Projektmanagement - Erfolgsfaktoren und Fallstricke -

Transkript

1 Roland Hess Projektmanagement - Erfolgsfaktoren und Fallstricke - Wirtschaftsuniversität Wien, 30. Oktober 2002

2 Agenda Begrüßung und Vorstellung "Projektmanagement (Teil 1)" Programm- vs Projektmanagement Programmmanagement "Projektmanagement (Teil 2) Projektmanagement Projektmanager Phasen Tests Persönliche Betrachtungsweise 2

3 Begrüßung und Vorstellung Roland Hess 3

4 Projektmanagement Ein Leitsatz People like progress but they don t like change. Mark Twain 4

5 Die meisten Projekte scheitern! 16,2% erfolgreich 52,7% anfechtbar Budgetüberschreitung (avg. 189%) Verspätung (avg. 222%) 31,1% storniert Funktionsfähigkeit (avg. 61% planned) Umfrage unter US Unternehmen1995 The Standish Group

6 Agenda Begrüßung und Vorstellung "Projektmanagement (Teil 1)" Programm- vs Projektmanagement Programmmanagement Work Shop "Projektmanagement (Teil 2) Projektmanagement Projektmanager Phasen Tests Persönliche Betrachtungsweise 6

7 Ein Programm besteht aus mehreren miteinander verbundenen Projekten. Projekt Projekt Projekt Programm Auf das gleiche Geschäftsziel ausgerichtete Projekte Unterschiede in Umfang und Zielsetzung Umsetzung eines klar definierten, vereinbarten Ziels ist dem Programm untergeordnet hat einen detaillierten Arbeitsplan Wird in einem gestecktem Zeitrahmen und Budget durchgeführt. Umsetzung eines Geschäftsziels, z.b. niedrigere Stückkosten, verbesserter Service besteht aus mehreren Projekten gibt Inhalt und Umfang der einzelnen Projekte vor erstreckt sich über 2-5 Jahre 7

8 Programm- and Projektmanagement hängen eng zusammen. Programm planen Programm in in Gang setzen Programm managen und und verbessern Für jedes Programm durchführen Das ist leicht! Für jedes Projekt durchführen Projekt planen und und managen 8

9 Programm- und Projektmanagement sind komplexer als sie auf den ersten Blick wirken. Ok, vielleicht doch nicht so leicht 9

11 Die Schlüsselkomponenten für effektives Programmmanagement berühren verschiedene Bereiche. Performance Performance Analyse Analyse und und Reporting Reporting Programm Organisatorische Organisatorische Vereinbarungen Vereinbarungen Projekte Anforderungsmanagement Anforderungsmanagement Finanzmanagement Finanzmanagement Ressourcenmanagement Ressourcenmanagement Release Release Management Management Risikomanagement Risikomanagement Beschaffungsmanagement Beschaffungsmanagement Zeitmanagement Zeitmanagement Qualitätsmanagement Qualitätsmanagement Vertragsmanagement Vertragsmanagement 11

12 Erfolgsfaktoren Das Gerüst des Programmmanagement muß individuell angepasst werden. Umfang: klare Definition und Vereinbarung Klare Ziele und Visionen Abhängigkeiten zwischen den Projekten berücksichtigen Schwierigkeiten bei der Koordination mit verwandten Initiativen Unterstützung frühzeitiger korrigierender Maßnahmen Unterstützung durch Führungsebene des Kunden Optimaler Einsatz der Ressourcen 12

13 Agenda Begrüßung und Vorstellung "Projektmanagement (Teil 1)" Programm- vs Projektmanagement Programmmanagement Work Shop "Projektmanagement (Teil 2) Projektmanagement Projektmanager Phasen Tests Persönliche Betrachtungsweise 13

14 SQERT beinhaltet die fünf wichtigsten Dimensionen des Projektmanagements Time Scope Projekt Quality Risk Effort 14

15 Ein guter Projektmanager zeichnet sich durch vielfältige Eigenschaften und Fähigkeiten aus. Ist verantwortlich für das Projekt Trifft informierte Entscheidungen. Entwickelt sein Team weiter und setzt die vorhanden Ressourcen bestmöglich ein. Ist für alle Team Mitglieder ansprechbar. Ist bereit, von anderen zu lernen insbesondere seinem eigenen Team Stellt Qualität sicher, setzt Standards und führt Reviews durch. 15

