Was erwartet ein Kanzler von der IT-Infrastruktur?

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Krista Ritter
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1 Was erwartet ein Kanzler von der IT-Infrastruktur? Ass. Dipl.-Volkswirt Thomas A. H. Schöck Kanzler und CIO der Universität Erlangen-Nürnberg

Hintergrund Zur Person: Thomas A. H. Schöck Jurist und Volkswirt Kaufmannsgehilfe Kanzler der Universität Erlangen-Nürnberg seit 1988 Was macht ein Kanzler und wozu braucht er IT?

2 Hintergrund Zur Person: Thomas A. H. Schöck Jurist und Volkswirt Kaufmannsgehilfe Kanzler der Universität Erlangen-Nürnberg seit 1988 Was macht ein Kanzler und wozu braucht er IT? Mitglied der Universitätsleitung (universitäre Gesamtverantwortung) Leiter der Verwaltung, Haushaltsbeauftragter und Dienstvorgesetzter des nichtwiss. Personals CIO und Vorsitzender der Kommission für Rechenanlagen

3 Hintergrund Die Universität Erlangen-Nürnberg verwaltet: > Studierende, ~ Studienanfänger/Sem. und ein Vielfaches davon an Bewerbungen ~ 140 Studiengänge teilweise im Parallelbetrieb durch Umstellung auf neue Prüfungsordnungen (BA/MA, neue LPO) ~ Beschäftigte, darunter anspruchsvolle Einzelfälle: 522 Professor/innen Massengeschäft: > stud. + wiss. Hilfskräfte 315 Mio. Haushaltsvolumen (2009), davon 95 Mio. Drittmittel > 200 Gebäude an etwa einem Dutzend Hauptstandorten in Erlangen und Nürnberg, Außenstellen in Fürth, Bamberg, Pleinfeld, Busan,

4 Dimensionen der Erwartung 1. Formale und Querschnitts-Anforderungen Rechtliche und sonstige äußere Vorgaben 2. Verfahrensbedarf Was ist unerlässlich, wichtig, nice-to-have? 3. Technische und organisatorische Ziele Die Philosophie 4. Weiche Faktoren Die Menschen hinter den Maschinen

5 1. Querschnitts-Anforderungen Zwingende gesetzliche Vorgaben sind immer einzuhalten: Datenschutz Vergabevorschriften Arbeitssicherheit Barrierefreiheit Mitbestimmung... EDV-Fachverfahren müssen auch inhaltlich die für ihren Bereich jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben korrekt und aktuell abbilden!

6 1. Querschnitts-Anforderungen Politische Vorgaben landesweite Einführung der Personal- und Stellenverwaltung VIVA-PSV in Bayern Neugliederung von Fakultäten und Einrichtungen Transfer von Verwaltungsaufgaben (von/zu anderen Behörden oder innerhalb der Universität) Neue Anforderungen an das Rechnungswesen (Trennungsrechnung, Kaufm. Rechnungswesen)

7 1. Querschnitts-Anforderungen Datensicherheit und -beständigkeit DV-Verfahren können das papierne Büro nur insoweit ersetzen, wie sie dessen notwendige Eigenschaften abbilden können! Beschränkung auf das Notwendige, Vermeidung von Vorratsdatensammlungen Sicherung gegen unberechtigten Zugriff, Fälschung, nachträgliche Änderung, Sicherung gegen zufälligen Verlust oder Datendiebstahl Dauerhafte Nutzbarkeit der Daten auch nach einem Systemwechsel Keine überhöhten Anforderungen an Kompetenz und Geduld der Nutzer!

8 2. Verfahrensbedarf Welche EDV-Ausstattung und -Verfahren braucht die Verwaltung zur Erfüllung ihrer Kernaufgaben? Basisausstattung Hardware: Arbeitsplatzrechner oder -terminals Standard-Software: Groupware, Office-Software So umfangreich und flexibel wie nötig, so einfach und einheitlich wie möglich.

