E POSTBUSINESS BOX. Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung. Version 1.0 zu Release 2.2

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1 E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung

2 Impressum Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer Deutsche Post AG E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung

3 Inhalt 1 Zweck des Dokuments 1 2 Massenversand automatisieren Typisches Vorgehen Netzwerkfreigabe erstellen Sammelkorb konfigurieren Brieferzeugende Anwendung konfigurieren Optional: Verarbeitung manuell starten Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren 14 3 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren 19 E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung

4 1 Zweck des Dokuments 1 Zweck des Dokuments Nutzen Sie als Administrator von Output Management-Systemen diesen Einrichtungsleitfaden, um das automatisierte Versenden von Massenschreiben mit der E POSTBUSINESS BOX zu implementieren. Die Informationen in diesem Einrichtungsleitfaden stehen auch im E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch. Darin finden Sie auch verlinkte Detailinformationen (beispielsweise zu Firewall-Freigaben oder Anforderungen an elektronisches Briefpapier). E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 1

5 2 Massenversand automatisieren Typisches Vorgehen Versenden Sie als E POSTBRIEF Administrator mit der Sammelkorb-Funktion E POSTBRIEFE in großen Mengen (z. B. Serienbriefe oder Mailings). Dazu erzeugen Sie die Briefe mit Ihrem Output Management-System (OMS) automatisch und exportieren Sie als PDF-Dateien in ein Verzeichnis auf der E POSTBUSINESS BOX. Das typische Sammelkorb-Szenario umfasst folgende Prozess-Schritte, die wir in diesem Kapitel beschreiben: 1. Erstellen Sie eine Netzwerk-Freigabe: 2.1 Netzwerkfreigabe erstellen 2. Konfigurieren Sie mindestens ein Sammelkorb-Verzeichnis. Dazu legen Sie z. B. Druckund Versandoptionen fest oder ordnen eine Kostenstelle zu. Typischerweise konfigurieren Sie mehrere Sammelkörbe für verschiedene Sendungsanlässe: 2.2 Sammelkorb konfigurieren 3. Richten Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so ein, dass sie für jeden Sendungsanlass die Briefe in den passenden Sammelkorb exportiert: 2.3 Brieferzeugende Anwendung konfigurieren. Ein Hintergrund-Job prüft regelmäßig, ob neue E POSTBRIEFE im Sammelkorb- Verzeichnis vorliegen, und verarbeitet sie. Typischerweise exportieren Sie PDF-Dateien in Sammelkörbe, die Sie je nach Sendungsanlass vorkonfiguriert haben. Alternativ können Sie die Sammelkobparameter mit Steuerungsdateien zur Laufzeit für jeden einzelnen Brief festlegen. 4. Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein manueller oder automatischer Massenversand erst dann startet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem vorhergehenden Massenversand aufgetreten sind, behoben haben. Wie Sie die Sammelkorbfunktion nutzen, hängt von den Anwendungsfällen und technischen Voraussetzungen in Ihrer Organisation ab. Prüfen Sie, wie sich die folgenden Faktoren in Ihrem Fall auswirken: Brieferzeugende Anwendung Sie möchten den administrativen Aufwand gering halten. Sie erstellen deshalb nur eine einzige Konfiguration für alle Sendungen. Über den Hauptsammelkorb hinaus legen Sie keine weiteren Sammelkörbe an. Um Sammelkörbe je nach Sendungsanlass zu konfigurieren, nutzen Sie folgende Konfigurationsparameter: Sendungsanlässeund Typen Arbeitet Ihr Output Management-System mit Windows-Servern, oder ist es Linux-basiert? Um die Integration mit der E POSTBUSINESS BOX so elegant wie möglich zu machen, entscheiden Sie abhängig von Ihrem OMS, ob Sie eine SMB- oder eine SFTP- Verzeichnisfreigabe (oder beides) einrichten wollen. Welche Arten von Massensendungen kommen bei Ihnen vor? Konfigurieren Sie Sammelkörbe für verschiedene Sendungsanlässe. Beispiele: Ihr Unternehmen umfasst mehrere Marken mit je eigenem Briefpapier: Sie ordnen jeder Marke ein eigenes Absenderpostfach und ein eigenes Briefpapier zu. Sie möchten die Druckkosten minimieren. Für Image-relevante Sendungen legen Sie einen Sammelkorb mit Farbdruck an, für Lohnabrechnungen begnügen Sie sich mit preiswerterem Schwarz-weiß-Druck. E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 2