16 Mitarbeiter erwarten viel von ihrem Projektmanager ;-) Gib mir Arbeit niemals am Morgen. Warte immer bis 17 Uhr und gib sie mir dann. Die Herausforderung einer Deadline spornt mich an. Wenn es wirklich eine dringende Aufgabe ist komm herein und unterbrich mich alle 10 Minuten, um zu fragen, wie ich voran komme. Das hilft! Wenn Du mir mehr als eine Aufgabe gibst sag mir nicht, welche die höchste Priorität hat. Laß mich raten. Tu Dein Bestes, um mich lange im Büro zu halten. Ich mag das Büro und habe sowieso keinen Ort, an den ich gehen könnte oder nichts anderes zu tun. 16

17 Die Hauptaktivität Projekt planen und managen beinhaltet vier Aufgabenpakete. Projekt planen und managen Projektdurchführung Planen durch- Planen Projekt- Ressourcen organisieren Projektarbeiarbeit kontrollieren Projekt Projekt abschließen 17

18 Projektdurchführung planen: Schätzung Plan and Manage Project Plan Organize Control Project Plan Project Organize Project Control Execution Project Resources Project Work Project Execution Resources Work Complete Project Complete Project WBS Schätzung Detaillierter Arbeitsplan inkl. inkl. Schätzung Ablaufplan Sei genau Mitigation bei der Identifikation der Project Plan Establish Aufgaben Plan untersuchen reicht nicht Project Project Risk Risk Kalkuliere bottom up ; Validiere topdown gegen Erfahrungswerte/ ähnliche Mitigation Plan Plan Projekte/ Industriestandards Refine Refine Complete Resource Project Project Nimm nicht Needs an, Needs daß die Produktivität Plan Plan in Plan Plan Project Project Zukunft größer sein wird als bisher. Quality Quality Dokumentiere Schätzungen und Activities Annahmen. Iteration Risk Plane mit 17 Tagen pro Monat. Quality Action Als Anfänger schätze so gut Plan Du kannst und multipliziere das Ergebnis mit Pi Resource Plan 18

19 Projektdurchführung planen: Ablaufplan Plan and Manage Project Plan Organize Control Project Plan Project Organize Project Control Execution Project Resources Project Work Project Execution Resources Work Complete Project Complete Project Schätzung Detaillierter Arbeitsplan inkl. inkl. Schätzung WBS Ablaufplan Risk Project Definiere Mitigation Abhängigkeiten und den Plan Establish Plan kritischen Pfad, aber halte es so Project Project Risk Risk einfach wie möglich Mitigation Plan Plan Nutze Meilensteine, Refine um den Refine Complete Fortschritt Resource zu kommunizieren Project Project und zu messen Needs Needs Plan Plan Plan Plan Project Project Baue einen Puffer in Deinen Plan Quality Quality ein Activities Verliebe Dich nicht in Deine Planungswerkzeuge Quality Iteration Action Achte auf Abhängigkeiten Plan zwischen einzelnen Aufgaben eingebildete oder echte Resource Plan 19

20 Projektdurchführung planen: weitere Aufgaben Plan and Manage Project Plan Organize Control Project Plan Project Organize Project Control Execution Project Resources Project Work Project Execution Resources Work Complete Project Complete Project Schätzung Detaillierter Arbeitsplan inkl. inkl. Schätzung WBS Project Risk Risk Mitigation Plan Plan erstellen Qualitätssicherung und und Kontrolle planen planen Iteration Risk Mitigation Plan Benötigte Ressourcen anpassen Quality Action Plan Projektplan Projektplan vervollständigen vervoll- Ablaufplan Ressourcen- Plan 20

21 Organisiere Deine Ressourcen. Plan and Manage Project Plan Organize Control Project Plan Project Organize Project Control Execution Project Resources Project Work Project Execution Resources Work Complete Project Complete Project Projektstandards und Prozesse Sei Dir bewußt, welche Fähigkeiten und Erfahrungen benötigt Projekt-Team Ressourcen werden organisieren den den Laß Dir die Verfügbarkeit der Mitarbeiter früh bestätigen Aufgaben Projektstandards zuteilen Erkenne die Stärken und Schwächen des Einzelnen beim Aufstellen und und der Teams und der Arbeitszuteilung -prozesse festlegen Berücksichtige die Entwicklungsmöglichkeiten und potentiale des Einzelnen Andere Andere Ressourcen Stelle sicher, daß jeder, Ressourcen dem Du Führungsverantwortung aktivieren übergibst, Dich beim Erreichen der Projektmanagement Ziele voll unterstützt Project Plan Plane Projektabgänge Projekt Ressourcen Plan Procure- ment- Anfragen Projekt- Einsatzplan Mitarbeiterbeurteilung 21

