"Steuern und Gründung - so umschiffen Sie die Klippen"

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1 "Steuern und Gründung - so umschiffen Sie die Klippen" Frank Scheele Diplom-Wirtschaftsingenieur, Steuerberater Vertreter der Steuerberaterkammer Hessen Agenda 1. Wer zahlt welche Steuern? 2. Erforderliche Anmeldungen bei der Gründung 3. Die häufigsten Steuer-Fehler von Existenzgründern 3.1 Falsche Rechtsform 3.2 zu niedrige Steuervorauszahlungen 3.3 Fehlende Verträge 3.4 Falsches Timing bei der Umsatzsteuer 3.5 Fehler bei der Umsatzsteuer 3.6 Mängel in der Buchführung 3.7 Mängel in der Personalabrechnung 4. Berücksichtigung der Gründungsaufwendungen 5. Fazit

2 Rückfrage In welchem Stadium der Gründung befinden Sie sich? - Ich habe im letzten Jahr bereits eine Firma gegründet - Ich habe bereits früher eine Firma gegründet - Ich befinde mich in Vorbereitung und werde demnächst eine Firma gründen - Ich befinde mich in Vorbereitung und bin nicht sicher, ob ich eine Firma gründen werde - Ich habe kein konkretes Gründungsvorhaben - Andere Antwort (gerne auch im Text-Chat) Haben Sie bestimmte Erwartungen an dieses Webinar? Welche Frage sollte beantwortet sein, damit es für Sie ein gutes Webinar ist? - Ich habe keine konkrete Frage - Ich schreibe meine Frage gleich in den Textchat - Andere Antwort Wer zahlt welche Steuern? Und für wen? Wichtige Steuerarten Einkommensteuer KFZ Steuer Zahlung erfolgt für das Unternehmen Körperschaftsteuer Gewerbesteuer Zahlung erfolgt für Arbeitnehmer Lohn- und Kirchensteuer Zahlung erfolgt für Verbraucher Umsatzsteuer

3 2. Erforderliche Anmeldungen bei der Gründung Wer einen eigenen Betrieb gründet, muss eine Reihe von Anmeldeformalitäten und gesetzlichen Vorschriften beachten: Gewerbeamt Handelsregister Finanzamt Agentur für Arbeit Berufsgenossenschaft Gesundheitsamt Bauamt Gewerbeaufsichtsamt Umweltamt Sozialversicherung Versorgungsunternehmen besondere Genehmigungspflicht, z. B. Meisterzwang für zulassungspflichtige Handwerke TIPP: Die Unterstützung durch einen Steuerberater spart Behördenärger Die häufigsten Steuer-Fehler von Existenzgründern* 3.1 Falsche Rechtsform 3.2 Zu niedrige Steuervorauszahlungen 3.3 Fehlende Verträge 3.4 Falsches Timing bei der Umsatzsteuer 3.5 Fehler bei der Umsatzsteuer 3.6 Mängel in der Buchführung 3.7 Mängel in der Personalabrechnung * Quelle: BMWi 6 3

4 3.1 Falsche Rechtsform Übersicht: Unternehmensrechtsformen (1/2) - Einzelunternehmer und Personengesellschaften - Euro Euro OHG, KG, GbR,.. Eur o Eur o Eur o Falsche Rechtsform Übersicht: Unternehmensrechtsformen (2/2) - Kapitalgesellschaften, z.b. GmbH - Euro Eur o

5 3.1 Falsche Rechtsform Übersicht: Haftung Volle persönliche Haftung - Einzelunternehmen Haftungsbeschränkung - GmbH - GbR - AG - OHG - KG (Teilhafter) - KG (Vollhafter) - Limited - UG (Haftungsbeschränkt) Falsche Rechtsform Übersicht: Formalien Ohne große Formalien (Gründung und Betrieb) - Einzelunternehmen - GbR - OHG Erhebliche Formalien bei Gründung und Betrieb zu beachten - GmbH - AG - Limited - UG (Haftungsbeschränkt) Relativ wenige Formalien: - KG

