Zusammenfassung Vortrag Registrierkasse

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1 Zusammenfassung Vortrag Registrierkasse In den letzten beiden Tagen mussten wir feststellen, dass das Thema Registrierkasse viele Fragen in der Physiowelt aufwirft. Wir haben uns darum bemüht Ihnen im Anschluss eine Zusammenfassung der Vorträge zu liefern und Ihnen gleichzeitig auch zwei einfache Lösungswege anzubieten. Rechtliche Hintergründe: Mit gibt es per Gesetz grundsätzlich zwei Neuerungen, welche klar voneinander zu unterscheiden sind: 1) Belegerteilungspflicht 2) Registrierkassenpflicht Ab Ab Bei einem Umsatz > pro Betrieb pro Jahr und Bei jedem Kassiervorgang (Bar, Barumsätze > pro Betrieb pro Jahr Bankomat, Kreditkarte, Gutschein, muss man eine elektronische Registrierkasse führen. Geschenkmünzen u dgl.) muss dem Ab Kunden/Pat ein Beleg ausgehändigt Ist eine Signaturkarte und ein damit verbundener QR-Code werden. auf den Belegen verpflichtend. Wichtig! Sind Sie registrierkassenpflichtig, sind Sie auch elektronisch belegerteilungspflichtig und benötigen ab eine Signaturkarte! Ad 1) Belegerteilungspflicht: Bei jedem Kassiervorgang muss dem Kunden nach jeder erfolgten Behandlung ein gedruckter, elektronischer oder manuell ausgestellter Beleg übergeben werden. Wenn Sie Registrierkassen pflichtig sind, fällt die manuelle Option weg. Es ist egal ob der Patient jede Behandlung bar bezahlt, in mehreren Teilen oder alle auf einmal. Immer dann, wenn Sie Geld vom Patienten bekommen, müssen Sie einen Beleg ausstellen. Dieser Beleg muss folgende Punkte enthalten: - Bezeichnung des/der PhysiotherapeutIn - fortlaufende Nummer, ab 2017 eine Signatur falls registrierkassenpflichtig und Datum und Uhrzeit der Belegausstellung - Art und Umfang der Leistung (Die Buchungszeile Heilgymnastik oder Physiotherapie muss zumindest mit dem betroffenen Bereich ergänzt werden. Z.B.: Physiotherapie Schulter re ) - Betrag der Barzahlung 1

2 Jeder Beleg muss mit mit einer elektronischen Signatur versehen sein, sofern Sie auch Registrierkassen pflichtig sind. Hierfür muss man im Jahr 2016 eine Signaturkarte beim Finanzministerium anfordern. Wie das genau geht, kann Ihnen Ihr Steuerberater sagen. Eine handschriftlicher Beleg ist ab in keiner Weise mehr möglich. Ad 2) Registrierkassenpflicht Wenn Sie als TherapeutIn folgende Kriterien erfüllen, dass Ihr Umsatz > und Barumsätze >7.500 pro Betrieb pro Jahr übersteigen (Achtung! Es müssen beide Kriterien gleichzeitig erfüllt sein), so müssen Sie Ihre Bareinnahmen mit einer elektronischen Kasse (Registrierkasse) erfassen. Diese Regelung gilt ab Sollten Sie das System erst später anschaffen, gilt zwar grundsätzlich bis Straffreiheit, allerdings müssen Sie dann sämtliche Belege ab nachtragen. Wenn Sie nun schon im Jahr 2015 die beiden Grenzen überschreiten, gilt mit bereits die Registrierkassenpflicht. Sollten Sie 2015 unter einer oder beider Grenzen sein, gilt diese 2016 noch nicht, außer Sie überschreiten die Grenzen im darauffolgenden Jahr. Ab dem Zeitpunkt, wo Sie beide Grenzen überschritten haben, müssen Sie nach Ablauf des laufenden Monats innerhalb von 3 Monaten die Registrierkasse einführen und ab dem 1. des darauffolgenden Monats die Registrierkassenpflicht erfüllen (z.b.: Sie kommen am über die Grenzen, Sie haben dann Juni, Juli und August Zeit und müssen mit mit der Registrierkasse beginnen). Wichtig ist der Registrierkassenerlass vom , der besagt, dass Sie für den Fall der Überschreitung der Grenzen im Jahr 2015, bereits 2016 registrierkassenpflichtig sind. Sollten Sie aber mit auf Erlagscheine umstellen, sind sie es nicht. Wenn Sie in einem Jahr eine der beiden Umsatzgrenzen unterschreiten, entfällt ab dem Folgejahr die Registrierkassenpflicht wieder soweit absehbar ist, dass die Umsatzgrenzen auch künftig nicht überschritten werden. Beispiel: 2016 Registrierkassenpflicht (Da Umsatzgrenzen 2015 überschritten) 2017 Unterschreiten der Umsatzgrenzen 2018 Entfall der Registrierkassenpflicht Findet Ihre physiotherapeutische Tätigkeit an mehreren Standorten statt oder ir von Hausbesuchen, müssen Sie bei Bareinnahmen einen sogenannten Paragon (=handschriftl. Kassenzettel) ausstellen. Noch am selben Tag müssen Sie dann die erhaltenen Einnahmen in Ihr Kassensystem (Hauptstandort oder zu Hause) nachtragen. Hier wäre aber anzudenken, ob nicht ein mobiles System (z.b.: Tablett oder Laptop + mobiler Bondrucker) sinnvoller und effizienter wäre. 2

