Benutzerhandbuch für MindManager Project Jetpack 17. Januar 2011

Transkript

1 17. Januar Mindjet

2 Inhalt 1 Einführung Bevor Sie beginnen Erste Schritte mit MindManager Die Projektmanagement-Vorlagen Wo erhalte ich zusätzliche Unterstützung Projektmanagement mit MindManager Befähigung von Projektteams Projektpläne mit eingebauter Qualität Aufgabenmanagement, integrierte Gantt-Ansicht und Microsoft Project Erleichterung der Last der Projektleitung Lenkung von Projekten Anlegen von Projektarchiven Initiierung Problemdefinition Geschäftsplan Projektanforderungen Geschäftsszenario Projektauftrag Checkliste Projektinitiierung Planung Projektumfang und Geschäftsziele

3 5.2 Projektstrukturplan Projekt-Organigramm Entwicklungsplan Ausführung und Kontrolle Änderungsanforderung Projekt-Dashboard Probleme Projektstatusbericht Schneller Statusbericht Qualitätssicherungsmeeting Meeting des Lenkungsausschusses Abschluss Projektabschlussbericht Schlusswort

4 MindManager legt das Fundament für den Erfolg von Projekten und trägt damit zu höherer Kundenzufriedenheit, besserer Qualität und niedrigeren Entwicklungskosten bei. Wenn Sie im Verbund mit MindManager das MindManager Project Jetpack nutzen, genießen Sie folgende Vorteile: Befähigung von Projektteams Projektpläne mit eingebauter Qualität Projektdaten sind für jeden einfach zugänglich Erleichterung der Projektsteuerung Anlegen von Projektarchiven Das MindManager Project Jetpack trägt zur schnelleren und effizienteren Abwicklung von Projekten bei. Es zeigt, wie MindManager im Verbund mit einer Projektmanagement- Methodik genutzt werden kann. Um von der Verwendung von MindManager profitieren zu können, müssen Sie kein ausgebildeter Projektmanager sein. Erfahrene Projektmanager werden feststellen, dass MindManager ihre laufende Arbeit sowie Effizienz, Kommunikation und Zielgerichtetheit des Projektteams optimiert. 4

5 Bevor Sie beginnen, mit dem MindManager Project Jetpack zu arbeiten, sollten Sie Ihre Kenntnisse über MindManager vertiefen, um bei der Durchführung Ihres Projekts das Optimum aus MindManager und diesen Projektmanagement-Vorlagen herauszuholen. In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen die Ressourcen vor, die Ihnen zur Verfügung stehen und Ihnen vermitteln, wie Sie MindManager optimal nutzen und sich auf die Leitung Ihres nächsten Projekts vorbereiten. 2.1 Erste Schritte mit MindManager MindManager und die Information-Mapping-Technik sind neu für Sie? Nutzen Sie die Online- Lernprogramme und die Ressourcen des Hilfesystems, um sich mit allen Funktionen vertraut zu machen, die MindManager bietet. Zugriff auf die Online-Lernprogramme erhalten Sie über das Menü Datei. Navigieren Sie zur Kategorie Hilfe und dann zu Weitere Lernvideos online, oder klicken Sie einfach hier, um direkt zu den Lernprogrammen zu navigieren. Auch Benutzer, die MindManager bereits verwenden, können in diesen Lernprogrammen noch etwas lernen. Schauen Sie sich einfach den Bereich Was ist neu in MindManager 9? an. 5

6 Unbedingt sollten Sie sich unser umfangreiches Hilfesystem anschauen. Dort werden sämtliche Funktionen von MindManager ausführlich vorgestellt. Die Hilfe können Sie online oder direkt aus der Anwendung heraus im Menü Datei aufrufen. Außerdem sollten Sie sich auch die 7 grundlegenden Schritte für das Mapping mit MindManager anschauen! 2.2 Die Projektmanagement-Vorlagen Die PMBoK-Methodik (Project Management Body of Knowledge) ist ein international anerkannter Standard, der die Grundlagen des Projektmanagements definiert. Die beigefügten MindManager-Vorlagen sind eng an diesen Standard angelehnt. Dies wird deutlich, wenn Sie sich die einzelnen Vorlagen anschauen und schnell feststellen, wie sämtliche Materialien miteinander verknüpft sind. Alle Vorlagen wurden in MindManager installiert und sind entsprechend den Abschnitten des vorliegenden Dokuments, in denen die Vorlage beschrieben wird, durchnummeriert. Zudem sind Sie in folgende Phasen unterteilt: 4 Initiierung 5 Planung 6 Ausführung 7 Abschluss Nehmen Sie sich die Zeit, und schauen Sie sich sämtliche mitgelieferten Map-Vorlagen und Beispiel-Projekte an. 6