6 3.1 Falsche Rechtsform Übersicht: Verluste mit privatem Einkommen verrechnen Verlustverrechnung mit anderen privaten Einkünften möglich: - Einzelunternehmen - GbR - OHG - KG Verlustverrechnung nur mit zukünftigen Gewinnen der Gesellschaft möglich: - GmbH - AG - Limited - UG (Haftungsbeschränkt) Falsche Rechtsform Kriterien der Rechtsformwahl (1/2) Betriebswirtschaftliche Kriterien: - Ansehen auf dem Markt des Unternehmens - Bürokratismus - Flexibilität auf dem Markt (Wie schnell kann das Unternehmen sich Innen - oder Außenfinanzieren?) - Kreditwürdigkeit bei den Banken (Basel II) - Gläubigerakzeptanz bei den Lieferanten und Vorleistern - Gründungskosten und gesellschaftliche Mindesteinlage - Transparenz des Unternehmens - Mehrere Firmen-PKW gewollt

7 3.1 Falsche Rechtsform Kriterien der Rechtsformwahl (2/2) Steuerliche Kriterien - Besteuerung der Unternehmensgewinne der Höhe nach - Möglichkeit, steuerlich geförderte betr. Altersversorgung für den Inhaber - Verlustverrechnung auf Ebene des Unternehmens - Verlustverrechnung mit positiven Einkünften des Gesellschafters - Steuerpflicht bei Verkauf des Unternehmens - Rechtliche Kriterien - Mobilität der Gesellschaftsanteile - Haftung der Gesellschafter für Schulden der Gesellschaft - Trennung Gesellschaft / Gesellschafter - Auswirkungen des Gesellschaftsrechts (Eigenkapitalersatzrecht, Insolvenzrecht, etc.) Rückfrage Welche Rechtsform würden Sie nehmen, wenn Sie jetzt gründen würden? - Einzelunternehmen - GbR - OHG - KG - GmbH - AG - Limited - UG (Haftungsbeschränkt) - Andere Antwort

8 3.2 Zu niedrige Steuervorauszahlungen (1/2) Oftmals werden fällig werdende Steuervorauszahlungen nicht in ausreichender Höhe angesetzt. (noch) Nicht gezahlte Steuern sind faktisch eine zinslose Kreditvereinbarung mit dem Finanzamt, Tilgung des Kredits komplett in einer Schlussrate! Wichtig ist die Planung/der Blick auf ausreichende Liquidität im Unternehmen GesellschafterIn erhält persönlichen Steuerbescheid Entzug der für das operative Geschäft benötigten Liquidität Finanzielle Schieflage? Zu niedrige Steuervorauszahlungen (2/2) Der Gründer muss seine persönlichen Herausforderungen zeitnah angehen und lösen. Klassiker: Es wird zu lange an Mitarbeitern festgehalten, weil sich z.b. das Rollenverständnis noch zu sehr in der gewohnten Mitarbeiter-Rolle befindet und noch nicht in der ungewohnten und neuen Unternehmer-Rolle! Dafür werden sogar Steuerrücklagen aufgebraucht und zusätzlich private Mittel eingebracht. Die Hoffnung stirbt zuletzt, aber das Finanzamt fordert die Kreditrückzahlung in jedem Fall ein. Zur Info: Der Geschäftsführer einer GmbH haftet persönlich z.b. in den Fällen in denen bewusst Umsatzsteuer oder Lohnsteuer zu niedrig abgeführt wurde oder Zahlungen an Arbeitnehmer geleistet wurden ohne anteilig LSt und Soz.vers.beiträge zu leisten

