LEAN in der Administration Die wichtigsten Meilensteine und Erfahrungen einer LEAN Transformation. Standort Braunschweig

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1 LEAN in der Administration Die wichtigsten Meilensteine und Erfahrungen einer LEAN Transformation Standort Braunschweig Factory Consultants GmbH Marius Müller-Seegers & Adam Wasilewski, Bruchsal,

2 Der Weg zum LEAN Office Warum brauchen wir LEAN auch in der Administration? Thema Nr. 1: Durchlaufzeiten reduzieren Transparenz in der Datenwelt schaffen Mitarbeiter nachhaltig einbinden Marius Müller-Seegers Praxisbericht Unsere Ziele, unsere Aufgaben und LEAN Der WOW-Effekt: 5S im Büro Probleme erkennen und lösen Just Do It! Adam Wasilewski Factory Consultants GmbH

3 VERTRIEB 6 MA TECHNIK 12 MA ÜZ RZ PZ EINKAUF 3 MA 1 Tag Vertrieb nicht an AX angebunden Anfrage anlegen = 1 Tz = 2 min. 2 min Arbeitsvorrat 2-3 Tage 2,5 Tage Erstellen eines Anforderungsprofils = 1 Tz = 1 Std. 6 min 1 Tag 1 Tag? Std. Prüfen des Anforderungsprofils = 1 Tz = 1 min. 1 min 1 Tag 1 Tag Anfrage an Technik-Mitarbeiter weiterleiten = 1 Tz = 5 min. 5 min 5% Std. Tag ggf. Rücksprache mit Vertrieb = 3 Tz = 3 min. 3 min Arbeitsvorrat 4-1 Wochen (ohne Priorisierung) 2 Tage? Std. 5% Konstruktion = 2 Tz = 12 Std. min. 1h / max. 3m liegen keine Vergleichswerte vor, werden Angebote für die neu konstruierten Bauteile angefragt und Arbeitspläne für die Montage erstellt Daten werden über das System übergeben 2% der Anfragen 1 Tag Rückfragedauer ca. 1-2 Tage 42 min Aufträge werden während der Bearbeitung unterbrochen Rückfragen 1 Tag Arbeit in 3D zeitaufwendig verbunden Rückfragen Daten werden über das System übergeben 5% der Anfragen 1 Tag 16 Std. Rückfragen Tz = 6 min in Abstimmung mit dem Vertrieb Rückfragen in 5% der Anfragen Dauer ca. 4 Tage Preise und Verfügbarkeiten anfragen = 1 Arbeitspläne erst./ Fertigungsmögl. prüfen = 1 Tz = 45 min. 6 min Kunden 28 = 915 Anfragen davon 256 inkl. Technik Durchschnitt 25 Aufträge pro Monat Takt: 6,4 Std./Anfrage 5% Tage Angebot bearbeiten und archivieren = 1 Tz = 8 min 8 min 5 Tage Kalkulation =? Tz = 3 Std. max. 8 Std. Angebote kommen unsortiert vom Einkauf AX: schlechte Darstellung Anzahl Personen verfügbare Zeit Prozesszeit Losgrößen Rückfragehäufigkeiten Rückfragezeiten Prozesswahrscheinlichkeiten Informationsdurchlaufzeiten Ressourcen: z.b. EDV 18 min ÜZ = 31,5 Tage RZ = 16 Std. (x%) PZ = 847 min. entspr. 1,76 Tage Ist-Performance ÜZ:PZ = 19:1 PZ = 5,2 % Leistungsspektrum der Factory Consultants GmbH Strategische Fabrikplanung LEAN Production LEAN Administration LEAN Training Anfragen Bestandskunden (5%): Vertrieb, Anruf Vertrieb, Besuch / Fax 2% / info@kag 2% / Messenotiz 1 % EDV-Änderungen sehr umständlich und mit vielen Einstellungen Angebotsprofil zu ungenau eingehende Aufträge werden direkt weitergeleitet (keine Auswahlhilfen vom Einkauf) / Dauer ca. 1 Woche Rückfragen AX: Zugriff auf Informationen umständlich AV 4 MA Factory Consultants GmbH

