Handbuch Varial Planner. Version 3.2. Planner 3.2. Finanzbuchführung. Anlagenbuchhaltung. Kostenrechnung. Personalwirtschaft.

Transkript

1 Handbuch Varial Planner Titel Version 3.2 Neuheiten: Datenbanken für alle Datenbankverwaltung im CP-Control-Center Wichtige Änderungen bei der Master-Client- Funktion: Masterbaummanager Planner 3.2 Finanzbuchführung Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung Personalwirtschaft 1

2 IMPRESSUM Varial World Edition Planner ab Version 3.2 September 2011 Varial Software GmbH Untere Industriestr Netphen Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen bedürfen der schriftlichen Genehmigung des Eigentümers. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1. Einleitung Was bietet die Integration Informationen zur Version Systemkonfiguration Einträge "cpvarialworldedition.dll.config" Webservice Server Port Drilldown Einträge "config.ini" zum Planner Programmstart Menü-Einträge Wichtiger Hinweis zu den Programmpfaden Benutzereinstellungen Planner Import-Varianten Allgemeiner Hinweis zum Import Import Finanzbuchführung Kontenplan Bilanz, GuV, BWA IFP-Modell Master-Strukturen zur Planung Hinweise zur Darstellung der Bewegungen für Bilanz- und GuV-Konten Datenimport Importdefinition Import Baumstruktur Hinweise zur Bilanzstruktur Drilldown IFP-Modelle im Programm Bilanz, GuV, BWA Verschlüsselung eines Aufbaus Struktur IFP-Bilanz Struktur IFP-Bilanzgewinn Struktur IFP-Restkonten Import Kostenrechnung 33 3

4 3.5.1 Datenimport Strukturaufbau für die Master-Datei Baumstruktur der Master-Datei Strukturaufbau für die Client-Datei Baumstruktur für die Client-Datei Master-Client-Verknüpfung Masterdefinition Clientdefinition Import von Bewegungsdaten Hinweise zum Import Drilldown Fehlerhinweise beim Datenimport Export der Planwerte 59 4

5 1. Einleitung Der Varial Planner bietet als durchdachtes, professionelles und übersichtliches Management-, Planungs- und Informationssystem ein zukunftsorientiertes Steuerungsinstrument für den Navigator im Unternehmen - den Controller und Manager sowie die Geschäftsleitung. Er dient der zeitnahen Analyse unternehmensrelevanter Daten, der Planung der unternehmerischen Zukunft sowie der aktiven, erfolgreichen Steuerung des gesamten Unternehmens. Durch Zusammenführung der Daten sämtlicher Unternehmensbereiche ergänzt der Varial Planner auf ideale Weise das Varial Finanzwesen. Unternehmen und ihre Strukturen ändern sich heute sehr schnell. Der Varial Planner wird besonders aufgrund seiner Flexibilität geschätzt. Die "Baumstrukturen" können automatisch über die Auswertungsstrukturen der Varial Finanzbuchführung und Kostenrechnung aufgebaut werden. Man kann auf vorhandene, betriebswirtschaftliche Modelle zugreifen. Ausgereifte Automatismen bei der Strukturerstellung und Modellierung unterstützen den Anwender und ermöglichen extrem kurze Implementierungszeiten. Der Planner verfolgt konsequent den Gedanken eines proaktiven Controllings. Die Eckpfeiler: Planung, Information, Analyse und Steuerung werden ständig zueinander in Beziehung gesetzt, um ein Gleichgewicht herzustellen. 1.1 Was bietet die Integration Die Integration ermöglicht eine einfache Definition zum Import der Daten je nach Art und Umfang der Abbildung bzw. Verwendung im Planner. Die Finanzbuchführung liefert Ist-Werte und die Kostenrechnung bietet den Datenfluss für Beträge aus den Kostenbereichen Ist, Plan, Soll und Vorgabe. Per Drilldown-Funktion aus den Tochterfeldern in die jeweiligen Informationsbereiche der Finanzbuchführung und Kostenrechnung, z.b. in die Sachkonteninformation, wird die detaillierte Analyse der einzelnen Werte möglich. Durch die Rückübernahme der erstellten Planwerte in die Finanzbuchführung und Kostenrechnung erhält man umfassende Vergleichsmöglichkeiten im gesamten Rechnungswesen. 5

6 1.2 Informationen zur Version 3.2 Planner Das Update auf die Planner Version 3.2 ist vor allem für Planner Anwender der smart edition und business edition ein Fortschritt, da auch sie zukünftig von den Vorteilen der Datenbanktechnologie profitieren. Datenbanken für alle Planner Kunden Das Zeitalter des dateibasierten cpd-formats gehört der Vergangenheit an. Ab Version 3.2 arbeiten alle Planner Kunden - smart, business und enterprise - ausschließlich datenbankbasiert. Entscheidende Kriterien, wie die langfristige Speicherung von Daten, die Widerspruchsfreiheit von Daten im Multiuserumfeld, mehr Datensicherheit und Stabilität bei der Ausführung großer Aktionen sowie die erhöhte Geschwindigkeit der Datenbank, verdeutlichen die Vorzüge der Datenbank gegenüber des bekannten cpd- Formats. Bei smart- und business-kunden wird die Installation des Microsoft SQL Server 2008 R2 Express Edition automatisch mit dem Update des CP-Servers auf die Version 3.2 durchgeführt, so dass der Umstieg vom cpd-format auf Datenbanken komplett wie von selbst geschieht. Öffnet man Datenbasen aus vorherigen Software-Versionen, werden diese beim ersten Öffnen im Planner automatisch in Datenbanken umgewandelt und im Datenbanksystem des SQL Servers gespeichert. Anschließend arbeitet man wie gewohnt weiter. Neu angelegte Datenbasen werden direkt als Datenbank angelegt und ebenfalls im Datenbanksystem gespeichert. Die Namensendung "cpd" für den bisherigen Dateityp bleibt wunschgemäß auch nach der Konvertierung erhalten. Zur Sicherheit wird von jeder cpd-datenbasis, die konvertiert wird, automatisch eine Sicherungskopie des letzten Versionsstandes erstellt und in einem separaten Ordner des CP-Servers gespeichert. Zur Bearbeitung und Verwaltung werden alle registrierten Datenbanken im CP-Control Center an zentraler Stelle gelistet. 6