9 Rückfrage Bei Steuervorauszahlungen würde ich wie folgt vorgehen: - Lieber höhere Steuervorauszahlungen in Kauf nehmen und dafür kein großes Nachzahlungsrisiko haben. - Ich lege das Geld lieber an und zahle Steuern so spät wie möglich - Weder noch, ich gehe anders vor (Erläuterung gerne auch im Text-Chat) Fehlende Verträge Mündliche Verträge möglich (z.b. bei GbR) Besondere Formvorschriften: nahe Angehörige Mitglieder der Familie Steuerwirksame Berücksichtigung der Unterstützung bei unterstützender Tätigkeit bzgl. der Unternehmensgründung Steuerlich werden keine rückwirkenden Vereinbarungen anerkannt (im Gegensatz zum Zivilrecht!) Besonderheiten für die steuerliche Anerkennung: Verträge müssen inhaltlich dem zwischen Fremden Üblichen entsprechen und so auch tatsächlich durchgeführt werden. Steuerliche Berücksichtigung für Arbeitsleistungen, Darlehen oder Überlassung von Gegenständen (Arbeitsverträge, Darlehensverträge und Mietverträge)

10 Rückfrage Mit Verträgen (im allgemeinen): - Habe ich kein Problem. Ich setze mich einfach hin und schreibe den Vertrag - Bin ich vorsichtig und schaue ob ich eine Vorlage finde, die ich anpassen kann - Bin ich unsicher. Ich frage andere wie Sie die Themen gelöst haben und mache es dann genau so - Habe ich ein großes Problem. Ich brauche jemanden dem ich Vertrauen kann und der den Vertrag für mich aufsetzt - Andere Antwort (gerne auch im Text-Chat) Falsches Timing bei der Umsatzsteuer Die monatliche Umsatzsteuer muss seit 2011 bei einem Jahresumsatz von bis zu Euro im Vorjahr nur noch für die Entgelte angemeldet und an das Finanzamt überwiesen werden, die der Unternehmer auch vom Kunden erhalten hat. (Ist-Versteuerung) Dies gilt jedoch nur dann, wenn der Unternehmer einen diesbezüglichen Antrag gestellt hat und dieser vom Finanzamt positiv beschieden wurde. Vorsicht, es entsteht ein höherer administrativer Aufwand bei bilanzierenden Unternehmen mit Ist-Versteuerung abwägen! Aus Rechnungen für erhaltene Lieferungen und Leistungen kann die Vorsteuer von der Umsatzsteuer abgezogen werden, wenn die Rechnung die im Umsatzsteuergesetz festgelegten Merkmale aufweist. Dies gilt nicht für Kleinunternehmer

11 3.4 Falsches Timing bei der Umsatzsteuer Die Umsatzsteuer hat immer auch direkte Auswirkungen auf die Liquidität Ihres Unternehmens. Beantragung einer Dauerfristverlängerung Unternehmen reichen ihre Umsatzsteuervoranmeldung erst einen Monat später beim Finanzamt ein verspätete Erstattung bzw. Verrechnung von Vorsteuerbeträgen aus Einkaufsrechnungen (besonders in der Anfangsphase bei Investitionen hoch) Das Finanzamt zahlt Umsatzsteuer-Erstattungen erst nach Freigabe vom Sachbearbeiter aus. Bei außerordentlich hohen Vorsteuerbeträgen kann man den Vorgang beschleunigen indem man mit der oder kurz vor Übermittlung der USt-Voranmeldung Kopien der relevanten Eingangsrechnungen an das Finanzamt schickt Fehler bei der Umsatzsteuer Grundbegriffe zur Rechnung: Welche Rechnungsangaben sind Pflicht? vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers Ausstellungsdatum (Vor- und Rückdatierung ist unzulässig) fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer, darf nur einmalig vergeben sein) Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Abschlagsrechnungen Angabe des Zeitpunkts des vereinnahmten Entgelts), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts anzuwendender Steuersatz ist auszuweisen auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag ist gesondert auszuweisen Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfängers, der nicht Unternehmer ist, bzw. Unternehmer ist, die Leistung aber dem nichtunternehmerischen Teil zuzuordnen ist