22 Zwischendurch eine kleine Übung... Entwickelt Maßnahmen, um auf die folgenden Probleme zu reagieren Beispiel Problem: Problem: In In dem dem Meeting Meeting über über den den Projektfortschritt Projektfortschritt herrscht herrscht Uneinigkeit Uneinigkeit über über die die richtige richtige weitere weitere Vorgehensweise. Vorgehensweise. Maßnahme:Lade Maßnahme:Lade einen einenhöhergestellten höhergestelltenkundenmitarbeiter zu zu möglicherweise möglicherweiseschwierigen schwierigenmeetings ein ein dies dies führt führt meist meistdazu, daß daßunterstellte unterstelltemitarbeiter Mitarbeiterihre ihre Einwände Einwände rationaler rationalervorbringen. 22

23 23 bv Projektarbeit kontrollieren Performance messen Performance messen Plan Project Execution Plan Project Execution Organize Project Resources Organize Project Resources Control Project Work Control Project Work Complete Project Complete Project Plan and Manage Project Project Level Performance Report Performance messen Performance messen Performance managen Performance managen Projektstatus kommunizieren Projektstatus kommunizieren Akzeptanz der Zwischenergebnisse Akzeptanz der Zwischenergebnisse Arbeitspakete Zeiterfassung Change Request Project Risk Mitigation Plan Status Report Arbeits- Pakete freigeben Arbeits- Pakete freigeben Performance managen Performance managen Projektstatus kommunizieren Projektstatus kommunizieren Akzeptanz der Zwischenergebnisse Akzeptanz der Zwischenergebnisse Arbeits- Pakete freigeben Arbeits- Pakete freigeben

24 Die erfolgversprechendste Technik zur Messung des Projektfortschritts ist die Earned Value Analysis (EVA). Das Das Prinzip Prinzip hinter hinter EVA: EVA: Nur Nur beendete Aufgaben messen Mit Mit den den budgetierten Kosten Kosten vergleichen Earned Value Analysis EVA = BCWP Budgeted Cost of Work Performed Baseline --BCWS BCWS Budgeted Cost Cost of of Work Work Scheduled Earned --BCWP Budgeted Cost Costof of Work Work Performed Burned - ACWP Actual Cost of Work Performed EVA funktioniert gut für kleine Aufgabenpakete (< 10 Personentage) 24

25 Key Performance Indicators (KPIs) werden für die effektive Earned Value Analysis verwendet. BCAC BCWS BCWP ACWP Basiskennzahlen - Budgeted Cost at Completion - Budgeted Cost of Work Scheduled - Budgeted Cost of Work Performed CV - Actual Cost of Work Performed SV CPI SPI Zukünftige Entwicklung (Hochrechnung) Basierend auf Zahlen der Vergangenheit Stat ETC - Statistical Estimate to Complete Stat EAC - Statistical Estimate at Completion Stat VAC - Statistical Variance at Completion TCPI - To-Complete Productivity Index Basierend auf Schätzungen der Teams Proj ETC - Project Estimate to Complete Proj EAC - Project Estimate at Completion Proj VAC - Project Variance at Completion Gegenwärtiger Status - Cost Variance - Schedule Variance - Cost Performance Indicator - Schedule Performance Indicator Ich bin fast fertig. Gib mir noch vier Wochen. 25

26 KPIs müssen interpretiert werden, egal wie gut der Projekt Status zu sein scheint. Klasse! Es kostet mich weniger und ich bin schneller als geplant. Qualität? Wieso Qualität? Gibt s da ein Problem? 26

27 Projekt abschliessen Plan and Manage Project Plan Organize Control Project Plan Project Organize Project Control Execution Project Resources Project Work Project Execution Resources Work Complete Project Complete Project Dokumentation beenden Formale Abnahme der der Ergebnisse erreichen Übergabe der der Verantwortung für für Ergebnisse Projekt Projekt auswerten Ressourcen freisetzen 27

29 Persönliche Betrachtungsweise I Projekterfolg = Qualität x Akzeptanz (R. Gareis) Verbindlichkeit = f (Commitment ^ Sanktion) (Lomnitz) SQERT Management by WALKING <> SPREADSHEET Manager KEYPLAYER identifizieren (+/-) Innenpolitik, Netzwerke, Entscheider Teaming / Networking Beziehungsdreieck (Lieferant, Kunde, Berater) Probleme, die von selbst verschwinden, kommen auch von selbst wieder 29

30 Persönliche Betrachtungsweise II RASCHE Entscheidungsfindung Gute Vertragsbasis mit zukünftigen Partner STRAFFES Projektmanagement KLARE Projektorganisation KURZE Durchlaufzeiten (Business Releases) 2 Sommer Theorie KONZENTRATION auf das WESENTLICHE KEINE Abweichungen von den STANDARDS 30

31 Die Zukunft? 31

32 10 Minuten Pause! 32