7 2. Systemkonfiguration 2.1 Einträge "cpvarialworldedition.dll.config" Für die Integration, ist die Datei "cpvarialworldedition.dll.config" im Planner-Client- Verzeichnis "\common entsprechend zu konfigurieren Webservice In der "cpvarialworldedition.dll.config" sind sämtliche Webservices enthalten, die für die Anbindung genutzt werden. Hier sind jeweils der entsprechende Host und Port des Webservers, auf dem der Webservice läuft, einzutragen. Der Port und der Host sind in der "single.cfg" im Server-Verzeichnis der Varial World Edition <VarialWorldEdition>\ server\var\config angegeben, z.b. httpserver.host = localhost httpserver.port = Server Port 7000 Ab Version 3.2 verwendet CP den Port 7000 als "TCP_PORT". Sofern der CP-Server und der Webservice auf ein und demselben Rechner laufen, führt diese Konstellation dazu, dass der Webservice durch den Planner blockiert wird. Um diese Problem zu lösen, kann man den "TCP-PORT" wie folgt ändern: 1. Man wechselt dazu in das Installationsverzeichnis vom CP-Server und startet das Programm "cpconfig.exe". 2. Die entsprechende Einstellung befindet sich im Bereich Transfer. 3. Nach der Änderung muss der CP-Server neu gestartet werden. 7

8 "cpconfig.exe" - TCP_PORT ändern Laufen die beiden Programme auf unterschiedlichen Rechnern, gibt es keine Probleme und es sind keine Anpassungen am PORT vorzunehmen Drilldown Für den Drilldown sind in der "cpvarialworldedition.dll.config" folgende Einträge erforderlich: - Eintrag "ApplicationPath": Dort ist der Installationspfad des VWE-Clients einzutragen. - Eintrag "Environment": Dort ist das Environment der VWE einzutragen ein (entspricht dem Eintrag "name" value="" in der "database.xml" oder im VWE- Anmeldedialog). 8

9 Beispiel "cpvarialworldedition.dll.config" xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <configuration> <configsections> <sectiongroup name="applicationsettings" type="system.configuration.applicationsettingsgroup, System, Version= , Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089" > <section name="cp.integration.varialworldedition.properties.settings" type="system.configuration.clientsettingssection, System, Version= , Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089" requirepermission="false" /> <section name="cp.integration.plugin.properties.settings" type="system.configuration.clientsettingssection, System, Version= , Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089" requirepermission="false" /> </sectiongroup> </configsections> <applicationsettings> <CP.Integration.VarialWorldEdition.Properties.Settings> <setting name="applicationpath" serializeas="string"> <value>c:\worldedition\client\bin</value> </setting> <setting name="usefinancialanalysis" serializeas="string"> <value>true</value> </setting> <setting name="environment" serializeas="string"> <value>vwe.vwe/value> </setting> <setting name="budgetledgerbalanceservice" serializeas="string"> <value> </setting> <setting name="costingareaservice" serializeas="string"> <value> </setting> <setting name="costingbalanceservice" serializeas="string"> <value> </setting> <setting name="costinghierarchyservice" serializeas="string"> <value> </setting> <setting name="financialyearservice" serializeas="string"> <value> </setting> <setting name="generalledgerbalanceservice" serializeas="string"> <value> </setting> <setting name="generalledgerservice" serializeas="string"> <value> </setting> <setting name="costinganalysisservice" serializeas="string"> <value> </setting> <setting name="costingtransactionservice" serializeas="string"> <value> </setting> <setting name="financialcompanyservice" serializeas="string"> <value> </setting> <setting name="financialanalysisservice" serializeas="string"> <value> 9

10 </setting> <setting name="timeout" serializeas="string"> <value>100000</value> </setting> <setting name="versionservice" serializeas="string"> <value> </setting> <setting name="exporttimeout" serializeas="string"> <value>600000</value> </setting> </CP.Integration.VarialWorldEdition.Properties.Settings> </applicationsettings> </configuration> 10

11 2.2 Einträge "config.ini" zum Planner Programmstart Zum Programmstart des Planner und Planner Control Centers sind entsprechende Einträge in der Menüverwaltung vorzunehmen. Hier sind insbesondere die Programmpfade zum Programmstart einzutragen. Da diese Pfade durchaus von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz abweichen können, wird der Programmstart zusätzlich durch Einträge in der arbeitsplatzspezifischen "config.ini" gesteuert. Diese Einträge sind wie folgt vorzunehmen: - Der PlannerHost legt den Rechner fest, auf welchem der Planner-Server zu erreichen ist (i.d.r. handelt es sich dabei um den Standardwert "Host = localhost"). - Der PlannerPort legt den Kommunikationsport für den Planner-Server fest (i.d.r. handelt es sich dabei um den Standardwert "Port = 8081"). - Der Eintrag PlannerProgram legt den zu startenden Programmnamen (inklusive Pfad) für den Planner fest. - Der Programmname und der Pfad für den CP-Control Center können über den Eintrag PlannerManagerProgram festgelegt werden. Beispiel: [Planner] PlannerHost=localhost PlannerPort=8081 PlannerProgram=C:\Program Files\PlannerClient\CPlannerCS.exe PlannerManagerProgram=C:\Program Files\Planner\system\CP-CONTROLCENTER.exe Die Konfigurationsdatei "config.ini" liegt im Anwendungsdaten-Ordner des Windows-Benutzers, z.b. "C:\Dokumente und Einstellungen\Username\Anwendungsdaten\VarialWorldEdition\C_Programme _VWE_Client_bin\". 11

