So fern und doch so nah. Einsatzbereiche von Online-Meetings. IT-STRATegIen Online-Meetings

Transkript

1

2 IT-STRATegIen Online-Meetings Einsatzbereiche von Online-Meetings Mit Online-Meetings lassen sich aufwendige Besprechungstermine und lange Anreisen vermeiden. Sie helfen Geld zu sparen und sorgen gleichzeitig für eine höhere Produktivität der Mitarbeiter. Zu den wichtigsten Einsatzszenarien gehören: die Integration dezentral arbeitender Mitarbeiter in die Geschäftsprozesse, die interne Abstimmung von Dokumenten und Präsentationen, spontane Brainstormings zur Ideen- und Lösungsfindung sowie die Abstimmung und Zusammenarbeit mit entfernten Niederlassungen, Kunden und Geschäftspartnern. So fern und doch so nah Die meisten Business-Meetings erfüllen ihren Zweck aber sie sind oft zeit- und kostenintensiv. Wenn die Teilnehmer aus unterschiedlichen Standorten an Reisen, fällt die Bewertung der Effizienz nicht immer positiv aus. Angesichts des Termin- und Kostendrucks suchen viele Unternehmen nach Alternativen. Eine Lösung sind Web-basierte Online-Meetings. Wir haben uns einmal die gängigsten Tools dafür näher angeschaut. Björn Lorenz 40 Business&IT

3 die Reiseplanung. Ebenso entfallen Leerzeiten, die unterwegs nicht immer produktiv genutzt werden. Ein Meeting dauert die hierfür benötigte Zeit und keine Minute länger. In Unternehmen mit verteilten Standorten verkürzen Online-Meetings Abstimmungsprozesse und erhöhen die Produktivität der Mitarbeiter. Kurze Entscheidungswege erhöhen die Reaktionsfähigkeit. Weil ein Teil der Geschäftsreisen entfällt, sinkt der CO 2 -Ausstoß. Langfristig reduzieren Web-Konferenzen den Raumbedarf, was eine geringere Bodenversiegelung zur Folge hat. Beides kommt der Umwelt zugute und lässt sich werbewirksam vermarkten. Online-Meetings oder Web-Konferenzen sind virtuelle Treffen mehrerer Teilnehmer. Gemeinsam werden zum Beispiel Präsentationen betrachtet, Dokumente bearbeitet oder per Chat, Voice over IP (Internet-Telefonie) und Video diskutiert. Das Marktforschungsinstitut Frost & Sullivan geht in der Studie European Web Conferencing Services Market davon aus, dass der Markt für Web-Konferenz-Lösungen jährlich um rund 26,4 Prozent wächst und 2015 weltweit die Milliardengrenze überschreitet. Eine Annahme, für die es gute Gründe gibt: Online-Meetings haben für Unternehmen handfeste finanzielle Vorteile. Direktes Einsparpotenzial lässt sich nicht nur bei den Reise-, sondern auch bei Kommunikationskosten realisieren. Web-Konferenzen senken den oft hohen organisatorischen Aufwand für Lange Zeit herrschten bei Live-Konferenzen sündhaft teure, fest installierte Systeme vor, die jedoch technisch limitiert in den Chefetagen großer Unternehmen oft Dornröschen-ähnlich vor sich hin schlummerten. Die meisten Mittelständler waren ohnehin von den hohen Investitionskosten abgeschreckt. Eine Marktlücke, in die befeuert vom leistungsstarken Breitbandnetz immer mehr Dienstleister stoßen, die Online- Meetings als Cloud-Service anbieten. Ihre Systeme sind einfach zu bedienen, es ist nur ein Internet-Anschluss und eine Web-Cam erforderlich. Für die Nutzung fällt ja nach Lösung lediglich eine geringe monatliche Gebühr an. Anders als bei der klassischen Videokonferenz liegt der Fokus beim Online-Meeting weniger auf Diskussion, als vielmehr auf Zusammenarbeit. Gute Beispiele sind: die gemeinsame Betrachtung von Präsentationen, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und das gemeinsame Brainstorming mithilfe von Whitebords. Neben Funktionen für Telefon- und Videokonferenzen stellen Online-Meeting-Plattformen dafür weitere Werkzeuge bereit. Hierzu gehören etwa Marker, Stifte oder spezielle Funktionen für die Gesprächssteuerung. