Workshop III Causa Honoris Welche Stiftungsräte braucht die Zukunft?

Transkript

1 13. Schweizer Stiftungssymposium Foundation 3.0 Die Stiftung der Zukunft, die Zukunft der Stiftungen Villars-sur-Glâne, 20. Mai 2014 Workshop III Causa Honoris Welche Stiftungsräte braucht die Zukunft?, RA, Geschäftsführerin Fondation Zdenek et Michaela Bakala, Genf

2 Wer sind wir? eine schweizerische gemeinnützige Stiftung unter Aufsicht der Eidgenössischen Stiftungsaufsicht Mitglied von Swissfoundations von Herrn und Frau Zdenek und Michaela Bakala gegründet, tätig seit 2012 Hauptziel in der Schweiz : Unterstützung von fähigen Studenten aus der Schweiz oder aus der Tschechischen Republik, zwecks Studium an bekannten Universitäten im Ausland (USA, UK) sowie Finanzierung von gemeinnützigen Organisationen im Bereich Ausbildung und Menschenrechte Organisation: 4 ehrenamtliche Stiftungsrats-Mitglieder verschiedener professionneller Herkunft + 1 angestellte Geschäftsführerin Die Stifterin ist Präsidentin des Stiftungsrats

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4 Hauptziel in der Schweiz Zuteilung von Stipendien an hervorragende Studenten und Doktoranden der Universität Genf und Lausanne, der ETH Lausanne und des Graduate Institutes, um in den besten amerikanischen oder englischen Universitäten zu studieren oder zu forschen (Berkeley, Harvard, Stanford, Cambridge, Oxford, usw.) 2013 wurden 8 Studenten ausgewählt und unterstützt 2014 momentan liegen 17 Anträge vor

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6 Herausforderungen für die Stiftung Bakala am Anfang ihre Aktivitäten (2012) 1. Organisatorische Herausforderungen 2. Inhaltliche Herausforderungen 3. Zeitliche Herausforderungen 4. Finanzielle Herausforderungen 5. Zukünftige Herausforderungen

7 1. Organisatorische Herausforderungen Sich positionieren Wie möchte der Stiftungsrat arbeiten und entscheiden? Unternehmerische Aspekte: Delegation an die Geschäftsführerin - zielorientiert proaktiv - gewisse Selbständigkeit, um auf hohem Niveau die gesteckten Ziele zu erreichen Wie soll der Stiftungsrat kontrolliert werden? Regelmässiges Reporting mit kurzen aber vollständigen Informationen Transparenz ist wichtig

8 1. Organisatorische Herausforderungen (Fortsetzung) lernen, zusammen zu arbeiten Wie arbeitet man mit sehr beschäftigten Stiftungsratsmitgliedern, die in verschiedenen Ländern bzw. viel unterwegs sind? Privilegierung elektronischer Übermittlungswege klare Vorschläge zu denen man ja oder nein sagen kann Vermeidung zu vieler Meetings Die Qualität der Kommunikation garantiert die Effizienz der Handlung - klare Fragen stellen, um klare Antworten zu bekommen

9 2. Inhaltliche Herausforderungen ein Stipendienkonzept für schweizerische Studenten erarbeiten Welche Studenten? Von welchem Niveau (Bachelor, Master, PhD, Post-doc)? Von welchen akademischen Gebieten? In welche Universitäten in den USA und UK? Gemäss welchem Selektionsprozess? Aufgabe der Geschäftsführerin: Analyse des schweizerischen Umfelds und Vorbereitung eines Konzept Aufgabe des Stiftungsrats: Genehmigung des Konzepts

10 2. Inhaltliche Herausforderungen (Fortsetzung) Benchmark anvisieren Wie sichert man, dass das gewählte Konzept dem Stiftungszweck und dem Willen des Stiftungsrats entspricht? Aufgabe der Geschäftsführerin: Verständnis wecken für die Aktionen der CH Stiftung im Verhältnis zu einer in ähnlichem Bereich tätigen Stiftung der gleichen Stifter in Prag Aufgabe des Stiftungsrats: Austausch von Erfahrungen mit dieser anderen Stiftung, um das Konzept der CH Stiftung damit zu konfrontieren

11 3. Zeitliche Herausforderungen Voraussehbarkeit Termine für die Stiftungsratssitzungen sind lange im voraus anzukündigen und zu planen, Studenten-Interviews sind vorzubereiten und der Selection Event ist zu planen und zu kommunizieren Regelmässigkeit Soweit möglich jedes Jahr die gleichen Zeitperioden für die Organisation der verschiedenen Anlässe der Bakala Stiftung vorsehen Aufgabe der Geschäftsführerin: frühzeitige Organisation und Kommunikation der Termine Aufgabe des Stiftungsrats: sich anpassen und fixierte Termine einhalten

12 4. Finanzielle Herausforderungen Kontinuität Sicherstellen, dass genügend Mittel vorhanden sind, um den Stiftungszweck langfristig zu erreichen Strikte Prüfung der gewährten Mittel Überprüfen, dass die Stipendien gemäss den Stiftungsratsentscheiden und den von den Studenten erstellten Budgets tatsächlich benützt worden sind Aufgabe der Geschäftsführerin: ein jährliches Budget vorbereiten und die Verwendung der Stipendien prüfen Aufgabe des Stiftungsrats: das Budget und die Verwendung der finanziellen Mittel genehmigen

13 Zukünftige Herausforderungen des Stiftungsrats der Bakala Foundation Verfügbarkeit der Stiftungsratsmitglieder Wegen der jährlich ansteigenden Zahl von Kandidaten wird der Zeitaufwand, um die Profile zu bewerten immer grösser. Mit der Zeit treten unterschiedliche Auffassungen der diversen Stiftungsratsmitglieder deutlicher zu Tage. Kontinuierliche Evaluation des Programms Um die Effizienz des Programms und seine Konformität mit dem Stifterwillen sicherzustellen, wird die Evaluation immer gründlicher und feiner sein müssen. Handlungen um den Gleichschritt mit den Studenten und Forschern unserer Zeit zu halten Die unterstützten Studenten zur Kommunikation mit der Stiftung anregen, um die Bedürfnisse ihrer Generation zu kennen; Kontakte mit Alumni halten.

