Zeiterfassung von. Quick User-Guide Basissystem

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1 Zeiterfassung von Quick User-Guide Basissystem

2 Inhaltsverzeichnis Endlich nichts mehr verschenken!... 3 Vorteile von Time-it... 4 Ihre Daten sind sicher... 4 Quick User-Guide... 5 Wer wird mit Time-it arbeiten?... 5 Für wen erbringen die Mitarbeiter Leistungen?... 6 Wann und wo können Einträge gemacht werden?... 7 Wie werden Arbeitszeiten ausgewertet?... 9 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Anmeldung Time-it... 5 Abbildung 2: Anlage neuer Benutzer... 6 Abbildung 3: Anlage eines Kunden / eines Projektes... 7 Abbildung 4: Die Time-it Stempeluhr... 8 Abbildung 5: Neuen Eintrag anlegen... 9 Abbildung 6: Auswertung der Arbeitszeiten... 10

3 Endlich nichts mehr verschenken! Mit Time-it haben Sie sich für ein komfortables und arbeitsplatzunabhängiges Zeiterfassungssystem entschieden, das Ihnen bereits im Grundmodul viele Möglichkeiten zur Nachverfolgung der Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen bietet. Gerade die engagierten Dienstleistungsunternehmen, die sich jederzeit für den Kunden einsetzen vergessen häufig, die Arbeitsstunden zu notieren. Ambitioniert und lösungsorientiert versuchen sie am Ende des Tages den Tagesablauf zu rekonstruieren. Sind die korrekten Zeiten dann nicht mehr zu rekonstruieren, werden sie im Zweifel gar nicht berechnet. Lösungen gab es bislang nur in Formen, die teure und unhandliche Notebooks oder zusätzliche mobile Erfassungseinheiten voraussetzten, die nach getaner Arbeit synchronisiert werden mussten, bevor Informationen für die weitere interne Verwendung zur Verfügung standen. Die Zeiterfassung Time-it, steht allen berechtigten Benutzeren online via Internet zur Verfügung. Für den schnellen Eintrag vor Ort ist das System einfach über ein internetfähiges Handy erreichbar, um alle Leistungen kundenund minutengenau mitzuführen. Selbst der schnellen Abfolge von telefonischen Anfragen und Beratungen kann Time-it mittels einer schnellen Umschaltung per Stempeluhr folgen. Der Geschäftsführung und Buchhaltung stehen die Daten unmittelbar zur Verfügung: Für die Auswertung der Daten stehen verschiedene Formulare bereit, die in der Anpassungen an das Erscheinungsbild Ihrer Firma ebenso flexibel sind, wie alle anderen Online Datenbank Produkte unserer Firma. Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Mahnung, Auswertungen nach Kunden, Projekten und Zeiträumen, auch der Datenexport in bereits vorhandene Buchhaltungssysteme sind machbar. Time-it bietet mehr als andere Zeiterfassungen: zum Beispiel die Stempeluhr. Mit ihr können Sie an ihrem Arbeitsplatz zwischen Kunden und Projekten ebenso schnell wechseln, wie dies der normale Büroalltag mit sich bringt. Seite 3 von 11

4 Vorteile von Time-it Zeiterfassung kunden- und minutengenau Überall erreichbar auch mobil Keine Hardwareneuanschaffung durch Hosted Server Lösung Schnell durch Asynchrone Client-Server Kommunikation mittels AJAX Sicher durch Erfüllung der BMI Anforderungen an geeignete Datenbank- Software Cross-Browser fähig durch Erfüllung der W3C Anforderungen an valides XHTML Durch unsere Hosted Server Lösung verwalten Sie Ihre Daten auf einem externen Server und sparen sich Speicherplatz auf firmeneigenen Rechnern. Außerdem müssen Sie keine Software installieren oder sich um Versionen und Updates kümmern. Time-it läuft überall vorausgesetzt Sie haben einen Zugang ins Internet und einen üblichen Webbrowser installiert. Ihre Daten sind sicher Ihre Daten werden für keinen anderen Zweck gespeichert als für die Verwaltung Ihrer Arbeitszeiten. Wir selbst werden nur zur Sicherstellung der technischen Funktionalität auf Ihre persönliche Time-it Datenbank zugreifen und keine der dort gespeicherten Daten verwenden oder Dritten zugänglich machen. Die Verantwortung für die zuverlässige Sicherung Ihrer Daten übernehmen wir. Falls Sie dies wünschen, binden wir ein SSL Zertifikat in das Zeiterfassungssystem ein. Ihre Daten werden dann verschlüsselt übertragen. Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Datenschutzerklärung. Seite 4 von 11