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Integration in Office-Programme, Web-Browser und den Desktop, um Konferenzen schnell und komfortabel zu starten. Für unsere Marktübersicht haben wir vier der führenden Web-Conferencing- Eine Frage der Sicherheit Bei Meetings geht es häufig um Interna, was zwangsläufig die Frage nach der Sicherheit aufwirft. Kein Unternehmen möchte heimliche Lauscher an Bord haben, wenn über neue Produkte, Börsengänge oder existenzielle Schwierigkeiten diskutiert wird. Bei modernen Web-Conferencing-Lösungen können sich Nutzer bequem zurücklegen. Sie gelten unter Experten als abhörsicher. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte ein Anbieter die folgenden Kriterien erfüllen: Datenverschlüsselung auf https/ SSL-Niveau, dynamische Sitzungskennwörter, Bestätigungen beim Datentransfers und optionale Einschränkung der Benutzerrechte. 41

4 IT-STRATegIen Online-Meetings Dank der fast schon spartanischen Oberfläche ist Citrix GoTo Meeting einfach und intuitiv zu bedienen. [ Foto: Citrix Online ] Auch bei Videokonferenzen via Internet ist HD-Qualität heute bereits Standard. [ Foto: Cisco Deutschland ] Systeme genauer unter die Lupe genommen. Die wesentlichen Parameter Videokonferenzen, Collaboration und Cloud-Infrastuktur stimmen bei allen überein. Deutliche Unterschiede gibt es hingegen mit Blick auf Ausstattung, Benutzerführung und Preis. Citrix GoToMeeting Schlank, übersichtlich, einfach zu bedienen: Citrix GoToMeeting stellt alle relevanten Funktionen für das Online- Meeting auf einer kleinen Randleiste zur Verfügung. Um ein Meeting zu starten, ist ein Desktop- oder Web-Client erforderlich. Teilnehmer können sich auch per Smartphone und Tablet einklinken. Citrix GoToMeeting unterstützt mobile Endgeräte unter Apple ios und Android. Besonders effizient ist der Dienst in Unternehmen mit etablierter Web-Conferencing-Kultur: Citrix GoToMeeting lässt sich direkt aus Office-Programmen wie Outlook starten, was Ad-hoc-Meetings per Mausklick erleichtert. Auch bei der Terminplanung hilft die Software, etwa indem die Zugangsdaten zum Meeting automatisch in Outlook-Terminanfragen übernommen werden. Bis zu 25 Teilnehmer lassen sich für eine Web-Konferenz zusammentrommeln. Positiv ist die Flexibilität der Technologie: Wer an einem Online-Meeting teilnehmen möchte, braucht weder einen PC noch ein mobiles Endgerät. Zur Not reicht auch das gute alte Telefon. Das erleichtert es, Spezialisten, Vertriebler und Entscheidungsträger einzubinden, die nur selten am Arbeitsplatz sind. Die Tagesordnung des Online-Meetings lässt sich frei gestalten. Entsprechend flexibel sind die Werkzeuge: So können Moderatoren beispielsweise entscheiden, ob nur ein bestimmtes Programmfenster oder der gesamte Desktop des Präsentationsrechners übertragen wird. Mit der Screen Clean-Funktion lassen sich zudem Icons, Hintergründe und die Taskleiste ausblenden, um die Privatsphäre