7 Zugriff auf Ihre Vorlagen erhalten Sie über Datei Neu. Dann bewegen Sie sich mit der Bildlauffunktion nach unten zu den Vorlagen für MindManager Project Jetpack. Die Map Projektprozess bietet einen hervorragenden Überblick über alle wichtigen Elemente, die Sie für das erfolgreiche Planen, Starten und Durchführen eines Projekts benötigen. Wenn Sie sich mit dem MindManager Project Jetpack vertraut machen, können Sie diese Map als Bezugspunkt verwenden. 2.3 Wo erhalte ich zusätzliche Unterstützung Wenn Sie zusätzliche Unterstützung oder Inspiration brauchen, haben wir noch ein paar weitere Ressourcen für Sie: Weitere Mapping-Beispiele und -Vorlagen finden Sie in der Online-Ressource Maps for That. Dies ist eine Site, auf der sich alles um Maps dreht, die von Benutzern für Benutzer entwickelt wurden. Im Mindjet-Benutzerforum und der Knowledge Base finden Sie Fragen, die andere Benutzer gestellt haben. Das freundliche und kompetente Support-Team von Mindjet beantwortet Ihnen stets gern jede auftauchende Frage. o Kundendienst und Hilfe bei Problemen mit Lizenzschlüsseln oder Upgrades o Der Technische Support bietet Hilfe bei Problemen mit der Installation oder mit dem Produkt. o Wenn Sie uns helfen möchten, MindManager durch Ihr Feedback noch besser zu machen, können Sie jederzeit gern Vorschläge einreichen! 7

8 In diesem Abschnitt werden kurz die Methoden und Vorteile bei der Nutzung von MindManager im Rahmen Ihres Projektmanagementprozesses erläutert. Das MindManager Project Jetpack nutzt allgemein anerkannte Best Practices, wie sie im PMBoK-Standard definiert sind, und koppelt diese mit den Stärken von MindManager, um Ihnen und Ihrem Projektteam zu mehr Effizienz zu verhelfen. 3.1 Befähigung von Projektteams MindManager bietet eine einfache, visuelle Benutzeroberfläche, über die Teams Informationen mühelos dokumentieren und gemeinsam nutzen können. Nutzen Sie mit MindManager das geistige Kapital Ihres Teams, und führen Sie Projekte zum Erfolg, indem Sie: das Wissen Ihres Teams in die Planung einfließen lassen die Identifizierung eines Teams mit einem Projekt durch Einbeziehung in alle Phasen erhöhen mit den Aufgaben-Funktionen von MindManager viele Projektmanagement-Aufgaben an das Team delegieren 3.2 Projektpläne mit eingebauter Qualität MindManager ist die perfekte Lösung für Teams, die Projektvorgaben erfassen und spezifizieren sowie Aktionspläne aufstellen wollen. Die Anwendung ermöglicht das gesamte Spektrum der Planungsaktivitäten: Entwurf eines Geschäftsszenarios für ein Produkt oder eine Dienstleistung Erzeugen eines Projektauftrags Definieren des Projektumfangs Anlegen eines Projektstrukturplans Das Anlegen und Nutzen standardisierter Map-Vorlagen für die einzelnen Phasen des Projekts garantieren eine hohe Qualität der Projektergebnisse bzw. Projektleistungen und die Reproduzierbarkeit Ihres Projektprozesses. 3.3 Aufgabenmanagement, integrierte Gantt-Ansicht und Microsoft Project Die Kombination von MindManager mit visuellem Mapping, Aufgabenmanagement und einer integrierten Gantt-Ansicht gibt Projektteams eine leistungsfähige Lösung an die Hand. Microsoft Project ist kein Collaboration Tool. Häufig haben Manager Schwierigkeiten, alle Schlüsselaufgaben zu ermitteln, die in ihrem Plan der Nachverfolgung bedürfen. Oft hat dies Ressourcenprobleme sowie Zeit- und Budgetüberschreitungen zur Folge. Bei derart limitierten Projektinformationen leidet die Qualität der Basisdaten eines Projekts. 8

