5. OFFICE SYMPOSIUM UNGEWECKTE POTENZIALE IM BÜRO

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1 5. OFFICE SYMPOSIUM UNGEWECKTE POTENZIALE IM BÜRO 25. SEPTEMBER 2014 LAKE SIDE ZÜRICH 1 Witzig The Office Company Hungerbüelstr Frauenfeld T

2 Die Referenten Sebastian Purps Rainmaker & Sun, Hannover Daniel Rindlisbacher Corporate Design Manager FH Breitblick, Bern Martin Frischknecht VR Präsident & Partner clavis IT ag Herisau Prof. Dr. Oliver Gassmann Technologie- und Innovationsmanagement an der Universität St. Gallen Ladina Spiess Moderatorin 2 Am Donnerstag dem 25. September 2014 fand im Lake Side in Zürich das 5. OFFICE SYMPOSIUM zum Thema «Ungeweckte Potenziale im Büro» statt.

3 Die OFFICE AKADEMIE wurde von Witzig The Office Company initiiert, um neue Erkenntnisse und Bedürfnisse in der Arbeitswelt breiter zu diskutieren, zu erforschen und zu realisieren. Dazu veranstaltet die OFFICE AKADEMIE Symposien mit namhaften Fachreferenten, um ihren Kunden die Gelegenheit für wertvolles Wissen zu bieten. Andererseits auch Round Tables für den gezielten Fachaustausch von Experten im geschlossenen Kreis und Seminare, um spezifische Themen zu vermitteln. Erkenntnisse der Symposien und Round Tables stehen jeweils als Summary zur Verfügung. ABSTRACT 3 Beim 5. Office Symposium zum Thema Ungeweckte Potenziale im Büro wurde diskutiert und erarbeitet, welche Reserven im Büro noch brach liegen. Der Mensch strebt nach Glück und Erfüllung. Welche Rahmenbedingungen braucht es also, damit Menschen über sich hinaus wachsen können? Organisationen erfüllen wichtige neurobiologische Grundbedürfnisse ihrer Mitarbeiter. Zum Beispiel das Bedürfnis nach Verbundenheit und Zugehörigkeit: Wenn Menschen dieses Gefühl bemerken beispielsweise weil der Unternehmenschef wahrnehmbarer wird, die Führungskraft zugewandter agiert oder das Team harmonischer arbeitet werden sie innerlich ruhiger und fokussierter. Und leisten bedeutend mehr. Die Wechselwirkung zwischen Design und Leistung lag im Fokus der Session Potenzialentfaltung Raum. Wer schöne, gut funktionierende Objekte betrachtet und nutzt, ist glücklicher. Schönheit ruft stabile und lang anhaltende positive Gefühle hervor und befreit von negativen Emotionen. Doch wer entscheidet über «Schönheit» oder «gutes Design»? Im Fokus Potenzialentfaltung Prozesse wurde gezeigt, dass die Automation der Geschäftsprozesse die Effizienz erhöht, die Fehlerquote senkt, den Gewinn messbar steigert und zu einer höheren Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit führt. Gibt es Potenzial in der Innovation? Die Büro- Architektur kann sie erleichtern. Die Art, wie Räume gestaltet sind, bestimmt auch, wie sich Menschen begegnen. Neue Impulse kommen oft aus der Begegnung von Menschen. Daher ist wichtig, wo die Teams sitzen. Offene Kultur für Potenzialentfaltung Das ideale Umfeld für die Entfaltung der Potenziale ist ein Unternehmen, in dem eine offene Kultur herrscht.