6 Farbtyp (farbig oder schwarz-weiß?) Drucktyp (einseitig oder beidseitig?) Versandweg (bevorzugt elektronisch oder ausschließlich postalisch?) Briefpapier (das der Konzernmutter oder das einer Filiale?) Absenderpostfach (welche Adresse soll als Absenderadresse erscheinen?) Freigabe notwendig oder nicht (Bei Massensendungen findet die Qualitätskontrolle typischerweise im Vorfeld statt. Das Freigeben durch den Inhaber des Absenderpostfachs kann jedoch beispielsweise beim Testes der Funktion gewünscht sein.) ACHTUNG Datenschutz Beachten Sie beim Konzipieren Ihrer Sendungsanlässe und entsprechenden Sammelkörbe die Hinweise unter 2.1 Netzwerkfreigabe erstellen: Datenschutz organisatorisch sicherstellen. Vollautomatische Briefverarbeitung Sie streben bei der Brieferzeugung einen maximalen Automatisierungsgrad an? Dann steuern Sie den Versand für jeden einzelnen Brief über eine automatisch generierte Steuerungsdatei. In einer halbautomatischen Produktionsumgebung legen Sie für verschiedene Sendungsanlässe mehrere spezifische Sammelkörbe an. Rechnungen versenden Sie beispielsweise in Schwarz-weiß, Werbebriefe dagegen in Farbe. Sie müssen also entsprechend auch die Sendungen aufteilen: Für die Rechnungen erstellen Sie den ersten Druckauftrag, den Sie in Sammelkorb (A) exportieren, für die Werbebriefe einen zweiten für Sammelkorb (B). In einer vollautomatischen Produktionsumgebung können Sie die Versandparameter Farbtyp (farbig/schwarz-weiß), Drucktyp (einseitig/beidseitig) und Versandweg (ausschließlich postalisch oder bevorzugt elektronisch) über eine XML-Steuerungsdatei steuern. Das heißt, Sie legen datenbankgesteuert für jeden einzelnen Brief die Versandptionen fest (z. B. mit Hilfe von Datenbank-Attributen wie Dokumenttyp, Art des Geschäftspartners usw.). Sie brauchen nur noch einen einzigen Druckauftrag zu starten (beispielsweise als täglich eingeplanten Hintergrund-Job). Weitere Informationen finden Sie unter 3. Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren. 2.1 Netzwerkfreigabe erstellen Geben Sie ein Verzeichnis auf dem E POSTBUSINESS BOX Server für den netzwerkweiten Zugriff frei, und legen Sie ein Passwort fest, um das Verzeichnis gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen. Voraussetzung ü ü Der zuständige Administrator hat in der firmeneigenen Firewall die nötigen IP-Adressen, Dienste und Ports freigeschaltet. Weitere Informationen finden Sie im E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Firewall-Freigaben einrichten. Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet. Netzwerkfreigabe aktivieren Vorgehen 1. Wählen Sie E POSTBUSINESS BOX > Konfiguration > Verzeichnisfreigabe. E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 3

7 2. Um eine SMB-Verzeichnis-Freigabe zu erstellen, tun Sie Folgendes: a. Markieren Sie das Kontrollkästchen Samba-Verzeichnis-Freigaben aktivieren. b. Optional: Ändern Sie den Ausdruck, der im Eingabefeld Arbeitsgruppe voreingestellt ist. Das Feld darf nicht leer sein. c. Erfassen Sie im Eingabefeld NetBIOS-Name die Bezeichnung, unter der die Netzwerkfreigabe in Ihrem Windows-Netzwerk erscheinen soll. 3. Um eine SFTP-Freigabe zu erstellen, markieren Sie das Kontrollkästchen SFTP für die Verzeichnis-Freigaben benutzen. 4. Sichern Sie Ihre Eingaben. HINWEIS Sie können gleichzeitig eine SMB- und SFTP-Freigabe einrichten, die Optionen schließen sich nicht aus. Passwort und globale Sammelkorbeinstellungen festlegen Legen Sie die Einstellungen fest, die für alle Sammelkörbe gelten, die Sie anlegen. Vorgehen 1. Wählen Sie E POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb. 2. Erfassen Sie unter Globale Einstellungen (Abbildung auf Seite 4) folgende Daten: Abbildung Sammelkorb-Konfiguration: Globale Einstellungen für Sammelkörbe festlegen E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 4