zu gewährleisten. Während eines Meetings kann man Maus und Tastatur an Kollegen übergeben, um die Moderatorenrolle zu wechseln und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Bei Videokonferenzen lassen sich bis zu sechs Personen live auf dem Bildschirm nebeneinander darstellen. Die Übertragung der Bilder läuft in HD- Qualität. Der aktive Sprecher wird automatisch dezent markiert, was die Orientierung der Teilnehmer erleichtert. Citrix GoToMeeting ist ein Cloud- Dienst. Die Miete beläuft sich auf 39 Euro pro Monat, die Anzahl der Sitzungen ist unbegrenzt. Unterstützt werden telefon und VoiP, teuere Premiumeinwahlnummern sind nicht erfoderlich. So bleibt die volle Kostenkontrolle erhalten, versteckte Kosten, die den günstigen Grundpreis in die Höhe trieben gibt es bei GoToMeeting nicht. Fazit: Hersteller Citrix hat bei GoTo Meeting den richtigen Mix aus Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit gefunden. Der Web-Conferencing- Dienst ist umfassend ausgestattet, aber dennoch übersichtlich und einfach zu bedienen. Ein Alleinstellungsmerkmal 42 Business&IT

5 der Citrix-Lösung ist die flexible Kombinierbarkeit von Telefon und VoIP, die in dieser Form bei keinem anderen Angebot zufinden ist. Weitere Pluspunkte sind die flexible Einladung der Teilnehmer und Videokonferenzen in HD-Qualität. Cisco WebEx Cisco WebEx gehört zu den alten Haudegen unter den Online-Meeting-Lösungen. Die Technologie ist ausgereift, der Funktionsumfang über Jahre gewachsen. Allerdings ist die Software nicht ganz so leicht zu bedienen wie etwa GoToMeeting. Dafür werden neben Windows und Mac OS X auch Linux unterstützt. Ähnlich wie TeamViewer (siehe unten) und GoToMeeting arbeitet auch webex mit gängigen Office- und Kommunikations-Anwendungen zusammen. Meetings lassen sich etwa aus Outlook, Lotus Notes oder gängigen Instant-Messaging- Tools heraus starten. Bei langfristig vorbereiteten Terminen arbeitet der Service eng mit den jeweiligen Kalendern zusammen. Interessant ist die Call me- Funktion, die Teilnehmer selbstständig anruft. Letztere ersparen sich dadurch die Einwahlprozedur. Allerdings entstehen hier extra Kosten und das nicht zu knapp. Die Stärken von WebEx liegen vor allem im Bereich der Collaboration: So können gemeinsam Dokumente erstellt, Dateien getauscht oder Ideen auf Whiteboards gesammelt werden. Während des Meetings kann die Rolle des Moderators laufend getauscht werden, sodass jeder Teilnehmer die Chance bekommt, aktiv zum Ergebnis beizutragen. Auch bei WebEx lassen sich wahlweise der gesamte Desktop oder einzelne Programme veröffentlichen. Bei Videokonferenzen werden bis zu sieben Teilnehmer gleichzeitig auf dem Bildschirm angezeigt. Die Active Speaking-Technologie markiert, wie bei GoToMeeting auch, den gerade sprechenden Kollegen. Bei heftigen Wortwechseln kann das gut gemeinte Feature allerdings auch irritieren. Der Meeting-Bereich ist das zentrale Element bei WebEx. Hier sind nicht nur sämtliche Zusammenarbeitsfunktionen, sondern auch Werkzeuge zur Vor- und Nachbereitung der Termine zu finden. Die Folge des hohen Funktionsumfangs ist indes eine gewisse Komplexität. Der Preis für den Cloud Service beträgt 38 Euro im Monat. Kleinere Teams mit maximal acht Teilnehmern schlagen lediglich mit 19 Euro zu Buche. Hinzu kommen Kosten für extra VoIP-Pakete (sollten die vorhandenen Minuten nicht ausreichen) oder wie für die Rückruffunktion call me, die eine Kostenkontrolle deutlich erschweren. Fazit: Cisco WebEx ist ein etablierter Service mit hohem Funktionsumfang. Der umfangreich ausgestattete Meeting- Bereich ist allerdings komplex und nicht ganz so intuitiv gestaltet wie bei den Wettbewerbern. Durch versteckte Zusatzkosten ist die Kostenkalkulation nicht so einfach wie beispielsweise bei GoToMeeting. TeamViewer 7 TeamViewer ist vor allem im Serviceund Support-Umfeld eine bekannte Manche Besprechungen erfordern persönliche Anwesenheit. Doch viele Meetings sind auch online möglich. Per Smartphone lassen sich auch Teilnehmer einbinden, die gerade unterwegs sind. [ Foto: Cisco Deutschland ] 43

6 IT-STRATegIen Online-Meetings Flexibilität ist Trumpf: Online-Meetings lassen sich unabhängig von Zeit und Ort durchführen. Größe. Viele Software-Hersteller nutzen das Tool für die Fernwartung. In den letzten Jahren wurde die Software schrittweise erweitert und bietet nun auch Web-Conferencing-Funktionen. Nehmen allerdings mehrere Personen an einem Onlinemeeting teil, kommt es zu Problemen bei der VoIP- und Videoübertragung. So gesehen ist TeamViewer 7 eher ein erweitertes Supporttool als eine vollwertige Collaboration-Lösung. Um an einem Meeting teilzunehmen, genügt ein handelsüblicher Browser. Eine Client-Software wird nicht installiert. Zusätzliche Apps gibt es für mobile Geräte unter ios und Android. Auch mit TeamViewer lassen sich Meetings spontan durchführen: So zeigt beispielsweise eine Präsenzliste, welche Kollegen derzeit online sind. Allerdings müssen sich die Teilnehmer vor dem Meeting festlegen, ob sie Telefon oder VoIP verwenden wollen. Auf Teilnehmerseite genügt ein Klick, um der Diskussion beizutreten. Bei langfristigen Planungen arbeitet TeamViewer Hand in Hand mit Outlook, sodass die Zugangsdaten zusammen mit der Termin anfrage übertragen werden. Ähnlich wie bei GoToMeeting veröffentlicht auch TeamViewer wahlweise den kompletten Bildschirm oder einzelne Fenster. Default-mäßig ist der Screen eingeschaltet und muss extra ausgeschaltet werden, wenn die anderen Teilnehmer nicht alles sehen sollen. Für Brainstormings stehen neben einem Whiteboard verschiedene Struktur- Zeichenwerkzeuge zur Verfügung. Ein interessanter Ansatz ist die gemeinsame Dateibox, über die man Dokumente zwischen den Teilnehmern verteilen kann. TeamViewer-Konferenzen können online, per VoIP oder am Telefon verfolgt werden, allerdings lässt sich das nicht frei kombinieren, wie zum Beispiel bei Citrix. Außerdem muss beim Telefon der Teilnehmer für kostenpflichtige Nummen freigeschaltet sein, was in vielen Unternehmen erst gar nicht der Fall ist. Für einen Cloud-Dienst ist die Preisgestaltung eigenwillig: Statt der sonst üblichen monatlichen Miete fällt eine Einmalgebühr von 479 Euro für die Einstiegslösung für bis zu 15 Teilnehmer und eine Workstation an. Die Premiumvariante für bis zu 25 Teilnehmer und beliebig viele Workstations schlägt mit 998 Euro zu Buche. Hinzu kommen häufige und kostenpfilchtige Updates, die in Verbindung mit den teueren Einwahlnummern ebenfalls eine Kostenkalkulation unmöglich machen. Fazit: Anders als bei GoToMeeting oder WebEx ist bei TeamViewer Vorkasse angesagt nicht für die Miete, sondern für ein lebenslanges Nutzerrecht. Wem der Dienst nicht mehr gefällt, der kann rund 500 Euro abschreiben. Hinzu kommen hohe Telefonkosten durch teuere Einwahlnummern, kostenpfichtige Updates und die bereits erwähneten Qualitätsprobleme bei mehreren Teilnehmer. Unterm Strich reicht das nicht um Teamviewer uneingeschränkt als Collaboration-Lösung zu empfehlen. Google+ Hangouts Google+ Hangouts sind eigentlich ein Zusatzangebot für potenzielle Nutzer 44 Business&IT