5 Quick User-Guide Auf den folgenden Seiten werden wir Ihnen zeigen, wie Sie Time-it in Ihrem Unternehmen einführen können. Sie werden sehen, dass die Arbeit mit Time-it einfacher nicht seien könnte und Sie dadurch im Alltag unterstützt werden. Melden Sie sich zunächst im System an. Gehen Sie hierzu bitte auf Ihre persönliche Time-it Startseite und geben Sie Ihre Benutzerdaten an so wie in Abbildung 1 gezeigt. Abbildung 1: Anmeldung Time-it Wer wird mit Time-it arbeiten? Zunächst sollten Sie alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens anlegen, die mit Time-it arbeiten werden. Wechseln Sie hierzu bitte in die Benutzerverwaltung (hierzu müssen Sie die Berechtigungsstufe Admin haben) und tragen Sie die Mitarbeiterdaten in die jeweiligen Felder ein. Je nach Aufgabenfeld des Mitarbeiters können Sie ihm die passenden Rechte geben: Der Stempelbenutzer hat am wenigsten Rechte. Er kann die Stempeluhr bedienen und seine eigenen Arbeitszeiteneinträge einsehen. Der Einfache Benutzer kann darüber hinaus seine Einträge bearbeiten, löschen und manuell neue Arbeitszeiteinträge anlegen. Der Erweiterte Benutzer sieht darüber hinaus die Arbeitszeiteinträge der anderen Benutzer und kann diese bearbeiten, löschen und neue anlegen. Außerdem hat er Zugriff auf die Kunden- und Projektverwaltung, in der neue Kunden / Projekte angelegt und bestehende bearbeitet oder gelöscht werden können. Der Admin hat darüber hinaus Zugriff auf die Benutzerverwaltung, in der neue Benutzer angelegt und bestehende bearbeitet oder gelöscht werden können. Seite 5 von 11

6 Sie können darüber hinaus einen Benutzer sperren. Er kann sich dann nicht mehr im System anmelden. Seine Arbeitszeiteinträge bleiben jedoch weiterhin vorhanden und können im System eingesehen, bearbeitet und gelöscht werden. Neben der Rechtevergabe können Sie weitere Informationen zu den Benutzern hinzufügen, wie aus Abbildung 2 hervorgeht. Abbildung 2: Anlage neuer Benutzer Für wen erbringen die Mitarbeiter Leistungen? Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Kunden in das System einzutragen. Wechseln Sie hierzu bitte in die Kundenverwaltung (Sie benötigen zumindest die Berechtigungsstufe Erweiterter Benutzer ) und erfassen Sie die wichtigsten Daten Ihrer Kunden. Für das Basissystem von Time-it ist lediglich der Name des Kunden nötig, um ihm Arbeitszeiten zuordnen zu können. Viele Unternehmen legen sich selbst als Kunden an, um eine Übersicht über nicht abrechenbare Arbeitszeit zu erhalten. Dazu gehören beispielsweise administrative Arbeiten, Recherche oder Weiterbildung. Bei der Anlage eines Kunden wird stets ein Standardprojekt mitangelegt, auf das Sie die Arbeitszeiten buchen können. Zum Zeitpunkt der Auslieferung heißt das Standardprojekt Support ; es kann auf Wunsch gerne umbenannt werden. Wenden Sie sich hierzu bitte an Ihren Ansprechpartner bei based_on_it. Nachdem ein Kunde angelegt ist, können ihm unterschiedliche Projekte zugeordnet werden, nach denen für ihn erbrachte Leistungen gesondert ausgewiesen werden. Nachdem Sie Projekte zugewiesen haben, erscheinen diese zur Auswahl in der Eingabemaske der Zeiterfassung. Vergleichen Sie hierzu bitte auch Abbildung 3. Seite 6 von 11

7 Abbildung 3: Anlage eines Kunden / eines Projektes Wann und wo können Einträge gemacht werden? Wann immer und wo immer die Mitarbeiter Zugriff auf das Internet haben! Vom Büro aus, oder zu Hause, unterwegs mit dem Laptop, auf dem PC des Kunden, mit einem PDA oder einem internetfähigen Handy. Mit Ihrer persönlichen Time-it Datenbank kann der Mitarbeiter nach der Eingabe seiner Zugangsdaten auf alle Funktionen zugreifen. Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl eines geeigneten PDAs (Personal Digital Assistent), mit dem Ihre Mitarbeiter von unterwegs aus eine Internetverbindung herstellen können. Wenn Sie Ihre persönliche Startseite mit /mobile.php statt mit /index.php aufrufen, gelangen Sie auf eine reduzierte Stempeluhr, die speziell auf die Benutzung mit Handys ausgelegt ist. Es kann schnell zwischen einzelnen Kunden Seite 7 von 11

