Welche Vorteile bringt die Erarbeitung dieses Handbuchs?

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1 H e r a u s f o r d e r u n g M i t a r b e i t e r Welche Vorteile bringt die Erarbeitung dieses Handbuchs? Diese Arbeitsunterlage wird Ihnen dabei helfen: Ihre Mitarbeitereinsatzplanung zu verbessern Mitarbeitersuche und Auswahlverfahren zu optimieren Die Abläufe in Ihrem Personalbüro zu strukturieren Grundlagen des Arbeitsrechtes zu erfahren Des Weiteren werden Sie erfahren: wie Sie Ihren Mitarbeiterbedarf ermitteln auf welchen Wegen Sie neue Mitarbeiter gewinnen wie Sie die richtigen Mitarbeiter für Ihren Betrieb zu finden wie Sie die Personalverwaltung in den Griff bekommen wodurch die Fluktuation guter Mitarbeiter eingrenzt werden kann wie Sie Mitarbeiter motivieren können was die wesentlichen Faktoren der Führung sind wie Sie Mitarbeitergespräche vorbereiten und führen Mitarbeitermanagement beginnt nicht erst wenn der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ist. Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterführung bedürfen fundierter Grundlagen und Strategien. Nachdem Sie die Inhalte dieses Fernlehrgangs erarbeitet haben, sind Sie in der Lage Ihre individuelle Struktur zu erarbeiten und die Grundlage für ein langfristiges effektives Mitarbeitermanagement zu schaffen. 6

2 H e r a u s f o r d e r u n g M i t a r b e i t e r Wie ist das Handbuch aufgebaut? für zeigen wir Ihnen, was Sie für ein erfolgreiches Mitarbeitermanagement im Gastgewerbe alles zu beachten ist. F R A G E S T E L L U N G E N Wie stelle ich meinen Mitarbeiterbedarf fest und setze diese dann bedarfsgerecht ein? Z I E L S E T Z U N G E N Bedarfsplanung erstellen Einsatzplanung durchführen Personalkosten optimieren 2 Wo finde ich die richtigen Mitarbeiter und binde diese an mein Unternehmen? Neue Wege der Mitarbeitersuche kennen lernen Auswahl der richtigen Mitarbeiter Vorstellungsgespräche führen Arbeitsverträge richtig gestalten 3 Wie führe ich eine Personalakte und erstelle Zeugnisse? Personalakte aufbauen Zeugnisse schreiben und formulieren auf die Details zu achten 4 Wie gestalte ich die ersten Arbeitstage neuer Mitarbeiter? Einarbeitungsplan erstellen Den ersten Arbeitstag gestalten 5 Wie führe und motiviere ich meine Mitarbeiter? Motivationsgrundlagen Mitabeitergespräche zielgerecht führen Fluktuation vermeiden 7

3 H e r a u s f o r d e r u n g M i t a r b e i t e r S c h r i t t : M i t a r b e i t e r p l a n u n g.. Mitarbeiterbedarfsplanung.2. Mitarbeitereinsatzplan.3. Personalkosten.4. Kontrollfragen Mitarbeiterplanung 8 8