8 Konfigurationsparameter Pfad zur Verzeichnisfreigabe Benutzer für Freigabe Passwort Erläuterung Fest eingestellt, keine Eingabe erforderlich Benutzer der Verzeichnisfreigabe. Fest eingestellt, keine Eingabe erforderlich. Legen Sie das Passwort für die SMB- oder SFTP- Netzwerkfreigabe fest. Benutzer müssen sich damit legitimieren, um Dateien in einen Sammelkorb hochladen zu können. ACHTUNG Datenschutz: Kein Passwortschutz für Unterverzeichnisse Nur das Hauptverzeichnis ist passwortgeschützt. Die Sammelkörbe in den Unterverzeichnis sind nicht eigens passwortgeschützt. Jeder Sammelkorbnutzer kann sich also Einsicht in alle Sammelkörbe verschaffen. Wenn beispielsweise Ihre Lohnbuchhaltung Gehaltsabrechnungen oder andere Korrespondenz mit besonderen Datenschutzanforderungen versendet, sind die Daten theoretisch anderen Nutzern Ihrer Organisation zugänglich, die ebenfalls Zugriff auf das Verzeichnis haben. Prüfintervall für Sammelkorb-Verzeichnis Legen Sie fest, in welchen Abständen das System prüfen soll, ob E POSTBRIEFE zu verarbeiten sind. TIPP Um die Lastverteilung und damit die Performance Ihres Netzwerks zu optimieren, wählen Sie ein möglichst kurzes Intervall, z. B. 5 Minuten. Vorhaltezeit für abgewiesene Briefe Legen Sie fest, wie lange das System fehlerhafte E POSTBRIEFE speichern soll, die nicht aus dem Sammelkorb versendet werden konnten. Nach Ablauf der Zeit löscht das System die fehlerhaften E POSTBRIEFE automatisch. Beispiel: Wenn Sie sehr große Dateien versenden, kann es bei einer maximalen Kapazität des Sammelkorbs von 40 GB nötig sein, eine kurze Vorhaltezeit einzustellen und fehlerhafte Sendungen möglichst schnell zu prüfen. Weitere Informationen finden Sie unter 2.5 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren. Tabelle Globale Einstellungen für alle Sammelkörbe 3. Sichern Sie Ihre Eingaben. E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 5

9 Netzwerkfreigabe im Windows-Netzwerk konfigurieren Führen Sie diese Aktivität aus, wenn Sie eine SMB-Netzwerkfreigabe erstellt haben. Vorgehen Ergebnis 1. Starten Sie den Windows Explorer. Unter Netzwerk wird das freigegebene Sammelkorb-Verzeichnis als Laufwerk unter dem Namen angezeigt, den Sie im Feld NetBIOS-Name erfasst haben. 2. Klicken Sie auf den Laufwerksnamen. Sie gelangen in das Dialogfenster Windows-Sicherheit. 3. Erfassen Sie folgende Daten: a. Benutzer: \epost b. Passwort: Geben Sie das Passwort ein, das Sie unter E POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb festgelegt haben. c. Markieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben. Sie haben über die Netzwerkfreigabe <NetBIOS-Name> Zugriff auf das Sammelkorb- Verzeichnis \\<IP-Adresse der E POSTBUSINESS BOX>\epost sowie auf die Unterverzeichnisse, die Sie im nächsten Schritt anlegen werden (2.2 Sammelkorb konfigurieren). Wenn die Netzwerkfreigabe <NetBIOS-Name> nicht automatisch unter Netzwerk erscheint, tun Sie Folgendes 1. Wählen Sie auf Ihrem Windows-Desktop das Arbeitsplatz-Icon, und wählen Sie den Menüpunkt Netzlaufwerk verbinden. 2. Wählen Sie im Feld Laufwerk einen Laufwerksbuchstaben, z. B. Z:. 3. Erfassen Sie im Feld Ordner \\<IP-Adresse der E POSTBUSINESS BOX>\epost. 4. Markieren Sie das Kontrollkästchen Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen. 5. Wählen Sie Verbindung unter anderem Benutzernamen herstellen. 6. Wählen Sie Fertig stellen. Sie gelangen in das Dialogfenster Verbinden als. 7. Erfassen Sie folgende Werte: Benutzername: \epost Kennwort: Geben Sie das Passwort ein, das Sie unter E POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb festgelegt haben. 8. Bestätigen Sie Ihre Eingaben. Sie haben über den Laufwerksbuchstaben, z. B. Z:, Zugriff auf das Sammelkorb- Verzeichnis \\<IP-Adresse der E POSTBUSINESS BOX>\epost. SFTP-Zugriff sicherstellen Führen Sie diese Aktivität aus, wenn Sie SFTP-Netzwerkfreigabe erstellt haben. Vorgehen 1. Testen Sie den Zugriff auf das Verzeichnis. a. Installieren Sie einen SFTP-Client (z. B. WinSCP). b. Geben Sie die Anmeldedaten ein: Übertragungsprotokoll: SFTP E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 6