12 2.3 Menü-Einträge In der aktuellen Programmversion sind die Programmpfade für den Start der Programme Planner und Planner (CP-)Control Center bei den jeweiligen Menü-Einträgen zu ergänzen. Hierzu ist wie folgt vorzugehen: 1) Systemverwaltung starten 2) Menü-Verwaltung starten 12

13 3) Menü "Applikationen" auswählen und Gruppe "Planner" öffnen 4. Die Angaben für den Programmaufruf des Planners, sind in der Parameterspalte zu ergänzen. Beispiel: D:\CP\Planner\CPlannerCS.exe Menü-Eintrag Planner 4) Menü "Systemverwaltung" auswählen Über Kontextmenü "Neuer gleichgeordneter Eintrag nach dem ausgewählten Eintrag" mit der Beschreibung "Planner Control Center" und dem Programm "FR1021 Planner User Manager" hinzufügen, z.b. auf Zeile Serverkonsole. Menü-Eintrag Planner Control Center Die Angaben für den Programmaufruf sind ebenfalls, in der Parameterspalte zu ergänzen. Außerdem ist dem Eintrag in der Parameterspalte für den CP-Control Center "-usermanager" voranzustellen. Beispiel: -usermanager D:\C\Planner\system\CP-CONTROLCENTER.exe Bitte beachten, dass der Systemverwalter als User im Planner angelegt sein muss, um den CP-Control Center starten zu können. 13

14 2.3.1 Wichtiger Hinweis zu den Programmpfaden Die Menüeinträge für den Planner gelten Arbeitsplatz-übergreifend. Sofern die Planner-Pfade nicht auf jedem Arbeitsplatz identisch sind, können die Speicherorte für den Planner und den CP-Control Center in der jeweiligen "config.ini" eingetragen werden. Diese "überschreiben" die Einträge in der Menüverwaltung. 2.4 Benutzereinstellungen Der Benutzer der Varial World Edition muss im CP-Control Center mit dem gleichen Login-Namen und -Passwort angelegt sein. Dies betrifft sämtliche Anwender und den Systemverwalter. Der Systemverwalter ist zum Start des CP-Controll Centers erforderlich. Um im Planner eine neue Datenbasis anlegen zu können, muss der Benutzer im User Manager die Eigenschaft "Ist Administrator" erhalten. Zum Ändern des Passworts im CP-Control Center (User Manager) ist in der aktuellen Programmversion ein manueller Programmstart des Control Centers erforderlich, damit im Login die Möglichkeit "Kennwort ändern" verfügbar ist. 14

15 3. Planner 3.1 Import-Varianten Beim Datenimport sind je nach Art und Umfang der gewünschten Abbildung der Daten im Planner verschiedene Varianten möglich. Grundsätzlich werden bei den Import-Varianten zwei Typen unterschieden: Varial World Edition Finanzbuchführung Varial World Edition Kostenrechnung 3.2 Allgemeiner Hinweis zum Import In der aktuellen Programmversion ist darauf zu achten, dass beim Strukturaufbau keine Codes enthalten sind, die einen Bindestrich [-] enthalten. Ein Bindestrich verhindert momentan einen strukturierten Baumaufbau. Beispiel Kostenartenhierarchie mit Kostenartengruppe "Code = ILV-Entlastungen" Daher ist diese Regelung dementsprechend zu beachten. Allerdings ist dieser Punkt unproblematisch zu lösen, da die bestehenden Codes jederzeit änderbar sind. 3.3 Import Finanzbuchführung Beim Import für die Finanzbuchführung werden die Ist-Werte in den Planner übernommen Kontenplan Der Import über den Kontenplan liefert sämtliche Konten des Standardkontenplans aus der Finanzbuchführung. Dabei erfolgt der Strukturaufbau gemäß der Gliederung im Kontenplan (Kontengruppierung). Diese Variante dient dazu, alle Konten zu importieren und sie in frei definierbare Strukturen und individuelle Berichte im Planner einzubinden Bilanz, GuV, BWA Falls in der Finanzbuchführung bereits Auswertungen für Bilanz, GuV oder BWA verwaltet wurden, können diese ebenfalls zum Strukturaufbau im Planner genutzt 15

16 werden. Dadurch wird die Abstimmung der Ergebnisse zwischen den beiden Anwendungen erleichtert. Dementsprechend sind dadurch bei Bedarf nur relevante Konten in der Struktur eingebunden. Die Strukturierung erfolgt dabei anhand der Summenbildung in den Auswertungen. Bei der Bilanz werden die Strukturbäume Aktiva und Passiva unterhalb der jeweiligen Bilanzsumme aufgebaut. Allerdings erfolgt beim Strukturaufbau über eine der Auswertungen auch immer eine Prüfung gegenüber dem Standardkontenplan, ob alle Konten des Kontenplans in der Auswertung enthalten sind. Alle in der Auswertung nicht enthaltenen Konten werden in der Baumstruktur unterhalb des Feldes "Nicht zugeordnet" dargestellt IFP-Modell Zur Anwendung des IFP-Modells im Planner kann eine entsprechende IFP-Bilanz bzw. -BWA zum Strukturaufbau verwendet werden. Beim Import für das IFP-Modell werden die Bilanzwerte mit EB-Werten bzw. Soll- und Haben-Umsätzen eingelesen und in getrennten Zweigen dargestellt. (siehe Kapitel IFP-Modelle im Programm Bilanz, GuV, BWA) Master-Strukturen zur Planung Zum späteren Export der Planwerte muss bereits beim Import entschieden werden, welche der Strukturen als Master für die Planung verwendet werden sollen. Sofern die Strukturen über Bilanz und GuV aufgebaut werden, kann davon jeweils eine Importstruktur für die Planung definiert werden. Erfolgt hier keine Auswahl wird automatisch der Kontenplan für die Planung verwendet Hinweise zur Darstellung der Bewegungen für Bilanz- und GuV- Konten Die Konten-Bewegungen werden grundsätzlich mit dem Kontensaldo importiert. Bei den Bilanz- und GuV-Konten ist generell zu unterscheiden, dass die Werte der Bilanzkonten als Endwerte und die Werte der GuV-Konten als Summe im Planner dargestellt werden. Das heißt: Für ein Bilanzkonto wird der kumulierte Wert ab Eröffnungsbilanzwert bis zur gewählten Importperiode als Periodenwert dargestellt. Für ein GuV-Konto wird der tatsächliche Periodensaldo (Differenz aus Soll- und Haben-Umsatz) als Periodenwert dargestellt. 16

