Baustunden-Tool und Arbeitsliste. Anleitung zur Stundenerfassung und zur Arbeitsliste.! Stand: ! Seite 1

Transkript

1 Baustunden-Tool und Arbeitsliste Anleitung zur Stundenerfassung und zur Arbeitsliste! Stand: ! Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung! 3 Aufruf des Tools! 3 Das Baustunden-Tool im Überblick! 4 2 Arbeiten mit dem Baustunden-Tool! 6 Stunden erfassen! 6 Genehmigen und Ablehnen von Stunden! 9 Dein Konto! 10 Kontoabrechnung! 12 3 Arbeiten mit der Arbeitsliste (Mantis)! 13 Übersicht! 13 Einträg anzeigen! 14 Eintrag erfassen! 15 Bearbeitungsablauf! 16 4 Anmerkungen! 17 Administration des Baustunden-Tool! 17 Ausblick auf zukünftige Versionen! 17 Wenn etwas nicht funktioniert! 17! Stand: ! Seite 2

3 1 Einführung Die Erfassung der Arbeitsstunden mit dem Baustunden-Tool ist denkbar einfach. Nachdem du Stunden geleistet hast, erfasst du diese im Baustunden-Tool, das über das Internet bequem von zuhause oder z.b. dem Flugleiter-PC erreichbar ist. In der Regel muss nach dem Vier-Augen-Prinzip eine verantwortliche Person als Genehmiger deinen erfassten Stunden zustimmen. Das sind z.b. die Werkstattleiter, der Flugleiter oder der Vorstand. Nachdem der Genehmiger seine Bestätigung gegeben hat, werden Deine Stunden deinem Konto gutgeschrieben. Deinen Kontostand und alle auf deinem Konto gutgeschriebenen Arbeiten kannst du dir online jederzeit anschauen. Neben der Erfassung der Arbeitsstunden kann im Baustunden-Tool auch die Arbeitsliste mit zu erledigenden Arbeiten geführt werden. Die Funktionsweise der Arbeitsliste wird ab den Kapitel 3 dieser Anleitung beschrieben. Aufruf des Tools Zur entsprechenden Internet-Seite gelangst du über Um dich am Baustunden-Tool anmelden zu können, brauchst du Zugangsdaten zum Vereins- Forum. Bitte melde dich mit den gleichen Zugangsdaten an, Benutzername und Passwort sind die gleichen wie fürs Forum. Nach der erfolgreichen Anmeldung wird die Hauptseite des Baustunden-Tool aufgerufen. Tip: Am besten legst du in Deinem Browser einen Favoriten bzw. ein Lesezeichen für das Baustunden-Tool an.! Stand: ! Seite 3

4 Das Baustunden-Tool im Überblick Auf der Hauptseite hat jeder Nutzer einen Überblick über sein Stunden-Konto und es können von dieser Seite aus alle Funktionen des Tool ausgeführt werden. Die wichtigsten Funktionen sind: Kontostand und Buchungen einsehen Stunden für sich oder andere Mitglieder erfassen Stunden genehmigen (entsprechende Berechtigung vorausgesetzt) Arbeitsliste aufrufen Genehmigungsanfragen an Dich Das Genehmigen ist vergleichbar mit dem Unterschreiben eines Stundenzettels. Vorstand, Werkstattleiter, Flugleiter, Camping- & Platzwart sowie die Wirte dürfen alle bzw. bestimmte Tätigkeiten genehmigen. Wenn du eine dieser Funktionen im Verein wahrnimmst, können dich andere Mitglieder um Genehmigung ihrer erfassten Tätigkeiten bitten. Deren Genehmigungsanfragen werden in diesem Bereich angezeigt. Über die Lupe kommst du zu den offenen Genehmigungsanfragen. Es liegt in der Verantwortung des entsprechenden Genehmigers die vorgelegten Stunden zeitgerecht zu genehmigen. Das Mitglied bekommt die geleisteten Stunden erst seinem Konto gutgeschrieben, wenn du diese genehmigt hast. Dein Konto Dieser Abschnitt der Hauptseite gibt dir immer einen aktuellen Überblick über den Stand Deines Stundenkontos. Details zu den Buchungen auf deinem Konto kannst du über die Lupe neben dem Konto-Saldo anzeigen lassen. Über das PDF-Symbol erhältst du einen Kontoauszug als PDF-Dokument.! Stand: ! Seite 4