10 Rechnername: <IP-Adresse der E POSTBUSINESS BOX Port-Nummer: 22 Benutzername: epost Kennwort: Geben Sie das Passwort ein, das Sie unter E POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb festgelegt haben. c. Wählen Sie Anmelden. 2. Sichern Sie Ihre Eingaben. Ergebnis Sie haben Zugriff auf das Sammelkorb-Verzeichnis unter <IP-Adresse der E POSTBUSINESS BOX>/epost/. Datenschutz organisatorisch sicherstellen Stellen Sie unter Berücksichtigung des Datenschutzes den vorgesehenen Personen die Zugangsdaten für die Netzwerkfreigabe bereit. Vorgehen Stellen organisatorisch Sie den Datenschutz sicher. Prüfen Sie sorgfältig, wer Zugang haben soll. ACHTUNG Datenschutz: Kein Passwortschutz für Unterverzeichnisse Nur das Hauptverzeichnis ist passwortgeschützt. Die Sammelkörbe in den Unterverzeichnis sind nicht eigens passwortgeschützt. Jeder Sammelkorbnutzer kann sich also Einsicht in alle Sammelkörbe verschaffen. Wenn beispielsweise Ihre Lohnbuchhaltung Gehaltsabrechnungen oder andere Korrespondenz mit besonderen Datenschutzanforderungen versendet, sind die Daten theoretisch anderen Nutzern Ihrer Organisation zugänglich, die ebenfalls Zugriff auf das Verzeichnis haben. 2.2 Sammelkorb konfigurieren Legen Sie globale Einstellungen für alle Sammelkörbe fest, und konfigurieren Sie einzelne Sammelkörbe. Sammelkorb anlegen Konfigurieren Sie mindestens den standardmäßig angelegten Hauptsammelkorb für Ihre Netzwerkfreigabe. Empfehlung: Richten Sie Sammelkörbe z. B. für Ihre Standard- E POSTBRIEFE sowie für spezielle Sendungsanlässe oder Anwendungsfälle ein (beispielsweise Rechnungen, die Sie mit ZahlungsPLUS erstellen). Sie können beliebig viele Sammelkörbe anlegen. Voraussetzung ü Sie haben eine Netzwerkfreigabe erstellt. Vorgehen 1. Wählen Sie E POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb. 2. Wählen Sie Sammelkorb anlegen. Sie gelangen in die Sicht Neuen Sammelkorb anlegen (Abbildung auf Seite 8). E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 7

11 Abbildung Konfigurationseinstellungen für einzelnen Sammelkorb festlegen 3. Erfassen Sie folgende Daten: Konfigurationsparameter Ordner Erläuterung Name des Sammelkorbs (Unterverzeichnis des Hauptsammelkorbs) ACHTUNG Der Name eines Sammelkorbs lässt sich nicht nachträglich ändern. Um einen Namen zu ändern, müssen Sie den Sammelkorb löschen (Sammelkorb markieren, in der Liste Sammelkorb löschen wählen und mit OK bestätigen) und neu anlegen und konfigurieren. Der Hauptsammelkorb lässt sich nicht löschen, ein einmal eingegebener Name ist also fix. Beispiel: Der Sammelkorb für Standard-E POSTBRIEFE Ihres Konzerns heißt standard, Mahnungen versenden Sie über den Sammelkorb mahnungen usw. Verwenden Sie nur Buchstaben und Ziffern sowie - (minus) und _ (Unterstrich), keine Umlaute, Leer- und Sonderzeichen. Eingabeformat Standardmäßig erwartet das System PDF-Dateien. Wählen Sie ZIP-Container, wenn Sie die Versandparameter Farbtyp, Drucktyp und Versandweg über eine XML- Steuerungsdatei steuern und die Briefe in einem ZIP- Container verpacken. Weitere Informationen finden Sie unter E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 8