17 3.3.6 Datenimport Nach der Neuanlage einer Datenquelle bzw. dem Öffnen einer Datenquelle gelangt man über Datei_Datenimport oder über das Symbol Datenimport zum Einrichten einer neuen Importdefinition bzw. zum Ausführen eines vorhandenen Datenimports. Der eingestellte Berechnungszeitraum steuert den Import-Zeitraum. 17

18 Importdefinition 1) Neuanlage einer Importdefinition mit dem Typ "Varial World Edition Finanzbuchführung" 2) Wurzelfeld bestimmen Über die Anwahl "Elternfeld" wird die Wurzel für die Baumstruktur bestimmt. 18

19 4) Erweiterte Einstellungen: Strukturaufbau und/oder Import von Daten Dabei ist insbesondere zu beachten, ob die Werte beim Import addiert werden sollen oder die vorhergehenden Werte zunächst gelöscht werden sollen. 5) Auswahl der Firmen 19

20 6) Auswahl der Auswertungen Möglich sind der Standardkontenrahmen der Firma, sowie sämtliche Auswertungen für Bilanz, GuV und BWA Sofern man den Strukturaufbau zur IFP-Anbindung verwenden möchte, markiert man die Option "IFP Anbindung". Daraufhin erhält man die drei möglichen IFP-Strukturen zur Auswahl (sofern diese in der Finanzbuchführung vorhanden sind). Die nachfolgenden Importoptionen werden entsprechend generiert. 20

21 7) Jeweils eine der GuV- bzw. Bilanzstrukturen kann als Master-Struktur für die Planung definiert werden. - Die Auswahl ist nur möglich, sofern mindestens eine GuV- und/oder Bilanzversion auf der vorhergehenden Seite ausgewählt wurde. - Ansonsten wir automatisch der Standardkontenrahmen als Master-Baum definiert. 21

22 8) Speziell für den Bilanzimport stehen drei Wahlmöglichkeiten zur Darstellung der Beträge zur Verfügung. - Eröffnungsbilanz Für das erste Importgeschäftsjahr werden die Werte der Eröffnungsbilanz separat importiert. Bei Folgegeschäftsjahren ist dies nicht mehr erforderlich, da die Werte innerhalb des Planners automatisch verfügbar sind. - Soll / Haben Möglich beim Aufbau einer Struktur für das IFP-Modell, da hier getrennte Zweige für die Soll- und Haben-Umsätze aufgebaut werden. - Kontensaldo Für den Import der periodischen Werte der Bilanzkonten. Die Werte beim Kontenplan sowie für die GuV und BWA werden immer mit dem Kontensaldo importiert. 22

23 10) Auswahl der Datenebene "Ist" 11) Zusammenfassung Die abschließende Zusammenfassung gibt einen Überblick über die getroffenen Einstellungen. 23

24 Import Über die Funktion "Ausführen" wird der Import gestartet. Anschließend gibt ein Verarbeitungshinweis Auskunft über mögliche Fehler und Warnungen, diese sind detailliert im Protokoll ersichtlich. Über die Anwahl "Schließen" wird der Datenimport abgeschlossen. Das Ergebnis ist in der aktuellen Baumstruktur ersichtlich. 24

25 3.3.7 Baumstruktur Unterhalb der Firma (Wurzelfeld) wird - je nach Auswahl - automatisch eine Baumstruktur des Kontenplans - gegliedert nach den Kontengruppen - generiert. Unterhalb der Firma werden ebenfalls die Baumstrukturen gemäß den gewählten Bilanz-, GuV- sowie BWA-Versionen aus dem Sachbuch angelegt Hinweise zur Bilanzstruktur In der Finanzbuchführung sind folgende Punkte für den Aufbau der Bilanz zu beachten: Die Summe Aktiva und die Summe Passiva müssen den Zeilentyp "Bilanzsumme" erhalten, damit für Aktiva und Passiva getrennte Zweige in der Planner-Struktur angelegt werden. Die Zeilentypen "Verbindlichkeiten von Debitoren" sowie "Forderungen an Kreditoren" werden nicht im Planner abgebildet. Stattdessen werden der jeweilige Forderungssaldo unter der Aktiva-Position und der Saldo der Verbindlichkeiten unter der Passiva-Position dargestellt. 25

26 3.3.8 Drilldown Auf den Tochterfeldern ist der Drilldown in die Sachkonteninformation der Finanzbuchführung möglich. Beim Drilldown ist zu beachten, dass zunächst der Planner als aktives Fenster stehen bleibt. Die Sachkonteninformation ist aktiv blinkend in der Taskleiste sichtbar. Dieses Verhalten entspricht dem Windows-Standardverhalten. 26