4 M i t a r b e i t e r p l a n u n g. Mitarbeiterbedarfsplanung Erstklassige Manager stellen erstklassige Mitarbeiter ein, zweitklassige jedoch nur drittklassige Gerhard Reichel Welchen Zweck erfüllt die Mitarbeiterbedarfsplanung? Mitarbeiterplanung ist die Grundlage für ein funktionierendes Unternehmen. Wer, wann, wo eingesetzt wird gehört genauso zur Mitarbeiterplanung wie die Festlegung der Fähigkeiten die ein Mitarbeiter mit ins Unternehmen bringen soll. Ohne Mitarbeiterplanung kein funktionierender Betrieb. Ziel der Planung ist ein reibungsloser Betriebsablauf. Um dies zu gewährleisten, ist es die Aufgabe der Mitarbeiterbedarfsplanun g, ausreichend qualifizierte Arbeitskräfte zur Verfügung zu stellen. Dies bedeutet, dass sich die Bedarfsplanung an folgenden Kriterien zu orientieren hat: Quantität (ausreichende Anzahl) Qualität (Eignung) In jeder Abteilung sollte auch bei Nachfragespitzen eine angemessen Zahl an Mitarbeiten eingeplant sein. Die Mitarbeite rbedarfsplanung kann nicht isoliert von der Unternehmensplanung erfolgen, es ist entscheidend dass die Bedürfnisse der Fachabteilungen berücksichtigt werden und eine regelmäßige Absprache stattfindet. Plant z.b. die F&B Abteilung durch aufwendig beworbene Aktionen neue Zielgruppen anzusprechen, um die auslastungsschwache Sommerzeit zu füllen, dann darf nicht wie üblich der Hauptanteil der Belegschaft den Sommerurlaub antreten. Bezugsgrößen bei der Bedarfsplanung Es gibt zahlreiche Faktoren die Einfluss auf den konkreten Mitarbeiterbedarf haben. Bei der Planung sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden: Betriebsinterne Vorgaben: Öffnungszeiten Anzahl der Öffnungstage pro Jahr Saisonspitzen und Flauten Vorgegebene Standards, je nach Kategorie des Hauses Verfügbarkeit der Arbeitskraft (minus Fehlzeiten, Krankheit) Anzahl der Sitzplätze Anzahl der Zimmer Externe Faktoren: Feiertage Messen, Großveranstaltungen am Ort Arbeitsmarktentwicklung Sozialgesetzgebung Tarifpolitik Volkswirtschaftliche Entwicklung Abteilungsbezogene Faktoren: Restaurantservice Gästeanzahl pro Essenszeit (Frühstücks-, Mittags- und Abendservice) Gedecke pro Essenszeit Getränkeumsatz Küche Gedecke pro Schicht Speiseumsatz Geschirrspüler Gedecke pro Schicht Bar Getränkeumsatz pro Schicht Gästeanzahl Etagenservice Anzahl der Rechnungen pro Schicht Durchschnittliche Wege zu den Zimmern 9

5 M i t a r b e i t e r p l a n u n g Bankettservice Gästeanzahl nach Art der Veranstaltung (Abendessen, Buffet, Konferenz ) Empfang Anzahl der Ankünfte / Abreisen Gästeanzahl im Haus Reservierung Anfragen pro Tag Hausdamenabteilung Anzahl der belegten Zimmer Größe und Ausstattung der Hotelzimmer durchschnittliche Verweildauer der Gäste zu erwartende Doppelbelegung Mit Hilfe der oben genannten Informationen kann die Mitarbeiterplanung für die einzelnen Bereiche vorgenommen werden. Um die Mitarbeiter möglichst produktiv in Anpassung an das oft täglich schwankende Geschäftsvolumen planen und einteilen zu können, benötigt der Unternehmer die Vorausschau sowie eine Statistik über umsatzstarke bzw. umsatzschwache Zeiten, sowie die Budgetplanung. Die in der Gastronomie erwartete permanente Dienstleistungsbereitschaft - das Warten auf den Gast- und die damit verbunden Leerzeiten gehören zu den größten Problemen einer effektiven Mitarbeitereinsatzplanung. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine detaillierte Aufstellung des erwarteten Geschäftsaufkommens (Aufstellung nach Wochentagen und Serviceeinheiten: Frühstücks-, Mittags-, Abendservice). Diese Daten sollten im betrieblichen Controlling ermittelt werden. Für Betriebe mit Außenbereich liefert auch die Vorschau auf das Wetter, z.b. über den Deutschen Wetterdienst - wichtige Hinweise über das zu erwartende Gästeaufkommen. Für unvorhergesehene Spitzenzeiten ist es notwendig, eine Abrufdatenbank für Aushilfskräfte zu erstellen. Es gilt folgende Regel: Sie können nie zu viel Aushilfskräfte haben. Quantitative Mitarbeiterbedarfsplanung Wie wird die richtige Anzahl der Mitarbeiter ermittelt? Grundsätzlich kann von zwei völlig unterschiedlichen Gesichtspunkten aus geplant werden. Der Mitarbeiterbedarf richtet sich. nach den organisatorischen Rahmenbedingungen sowie danach welche Qualität der Serviceleistungen der Betrieb den Gästen erbringen möchte, 2. nach den prognostizierten Umsatzerwartungen. Letztendlich muss von der Umsatzerwartung (Budgetplanung) ausgegangen werden, um die Existenz des Betriebes nicht zu gefährden. Stellenplan Entsprechend der geplanten Angebote, Speisen und Getränke, der Öffnungszeiten und der baulichen Gegebenheiten ergibt sich ein Mitarbeiter- Stellenplan. Der Stellenplan orientiert sich an einem Öffnungstag. Küche 2 Köche Auszubildender Hilfskraft Unternehmer Geschäftsführer Service 2 Fachkräfte Auszubildender Hilfskraft Küchen Team Service Team 0