12 Konfigurationsparameter Farbtyp Drucktyp Versandweg Briefpapier Absender-Postfach Briefe müssen freigegeben werden Erläuterung 3. Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren. Legen Sie für den Fall des postalischen Versands den Farbtyp fest. Beachten Sie die unterschiedlichen Preise für Schwarz-weiß- und Farbdruck. Legen Sie für den Fall des postalischen Versands den Drucktyp fest. Beachten Sie die unterschiedlichen Preise für Simplex- und Duplexdruck. Sie müssen ggf. Duplex-Druck wählen, wenn Sie senden. Beachten Sie folgende Einschränkungen für E POSTBRIEFE einschließlich Anhang: maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck maximal 188 Seiten bei Duplex-Druck Um den E POSTBRIEF im Rechenzentrum zu drucken und physisch zuzustellen, wählen Sie ausschließlich postalisch. Beispiel: Sie nutzen ZahlungsPLUS und möchten Zahlungen über einen Betrag von mehr als Euro ermöglichen. Rechnungen über Beträge bis Euro können Sie auch elektronisch versenden. Wenn Ihre Organisation verschiedene Briefpapiere benutzt, wählen Sie das zum Anlass passende Briefpapier. Sie können auch deaktiviertes Briefpapier nutzen, das den Anwendern an den Arbeitsplatzrechnern nicht zur Verfügung steht. Wenn z. B. Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst, können Sie jeweils ein elektronisches Briefpapier z. B. mit jeweils einem spezifischen Logo verwenden. So können Sie jeder Einzel- oder Massensendung ein passendes Briefpapier zuordnen. Weitere Informationen finden Sie im E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Elektronisches Briefpapier einrichten. Legen Sie den Anwender oder die Gruppe fest, der/die als Absender Ihrer E POSTBRIEFE fungieren soll. Die verarbeiteten E POSTBRIEFE erscheinen im Postausgang des Anwenders oder der Mitglieder der Gruppe. Wenn Sie die Option Poststelle wählen, verwendet das System die Standard-Absenderadresse, die in den Versandoptionen festgelegt ist. Weitere Informationen finden Sie im E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen. Das System verarbeitet die E POSTBRIEFE erst, wenn sie freigegeben sind. Freigeber ist der Anwender oder die Gruppe, die Sie unter Absender-Postfach zugeordnet haben. E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 9

13 Konfigurationsparameter Kostenstelle Rechnungsermittlung Erläuterung Wenn Sie eine Gruppe zugeordnet haben, reicht es aus, wenn ein Mitglied der Gruppe die Sendung freigibt. Weisen Sie dem Sammelkorb optional eine Kostenstelle zu. Vorteil: Sie können im Journal versendete E POSTBRIEFE nach Kostenstellen filtern. Weitere Informationen finden Sie im E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunterladen. Die Bezeichnung kann bis zu 30 Zeichen lang sein. Das System schlägt Einträge vor, wenn bereits Kostenstellen existieren. Wenn Sie ZahlungsPLUS verwenden, legen Sie die Methode für das Ermitteln der Rechnungsdaten fest. Weitere Informationen finden Sie im E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS. Tabelle Einstellungen für einen einzelnen Sammelkorb 4. Sichern Sie Ihre Eingaben. Das System erzeugt ein Unterverzeichnis in Ihrer Netzwerkfreigabe. Sie gelangen zurück in die Sicht Sammelkorb-Konfiguration (Abbildung auf Seite 4). Standard-Versandoptionen festlegen Vorgehen Ergebnis Passen Sie die Standard-Versandoptionen an den Anlass Ihrer Massensendung an. Legen Sie eine Standard-Absenderadresse sowie den Standard-Versandweg, und - Druckeinstellungen (wie Farb-/SW-Druck oder Einseitiges-/Duplexdrucken) sowie ein Standard Briefpapier fest. Hinterlegen Sie für elektronisch versendete E POSTBRIEFE auch Standardtexte für Betreff und Anschreiben. Anwender können diese Standardtexte bei Bedarf für jeden Brief individuell anpassen. Weitere Informationen finden Sie im E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen Verarbeitung von E POSTBRIEFEN in der Druckproduktion der Deutschen Post AG PDF-Dateien, die Ihre brieferzeugende Anwendung in einen Sammelkorb schreibt, verarbeitet das System automatisch. Der Zeitpunkt der Verarbeitung hängt von dem Wert ab, den Sie im Feld Prüfintervall für Sammelkorb-Verzeichnis (Abbildung auf Seite 4) festgelegt haben. Wenn die Verarbeitung erfolgreich war, werden die Daten automatisch gelöscht. Prüfen Sie im nächsten Schritt das Verarbeitzungsprotokoll. Weitere Informationen finden Sie unter 2.5 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren. 2.3 Brieferzeugende Anwendung konfigurieren Generieren Sie mit Ihrer brieferzeugenden Anwendung E POSTBRIEFE, und exportieren Sie sie in einem Sammelkorb (SMB- oder SFTP-Verzeichnisfreigabe). E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 10