8 und Projekten gesprungen werden, da die begrenzte Bandbreite von Handyverbindungen beachtet und sämtliche Funktionen reduziert wurden. Ebenso wird der begrenzten Eingabemöglichkeit von Texten Rechnung getragen: Der Time-it mobile Seite können Anmeldeparameter übergeben werden, die Sie als Favorit im Handy speichern können: /mobile.php?us=ihr_benutzername&ps=ihr_passwort So entfällt die umständliche Eingabe über die numerische Handytastatur. Sowohl für die alltägliche Büroarbeit, als auch für den Einsatz unterwegs, empfiehlt sich die Arbeit mit der Stempeluhr. Mit ihr lassen sich schnell wechselnde Tätigkeiten auf einfache Weise verfolgen, wovon Sie sich in Abbildung 4 überzeugen können. Wählen Sie den Kunden und das zugehörige Projekt aus und schon beginnt die Zeit zu laufen und zwar so lange, bis Sie einen anderen Kunden (nebst Projekt) auswählen oder auf einen der vorgefertigten Buttons klicken. Übrigens: Sollten Sie das System verlassen, während die Stempeluhr aktiviert ist und Sie melden sich innerhalb von 24h erneut an, wird Ihnen die Stempeluhr das aktivierte Projekt direkt nach der Anmeldung anzeigen. Gerade bei der telefonischen Beratung von Kunden werden Arbeitszeiten selten genau erfasst. Mit der Time-it Stempeluhr können Sie zwischen Kunden und Projekten ebenso schnell springen, wie dies der Arbeitsablauf mit sich bringt. Schon nach kurzer Zeit werden Sie die Stempeluhr nicht mehr missen wollen. Abbildung 4: Die Time-it Stempeluhr Seite 8 von 11

9 Neben der Stempeluhr, besteht selbstverständlich auch die Möglichkeit, Einträge manuell zu erstellen (Sie benötigen zumindest die Berechtigungsstufe Einfacher Benutzer ). Wählen Sie hierzu bitte den Menüpunkt Neuer Eintrag aus. Nach der Auswahl des Kunden und des zugehörigen Projektes, können Sie das Datum und die Arbeitszeitspanne angeben und den Eintrag mit einem Kommentar versehen. Zur weiteren Strukturierung können Sie zwischen folgenden Optionen wählen: Fernwartung Beim Kunden Nicht Berechnen Anfahrt Ebenso können Sie eine vorbereitete Tätigkeit auswählen, die zusätzlich um den Text im Kommentarfeld ergänzt wird. In Abbildung 5 sehen Sie die komplette Eingabemaske. Abbildung 5: Neuen Eintrag anlegen Wie werden Arbeitszeiten ausgewertet? Unter dem Menüpunkt Arbeitszeiten einsehen können Sie die bisher erfassten Daten nach verschiedenen Kriterien filtern. Geben Sie den gewünschten Zeitrahmen, die Mitarbeiter, Kunden und deren Projekte an, für die Sie eine Auflistung der geleisteten Arbeitszeiten haben möchten. Seite 9 von 11

10 Die so erzeugten Listen können ausgedruckt, als PDF- bzw. CSV-Dokument gespeichert und als Anlage für Ihre Rechnungsstellung verwendet werden. Im Erweiterungsmodul Rechnung dienen die Daten als Grundlage für die automatische Erzeugung einer Rechnung. Abbildung 6 verdeutlicht die Filterfunktion. Es können ein oder mehrere Optionen ausgewählt werden auch Mehrfachselektionen innerhalb eines Bereiches sind möglich. Nach der Wahl der Filterkriterien muss die Auswahl mit einem Klick auf den Button ok bestätigt werden und die Arbeitszeiten werden als Liste ausgegeben. Am Anfang der Liste wird die aufgeführte Gesamtzeit ausgewiesen. Im rechten Bereich stehen Ihnen die angesprochenen Druck und Exportierfunktionen zur Verfügung. Der Klick auf den Notizblock erlaubt es, alle ausgegebenen Arbeitszeiten zu bearbeiten. Wenn Sie eine Arbeitszeit bearbeiten möchten, genügt ein Klick auf den Notizzettel; um eine Arbeitszeit zu löschen klicken Sie bitte auf die blaue Mülltonne. Abbildung 6: Auswertung der Arbeitszeiten Seite 10 von 11

11 Time-it ist ein Produkt von Solmsstr. 9 D Wiesbaden Telefon: Fax: Web:

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