9 Die Aufgaben- und Gantt-Funktionen in MindManager ermöglichen die Zuweisung von Ressourcen, die Bestimmung von Abhängigkeiten und die Berechnung der Auslastung. All diese Aufgabeninformationen lassen sich in der klassischen Gantt -Ansicht anzeigen. Diese bietet bei der Bildung des Teams und der Definition des Projektauftrages einen hervorragenden Überblick über die Projektpläne. Wenn Sie ein komplexes Projekt mit extremer Detailtiefe verwalten müssen, können Sie alle Aufgabeninformationen direkt in Microsoft Project nutzen. MindManager unterstützt einen sauberen Export in Microsoft Project und nutzt dabei alle vorhandenen Daten wie Ressourcen, Abhängigkeit, Fälligkeitstermine, prozentuale Fertigstellung und mehr. Teams entwickeln Daten und exportieren diese in Microsoft Project. So lassen sich gewohnte Arbeitsabläufe besser beibehalten und Werkzeuge weiternutzen. Das erhöht ihren Wert für Ihr Team. 3.4 Erleichterung der Last der Projektleitung Die Kunst der Projektleitung besteht darin, Abweichungen von Projektplänen zu erkennen und korrigierend einzugreifen. Mit MindManager können Teams Probleme ermitteln, Maßnahmenpläne erstellen und diese umgehend umsetzen. MindManager baut Kontrollfunktionen direkt in die Map ein: Icons, die Schlüsselinformationen wie Status, Gefahr, Prioritäten und mehr visuell hervorheben. Die Einbindung von wichtigen - und Aufgabeninformationen mit Hilfe von Outlook-Abfragen, um zu gewährleisten, dass alle Teammitglieder und Beteiligte über dieselben Informationen verfügen. Die Verwendung von Ressourcen aus MindManager, Outlook und sogar Sharepoint* für die Steuerung der Delegierung und Nachverfolgung von Aufgaben. Verwenden einer Gantt-Ansicht mit allen Aufgaben und Terminen zur Anzeige eines Überblicks über das gesamte Projekt. * Erfordert die Erweiterung MindManager Explorer für SharePoint. 3.5 Lenkung von Projekten Wenn es an der Zeit ist, mit der Umsetzung Ihrer Projektpläne zu beginnen, ist es wichtig, vordefinierten Prozessen zu folgen, die Folgendes ermöglichen: Kommunikation des Projektstatus Lösung von Problemen Verwalten von Änderungen an Vorgaben Leiten von Meetings 9

10 Das MindManager Project Jetpack umfasst eine Reihe von Dokumenten, mit deren Hilfe Sie die Tagesaktivitäten für Ihr Projekt steuern können. Darüber hinaus dient die Zusammenstellung dieser Dokumente bei Abschluss Ihres Projekts als wertvolle Ressource für die Auswertung und Planung zukünftiger Projekte Nachverfolgung von Aufgaben Mit MindManager können Sie Informationen zu Aufgaben, darunter Start-/Endtermine, prozentuale Fertigstellung, Dauer und Ressourcen, nachverfolgen. Die Map Entwicklungsplan nutzt in der Planungsphase Aufgaben, in denen deutlich Startund Endtermine, Prioritäten, prozentuale Fertigstellung sowie die zugewiesene(n) Ressource(n) angegeben sind. Unter Verwendung der MindManager-Funktionen für Aufgabeninformationen wird in der Gantt-Ansicht automatisch ein kompletter Überblick über alle zu diesem Zeitpunkt in der Map definierten Aufgaben erzeugt. Optional können Sie die Aufgabeninformationen auch in Microsoft Project exportieren und die erweiterten Projektmanagement-Funktionen von Project nutzen Kennzeichnen von Zweigen mit Flags Die Map Projekt-Dashboard für die Ausführungsphase demonstriert ein anderes Szenario. Anstatt einzelne Aufgaben nachzuverfolgen, haben Projektmanager die Möglichkeit, angestrebte Projektergebnisse mit Flags zu versehen, um deren Status anzugeben. So lassen sich Probleme in einem Projekt leicht ermitteln. Der unten dargestellte Zweig Aktueller Status ist ein gutes Beispiel für die Verwendung von Icon-Markierungen als Flags zur Angabe der Risikostufe. Beachten Sie, wie der Status mit Hilfe der Farben logisch angegeben wird. 10

11 3.5.3 Filtern einer Map Die Verwendung von Map-Markierungen erleichtert die Suche nach einem gewünschten Element in einer Map. Markierungen sind gut zu sehen und leicht verständlich. Zudem können Sie eine Map filtern, um bestimmte Map-Markierungen ein- bzw. auszublenden. Projektmanager, die eine ausnahmebasierte Form des Projektmanagements praktizieren, wollen sich während eines Status-Meetings möglicherweise nur auf die Zweige mit dem Status Gefährdet konzentrieren. Dank der Filterung ist auch dies sehr einfach. So filtern Sie eine Map: 1. Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht im oberen Bereich der Map die Option Filter > Power-Filter. 2. Wählen Sie das Flag oder eine andere Markierung, auf das/die Sie sich konzentrieren möchten. 11