12 3.5 Fehler bei der Umsatzsteuer Vereinfachte Abrechnung Kleinbetragsrechnungen (Entgelt zuzüglich Steuer 150,00 ) 1. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Ausstellungsdatum (Vor- und Rückdatierung ist unzulässig) 3. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 4. Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sind in einer Summe auszuweisen 5. anzuwendender Steuersatz ist auszuweisen; im Falle einer Steuerbefreiung Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt Rückfrage Die Themen Umsatzsteuer und Vorsteuer - Sind mir klar. Ich weiß, worauf ich zu achten habe - Beunruhigen mich aber ich weiß, dass ich vorsichtig sein muss - Werden völlig überschätzt. Die Finanzämter wissen, dass es schwierig ist und lassen mal fünfe gerade sein. An sich kann kein Problem entstehen auch wenn ich mal nicht auf alles geachtet habe. - Sind mir noch größtenteils unklar. - Andere Antwort (gerne auch im Text-Chat)

13 3.6 Mängel in der Buchführung vermeiden Wie viel Verantwortung übernimmt der Unternehmer selbst, wie viel gibt er (an wen) ab? Die klassische betriebswirtschaftliche Entscheidung: selbst machen oder Fremdvergabe gilt auch bei der Buchführung. Grundsätzlich denkbar: Die Buchführung wird von Mitarbeitern erstellt Die Buchführung wird von einem freien Buchhalter erstellt Die Buchführung wird vom Steuerberater erstellt Die Verantwortung für die ersten beiden Lösungen liegt voll beim Unternehmer: Mitarbeiter haften nicht für Fehler und der freie Buchhalter ist praktisch nicht in die Mängelhaftung zu bringen. Nur der Steuerberater erbringt mit der Buchführungserstellung eine Werkleistung für die er im Mängelfall haften muss. Beim Preisvergleich bitte nicht Äpfel mit Birnen vergleichen Mängel in der Buchführung vermeiden Mischlösungen finden: Z.B. Sie erstellen die Buchführung in eigener Verantwortung und ein Steuerberater macht mit Ihnen nach Durchsicht der Buchungen ein Quartalsreporting. Probieren Sie mal folgendes: Sie reparieren Ihr Auto selbst, fahren dann in die Werkstatt und fragen den Meister ob er mal drüber schauen kann und dann eine Garantie für die Reparatur gibt. (Steuerberater haftet für Fehler, auch wenn er nur drüber schaut) Noch mal zur Fremdvergabe: 100% Fremdvergabe ist bei Steuern und Buchführung nicht möglich. Jeder Mitarbeiter und jeder Dienstleister kann nur dann gut arbeiten, wenn der Unternehmer mithilft! Nur, wenn Sie als Unternehmer mitmachen kann die Buchführung gut werden! Machen Sie doch was sie wollen! Aber entscheiden Sie bewusst was Sie wollen

14 3.6 Mängel in der Buchführung vermeiden Arbeitsteilung Unternehmen Steuerberater Beispiel Finanzbuchführung Steuerberater komplette Durchführung der Finanzbuchführung Übernahme erfasster Belege des Unternehmens und Abwickeln der Finanzbuchführung Beratung und Begleitung der Finanzbuchführung, Jahresabschluss erstellen Unternehmen Belege Sortieren, Rückfragen klären Belegwesen elektronisch erfassen/kontieren Buchführung elektronisch erstellen laufende Betreuung/Beratung durch Steuerberater Mängel in der Buchführung vermeiden laufend aktuelle Zahlen für die Steuerung des Unternehmens, z. B.: Top 10-Kunden Top 10-Lieferanten Hochrechnung Plan/Ist-Vergleich