27 3.4 IFP-Modelle im Programm Bilanz, GuV, BWA Planner Der Planner verwendet im Modul "Integrierte Finanzplanung", kurz IFP, besondere Strukturen, die nicht veränderbar sind, um auf dieser Basis mit entsprechenden festen Formeln eine Finanzplanung durchzuführen. Für eine optimale Integration können die folgenden IFP-Strukturen IFP-Bilanz (Auswertungstyp Bilanz) IFP-Bilanzgewinn (Auswertungstyp BWA) IFP-Restkonten (Auswertungstyp BWA) einmal firmenübergreifend angelegt werden. Nachdem die Kontenzuordnung im Aufbau durchgeführt wurde, kann die gewünschte IFP-Struktur automatisch über den Datenimport generiert werden Verschlüsselung eines Aufbaus Über das Symbol "Aufbau verwalten" gelangt man in eine Übersicht, in der bereits verschlüsselte Aufbauschemata mit dem Auswertungstyp und dem zugeordneten Kontenplan angezeigt werden (soweit vorhanden). Über "Neu" kann ein neuer Aufbau erstellt werden. Nach Eingabe einer der drei Bezeichnungen "IFP-Bilanz", "IFP-Bilanzgewinn" oder "IFP-Restkonten" im Namen des Aufbaus und anschließendem Speichern wird der jeweilige Aufbau automatisch angelegt. Der Standardkontenplan wird automatisch im Register "Kontenpläne" voreingestellt. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) lässt sich die Auswahl des Kontenplans ändern. (Kontenplan hinzufügen / Kontenplan entfernen) Die Zuordnung der Konten in den Berichtaufbaus erfolgt auf dem Register "Aufbau" in der Spalte mit der gleichnamigen Bezeichnung des Kontenplans. Alle folgenden Spalten sind bei den IFP-Modellen inaktiv und somit nicht editierbar: - Zeilentext - Aktiv/Passiv/Aufwand/Ertrag - Zeilentyp - Ebene - Summenpositionen Somit wird sichergestellt, dass der jeweilige Aufbau der IFP-Modelle immer mit den IFP-Strukturen im Planner übereinstimmt. 27

28 Im Kontextmenü sind die Anwahlpunkte - Zeile hinzufügen - Zeile einfügen - Zeile entfernen - Summenpositionen auswählen ebenfalls inaktiv. Die nachfolgenden Spalten sind aktiv, da sie keine Auswirkung auf die Struktur haben, aber generell funktional bei der Auswertung in der Finanzbuchführung von Nutzen sind: - Spalte - Referenzzeile Spalte 1 - Referenzzeile Spalte Struktur IFP-Bilanz Zeile Zeilentext Aktiv/ Passiv Zeilentyp Summenbildung 1 Aktiva Aktiv Text 2 Aktiv Text 3 BH. Aufwendungen für die Ingangsetzung und Aktiv Konto Erweiterung des Geschäftsbetriebs 4 A. Anlagevermögen Aktiv Summe I. Immaterielle Vermögensgegenstände Aktiv Summe Konzessionen, gew. Schutzrechte und Aktiv Konto ähnliche Rechte 7 2. Geschäfts- oder Firmenwert Aktiv Konto 8 3. Geleistete Anzahlungen Aktiv Konto 9 II. Sachanlagen Aktiv Summe Grundstücke Aktiv Konto Technische Anlagen und Maschinen Aktiv Konto Andere Anlagen, Betriebs- und Aktiv Konto Geschäftsausstattung Geleistete Anzahlungen und anlagen im Bau Aktiv Konto 14 III. Finanzanlagen Aktiv Summe Anteile an verbundenen Unternehmen Aktiv Konto Ausleihungen an verbundenen Unternehmen Aktiv Konto Beteiligungen Aktiv Konto Ausleihungen an Unternehmen mit denen ein Aktiv Konto Beteiligungsverhältnis besteht Wertpapiere des Anlagenvermögens Aktiv Konto Sonstige Ausleihungen Aktiv Konto 21 B. Umlaufvermögen Aktiv Summe I. Vorräte Aktiv Summe Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe Aktiv Konto Unfertige Erzeugnisse und unfertige Aktiv Konto Leistungen 28

29 Zeile Zeilentext Aktiv/ Zeilentyp Summenbildung Passiv Fertige Erzeugnise und Waren Aktiv Konto Anzahlungen auf Vorräte Aktiv Konto 27 II. Forderungen und sonstige Aktiv Summe Vermögensgegenstände Ford. aus Lieferungen und Leistungen Aktiv Konto Ford. gegen verb. Unternehmen Aktiv Konto Ford. geg. Untern. mit Beteiligungsverhältnis Aktiv Konto besteht Sonstige Vermögensgegenstände Aktiv Summe Einzelkonten Aktiv Konto 33 Sprunggruppe Aktiv Konto 34 Sprungkonten Aktiv Konto 35 +/- Korrekturen der Wechselpositionen Aktiv Summe /- Sprunggruppe Aktiv Konto 37 +/- Sprungkonten Aktiv Konto 38 III. Wertpapiere Aktiv Summe Anteile an verbundenen Unternehmen Aktiv Konto Eigene Anteile Aktiv Konto Sonstige Wertpapiere Aktiv Konto 42 IV. Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Aktiv Summe Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks 43 Einzelkonten Aktiv Konto 44 Sprunggruppe Aktiv Konto 45 Sprungkonten Aktiv Konto 46 +/- Korrekturen der Wechselpositionen Aktiv Summe /- Sprunggruppe Aktiv Konto 48 +/- Sprungkonten Aktiv Konto 49 D. Rechnungsabgrenzungsposten Aktiv Summe Abgrenzung aktive latente Steuern Aktiv Konto Rechnungsabgrenzungsposten (Aktiva) Aktiv Konto 52 Kapitalunterdeckung Aktiv Kapitalunterdeckung Aktiva 53 Aktiva Aktiv Bilanzsumme Aktiv Text 55 Passiva Passiv Text 56 Passiv Text 57 A. Eigenkapital Passiv Summe I. Kapital Kapitalgesellschaft Passiv Summe gezeichnetes Kapital Passiv Kapital Ausstehende Einlagen Passiv Kapital 61 II. Kapitalrücklage Passiv Kapital 62 III. Gewinnrücklagen Passiv Summe Gesetzliche Rücklage Passiv Kapital Rücklagen für eigene Anteile Passiv Kapital Satzgungsmäßige Rücklagen Passiv Kapital Andere Gewinnrücklagen Passiv Kapital 67 IV. Gewinn-/Verlustvortrag Passiv Kapital 29