12 3. Wählen Sie Filter > Übereinstimmende Zweige anzeigen oder Filter > Übereinstimmende Zweige ausblenden, um Ihre Kriterien ein- bzw. auszublenden. Jetzt werden in der Map nur die Zweige angezeigt, die den Filterkriterien genügen: Zum Aufheben des Filters wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht die Option Filter entfernen Erstellen eines Projektportals Eine größten Herausforderungen für jedes Projekt: Sie benötigen für alle Teammitglieder einen gemeinsamen Punkt des Zugriffs auf die Projektdaten. Durch Verwendung eines Projektportals vereinfacht MindManager die Erfassung und gemeinsame Nutzung wichtiger Daten. Sie können eine Map erstellen, die Links zu allen wichtigen Dokumenten des Projekts enthält, einschließlich aller relevanten Informationen wie Ihren Projektauftrag, Ihre Kennziffern zur Erfassung des Fortschritts, Ihr Projektteam, Kontaktinformationen usw. Diese Map legen Sie in Ihrem Netzwerk oder in Microsoft 12

13 SharePoint ab, damit alle Teammitglieder stets den Überblick und auch Zugriff auf alle Details haben. Die Map Projekt-Dashboard für die Ausführungsphase ist die logische Anlaufstelle für alle projektbezogenen Informationen. An diese Map sollten Sie sämtliche Daten anhängen oder per Hyperlink mit ihr verknüpfen, damit sie von allen Teammitgliedern als Anlaufpunkt für die Ermittlung des Projektstatus verwendet werden kann. TIPP: Schauen Sie sich im Hilfesystem von MindManager unbedingt das Thema Arbeiten mit Hyperlinks an. Das Projektportal kann auch als Basis für Teammeeting-Agendas oder Berichte für Vorgesetzte dienen. Bei Meetings garantiert sie den einfachen Zugriff auf diese Daten und das Aufrufen der zugehörigen Details. Durch Verknüpfung mit Ihren weiteren Projekt-Maps (z. B. Entwicklungsplan, Änderungsanforderungen, Statusberichte usw.) und Dokumenten haben Sie direkten Zugriff auf wichtige Projektdaten. Durch Ausblenden von Zweigen können Sie sich auf den Überblick über das Projekt konzentrieren. Diese dynamische Ansicht des Projekts hält Ihr Team und die Beteiligten stets auf dem Laufenden Durchführung zielführender Projektteam-Meetings Mit MindManager können Sie auch zielführende Meetings mit Ihrem Projektteam durchführen. Die Anwendung eignet sich perfekt, Ihr Team auf dem Laufenden und auf Kurs zu halten. MindManager eignet sich perfekt für das Abhalten folgender Meetings: Kick-Off-Meeting für das Projekt Zusammentragen der Projektanforderungen Problemlösung Projektstatus Lenkungsausschuss Brainstorming Nutzen Sie die Dashboard-Map als Ausgangspunkt für alle Meetings. Navigieren Sie von dort zur benötigten Map für ein spezielles Meeting (z. B. Schneller Statusbericht). Erfassen Sie alle Meeting-Notizen, Teilnehmer und Action Items in einem Zweig, damit sie von allen Teammitgliedern jederzeit aufgerufen werden können. 13

14 Verknüpfen Sie unbedingt frühere Statusberichte, Änderungsanforderungen, Probleme usw. mit Ihrem Projekt-Dashboard, damit Sie jederzeit Zugriff auf diese Elemente haben. 3.6 Anlegen von Projektarchiven Mit MindManager lässt sich erworbenes Wissen sehr einfach erfassen und Ihre Projektdaten zur späteren Wiederverwendung zu einem hilfreichen Paket schnüren. Ist ein Projekt abgeschlossen und werden keine Änderungen an den Maps mehr vorgenommen, bildet das zusammengetragene Material die Basis für ein neues Projekt. Die Daten lassen sich sehr einfach kopieren sowie in Anpassung an das neue Projekt umbenennen und ändern. Dieser Prozess der Datenspeicherung und Wiederverwendung trägt zur Vereinheitlichung und zur projektübergreifenden Qualitätsverbesserung bei. 14

