Fähigkeit, sich personen- und situationsbezogen auszutauschen hört aktiv zu, reflektiert und lässt ausreden äußert sich in Wort und Schrift strukturiert, flüssig und verständlich tritt sicher und höflich auf Kooperationsfähigkeit Fähigkeit, gemeinsam mit anderen zusammen zu arbeiten und in Gruppen/Teams ein gemeinsames Ergebnis zu erzielen. hält Absprachen ein arbeitet konstruktiv und vertrauensvoll mit anderen zusammen Konfliktfähigkeit Fähigkeit, Probleme und Konflikte zu erkennen und tragfähige Lösungen anzustreben sowie mit Kritik anderer konstruktiv und sachlich umzugehen reflektiert eigenes Denken und Handeln besitzt Einfühlungsvermögen (äußert Kritik in angemessener Form) weicht Konflikten nicht aus 3.4 Kunden- und adressaten-(anwender-)orientiertes Handeln Dienstleistungsorientierung Fähigkeit, die Arbeit als Dienstleistung für den externen und internen Kunden zu begreifen. verhält sich im Kundenkontakt freundlich und aufgeschlossen erläutert Entscheidungen und Verfahrensabläufe nachvollziehbar geht auf Bedürfnisse des Kunden situationsgerecht ein

5 3.4.2 Diversity-Kompetenz Fähigkeit, die Vielfalt von Menschen (u. a. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, Migrationshintergrund, Religion, sexueller Identität) wahrzunehmen, in der Aufgabenwahrnehmung zu berücksichtigen und einen diskriminierungsfreien und wertschätzenden Umgang zu pflegen begegnet Menschen verschiedenster Herkunft aufgeschlossen tritt vorurteilsfrei und respektvoll gegenüber unterschiedlichen Kulturen, Orientierungs- und Regelungssystemen auf zeigt Einfühlungsvermögen für die Empfindungen und Bedürfnisse anderer Gewichtungen * Anforderungsprofil erstellt: Datum / Unterschrift Ges AL Datum / Unterschrift Ges AVL Datum / Unterschrift Stelleninhaber/in