30 Zeile Zeilentext Aktiv/ Zeilentyp Summenbildung Passiv 68 V. Jahresüberschuss//V. Jahresfehlbetrag Passiv Gewinn/Verlust Kapitalunterdeckung Passiv Kapitalunterdeckung Passiva 70 B. Sonderposten mit Rücklageanteil Passiv Konto 71 C. Rückstellungen Passiv Summe I. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Passiv Konto Verpflichtungen 73 II. Steuerrückstellungen Passiv Konto 74 III. Sonstige Rückstellungen Passiv Konto 75 D. Verbindlichkeiten Passiv Summe Anleihen Passiv Konto Verb. ggü. Kreditinstituten Passiv Summe Darlehen und Kredite Passiv Konto 79 Kontokorrent Passiv Summe /- Korrekturen der Wechselpositionen Passiv Summe /- Sprunggruppe Passiv Konto 82 +/- Sprungkonten Passiv Konto Erhaltene Anzahlungenauf Bestellungen Passiv Konto Verb. aus Lieferungen und Leistungen Passiv Konto Verb. aus der Annahme gezogener Wechsel Passiv Konto und aus der Ausstellung eigener Wechsel Verb. ggü. verbundener Unternehmen Passiv Konto Verb. ggü. Unternehmen mit denen ein Passiv Konto Beteiligungsverhältnis besteht Sonstige Verbindlichkeiten Passiv Summe Einzelkonten Passiv Konto 90 Sprunggruppe Passiv Konto 91 Sprungkonten Passiv Konto 92 +/- Korrekturen der Wechselpositionen Passiv Summe /- Sprunggruppe Passiv Konto 94 +/- Sprungkonten Passiv Konto 95 E. Rechnungsabgrenzungsposten (Passiva) Passiv Konto 96 Passiv Text 97 Passiva Passiv Bilanzsumme Passiv Text 30

31 3.4.3 Struktur IFP-Bilanzgewinn Zeile Zeilentext Aktiv/ Passiv/ Aufwand/ Ertrag Zeilentyp Summenbildung 1 1. Umsatzerlöse Ertrag Konto 2 2. Bestandsveränderung Ertrag Konto 3 3. Aktivierte Eigenleistung Ertrag Konto 4 Gesamtleistung Ertrag Summe Sonstige betr. Erträge Ertrag Summe Sonst. betriebliche Erträge Ertrag Konto 7 Erträge a.d. Aufl. Sonderposten Ertrag Konto 8 Erträge a.d. Abgang Anlagevermögen Ertrag Konto 9 5. Materialaufwand Aufwand Summe Roh-, Hilfs- u. Betriebsstoffe Aufwand Konto 11 Bezogene Leistungen Aufwand Konto 12 Rohertrag Ertrag Summe Personalaufwand Aufwand Summe Löhne und Gehälter Aufwand Konto 15 Sozialabgaben Aufwand Konto Abschreibungen Aufwand Summe AfA Immaterielles Anlagevermögen Aufwand Konto 18 AfA Sachanlagevermögen Aufwand Konto 19 AfA Umlaufvermögen Aufwand Konto Sonst. betr. Aufwendungen Aufwand Summe Raumkosten und Mieten Aufwand Konto 22 Reparaturen und Instandhaltung Aufwand Konto 23 Verpackung und Transport Aufwand Konto 24 Werbekosten Aufwand Konto 25 Reisekosten Aufwand Konto 26 Sonstige Personalaufwendungen Aufwand Konto 27 Verwaltungskosten Aufwand Konto 28 Rechts- und Beratungskosten Aufwand Konto 29 Versicherungen, Gebühren und Beiträge Aufwand Konto 30 Kfz-Kosten Aufwand Konto 31 Sonstige Aufwendungen Aufwand Konto 32 Aufw. a.d. Einstellung Sonderposten Aufwand Konto 33 Aufw. a.d. Abgang Anlagevermögen Aufwand Konto 34 Betriebsergebnis Ertrag Summe Erträge aus Beteiligungen Ertrag Konto Ertäge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen Ertrag Konto Zinsen und ähnliche Erträge Ertrag Summe Zinserträge (kurzfristig) Ertrag Konto 39 Zinserträge (langfristig) Ertrag Konto 40 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge Ertrag Konto Abschreibungen auf Finanzanlagen Aufwand Konto Zinsen und ähnliche Aufwendungen Aufwand Summe Zinsaufwand (kurzfristig) Aufwand Konto 31