4 Warum brauchen wir LEAN auch in der Administration? Die 8 Arten der Verschwendung unklare Kommunikation lange Wartezeiten unnötige Prozessschritte lange Wege ineffiziente Ablagesysteme häufige Nacharbeit hohe Bestände ungenutzte Kreativität KERNAUSSAGE bis zu 8% der Durchlaufzeiten liegen in den administrativen Bereichen Factory Consultants GmbH

5 Wie kann die Durchlaufzeit signifikant reduziert werden? bewährte Meilensteine führen zum Erfolg 1. Wertströme erkennen Die Visualisierung der Prozesse zeigt direkt Verschwendungen auf und alle Teilnehmer bekommen ein gemeinsames Prozess-Verständnis 2. Kundenprozesse segmentieren Durch eine konsequente Segmentierung werden geteilte Ressourcen eindeutig einem Segment zugeordnet und damit die Voraussetzung für getaktete Prozesse geschaffen 3. Arbeitsinhalte nivellieren und takten Ein Taktsystem erzwingt konsistente Daten, reproduzierbare und standardisierte Prozesse sowie klare Verantwortlichkeiten und führt somit zu einer hohen Prozessgeschwindigkeit 4. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Ambitionierte Zielvorgaben zur kontinuierlichen Reduzierung der Durchlaufzeit fordert alle Mitarbeiter/-innen auf, Ideen und Erfahrungen zur Prozessverbesserung einzubringen Factory Consultants GmbH

6 Daten, Vorgänge und Probleme sichtbar machen!.transparenz durch Wäscheleinen Total Synchro Cockpit LEADTIME Übersicht über die LEADTIME-Mess-Strecken First Operation after FP1-6 Einheit: Arbeitstage Total Synchro Cockpit INVENTORIES Inventories - DIH Einheit: Tagen Total Synchro Cockpit PRODUCTIVITY Sales Productivity Einheit: Prozent % 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% % 12% 12% 12% 77% FF Productivity Einheit: Prozent % 1% % -1% -2% -3% -4% -5% -46% -46% -46% Total Synchro Cockpit Quality -17% Warranty Costs Einheit: Prozent ,% 1,5% 1,%,5%,% 1% 9% 8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% % ,4%,4% Phase VI Phase III Phase II MS3 (KOM) MS6 (orderd) MS7 (Fullfilled) MS9 (Inst-Started) MS1 (Take Over fullfilled) First Operation after FP1-6 Einheit: Arbeitstage st Feedback < 24h CC Einheit: Prozent First Operation after FP1-6 Einheit: Arbeitstage NWC - DIH Einheit: Tagen % 18% 16% 14% 12% 1% 8% 6% 4% 2% % CS Productivity Einheit: Prozent ,% 5,%,% -5,% -1,% -15,% -2,% % 9% 9% 4% DB1 Deviation Einheit: Prozent % First Operation after FP1-6 Einheit: Arbeitstage First Operation after FP1-6 Einheit: Arbeitstage % -13% LEAN-Cockpit PLAN DO CHECK ACT Durchlaufzeit Bestände Trenddarstellung der LEAN-Cockpit- Kennzahlen Planung der nächsten Maßnahmen und Ressourcen Übersicht über die laufenden Projekte Überprüfung der Ziele Produktivität Qualität LEAN Training Factory Consultants GmbH

7 Training: Die Simulation schlanker Prozesse schafft ein gemeinsames Verständnis für den LEAN Weg Probleme erkennen und lösen Engpässe visualisieren & beseitigen T4 T3 T5 T2 T1 Prozesse segmentieren & takten messbare Erfolge Factory Consultants GmbH

8 PRAXISBERICHT

9 Bühler Braunschweig GmbH Unternehmen Bühler, mit Stammsitz Uzwil/CH, ist der Spezialist und Technologiepartner für Maschinen, Anlagen und Services zur Verarbeitung von Grundnahrungsmitteln sowie zur Produktion hochwertiger Materialien. Kompetenzen Das Unternehmen hält weltweit führende Marktpositionen bei Produktionsanlagen für die Mehlherstellung, die Futtermittelverarbeitung, aber auch für die Herstellung von Pasta und Schokolade sowie im Aluminiumdruckguss. Die Kerntechnologien des Unternehmens liegen im Bereich der mechanischen und thermischen Verfahrenstechnik. Weltweit Die Bühler Group ist in über 14 Ländern tätig, beschäftigt weltweit über 1' Mitarbeitende und erwirtschaftete im Geschäftsjahr 212 einen Umsatz von CHF 249 Mio. Die Bühler GmbH beschäftigt am Standort Braunschweig 7 MA und ist eine 1%ige Tochter der Bühler AG Uzwil/Schweiz