15 Die Initiierung eines Projekts müssen Sie sich als einen fünfstufigen Prozess vorstellen: Definieren des Problems Erstellen eines Geschäftsplans Definieren der Projektanforderungen Entwickeln eines Geschäftsszenarios Ausstellen des Projektauftrages MindManager eignet sich perfekt dafür, Ihr Team durch diesen Prozess zu führen. Die Anwendung versetzt Teams in die Lage, Probleme und Lösungen zu diskutieren und zu dokumentieren, die entsprechenden Pläne zu entwickeln und schnell zu fundierten Entscheidungen zu kommen. Auf die in diesem Abschnitt beschriebenen Vorlagen greifen Sie wie folgt zu: 1. Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu. 2. Bewegen Sie sich per Bildlauf zum Bereich MindManager Project Jetpack. 3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage, und klicken Sie dann auf Erstellen. 4.1 Problemdefinition Projekte dienen der Lösung von Problemen. Wenn Sie ein Projekt initiieren, müssen Sie und Ihr Projektteam im ersten Schritt klar definieren, worin das zu lösende Problem besteht. Diese scheinbar einfache Aufgabe ist ein enorm wichtiger Schritt, der eine Art Kompass für 15

16 Ihr Projekt sein wird. Wenn Sie bezüglich einer Entscheidung im Zweifel sind, wird Ihnen die Vergegenwärtigung der ursprünglichen Problemdefinition dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. Die Map Problemdefinition enthält folgende Zweige: Problemdefinition Lösungsansätze Überprüfung der Lösungen Wenn Sie das Problem präzise umrissen und die möglichen Lösungen geprüft haben, ist die Map Problemdefinition ein wichtiges Werkzeug bei der Erstellung Ihres Geschäftsplans, beim Definieren des Projektauftrages beim Definieren von Projektumfang und -zielen. 4.2 Geschäftsplan Der Geschäftsplan bildet die Basis für Ihr Projekt. Mit dieser Map können Sie vermitteln, warum Sie und Ihr Team das Projekt durchführen. Ein guter Geschäftsplan hilft, wichtige Fragen zu beantworten: Ist es sinnvoll, das vorgeschlagene Produkt bzw. die Dienstleistung zu entwickeln? Erfüllt das vorgeschlagene Produkt die strategischen Erfordernisse Ihres Unternehmens? Verfügt Ihr Unternehmen über das Wissen und die Erfahrung, um dieses Produkt liefern und betreuen zu können? Falls nicht, kommt Outsourcing in Frage? Bevor Sie sich der Ausführung Ihres Projekts widmen, müssen Sie sicherstellen, dass sich das Projektteam, einschließlich aller Beteiligten, des Projektträgers und in einigen Fällen des Führungsteams, hinsichtlich der Durchführbarkeit und der Ziele für Ihr Projekt einig ist. Nur so ist das problemlose Erreichen der Etappenziele über die gesamte Dauer des Projekts garantiert. Die Map Geschäftsplan enthält folgende Zweige: Forschung (Marktgröße, Vertriebs- & Marketingstrategie, Kostenplan usw.) Geschäftsziele Projektplan 16

17 4.3 Projektanforderungen Der nächste Schritt nach dem Vorschlagen eines Projekts in Ihrem Geschäftsplan ist die Erarbeitung einer ausführlichen Beschreibung des Produkts bzw. der Dienstleistung. Die Daten für diesen Prozess kommen aus der Map Problemdefinition. Die Detailebene hängt von den Erfordernissen des Unternehmens ab. Die Beschreibung sollte ausführlich genug sein, um grob die Kosten und Zeiten abschätzen zu können, aber weniger ausführlich als im Dokument Projektumfang und -ziele. Die Map Projektanforderungen enthält folgende Zweige: Problemdefinition Gewählte Lösung Übergeordnete Anforderungen für das Projekt Zum Definieren der Anforderungen bedarf es erneut eines Brainstormings. Teammitglieder machen Vorschläge, die direkt in die Map übernommen werden. Anschließend können einzelne Anforderungen je nach Fortschreiten der Diskussion vorrangig behandelt, angenommen oder verworfen werden. Am Ende müssten Sie eine Liste mit Anforderungen haben, die der gründlichen Prüfung durch das gesamte Team standhielten. 4.4 Geschäftsszenario Nach der Erarbeitung des Geschäftsplans und der Projektanforderungen sowie dem Entschluss, das Projekt weiterzuführen, werden Sie ein Geschäftsszenario entwickeln wollen. Anhand des Geschäftsszenarios (Business Case) soll ermittelt werden, ob sich durch Ausführung des in den Projektanforderungen beschriebenen Projekts die im Geschäftsplan formulierten Ziele erreichen lassen. Die Map Geschäftsszenario enthält folgende Zweige: Projektübersicht Geprüfte Alternativen Auswirkungen auf das Unternehmen Risikoanalyse Kosten/Nutzen Empfehlungen Dieser Schritt erfordert die Einbeziehung vieler Personen in Ihrem Unternehmen, welche die verschiedenen Aspekte Ihres Projekts untersuchen. Das Geschäftsszenario hilft Ihnen, den Fortschritt beim Zusammentragen dieser Informationen zu ermitteln und nachzuverfolgen. Das stellt sicher, dass Sie sich des kollektiven Wissens Ihres Unternehmens bedienen. 17