32 Zeile Zeilentext Aktiv/ Zeilentyp Summenbildung Passiv/ Aufwand/ Ertrag 44 Zinsaufwand (langfristig) Aufwand Konto Sonstige Zinsen u. ähnliche Aufwendungen Aufwand Konto 46 Finanzergebnis Ertrag Summe Ordentliches Ergebnis Ertrag Summe A.o. Erträge Ertrag Konto A.o. Aufwände Aufwand Konto Außerordentliches Ergebnis Ertrag Summe Ergebnis vor Steuern Ertrag Summe Ertragssteuern Aufwand Konto Sonstige Steuern Aufwand Konto 54 Steuern Aufwand Summe Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag Ertrag Gewinn/ Verlust /- Gewinn-/Verlustvortrag Passiv Konto 57 +/- Gewinnrücklagen Passiv Summe Gesetzliche Rücklage Passiv Konto Rücklage für eigene Anteile Passiv Konto Satzungsmäßige Rücklagen Passiv Konto Andere Gewinnrücklagen Passiv Konto 62 Ausschüttung Aktiv Konto 63 Bilanzgewinn Ertrag Summe Struktur IFP-Restkonten Zeile Zeilentext Aktiv/ Passiv/ Aufwand/ Ertrag Zeilentyp Summenbildung 1 Vortragskonten Aktiv Konto 2 Statistische Konten Aktiv Konto 3 Abgrenzungskonten Aktiv Summe Eröffnungsbilanzkonten Aktiv Konto 5 Saldovortrag Debitoren Aktiv Konto 6 Saldovortrag Kreditoren Passiv Konto 7 nicht zugeordnete Konten Aktiv Konto 8 Restkonten Aktiv Summe

33 3.5 Import Kostenrechnung Der Import Kostenrechnung kann für die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung auf Vollkostenbasis erfolgen. Da innerhalb der Kostenrechnung einerseits die Strukturen für die Kostenstellen bzw. Kostenträger vorliegen und zusätzlich die Ergebnisse aus den Kostenarten abgeleitet werden, werden die Daten im Planner über eine Master-Client-Logik abgebildet. Die Master-Datei beinhaltet die Kostenarten. Die Client-Datei beinhaltet die Kostenstellen und Kostenträger. Der Import von Bewegungsdaten erfolgt in der Client-Datei Datenimport Über Datei_Datenimport oder das Symbol Datenimport verzweigt man in die Verwaltung einer Importdefinition bzw. zum Ausführen eines vorhandenen Datenimports. 33

34 Der eingestellte Berechnungszeitraum steuert den Import-Zeitraum. Die Importdefinition für die Kostenrechnung wird mit dem Typ "Varial World Edition Kostenrechnung" angelegt Strukturaufbau für die Master-Datei Die Master-Datei wird mit einer Kostenartenhierarchie oder einer Verschlüsselbaren Auswertung angelegt. 34

35 1) Wurzelfeld bestimmen Zunächst wird das Elternfeld für die Baumstruktur bestimmt. 35

36 2) Erweiterte Einstellungen zum Import 1. Schritt Strukturaufbau Beim Datenimport der Kostenrechnung wird entweder der Strukturaufbau oder der Import von Daten ausgeführt. Beide Optionen können nicht gleichzeitig eingestellt werden. 3) Auswahl der Firmen 36

37 4) Auswahl der Hierarchien Für den Strukturaufbau der Master-Datei ist entweder eine Kostenartenhierarchie oder eine Verschlüsselbare Auswertung auszuwählen. Die hier gewählte Struktur wird später dazu dienen, die Kostenstellen- bzw. Kostenträgerergebnisse in der Client-Datei darzustellen. 37

38 5) Zusammenfassung Die abschließende Zusammenfassung gibt einen Überblick über die getroffenen Einstellungen. 6) Import 38

39 Über die Funktion "Ausführen" wird der Import gestartet. Anschließend gibt ein Verarbeitungshinweis Auskunft über mögliche Fehler und Warnungen. Diese sind detailliert im Protokoll ersichtlich. Über die Anwahl "Schließen" wird der Datenimport abgeschlossen. Das Ergebnis ist in der aktuellen Baumstruktur ersichtlich Baumstruktur der Master-Datei Unterhalb der Firma (Wurzelfeld) wird je nach Auswahl automatisch eine Baumstruktur gemäß der Gliederung der Kostenartenhierarchie oder nach dem Aufbau der Verschlüsselbaren Auswertung generiert. 39

40 3.5.3 Strukturaufbau für die Client-Datei Die Strukturen der Client-Datei werden nach dem gleichen Schema aufgebaut wie die der Master-Datei. Bei den Strukturen handelt es sich um Kostenstellenstrukturen und / oder Kostenträgerstrukturen, die aus den vorhandenen Kostenstellen- /Kostenträgerhierarchien abgeleitet werden. 1) Auswahl der Hierarchien 40

41 Baumstruktur für die Client-Datei Unterhalb der Firma (Wurzelfeld) wird je nach Auswahl automatisch eine Baumstruktur gemäß der Gliederung der Kostenstellen- und Kostenträgerhierarchien angelegt. Unterhalb von den Tochterfeldern für Kostenstellen bzw. Kostenträger sind nun, zur Darstellung der Ergebnisse, die Kostenarten-Strukturen der Master-Datei erforderlich. Hierzu muss die Master-Client-Baum-Verknüpfung durchgeführt werden. 41

42 3.5.4 Master-Client-Verknüpfung Die Master-Client-Verknüpfung wird in der Client-Datei (Kostenstellen- /Kostenträgerstruktur) durchgeführt. Um einen Clientbaum zu erstellen, ist im Menü Bearbeiten der Punkt "Struktur ändern" zu wählen. Über die Anwahl "Masterbaum" wird der entsprechende Dialog geöffnet. 42

43 Masterdefinition Hier wird bestimmt, aus welcher Datenquelle die Client-Datenbasis Strukturen beziehen soll. Beispiel Client-Datei = Kostenstellenstruktur Master-Datei = Kostenartenstruktur Die Masterdatei liefert die Struktur zur Darstellung der Kostenarten unterhalb der Kostenstellen, d.h. Ergebnis je Kostenstellen. 1) Über die Anwahl "Neue Masterdefinition erstellen" erfolgt zunächst die Masterdefinition 43

44 2) Zuordnung der Datenquelle für die Masterdefinition Hier erfolgt die Auswahl der Datenquelle. 44