6 M i t a r b e i t e r p l a n u n g Aufgrund der Öffnungstage, 300 bis 365 Tage im Jahr, und der zur Verfügung stehenden Arbeitskraft der Mitarbeiter ergibt sich eine Differenz. Um die gesamte Öffnungstage mit ausreichend Mitarbeitern abzudecken müssen daher mehr Mitarbeiter eingestellt werden, als im Stellenplan vorgesehen sind. Die Differenz wird mit dem Stellenmultiplikator errechnet. Stellenmultiplikator 365 Jahrestage 04 freie Tage (da 5-Tage-Woche) 3 Feiertage (beachten Sie bitte die Unterschiede in den Bundesländern) 26 Urlaub (je nach Alter, siehe Manteltarifvertag) 5 Krankheitstage (je nach Betrieb unterschiedlich) = 27 nominale Arbeitstage (Tage pro Jahr in denen der Arbeitnehmer dem Betrieb zu Verfügung steht) Der Mitarbeiter in unserem Beispiel steht also nur an 27 Arbeitstagen tatsächlich zur Verfügung. Sollte unser Betrieb nun an 365 Tagen geöffnet haben reicht uns eine : Besetzung also nicht aus. Stellenmultiplikator = Öffnungstage ArbeitstageMA = =,68 Aufgabe: Wie viele Mitarbeiter benötigen Sie für Ihre Abteilung, wenn Sie für einen reibungslosen Seviceablauf mindestens 0 Personen im Dienst benötigen? Für das oben genannte Beispiel ergibt sich also folgendes Ergebnis: 0 x =,68 ~ 7 benötigte Mitarbeiter oder einfach 0 x,68 = 6,8 Sie benötigen in diesem Beispiel also 7 Mitarbeiter, wenn Sie durchschnittlich 0 Personen am Tag im Dienst benötigen. Bei der Bedarfsplanung müssen zusätzlich, langfristige Änderungen berücksichtigt werden. = Mitarbeiterstand - Mitarbeiterstand (Kündigung, Rente, Mutterschut, Wehrdienst) = Mitarbeiterstand + Mitarbeiterzugänge = zu erwartender Mitarbeiterbestand + zu planende Neueinstellungen (z.b. wegen geplanter Betriebserweiterung) = Geplanter Mitarbeiterbestand Bedarfsplanung in Relation zu Umsatzerwartung Wird zunächst das Umsatzbudget des Betriebes geplant, wird anschließend anhand des geplanten Geschäftsvolumens der Mitarbeiterbedarf ermittelt. In dieser Betrachtung wird zunächst nicht davon ausgegangen, wie viel Mitarbeiter benötigt werden, sondern wie viel Mitarbeiter sich das Unternehmen leisten kann. Hierfür wird die Formel der Mitarbeiter- Produktivität verwendet. Produktivität der Vollbeschäftigten = Gesamterlöse Anzahl der Vollbeschäftigten Berechnung der Vollbeschäftigten: Als vollbeschäftigte Arbeitnehmer zählen alle Lohnempfänger sowie auch unentgeltliche im Betrieb arbeitende Familienangehörige (inklusive des Betreibers). Azubis und Teilzeitkräfte werden mit 50 % gewertet bzw. gemäß ihrer Stundenzahl, Aushilfen (geringfügig Beschäftigte) mit 25 %.