18 4.5 Projektauftrag Wenn Sie sich dem Ende der Initiierungsphase nähern, werden Sie einen Projektauftrag erstellen wollen, der die Problemdefinition, den Geschäftsplan, die Projektanforderungen und das Geschäftsszenario in einer Map zusammenfasst. Diese Map ist ein wichtiges Werkzeug, mit dem Sie das Projektteam für die Dauer des Produktes auf Kurs bringen und halten. Die Map Projektauftrag enthält folgende Zweige: Chance Anforderungen Basisdaten Kosten Einschränkende Bedingungen Ziel der Map Projektauftrag ist es nicht, alles aus den anderen Maps zu wiederholen, die Sie bis zu diesem Punkt entwickelt haben, sondern einen Überblick über das Projekt zu geben. TIPP: Legen Sie Hyperlinks von den Hauptzweigen in Ihre Map Projektauftrag zu den relevanten Maps an, die Sie bisher erstellt haben. 4.6 Checkliste Projektinitiierung Die Map Checkliste Projektinitiierung hilft Ihnen bei der Nachverfolgung des Fortschritts in der Initiierungsphase. Das stellt sicher, dass Sie und Ihr Team alle wichtigen Schritte abarbeiten und Ihr Projekt auf diese Weise reibungslos anläuft. Die Map Checkliste Projektinitiierung enthält folgende Zweige: Ziele Umfang Einschränkende Faktoren Probleme Zeitrahmen Geschäftsszenario Genehmigungen Schauen Sie sich die Checkliste Projektinitiierung zu Beginn der Initiierungsphase an, damit Sie und Ihr Team alle für den Abschluss dieser Phase und zum Übergang zur nächsten Phase benötigten Anforderungen kennen. 18

19 Wenn ein Projekt genehmigt und sein Projektauftrag ausgestellt wurde, ist es Zeit, mit der eigentlichen Planung Ihres Projektes zu beginnen. MindManager unterstützt Ihr Team bei folgenden Aufgaben: Definieren des Pflichtenheftes Anlegen eines Projektstrukturplans Anlegen eines Projekt-Organigramms Aufstellen des Entwicklungsplans In der Planungsphase werden die für die effiziente und vorhersagbare Durchführung Ihres Projekts erforderlichen Ausführungsschritte detailliert definiert. Auf die in diesem Abschnitt beschriebenen Vorlagen greifen Sie wie folgt zu: 1. Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu. 2. Bewegen Sie sich per Bildlauf zum Bereich MindManager Project Jetpack. 3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage, und klicken Sie dann auf Erstellen. 19

20 5.1 Projektumfang und Geschäftsziele Wenn die Initiierungsphase Ihres Projekts abgeschlossen ist, kann die Planung der Details Ihres Projekts beginnen. Die erste Aufgabe in der Planungsphase ist das Anlegen des Dokuments Projektziel und -umfang. Wenn Sie die Map Projektziel und -umfang ausfüllen, können Sie sich auf das Geschäftsszenario, die Projektanforderungen und den Projektauftrag stützen, die Sie zuvor entwickelt haben. Zudem ist dies ein guter Zeitpunkt, dieses Dokument gemeinsam mit Ihrem Team zu erarbeiten. Dabei sollten Sie sicherstellen, dass alle Teammitglieder die Möglichkeit haben, sich bei der Erarbeitung dieses Dokuments einzubringen. Dies fördert die Ausrichtung des Teams auf die Strategie, und bietet die gute Möglichkeit, das Projekt als Team zu starten. Die Map Projektziel und -umfang ist ein wichtiges Dokument, in das Sie häufig schauen werden... betrachten Sie es als Ihre Roadmap, Ihre Richtschnur für die im Verlauf des Projekts zu fällenden Entscheidungen. Die Map Projektziel und -umfang enthält folgende Zweige: Projektinformationen Projektverlauf (hilft bei Beantwortung der Frage Warum machen wir dieses Projekt? ) Projektziele Projektumfang Projekterwartungen Wenn Sie sich sorgfältig durch diese Map arbeiten, besonders die Abschnitte unter Projektziele und Projektumfang, wird Ihnen der Start in die Entwicklung Ihres Projekts leicht fallen. 5.2 Projektstrukturplan Das Erzeugen eines Projektstrukturplans (PSP) (engl. Work Breakdown Structure; WBS) ist der wichtigste Einzelschritt bei der Erzeugung guter Projektpläne. Nur mit einem detaillierten PSP können Projektteams Folgendes ermitteln: die gesamte zu erledigende Arbeit die Länge des Projektes benötigte Ressourcen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben Risiken die tatsächlichen Kosten des Projekts 20