14 Die E POSTBUSINESS BOX unterstützt folgende Szenarien (die alle nebeneinander möglich sind): Szenario 1 (halbautomatisch): Im typischen Fall exportiert Ihre brieferzeugenden Anwendung die PDF-Dateien in einen Sammelkorb, den Sie je nach Sendungsanlass konfiguriert haben. Das Exportieren starten Sie für jeden Sendungsanlass manuell. Die Versandbestätigung erhalten Sie über das Versandprotokoll, das Sie bei Bedarf automatisch für Nachbearbeitungsprozesse auswerten können. Weitere Information finden Sie unter 2.5 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren. Szenario 2 (vollautomatisch): Steuern Sie die Versandoptionen von Sendungen über automatisch generierte Steuerungsdateien direkt aus Ihrem Output Management-System heraus. Das Konfigurieren von Sammelkörben entfällt dann weitgehend. Das Exportieren kann dann automatisch für mehrere Sendungsanlässe gleichzeitig stattfinden, z. B. durch tägliche Hintergrund-Jobs. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie bei der Brieferzeugung einen maximalen Automatisierungsgrad anstreben und Ihr Output Management-System das unterstützt. Diese Option kann mit beträchtlichem Implementierungsaufwand verbunden sein und empfiehlt sich deshalb nur für hochautomatisierte Produktionsumgebungen mit hohen Versandvolumina. Weitere Information zu diesem Sonderfall finden Sie unter 3. Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren. Szenario 3: Versenden Sie Rechnungen mit ZahlungsPLUS. Ihr Kunde erhält dann einen vorausgefüllten Überweisungsträger oder kann elektronisch versendete Rechnung direkt per Mausklick bezahlen. Voraussetzung ü ü Optional: Um Rechnungen mit automatisch vorausgefülltem Überweisungsträger zu versenden, haben Sie ZahlungsPLUS eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie im E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS. Im typischen Fall haben Sie (mindestens) einen Sammelkorb für das Verarbeiten von PDF-Dateien konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie unter 2.2 Sammelkorb konfigurieren. Vorgehen 1. Wenn Sie ZahlungsPLUS zum Versenden von Rechnungen nutzen, stellen Sie sicher, dass Ihre brieferzeugende Anwendung die Rechnungsdaten in Form von Weißtext oder im ZUGFeRD-Format in die PDF-Dateien einbettet. Weitere Informationen finden Sie im E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS unter Welche ZahlungsPLUS Methode ist für mich die richtige? 2. Stellen Sie sicher, dass die PDF-Dateien den Layout-Vorgaben entsprechen und die gewünschte Druckqualität haben. Weitere Informationen zu Format, Einstellungen für optimale Druckqualität und Layout finden Sie im E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Elektronisches Briefpapier einrichten Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden 3. Stellen Sie sicher, dass die PDF-Dateien folgende Eigenschaften haben. Der Dateiname hat maximal 48 Zeichen. Als zulässige Zeichen verwenden Sie im Dateinamen A-Z, a-z, 0-9, -, _. E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 11

15 Die Summe der Dateigröße aller PDF-Dateien einer Sendung ist maximal 40 GB. TIPP Prüfen Sie die Kapazität Ihres Sammelkorbs 40 GB ist die technische Obergrenze, wenn der Sammelkorb leer ist. Abhängig z. B. von der Vorhaltezeit für fehlerhafte Briefe kann ein großer Teil der Kapazität bereits ausgeschöpft sein. Wenn Sie sehr große Dateien hochladen, prüfen Sie vorher den freien Speicher Ihres SMB- oder SFTP-Verzeichnisses. Löschen Sie fehlerhafte Dateien im Verzeichnis Fehlerhafte Briefe, wenn Sie die Fehleranalyse abgeschlossen haben. Weitere Informationen finden Sie unter 2.5 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren. Passen Sie bei Bedarf unter E POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb den Wert für die Vorhaltezeit abgewiesener Briefe an. Weitere Informationen finden Sie unter 2.1 Netzwerkfreigabe erstellen Prüfen Sie, ob Sie die Größe der Dateien verringern können, indem Sie beispielsweise die Auflösung von Grafiken herabsetzen. 4. Konfigurieren Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so, dass sie die PDF-Dateien mit Ihren E POSTBRIEFEN je nach Anwendungsfall in das betreffende Sammelkorb- Verzeichnis schreibt (also ins root-verzeichnis /epost, das Sie z. B.der Netzwerkfreigabe <NetBIOS-Name> oder dem Laufwerksbuchstaben zugeordnet haben, oder in das betreffende Unterverzeichnis für den jeweiligen Sammelkorb). Die Namen der automatisch angelegten Unterverzeichnisse finden Sie unter E POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb in der Sicht Sammelkorb- Konfiguration in der Spalte Eingabeformat (Abbildung auf Seite 13, Position 3), die Zugangsdaten stehen unter Gobale Einstellungen (Abbildung auf Seite 13, Position 1). E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 12

