Online Collaboration. Zusammenarbeit im globalisierten Team

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1 Online Collaboration Zusammenarbeit im globalisierten Team Online Collaboration wird heute durch zahlreiche Tools unterstützt. Alle grossen IT und Software Anbieter haben dazu etwas in ihrer Kollektion. Microsoft, IBM, Oracle, SAP und viele OpenSource Anbieter sind mit entsprechenden Produkten auf dem Markt vertreten. Das Problem besteht also nicht darin, Software für die Online Collaboration zu finden! Schwieriger ist die Frage zu beantworten Welches Werkzeug ist für welchen Zweck optimal?. Um die Frage leichter zu beantworten, bringt die Ambit Studie eine Struktur in die Angebotslandschaft. 1 Prof. J. Anton Illik 03. März 2009

2 1 Online Kollaboration Ambit Informatik Ltd. Schwabbacher Straße Stuttgart Copyright 2009 Ambit Informatik Ltd. Alle Rechte, insbesondere die Übersetzung in fremde Sprachen, sind vobehalten. Kein Teil der Studie darf ohne schriftliche Genehmigung der Ambit Informatik Ltd. Fotokopiert oder in irgendeiner Form reproduziert oder in eine von Maschinen verwendbare Form übertragen oder übersetzt werden. 2

3 Einführung und Motivation 2.1 Inhaltsverzeichnis 1 Online Kollaboration Einführung und Motivation Die Ausgangslage Team und Teamarbeit Virtuelle Teams Online-Kooperation und -Kollaboration Kooperation = Kollaboration + Koordination Kollaborationswerkzeuge Wissensmanagement Content-Management Team Repositories FTP BitTorrent File-Server und WebDAV Elementare Team-Kommunikation 34 3

4 1 Online Kollaboration 2.7 Erweiterte Team Kommunikation Live Kommunikation Kollaboration mit SAAS und Cloud Google Apps IBM LotusLive Microsoft Live Mesh und Groove Zusammenfassung und Ausblick Literatur Internetquellen Über den Autor 70 4

5 Einführung und Motivation 2.1 Bildverzeichnis ABBILDUNG 1: JEDER SPRICHT MIT JEDEM 8 ABBILDUNG 2: LINKING PIN 12 ABBILDUNG 3: SYSTEMKLASSIFIKATION 22 ABBILDUNG 4: GROUPWARE IM SCHICHTENMODELL 39 ABBILDUNG 5: GOOGLE APPS PROFESSIONAL EDITION 51 ABBILDUNG 6: GOOGLE APPS IM SCHICHTENMODELL 53 ABBILDUNG 7: LOTUS LIVE IM SCHICHTENMODELL 57 5

6 1 Online Kollaboration Tabellenverzeichnis TABELLE 1: KOLLABORATIONSWERKZEUGE 25 TABELLE 2: WIKI-SYSTEME 27 TABELLE 3: KOMMUNIKATIONSWERKZEUGE 36 TABELLE 4: GROUPWARESYSTEME 45 TABELLE 5: LOTUSLIVE FUNKTIONALITÄT 56 6

7 Einführung und Motivation Online Kollaboration Die Zusammenarbeit in verteilten Teams erfordert Software-Tools zur Unterstützung der Zusammenarbeit. Insbesondere ist das von Bedeutung, wenn die Teammitglieder räumlich verteilt sind. Neben Werkzeugen für den Austausch bzw. die Ablage und Archivierung von Texten ist eine weitergehende Teamunterstützung notwendig: Teammitglieder haben nicht nur Texte (Analysen, Konzepte, Entwürfe, Berichte, Kalkulationen, ) auszutauschen. Teams funktionieren am Besten, wenn sie intensiv miteinander kommunizieren. Projekte scheitern in aller Regel, wenn das Projektteam nicht miteinander spricht, Informationen und Ergebnisse zurückbehält. Zwischen der intensivsten Form der Kommunikation - jeder spricht mit jedem - und dem anderen Extrem, der Funkstille, muss ein brauchbarer Kompromiss gefunden werden. Die Methode jeder spricht mit jedem war bisher zu teuer. Bei n Teammitgliedern ergeben sich kombinatorisch n über 2 Kommunikationen Kollaboration ist vor allem Informationsaustausch 2.1 Einführung und Motivation Jeder spricht mit jedem oft zu zeitaufwändig n n! = 2 2!( n 2)! 7

8 1 Online Kollaboration Selbst für ein kleines Team mit n = 5 Mitgliedern hat man beim Modell jeder spricht mit jedem schon 10 Kommunikationspfade. Notwendigkeit von Hierarchien Abbildung 1: Jeder spricht mit jedem Wenn jeder der fünf Mitglieder mit allen vier anderen 10 Minuten spricht, kommt ein Gesamtzeitaufwand von 100 Minuten zusammen. Fazit: das lässt sich mit konventionellen Kommunikationsmitteln, wie z.b. Besprechungen und Telefonaten, nicht täglich machen. Aus diesem Grund werden üblicherweise Hierarchien in Teams eingeführt. Damit soll verhindert werden, dass die Kommunikation ausufert, weil jeder mit jedem sprechen muss. Der 8

9 Einführung und Motivation 2.1 Kommunikationsaufwand wird dadurch reduziert, weil jetzt nur der Boss einer Hierarchieebene die Kommunikation mit der nächst höheren oder tieferen Hierarchieebene übernimmt. Dieser Ansatz traditioneller hierarchischer Teams hat, wie wir später noch sehen werden, mehrere Nachteile. Die Frage ist, ob es im Zeitalter, wo Information zum Produktionsfaktor geworden ist, nicht etwa mit Hilfe von IT-Infrastrukturen Alternativen zu diesem traditionellen Ansatz gibt. Dabei geht es um viel: nicht nur der Kommunikationsprozess soll optimiert werden, sondern vielmehr auch der oder die Prozesse, derentwegen eigentlich kommuniziert wird! Mit diesem Beitrag werden wir die für verteilte Teams heute vorhandenen technischen Möglichkeiten und Lösungsansätze skizzieren, die für die Team-Kollaboration am computergestützten Arbeitsplatz und unterwegs, mit Hilfe mobiler Geräte, verfügbar sind Die Ausgangslage Höhere Ziele Die zunehmende Globalisierung der Märkte und der damit in Verbindung stehende verstärkte Wettbewerbsdruck erfordern eine permanente Anpassung der Unternehmen an die geänderten Rahmenbedingungen des Marktes. Wir verstehen unter Globalisierung die Pflege weltweiter Handelsund Kooperationsbeziehungen, die entweder auf Dauer angelegt ist oder für die Dauer eines Projektes auch von temporärer Natur sein kann. Auslöser globaler Kooperationen sind häufig Outsour- Kommunikationstechnologie erleichtert die Zusammenarbeit 9