14 Welche Stiftungsräte braucht es in Zukunft? Mitglieder, die: den Stiftern nahestehen das inhaltliche und geographische Aktionsfeld der Stiftung bereits kennen und es schätzen das juristische, finanzielle und compliance Umfeld der Stiftung gut kennen (sonst eventuell Delegation an eine professionelle Geschäftsleitung) über die passende Zeit verfügen, um sich der Stiftungsaktivität zu widmen die Stiftung mit heutzutage unternehmerischen Prinzipien führen können und wollen (Effektivität und Effizienz für die beste quantitative und qualitative Auswirkung)

15 Welche Stiftungsräte braucht es in Zukunft? (Fortsetzung) Mitglieder, die: bereit sind, neuen Trends und Erwartungen im Stiftungsbereich zu folgen (Swiss Foundation Code, Swiss Gaap RPC, Swissfoundations Gedanken, usw.), damit die Stiftung gemäss den neuesten Standards geführt wird offen und flexibel sind, um sich regelmässig in Frage zu stellen aus verschiedenen Bereichen kommen, so dass alle nötigen Kompetenzen optimal vertreten sind (juristische, finanzielle, kommunikative/social media) über ein breites und verwendbares Netzwerk verfügen

16 Was ist das ideale Gleichgewicht zwischen ehrenamtlich arbeitenden und bezahlten Mitarbeitern? o der Beitrag der ehrenamtlichen Mitarbeiter muss ohne zu grosse Anstrengungen geleistet werden können, sonst sinkt schnell die Motivation o unbezahlte Mitarbeiter müssen aus ihrem Amt einen wenn auch kleinen Nutzen ziehen können ( Ehre Erweiterung ihres Netzwerks oder ihrer Kompetenzen), zumal sich immer wenigere Personen sich mittel- oder langfristig freiwillig engagieren wollen («win-win strategy») o Anerkennung der Dienste der ehrenamtlichen Mitarbeiter im Rahmen der diversen Kommunikationsplattformen (Newsletter, website) oder an speziellen Anlässen ( Dankessen, Weinachtskarte, usw.) o das Management dieser Freiwilligen (Planung, Rekrutierung, Training, Unterstützung bis zur Trennung) muss von den Prinzipien des Arbeitsmarkts inspiriert sein

17 Wie finden Stiftungen geeignete Kandidaten? o via das Netzwerk der Stifter und der Stiftungsratsmitglieder o für grössere Stiftungen: nach dem Kooptationsverfahren bzw. durch ein professionelles Suchverfahren o wichtig ist, dass die Kandidaten den Stiftungsbedürfnissen entsprechen o im Prinzip unbezahlte Kandidaten, Ausnahmen nur, wenn bestimmte schwer zu findende Kompetenzen gefragt sind

18 Weitere Herausforderungen für Stiftungsräte o Erneuerung des Stiftungsrats o Zu viele Stiftungsratsmitglieder o Zu wenige Stiftungsratsmitglieder

19 Erneuerung des Stiftungsrats* o Reglement Erneuerung des Stiftungsrats Amtsdauer, maximales Alter, Gründung eines Ernennungskomitees gemäss Stiftungsgrösse und Organisationsmodus o Direktive Profil des Stiftungsrats Professionelle (Wissenschaft, Wirtschaft, Sozial, Recht, Finanzen, usw.) und persönliche Ansprüche (Selbständigkeit, guter Ruf, angemessener verfügbarer Zeitaufwand) o Board Manual Arbeitsorganisation Tagungsrhythmus, Biographie der anderen Mitglieder, Verfügbarkeit der wichtigsten Dokumente * (siehe Swissfoundation Code, Bd 6, Seite 171ff, Thomas Sprecher, Philipp Egger und Martin Janssen)

20 Zu viele Stiftungsratsmitglieder o Zuteilung bestimmter Kompetenzen durch verschiedene Komitee o Ungerade Zahl von Mitgliedern, um Mehrheitsbeschlüsse erlauben zu können o Nomination von Ehrenmitgliedern, die eher als Berater aktiv sind denn als operativ oder strategisch tätige Personen

21 Zu wenige Stiftungsratsmitglieder o Sich Gedanken zur Rekrutierung machen, ein Profil für künftige Stiftungsratsmitglieder aufsetzen, um sich mit dem Thema im voraus zu beschäftigen o Aufbau eines informellen Netzwerkes ( Ambassadors ) um eine Reserve aufzubauen o Sich im Stiftungstätigkeitsbereich profilieren (Swissfoundations, Pro Bono)

22 Schlussbemerkungen o jede Stiftung ist anders, es gibt keine festen Regeln, die für alle gelten würden o wichtig ist, den bestmöglichen Stiftungsrat zu haben, damit der Stiftungszweck im Rahmen des vorhandenen Stiftungsvermögens erfüllt werden kann o Benutzung der Dienstleitungen der Swissfoundations, um gute Ideen zu sammeln o diese Ideen mit der Umsetzung bei anderen Stiftungen vergleichen und die sich daraus ergebenden Schlussfolgerungen wenn nötig auf die eigene Institution übertragen

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Tel