21 Beginnen Sie, indem Sie die mit dem Projekt zu erbringenden Leistungen detailliert genug aufschlüsseln, um den zeitlichen Aufwand für die einzelnen Aufgaben realistisch einschätzen zu können. Im Verlauf des Prozesses wird Ihr Team auf versteckte Aufgaben stoßen, die für die Durchführung des Projekts erledigt werden müssen. Mehr über das Definieren eines Projektstrukturplanes finden Sie in der entsprechenden englischen Wikipedia-Beschreibung (bzw. dem deutschen Wikipedia-Artikel zu diesem Thema): In MindManager ist es äußerst einfach, einen PSP anzulegen. Anstatt das Projekt mit Haftnotizen oder an einem Whiteboard in Einzelaufgaben aufzuschlüsseln, erzeugen Projektteams den PSP mit MindManager. Wenn Sie den PSP aufgestellt haben, können Sie anhand dieses Planes (in der Planungsphase) in der Map Entwicklungsplan einen detaillierten Projektplan anlegen. 5.3 Projekt-Organigramm Aus einem umfassenden Organigramm gehen die Zusammensetzung des Projektteams und die Funktionen der einzelnen Teammitglieder hervor. Die Map Projekt-Organigramm ist eine gute Vorlage für die Dokumentierung des Projektteams mit den Kontaktinformationen und Funktionen der Mitglieder sowie der Hierarchie im Team. Aus dem Projekt-Organigramm gehen folgende Rollen hervor: Projektträger Lenkungsausschuss Projektmanager Mitglieder des Projektteams, einschließlich Entwicklung und Marketing Wenn Sie ein dynamisches Organigramm anlegen möchten, importieren Sie mit Hilfe der Outlook-Integration von MindManager Outlook-Kontakte direkt in Ihre Map. TIPP: Weitere Informationen finden Sie in der MindManager-Hilfe im Thema zu Outlook. 5.4 Entwicklungsplan Mit der Map Entwicklungsplan stellen Sie einen umfassenden Zeitplan für die verschiedenen Projektphasen und den Projektstrukturplan auf, den Sie in der Planungsphase angelegt haben. 21

22 Die Map Entwicklungsplan enthält folgende Zweige: Initiierung Planung Ausführung (mit den auf dem Projektstrukturplan basierenden Aufgaben) Abschluss Anschließend können Sie mit den vielen Projektmanagement-Funktionen von MindManager (Ressourcenauslastung, Gantt-Diagramme, Ermittlung überfälliger Aufgaben usw.) Ihren Fortschritt in Bezug auf die Map Entwicklungsplan überwachen und nachverfolgen. 22

23 Sind die Pläne fertig und genehmigt, laufen zwei Projektprozesse parallel Ausführung und Kontrolle. Die Projektausführung umfasst die für das Erreichen der Projektergebnisse erforderlichen Arbeiten. Sie werden gemäß Plan von den Teammitgliedern ausgeführt. Die Projektkontrolle umfasst sämtliche Aktivitäten, die den Fortschritt messen und damit sicherstellen, dass die Arbeiten plan- und vorgabengemäß ausgeführt werden. Abweichungen vom Plan erfordern Korrekturmaßnahmen. Änderungsanforderungen müssen systematisch genehmigt werden. Wenn Änderungsanforderungen genehmigt wurden, muss die Projekt- Baseline aktualisiert und die Änderungen an das Projektteam weitergegeben werden. Neben der Verfolgung und Aktualisierung von Aufgaben können Projektteams eine Reihe von Schritten zur Verbesserung der Projektkontrolle ergreifen. Das Anlegen eines Projektportals, über das Teammitglieder auf Projektdaten zugreifen können, trägt dazu bei, dass jeder im Team auf dem neuesten Stand ist. Auf zielorientierten Team-Meetings werden Status und neue Entwicklungen kommuniziert, zu besprechende Probleme ermittelt sowie Aktionspläne für wichtige Punkte auf der Agenda aufgestellt. Auf die in diesem Abschnitt beschriebenen Vorlagen greifen Sie wie folgt zu: 1. Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu. 2. Bewegen Sie sich per Bildlauf zum Bereich MindManager Project Jetpack. 3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage, und klicken Sie dann auf Erstellen. 23