4 «Potenzialentfaltung Mensch» Sebastian Purps Rainmaker & Sun Hannover Erfolgreiche Unternehmen von morgen sollten sich heute die Frage stellen: Was genau müssen wir tun, um auf das kreative Potenzial der Mitarbeiter zugreifen zu können? Überdurchschnittlicher Verdienst, Geschäftswagen und steile Aufstiegschancen sind längst nicht mehr die Antwort. Studien des Massachusetts Institute of Technology zeigen, dass gerade hohe Bonusanreize kognitive Leistungen reduzieren. Grundbedürfnisse erfüllen Die Firmen sollten ihre Arbeitsumfelder attraktiver gestalten, um bisher ungenutzte Potenziale zur Entfaltung zu bringen. Organisationen erfüllen wichtige neurobiologische Grundbedürfnisse ihrer Mitarbeiter. Zum einen das Bedürfnis nach Verbundenheit und Zugehörigkeit: Wenn Menschen dieses Gefühl bemerken beispielsweise weil der Unternehmenschef wahrnehmbarer wird, die Führungskraft zugewandter agiert oder das Team harmonischer arbeitet werden sie innerlich ruhiger und fokussierter. Rahmenbedingungen schaffen Zum anderen braucht es Rahmenbedingungen, die es Mitarbeitern ermöglichen, selbstbestimmt und selbstwirksam zu arbeiten. Auf diese Weise messen Mitarbeiter dem eigenen Handeln eine viel grössere Bedeutung bei. So können sich wahre Feuer der Begeisterung entzünden. Die Hirnregionen, in denen ungenutzte Potenziale verborgen sind, beginnen dann besonders aktiv zu werden. Der Rosenthal-Effekt Der Rosenthal-Effekt bezeichnet ein Experiment aus der Schule. Wissenschaftler haben darin 20 Prozent der Schüler einer Klasse willkürlich ausgewählt und sie dem Klassenlehrer als «High Potentials» verkauft. Das Ergebnis: Nach einem Jahr konnten die Wissenschaftler bei diesen 20 Prozent eine überdurchschnittliche Leistungssteigerung feststellen. Offensichtlich haben die Überzeugung und innere Haltung des Lehrers sein Verhalten gegenüber diesen Schülern derart beeinflusst, dass seine Arbeit zu einer Potenzialentfaltung bei den zufällig ausgewählten Schülern geführt hat. Die Kraft der inneren Bilder Es braucht starke innere Bilder, an die man glaubt und die das Handeln leiten. Innere Bilder sind nichts anderes als neuronale Netzwerke. Die moderne Hirnforschung weiss, dass gerade der Austausch und das Eingehen von Beziehungen einen günstigen Einfluss auf die Bildung neuer neuronaler Netzwerke haben. Berührt sein Man muss sich fragen, warum das Erreichen eines Wandels wichtig ist. Es muss etwas sein, das uns berührt, etwas, das unter die Haut geht. Nur dann schüttet das Gehirn sogenannte neuroplastische Botenstoffe aus, die dafür sorgen, dass sich die neuen Netzwerke stabilisieren und fest verankern. Das Gehirn ist bestrebt, dass innere Bilder und Realität zusammenpassen. Daher wirken diese starken inneren Bilder als ein intensiver Antrieb: Sie sorgen dafür, dass der Mensch sich aufmacht, die Aussenwelt so zu verändern, dass sie zu den eigenen inneren Bildern passt. 4

5 World-Café zu Potenzialentfaltung Mensch «Das ideale Umfeld für die Entfaltung der Potenziale ist ein Unternehmen, in dem eine offene Kultur herrscht.» Die Essenz aus dem World Café 5

6 «Potenzialentfaltung Prozesse» Martin Frischknecht clavis IT Herisau Unternehmen sind zunehmend einem verschärften Wettbewerb ausgesetzt. Die Gründe sind die Beschleunigung des Geschäftes, der Fachkräftemangel und der Kostendruck. Ein Unternehmen kann längerfristig nur erfolgreich sein, wenn es die Faktoren Mensch, Information und organisatorische Prozesse optimal in die Geschäftsprozesse integriert. Es gilt die Zusammenarbeit zu fördern, Prozessabläufe weitgehend zu automatisieren und Informationen transparent und ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen. 6 Digital statt Regal Eine gezielte Digitalisierung steigert die Informationssicherheit und schafft Raum zur Entfaltung. Indem Menschen in einfachen Routinearbeiten entlastet werden, können sie sich qualifizierten Tätigkeiten widmen und so die Qualität der Büroarbeit erhöhen. Nicht wertschöpfende Tätigkeiten werden so reduziert und Durchlaufzeiten minimiert. Auch die Auskunftsgenauigkeit und -geschwindigkeit wird optimiert, da Informationen in einem modernen, digitalen System schneller gefunden werden. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schafft Nutzen in Unternehmen, welche letztlich auch Kunden zugute kommen. Dies äussert sich hauptsächlich durch Vorteile im Zugriff auf Informationen, durch optimierte Prozessabläufe, eine verbesserte Kontrolle und eine sichere Aufbewahrung der Geschäftsdokumente. Thesen Vor dem Hintergrund der Vorteile von Digitalisierung und dem omnipräsenten Druck auf Unternehmen, sich laufend ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, ergeben sich zwei Thesen, die in den Sessions diskutiert wurden: These 1 Automation der Geschäftsprozesse erhöht die Effizienz, senkt die Fehlerquote, steigert den Gewinn messbar und führt zu einer höheren Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. These 2 Digitale Dokumente sind der Schlüssel zu mehr Effizienz in Geschäftsprozessen und wichtiger Enabler für den künftigen Geschäftserfolg. Diskussion Der Gedankenaustausch im Plenum zeigte auf, dass über die Vorteile der Digitalisierung in einigen Bereichen Einigkeit herrscht. Für die Kreditorenabwicklung, den Workflow im Service und beim Projekt-Controlling. Die Firmengrösse ist bei der Digitalisierung nicht entscheidend. Es muss Sinn machen. Das kann dazu führen, dass Papier und digitale Daten parallel verwendet werden - beispielsweise in der Architektur, wo die haptische Vermittlung einfacher ist als die digitale.