5 Arbeit erfassen Über diesen Bereich erfolgt die Erfassung der Stunden. Jedes Mitglied kann auch für andere Mitglieder Stunden erfassen und zur Genehmigung vorlegen. Dadurch ist es z.b dem Flugleiter möglich, am Ende des Flugtages für alle Diensthabenden die Stunden in einem Arbeitsgang zu erfassen. Deine zuletzt erfassten Tätigkeiten Die Tabelle am Ende der Hauptseite gibt einen Überblick über die von dir zuletzt erfassten Stunden egal ob du die Stunden für dich oder für andere Mitglieder erfasst hast. Um eigene Stunden von Stunden unterscheiden zu können, die du für andere Mitglieder erfasst hast, wird in der Spalte Erbringer das Mitglied angezeigt, dem die Stunden gutgeschrieben werden. Arbeitsliste Der Aufruf der Arbeitsliste erfolgt über den Link Arbeitsliste auf der Hauptseite. In der Arbeitsliste werden alle zu erledigenden Arbeiten dokumentiert.! Stand: ! Seite 5

6 2 Arbeiten mit dem Baustunden-Tool In diesem Abschnitt wird der Umgang mit dem Tool anhand von Beispielen ausführlich beschrieben. Stunden erfassen Wie schon in der Einleitung beschrieben hast du die Möglichkeit Stunden für dich und andere Mitglieder zu erfassen. Das Erfassen für mehrere Mitglieder empfiehlt sich vor allen am Ende eines Flugtages. Eigene Stunden erfassen Auf der Hauptseite im Bereich Arbeit erfassen ist standardmäßig Dein Name vorausgewählt, so dass du nur noch die zu erfassende Tätigkeit aus der Liste der Tätigkeiten auswählen musst. Nach der Bestätigung der Auswahl mit der Schaltfläche weiter gelangst du zum Formular für die Erfassung der weiteren Informationen. In dem neuen Formular erfolgt die Eingabe der weiteren Daten zu den Stunden. Datum Das Datum wird über das kleine Kalendersymbol ausgewählt. Nach dem Klicken auf das Symbol öffnet sich ein kleiner Kalender in dem du das entsprechende Datum auswählen kannst. Das ausgewählte Datum bestimmt die Saison, der deine Stunden zugerechnet werden. Wenn die Erfassung von Stunden erfolgt die älter als 9 Tage sind, dürfen diese Stunden nur noch durch den Vorstand genehmigt werden. Wenn du sonst ggf. berechtigt gewesen wärest, dir diese Tätigkeit selbst zu genehmigen, geht das nach 9 Tagen nicht mehr. Stunden Im Feld Stunden werden die geleisteten Stunden eingetragen. Es können nur halbe und volle Stunden an das Tool gemeldet werden. Die Eingabe der Stunden erfolgt in dezimaler Schreibweise. Das heißt, dass halbe Stunden als 0,5 eingegeben werden und nicht als 0:30.! Stand: ! Seite 6

7 Bemerkung Die Eingabe einer Bemerkung kann optional erfolgen, z.b. Batteriestecker neu verlötet. Die Bemerkung wird dem Genehmiger angezeigt. Genehmiger Bevor die Genehmigung der Stunden angefordert werden kann, muss zum Abschluss noch ein Genehmiger ausgewählt werden. In der Auswahl werden immer die Mitglieder angezeigt, die die gewählte Tätigkeit auch genehmigen dürfen. Nach Bestätigung der Eingaben mit der Schaltfläche Genehmigung anfordern werden Deine Angaben im System gespeichert und den Genehmiger zur Genehmigung vorgelegt. Wenn man selbst berechtigt ist die gewählte Tätigkeit für sich selbst zu genehmigen erfolgt keine Vorlage zur Genehmigung, sondern die Stunden werden automatisch genehmigt. Stunden für andere Mitglieder erfassen Der Ablauf der Erfassung von Stunden für andere Mitglieder erfolgt nach den gleichen Schritten wie die Erfassung von eigenen Stunden. Der Unterschied ist, dass auf der Hauptseite des Baustunden-Tool nicht nur die Tätigkeit sondern auch das entsprechende Mitglied ausgewählt wird, das die Stunden geleistet hat. Wenn man selbst berechtigt ist die gewählte Tätigkeit für Andere zu genehmigen erfolgt keine Vorlage zur Genehmigung, sondern die Stunden werden automatisch genehmigt. Stunden korrigieren Erfasste Stunden die noch nicht genehmigt wurden, können korrigiert werden. Über das gelbe Stift-Symbol gelangt man zurück in das Erfassungsformular und kann die Angaben zu den Stunden ändern. Abgelehnte Einträge können über die Funktion korrigiert und erneut zur Genehmigung vorgelegt werden. Eintragungen, die bei entsprechenden Rechten des Erfassers direkt genehmigt wären, können noch binnen 15 Minuten vom Erfasser korrigiert werden Der Vorstand kann zu genehmigten Einträgen falsche Tätigkeitsschlüssel berichtigen.! Stand: ! Seite 7