16 Abbildung Sammelkorb-Verzeichnisnamen und Zugangsdaten identifizieren 5. Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein manueller oder automatischer Massenversand erst dann startet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem vorhergehenden Massenversand aufgetreten sind, behoben haben. Weitere Informationen finden Sie unter 2.5 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren. Ergebnis Ihre brieferzeugende Anwendung erstellt die E POSTBRIEFE gemäß den Vorgaben für die automatisierte Verarbeitung. Die Briefe werden in den Sammelkorb exportiert und in den festgelegten Intervallen (Abbildung auf Seite 13, Position 2) automatisch versendet. 2.4 Optional: Verarbeitung manuell starten Starten Sie das Versenden über den Sammelkorb bei Bedarf manuell. Sie können dann z. B. sofort prüfen, ob die E POSTBUSINESS BOX Dateien zur Verarbeitung annimmt. Weitere Informationen finden Sie unter 2.5 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren. Das automatische Versenden richtet sich nach dem Intervall, das Sie beim Konfigurieren Ihrer Sammelkörbe unter E POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorb > Globale Einstellungen festgelegt haben. Voraussetzung ü Ihre brieferzeugende Anwendung hat einen E POSTBRIEF in einen Sammelkorb geschrieben, oder Sie haben einen E POSTBRIEF hochgeladen. E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 13

17 Vorgehen 1. Wählen Sie E POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorb. 2. Wählen Sie unter Sammelkorbauswahl den Sammelkorb, dessen Inhalt Sie versenden wollen. 3. Wählen Sie die Schaltfläche Jetzt einlesen. 2.5 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein manueller oder automatischer Massenversand erst dann startet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem vorhergehenden Massenversand aufgetreten sind, behoben haben. Nutzen Sie das Versandprotokoll auch, um Nachverarbeitungsprozesse auszulösen. Sie können beispielsweise automatisch ein Versendet -Kennzeichen in Ihrer Datenbank setzen. Implementieren Sie Fehlerbehandlungsroutinen, die nacheinander Folgendes prüfen: 1. Ist die Speicherkapazität der E POSTBUSINESS BOX ausreichend? 2. Wurde eine eingelieferte Datei überhaupt zur Verarbeitung angenommen? 3. Wenn ja: Wurden alle in einem Serienbrief (oder einer automatisch generierten ZIP- Datei) enthaltenen Briefe verarbeitet oder nur einige? 4. Optional: Wenn alle Briefe verarbeitet werden konnten, wann ist das Versanddatum und auf welchem Versandweg wurde der Brief versendet? Vorgehen 1. Prüfen Sie die freie Kapazität Ihres Sammelkorbs. 40 GB ist die technische Obergrenze, wenn der Sammelkorb leer ist. Abhängig z. B. von der Vorhaltezeit für fehlerhafte Briefe kann ein großer Teil der Kapazität bereits ausgeschöpft sein. Damit Ihre brieferzeugende Anwendung beim Exportieren eine entsprechende Fehlermeldung zurückerhält, implementieren Sie abhängig vom genutzten Protokoll (SMB oder SFTP) eine Fehlerbehandlungs-Prozedur für den Fall, dass die Kapazität der Sammelkorbfunktion (40 GB) einmal ausgeschöpft ist. 2. Prüfen Sie, ob eine Datei, die Sie in einen Sammelkorb exportiert haben, zur Verarbeitung angenommen wurde. Manuell: Wählen Sie E POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorb. Im Fehlerfall wird unter Fehler bei der Dateiannahme der Name der fehlerhaften Datei angezeigt. Im Erfolgsfall ist die Tabelle unter Fehler bei der Dateiannahme leer. E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 14