15 Rückfrage Wenn ich jetzt entscheiden müsste wie ich meine Buchführung organisiere, würde ich - Mir ein Programm kaufen und die Buchführung selber machen - Jemanden als Mitarbeiter einstellen, der die Buchführung für mich macht - Mir einen freien Buchhalter suchen, der die Buchführung für mich erledigt - Mir einen Steuerberater suchen der die Buchführung für mich erledigt. - Andere Antwort (gerne auch im Text-Chat) Mängel in der Personalabrechnung vermeiden Wenn Sie Personal einstellen, müssen Sie als Arbeitgeber grundsätzlich auf eine Reihe von steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Regeln achten. Wussten Sie, dass Arbeitgeber in Deutschland alle 3 Jahre vom Lohnsteuerprüfer und vom Sozialversicherungsprüfer geprüft werden? es hier besonders wichtig ist, die gesetzlichen Vorgaben exakt einzuhalten, da sonst Nachzahlungen drohen? Falsch berechnete Sozialabgaben werden in voller Höhe vom Arbeitgeber nachgefordert. Vom Arbeitnehmer dürfen nur 3 Monate rückwirkend (von heute an gerechnet) falsch berechnete Arbeitnehmeranteile eingefordert werden. Den Rest muss der Arbeitgeber zahlen. Lassen Sie sich hier von Ihrem Steuerberater beraten

16 3.7 Mängel in der Personalabrechnung vermeiden Die Klassiker in der Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfung. Überstunden oder ähnliche Mehrzahlungen werden über die Monatstabelle verbeitragt statt über die (korrekte) Jahrestabelle Studenten werden auf Rechnung beschäftigt, sind aber eigentlich Arbeitnehmer Unzureichende Dokumentation von: Stundenaufstellungen für Aushilfen Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen Kurzfristige Beschäftigung (50 Tage Regel) Ermittlung der 1% Versteuerung (bzw. falsch ermittelt) Ausgezahlten Übungsleiterpauschalen (bzw. Nachweis fehlt das dies keine Einkünfte zum Lebensunterhalt sind) Mängel in der Personalabrechnung vermeiden Die Klassiker in der Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfung. Anträge auf Statusprüfung werden nicht rechtzeitig gestellt, oder es liegen die Voraussetzungen für eine Beitragsfreiheit bei abschlägiger Entscheidung nicht vor (z.b. eigene adäquate Altersvorsorge fehlt) Fahrtenbücher werden verworfen (drei Fehler pro Jahr sind zulässig, Wird der Schlüssel abgezogen ist eine Fahrt zu Ende, Tankbelege sind einzutragen) Eine Abfindung enthält auch unechte Abfindungszahlungen Künstlersozialabgabe wurde nicht abgeführt. Seit Mai 2014: Ges.GF hat Gehaltsbestandteile vereinbart, aber nicht ausgezahlt. Folge: Nachversteuerung und verdeckte Einlage Ständig kommen im Lohn Neuregelungen die zu beachten sind. Lohnabrechnung ist viel mehr als das Berechnen vom Nettolohn. Entscheidend in der Lohnabrechnung ist Erfahrung und Fortbildung

17 Rückfrage Wenn ich jetzt entscheiden müsste wie ich meine Lohnuchführung organisiere, würde ich - Mir ein Programm kaufen und die Lohnbuchführung selber machen - Jemanden als Mitarbeiter einstellen, der die LohnBuchführung für mich macht - Mir einen freien Buchhalter suchen, der die Lohnbuchführung für mich erledigt - Mir einen Steuerberater suchen der die Lohnbuchführung für mich erledigt. - Andere Antwort (gerne auch im Text-Chat) Berücksichtigung der Gründungsaufwendungen Kosten aus der der Vorbereitungsphase können in der Regel steuerlich berücksichtigt werden. z. B. Kosten für Berater, Literatur, Grundausstattung des Unternehmens oder auch Bewirtungskosten als Betriebsausgabe mindern den späteren Gewinn. Investitionsabzugsbetrag bei kleineren Firmen bis zu 40 % der Anschaffungskosten eines Wirtschaftsguts vom Jahresgewinn. Achtung: das Wirtschaftsgut muss zum Zeitpunkt der Inanspruchnahme noch nicht erworben sein (Frist: 36 Monate) die Bestellung muss aber im Falle einer Neugründung im selben Jahr verbindlich erfolgt sein