9 2. Verfahrensbedarf Kernaufgabe Ressourcenverwaltung Haushalt (kameralistisch oder kaufmännisch): Planung, Buchführung, Abrechnung, KLR, Controlling Raumverwaltung Verwaltung von Stiftungen und Beteiligungen

10 2. Verfahrensbedarf Kernaufgabe Personalverwaltung Dokumentation des Stellen- und Personalbestands Abbildung des Mitarbeiter-Lebenszyklus Planungs- und Auswertungsfunktionen Im Universitätsbereich besonders anspruchsvoll: Sonderregelungen für wissenschaftliches Personal Studierende in Doppelrolle auch als Beschäftigte Anbindung an staatliche Behörden-DV (Bezügestelle, ) Anbindung an Campus-Management

11 2. Verfahrensbedarf Sonderaufgabe Campusmanagement = Abbildung des Studentischen Lebenszyklus Unsere große Baustelle!

12 2. Verfahrensbedarf DV-Verfahren entlang des Studentischen Zyklus Bewerbung => Zulassung Herkömmliche Studentenverwaltung : Immatrikulation, Gebührenerhebung, Beurlaubung, Exmatrikulation Studiums-/Veranstaltungsverwaltung: Zuordnung von Veranstaltungen zu Studiengangsmodulen, Anmeldung, Raumzuordnung, Teilnehmerkommunikation, Prüfungsverwaltung Lehrevaluierung Erstellung von Zeugnissen, Diploma Supplement, Promovierenden- und Alumni-Verwaltung

13 2. Verfahrensbedarf Ohne die geht s heute auch nicht mehr: Web-Auftritt mit CMS und Corporate Identity Vorhanden, aber verbesserungsfähig Statistik- und Berichts-Tools: Data Warehouse CEUS (im Ausbau) Studienverlaufsanalyse (in Entwicklung) Forschungsdatenbank (in Entwicklung) Kontakte-Management Alumni (> neue Kontakte p.a.!) Sponsoren und Fundraising

14 2. Verfahrensbedarf was kommt? Umstellung der Buchhaltung auf Doppik beschlossen, Umsetzung ist angelaufen Dokumentenmanagement noch nicht konkret konzipiert Wissensmanagement bislang nur Insellösungen Ausschreibungs- und Beschaffungsplattform noch nicht angegangen lokale Lösung oder landesweites System?

15 3. Technische und organisatorische Ziele Technik auf höchstem Niveau Wo, wenn nicht an einer Universität? mit Verantwortung EDV ist kein Selbstzweck, sondern ein (mittlerweile essentielles) Werkzeug. Von Ressourcenzwängen und der Bindung an höherrangige Entscheidungen ist sie genauso wenig frei wie die Wissenschaft selbst. Die Universitäts-EDV sollte mit gutem Beispiel vorangehen und dem schonenden Umgang mit Energie, Umwelt und Klima besonderes Augenmerk widmen.

16 3. Technische und organisatorische Ziele Integration Aufgabe der Universitäts-EDV ist neben der Betreuung der Verwaltung auch das Bereitstellen von Werkzeugen für wissenschaftliches Arbeiten (Höchstleistungsrechnen, numerische Simulationen, ) Verfahrensübergreifende Querschnittsdienste wie Identitäts- oder Organisationsmanagement Zusammenarbeit mit Behörden, anderen Universitäten, und Forschungspartnern konzeptionell und im Alltagsgeschäft!

17 Ein (gelungenes) Beispiel: Identitätsmanagement an der FAU

18 3. Technische und organisatorische Ziele Unabhängigkeit Aus der Integration von Verwaltungs- und Wissenschafts-DV folgt die organisatorische Unabhängigkeit der Universitäts-Rechenzentren Innerhalb der Universität sind die Rechenzentren zentrale Einrichtungen, die keiner einzelnen Fakultät zugeordnet sind. Und das ist auch gut so. Überuniversitär ist politischem Drängen zur Herauslösung der Verwaltungs-DV und deren Einbindung in behördenübergreifende Rechenzentren zu widerstehen. und Zusammenarbeit Nicht jedes Universität-RZ muss jedes Rad ständig neu erfinden!

19 4. Weiche Faktoren Schulung und Betreuung Investition in die Ressource Geist Service Selbstverständlich, aber wertvoll Zielgruppengerechtes Arbeiten Die Universitäts-EDV betreut zwei der schwierigsten Zielgruppen, die es gibt: Wissenschaftler und Verwaltungsbeamte Darauf muss man sich einstellen Vertrauen und Transparenz Einbindung in universitäre Strukturen: CIO, Beirat, Kommissionen

20 Wie stehen wir da? Ich meine: Insgesamt gut Ihre Meinung?

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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