8 Stunden löschen / stornieren Das Stornieren / Löschen von Einträgen ist über das rote x-symbol möglich. Ungenehmigte / abgelehnte Einträge können vom Mitglied (oder Erfasser) gelöscht werden. Bereits genehmigte Einträge können mit einer Gegenbuchung storniert werden. Diese Stornobuchung muss erneut genehmigt werden. Eintragungen, die bei entsprechenden Rechten des Erfassers direkt genehmigt wären, können noch binnen 15 Minuten vom Erfasser gelöscht werden! Stand: ! Seite 8

9 Genehmigen und Ablehnen von Stunden Die durch die Mitglieder erfassten Stunden müssen erst genehmigt werden, bevor die Stunden dem Konto des Mitgliedes gutgeschrieben werden. Es liegt in der Verantwortung des entsprechenden Genehmigers die vorgelegten Stunden zeitgerecht zu genehmigen. Auf der Hauptseite des Baustunden-Tools siehst du die Summe der an dich gerichteten neuen Genehmigungsanfragen und die von dir zurückgestellten Genehmigungsanfragen.. Über die Lupe kommst du jeweils zur Detail-Ansicht, in der du die Anfragen genehmigen, ablehnen oder zurückstellen kannst. Eine Historie der letzten 30 Genehmigungsanfragen erhältst du über die Lupe neben Historie anzeigen. Genehmigen Wenn alle Angaben zu den Stunden korrekt sind, kannst du über die Schaltfläche genehmigen die vorgelegten Stunden genehmigen. Die Stunden werden dann dem Mitglied auf seinem Stundenkonto gutgeschrieben. Ablehnen Enthalten die dir vorgelegten Stunden fehlerhafte Angaben, wie z.b. eine falsch ausgewählte Tätigkeit oder Fehler bei der Stundenanzahl, kannst du die Genehmigungsanfrage ablehnen. Ablehnungen sind mit einem Ablehnungsgrund zu begründen. Im Bereich Dein Konto kann das Mitglied alle abgelehnten Stunden im Kontoauszug Stunden abgelehnt sehen. Abgelehnte Stunden können (derzeit) nicht korrigiert und erneut vorgelegt werden, sondern müssen neu erfasst werden. Zurückstellen Hast du als Genehmiger Rückfragen, so dass du die Genehmigung derzeit noch nicht erteilen möchtest, kannst du die Anfrage zurückstellen und später erneut bearbeiten.! Stand: ! Seite 9

10 Dein Konto Der Bereich Dein Konto auf der Hauptseite gibt dir immer einen aktuellen Überblick über dein Stundenkonto. Berechtigte Mitglieder (z.b. Vorstand) haben die Möglichkeit in diesem Bereich der Hauptseite auch die Konten anderer Mitglieder einzusehen. Der Aufruf des Konto eines anderen Mitglied erfolgt durch die Auswahl des Namen auf der rechten Seite. Dein Kontostand berechnet sich als Summe aus: 1. den Soll-Stunden, die du in der Saison erbringen musst, um die Aktivenpauschale auf Null zu reduzieren Diese Stunden haben ein negatives Vorzeichen. Dein Konto ist also zum Saisonbeginn im Minus. 2. dem Übertrag aus dem Vorjahr Wenn du in der vorherigen Saison über dein Soll hinaus Arbeit geleistet hast, wird dir alles oder ein Teil davon in dieser Zeile gutgeschrieben 3. den genehmigten Stunden, die du in der Saison schon erbracht hast Details zu den Buchungen auf deinem Konto kannst du über die Lupe neben dem Konto- Saldo anzeigen lassen.! Stand: ! Seite 10