7 «Potenzialentfaltung Raum» Daniel Rindlisbacher Breitblick Bern Good design makes us happy Alltagsgegenstände mit gutem Design haben erwiesenermassen eine positive Wirkung auf unsere Stimmung und unser Wohlbefinden. Der Umgang mit ihnen befreit uns von negativen Emotionen. Wer schöne, funktionale und überraschend neuartige Objekte betrachtet und nutzt, ist glücklicher. Warum diese Erkenntnis nicht auch auf Räume anwenden? Präzis konzipierte und anspruchsvoll gestaltete Räume stimulieren uns. Sie regen das Ausdrucksvermögen und die Offenheit für neue Ideen an. Menschen werden kreativer. Gutes Interior Design unterstützt Motivation, Leistung und Gesundheit der Mitarbeitenden. Und dies hat letztlich Auswirkungen auf die Produktivität im Unternehmen. Das Büro hat sich in einem halben Jahrhundert nicht wirklich verändert. Die Menschen fahren noch täglich zur Arbeit um dort acht Stunden an einem fest zugewiesenen Arbeitsplatz zu verbringen. Sie machen Mittagspause zu fixen Zeiten und werden ermutigt, möglichst produktiv zu sein. Welche Rolle übernimmt das Büro, wenn von überall aus gearbeitet werden kann? Zwei Sessel machen noch keinen Begegnungsknoten Die meisten innovativen Ideen entstehen in der persönlichen Kommunikation. Dazu gehört ein zum Gespräch anregender Ort. Ein Ort, der uns zum gemeinsamen Gedankenaustausch motiviert. Mit zwei, drei Sesseln entstehen noch keine geistigen Höhenflüge. Erst aus dem Angebot unterschiedlicher Begegnungsknoten entsteht die Atmosphäre, welche Gespräche nachhaltig in Gang bringt. Jedem Unternehmen seine eigene «Duftspur» Menschen legen keine Duftspur wie es Ameisen tun, damit die anderen stets den kürzesten Weg zum Futterplatz finden. Was ist denn das Fundament menschlichen Zusammenlebens? Ein gemeinsamer Weg entwickelt sich nur auf Basis bestimmter Verhaltensregeln. Ohne Befolgen der Duftspuren-Regel funktioniert das Ameisen-System nicht. Ameisen folgen ihren Verhaltensnormen aus Instinkt. Im Unternehmen obliegt es Führungskräften, für ein kraftvolles Miteinander geeignete Verhaltensnormen aufzustellen. Die Gestaltung des Raumes und der Arbeitswelten sollte diese Kultur darstellen und unterstützen. 7

8 «Potenzialentfaltung Innovation» Prof. Dr. Oliver Gassmann Universität St. Gallen Alle Unternehmen wollen innovativ sein, nur wenigen gelingt es. Warum schaffen einzelne Unternehmen echte Durchbrüche, während die meisten nicht über lustlose Me-too-Produkte hinauskommen? Innovation lässt sich nicht einfach verordnen - aber es gibt Erfolgsprinzipien, denen die besten Unternehmen folgen und die ihnen immer wieder einen Innovationsvorsprung gegenüber ihren lahmen Wettbewerbern verschaffen. Geschäftsmodelle nicht Produkte Der grosse Sprung liegt nicht in neuen Produkten, sondern in Geschäftsmodellen. Oliver Gassmann definiert das Geschäftsmodell mit folgendem einfachen Konzept: Who: Jedes Geschäftsmodell dient einer bestimmten Kundengruppe. What: Was bieten wir dem Kunden an? How: beschreibt die Prozesse, Aktivitäten, Fähigkeiten und die Wertschöpfungskette. Value: erklärt warum das Geschäftsmodell finanziell tragfähig ist. Erfolgsfaktoren für Innovationen 8 Versuchen Sie nicht nur eigene, bestehende Muster, sondern greifen Sie auf andere, bekannte Geschäftsmodelle zu. Wie würde das IKEA machen? Wie würde das McDonald lösen? Wie würde Nespresso unser Geschäft führen? Büroeinrichtung und Innovation Büroarchitektur kann Innovation erleichtern. Die Art, wie Räume gestaltet sind, bestimmt auch, wie sich Menschen begegnen. Neue Impulse kommen oft aus der Begegnung von Menschen. Daher ist wichtig, wo die Teams sitzen. Innovation braucht schlanke Prozesse. «Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu lassen und gleichzeitig zu hoffen, dass sich etwas ändert.» Albert Einstein