45 3) Nachfolgend können weitere Einstellungen zum Master modifiziert werden, z.b. Zuordnung der Datenebenen 4) Abschließend wird die Masterdefinition fertiggestellt. 45

46 Clientdefinition Nachdem eine Masterdefinition markiert wurde, kann hierzu eine neue Clientdefinition erstellt bzw. eine vorhandene bearbeitet werden. 1) Beschreibung der Clientdefinition 46

47 2) Feldauswahl für den Masterbaum 3) Feldauswahl für die Clientbaum 47

48 4) Die Struktur des Masterbaums wird an alle Datenfelder angefügt. I.d.R. werden die Standardeinstellungen zur Master-Client-Verknüpfung übernommen. 5) Abschließend erfolgt die Aktualisierung der Clientdefinition. 48

49 Mit dem Aktualisieren werden die gewählten Felder aus dem Masterbaum an die Positionen im Clientbaum angefügt. Baumstruktur im Masterbaum mit angefügten Feldern aus dem Clientbaum. 49

50 3.5.5 Import von Bewegungsdaten Nachdem die Master-Clientbaum-Verknüpfung erfolgt ist, kann der Import von Bewegungsdaten im Clientbaum erfolgen. Der Datenimport erfolgt bezugnehmend auf die verknüpfte Kostenartenhierarchie der Master-Datei. Die Master-Datei ist über den Import anhand einer Kostenartenhierarchie oder einer Verschlüsselbaren Auswertung angelegt. 50

51 1) Zunächst wird das Elternfeld für die Baumstruktur bestimmt. Hier ist darauf zu achten, dass ggf. unterschiedliche Importe für die Kostenstellen-und die Kostenträgerstruktur zu definieren sind, da die Ergebnisse der beiden Bereiche häufig mit unterschiedlichen Kostenartenstrukturen abgebildet werden. 51

52 2) Erweiterte Einstellungen zum Import 2. Schritt Import von Daten Beim Datenimport der Kostenrechnung wird entweder der Strukturaufbau oder der Import von Daten ausgeführt. Beide Optionen können nicht gleichzeitig eingestellt werden. Beim Import von Daten ist insbesondere zu beachten, ob die Werte beim Import addiert werden sollen oder die vorhergehenden Werte zunächst gelöscht werden sollen. 1) Auswahl der Firmen 52

53 2) Auswahl der Hierarchien Für den Import der Daten ist eine Kostenartenhierarchie auszuwählen. Voraussetzung für den erfolgreichen Import ist, dass die Kostenartenhierarchie mit der gewählten Ergebnisstruktur der Client-Datei übereinstimmt. Wurde diese Struktur aus einer Verschlüsselbaren Auswertung aufgebaut, so muss die Kostenartenhierarchie verwendet werden, die dem Aufbau der Verschlüsselbaren Auswertung zugrunde liegt. 53

54 3) Ebenenzuordnung Beim Import der Daten sind alle aktiven Kostenbereiche der Kostenrechnung wählbar. Diese können frei zu den vorhandenen Datenebenen zugeordnet werden. 4) Zusammenfassung Die abschließende Zusammenfassung gibt einen Überblick über die getroffenen Einstellungen. 54

55 5) Import ausführen Über die Funktion "Ausführen" wird der Import gestartet. Es erfolgt ein entsprechender Verarbeitungshinweis, wenn der Datenimport erfolgreich war. Über die Anwahl "Schließen" wird der Datenimport abgeschlossen. Das Ergebnis ist in der aktuellen Baumstruktur ersichtlich. 55

56 Hinweise zum Import Für den Kostenarten-Typ "Zuschlag" erfolgt kein Wertefluss, da die Wertermittlung für diese Kostenart ausschließlich im Betriebsabrechnungsbogen und im Kostenträgerblatt erfolgt. Für den Zeilentyp "Gemeinkostenzuschlag" erfolgt ebenfalls kein Wertefluss, da auch dieser Wert ausschließlich bei der Auswertung der Verschlüsselbaren Auswertungen ermittelt wird. Messgrößen und Mengen-Zeilentypen sind im Wertefluss nicht enthalten. Die Implementierung dieser Funktion wird zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen Drilldown Auf den Tochterfeldern ist der Drilldown für die gewählte Kostenart in die Einzelbewegungen der Kostenstellen- bzw. Kostenträgerauswertung der Kostenrechnung möglich. Bevor in die Auswertung verzweigt wird, ist der betreffende Kostenbereich auszuwählen. Bei Bedarf kann die Einstellung für den Kostenbereich zur Voreinstellung gespeichert werden. 56

57 Beim Drilldown ist zu beachten, dass zunächst der Planner als aktives Fenster stehen bleibt. Die Sachkonteninformation bzw. Auswertung Kostenstellen ist aktiv blinkend in der Taskleiste sichtbar. Dieses Verhalten entspricht dem Windows-Standardverhalten. Anzeige der Einzelbewegungen in der Auswertung Kostenstellen 57

58 3.6 Fehlerhinweise beim Datenimport Treten beim Ausführen des Datenimports Fehler oder Warnungen auf, wird dies ebenfalls über einen Verarbeitungshinweis gemeldet. Detaillierte Hinweise sind im Protokoll ersichtlich. 58

59 3.7 Export der Planwerte Im Rahmen der Integration kann es von Interesse sein, die im Planner generierten Planwerte an die Finanzbuchführung und/oder die Kostenrechnung zu exportieren, um dort damit weitere Auswertungen bzw. Verarbeitungen zu erstellen. Die Einstellungsmöglichkeiten zum Export der Planwerte sind bereits in der Programmoberfläche vorhanden, die Programmfunktionalität des Exports wird jedoch in der aktuellen Programmversion noch nicht unterstützt. 59