11 Stunden ungenehmigt Es könnten für Stunden, die du geleistet hast, noch Genehmigungen ausstehen. Diese Zeile zeigt dir an, ob du noch auf Genehmigungen wartest oder alle Deine Arbeitsstunden schon genehmigt wurden. Über die Lupe hinter der Zahl kannst du dir die einzelnen Tätigkeiten anschauen, deren Genehmigung noch aussteht. Insbesondere steht dort auch, wer für die Genehmigung jeweils zuständig ist, so dass du dich bei Bedarf mit ihm in Verbindung setzen kannst. Bei offenen Genehmigungen erhalten die Genehmiger wöchentlich eine Erinnerungsmail. Stunden abgelehnt Es kann passieren, dass ein Genehmiger eine Genehmigungsanfrage ablehnt, weil er z.b. einen Fehler in Deiner Stundenerfassung bemerkt hat. Diese Zeile zeigt dir an, dass dir eine oder mehrere Genehmigung verweigert wurden. Mit der Lupe gelangst du zur Detail- Liste, aus der auch der Ablehnungsgrund hervor geht, den der Genehmiger eingetragen hat. Abgelehnte Stunden können (derzeit) nicht bearbeitet und erneut zur Genehmigung vorgelegt werden, sondern müssen neu erfasst werden. Saison wechseln Standardmäßig wird nach dem Anmelden am Baustunden-Tool immer die aktuelle Saison angezeigt. Der Wechsel der Saison erfolgt über das Auswahlfeld auf der rechten Seite. Solange eine Saison vom Vorstand noch nicht beendet wurde, können Stunden noch auf eine abgelaufene Saison gebucht werden. Das bei der Buchung ausgewählte Datum bestimmt die Saison, der deine Stunden zugerechnet werden. Konto-Auszug erstellen Über das PDF-Symbol erhältst du einen Konto-Auszug deines Baustundenkonto in Form eines PDF Dokumentes. Dieses Dokument kannst du auf deinem Computer speichern oder ausdrucken. Zum Monatsersten erfolgt eine automatische Versendung des aktuellen Kontoauszug an jedes Mitglied per .! Stand: ! Seite 11

12 Kontoabrechnung Soll-Stunden der Saison zuweisen Die Zuweisung der zu leistenden Soll-Stunden erfolgt indem für die Mitglieder die Tätigkeit K1 - Soll-Stunden erfasst wird. Die Erfassung der Tätigkeit K1 - Soll-Stunden erfolgt für den ersten Tag der Saison (z.b ) mit der Angabe der zu leistenden Soll-Stunden. Die Stunden werden mit negativen Vorzeichen erfasst (z.b. -95,0). Übertrag aus Vorjahr buchen Mit der Tätigkeit K4 - Übertrag aus Vorjahr kann für jedes Mitglied der Übertrag erfasst werden. Der Übertrag verringert das Minus auf deinem Stundenkonto, dass sich durch die Soll-Stunden ergibt. Die Erfassung der Tätigkeit K4 - Übertrag aus Vorjahr erfolgt für den ersten Tag der Saison (z.b ). Die Stunden werden ohne Vorzeichen erfasst (z.b. 37,5).! Stand: ! Seite 12

13 3 Arbeiten mit der Arbeitsliste (Mantis) In diesem Abschnitt wird der Umgang mit der Arbeitsliste (Mantis) anhand von Beispielen ausführlich beschrieben. Sinn und Zweck der Arbeitsliste ist es notwendige Arbeiten an unseren Flugzeugen, Geräten, Gebäuden und sonstigen Einrichtungen nachzuhalten und die Verantwortlichen über neue Probleme zu informieren. Der Aufruf der Arbeitsliste erfolgt über den Link Arbeitsliste auf der Hauptseite des Baustunden- Tool. Nach dem Klicken auf den Link öffnet sich ein neues Browser-Fenster mit der Arbeitsliste. Die Benutzeranmeldung in der Arbeitsliste erfolgt automatisch bei dem Aufruf der Arbeitsliste aus dem Baustunden-Tool. Die Arbeitsliste verwendet die gleiche Benutzerkennung wie das Forum und das Baustunden-Tool. HINWEIS: Wenn die Mail-Adresse oder das Passwort im Forum geändert wurden, muss man sich aber erst wieder 1x am Baustunden-Tool anmelden, da es die Benutzerdaten mit Mantis abgleicht. Die Arbeitsliste basiert auf der freien Software Mantis, die auf die Bedürfnisse unseres Vereins angepasst wurden. Übersicht Auf der Übersichtsseite (siehe Screen-Shot oben) erhält man einen schnellen Überblick über die in Mantis erfassten Arbeiten und deren Bearbeitungsstand. Wichtig ist insbesondere der Bereich mir zugewiesen (noch nicht erledigt). Für die weiteren Bearbeitung der dir zugewiesenen Einträge bist du quasi verantwortlich. Die weitere Bearbeitung liegt bei dir.! Stand: ! Seite 13