18 Automatisch: Prüfen Sie den Inhalt des Verzeichnisses <Netzwerkfreigabe> \<Sammelkorb>\Abgewiesene Dateien (Abbildung auf Seite 15, Position 1): Im Fehlerfall liegt dort die von Ihnen eingelieferte Datei sowie eine Datei namens <Name der fehlerhaften Datei>.pdf.error.txt. Im Erfolgsfall ist das Verzeichnis leer Abbildung Verzeichnisse für Log-Dateien und fehlerhafte Dateien 3. Beheben Sie mögliche Fehler. Beispiel: Ein Brief wird im Format Word statt im Format PDF generiert. a. Um die Fehlerursache zu analysieren und Ihre brieferzeugende Anwendung korrekt zu konfigurieren, laden Sie unter E POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorb die Datei rejected.csv herunter. b. Um die Zuordnung fehlerhafter Dateien zu erleichtern, leeren Sie nach der Behebung des Fehlers das Verzeichnis <Netzwerkfreigabe>\<Sammelkorb> \Abgewiesene Dateien. TIPP Eindeutige Dateinamen verwenden Verwenden Sie eindeutige Dateinamen (z. B. mit Zeitstempel). So können Sie bei der Fehlerbehandlung Listen der exportierten Dateien automatisch mit dem Versandprotokoll abgleichen. 4. Wenn eine ZIP-Datei oder ein Serienbrief zur Verarbeitung angenommen wurde, prüfen Sie, ob alle darin enthaltenen einzelnen Briefevollständig verarbeitet wurden. E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 15

19 Manuell: Wählen Sie E POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorb. Im Fehlerfall wird unter Fehler in der Briefverarbeitung der Name der fehlerhaften Datei angezeigt. Bei Serienbriefen wird die Briefnummer (Position) angezeigt. Im Erfolgsfall ist die Tabelle unter Fehler in der Briefverarbeitung leer. E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 16

20 Automatisch: Im Fehlerfall liegt im Verzeichnis <Netzwerkfreigabe>\Fehlerhafte Briefe \<Sammelkorb> (Abbildung auf Seite 15, Position 2) eine oder mehrere fehlerhafte Dateien (<dateiname>.pdf) sowie jeweils ein Fehlerlog (<dateiname>.pdf.error.txt). Optional: Um den Erfolgsfall zu verifizieren, gleicht Ihr Mechanismus das Verarbeitungsprotokoll (die Liste der versendeten E POSTBRIEFE) in der Datei <Netzwerkfreigabe>\Protokoll Dateiannahme\<Datum>-deliverylog.txt mit der Liste der Briefe ab, die Ihr Output Management-System exportiert hat. HINWEIS Wie oft soll mein System die Verzeichnisse und Versandprotokolle prüfen? Implementieren Sie einen Cron-Job, der regelmäßig die Verzeichnisse und Logs prüft. Die Verarbeitung ist abhängig z. B.vom Versandzeitpunkt in der Regel am Folgetag abgeschlossen. Das können wir jedoch nicht garantieren. TIPP Versandstatus dokumentieren Nutzen Sie das Versandprotokoll auch, um den Versandstatus und den Versandweg. zu dokumentieren. Sie können beispielsweise automatisch ein Versendet -Kennzeichen in Ihrer Datenbank setzen. Feld Format Verwendung <Zeitstempel> DD.MM.YY HH:MM:SS Datum/Zeit, zu dem der Brief versendet wurde. Versendet bedeutet, dass ein Brief im E POST System verarbeitet wird und die Deutsche Post AG die Verantwortung trägt, ihn zuzustellen. FOLDER STRING Name des Sammelkorbverzeichnisses FILE STRING Identifizieren Sie einen Brief über den Dateinamen im Feld File, wenn Sie Briefe als einzelne PDF-Dateien exportieren POSITION INTEGER Identifizieren Sie einen Brief über die Briefnummer im Feld Position, wenn Sie mehrere Briefe in einer einzigen PDF- Datei exportieren, z. B. in einem Serienbrief im Format PDF, bei dem die Einzelbriefe durch einen Brieftrenner getrennt sind. Das System nummeriert die in einem Serienbrief enthaltenen Briefe beginnend mit 1. Der Name der Serienbrief- Datei steht im Feld File. Weitere Informationen finden Sie im E POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen. E POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung 17

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