3 Spannungsfeld Datenschutz / Verschwiegenheitspflicht: Um die Verschwiegenheitspflicht nicht zu verletzen, ist wichtig, dass auf den Belegen keine Patientendaten angeführt werden. Bisher führte dies durch das Schwärzen der Daten bei einer Prüfung zu keinem Problem. Nachdem es sich bei Belegen um elektronische Daten handelt, ist dies nun nicht mehr möglich. Aus diesem Grund sollten die Barbelege ohne heikle Patientendaten ausgestellt werden. Honorarnoten für die Krankenkassen werden unabhängig von den Belegen in einem eigenen Zählerkreis (fortlaufende Nummer) ausgestellt. Bitte beachten Sie beim Wortlaut / Hinweis Betrag dankend erhalten, dass dies von einem Finanzprüfer als weitere Einnahme missverstanden werden könnte. Die Zahlungsbelege der einzelnen Behandlungen sollten die Patienten zu Vorlage bei der Krankenkasse entweder beifügen, oder Sie weisen bei jeder Buchungszeile neben dem Datum auch auf die erfolgte Barzahlung hin. Abrechnung mit Erlagschein oder Banküberweisung: Wenn Sie die Abrechnung mit Ihren PatientInnen grundsätzlich mit Erlagschein bzw. Banküberweisung abwickeln und unter der Barumsatzgrenze von bleiben, entfallen beide Themen, sowohl die Belegerteilungspflicht, als auch die Registrierkassenpflicht für Sie. Technische Umsetzung: Für die technische Umsetzung reichen grundsätzlich ein herkömmlicher PC, Notebook, Tablett und ein Drucker. Sollten Sie erst eine Hardware anschaffen müssen, sollten Sie vorab Ihre Prozesse festlegen und dann das geeignete System auswählen. Für die Software gibt es drei verschiedene Versionen. Version 1: Installation am PC Vorteile Nachteile - Nur Einmalkosten - Kein Internet notwendig - Wartung meist kostenintensiver - Datensicherung - Ausfall Hardware - Läuft nur auf Windows - Sicherheitsmodul 3

4 Version 2: Gehostet mit Offlinemodus Vorteile Nachteile - Datensicherung - Internet zum Starten notwendig, danach nicht mehr - Läuft auf allen Plattformen* - Support* Version 3: Gehostet ohne Offlinemodus (grundsätzlich nicht zu empfehlen) Sollte Ihre Kasse einmal ausfallen, sind alle Verkäufe schriftlich auf dem Paragon festzuhalten. Nach Inbetriebnahme müssen die schriftlich aufgezeichneten Verkäufe in die Kasse übertragen werden. Sicherheit des Systems: Sollte die Sicherungseinrichtung ausfallen, muss auf jedem Beleg Sicherheitseinrichtung ausgefallen angedruckt werden und zusätzlich muss das BMF informiert werden. Das BMF führt zur internen Dokumentation eine Datenbank über verwendete Sicherheitseinrichtungen inkl. Ausfallsprotokoll. Die Daten müssen regelmäßig auf einen externen Datenträger gesichert werden. Das Datenerfassungsprotokoll muss jederzeit exportiert werden können. Sollten Sie die Software oder Hardware aufgrund der Registrierkassenpflicht mit 2016 umstellen müssen, können Sie 200 Prämie mit der Einkommensteuererklärung 2015 oder 2016 gelten machen und die Investitionen sofort zur Gänze abschreiben. Fazit: - Überprüfen Sie die Verpflichtung - bei Grenzfällen Klärung und evtl. Vermeidungsmaßnahmen (Beratung!) - Wenn nur Belegerteilungspflicht, evtl. trotzdem elektronisches System überlegen - System muss für betrieblichen Ablauf und andere Nutzen (z.b.: Auswertungen) tauglich sein 4

5 - Internes Kontrollsystem beschreiben und im Betrieb auflegen (wie funktioniert mein System von der Leistungserbringung bis zur Steuererklärung, E131-Beschreibung von Kassenhersteller) - Zusammenarbeit Unternehmer Steuerberater Kassenhändler sehr wichtig - Halten Sie Ihre Patientenprozesse im Vordergrund und stellen Sie nicht Ihr bewährtes System nur wegen der Registrierkassenpflicht um Lösungen: Wenn Sie einfache Lösungen suchen, können wir Ihnen folgendes anbieten: Software: Für den Ankauf einer geeigneten Hardware und den Einsatz einer geeigneten Software können Sie Herrn Stefan Lacheiner unter folgender Mailadresse kontaktieren: Ablauf: - Stefan Lacheiner vermittelt Ihnen die Hard- und/oder Software - Sie müssen sich beim Softwarehersteller registrieren - Er konfiguriert die Software vor (Name, Standardartikel, etc.) und spielt das in Ihr System ein - Er unterstützt Sie bei Bedarf bei den Einstellungen auf Ihrer Hardware - Er schult Sie auf das neue System ein - Das alles online, Sie brauchen nur eine Internetverbindung und ein bisschen Zeit - Kosten für das gesamte Paket excl. Hardware: 360,00 einmalig und 46,80 monatlich für die Software jeweils incl. USt. Steuerberatung: Sollten Sie für die Umstellung einen Steuerberater benötigen, mit dem Sie auf Augenhöhe über die Umstellung und Umsetzung einer für Sie geeigneten Lösung diskutieren wollen, können Sie die Mitarbeiterin von Hr. Dr. Heimo Czepl unter folgender Mailadresse kontaktieren: Er und sein Team können Sie rasch und kostengünstig auf diesem Weg unterstützen. Wir danken Ihnen für Ihre rege Teilnahme an unseren Vorträgen und wünschen Ihnen gutes Gelingen bei der Umsetzung! Ihr Team vom Physiozentrum für Weiterbildung 5

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