24 6.1 Änderungsanforderung Die Frage ist nicht, ob während eines Projekts Änderungen eintreten, sondern wann. Werden diese Änderungen nicht sauber umgesetzt, kann es zu großen Spannungen im Projektteam kommen. Änderungen am Projektplan klar zu koordinieren, zu kommunizieren und zu vereinbaren, kann für ein Projektteam auch ein wichtiges Asset sein. Die Map Änderungsanforderung kann dazu beitragen, dass das Change Management zu einer Kernkompetenz Ihres Teams wird. Die Map Änderungsanforderung enthält folgende Zweige: Beschreibung und Begründung der Änderung Abschätzung der Auswirkungen der Änderung Ermittlung von Alternativen Empfehlung und Entschluss Jede Änderungsanforderung muss in Ihrem Projektverzeichnis gespeichert werden. Zudem können Sie in Ihrem Projekt-Dashboard Links zu den einzelnen Änderungsanforderungen anlegen, damit direkter Zugriff auf alle mit Ihrem Projekt verknüpften Änderungen besteht. 6.2 Projekt-Dashboard Die Map Projekt-Dashboard dient als zentrales Werkzeug, das Sie täglich verwenden, um Ihr Projekt durch die Initiierungs-, Ausführungs- und Abschlussphase Ihres Projekts steuern. Daher müssen Sie Ihr Projekt-Dashboard regelmäßig aktualisieren und es mit den Assets/Ressourcen Ihres Projekts verknüpfen, um den maximalen Nutzen zu erzielen. Die Map Projekt-Dashboard enthält folgende Zweige: Projektübersicht Projektinformationen, einschließlich Projektteam, Budgetschätzungen und Zeitpläne Projektstrukturplan Datei-Zentrale, die Ihr Dashboard mit wichtigen Projekt-Assets wie Änderungsanforderungen, Problemen, Statusberichten usw. verknüpft Projektstatus 24

25 Mit all den Vorlagen im MindManager Project Jetpack wird sich die Möglichkeit, Ihr Projekt- Dashboard mit anderen Dokumenten wie anderen Projekt-Maps, Outlook-Kontakten oder dem Inhalt von Projektordnern zu verknüpfen, für Sie und ihr Team in enormen Produktivitätszuwächsen niederschlagen. Dieses Potential nutzen Sie optimal, wenn Sie den Inhalt in einem für das gesamte Team zugänglichen Dokumenten-Repository ablegen. Verknüpfen Sie die folgenden Projektbestandteile mit Ihrem Dashboard: Statusberichte Änderungsanforderungen Meetings des Lenkungsausschusses Probleme 6.3 Probleme Die Map Probleme unterstützt Sie bei der Lösung der Probleme, die im Verlauf des Projektes unweigerlich auftreten werden. Diese Map dient als Zentrale für die Ermittlung von Problemen, das Lösen möglicher Konflikte und das Einleiten des Änderungsanforderungsprozesses, wenn die Lösung eines Problems eine Änderung am Projekt bedingt. Die Map Probleme enthält folgende Zweige: Problemprotokoll (einschließlich Verantwortlicher, Lösung usw.) Problembeschreibung Status Lösung Fügen Sie den einzelnen Problem-Maps in Ihrem Projekt-Dashboard Links hinzu, um sicherzustellen, dass Sie Zugriff auf die einzelnen ermittelten Probleme und die zugehörige Lösung haben. 6.4 Projektstatusbericht Das MindManager Project Jetpack beinhaltet zwei Statusberichtsvorlagen. Der hier beschriebene Projektstatusbericht ist ein eher formeller und umfassender Statusbericht für eine Zielgruppe, für die eine detailliertere Darstellung erforderlich ist. Der Projektstatusbericht sollte regelmäßig aktualisiert werden, damit die in der Initiierungs- und Planungsphase erreichte Ausrichtung über den Verlauf des Projektes aufrecht erhalten bleibt. Der Projektstatusbericht schafft Transparenz und garantiert so, dass alle Teammitglieder und Beteiligten über neueste Ergebnisse informiert sind und Risiken sowie ausstehende Punkte kennen. 25