18 4. Berücksichtigung der Gründungsaufwendungen Vorsicht bei der Gründung einer GmbH: Zeitpunkt der Ausgaben sollte nicht unbeachtet bleiben. GmbH entsteht in 3 Schritten: - Vorgründungsgesellschaft (vor Abschluss des Gesellschaftsvertrages) - Vorgesellschaft (mit dem Abschluss des Gesellschaftsvertrages) - GmbH (mit Eintragung ins Handelsregister). Gründungsaufwendungen können nur berücksichtigt werden, wenn Sie nach dem Abschluss des Gesellschaftsvertrages (Vorgesellschaft) entstehen. Kosten, die in der Zeit der Vorgesellschaft entstanden sind, können ggf. noch auf der Ebene der Gesellschafter berücksichtigt werden Fazit Je früher Sie sich mit dem Thema Steuern befassen, umso eher können Fehler vermieden und mögliche Vorteile genutzt werden. Im Bereich der erstmaligen Einrichtung der Buchführung oder der kompletten Auslagerung ist die Inanspruchnahme professioneller Beratung sicherlich lohnend, da somit oftmals teure Überraschungen durch spätere Betriebsprüfungen vermieden werden können

19 5. Fazit Fördermittel für Beratungsleistungen Land Hessen: Existenzgründungs- Beratung Hessen Förderung in der Vorgründungsphase Gegenstand: Neugründung, Betriebsübernahme Max. 5 Tage Förderung à 400 Euro Natürliche Personen, die ein Unternehmen gründen, übernehmen Gründercoaching Deutschland Unternehmen bis 5 Jahre nach Gründung Gegenstand: Erhöhung der Erfolgsaussichten und nachhaltigen Sicherung von Existenzgründungen 75 % in NBL, 50 % in ABL Incl. Berlin, Tagessatz 800 Gründungen aus der Arbeitslosigkeit Unterstützung von Gründern aus Arbeitslosigkeit Zuschuss: 90 %, Tagessatz 800 Unternehmen bis ein Jahr nach Gründung Wiederholte Beantragung bis zur Ausschöpfung möglich. Bund BAFA: KMU Beratung Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit kleiner und mittlerer Unternehmen sowie der Freien Berufe verbessern 50 % ABL u. Berlin, 75 % NBL 3.000,- pro Beratung, Wiederholte Beantragung bis zur Ausschöpfung 6.000,- möglich Fazit Sie suchen einen Steuerberater? Sie finden ihn im Steuerberatersuchdienst auf der Homepage der Bundessteuerberaterkammer: bzw. der Steuerberaterkammer Hessen: oder beim DATEV-Mitgliedersuchservice. Hier können Sie eine Kanzlei nach Tätigkeitsgebiet in der Steuerberatung oder Branchenkenntnissen auswählen: Die beliebteste Methode: Sie fragen einen anderen erfolgreichen Unternehmer nach seinen Erfahrungen mit seinem jetzigen Steuerberater

20 Beratungsansätze Lassen Sie sich zu den folgenden Themen beraten: Buchführung Einrichten und erstellen, Unterstützung bei der selbsterstellten Buchführung und Auswahl der BF-Software Wie lese ich meine BWA? Gestaltungspielräume im Jahresabschluss / Steuerplanung Nettolohnoptimierung bei Ihren Mitarbeitern Personalkostenplanung Kostenrechnung und Controlling Vielen Dank! Noch Fragen?