7 Fast jeder Web-Konferenz- Dienstleister hat auch mobile Apps für Tablets und Smartphones im Programm. [ Foto: TeamViewer ] des sozialen Netzwerks Google+. Doch inzwischen ist der Video-Chat mit ergänzenden Business-Funktionen auch für Nutzer von Google Apps verfügbar. Sie können damit beispielsweise Online-Meetings organisieren, um Dokumente zu bearbeiten, Präsentationen zu halten oder Videos auf YouTube anzuschauen. Reisende Anwender können sich über die Google+-App mit Androidund ios-geräten einklinken. Die Zahl der Teilnehmer ist auf zehn beschränkt. Zum Vergleich: GoToMeeting verbindet bis zu 25 Personen. Google+ Hangouts sind eng verknüpft mit Googles Cloud-Office-Paket. Web- Konferenzen lassen sich beispielsweise aus Google Docs oder GMail heraus starten. Collaboration und Präsentation laufen damit vor allem auf Google-Servern im Netz. Alternativ lässt sich auch der gesamte Desktop teilen. Eine direkte Integration mit heimischen Desktop- Programmen ist hingegen nicht vorgesehen. Die Arbeitsweise von Google+ Hangouts ist dennoch komfortabel: Einladungen zu Hangouts werden per GMail oder Google-Kalender verteilt. Ein Google+- Account und der Klick auf den jeweiligen Link genügen, um am Online- Meeting teilzunehmen. Wer die mobile Google+-App nutzt, bekommt die Anfrage direkt auf Smartphone oder Tablet. Personen ohne Google+-Account lassen sich im nordamerikanischen Raum via Telefon hinzuschalten. Wann das Feature hierzulande verfügbar sein wird, stand zu Redaktionsschluss noch nicht fest. Da Hangouts automatisch im Social Stream von Google+ erscheinen, haben Administratoren die Möglichkeit, den Zugang zu beschränken. Fazit: Bei Unternehmen und Netzwerken, die ohnehin Dokumente über Google Docs teilen und bearbeiten, intensiviert Google+ Hangouts die Zusammenarbeit. Wenn es jedoch darum geht, lokal installierte Programme einzusetzen oder vor größeren Gruppen zu präsentieren, gibt es bessere Lösungen. Die Tatsache, dass sich Teilnehmer nicht per Telefon aufschalten lassen, kostet jedoch Flexibilität. Als Gratis-Ergänzung zu einer vorhandenen Cloud-basierten Infrastruktur sind Google+ Hangouts jedoch ein respektabler Dienst. Unterm Strich Online-Meetings sind preiswert, leicht zu bedienen und lassen sich flexibel nutzen. Sie tragen vor allem unternehmensintern dazu bei, Reisekosten zu sparen und Mitarbeiter produktiver einzusetzen. Auch im Kundenkontakt können sie bei Schulungen und Präsentationen eine Alternative sein. Bei den Web-Conferencing-Diensten hinterließ Citrix GoToMeeting den insgesamt besten Eindruck. Der Service offenbart in puncto Ausstattung keine Schwächen und lässt sich trotz seines hohen Funktionsumfangs einfach und intuitiv bedienen. Die klare Kostenstruktur ohne teure Einwahlnummern, die flexible Kombinierbarkeit von VoIP und Telefon sowie die Stabilität der Verbindung sprechen für Citrix, [ rm ] 45