10 LEAN heißt für uns: ein Ziel und klare Aufgaben für die Coaches! REDUZIERUNG DER DURCHLAUFZEIT Geschäftsführung LEAN Coaches Aufgaben Koordination, Moderation und Begleitung von LEAN-Projekten Aufbau, Entwicklung und Verteilung von LEAN-Wissen Geschäftsbereich 1 Geschäftsbereich 2 Geschäftsbereich Erfahrungsaustausch mit anderen Standorten

11 Wir wollen unsere Kunden begeistern! Woher wissen wir, dass wir das richtige tun? konsequentes Projekt-Controlling Kennzahlen Cockpit LEAN Aktivitäten Voice of the Customer KVP-Vorschläge der Mitarbeiter

12 Wie sind wir bisher vorgegangen? mit Blick auf die gesamte Belegschaft und Prozesskette Schritt 1 LEAN Basis Schulung 5S Audits und Maßnahmen für alle Mitarbeiter/-innen für alle Arbeitsplätze Angebotserstellung Auftragsabwicklung Produktion und Versand Schritt 2 hohe Umsetzungsgeschwindigkeit durch simultanes Vorgehen LEAN Administration Aktivitäten LEAN Production Aktivitäten

13 LEAN BASIS-Schulung Fokus: Verschwendungen erkennen

14 Mitarbeiterstimmen zu dem LEAN-Training Auszug aus der Bühler-Zeitung Mosaic (1-213) Administration Produktion

15 START DER LEAN AKTIVITÄTEN 5S in der Administration ein Erfolg!

16 Unser 5S-Standardkatalog bietet eine klare Leitlinie für die Gestaltung einer effizienten Arbeitsumgebung Besprechungsräume Datenablage Transparenz Wäscheleine 5S-Musterbüro Info-Boards Info Kopierraum Arbeitsplätze Schränke Kaffee- und Teeküche

17 Das Ergebnis der 5S Aktivitäten eine messbare Steigerung des 5S-Levels Ziel-Korridor + 29% + 11% Wir sichern nachhaltig diesen Standard! Intervall I Dauer: 4 Wo. Intervall II Dauer: 4 Wo.

18 5S bedeutet für uns sichtbar mehr Ordnung und Effizienz! prozessorientierte Ablage Visualisierung Bürohilfsmittel 5S-Feedback

19 LEAN ENTLANG DER PROZESSKETTE Beispiel: Optimierung der Angebotserstellung

20 Die Ist-Aufnahme führte bereits zu über 3 Quick-Wins und unmittelbare Umsetzung

21 Kostentreiber wurden identifiziert die rot schraffierten Angebote übersteigen das gesetzte Kostenziel und zeigen die Kostentreiber auf! Mittel-Wert Ziel-Wert - 3% Zielwert = Ist-Wert (Mittelwert) 3%

22 Liegezeiten wurden identifiziert Netto-Bearbeitungszeit (N-Bz) Brutto-Bearbeitungszeit (B-Bz)

23 Was haben wir in diesem Projekt bisher erreicht? SOLL-Prozess 4 Tage 4 Tage 4 Tage 4 Tage 4 Tage Takt 1 Takt 2 Takt 3 Takt 4 Takt 5 bisheriger Erfolg Reduzierung der Durchlaufzeit durch Segmentierung für Einzelmaschinen um 67% auf 1 Tag für Anlagen um 45% auf 36 Tage die nächsten Schritte Reduzierung der Durchlaufzeit durch Taktung für Anlagen um weitere 45% auf 2 Tage Kosteneinsparungen um 3%

24 ZUSAMMENFASSUNG Trotz aller Erfolge stehen wir noch am Anfang Wir werden den LEAN-Weg in der Administration und Produktion aber konsequent weiter verfolgen!

25 für Fragen stehen wir gerne zur Verfügung! Besuchen Sie uns auch in der Fachausstellung direkt neben dem Empfang Factory Consultants GmbH