14 Einträg anzeigen Die Funktion Einträge anzeigen bietet eine umfangreiche Suchmöglichkeit innerhalb der Arbeitsliste. Die Auswahl der Filterkriterien erfolgt durch den Klick auf die Kriterien (z.b. Bearbeitung durch: ) Es kann für eine Suche eine oder mehrere Filterkriterien ausgewählt werden. Die Filterung erfolgt nach Klick auf den Button Filter (unten links).! Stand: ! Seite 14

15 Eintrag erfassen Die Erfassung von offenen Arbeiten erfolgt über den Link Eintrag erfassen. Erfasst werden muss: Kategorie: Die Kategorie bestimmt, wer automatisch zugeordnet und per informiert wird. Auswirkung: Wie schwer ist die Auswirkung? Priorität: Wie schnell ist eine Behebung erforderlich? Zusammenfassung: Aussagekräftige Überschrift / Kurzbeschreibung Beschreibung: Genaue Problembeschreibung. Wenn der Eintrag im Auftrag eines anderen Mitglied erstellt wird, bitte für Rückfragen in den Text schreiben, wer das Problem gefunden hat bei Bedarf: Anhänge! Stand: ! Seite 15

16 Bearbeitungsablauf Ein neuer Eintrag wird automatisch dem Kategorie-Verantwortlichen zugewiesen. Der entsprechende Verantwortliche erhält automatisch eine Der Kategorie-Verantwortliche findet den neuen Eintrag auf der Übersichts-Seite unter "mir zugewiesen (noch nicht erledigt)" Durch Klick auf den Eintrag (Stift-Symbol) kann er in die Bearbeitungs-Ansicht gelangen Der Verantwortlich kann: den Eintrag selbst weiter bearbeiten. Er setzt den Status auf "in Arbeit". Wenn er ihn sofort erledigen kann, fügt er eine Notiz hinzu und setzt ihn auf "erledigt" den Eintrag weiter delegieren. Er ändert dazu den Namen im Feld "Bearbeitung durch" Notizen hinzufügen, Auswirkung oder Priorität ändern Wenn der Eintrag auf "erledigt" gesetzt wurde, können die Werkstattleiter ihn, nach Prüfung der Arbeiten, final auf "geschlossen" setzten.! Stand: ! Seite 16

17 4 Anmerkungen Administration des Baustunden-Tool Das Baustunden-Tool verfügt (derzeit) über keine Administrationsoberfläche. Die Steuerung des Tools erfolgt über die Standard-Nutzeroberfläche, über Einstellungen im Forum und direkt in der Datenbank des Tool. Userverwaltung Das Baustunden-Tool nutzt die Userverwaltung des SFG-Wershofen Forum. Somit muss zwar einerseits kein weiterer Account für das Tool erstellt werden. Andererseits muss jedes Mitglied einen Forum-Zugang haben. Jedes Mitglied benötigt einen Zugang zum Vereinsforum. Die Erfassung von Vorname, Nachname und im Forum ist für die Nutzung der Daten im Baustunden-Tool wichtig. Administrative Unterstützung Die nachfolgend genannten Tätigkeiten können (derzeit) nur in der Datenbank des Baustunden-Tools durch Christoph oder Christian durchgeführt werden. Tätigkeiten anlegen Berechtigte Genehmiger einer Tätigkeit zuordnen Mitglieder einer Gruppe/Rolle hinzufügen Mitglieder aus einer Gruppe/Rolle entfernen eine neue Saison anlegen Erfassungsfehler aus der Datenbank löschen eine Saison abschließen Ausblick auf zukünftige Versionen Für die Zukunft sind noch Erweiterungen und Verbesserungen geplant. Wenn etwas nicht funktioniert Sollte etwas nicht funktionieren, helfen euch Christian und Christoph gerne weiter. Für inhaltliche Fragen wendet euch bitte an Stand: ! Seite 17